Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty TNHH Hoa Hoa

vượt chi chưa được cấp bù * TK 3383: Bảo hiểm xã hội Bên Nợ Nộp BHXH cho Cơ quan Phản ánh số BHXH phải trả cho công nhân viên trong kỳ Bên Có: Phản ánh trích lập quỹ BHXH Số BHXH vượt chi được cấp bù Dư Có: phản ánh số BHXH còn lại chưa nộp, chưa chi tiêu Trường hợp Dư Nợ: BHXH vượt chi chưa được cấp bù * TK 3384: Bảo hiểm Y tế Bên Nợ: Phản ánh BHYT nộp cho cơ quan quản lý quỹ Bên Có: phản ánh việc trích lập quỹ BHYT Dư Có: Phản ánh BHYT còn chưa nộp 2.3/ Trình tự hạch toán: - Trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định: Nợ TK 622, 627,641, 642, 241: 19% Nợ TK 334: 6% Có TK338: 25% 3382: 2% 3383: 20% 3384: 3% - Phản ánh số BHXH phải trả công nhân viên trong kì: Nợ TK 3383 Có TK 334 - Phản ánh số kinh phí công đoàn chi tiêu tại đơn vị: Nợ TK 3382 Có TK 1111 - Phản ánh số BHYT, BHXH, KPCĐ nộp cho cơ quan quản lí quỹ cấp trên: Nợ TK 3382, 3383, 3384 Có TK 111, 112 - Phản ánh số BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 3382 Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên chức đã qua các sơ đồ sau đây: Sơ đồ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 TK 338 TK 641, 642 TK 111, 112… TK 334 TK 111, 112… Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNVC Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định tính vào chi phí kinh doanh (19%) Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp Trích BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định trừ vào thu nhập CNVC (6%) Trình tự luân chuyển các chứng từ, sổ kế toán về tiền lương. Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng kê thanh toán lương, sản phẩm - Bảng kê sản phẩm - Bảng thanh toán - Bảng chấm công Sổ chi tiết TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334; 338 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký CT - GS Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra đối chiếu 3. Hệ thống sổ sách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp: 3.1/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ Cái: Để hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: -Một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật kí sổ cái. Sổ cái là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản. -Các sổ hoạch toán chi tiết: là sổ phản ánh chi tiết cụ thể về từng đối tượng kế toán, gồm có các sổ chi tiết như TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… 3.2/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: -Sổ nhật kí chung: -Sổ cái: mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng. -Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… 3.3/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: -Sổ dăng kí chứng từ ghi sổ: là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian sau khi nghiệp vụ kinh tế đó đã được phản ánh ở chứng từ ghi sổ. -Sổ cái. -Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… 3.4/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: - Sổ nhật kí chứng từ: ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cứ để ghi sổ cái. - Sổ cái - Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111, TK112, TK641, TK642… phần II thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH HOA HOA đặc điểm chung của công ty hoa Hoa 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Hoa Hoa: Công ty Hoa Hoa thành lập vào năm 2001 tại 335 Trương Định _Hoàng Mai_Hà Nội Công ty Hoa Hoa là loại hình doanh nghiệp tư nhân, hoạt động hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau: - Từ năm 2001 đến 2003: Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động dịch vụ như: dịch vụ du lịch, dịch vụ môI giới lao động… Giai đoạn này mang tính chất thăm dò. - Từ năm 2003 đến nay: Đây là giai đoạn phát triển mạnh các hoạt động dịch vụ môI giới (nhà cửa, lao động…), đồng thời đẩy mạnh công tác XNK dựa trên số vốn tích luỹ được từ hoạt động dịch vụ. Đây là thời kì phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh.Dịch vụ thương mại và hoat động XNK đI dần vào ổn định đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho công ty. Số lượng công nhân viên trong công ty ngày càng tăng,đội ngũ ngày một vững mạnh,các sản phẩm đưa vào công ty hoạt động ngày một đa dạng ,phong phú,điều đó cho they công ty dang ngày một phát triển cao. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty: Theo chủ trương của Thành uỷ, UBND thành phố Hà nội cần thiết phải cho ra đời một công ty phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu dịch vụ đối ngoại như xuất nhập khẩu. Công ty Hoa Hoa được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm hai lĩnh vực cụ thể: * Kinh doanh dịch vụ đối ngoại: Cung cấp lao động cho các Công ty nước ngoài ở Việt nam, dịch vụ cho thuê nhà. * Hoạt động kinh doanh XNK: Công ty được phép kinh doanh trực tiếp. Các hoạt động XNK của Công ty bao gồm: - Xuất khẩu các sản phẩm như thiết bị điện dưới hình thức trực tiếp và uỷ thác. - Nhập khẩu các mặt hàng phục vụ sản xuất hàng hoá và phục vụ tiêu dùng được Nhà nước cho phép dưới hình thức trực tiếp và uỷ thác. Ngày nay, với đòi hỏi bức bách của thị trường, Công ty Hoa hoa được bổ sung chức năng nhiệm vụ mới như:Tổ chức dịch vụ đầu tư ,tư vấn nước ngoài………. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Hoa Hoa Công Hoa Hoa hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, chịu sự quản lý của Sở Kinh tế Đối ngoại và Uỷ ban Nhân dân TP. Hà nội. Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. * Ban Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý và đIều hành Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có một Phó Giám đốc. Cả Giám đốc và Phó Giám đốc đều do Uỷ ban Nhân dân TP. Hà nội trực tiếp uỷ nhiệm, bãi nhiệm. * Các phòng ban thuộc Công ty: Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý vấn đề nhân sự của Công ty, theo dõi thực hiện nội quy của cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Phòng Kế toán Tài vụ: - Tham mưu cho Ban Giám đốc đề xuất với Nhà nước về các chính sách tài chính, ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệu quả hơn. - Tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của Bộ Tài chính, Ngân hàng Trung ương và của Thành phố về các chế độ kế toán tài chính và ngân hàng - Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuế hiện hành đúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nước quy định, góp phần làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Phòng dự án - Tham mưu cho Ban Giám đốc, đề xuất với Nhà nước những dự án mới nhằm tạo điều kiện cho Công ty kinh doanh hiệu quả hơn. Tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch, kết quả doanh thu và lợi nhuận từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, nghị định, văn bản của Bộ Thương mại, Tổng cục Hải quan, Tổng cục thuế và các nghành của Thành phố về chế độ chính sách trong kinh doanh. - Thực hiện và chấp hành tốt chế độ về báo cáo, nộp các loại thuế hiện hành đúng kỳ hạn, đúng biểu mẫu quy định. Phòng kinh doanh -Chịu trách nhiệm kinh doanh dịch vụ đối ngoại của công ty trong kĩnh vực thương mại, khách hàng là các đại lí chuyên về sản phẩm của công ty, ngoài ra khách nước ngoài được đặc biệt quan tâm là các văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài ở Việt Nam. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Hoa Hoa: 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Hoa Hoa: Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thực hiện các báo cáo theo quy định của Trung ương và thành phố, của các ngành về các hoạt động tài chính của Công ty. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình, gồm: Một Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Một kế toán tiền lương kiêm TSCĐ, vật tư, hàng hoá Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Thủ quỹ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Phòng kế toán Thủ quỹ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp *Kế toán trưởng (Trưởng phòng): - Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân công công việc cụ thể cho từng phần hành kế toán. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng như chế dộ trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty. - Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Trung ương và Thành phố cũng như của các ngành chức năng. * Kế toán tiền lương kiêm kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản cố định: - Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH. Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ lương và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lương. - Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công ty trong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định. - Về vật tư, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật tư, hàng hoá. đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật tư, hàng hoá. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hoá. * Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền ngân hàng..., hướng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật tư hàng hoá của Công ty. Cuối kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ. * Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty. * Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kê khai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của khách hàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách. . Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ tại Công ty Hoa Hoa: Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Công ty Hoa Hoa đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. * Các chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty Hoa Hoa như sau: a) Các chứng từ về tiền tệ gồm: - Phiếu thu: là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- Tiền mặt. - Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111-Tiền mặt - Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời đIểm kiểm kê. b) Các chứng từ về tài sản cố định gồm: - Biên bản kiểm kê tài sản cố định Biên bản đánh giá lạI tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản bàn giao tài sản cố định Hoá đơn VAT Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định c) Các chứng từ về lao động tiền lương gồm: - Bảng thanh toán tiền lương: là căn cứ để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương và lao động trong Công ty. - Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lương và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nước cho cabs bộ công nhân viên d) Các chứng từ về bán hàng gồm: - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT - Bảng kê bán hàng - Sổ chi tiết bán hàng e) Các chứng từ về vật tư, hàng hoá gồm: - Thẻ kho: làm căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số lượng và thẻ kho. Mỗi loại vật tư được mở một thẻ kho riêng. - Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật tư, hàng hóa, và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156. - Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư, hàng hoá, ghi thẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156. * Quy trình kế toán trong Công ty được tổ chức theo các bước sau: - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh chứng từ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay không để dùng làm chứng từ kế toán. - Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội dung thuộc phần công việc mình được giao như số vật tư, hàng hoá nhập, xuất, tồn, số tiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các khoản BHYT, BHXH trích nộp theo lương… tổng hợp số liệu và định khoản kế toán. - Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ được luân chuyển về các bộ phận được quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộ phận đó vào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đáp ứng yêu cầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Lưu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một cách khoa học, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sử dụng. Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: Số hiệu tk Tên TàI khoản Số hiệu tk Tên TàI khoản Loại 1: TàI sản lưu động Loại 3: Nợ phải trả 111 1111 1112 Tiền mặt Tiền Việt nam Ngoại tệ 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 112 1121 1122 Tiền gửi NH Tiền Việt Nam Ngoại tệ 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 113 1131 1132 Tiền đang chuyển Tiền Việt nam Ngoại tệ 3331 33311 33312 3333 3334 3338 Thuế GTGT phải nộp Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT hàng N. khẩu Thuế XNK Thuế thu nhập DN Các thuế khác 133 1331 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ Thuế GTGT được khtrừ của TSCĐ 138 Phải thu khác 334 Phải trả công nhân viên 141 Tạm ứng 335 Chi phí phải trả 142 1421 1422 Chi phí trả trước Chi phí trả trước Chi phí chờ kết chuyển 338 3381 3382 3383 3384 3388 Phải trả phải nộp khác TS thừa chờ xử lý Kinh phí công đoàn BHXH BHYT Phải trả khác 156 1561 1562 Hàng hoá Giá mua hàng hoá Chi phí thu mua hàng hoá 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Loại 4: Vốn chủ sở hữu Loại 2: tài sản cố định 411 Nguồn vốn kinh doanh 211 2112 2113 2115 TàI sản cố định hữu hình Nhà cửa (Văn phòng, kho ) Máy móc, thiết bị Thiết bị, dụng cụ quản lý 412 Chlệch đánh giá lạI tài sản 413 Chlệch tỷ giá 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 213 TSCĐ vô hình 431 Quỹ phúc lợi khen thưởng 214 2141 2142 Hao mòn TSCĐ Hao mòn TSCĐ hữu hình Hao mòn TSCĐ vô hình 511 Doanh thu 521 Chiết khấu bán hàng 311 Vay ngắn hạn 611 Mua hàng 341 Vay dài hạn 632 Giá vốn hàng hoá 711 Thu nhập hoạt động tài chính 641 Chi phí bán hàng 721 Các khoản thu nhập bất thường 642 Chi phí quản lý DN 811 Chi phí hoạt động tài chính 001 Tài sản thuê ngoài 821 Chi phí bất thường 007 Ngoại tệ các loại 911 Xác định kquả kinh doanh 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 4.4. Tổ chức Hệ thống sổ kế toán tại Công ty: Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, Công ty Hoa Hoa áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ chi tiết tài khoản. * Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 133, TK 138, TK141, TK142, TK, TK157, TK159, TK211, TK331, TK333, TK334, TK 411, TK 412, TK 413, TK511, TK 521… - Sổ cái: Mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng như TK 111, TK 511, TK 641, TK 642… - Bảng tổng hợp chi tiết * Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ chi tiết Bảng TH chi tiết Chứng từ kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu, so sánh 4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty: Công ty Hoa Hoa sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. * Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty Hoa Hoa gồm: Báo cáo quyết toán (theo quý, năm) Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm) Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm) Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm) Quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm) Quyết toán thuế GTGT (theo năm) Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm) * Các báo cáo tài chính trên được gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và được gửi tới các cơ quan sau: Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thương Mại) Chi cục Tài chính Doanh nghiệp Cục Thống kê Cục thuế Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ như: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động kinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty. Các báo cáo này sẽ được gửi tới Ban Giám đốc Công ty. Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty hoa hoa: 1. Một số vấn đề chung về quản lý và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty Hoa Hoa: 1.1/ Phương pháp quản lý lao động và tiền lương tại Công ty Hoa Hoa: Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành lên giá thành sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động sống dẫn đến hạ giá thành sản xuất sản phẩm tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động. * Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty Hoa Hoa đang quản lý lao động theo hai loại, bao gồm: + Lao động trong biên chế: gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và Kế toán trưởng. + Lao động dài hạn: gồm tất cả các công nhân viên còn lại trong công ty. * Về công tác quản lý tiền lương, Công ty quản lý theo hai loại: - Quỹ tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên. - Quỹ tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập… 1.2/ Hình thức trả lương tại Công ty Hoa Hoa Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ cấp trách nhiệm (nếu có). Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếu Công ty đạt được mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ, công nhân viên trong Công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty, có thể là 1,5 hoặc 2…tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được Thời gian để tính lương, tính thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động là theo tháng. Ví dụ: Ví dụ anh Lại Việt Cường, phòng Hành chính Công ty có hệ số lương là 3,94; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Ngoài ra, do hoạt động kinh doanh năm 2007 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty là 2. Vậy mức lương tháng 3/2007 của anh Cường sẽ là: (3,94 + 0,2 + 2) x 450.000 = 2.682.000 (đồng/tháng) Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của Công ty. 1.3/ Xác định đơn giá tiền lương tại Công ty: Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỹ năng công việc… Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, cán bộ, công nhân viên trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản… theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước. Theo hình thức tính lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của Công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm hai kỳ: - Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày mồng 5 hàng tháng) - Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lương và các khoản trích theo lương trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho người lao động. Bảng Tạm ứng lương Kỳ I và Bảng thanh toán lương Kỳ II sẽ được lưu tại Phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận”. Nếu có người nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) và ký tên. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương… Công ty có sử dụng Bảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước. Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên trong phòng mình. Hàng ngày, người được phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ như sau: - Lương thời gian + - ốm, điều dưỡng ô - Tai nạn T - Nghỉ phép P - Hội nghị, học tập H - Nghỉ thai sản TS - Nghỉ không lương T2 - Ngừng việc N - Nghỉ bù NB - Con ốm Cố - Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH có xác n