Chuyên đề Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty xây dựng số 4

thuộc, mọi công việc kế toán từ xử lý các chứng từ ban đầu đều do phòng kế toán công ty đảm nhiệm. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm có: Ban Giám đốc, Phòng kế hoạch kinh tế thị trường, Phòng kỹ thuật, Phòng Tài chính- kế toán, Phòng tổ chức lao động và văn phòng công ty, Phòng thi công, Phòng đầu tư, Phòng hành chính quản trị. Bên cạnh giám đốc còn có hội đồng doanh nghiệp, hội đồng cố vấn, phó giám đốc thường trực, phó giám đốc kỹ thuật dự án và phó giám đốc kinh tế thị trường. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty xây dựng sổ 4. Ban giám đốc Phó giám đốc thường trực Phó giám đốc kỹ thuật dự án Phó giám đốc kinh tế Văn phòng Phòng KTTT Phòng Thi Công Phòng TCKT Phòng KH-KT Phòng dự án Phòng TC-LĐ XN xây dựng số 1 XN xây dựng số 2 XN xây dựng số3 XN xây dựng số 4 XN xây dựng số 5 XN CG&SC XN NM&XD Chi nhánh Hà Bác Công trình xây dựng 2.1.3. Đặc điểm tình hình chung về công tác kế toán ở Công ty xây dựng số 4 *Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty xây dựng số 4 gồm 9 nhân viên biên chế với trình độ 100% là đại học và cao đẳng đảm nhận những việc sau: + 01 kế toán trưởng + 01 kế toán tổng hợp + 03 kế toán thanh toán + 01 kế toán ngân hàng + 01 kế toán TSCĐ + 01 kế toán thuế + 01 thủ quĩ Sơ đồ: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán thuế * Nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: + Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng kế toán): phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế . + Kế toán tổng hợp: thực hiện tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành, xác định kết quả và lập các báo biểu kế toán. + Kế toán thanh toán: thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các khoản thanh toán trong nội bộ công ty với người cung cấp. + Kế toán ngân hàng: thực hiện kế toán vốn bằng chuyển khoản của tất cả các khoản phát sinh trong công ty. + Kế toán thuế: thực hiện việc kê khai thuế hàng tháng và các khoản phải nộp ngân sách. + Thủ quĩ: thực hiện các quan hệ giao dịch với ngân hàng, rút tiền mặt về quĩ đảm bảo cho sản xuất. Ngoài phòng kế toán tài chính là khâu trung tâm hạch toán kế toán, ở các phòng ban đội sản xuất và ban quản lý công trường, còn có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh ở các phòng ban, đội công trường. Công tác đảm bảo vật tư cho xây dựng chủ yếu do phòng kinh tế kỹ thuât cung ứng tận chân công trình. * Hình thức kế toán được công ty áp dụng đó là: hình thức nhật ký chungvà mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phản ánh vào chương trình kế toán máy. Sơ đồ ghi sổ hình thức nhật ký chung trên máy vi tính Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp số chi tiết PS Báo cáo kế toán Sổ cái tài khoản Sổ quỹ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Với quy mô sản xuất lớn, hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để góp phần đảm bảo phản ánh các thông tin kế toán khoa học, hợp lý, nhanh chóng và chính xác, Công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán. Bộ phận máy vi tính được sử dụng để cấp nhật số liệu trên sổ nhật ký chung và vào sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, từ đó lập lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thuế…chu trình sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán của Công ty được khái quát như sau: Sơ đồ hạch toán trên sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty xây dựng số 4: Lên các loại sổ sách, báo cáo: Nhật ký chung sổ cái, sổ chi tiết, Bảng cân đối kế toán bảng cân đối kế toán bảng cân đối số phát sinh báo cáo thuế Nhập chứng từ và in chứng từ Xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Máy tự động xử lý Nghiệp vụ phát sinh và được xử lý theo từng chuyên môn và nhiệm vụ của từng kế toán viên sau đó được nhập vào phần mềm kế toán bằng việc lập phiếu chi, phiếu thu, uỷ nhiệm chi, chứng từ thanh toán, công nợ. Trên cơ sở chứng từ được nhập vào phần mềm kế toán, từ đó cuối kỳ kế toán in ra các loại sổ sau khi có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đó là: sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng hợp cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính được lập theo quý và theo năm. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” với hình thức này kế toán sử dụng những sổ sách theo biểu mẫu quy định, đó là các sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, sổ tài khoản bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh. Nhật ký chung, mở cho mọi đối tượng có liên quan đến mọi nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ chi tiết: Mở cho các đối tượng đòi hỏi phải theo dõi chi tiết, cụ thể như sổ chi tiết các tài khoản : 131,141,154,621,622,627. Bảng tổng hợp chi tiết, tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản, trên sổ kế toán chi tiết. Bảng cân đối số phát sinh: Được lập cho tất cả các tài khoản. Đến ngày cuối cùng hàng tháng kế toán xí nghiệp mang toàn bộ chứng từ có liên quan đến công việc của mình đã tập hợp được rồi gửi lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ gốc này, kế toán Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ nhằm làm cơ sở cho việc hạch toán chi phí giá thành, theo dõi thanh toán và cập nhật vào chương trình phần mềm. Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, số liệu được nhập vào máy theo định khoản có sẵn. Sau đó máy sẽ tự động xử lý vào sổ nhật ký chung, các sổ chi tiết, sổ cái, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác và đúng trình tự kế toán không trên cơ sở đối chiếu sự khớp đúng với chứng từ gốc. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu sự trùng khớp số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) do máy đưa ra, và tiến hành các bút toán điều chỉnh, các bút toán kết chuyển số liệu vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản để lập báo cáo tài chính. Nhiệm vụ của phòng kế toán ở các xí nghiệp,chi nhánh trực thuộc và nhiệm vụ của phòng kế toán công ty,cụ thể như sau: * Phòng kế toán các xí nghiệp và chi nhánh trực thuộc có trách nhiệm theo dõi, tập hợp tất cả mọi chi phí, tổng hợp số liệu và tổ chức công việc kế toán từ xử lý chứng từ ban đầu đến việc báo cáo kế toán gửi về văn phòng tài chính kế toán công ty. Đội trực thuộc Công ty không tổ chức hạch toán bộ máy kế toán và phòng kế toán Công ty đảm nhiệm mọi công việc kế toán từ xử lý chứng từ ban đầu đến việc lập báo cáo kế toán. * Phòng kế toán công ty có trách nhiệm tổng hợp phân loại số liệu phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí thuộc các công trình do các đội trực thuộc công ty thi công. Căn cứ vào chi phí sản xuất tập hợp đuợc, kế toán Công ty tiến hành tính giá thành cho các công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành toàn bộ. Đồng thời phòng tài chính kế toán công ty còn có trách nhiêm tổng hợp các báo cáo kế toán của các xí nghiệp và các chi nhánh gửi lên, kết hợp với số liệu kế toán của các đội và các số liệu khác lập báo cáo kế toán chung toàn Công ty. 2.1.4.Vài nét khái quát về chương trình kế toán máy áp dụng tại công ty: Chương trình kế toán máy áp dụng tại Công ty có tên NEW ACCOUNTING PROGRAM.Đây là phần mềm do Bộ xây dựng đặt hàng Công ty đầu tư phát triển kỹ thuật công nghệ Bình Minh thiết kế.Chương trình kế toán máy này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp xây dựng,đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng trực thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội.Việc sử dụng phần mềm kế toán này khá đơn giản do việc nhập liệu đối với tất cả các phần hành đều được thực hiện trên một giao diện duy nhất là màn hình nhập chứng từ.Việc quản lý các danh mục cũng như các đối tượng được thực hiện một cách chi tiết,cụ thể do đó rất thuận tiện cho việc theo dõi đối tượng.Tuy nhiên,phần mềm này cũng có một số nhược điểm,mà chính những nhược điểm này trong quá trình sử dụng đã gây ra không ít khó khăn cho công tác kế toán cũng như công tác quản lý,như việc tính lương,tính và trích khấu hao TSCĐ,…vẫn phải thực hiện thủ công bằng tay sau đó mới tiến hành nhập liệu vào máy. 2.1.5.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Công ty xây dựng số 4 sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp (đựoc ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC,ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính) và các quyết định bổ sung khác. Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC bao gồm : -Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc áp dụng cho doanh nghiệp Nhà nước. Các chứng từ này dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán, lấy thông tin nhanh cho quản lý,để xác minh tính hợp pháp,hợp lý của nghiệp vụ phát sinh. -Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn, để phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm -Báo cáo kế toán tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính. -Baó cáo phục vụ quản trị của công ty như: Báo cáo về tình hình công nợ, báo cáo về khối lưọng khai thác và tiêu thụ cát ... được lập theo yêu cầu quản lý của công ty. Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm Đơn vị tiền tệ dùng để hạch toán là VNĐ Đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 2.1.6. Đặc điẻm tổ chức quản lý sản xuất và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty chi phối đến công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Hình thức sản xuất kinh doanh mà Công ty đang thực hiện gồm đấu thầu và chỉ định thầu. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết với chủ đầu tư (bên A) các phòng chức năng, các đội thi công và ban chỉ huy công trình được chỉ định phải lập kế hoạch cụ thể về tiến độ các phương án đảm bảo cung cấp vậy tư, máy móc thiết bị thi công, lên thiết kế tổ chức thi công cho hợp lý, đảm bảo tiến độ, chất lượng như hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tư. - Về vật tư: Công ty chủ yếu giao cho phòng kinh tế kỹ thuật và các đội tự mua ngoài theo yêu cầu thi công - Về máy thi công: của công ty chủng loại khá phong phú đáp ứng tốt yêu cấù tiến độ thi công mặc dù hệ thống hao mòn còn lớn. Hầu như toàn bộ số máy thi công của công ty được giao cho xí nghiệp cơ giới bảo quản, sử dụng, phục vụ cho các xí nghiệp và các đội xây dựng trực thuộc công ty. Các xí nghiệp và các đội trực thuộc Công ty có nhu cầu sử dụng máy thi công phải ký hợp đồng thuê máy với XNCG và phải thanh toán với XNCG về dịch vụ sử dụng máy và XNCG đã cung cấp. Các khoản này sẽ được thanh toán thông qua TK 336 ”phải trả nội bộ” và TK 136 ”phải thu nội bộ” Đối với đội trực thuộc Công ty, khi có nhu cầu sử dụng máy thì đội trưởng hoặc chủ nhiệm công trình ký hợp đồng với XNCG về thuê máy thi công.Sau đó Công ty sẽ đứng ra thanh toán số tiền mà đội xây dựng phải trả cho XNCG về sử dụng máy cho các công trình thuộc đội.Và số tiền thuê máy thi công phục vụ cho công trình nào sẽ được tính trực tiếp vào chi phí của công trình đó,và coi đó là khoản chi phí dịch vụ thuê ngoài. - Về nhân công: hiện nay chủ yếu là Công ty thuê ngoài theo hợp đồng, còn một phần nhỏ là công nhân thuộc biên chế nhà nước làm các công việc gián tiếp như: các đội trưởng,đội phó và các chủ nhiệm công trình,… - Về chất lượng công trình: đội trưởng (chủ nhiệm công trình) là người đại diện cho đội, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng công trình và an toàn lao động. Trường hợp bên A muốn thay đổi kết cấu đối với phần công trình đã tiến hành thi công thì bên A phải chịu chi phí phá đi làm lại. Trường hợp bên B có sai phạm kỹ thuật (rất hiếm hầu như không có) thì chi phí sửa đi làm lại tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh. 2.2- Thực trạng tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty xây dựng số 4 2.2.1. Đối tượng tập hợp chi phí Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng là quá trình thi công lâu dài, phức tạp do đặc điểm sản xuất là đơn chiếc, cố định và cũng để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của công ty là công trình, hạng mục công trình. 2.2.2. Nội dung chi phí và phương pháp kế toán chi phí sản xuất. Chi phí sản xuất trong Công ty xây dựng số 4 được tập hợp theo các khoản mục sau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất ở công ty là phương pháp trực tiếp. Chi phí sản xuất trực tiếp được tính toán và quản lý chặt chẽ, cụ thể cho từng công trình, hạng mục công trình. Các chi phí trực tiếp như chi phí vật liệu,chi phí nhân công và máy thi công phát sinh ở công trình, hạng mục công trình nào thì được hạch toán trực tiếp vào công trình, hạng mục công trình đó. Việc tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính tổng sản phẩm dễ dàng. Các chi phí được tập hợp hàng tháng theo từng khoản mục và chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Vì vậy khi công trình hoàn thành, kế toán chỉ cần tổng cộng chi phí sản xuất ở các tháng từ lúc khởi công cho tới khi hoàn thành sẽ được gá thành thực tế của sản phẩm theo từng khoản mục chi phí. Các khoản mục chi phí phát sinh ở Công ty được tiến hành tập hợp một cách cụ thể như dưới đây. Trong cùng một thời điểm, công ty có thể thực hiện xây lắp nhiều công trình. Mỗi công trình lại được giám đốc giao cho một chủ nhiệm công trình đảm nhiệm Do vậy,em xin lấy một công trình để nghiên cứu về kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm,đó là công trình tỉnh uỷ tỉnh Bắc Ninh. 2.2.2.1.kế toán chi phí NVLTT: Tại Công ty xây dựng số 4, chi phí vật liệu thường chiếm khoảng từ 60-80 % trong tổng sản phẩm. Do vậy việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm vật liệu là một yêu cầu quản lý hết sức cần thiết nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Xác định được tầm quan trọng đó, Công ty luôn chú trọng tới việc quản lý vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất thi công ở hiện trường. Vật liệu ở Công ty bao gồm nhiều loại, chủ yếu là Công ty mua ngoài theo giá thị trường. Điều này là tất yếu trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Song nó đã gây khó khăn cho công tác hạch toán khoản mục vật liệu. Bởi vì công trình xây dựng thường kéo dài nên có nhiều biến động theo sự biến động cung cầu trên thị trường. Đối với vật tư mua ngoài: khi đội có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi công thì các đội sẽ gửi hợp đồng mua vật tư, dự toán công trình kế hoạch cung cấp vật tư của tháng hoặc quý trước hết về phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch căn cứ vào dự toán được lập và kế hoạch về tiến độ thi công của từng công trình để lập kế hoạch cung cấp vật tư và giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội công trình, ở từng công trình dựa vào nhiệm vụ sản xuất thi công, kế hoạch cung cấp vật tư của Đội cho công trình và nhu cầu vật liệu trong từng giai đoạn thi công cụ thể, nên vật tư khi mua về, chủ nhiệm công trình (hoặc đội trưởng) được phép uỷ quyền của Công ty chủ động đi mua vật tư về nhập kho phục vụ cho nhu cầu thi công Khi bắt đầu xây dựng công trình,chủ nhiệm công trình sẽ xin tạm ứng của công ty một phần vốn để thực hiện dự án.Sau đó,tuỳ theo tiến độ xây dựng chủ nhiệm công trình sẽ đến công ty xin hoàn ứng hoặc xin ứng thêm vốn để tiếp tục thực hiện công trình.Cũng có thể chủ nhiệm công trình tự trang trải vốn trước sau đó sẽ thanh toán với công ty. Đối với công trình Tỉnh Uỷ Bắc Ninh thuộc đội xây dựng Công ty do ông Đỗ Quang Trường làm chủ nhiệm công trình ngày 01/10/2004 được công ty ủy quyền trực tiếp đi mua vật liệu về phục vụ thi công công trình,và nguồn vốn để thực hiện dự án hoàn toàn do chủ nhiệm công trình tự trang trải trước,định kỳ theo thoả thuận giữa chủ nhiệm công trình và công ty thì chủ nhiệm công trình sẽ tiến hành lập phiếu thanh toán tạm ứng với công ty. Nguyên vật liệu dùng cho công trình hoàn toàn do đội tự mua nên giá thực tế vật tư xuất dùng được tính theo phương pháp thực tế đích danh: Giá vật tư xuất dùng cho công trình = Giá mua vật tư X Chi phí vận chuyển thu mua đến chân công trình Vật tư mua về nhập kho công trình nhân viên kỹ thuật đội tiến hành kiểm nghiệm chất lượng vật tư, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng vật tư theo hoá đơn. Nhân viên hạch toán ở dưới đội chỉ có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp thức, hợp lệ của hoá đơn chứng từ mua vào, sau đó nhân viên này sẽ lập Bảng kê vật tư mua vào trong tháng.Bảng kê này kèm theo hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng được gửi về phòng kế toán công ty vào cuối tháng. Mẫu số 01 GTKT-2LN CX/99-B Số: 023689 Hoá đơn ( GTGT ) Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 01 năm 2005 Đơn vị bán: Địa chỉ: Điện thoại: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 348- đường giải phóng số tài khoản: MST:…. Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Giang. Đơn vị: Công ty xây dựng số 4 Hà Nội . Địa chỉ: Công trình tỉnh uỷ Bắc Ninh Hình thức thanh toán: tiền mặt MS: 01001 05 126-1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Xi măng hoàng thạch Tấn 75 726.000 54.450.000 Cộng 54.450.000 Cộng tiền hàng 54.450.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 5.445.000 Tổng cộng tiền thanh toán 59.895.000 Viết bằng chữ: Năm mươi chìn triệu tám trăm chín mươi lăm nghìn đồng người mua hàng kế toán trưởng thứ trưởng đơn vị Bảng kê vật tư mua vào Công ty xây dựng số 4 Hà Nội Công trình : Tỉnh uỷ Bắc Ninh Tháng 01 năm 2005 Chứng từ mua vào Vật tư Số lượng Đơn gía Doanh số mua vào Thuế GTGT đầu vào Số HĐ NgaỳHĐ 023689 10/01/05 Xi măng hoàng thạch 75 tấn 726.090 54.450.000 5.445.000 023751 15/01/05 Xi măng NSCP 40 50 tấn 629.090 31.454.500 3.145.460 034429 16/01/05 Cát đen đổ đưòng 660 m3 28.890 19.067.400 572.010 074663 20/01/05 Gạch đặc máy 32.000 viên 535 17.120.000 513.600 074664 25/01/05 Cát vàng 20 m3 49.220 984.400 531.897 Đá 1 x 2 30 m3 108.070 3.242.100 Cát đen xây 60 m3 28.890 1.733.400 Gạch máy xây A1 22.000 viên 535 11.770.000 Cộng 139.821.800 10.207.967 Hàng tháng đội xây dựng tập hợp chứng từ và nộp lên phòng kế toán, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc này nhập vào máy Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – và mở chi tiết cho từng công trình xây dựng.Đối với công trình tỉnh uỷ Bắc Ninh thì TK chi phí NVLTT được mở chi tiết như sau: -TK 621 : CF NVL trực tiếp -TK 621 -TUBN: CF NVLTT công trình tỉnh uỷ Bắc Ninh *Trình tự kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp như sau: Khi phòng kế toán nhận được bảng kê vật liệu mua vào có kèm theo các hoá đơn chứng từ và kiểm tra tính hợp lệ chứng từ thì tiến hành nhập vào máy. Quy trình nhập dữ liệu vào máy như sau: Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty bao gồm:Nhập chứng từ ,Chứng từ chưa ghi sổ,Sổ sách kế toán,Báo cáo kế toán,Khai báo hệ thống và Kết thúc. Để cập nhật các chứng từ thì từ giao diện chính của màn hình ta chọn mục"Nhập chứng từ" khi đó màn hình nhập chứng từ xuất hiện và cho phép kế toán nhập dữ liệu: Chẳng hạn,với hoá đơn mua hàng ngày 20/01/2005,ta tiến hành nhập dữ liệu như sau: -Tại ô:"số chứng từ" ta nhập vào số 023689 -Tại ô:"ngày chứng từ" ta nhập vào ngày 20/01/2005 -Tại ô :"nội dung" ta nhập vào "mua vật liệu phục vụ thi công CT-TUBN" - Ta nhập vào số hiệu TK 331 phần TK Có và số tiền là 59.895.000 -Ta nhập vào số hiệu TK 621 phần TK Nợ và số tiền là 54.450.000 khi đó ta nhấn vào biểu tượng ô nhỏ phía sau phần số tiền,khi đó xuất hiện màn hình nhập chi tiết chi phí cho công trình: Trên màn hình nhập chi tiết chi phí cho công trình ta nhập vào như sau: +Tại ô"đối tượng chi phí" ta nhập vào "CT-TUBN" +Tại ô"yếu tố chi phí" nhập vào "VL" +Tại ô "số tiền" nhập vào 54.450.000 sau đó ta ấn vào nút thoát để thoát khỏi màn hình nhập chi tiết chi phí và quay lại màn hình nhập chứng từ. - Ta nhập vào số hiệu TK 1331 phần TK Nợ và số tiền là 5.445.000 Như vậy,ta đã kết thúc các thao tác đối với việc nhập chứng từ,cuối cùng ta ấn nút thoát để thoát khỏi màn hình nhập chứng từ. Thao tác trên cũng sẽ được lặp lại tương tự đối với các chứng từ khác Cũng tương tự như trên,căn cứ vào bảng kê vật liệu mua vào có kèm theo các hoá đơn chứng từ của các tháng tiếp theo,kế toán sau khi đã kiểm tra đảm bảo đầy đủ và hợp lệ thì tiến hành nhập các chứng từ vào chương trình. Sau khi nhập đầy đủ số liệu vào máy chương trình sẽ tự động tổng hợp số liệu và ghi chuyển vào sổ nhật ký chung,sổ cái và sổ chi tiết TK 621 của từng công trình . Để vào xem sổ nhật ký chung,cũng như các loại sổ khác ta thao tác như sau: Từ giao diện chính của chương trình,ta chọn mục "Sổ sách kế toán",khi đó màn hình sổ sách kế toán xuất hiện: Muốn xem sổ nhật ký chung ta chọn "sổ nhật ký chung" khi đó xuất hiện giao diện nhỏ yêu cầu ta nhập khoảng thời gian muốn xem sổ nhật ký chung: Ta nhập vào khoảng thời gian cần xem sổ nhật ký chung là từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/03/2005,rồi ấn chọn,khi đó sổ nhật ký chung xuất hiện: Tổng công ty XD Hà nội nhật ký chung Từ ngày 01/01/05 đến ngày 31/01/05 Số CT Ngày CT Nội dung Tài khoản Số tiền nợ Số tiền có 023689 10/01/05 Mua VL sử dụng cho CT-TUBN 621 1331 331 54.450.000 5.445.000 59.895.000 023751 15/01/05 Mua Xi măng NSCP 40 621 1331 331 31.454.500 3.145.460 034429 16/01/05 Mua Cát đen đổ đưòng 621 1331 331 19.067.400 572.010 ……….. …… ……. …… ……. ………. 074663 20/01/05 Mua Gạch đặc máy 621 1331 331 17.120.000 513.600 074664 25/01/05 Cát vàng 621 1331 331 984.400 531.897 ……. ……. ………….. …….. ……….. …… Tương tự như trên,ta có thể xem được sổ cái TK 621 như sau: (sổ cái TK 621 theo chứng từ) (trích sổ cái tk 621 theo đối tượng) và sổ chi tiết TK 621 CT-TUBN như sau: 2.2.2.2.kế toán chi phí Nctt: ở Công ty xây dựng số 4, chi phí nhân công chiếm trên dưới 10% trong giá thành sản phẩm. Do đó việc quản lý chi phí nhân công ở Công ty cũng là một khâu quan trọng nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Hiện nay, tại Công ty xây dựng số 4 số lao động trong biên chế chiếm tỷ trọng nhỏ và chủ yếu là để thực hiện những công việc quản lý kỹ thật đốc công ... Còn lại đa số là lao động hợp đồng thuê ngoài.Điều này là một cách tiết kiệm chi phí nhân công.Bởi vì,việc thuê nhân công ngoài sẽ giúp công ty tiết kiệm khoản chi lương cho công nhân trong giai đoạn chờ công trình,công ty lại không phải trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho lực lượng lao động này.Mặt khác,điều này sẽ giúp chủ nhiệm công trình hoàn toàn chủ động trong việc thuê và bố trí lao động và phù hợp với điều kiện khoán của công ty.Số lao động thuê ngoài được tổ chức thành các tổ sản xuất phục vụ cho từng phần việc cụ thể như tổ xây, tổ lề,tổ sơn ...Mỗi tổ sản xuất do một tổ trưởng phụ trách và chịu trách nhiệm trước chủ nhiệm công trình về phần việc do tổ mình thực hiện . Do vậy, khoản mục chi phí nhân công của công ty bao gồm: tiền công của lao động trực tiếp thi công và tiền lương và các khoản trích theo lương của chủ nhiệm công trình, của kỹ sư giám sát công trình,các đội trưởng.Đội trưởng và chủ nhiệm công trình căn cứ vào yêu cầu tiến độ thi công và công việc thực tế để tiến hành giao khoán cho các tổ sản xuất. Hiện nay tại công ty xây dựng số 4 áp dụng 2 hình thức trả lương là : -Lương thời gian:hình thức này chủ yếu áp dụng đối với các lao động gián tiếp như :quản lý đốc công,chủ nhiệm công trình ,…. - Lương khoán:hình thức này áp dụng đối với các lao động trực tiếp ở các tổ đội xây dựng. Để hạch toán chi phí nhân công kế toán sử dụng tài khoản 622 và được mở chi tiết cho từng công trình.Cụ thể,đối với công trình tỉnh ủy Bắc Ninh: - TK 622-TUBN:Chi phí nhân công trực tiếp công trình Tỉnh ủy Bắc Ninh Đối với các lao động theo thời gian thì việc hạch toán thời gian lao động được tiến hành theo từng loại công nhân viên chức, theo từng công việc được giao và theo từng hạng mục công trình, từng đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành.Lao động theo thời gian chủ yếu là quản lý đốc công,chủ nhiệm công trình ,…những người này do công ty cử xuống giám sát công trình,việc trả lương cho họ không phải do chủ nhiệm công trình thực hiện mà do công ty trực tiếp trả cho họ.Căn cứ để trả lương cho họ là bảng chấm công lao động.Bảng chấm công cho biết rõ ngày làm việc thực tế, số ngày ngừng vắng, của từng người.Do những người này thuộc văn phòng công ty nên văn phòng công ty sẽ chịu trách nhiệm chấm công,cuối tháng văn phòng công ty gửi bảng chấm công về phòng lao động tiền lương, ghi chép, theo dõi. Sau đó chuyển về phòng kế toán làm cơ cấu tính lương và phân bổ chi phí tiền lương vào các khoản chi phí có liên quan.Bảng thanh toán lương của văn phòng công ty được thể hiện như sau: (trích bảng thanh toán lương) Kế toán tiền lương tính lương căn cứ vào bảng chấm công và hệ số lương. Bảng thanh toán lương của Văn phòng được thể hiện ở biểu trên Trong đó cột (5) được tính như sau: Cột (9) ,Tổng lương = cột (5)+ cột (6) +cột (7) + cột(8) Đối với quản đốc,đốc