Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tân Thuận

ã ghi vµo sổ c¸i c¸c TK 334, 338. Nếu đơn vị mở sổ kế to¸n chi tiết th× đồng thời ghi vµo sổ kế to¸n chi tiết liªn quan. Cuối kỳ, cộng số liệu trªn sổ c¸i, lập bảng c©n đối sổ ph¸t sinh, sau khi kiểm tra đối chiếu khớp số liệu trªn sổ c¸i vµ bảng tổng hợp chi tiết, kế to¸n lập b¸o c¸o tµi chÝnh. 1.4.2. H×nh thøc nhËt ký - sæ c¸i Đặc trưng cơ bản của h×nh thức Nhật ký - Sổ c¸i : C¸c nghiệp vụ kinh tế ph¸t sinh được kết hợp ghi chÐp theo tr×nh tự thời gian vµ theo nội dung kinh tế trªn cïng một quyển sổ kế to¸n tổng hợp duy nhất lµ sổ Nhật ký - Sổ c¸i. Căn cứ để ghi vµo Nhật ký - Sổ c¸i lµ c¸c chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi vµo một dßng đồng thời ở cả hai phần : phần Nhật ký vµ phần Sổ c¸i. Số liệu ghi trªn Nhật ký - Sổ c¸i dïng để lập b¸o c¸o tµi chÝnh kế to¸n lương căn cứ chứng từ gốc để ghi vµo Nhật ký - Sổ c¸i trªn c¸c TK 334, 338, 111, 112, 642. Đối với sổ kế to¸n chi tiết, kế to¸n tiền lương vµ c¸c khoản trÝch theo lương cã thể được theo dâi trªn : sổ chi tiết thanh to¸n, sổ ghi chi phÝ sản xuất kinh doanh. 1.4.3.H×nh thøc nhËt ký chøng tõ (NKCT) Nhật ký - chứng từ : Lµ sổ kế to¸n tổng hợp để phản ¸nh toµn bộ nghiệp vụ kinh tế tµi chÝnh ph¸t sinh theo vế cã của c¸c tµi khoản. Một Nhật ký - chứng từ cã thể mở cho một tµi khoản hoặc cã thể mở cho một số tµi khoản cã nội dung kinh tế giống nhau cã quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Căn cứ để ghi chÐp c¸c NKCT lµ chứng từ gốc, số liệu của c¸c sổ kế to¸n chi tiết, của bảng kª vµ bảng ph©n bổ. NKCT phải mở từng th¸ng một, hết mỗi th¸ng phải kho¸ sổ NKCT cũ vµ mở NKCT mới cho th¸ng sau. Mỗi lần kho¸ sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toµn bộ số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yªu cầu cụ thể của từng tµi khoản. - Sổ C¸i : Lµ sổ kế to¸n tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dïng cho một tµi khoản trong đã phản ¸nh ph¸t sinh Nợ, số ph¸t sinh Cã vµ số dư cuối th¸ng hoặc cuối quý. Số ph¸t sinh cã của tµi khoản được phản ¸nh trªn sổ c¸i theo tổng số lấy từ NKCT ghi Cã tµi khoản đã, số ph¸t sinh Nợ được phản ¸nh chi tiết theo từng tµi khoản đối ứng Cã lấy từ c¸c NKCT cã liªn quan. Sổ C¸i chỉ ghi một lần vµo ngµy cuối th¸ng hoặc cuối quý sau khi đã kho¸ sổ vµ kiểm tra, đối chứng số liệu trªn c¸c NKCT. - Bảng kª : Được sử dụng cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết. Trªn cơ sở số liệu phản ¸nh ở bảng kª, cuối th¸ng ghi vµo NKCT cã liªn quan. - Bảng ph©n bổ : sử dụng với những khoản chi phÝ ph¸t sinh thường xuyªn cã liªn quan đến nhiều đối tượng cần ph©n bæ ( tiền lương, vật liệu, khấu hao TSCĐ). C¸c chứng từ gốc trước hết tập trung vµo bảng ph©n bổ chuyển vµo c¸c bảng vµ NKCT liªn quan. - Sổ chi tiết : dïng để theo dâi c¸c đối tượng hạch toan chi tiết. Trong h×nh thức NKCT những nghiệp vụ kinh tế liªn quan đến bªn Cã TK 334, 338, ( 3382, 3383, 3384) được phản ¸nh ở phần I, phần II, Nhật ký chứng từ số 7, chi phÝ sản xuất kinh doanh theo yếu tố ghi cã TK 334, 338 (chi tiết phần BHXH, BHYT, KPCĐ). Kế to¸n căn cứ vµo c¸c chứng từ gốc, lập bảng ph©n bổ số 1 ( bảng ph©n bổ tiền lương vµ c¸c khoản trÝch theo lương) lấy số liệu ghi vµo bảng kª số 4 vµ NKCT số 7. Cuối th¸ng lấy số liệu ghi vµo sổ c¸i TK 334, 338. Những nghiệp vụ liªn quan đến bªn Nợ của TK 334 thường lµ thanh to¸n tiền lương cho CNV th× số tiền đã trả được phản ¸nh trªn NKCT số 1 Ngoµi ra kế to¸n cßn sử dụng bảng kª số 6 ( tập hợp chi phÝ phải trả TK 335). 1.4.4. H×nh thøc chøng tõ - ghi sæ Đặc trưng cơ bản của h×nh thức kế to¸n chứng từ ghi sổ : Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế to¸n tổng hợp lµ c¸c ( chứng từ ghi sổ ). Việc ghi sổ kế to¸n tổng hợp bao gồm : - Ghi theo tr×nh tự thời gian trªn sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trªn sổ c¸i. Chứng từ ghi sổ được lập trªn cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cïng loại, cã cïng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đ¸nh liªn tục trong từng th¸ng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong đăng ký chứng từ ghi sổ) vµ cã chứng từ gốc kÌm theo, phải được kế to¸n trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế to¸n. H×nh thức Chứng từ ghi sổ gồm : - Sổ Đăng ký chứng ghi sổ : Lµ sổ kế to¸n tổng hợp dïng để ghi chÐp c¸c nghiệp vụ kế to¸n ph¸t sinh theo tr×nh tự thời gian. Sổ nµy dïng để đăng ký c¸c nghiệp vụ kinh tế ph¸t sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng c©n đối số ph¸t sinh. - Sổ C¸i : Lµ sổ kế to¸n tổng hợp dïng để ghi chÐp c¸c nghiệp vụ kinh tế ph¸t sinh theo tµi khoản được quy định trong chế độ tµi khoản kế to¸n cho doanh nghiệp. - Sổ, thẻ kế to¸n chi tiÕt : Lµ sæ kÕ to¸n ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tõng ®èi t­îng kÕ to¸n riªng biÖt. 1.5. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng trong ®iÒu kiÖn ¸p dông tin häc HiÖn nay trªn thÞ tr­êng cã rÊt nhiÒu phÇn mÒm kÕ to¸n kh¸c nhau nh­: Sas, Cads, Fast, Misa, Effect... ViÖc ¸p dông tin häc vµo gióp cho kÕ to¸n kh«ng cßn ph¶i thùc hiÖn mét c¸ch thñ c«ng mét sè kh©u c«ng viÖc mµ nã cßn cho phÐp cung cÊp th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng víi ®é chÝnh x¸c cao th«ng qua tÝnh n¨ng ­u viÖt cña m¸y tÝnh vµ kü thuËt tin häc. ViÖc tÝnh l­¬ng th­êng ®­îc thùc hiÖn ë thêi ®iÓm cuèi th¸ng khi ®· cã kÕt qu¶ hoÆc thêi gian lao ®éng cña ng­êi lao ®éng. Tuú thuéc vµo tõng bé phËn trong doanh nghiÖp vµ ë tõng doanh nghiÖp th× h×nh thøc tr¶ l­¬ng theo thêi gian hoÆc theo s¶n phÈm ®Òu cã thÓ thùc hiÖn ®­îc tÝnh l­¬ng tù ®éng trªn m¸y tÝnh theo c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n. Víi mét phÇn mÒm kÕ to¸n th× tÝnh l­¬ng, c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng ®Òu cã thÓ thùc hiÖn ®­îc mét c¸ch tù ®éng ViÖc tÝnh l­¬ng tù ®éng ®èi víi phÇn mÒm kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn trªn b¶ng tÝnh l­¬ng. B¶ng tÝnh l­¬ng cã kh¶ n¨ng tù ®éng ho¸ cao, ng­êi sö dông chØ cÇn nhËp mét l­îng th«ng tin tèi thiÓu, phÇn cßn l¹i ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng thùc hiÖn theo c¬ chÕ ®· ®­îc ®Þnh s½n. §ång thêi víi viÖc tÝnh l­¬ng, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng sinh ra c¸c bót to¸n ph¶n ¸nh chi phÝ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng theo tõng bé phËn. CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC HOẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN 2.1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Tân Thuận là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập theo quyết định số 102002007 ngày 26/2/2001 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội với tổng số 500.000.000 đồng. Để có những thành quả như ngày hôm nay công ty đã có những bước đi đầu tiên trong việc kinh doanh thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng và thiết bị viễn thông. Doanh nghiệp đã đi sâu vào kinh doanh thiết bị điện tử viễn thông. Là một ngành đặc thù chính vì vậy khi bắt đầu đi vào kinh doanh doanh nghiệp đã gặp phải không ít những khó khăn và thách thức. Bởi lẽ trước đây nó là một trong nhưng ngành độc quyền của tập đoàn viễn thông. Do vậy một công ty tư nhân ra đời với tuổi đời còn quá non trẻ nên để đứng vững được trên thị trường công ty đã từng bước vượt lên khó khăn và tự hoàn thiện mình. Dưới đây là một số thông tin tóm tắt sơ lược về công ty : Tên công ty : Công ty TNHH Tân Thuận Tên giao dịch : TAN THUAN COMPANY LIMITED Địa chỉ trụ sở: Số 25A- Ngõ 161- Thái Hà - Quận Đống Đa – Hà Nội Điện thoại : (+844) 35146992 Fax :(+844)35146993 Mã số thuế : 0101102939 Số tài khoản : 700.470.406.000.348 Tại : Ngân hàng TMCP sài gòn công thương – Chi nhánh Đống Đa Website: tanthuantelecom.com Công ty TNHH Tân Thuận là một công ty tư nhân có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và hạch toán đôc lập. Cùng với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường công ty luôn đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu và đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho khách hàng. Do vậy với gần 10 năm hoạt động công ty đã tạo dựng được một vị thế nhất định trên thị trường thiết bị văn phòng, điện tử viễn thông và đã tạo dựng được niềm tin của nhiều khách hàng. 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ Công ty có chức năng cung cấp các thiết bị văn phòng và thiết bị điện tử viễn thông. Ngoài ra công ty còn có nhiệm vụ tư vấn lắp đặt bảo trì hệ thống thiết bị. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức và bộ máy công ty Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phßng dù ¸n Phßng kinh doanh Phßng kÕ to¸n Phßng kü thuËt – b¶o hµnh Phßng hµnh chÝnh 2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty như một hệ thống được liên kết một cách chặt chẽ. Đứng đầu là Giám đốc, dưới là phó Giám đốc và dưới phó Giám đốc là các phòng ban. Nhìn chung công ty được tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý. Đối với nhưng vấn đề chung của công ty sẽ có sự bàn bạc giữa Giám Đốc và phó Giám Đốc, Giám đốc sẽ là người đưa ra phương hương giảI quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Phó Giám đốc là người thay mặt giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc, có trách nhiệm thực thi các hoạt động kinh doanh, hỗ trợ giám đốc trong quản lý và hoạch định. * Phòng Bảo hành: có chức năng hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng. Nhiệm vụ cụ thể như sau : - Tư vấn cho giám đốc và bộ phận kinh doanh về xu hương phát triển của công nghệ, các đặc điểm cũng như các tính năng kỹ thuật của công nghệ mới. - Nghiên cứu, kiểm tra , đánh giá chất lượng các sản phẩm của các nhà cung cấp, hỗ trợ giám đốc đưa ra quyết định đầu tư hợp lý. - Lắp đặt thiết bị cài đặt phần mềm theo yêu cầu của khách hàng,giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và hướng dẫn khách khi cần thiết. - Kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận hàng bảo hành, gửi hàng bảo hành , thu đòi hàng bảo hành, giao trả hàng bảo hành cho khách hàng. Thực hiện bảo trì bảo dưỡng theo hợp đồng. - Tập hợp các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ công ty cung ứng, qua đó ban lãnh đạo nghiên cứu và xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm cung cấp các dịch vụ hoàn hảo nhất , đáng tin cậy nhất. - Báo cáo kết quả thực hiện công việc trong tháng. * Phòng Dự án :Công ty có chức năng tư vấn cho giảm đốc và tổ chức thực hiện kinh doanh . Nhiệm vụ cụ thể : - Nghiên cứu , cập nhật các quy định của nhà nước về công tác quản lý đầu tư và quy chế đấu thầu vêg cung cấp và lắp đặt trang thiết bị. - Tìm hiều kế hoạch đầu tư đồng thời tiếp cận và giao dịch với các ngành các tổ chức và các cá nhân có kế hoạch đầu tư mới, nâng cấp trang thiết bị điện tử văn phòng và thiết bị viễn thông …. để tham gia đầu thầu cung cấp, lắp đặt , bảo trì trang thiết bị. - Xây dựng kế hoạch nêu ra các giảI pháp cụ thể , nhưng đè xuất cần thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra. Trình giám đốc phê duyệt kế hoạch và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiên kế hoạch đó được phê duyệt. - Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh dựa trân chiến lược kinh doanh của công ty. - Tham gia đấu thầu, chọn thầu, tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng cung cấp, lắp đặt thiết bị. Phối hợp với phòng kỹ thuật triển khai thực hiện hợp đồng. Tổ chức giao nhận thanh lý hợp đồng. - Lập báo cáo doanh thu thực hiện, nêu nhưng khó khăn, tồn tại và nêu phương hướng khắc phục. * Phòng Kinh doanh: Có chức năng tư vấn cho Giám đốc và hoạt động kinh doanh phân phối, kinh doanh bán lẻ của Công ty , đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh . Nhiệm vụ cụ thể: - Nghiên cứu thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, giá cả các loại sản phẩm dịch vụ Công ty đang kinh doanh. - Tìm hiểu đối tác kinh doanh. Đề xuất các biện pháp chăm sóc khách hàng truyền thống, phát triển mở rộng khách hàng mới đồng thời tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh. - Đề xuất các giảI pháp khuếch trương hình ảnh của công ty trên thương trường, đè xuất các chính sách thương mại nhăm khuyến khích bán hàng, gia tăng doanh số. Tìm hiểu khai thác nguồn hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. - Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giảI pháp cụ thể những đề xuất cần thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra. - Tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của các tổ chức, các doanh nghiệp là đại lý bán hàng của công ty. Tổ chwcs kinh doanh bán lẻ cho người tiêu dùng. Tham gia đàm phán ký kế hợp đồng kinh tế , phối hợp triển khai thực hiện và quyết toán các hợp đồng. - Theo dõi công nợ theo nhóm theo đối tượngvà đôn đốc thu hồi công nợ. - Hàng tháng trình giám đốc : báo cáo doanh số bán hàng, chia ra các nhóm quản lý, doanh số theo khách hàng, doanh số theo sản phẩm. Báo cáo cần nêu rõ nhưng khó khăn tồn tại nguyên nhân và đề xuất giảI pháp khắc phục * Phòng Kế Toán: Có chức năng tư vấn cho giám đốc nhưng vấn đề liên quan đến tài chính – kế toán, có trách nhiện tổ chức và thực hiện công tác kế toán của công ty. Nhiệm vụ cụ thể : - Cập nhật, tìm hiểu chủ trương chính sách , quy định của Nhà nước liên quan đến công tác tài chính kế toán như chính sách thuế, chuẩn mực kế toán, các thông tư nghị định của bộ tài chính. - Kiểm tra tính chính xác đầy đủ , phù hợp, hợp lệ của các chừng từ. Ghi chép , sổ sách , hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. - Đối chiếu công nợ, đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ - Kiểm kê hàng tồn kho , kiểm kê quỹ hàng tháng. - Lập báo cáo kết quả kinh doanh, hàng tồn kho, quỹ , công nợ trình giám đốc hàng tháng, hàng quý , hàng năm. - Hàng tháng lập tờ khai thuế nộp cho Nhà nước. - Cuối năm lập báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước. - Kế toán quản trị phân tích hoạt động kinh doanh trình báo cáo với giám đốc và đưa ra phương án thực hiện và khắc phục nhưng khó khăn. * Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tư vấn cho giám đốc về nhân sự và quản lý hành chính. Tham gia xây dựng và triển khai các nôI quy, quy chế của công ty . - Xây dựng quy chế tuyển dụng và thực hiện. Tham gia xây dựng và quản lý chương trình đào tạo và phát triển nhân lực - Tham gia xây dựng và duy trì văn hoá của công ty. Thực hiên và quản lý công việc hành chính của công ty. Báo cáo giám đốc về tình hình nhân sự. 2.1.4 . Tình hình nhân sự Hiện nay công ty có hơn 20 nhân viên rất năng đông và nhiều kinh nghiệm, có trình độ và tay nghề cao. Công ty có 10 người tốt nghiệp đại học, 6 người tốt nghiệp cao đẳng còn lại trung cấp. 2.1.5 . Tình hình hoạt động của công ty. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Năm Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu 2.879.385.867 2.220.706.005 2.121.268.772 Chi Phí 2.592.922.849 1.916.112.094 1.763.895.181 Lợi nhuận trước thuế 286.463.018 304.593.911 357.373.591 Lợi nhuận sau thuế 206.253.372 219.307.616 268.030.193 Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu của các năm có xu hướng giảm dần. Nhưng không vì thế là lợi nhuận của doanh nghiệp giảm xuống mà ta thấy lợi nhuận sau thuế của công ty không ngừng tăng lên . Năm 2007 so với năm 2008 tăng 18.130.893đ, năm 2008 so với năm 2009 tăng 52.779.680. Mặt khác do tình hình giá cả chung của các mặt hàng điện có xu hướng giảm vì vậy mà doanh nghiệp đã tiết kiệm được các chi phí đầu vào để từ đó nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Điều đó chứng tỏ rằng ban lãnh đạo của công ty đã có một chính sách kinh doanh đúng đắn và hợp lý. 2.1.6 Bộ máy kế toán của công ty 2.1.6.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Từ lâu kế toán đã khẳng định vai trò là một công cụ không thể thiều trong công tác quản lý của doanh nghiệp, có chức năng cung cấp thông tin kinh tế hữu ích và nhạy bén mng tính mang tính quyết định trong viêc lựa chọn cơ hội cho doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh quyết liệt của cơ chế thị trường và xu thế toàn cầu hoá mạnh mẽ. Do đó, việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nào để phát huy tối đa tính hiệu quả của công tác kế toán trong quản lý là rất quan trọng.Điều đó phải phù hợp với quy mô, mục đích nghành nghề và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Theo đó bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ cụ thể sau: Sơ đồ 07 KÕ to¸n tr­ëng - KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n lu¬ng – thñ kho KÕ to¸n ng©n hµng kiªm thu quü KÕ to¸n c«ng nî – kÕ thuÕ Do công ty là một doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ chính vì vậy mà mô hình tổ chức bộ máy kế toán gon nhẹ. Kế toán trưởng – kiêm kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc các kế toán viên. Mặt khác kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các kế toán viên cung cấp để tập hợp lên các sổ và các báo cáo kế toán hoàn chỉnh. Kế toán tiền lương: Theo dõi bảng chấm công, cuối tháng tính lương cho nhân viên trong công ty. Cập nhập các chính sách tiền lương của nhà nước nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động. Theo doi các khoản trích theo lương. Mặt khác theo dõi tình hình xuất nhập tồn của hàng hoá têu thụ. Cuối tháng lập báo cáo cho kế toán trưởng. Kế toán công nợ – kế toán thuế : Theo dõi các khoản nợ phảI trả và nợ phải thu .Lập kế hoạch trả nợ cho từng khách hàng và đôn đốc công nợ phải thu. Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả và phải thu của từng đồi tượng. Hàng tháng lập tờ khai thuế và theo dõi tình hình nộp ngân sách cho nhà nước. Cuối tháng lập báo cáo cho kế toán trưởng Kế toán ngân hàng – kiêm thủ quỹ: Theo dõi thu chi tại quỹ và tài khoản ngân hàng. Hàng tháng đồi chiếu với sổ phụ ngân hàng. Cuối lập báo cáo cho kế toán trưởng. 2.1.6.2 . Hệ thống sổ sách kế toán. Công ty TNHH Tân Thuận sử dụng và thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp bao gồm chế độ chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán và báo cáo tài chính theo Quyết định số 48/2006/QĐ -BTC ngày 14/09/2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính. Sự vận dụng theo nguyên tắc linh hoạt , chủ động , không cứng nhắc phù hợp với quy mô, đặc điểm ngành nghề kinh doanh và yêu cầu quản trị trong ngoài công ty. Công tác kế toán tại công ty tuân thủ một số quy định sau: Công ty lấy niên độ là 1 năm theo năm dương lich ( tức là từ 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm) Tổ chức kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kế khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ kho song song. Kế toán xác định trị giá vốn hàng hoá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Kế toán sử dụng hình thức ghi sổ “ Nhật ký chung”. Hình thức ghi sổ này phù hợp với đặc điểm kinh doanh , thuận tiện cho quá trình hạch toán và yêu cầu quản trị của công ty. Sơ đồ sô 08 Chøng tõ gèc Sæ quü Sæ nhËt ký chung Sæ chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n B¸o c¸o kÕ to¸n GiảI thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán MISA _ SME version 7.9 trong công tác kế toán của mình. Phần mềm này cập nhật đầy đủ các quy định mới do bộ tài chinh ban hành. Quy trình phần mềm MISA được thực hiện qua sơ đồ 09: C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh C¸c chøng tõ kÕ to¸n TÖp sè liÖu chi tiÕt TÖp sè liÖu tæng hîp th¸ng B¸o c¸o tµi chÝnh sæ s¸ch kÕ to¸n LËp chøng tõ CËp nhËt chøng tõ vµo m¸y Tæng hîp sè liÖu cuèi th¸ng Lªn b¸o c¸o Sơ đồ 09: Quy trình xử lý nghiệp vụ bằng phần mềm kế toán MISA 2.2.2. Các hình thức tiền lương áp dụng và cách tính lương tại Công ty TNHH TÂN THUẬN. Với quan điểm đặt con người lên hàng đầu , Công ty TNHH TÂN THUẬN luôn luôn cố gắng hơn nữa để hoàn thiện chính sách ,chế độ với cán bộ công nhân viên nhằm khuyến khích họ hăng say hơn trong công việc .Cơ chế trả lương phải đảm bảo được nguyên tắc công khai, dân chủ, công bằng….Việc trả lương phải đảm bảo đúng theo nguyên tắc quy định của nhà nước .Lương của cán bộ công nhân viên không thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định là 650.000 đồng / 1 tháng. Nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động ,kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động đồng thời với mong muốn có hình thức trả lương đúng đán để làm đòn bẩy kinh tế ,khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động ,đảm bảo ngày công ,giờ công và năng suất lao động phòng kế toán ở Công ty TNHH TÂN THUẬN đã nghiên cứu thực trạng lao động ở Công ty TNHH TÂN THUẬN và đưa ra quyết định lựa chọn các hình thức trả lương hợp lý và đúng đắn nhất .Hiện tại Công ty chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với từng bộ phận như sau ; 2.2.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian đối với bộ phận văn phòng Lương thời gian được tính như sau: Lương lam việc Đơn giá tiền x Ngày công làm 1 tháng = lương ngày việc thực tế Trong đó: * Đơn giá tiền lương ngày được quy định cụ thể cho từng đối tượng. Giám đốc công ty là người được toàn quyền quyết định về đơn giá tiền lương ngày cho các nhân viên trong công ty theo năng lực, vị trí làm việc, năm làm việc và thành tích đóng góp của họ cho công ty. Ví dụ: Trưởng kinh doanh: 300.000đ/ ngày làm việc Trưởng phòng kế toán : 200.000đ/ngày làm việc * Ngày công làm việc thực tế: của các nhân viên trong công ty được xác định trên các Bảng chấm công được lập riêng hàng tháng tại mỗi phòng ban của công ty. Cách tính lương theo hình thức lương tháng được áp dụng cho các nhân viên thuộc khối văn phòng của công ty, chỉ quan tâm đến khả năng, trình độ và thời gian làm việc của họ. Trường hợp nhân viên nào làm việc không tích cực, không hoàn thành nhiệm vụ của mình, gây ảnh hưởng không tốt đến kết quả hoạt động của công ty thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng với họ. Sau đây là bảng chấm công tháng 3 năm 2009 được lập ở phòng kế toán của công ty: Đơn vị: Công ty TNHH TÂN THUẬN Mẫu số: 01-LĐTL Bộ phận: Phòng Tài chính-Kế toán TC/QĐ/CĐTK ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 3 năm 2009 Stt Họ và tên Ngày trong tháng Quy ra 1 2 3 4 … 30 31 Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc hưởng 75% lương Số công hưởng BHXH A B 1 2 3 4 … 30 31 32 33 34 35 1 Nguyễn thị Hằng + + + + …. + + 2 Nguyễn thị Thanh Thuỷ + + + + … + + 3 Trương Vinh Hoa + + + + … + + 4 Nguyễn thị Lan + + + + ... + + 5 Nguyễn thị Liên + + + + …. + + Ký hiệu của Bảng chấm công: Hội nghị học tập: h Lương thời gian: + Nghỉ bù: NB ẩm điều dưỡng: ô Nghỉ không lương : RO Con ốm: co Ngừng việc:N Thai sản: TS Tai nạn: T Nghỉ phép: P Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Ví dụ:Trong tháng 3/2009 nhân viên phòng kế toán là chị : Nguyễn Thị Lan -Đơn giá tiền lương ngày :150.000đ -Ngày công làm việc thực tế : 26 Lương làm việc Đơn giá tiền x Ngày công làm 1 tháng = lương ngày việc thực tế Như vậy lương tháng của chị Nguyễn Thị Lan được hưởng là: Lương làm việc 1 tháng = 150.000x26 = 3.900.000 ®ång Với cách tính tương tự ta sẽ lập được Bảng tính lương ở phòng kế toán như sau: STT Họ và tên Đơn giá tiền lương ngày Ngày công Tổng số 1 Nguyễn ThÞ H»ng 150.000đ 26 3.900.000 2 Nguyễn Thị Thanh Thuỷ 150.000 đ 26 3.900.000 3 Trương Vinh Hoa 150.000 đ 26 3.900.000 4 Nguyễn Thị Lan 150.000 đ 25 3.750.000 5 Nguyễn Thị Liên 150.000 đ 26 3.900.000 Cộng 19.350.000 2.2.2.2 Tính lương ở bộ phận nhà bếp Đây là bộ phận lao động chiếm tỷ lệ rất nhỏ tại công ty bao gồm cả thủ kho, tạp vụ, dọn vệ sinh, lái xe…). Do đó với bộ phận lao động này công ty áp dụng hình thức tính lương khoán theo hợp đồng lao động đã ký kết giữa Giám đốc và người lao động. Công thức: Tiền lương = Lương khoán theo hợp đồng + Tiền lương làm thêm Ví dụ:Trong tháng 3 năm 2009 chị Nguyễn Thị Thêm có: -Lương khoán theo hợp đồng là: 2.800.000đ/tháng -Ngày công làm việc thực tế: 28 ngày -Ngày công hưởng lương khoán: 26 -Đơn giá cho mỗi ngày công làm thêm là: 150.000đ/ngày Như vậy lương tháng 3/2010 của chị Nguyễn thị Thêm sẽ là: Tiền lương tháng 3 = 2.800.000 + (2x 150.000) = 3.100.000đ Với cách tính như trên ta sẽ có được Bảng tính lương tháng 3/2009của bộ phận này như sau: BẢNG TÍNH LƯƠNG BỘ PHẬN GIÁN TIẾP Đơn vị: đ ồng STT Họ và tên Ngày công Lương khoán Lương làm thêm Tổng 1 Phạm Xuân Nguyên 26 2.800.000 2.800.000 2 Nguyễn thị Thêm 28 2.800.000 300.000 3.100.000 3 Thân thị Khuyên 26 2.800.000 2.800.000 … …. 7 Hoàng Xuân Lâm 26 2.800.000 2.800.000 Cộng 11.200.00 300.000 11.500.000 2.2.3 Hạch toán các khoản trích và chi BHXH,BHYT , KPCĐ tại công ty TNHH TÂN THUẬN Khi kế toán nhận các chứng từ hợp lệ của công nhân viên gửi lên (Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH), kết hợp với quy định của Nhà nước cùng những quy định khác của công ty (nếu có) để xác định số ngày nghỉ theo chế độ của công nhân viên được hưởng BHXH. Ví dụ:Trong tháng 3/2009 chị Nguyễn thị Lan ở phòng Kế Toán nghỉ ốm. Kế toán sẽ căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH của chị Nguyễn thị Lan ở phòng Tài chính Kế toán nghỉ ốm. Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH của chị GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Họ và tên: Nguyễn Thị Lan Tuổi: 27 Đơn vị công tác: Công ty TNHH TÂN THUẬN Bộ phận : Phòng Kế toán Lý do nghỉ việc: bị ốm Số ngày cho nghỉ : 3 ngày (Từ ngày 5/3/2009đến ngày 7/3/2009) Số ngày thực nghỉ : 01 ngày Ngày…..tháng …….năm…… Xác nhận của bộ phận phụ trách đơn vị Tên cơ quan y tế (Ký,ghi rõ họ tên và đóng dấu) (ký,ghi rõ họ tên