Chuyên đề Kế toán thành phẩm - Bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Thiết bị giáo dục I

3) (5) (7) (4) (6) (7) (8) (8) (8) c. Luân chuyển chứng từ Chứng từ phát sinh hàng ngày như phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập theo đề nghị chi , thu có ký duyệt của thủ trưởng và kế toán trưởng, lập thành 2 hoặc 3 liên, liên 1 lưu gốc, liên 2 có phần chứng từ gốc chuyển cho người nhận hoặc nộp tiền ký, thủ quỹ vào sổ và lưu. Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên, liên gốc do phòng Kế hoạch lưu vào sổ định kỳ đối chiếu với phòng kế toán, liên 2 kèm theo hoá đơn đỏ của bên bán làm chứng từ thanh toán và lưu ở phòng kế toán sau khi thanh toán xong, liên 3 do người giao hàng cầm làm thủ tục nhập xuất kho, thủ kho xác nhận vào sổ cuối ngày chuyển cho kế toán kho vào sổ và lưu giữ. Hoá đơn bán hàng của Công ty là hoá đơn GTGT 3 liên do Cục Thuế phát hành, do phòng Kế toán lập theo đơn đặt hàng của khách hàng gồm 3 liên, liên gốc do phòng bán hàng lưu, liên 2 do người mua hàng giữ làm chứng từ thanh toán ở đơn vị mình, liên 3 giao cho chủ kho xuất hàng, vào sổ, cuối ngày thủ kho chuyển cho kế toán kho vào sổ và lưu giữ, chứng từ hợp lệ phả có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, thủ kho , người viết hoá đơn và thủ trưởng đơn vị(Trưởng phòng Kinh doanh). Các nghiệp vụ thu chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế toán thanh toán tập hợp, vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ lưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán lưu giữ. Các nghiệp vụ nhập xuất vật tư và các bảng kê tính giá thành vật tư sản phẩm do các nhân viên phân xưởng gửi lên,được kế toán tính giá thành vào sổ và kế toán giá thành lưu giữ. Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh hàng ngày nhận dược từ phòng kho chuyển lên sẽ do kế toán tiêu thụ vào sổ vầ lưu giữ, định kỳ kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng háo nhập xuất tồn kho. d. Hệ thống sổ kế toán. Công ty sử dụng các loại sổ kế toán tổng hợp và chi tiết sau: - Sổ cái các tài khoản. - Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua. - Sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn. - Sổ TSCĐ. - Sổ chi tiết chi phí bán hàng. - Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. - Thẻ tính giá thành sản phẩm. Vì công ty áp dụng kế toán máy nên chứng từ cập nhâp hàng ngày, chủ yếu theo chứng từ gốc theo hai luồng là chứng từ thu chi tiền mặt,tiền gửi ngân hàng và chứng từ phản ánh nhập xuất hàng hoá, định kỳ báo cáo máy sẽ tự động in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo yêu cầu mà không phải luân chuyển chứng từ nhiều lấn qua các phần hành kế toán. Khi cần đối chiếu sẽ tuỳ thuộc phần hành kế toán nào chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu phần hành kế toán đó với kế toán tổng hợp. Công ty tiến hành lập báo cáo quyết toán theo định kỳ 6 tháng và cả năm (niên độ kế toán từ 1/1/N đến 31/12/N). Đối với các trung tâm, Công ty định kỳ hàng tháng theo dõi đôn đốc và kiểm tra kế toán, định kỳ báo cáo kết hợp 6 tháng và cả năm. e. Báo cáo kế toán. . Bảng cân đối kế toán . . Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. . Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. . Thuyết minh báo cáo tài chính. Nơi gửi: Bộ Giáo dục và đào tạo. Bộ tài chính. Cục thuế TP Hà Nội. Tổng cục thống kê. Ngân hàng công thương khu vực Đống Đa. III. Khái quát các phần hành kế toán cơ bản của công ty. 1. Kế toán thành phẩm, hàng hoá. a. Đặc điểm sản phẩm của Công ty Thiết bị giáo dục I và phương pháp đánh giá sản phẩm hàng hoá. Công ty Thiết bị giáo dục I là doanh nghiệp duy nhất cảu Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm cung ứng và sản xuất trang thiết bị dạy và học, cơ sở vật chất cho toàn hệ thống các trường hịc trong cả nước từ tiểu học đến cao đẳng, mặt hàng công ty khai thác và cung ứng rất lớn (gần 3.000 mặt hàng). Do đó, đấnh giá hàng do công ty tự sản xuất, còn khia thác bên ngoài và nhập khẩu, do đó, đánh giá sản phẩm của công ty cũng phân theo từng loại sản phẩm cụ thể. * Đánh giá hàng hoá mua ngoài nhập kho: + Hàng mua trong nước: Trị giá của hàng mua về = Giá thanh toán (trừ chi phí mua hàng) Vì chi phí thu mua của công ty thường là các những chi phí phát sinh nhỏ như thuê xích lô vận chuyển thanh toán nhỏ lẻ, do đó kế toán không tập hợp vào TK 156 giá trị hàng mua về mà hạch toán vào TK 611 " Chi phí thu mua" + Hàng nhập khẩu: Thường là những lô lớn như vật tư làm bảng của Bỉ, thiết bị hàng hoá của Trung Quốc, trị giá hàng mua được tính như sau: Trị giá mua của hàng nhập khẩu Giá mua ghi trên vận đơn nhập khẩu Thuế NK = + Chi phí mua hàng + * Đánh giá thành phẩm nhập kho: Hàng năm, căn cứ vào đơn đặt hàng của các công ty Sách thiết bị trường học là khách hàng thường xuyên của công ty và thăm dò thị trường, yêu cầu của các dự án tiểu học, trung học dự định đấu thầu mà công ty lên kế hoạch sản xuất giao cho các xưởng sản xuất thực hiện theo các phương thức khoán, khi kết túc từng đơn đặt hàng, kế toán thành phẩm sẽ căn cứ vào thống kê của phân xưởng phân bổ chi phí cho từng mặt hàng để tính ra tổng giá thành sản xuất thực tế của các loại thành phẩm sản xuất và giá thành sản xuất của từng loại thành phẩm trong tháng. Giá thành thực tế TP nhập kho CPSX DD đầu kỳ = + - CPSX PS trong kỳ CPSX DD cuối kỳ Giá thành thực tế TP nhập kho Tổng giá thành thực tế sản phẩm nhập kho Số lượng sản phẩm nhập kho = *Đánh giá sản phẩm, hàng hoá xuất kho: Sản phẩm, hàng hoá của công ty xuất kho được tính giá bình quân cả kỳ dự trữ cho tất cả các sản phẩm. Giá thực tế TP xuất kho trong kỳ Số lượng thành phẩm xuất kho = x Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế TP tồn đầu tháng Giá thực tế TP nhập đầu tháng + Số lượng TP tồn đầu tháng Số lượngTP nhập đầu tháng + Cụ thể, đối với sản phẩm bảng trong tháng 3/2007: - Số lượng xuất kho là 165 (cái) - Số lượng nhập kho trong tháng 114(cái), đơn giá 1.030.232 đồng/cái. - Số lượng tồn đầu tháng 84 (cái), đơn giá 996.046 đồng/cái. Giá đơn vị bình quân của bảng 84 x 996.046 + 114 x 1.031.238 84 + 114 = = 1.015.729đ/cái Giá thực tế TP xuất kho trong tháng = 165 x 1.015.729 = 167.595.260đ b. Kế toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá. Do mật độ nhập xuất thành phẩm ở Công ty Thiết bị giáo dục I khá dày đặc, hệ thống kho tàng trong công ty bố trí tập trung nên phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm, kế toán công ty sử dụng là phương pháp "Thẻ song song". * Thủ tục nhập - xuất kho: Thủ tục nhập xuất kho vật tư, sản phẩm của công ty nói chung do Giám đốc quy đinh dựa trên chế độ quản lý kho vật tư, hàng hoá quy định và dựa trên tình hình thực tế của công ty, nhằm đảm bảo mục tiêu: + Đảm bảo về an toàn vật tư hàng hoá. + Ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình xuất nhập tồn kho, xác định đúng giá vốn hàng tiêu thụ và phản ánh doanh thu tiêu thụ cũng như kết quả tiêu thụ. * Tại kho: Thủ kho mở thẻ theo từng tháng và mở riêng cho từng loại thành phẩm. Cách lập thẻ kho như sau: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho thành phẩm, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và tiến hành nhập kho, xuất kho theo nội dung chứng từ. Sau đó, căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi vào thẻ kho số lượng thành phẩm hực nhập, thực xuất, mỗi chứg từ ghi vào một dòng và gửi theo thứ tự thời gian. Cuối tháng, thủ kho cộng dòng tổng trên thẻ kho và tiến hành kiểm tra kho để ghi chính xác số tồn trên thẻ kho, sau đó dối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết thành phẩm tại phòng kế toán. * Tại phòng kế toán: Hiện nay, công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Do vậy, khi nhận được phiếu nhập kho hoặc hoá đơn bán hàng do các bộ phận cung cấp, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tiến hành nhập số liệu vào máyvi tính. Cuối tháng, tổng hợp số liệu in ra thành bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp và thẻ kế toán chi tiết, nếu khớp là đúng. * Thủ tục nhập kho: Thành phẩm sau khi hoàn thành ở từng phân xưởng đợc bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, nếu đảm bảo tiêu chuẩn quy định thì được nhập kho. ở mỗi phân xưởng trong công ty đều có nhân viên thống kê có trách nhiệm theo dõi số lượng các loại sản phẩm đang sản xuất, nhập kho ở phân xưởng của mình. Sau khi thành phẩm đã được nhập kho, nhân viên hạch toán phân xưởng lập phiếu nhập kho cho số thành phẩm đó. Phiếu nhập kho được thành lập 3 liên. - Một liên thủ kho giữ lại để làm thủ tục nhập kho thành phẩm và ghi vào thẻ kho. - Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán để hạch toán chi tiết thành phẩm. - Một liên giao cho phân xưởng giữ để hạch toán định mức với ban định mức. Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm vào sổ chi tiết thành phẩm số lượng, số tiền tương ứng với phiếu nhập kho, cuối tháng tổng hợp từng loại đối chiếu. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm, vào thẻ kho sau đó gửi phiếu nhập kho thành phẩm cho kế toàn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nhập số liệu vào máy. Mẫu phiếu nhập kho như sau (Biểu 1): Biểu 1: Đơn vị: Cty TBGD I Địa chỉ: Mẫu số : 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 03 năm 2007 Số : 21/07 Nợ TK Có TK Họ và tên người giao hàng: Trung tâm nội thất. Theo số Ngày 01 tháng 03 năm 2007 của Nhập tại kho: kho số 3 - Kho Giáp Bát. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập thành phẩm bảng HQ Cái 114 114 1.030.232 117.446.448 .. Cộng tiền hàng: 117.446.448 Thuế suất thuế GTGT: . Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán: .. Số tiền bằng chữ: Một trăm mười bẩy triệu bốn trăm bốn mươi sáu nghìn bốn trăm bốn mươi tám đồng./. Nhập, ngày 01 tháng 03 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2: Đơn vị: Cty TBGD I Địa chỉ: Mẫu số : 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 18 tháng 03 năm 2007 Số : 38/07 Nợ TK Có TK Họ và tên người giao hàng: Trung tâm chế bản in . Theo số Ngày 18 tháng 03 năm 2007 của Nhập tại kho: kho số 3 - Kho Giáp Bát. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Quả cầu địa lý PV 1025 Quả 424 424 85.000 36.040.000 .. Cộng tiền hàng:36.040.000 Thuế suất GTGT :.. Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Tổng số tiền bằng chữ : (Ba mươi sáu triệu không trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn). Nhập, ngày 18 tháng 03 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Biểu 3: Đơn vị: Cty TBGD I Địa chỉ: Mẫu số : 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Số : 41/07 Nợ TK Có TK Họ và tên người giao hàng: Cty TBGD - Tân Thành Trung. Theo: Hoá đơn số : 0029622 Ngày 20 tháng 03 năm 2007 của Nhập tại kho: kho số 3 - Kho Giáp Bát. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Lồng Bô, Can Cái 470 470 31.905 14.995.350 .. Cộng tiền hàng:14.995.350 Thuế suất GTGT :5%...... Tiền thuế GTGT: 749.768 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.715118 Tổng số tiền bằng chữ : (Mười năm triệu bẩy trăm mười năm ngàn một trăm mười tám đồng) Nhập, ngày 20 tháng 03 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Biểu4: Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 12 tháng 03 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL VV/2006N 0029622 Đơn vị bán hàng: Công ty TBGD - Tân Thành Trung. Địa chỉ: 373/14A Nguyễn Kiệm Phường 9 Quận Phú Nhuận. 0 3 0 1 5 0 8 2 1 0 Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Ngân Tên đơn vị: Công ty Thiết bị giáo dục I Địa chỉ: Số 49 B - Đại Cổ Việt - Hà Nội 0 1 0 0 00 1 0 8 2 9 3 Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Lồng Bô, Can Cái 470 31905 14.995.350 Cộng tiền hàng 14.995.350 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 749.768 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.745.118 Số tiền viết bằng chữ: (Mười năm triệu bẩy trăm bốn mươi năm nghìn một trăm mười tám nghìn đồng) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu.5: Đơn vị: Cty TBGD I Địa chỉ: Mẫu số : 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 27 tháng 03 năm 2007 Số : 42/07 Nợ TK Có TK Họ và tên người giao hàng: Cty Sách Thiết bị Lào Cai. Theo: Hoá đơn số : 0080695 Ngày 20 tháng 02 năm 2007 của Nhập tại kho: kho số 3 - Kho Giáp Bát. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bộ thực hành số lớp 3 Bộ 167 167 9.940 1.659.980 .. Cộng 1.659.980 Cộng tiền hàng:1.659.980 Thuế suất GTGT :........ Tiền thuế GTGT: .. Tổng cộng tiền thanh toán: Tổng số tiền bằng chữ : (Một triệu sáu trăm năm mươi chín nghàn chín trăm tám mươinghìn đồng) Nhập, ngày 27 tháng 03 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Biểu 6: Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 1: Lưu Ngày 20 tháng 02 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AE/2007B 0080695 Đơn vị bán hàng: Công ty Thiết bị giáo dục I Địa chỉ: 49B - Đại Cồ Việt - Hai Bà Trưng - HN 0 1 0 0 1 0 8 2 9 3 Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn An. Tên đơn vị: Công ty Sách thiết bị trường học Lào Cai. Địa chỉ: Lào Cai. 0 1 Số tài khoản: Hình thức thanh toán: chưa thanh toán. MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bộ thực hành số lớp 3 Bộ 167 14.000 2.338.000 .. Cộng tiền hàng 2.338.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 116.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.454.900 Số tiền viết bằng chữ: (Hai triệu bốn trăm năm mươi tư nghìn chín trăm đồng chẵn) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) * Thủ tục xuất kho: Các loại thành phẩm được xuất kho ở công ty chủ yếu là để bán cho các trường học của các tỉnh, ngoài ra còn xuất kho cho các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. Khi có khách hàng đến mua hàng hoặc có lệnh xuất hàng của giám đốc, trưởng phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu của khách và lượng hàng tồn kho để nhân viên thống kê kế hoạch của phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho (Biểu7) được lập thành 3 liên: Mẫu xuất kho như sau (Biểu 7): Biểu 7 Đơn vị: Cty TBGDI Địa chỉ: Mẫu số: 02 - VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Số : 04 Ngày 06 tháng 03 năm 2007 Nợ TK Có TK Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Duy Sơn Địa chỉ (bộ phận): Công ty sách thiết bị trường học Bắc Giang Lý do xuất kho: xuất bán. Xuất tại kho: kho sốs 3 - Kho Giáp Bát. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bảng chống loá HQ KT: 3,6m x 1,2m Cái 150 150 1.015.729 152.359.350 .. Cộng 152.359.350 Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Một trăm năm mưi hai triệu ba trăm năm mươi chín nghìn ba trăm năm mươi đồng. Xuất, ngày 06 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Biểu 8 Đơn vị: Cty TBGDI Địa chỉ: Mẫu số: 02 - VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Số: 07 Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Nợ TK Có TK Họ và tên người nhận hàng: Đỗ Thanh Thuỷ. Địa chỉ (bộ phận): Công ty sách thiết bị Quảng Ninh. Lý do xuất kho: xuất bán. Xuất tại kho: kho sốs 3 - Kho Giáp Bát. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bảng chống loá HQ KT: 3,6m x 1,2m Cái 15 15 1.015.729 15.235.935 .. Cộng 15.235.935 Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Mười năm triệu hai trăm ba mươi năm nghìn chín trăm ba mươi năm nghìn đồng. Xuất, ngày 16 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Biểu 9 Đơn vị: Cty TBGDI Địa chỉ: Mẫu số: 02 - VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Số : 11 Ngày 27 tháng 03 năm 2007 Nợ TK Có TK Họ và tên người nhận hàng: Lê Văn Tám. Địa chỉ (bộ phận): Công ty sách thiết bị Hải Phòng. Lý do xuất kho: xuất bán. Xuất tại kho: kho số 2 - Kho Cô Oanh. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bộ bàn ghế học sinh Bộ 210 210 430.000 90.300.000 .. Cộng 90.300.000 Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Chín mươi triệu ba trăm nghìn đồng chẵn. Xuất, ngày 16 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho - Một liên được giữ ở phòng kinh doanh làm chứng từ theo dõi chi tiết tình hình biến động của thành phẩm, đáp ứng yêu cầu quản lý thống kê của phòng kinh doanh. - Khách hàng cầm hai liên đến phòng kế toán, kế toán tiêu thụ căn cứ vào tính hợp lý, hợp pháp của phiếu xuất kho để viết hoá đơn (GTGT) cho khách hàng. Khi bán hàng công ty sử dụng "Hoá đơn (GTGT)" , hoá đơn được lập làm 3 liên: - Liên 1 giữ ở phòng kế toán: (hoá đơn đen) - Liên 2 giao cho khách hàng (hoá đơn đỏ) - Liên 3 dùng để thanh toán (hoá đơn xanh) Nếu khách hàng trả tiền ngay, kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu (làm 3 liên đặt giấy than viết một lần) được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền ghi trên phiếu thu, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu đó, thủ quỹ giữ lại một liên phiếu thu để ghi sổ quỹ, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu nơi lập phiếu. Khách hàng cầm hoá đơn bán hàng, một phiếu xuất kho và phiếu thu (đã có đầy đủ chữ ký) xuống kho lấy hàng. Thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và phiếu thu, nếu hợp lệ sẽ giao cho khách hàng theo số lượng ghi trên hoá đơn. Nếu khách hàng đã thanh toán bằng Séc thì khách hàng phải nộp Séc cho kế toán tiêu thụ để ghi số Séc vào sổ đăng ký và lấy chữ ký của kế toán trưởng. Nếu khách hàng chưa trả tiền ngay thì trên hoá đơn bán hàng ở phần "hình thức thanh toán" kế toán ghi thanh toán sau. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuát kho này giao hàng cho khách. Mẫu hoá đơn như sau (Biểu 10): Biểu 10 Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 1: Lưu Ngày 06 tháng 03 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AE/2007B 0080700 Đơn vị bán hàng: Công ty Thiết bị giáo dục I Địa chỉ: 49B - Đại Cồ Việt - Hai Bà Trưng - HN 0 1 0 0 1 0 8 2 9 3 Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Duy Sơn Tên đơn vị: Công ty Sách thiết bị trường học Bắc Giang Địa chỉ: Bắc Giang 0 1 Số tài khoản: Hình thức thanh toán: chưa thanh toán. MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bảng chống loá HQ KT: 3,6m x 1,2m Cái 150 1.604.167 240.625.050 .. Cộng tiền hàng 240.625.050 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 12.031.253 Tổng cộng tiền thanh toán: 252.656.303 Số tiền viết bằng chữ: (Hai trăm năm mươi hai triệu sáu trăm năm sáu nghìn ba trăm linh ba đồng.) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 11 Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 1: Lưu Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AE/2007B 0080704 Đơn vị bán hàng: Công ty Thiết bị giáo dục I Địa chỉ: 49B - Đại Cồ Việt - Hai Bà Trưng - HN 0 1 0 0 1 0 8 2 9 3 Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Đỗ Thanh Thuỷ. Tên đơn vị: Công ty Sách thiết bị Quảng Ninh. Địa chỉ: Quảng Ninh. 0 1 Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bảng chống loá HQ KT: 3,6m x 1,2m Cái 15 1.604.167 24.062.505 .. Cộng tiền hàng 24.062.505 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 1.203.125 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.265.630 Số tiền viết bằng chữ: (Hai mươi năm triệu hai trăm sáu mươi năm nghìn sáu trăm ba mươi đồng.) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 12 Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 1: Lưu Ngày 27 tháng 03 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AE/2007B 0080709 Đơn vị bán hàng: Công ty Thiết bị giáo dục I Địa chỉ: 49B - Đại Cồ Việt - Hai Bà Trưng - HN 0 1 0 0 1 0 8 2 9 3 Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Lê Văn Tám. Tên đơn vị: Công ty Sách thiết bị Hải Phòng. Địa chỉ: Hải phòng. 0 1 Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bộ bàn ghế học sinh Bộ 210 490.000 102.900.000 .. Cộng tiền hàng 102.900.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 5.145.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 108.045.000 Số tiền viết bằng chữ: (Một trăm linh tám triệu không trăm bốn mươi năm nghìn đồng chẵn) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu thẻ kho như sau (Biểu 13) Đơn vị: Cty TBGDI Tên kho: Kho 3-Kho Giáp bát Mẫu số: QĐ số 1140 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ 01 tháng 03 năm 2007 Tờ số: 09 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bảng chống loá Hà Quốc (3,6mx1,2m) Đơn vị tính: cái Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày xuất nhập Số lượng Ký xác nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho 84 1 PN 21/07 01/03 Nhập hàng 01/03 114 PX 04 06/03 Xuất bán cho Cty STB Bắc Giang 06/03 150 PX 07 16/03 Xuất bán cho Cty STB Quảng Ninh 16/03 15 . Cộng 114 165 Tồn 33 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Sau khi xuất kho thành phẩm cho khách hàng, thủ kho ký xác nhận vào phiếu xuất kho và lưu lại kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho ( mẫu 13), nguyên tắc mỗi hoá đơn một dòng. Định kỳ thủ kho phải gửi chứng từ xuất kho cho kế toán thành phẩm - tiêu thụ thành phẩm, sau đó kế toán thành phẩm - tiêu thụ thành phẩm sẽ vào sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá, sổ chi tiết TK 511. Cột giá trị thành phẩm xuất kho trong kỳ đến cuối tháng kế toán mới có số liệu phản ánh, trong kỳ hạch toán kế toán chỉ phản ánh định khoản và số lượng. Hàng ngày, ở kho căn cứ vào khối lượng thành phẩm thực nhập, thực xuất trên các hoá đơn để ghi vào thẻ kho một cách chính xác, kịp thời. Cuối tháng, thủ kho tiến hành kiểm kê thành phẩm trong kho nếu khớp là đúng. Sau đó, thủ kho dùng số liệu này để đối chiếu với số liệu kế toán thành phẩm - tiêu thụ thành phẩm. Tại phòng kế toán, khi nhận được phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT), kế toán thành phẩm - tiêu thụ thành phẩm vào sổ theo dõi tiêu thụ theo định kỳ, sổ chi tiết khách hàng sau đó căn cứ vào chứng từ hoá đơn trên để nhập số liệu vào máy vi tính, cuối tháng tổng hợp thành "Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm" theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị (mẫu 15) Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thẻ kho theo từng loại sản phẩm (mẫu 13), nếu số liệu khớp là đúng. Như vây, việc thanh toán chi tiết thành phẩm ở phòng kế toán và kho là hoàn toàn độc lập với nhau, chỉ đến cuối tháng số liệu trên sổ chi kế toán chi tiết mới được đối chiếu với nhau một lần, nếu số liệu khớp là đúng. Mẫu sổ chi tiết vật tư (Biểu 14): Mẫu bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu 15) 2. Kế toán quá trình bán hàng : a. Các vấn đề chủ yếu có liên quan đến quá trình bán hàng của Công ty Thiết bị giáo dục I . Kế toán tiêu thụ thành phẩm là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, quyết định kết quả sản xuất và kế hoạch sản xuất kinh doanh trong công ty. thiết bị trường học là nhu cầu không thể thiếu được cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo. Để đáp ứng nhu cầu thiết bị trường học cho tất cả các ngành học, cấp học, Công ty luôn luôn phải nghiên cứu, cải tiến, đổi mới sản phẩm, nhanh chóng thành lập và mở rộng các xưởng sản xuất khác nhau, sản xuất ra nhiều loại sản phẩm có chất lượng tốt làm cho thị trường thiết bị giáo dục nước ta ngày càng phong phú và đa dạng. Hiện nay, sản phẩm của công ty chiếm ưu thế trên thị trường được nhiều bạn hàng tin dùng như: các trường học ( tiểu học, trung học, đại học .) các cửa hàng của các công ty sách và thiết bị trường học trong cả nước. Phương thức bán hàng của công ty là xuất giao trực tiếp tại kho cho khách hàng và người mua trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Vì thế sản phẩm xuất giao cho khách hàng được