Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty Cổ phần Cồn – Giấy – Rượu - Hà Tây

( Mẫu 01 a-b-BH) 12- Hoá đơn tiền điện ( Mẫu 07 - BH) 13- Hoá đơn tiền nước ( Mẫu 08 - BH) 14- Phiếu thu ( Mẫu 01 - TT) 15- Phiếu chi ( Mẫu 02 - TT) 16- Giấy thanh toán tạm ứng ( Mẫu 04 - TT ) 17- Biên lai thu tiền ( Mẫu 05 - TT ) 18- Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu 07 a-b-TT) . Các loại sổ sách kế toán sử dụng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương . - Sổ tổng hợp gồm : + Nhật ký chứng từ số 1 đến 10 + Bảng kê số 1 đến 11 + Sổ cái . - Số thẻ kế toán chi tiết . + Sổ chi tiết dùng chung cho các TK : 531; 642; 711; 8111, 911 + Sổ theo dõi thanh toán dùng cho cácTK:131, 136, 138, 141, 333, 336. + Sổ chi tiết tiêu thụ : 511 *. Tài khoản sử dụng : Công ty Cồn - Giấy - Rượu Hà tây sử dụng những tài khoản kế toán sau : - TK 111 “Tiền mặt” - TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” - TK 131 “Phải thu của khách hàng” - TK 133 “Thuế giá trị gia tăng trước khấu trừ” - TK 136 “Phải thu nội bộ” - TK 138 “Phải thu khác” - TK 141 “Tạm ứng” - TK 142 “Chi phí trả trước” - TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” - TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” - TK 155 “Thành phẩm” - TK 156 “Hàng hoá” - TK 211 “Tài sản cố định hữu hình” - TK 214 “Hao mòn tài sản cố định” - TK 241 “Xây dựng cơ bản dở dang” - TK 311 “Vay ngắn hạn” - TK 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả” - TK 3331 “Thuế giá trị gia tăng” - TK 3334 “ Thuế thu nhập doanh nghiệp” - TK 3337 “Thuế nhà đất, tiền thuê đất” - TK 335 “ Chi phí phải trả” - TK 334 “ Phải trả công nhân viên” - TK 336 “Phải trả nội bộ” - TK 338 “Phải trả phải nộp khác” - TK 411 “ Nguồn vốn kinh doanh” - TK412 “ Chênh lệch do đánh giá lại tài sản” - TK414 “Quỹ đầu từ phát triển” - TK421 “ Lợi nhuận chưa phân phối” - TK431 “ Quỹ khen thưởng phúc lợi” - TK441 “ Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản” - TK511 “ Doanh thu bán hàng” - TK521 “ Chiết khấu bán hàng” - TK531 “Hàng bán bị trả lại” - TK632 “Giá vốn hàng bán” - TK641 “ Chi phí bán hàng” - TK711 “ Thu nhập hoạt động tài chính” - TK811 “Chi phí hoạt động tài chính” - TK911 “Xác định kết quả” 1.5.3.Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo của công ty được lập vào cuối tháng bao gồm: bảng CĐKT, báo cáo KQKD, thuyết minh báo cáo tài chính. Biểu mẫu 1 Bảng chỉ tiêu kinh tế Đơn vị : 1.000 đồng STT Năm chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2009 1 Doanh thu 2.999.000 4.231.000 4.367.000 5.150.000 5.528.750 2 Lợi nhuận 9.000 11.200 15.000 17.400 21.500 3 Tổng số vốn kinh Doanh 1.000.000 1.021.000 1.050.000 1.200.000 1.500.000 4 Thuế các loại đã nộp 282.400 297.900 418.000 445.000 483.500 5 NSLĐ bình quân 22.142. 22.600 22.756 23.000 23.525 6 Số CNV bình q/ người 110 103 98 95 90 7 Tiền lương bình q/năm 39.600 42.000 48.000 53.400 63.000 Chương II Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty I. Các hình thức trả lương và các chế độ tiền lương Của Công ty. - Tổng số lao động hiện nay tại công ty là 90 người được phân ra làm 2 loại: + Lao động gián tiếp: 15 người ( Bao gồm lãnh đạo và nhân viên). + Lao động trực tiếp: 75 người (Bao gồm những người trực tiếp sản xuất, quản lý). 2.1.Các hình thức trả lương. Việc vận dụng hình thức tiền lương thích hợp nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động. Lựa chọn hình thức tiền lương đúng đắn còn có tác dụng làm đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân công và hạ giá thành sản phẩm. Hiện nay hình thức tiền lương chủ yếu được áp dụng trong các doanh nghiệp là tiền lương theo thời gian và hình thức tiền lương theo sản phẩm.Tùy theo đặc thù riêng của từng loại doanh nghiệp mà áp dụng hình thức tiền lương cho phù hợp. Tuy nhiên mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm riêng nên hầu hết các doanh nghiệp đều kết hợp cả hai hình thức trên. 2.1. 1. Hình thức tiền lương theo thời gian Trong doanh nghiệp hình thức tiền lương theo thời gian được áp dụng cho nhân viên làm văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ - Kế toán. Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghề nghiệp, nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động. Tuỳ theo mỗi ngành nghề tính chất công việc đặc thù doanh nghiệp mà áp dụng bậc lương khác nhau. Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn chia thành nhiều thang bậc lương, mỗi bậc lương có mức lương nhất định, đó là căn cứ để trả lương, tiền lương theo thời gian có thể được chia ra. + Lương tháng, thường được quy định sẵn với từng bậc lương trong các thang lương, lương tháng được áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Lương tháng = Mức lương tối thiểu * hệ số lương theo cấp bậc, chức vụ và phụ cấp theo lương. + Lương ngày, là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lương tháng Mức lương ngày = Số ngày làm việc trong tháng + Lương giờ: Dùng để trả lương cho người lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm. Mức lương ngày Mức lương giờ = Số giờ làm việc trong ngày Hình thức tiền lương theo thời gian có mặt hạn chế là mang tính bình quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao động. * Các chế độ tiền lương theo thời gian: - Đó là lương theo thời gian đơn giản - Lương theo thời gian có thưởng - Hình thức trả lương theo thời gian đơn giản: Đó là tiền lương nhận được của mỗi người công nhân tuỳ theo mức lương cấp bậc cao hay thấp, và thời gian làm việc của họ nhiều hay ít quyết định. - Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng: Đó là mức lương tính theo thời gian đơn giản cộng với số tiền thưởng mà họ được hưởng. 2.1.2. Hình thức tiền lương theo sản phẩm + Khác với hình thức tiền lương theo thời gian, hình thức tiền lương theo sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành. Tổng tiền lương phải trả = Đơn giá TL/SP * Số lượng sản phẩm hoàn thành - Hình thức tiền lương theo sản phẩm: + Hình thức tiền lương theo sản phẩm trực tiếp: Tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếo theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ một sự hạn chế nào. Đối với Công ty không áp dụng được hình thức tiền lương này vì là Công ty kinh doanh thương mại. Tổng TL phải trả = Số lượng sản phẩm thực tế hoàn thành * đơn giá TL + Tiền lương sản phẩm gián tiếp. Là tiền lương trả cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất, như bảo dưỡng máy móc thiết bị, họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng họ gián tiếp ảnh hưởng đến năng xuất lao động trực tiếp vì vậy họ được hưởng lương dựa vào căn cứ kết quả của lao động trực tiếp làm ra để tính lương cho lao động gián tiếp. Nói chung hình thức tính lương theo sản phẩm gián tiếp này không được chính xác, còn có nhiều mặt hạn chế, và không thực tế công việc. + Tiền lương theo sản phẩm có thưởng. Theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp nếu người lao động còn được thưởngtrong sản xuất, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư. Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng này có ưu điểm là khuyến khích người lao động hăng say làm việc, năng suất lao động tăng cao, có lợi cho doanh nghiệp cũng như đời sống của công nhân viên được cải thiện. +Tiền lương theo sản phẩm lũy tiến: Ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn có một phần tiền thưởng được tính ra trên cơ sở tăng đơn giá tiền lương ở mức năng suất cao. Hình thức tiền lương này có ưu điểm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, duy trì cường độ lao động ở mức tối đa, nhằm giải quyết kịp thời thời hạn quy định. Tuy nhiên hình thức tiền lương này cũng không tránh khỏi nhược điểm là làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, vì vậy mà chỉ được sử dụng khi cần phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng, hoặc trả lương cho người lao động ở khâu khó nhất để đảm bảo tính đồng bộ cho sản xuất. Nói tóm lại hình thức tiền lương theo thời gian còn có nhiều hạn chế là chưa gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động, kém tính kích thích người lao động. Để khắc phục bớt những hạn chế này ngoài việc tổ chức theo dõi, ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của công nhân viên, kết hợp với chế độ khen thưởng hợp lý. So với hình thức tiền lương theo thời gian thì hình thức tiền lương theo sản phẩm có nhiều ưu điểm hơn. Quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lương theo số lượng, chất lượng lao động, gắn chặt thu nhập tiền lương với kết quả sản xuất của người lao động. Kích thích tăng năng suất lao động, khuyến khích công nhân phát huy tính sáng tạo cải tiến kỹ thuật sản xuất, vì thế nên hình thức này được sử dụng khá rộng rãi. Hiện tại Công ty Đang áp dụng Các hình thức sau * Hiện nay Công ty chủ yếu áp dụng 2 hình thức trả lương đó là : + Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng tại văn phòng Công ty. + Hình thức trả lương theo sản phẩm được áp dụng tại Công ty cổ phần Cồn - Giấy - Rượu Hà Tây. Ngoài ra Công ty còn có các chế độ khác để khuyến khích cán bộ, công nhân viên như: Tiền ăn giữa ca, thưởng vượt chỉ tiêu năng xuất đề ra, phụ cấp trách nhiệm đối với bộ phận quản lý các phân xưởng. + Ăn giữa ca đối với bộ phận quản lý tối đa là 350.000 đ/tháng, số ngày công là 26 ngày. VD: Chị Ngô Thị Trâm tháng 12/2009 chị nghỉ ốm 5 ngày, trong tháng 1 chị Trâm được hương tiền ăn ca là: 350.000 x 21ngày = 282.700 đ 26 + Phụ cấp Công ty không áp dụng mà có định mức là 200.000đ/tháng cho những người mang trách nhiệm lãnh đạo tính trực tiếp vào chi phí sản xuất chung. Không phải hạch toán qua TK 334. B.1 - Tiền lương theo thời gian là hình thức mà việc xác định tiền lương phải trả căn cứ vào lương cấp bậc, số ngày làm việc định mức và số ngày làm việc thực tế của từng người được áp dụng theo công thức : Tiền lương phải trả trong tháng = Mức lương một ngày x Số ngày làm việc thực tế trong tháng Mức lương = Mức lương tháng theo cấp bậc (C.V) x Hệ số các loại phụ cấp ( nếu có) Số ngày làm việc trong thang theo chế độ ( 26 ngày) VD: Tại phòng kế toán của văn phòng Công ty trong tháng 12/2009 có cô Ngô Thị Trâm với mức lương cơ bản là 630.000đ/tháng. Căn cứ vào bảng chấm công tháng 12/2009 thì số ngày làm việc thực tế là 21 ngày / 26 ngày . Theo phương pháp tính lương thời gian ở trên thì số tiền lương có được hưởng trong tháng 1 là : Tiền lương phải trả trong tháng 1 = 630.000 x 21 = 508.800đ 26 Vậy trong tháng 1 cô được hưởng lương thời gian là 508.800 đồng b.2 - Tiền lương theo sản phẩm là hình thức tính lương hoặc khối lượng công việc sản phẩm đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng qui định và đơn giá tiền lương tính cho một khối lượng sản phẩm hoặc công việc đó và được tính như sau: Tiền lương được hưởng trong tháng của tổ = Sản lượng sản phẩm hìnht hành x Đơn giá lương của đội sản xuất Trong đó : Đơn giá ngày = số lượng cả tổ được hưởng Số ngày đi làm của từng người Tiền lương trong tháng của 1 người được hưởng = Tiền lương ngày x Số ngày làm việc thực tế của người đó VD: Tại Công ty cổ phần Cồn - Giấy - Rượu Hà Tây trong tháng 12 năm 2009, phân xưởng đóng chai đóng được 10000 chai, đơn giá mỗi chai là 500đ, tổng số ngày đi làm của cả tổ tháng 1 là 100 ngày . Căn cứ vào bảng chấm công thì ta có : Nguyễn Thị Lan Anh : 25 ngày Nguyễn Văn Hùng : 26 ngày Nguyễn Thị Loan : 26 ngày Đỗ Thị Huệ : 23 ngày Từ các công thức trên ta tính lương cho từng người như sau : Đơn giá lương ngày = 3.500.000 = 35.000đ 25+26+26+23 Lương phải trả cho chị Lan Anh = 35.000đ x 25 = 875.000đ Lương phải trả cho anh Hùng = 35.000đ x 26 = 910.000đ Lương phải trả cho chị Loan = 35.000đ x 26 = 910.000đ Lương phải trả cho chị Huệ = 35.000đ x 23 = 805.000đ 2.2: Chế độ tiền lương của Công ty. Quỹ tiền lương và thành phần quỹ tiền lương trong công ty. Quỹ tiền lương. Là toàn bộ các khoản tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ tiền lương. Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học, các loại tiền thưởng, các khoản phụ cấp thường xuyên. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp được phân ra 2 loại cơ bản sau: + Tiền lương chính: Là các khoản tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian họ hoàn thành công việc chính đã được giao, đó là tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên, và tiền thưởng khi vượt kế hoạch. + Tiền lương phụ: Là tiền lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc khác như: Đi họp, học, nghỉ phép, thời gian tập quân sự, làm nghĩa vụ xã hội. Việc phân chia quỹ tiền lương thành lương chính lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hoạch toán phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở các doanh nghiệp. Quản lý chi tiêu quỹ tiền lương phải đặt trong mối quan hệ với thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm vừa chi tiêu tiết kiệm và hợp lý quỹ tiền lương vừa đảm bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. 2.2.1. Các loại tiền thưởng trong Công ty. Là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động tiền lương có tính ổn định, thường xuyên, còn tiền thưởng thường chỉ là phần thêm phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết qủa kinh doanh. Nguyên tắc thực hiện chế độ tiền thưởng: * Đối tượng xét thưởng: Lao động có làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh doanh nghiệp. Mức thưởng: Thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương được căn cứ vào hiệu quả đóng góp của người lao động qua năng suất chất lượng công việc, thời gian làm việc tại doanh nghiệp nhiều hơn thì hưởng nhiều hơn. * Các loại tiền thưởng: Bao gồm tiền thưởng thi đua (từ quỹ khen thưởng), tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (vượt doanh số, vượt mức kế hoạch đặt ra của công ty) *.Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Khái niệm: Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức * Nguồn hình thành quỹ: Quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. - Người sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. - 5% trên tổng quỹ lương thì do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập của họ) Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp bị ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, được tính toán dựa trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH, khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH. Quỹ BHXH được quản lý tập trung ở tài khoản của người lao động. Các doanh nghiệp phải nộp BHXH trích được trong kỳ vào quỹ tập trung do quỹ BHXH quản lý. * Mục đích sử dụng quỹ: Là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ. Hay theo khái niệm của tổ chức lao động quốc tế (ILO) BHXH được hiểu là sự bảo vệ của xã hội với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về kinh tế xã hội do bị mất hoặc giảm thu nhập, gây ra ốm đau mất khả năng lao động. 2.2.2. Thanh toán lương và BHXH Chứng từ, thủ tục thanh toán lương. Để thanh toán tiền lương tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng ngày kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL, ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11 năm 1995 của Bộ Tài Chính) cho từng tổ, đơn vị, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương(lương sản phẩm, lương thời gian) các khoản phụ cấp, tự cấp, các khoản khẩu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh, thanh toán về trợ cấp, bảo hiểm cũng được lập tương tự sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt. Bảng thanh toán lương, BHXH sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp việc thanh toán lương và các khoản trích theo lương, các khoản trích khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ. Kỳ 1 là tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhập số còn lại sau khi trừ đi các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách ngững người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ và báo cáo thu- Chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ. 2.2.3. Nâng cao trình độ kỹ thuật chuyên môn đối với người lao động . Tăng cường công tác đào tạo Đây là biện pháp có tác dụng lâu dài nó ảnh hưởng tới sự thực hiện mức của người lao động. Tay nghề của người lao động càng cao thì mức cũng đòi hỏi ở trình độ tương đương nghĩa là nó có thể giảm bớt được số lao động nếu thực hiện mức cũ hoặc mức có thể được nâng cao hơn. Tuy nhiên, để đào tạo đúng đối tượng thì cán bộ quản lý lao động phải phân loại đối tượng lao động và với từng đối tượng có nhu càu đào tạo khác nhau và hình thức đào tạo cũng không giống nhau nhằm tránh đào tạo thừa gây lãng phí thời gian và tiền bạc. Muốn nâng cao năng lực trình độ của người lao động thì có thể theo hướng sau: + Từ khâu tuyển chọn đầu vào : đưa ra tiêu chuẩn để làm căn cứ tuyển chọn sát với thực tế yêu cầu công việc. + Xây dựng bảng hỏi phỏng vấn nhằm tìm ra người nhanh nhẹn có năng lực, việc này sẽ giúp cho việc đào tạo trong Công ty sau này được tiến hành nhanh chóng. Hình thức đào tạo phải phù hợp với thực tế sản xuất của Công ty. Với lao động thời vụ tính chất công việc dễ dàng không đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao thì chỉ cần một số buổi nghe, quan sát đặc điểm sản xuất, các quy định của Công ty và nên được đào tạo dưới hình thức kèm cặp. Với lao động công nghệ, lao động quản lý, thì phải được Công ty giới thiệu cử đi học, tại các lớp các khoá học thêm, ở các trung tâm hoặc trường chuyên ngành . Hình thức này sẽ tốn kinh phí hơn vì thế để có hiệu quả thì phải lựa chon cán bộ đi học chính xác tránh tình trạng thân quen mà cử người đi học không đúng sẽ gây lãng phí. Mặt khác vì trong Công ty trả lương theo sản phẩm nên sẽ không ít trường hợp chạy theo sản lượng mà làm ẩu. Cán bộ chấm công, thống kê sản lượng phải khách quan không được gian lận. * Bảng chấm công theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép, để làm căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động. * Trách nhiệm ghi : - Mỗi bộ phận (phòng ban, tổ, nhóm …) phải lập bảng chấm công hàng tháng, hàng ngày tổ trường (Phòng, ban …) hoặc người được quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ. - Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH về bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu qui ra công để tính lương và BHXH, kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào cột 32 đến 37. * Phương pháp chấm công . Tuỳ thuộc vào điều kiện đặc điểm sản xuất, ngày công được qui định. Một ngày công thời gian qui định (+). Bảng chấm công được lưu tại văn phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công, bảng xác định khối lượng đơn vị trực thuộc, căn cứ vào bảng thanh toán lương . II: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty 2.3. Quy trình kế toán tiền lương Đầu tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công tiến hành lập bảng tạm ứng cho từng công nhân viên trong công ty. Biểu mẫu 2: Bảng chấm công Tháng 12 năm 2009 Đơn vị : công ty cổ phàn cồn – Giấy – Rượu Hà Tây Bộ phận : Phòng kế toán Mẫu số : 01 – LĐTL Theo QĐ số 1141 – TC/CĐKT Ngày 1-11-1995-BTC TT Họ và tên Bậc lương Chức vụ Ngày trong tháng QUY RA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Lương SP Lương t/g Nghỉ hưởng 100% Nghỉ hưởng BHXH Nghỉ hưởng 70% Nghỉ không hương lương A B C D cn cn cn cn cn 32 33 34 35 36 37 1 Đặng Đình Dung 2/2 Giám đốc + + + + + + + + + + + + + + + + + + + H + + + + + 25 1 2 Hoàng Văn Ghi 2/2 TPKT + + + + + + + + + + + + + + + + + + + H + + + + + 25 1 3 Đỗ Thị út 12/12 KT + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 4 Ngô Thị Trâm 8/12 KT + + + + + + + + ô ô ô ô ô + + + + + + + + + + + + 21 5 Cộng 97 2 5 Phụ trách bộ phận Kế toán chấm công Toàn Công ty trên cơ đó kế toán lập bảng phân bổ số 1 “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” vào cuối tháng, quý. Cụ thể bảng chấm công phòng kế toán trên Công ty tháng 12 năm 2009 như sau : Ký hiệu chấm công - Lương sản phẩm k - Lương thời gian + - Lương ốm ô - Tai nạn T - Lương nghỉ phép P - Nghỉ học, họp H - Nghỉ thai sản TS - Nghỉ tự túc T2 2.3.1. Phương pháp trích BHXH, BHYT, KPCĐ. BHXH, BHYT, KPCĐ được tính theo tỷ lệ qui định là 25% tiền lương thực tế phải trả cho người lao động trong đó 19% tính vào chi phí xây dựng kinh doanh, 6% người lao động phải nộp. Trong tổng số 25% BHXH, BHYT, KPCĐ thì có 20% là BHXH, 3% BHYT, KPCĐ ở Công ty vẫn tính theo tỷ lệ qui định nhưng tỷ lệ dùng để trích BHXH, BHYT, KPCĐ không phải là tỷ lệ thực tế mà tỷ lệ cơ bản, riêng KPCĐ được tính theo lương thực tế công chức . - BHXH: + BHYT: + BHYT phải tính trích vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận liên quan bằng tổng tiền lương cơ bản cảu bộ phận đó nhân 2% . +BHYT người lao động phải đóng góp bằng tổng tiền lương cơ bản nhân 1% . - KPCĐ: + KPCĐ phải tính trích vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận liên quan bằng tổng tiền lương cơ bản của bộ phận đó nhân 2%. VD: Trong tháng 12/2009 tổng tiền lương cơ bản và tiền lương thực tế của các bộ phận được tổng hợp theo bảng. Bộ phận Lương cơ bản Lương thực tế Bộ phận sản xuất trực tiếp 23.000.000 25.000.000 Bộ phận quản lý phân xưởng 2.300.000 2.500.000 Bộ phận quản lý trực tiếp 5.000.000 6.500.000 Bộ phận quản lý bán hàng Cộng 30.300.000 34.000.000 Với số liệu trên Công ty tiến hành tính và trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ như sau : - BHXH : + BHXH tính vào chi phí NCTT = 23.000.000 x15% = 3.450.000đ + BHXH tính vào chi phí SXC = 2.300.000 x15% = 345.000đ + BHXH tính vào chi phí QLDN = 5.000.000 x 15% = 750.000đ Tổng BHXH tính vào chi phí sản xuất = 3.450.000+345.000+750.000 = 4.545.000đ BHXH khấu trừ vào lương của người lao động = 30.300.000 x 5% = 1.515.000đ - BHYT: + BHYT tính vào chi phí SXC = 23.000.000 x 2% = 460.000 đ + BHYT tính vào chi phí SXC = 2.300.000 x 2% = 46.000đ + BHYT tính vào chi phí QLDN = 5.000.000 x 2% = 100.000 đ Tổng BHYT tính vào chi phí sản xuất = 460.000 + 46.000 + 100.000 = 606.000 đ BHYT khấu trừ vào lương của người lao động = 30.300.000 x 1% = 303.000đ . - KPCĐ: + KPCĐ tính vào chi phí NCTT = 25.000.000 x 2% = 500.000 đ + KPCĐ tính vào chi phí SXC = 2.500.000 x 2% = 50.000đ KPCĐ tính vào chi phí QLDN = 6.500.000 x 2% = 130.000 đ Tổng KPCĐ phải trích = 500.000 +50.000 +130.000 = 680.000 đ 2.3.2. Thanh toán chi tiết tiền lương cho người lao động Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho người lao động, cứ đầu tháng Công ty cho người lao động tạm ứng lương kỳ I. Tuỳ thuộc vào mức lương cơ bản của từng người mà người lao động có thể ứng lương theo nhu cầu của mình nhưng không được vượt quá mức lương cơ bản của mình. Cụ thể ở văn phòng Công ty trong tháng 12/2009 có bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I như sau : Biểu mẫu 3 Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I Tháng 12/2009 Đơn vị : Văn phòng Công ty STT Họ và tên Chức vụ Tạm ứng kỳ I Ký nhận 1 Dương Ngọc Sơn Giám đốc 600.000 2 Hoàng Văn Ghi TPKT 500.0