Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên

ơng biến đổi. + Kết cấu 2: Tiền lương thời ký báo cáo và tiền lương thời kỳ kế hoạch. Tiền lương thời kỳ báo cáo là những số liệu thực tế trong thời kỳ báo cáo. tiền lương trong thời kỳ kế hoạch là những số liệu tính toán dự trữ để đảm bảo kế hoạch sản xuất, đảm bảo quỹ tiền lương để trả cho kỳ sắp tới. Những con số ở đây đều là những con số dự kiến trước. Cho nên giữa kế hoạch và thực hiện còn có những sai lệch. Tuy nhiên con số tính toán đó dựa vào các mẫu căn cứ sau: - Nhiệm vụ sản xuất kỳ kế hoạch ( giá trị tổng sản lượng, chủng loại sản phẩm ) - Năng suất lao động của từng công nhân, tình hình thực tế kế hoạch sản xuất, kế hoạch năng suất lao động, số người làm việc ở thời kỳ đã qua. + Kết cấu 3: Kết cấu chi tiết về các khoản mục thuộc thành phần quỹ tiền lương. Kết cấu này có thể làm thay đổi một số khoản mục tuỳ theo từng ngành, từng doanh nghiệp, không bắt buộc giống nhau. + Ý nghĩa việc xây dựng và quản lý quỹ tiền lương. Trong thời kỳ hiện nay, Nhà nước ta đang thực hiện xoá bỏ bao cấp đối với các đơn vị SXKD. Các đơn vị phải tự SXKD, tự hạch toán lỗ lãi để đóng vào NSNN. Do vậy xây dựng và quản lý, phân phối quỹ lương cho các đơn vị có vai trò hết sức quan trọng trong nền kinh tế thị trường. Đối với các doanh nghiệp, quỹ lương là một yếu tố chi phí sản xuất, còn đối với người lao động tiền lương là nguồn thu nhận chủ yếu. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn đối với người dùng sức lao động là tiền lương. Với ý nghĩa này tiền lương không chỉ mang bản chất là nguồn cung ứng sáng tạo ra sức lao động, năng lực của người lao động trong quá trình sản sinh ra giá trị gia tăng. Như vậy, tiền lương là giá trị sức lao động, là một yếu tố của chi phí sản xuất. Do đó muốn sử dụng và phân phối quỹ lương có khoa học cần phải bám sát với tình hình SXKD của đơn vị mình sẽ đem lại kết quả lớn cho tập thể người lao động. Việc trả lương cho công nhân trong doanh nghiệp là trả dần theo từng tháng. Do đó phần tiền lương chưa sử dụng đến phải được sử dụng có hiệu quả. Muốn làm tốt vấn đề này thì các doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch quản lý nguồn vốn tạm thời này. Nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ dẫn đến hiệu quả sử dụng đồng vốn, nâng cao hơn nữa kết quản SXKD. 4. BHXH, BHYT, KPCĐ a/ BHXH Tại điều 140 của Bộ Luật lao động quy định về chính sách BHXH nhằm từng bước mở rộng và nâng cao việc đảm bảo vật chất góp phần ổn định vật chất cho người lao động và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, bệnh nghề nghiệp, mất việc làm, gặp rủi ro hoặc khó khăn khác. Cũng Bộ Luật lao động tại điều 149 quy định: Quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau: + Người sử dụng lao động đóng 15% so với tổng quỹ lương + Người lao động đóng 5 % quỹ lương. Như vậy, có thể khẳng định quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp khoản chi phí BHXH theo quy định của Nhà nước. Theo chế độ quy định, hàng tháng doanh nghiệp tính trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho công nhân trong tháng. Quỹ BHXH được trích lập tạo ra nguồn vốn tài trợ cho công nhân trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động . Thực chất của BHXH là giúp mọi người đảm bảo về mặt xã hội để người lao động có thể duy trì và ổn định cuộc sống khi gặp khó khăn, rủi ro khiến họ bị mất sức lao động tạm thời hay vĩnh viễn. Tác dụng chủ yếu của BHXH là giúp người lao động chống đỡ khó khăn, thiếu hụt về kinh tế đồng thời tạo ra được chỗ dựa tâm lý để họ yên tâm làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả của công việc, hạn chế được tình trạng ngừng trệ, đình đốn của SXKD, giảm thiệt hại cho người sử dụng lao động và làm cho người lao động gắn bó hơn với Nhà nước, cơ quan, toàn xã hội. Quỹ BHXH được phân cấp quản lý sử dụng như sau: một bộ phận được nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn để chi trả cho các trường hợp quy định ( nghỉ hưu, mất sức . . . ) Doanh nghiệp chi trả hộ BHXH cho những trường hợp theo quy định ( ốm đau thai sản . . . ). Việc sử dụng chi quỹ BHXH dù ở cấp quản lý nào vẫn phải thực hiện theo chế độ quy định. b. BHYT Là một khoản trợ cấp cho việc phòng, chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Quỹ BHYT theo quy định của chế độ tài chính hiện hành gồm 2 phần sau: + Một nguồn do doanh nghiệp phải chịu được tính vào chi phí SXKD hàng tháng theo một tỷ lệ quy định tính trên tổng số tiền thực tế phải trả cho CNV trong kỳ + Một nguồn do người lao động đóng góp thường được trừ vào lương CNV. Theo chế độ hiện nay mức trích BHYT là 3%, trong đó 2% tính vào chi ohí SXKD, còn 1% trừ vào thu nhập của người lao động. BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách ( thường chủ yếu dưới hình thức mua BHYT ) để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho CNV ( như khám chữa bệnh ). Thực chất BHYT giúp người lao động đi khám chữa bệnh, điều trị tại các bệnh viện miễn phí, tạo cho CN sự an tâm khi mắc bệnh. c. KPCĐ KPCĐ được hình thành do việc trích lập vào chi phí SXKD của doanh nghiệp hàng tháng theo 1 tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phải trả cho CNV. KPCĐ do người sử dụng lao động đóng góp 2% trên tổng sổ tiền lương thực tế phải trả cho CN trong kỳ. Quỹ KPCĐ 1 phần nộp cho cơ quan công đoàn và một phần để chi tiêu cho hoạt động công đoàn của doanh nghiệp. Thực chất hoạt động công đoàn trong doanh nghiệp nhằm bảo vệ quyền lợi của CN và tổ chức các phong trào thi đua hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất. Mặt khác quán triệt chỉ tiêu chính sách của Đảng, hiến pháp, pháp luật Nhà nước. Nhiệm vụ của công đoàn là nâng cao giác ngộ tinh thần yêu nước XHCN. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cùng với tiền lương trả cho CNV được hợp thành chi phí nhân công trong chi phí SXKD. Do vậy quản lý việc tính toán, trích lập và chi tiêu sử dụng quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa không những đối với việc tính toán chi phí SXKD mà còn có ý nghĩa trong việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong doanh nghiệp. 5. Kế toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ. Hàng tháng trên cơ sở tài liệu hạch toán về thời gian và kết quả lao động kết hợp với chính sách xã hội về lao động tiền lương và BHXH do Nhà nước ban hành mà doanh nghiệp đang áp dụng, kế toán tiến hành tính lương và trợ cấp BHXH cho CNV. Việc tính toán tiền lương theo thời gian và tiền lương theo sản phẩm phải trả cho người lao động như đã trình bày ở mục trên. Các hình thức tiền lương tính toán riêng cho từng CNV và tổng hợp cho từng bộ phận sử dụng lao động được phản ánh vào " bảng thanh toán tiền lương " lập cho từng bộ phận đó. Trường hợp CNV được hưởng trợ cấp BHXH thì căn cứ các chứng từ hạch toán lao động liên quan ( phiếu nghỉ hưởng BHXH . . ) để tính toán và tổng hợp vào " bảng thanh toán BHXH ". Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở để chi trả thanh toán tiền lương cho CNV, đồng thời cũng là cơ sở để kế toán tổng hợp phân bổ tiền lương và trích BHXH " lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH ". Bảng thanh toán BHXH có thể lập theo từng bộ phận sử dụng lao động hoặc tập trung cho toàn doanh nghiệp là căn cứ để chi trả BHXH cho CNV được hưởng trợ cấp BHXH. Trường hợp áp dụng tiền thưởng cho CNV thì kế toán phải tính toán và lập bảng " phân bổ tiền lương " để theo dõi và chi trả cho CNV theo đúng quy định. Tiền lương, trợ cấp BHXH và tiền lương chi trả trực tiếp cho CNV phải kịp thời, đầy đủ và trực tiếp với người lao động. CNV khi lĩnh nhận cũng cần thực hiện việc kiểm tra các khoản được hưởng, các khoản bị khấu trừ . . . Và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào " bảng thanh toán lương " . 5.1. Chứng từ kế toán sử dụng BHXH, BHYT, KPCĐ Chứng từ kế toán ban đầu về tiền lương và BHXH. Chứng từ kế toán về tiền lương và BHXH ở các doanh nghiệp nhà nước theo chế độ chứng từ kế toán được quy định sử dụng các chứng từ sau: + Bảng chấm công ( mẫu số 01 - LĐTL ) +Bảng thanh toán tiền lương ( mẫu số 02 - LĐTL ) + Phiếu nghỉ hưởng BHXH ( mẫu số 03 - LĐTL ) + Bảng thanh toán BHXH ( mẫu số 04 - LĐTL ) Ngoài ra còn có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn nếu doanh nghiệp cần thiết và có nghiệp vụ phát sinh thêm liên quan đến những thông tin bổ sung cho việc tính lương, phụ cấp lương, BHXH . . . như sau: + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ( mẫu số 05 - LĐTL ) + Phiếu báo làm thêm giờ ( mẫu số 06 - LĐTL ) + Hợp đồng giao khoán ( mẫu số 07 - LĐTL ) + Biên bản tai nạn lao động ( mẫu số 08 - LĐTL ) Các chứng từ trên có thể sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. 5.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương a. Tài khoản kế toán. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: Tài khoản 334 " phải trả CNV ". Tài khoản 338 " phải trả, phải nộp khác " Ngoài ra các tài khoản trên kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: + Tài khoản 622 " chi phí nhân công trực tiếp " + Tài khoản 627 " chi phí sản xuất chung " + Tài khoản 641 " chi phí bán hàng " + Tài khoản 642 " chi phí quản lý doanh nghiệp " + Tài khoản 111 " tiền mặt " + Tài khoản 112 " tiền gửi ngân hàng " + Tài khoản 335 " chi phí phải trả " Và một số tài khoản khác như: Tài khoản 141, tài khoản 138, TK 333. b. Nghiệp vụ kế toán. - Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, tiền lương tính ra số tiền phải trả cho từng bộ phận: Nợ TK 622 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 334 - Tính ra tiền thưởng thi đua, thưởng đột xuất phải trả cho CNV có nguồn bù đắp riêng: Nợ TK 431 Có TK 334. - Tính ra số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV: Nợ TK 335 hoặc NợTK 622 Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 334 - Tính ra số BHXH phải trả cho CNV trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn LĐ . . Nợ TK 338 Có TK 334 - Hàng tháng tính và trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí SXKD Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) - Hàng tháng tính ra số BHXH trừ vào lương của CNV: Nợ TK 334 Có TK 338.3 - Hàng tháng tính ra số BHYT trừ vào lương của CNV: Nợ TK 334 Có TK 338.4 - Các khoản khác phải khấu trừ vào lương và thu nhập của CNV: Nợ TK 334 Có TK 141 " tạm ứng thừa trừ vào lương " Có TK 138 " tiền bồi thường " Có TK 338 " tiền lương CNV chưa được lĩnh hoặc khấu trừ các khoản khác" - Tính thuế thu nhập của CNV, người lao động phải nộp cho Nhà nước Nợ TK 334 Có TK 333 ( 333.8 ) - Khi thanh toán các khoản phải trả cho CNV: Nợ TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) Có TK 111, 112 Các nghiệp vụ hạch toán trên được biểu hiện qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TK 141,138,333 TK 334 TK 622 Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNV Các khoản khấu trừ vào thu CNTT sản xuất nhập của CNV ( tạm ứng, bồi thường vật chất, thuế TN) TK 627.1 Nhân viên phân xưởng TK 3383,3384 Phần đóng góp cho quỹ TK 641,642 BHXH, BHYT Nhân viên bán hàng TK 111, 112, 512 quản lý phân xưởng TK 431.1 Thanh toán tiền lương, Tiền thưởng tiền thưởng, BHXH và các khoản khác cho CNV TK 338.3 BHXH phải trả trực tiếp SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THANH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 TK 338 TK 622,627,641,642 Trích KPCĐ BHXH, BHYT theo ty lệ quy định Số BHXH phải trả Trích vào chi phí trực tiếp cho CNV kinh doanh ( 19%) TK 334 TK 111,112 Trừ vào thu nhập Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ của người lao động cho cơ quan quản lý TK 111,112 Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH, KPCĐ chi vượt cấp 5.3 Kế toán phân bổ tiền lương và BHXH Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ cho từng đối tượng sử dụng và tính toán các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định bằng việc lập " bảng phân bổ tiền lương và BHXH " Ngoài tiền lương và các loại BHXH, BHYT, KPCĐ trong " bảng phân bổ tiền lương và BHXH " này còn phản ánh việc trích trước các khoản chi phí phải trả ( trích trước lương nghỉ phép của CN SX . . . ) Thủ tục tiến hành lập " bảng phân bổ tiền lương và BHXH " như sau: Hàng tháng, trên cơ sở các chứng từ về lao động tiền lương trong tháng kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lương ( tiền công ) phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động ( quản lý chung của doanh nghiệp, quản lý phục vụ từng phân xưởng SX, trực tiếp SX ở từng loại sản phẩm ở từng phân xưởng ). Trong đó, phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản để ghi vào cột thuộc phần ghi có TK 334 " phải trả CNV " ở các phòng cho phù hợp. Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và tỷ lệ quy định về các khoản trích BHXH, BHYT KPCĐ để tính và ghi vào các cột thuộc phần ghi có tài khoản 338 "phải trả phải nộp khác'' (3382, 3383, 3384 ) ở các phòng ban cho phù hợp. Ngoài ra còn căn cứ vào các tài liệu có liên quan ( VD: Căn cứ vào tiền lương chính và tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất...) để tính vào cột có TK335 '' chi phí phải trả ''. Số liệu về tổng hợp phân bổ tiền lương, tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ và trích trước các khoản được sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi sổ kế toán cho các đối tượng liên quan. Tiền lương và các khoản trích theo lương là hai vấn đề luôn luôn gắn chặt với nhau. Các khoản trích theo lương bổ sung cho chế độ tiền lương, nhằm thoả mãn tốt yêu cầu cho người lao động. Hạch toán tổng hợp lao động tiền lương và các khoản trích theo lương là công cụ phục vụ cho điều hành quản lý chung quỹ tiền lương, giúp cho các nhà quản lý sử dụng công cụ tiền lương có hiệu quả nhất. Với đôi nét lý luận về hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như đã nghiên cứu ở trên ta thấy được tầm quan trọng của lao động tiền lương trong các doanh nghiệp. Việc hạch toán tiền lương có ảnh hưởng to lớn đến chi phí SXKD, đến giá thành của sản phẩm. V/HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Nói cách khác sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán thường nhiều và phức tạp, không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện Do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán, tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán, các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán. Như vậy, hình thức tổ chức kế toán là hình thức kết hợp các sổ kế toán khác nhau về khả năng ghi chép , về kết cấu , nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau và trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán như sau: 1. Hình thức Nhật ký Sổ cái Đối với hình thức nhật ký Sổ cái sử dụng chứng từ, các loại bảng và các loại sổ: + Chứng từ gốc + Sổ quỹ + Bảng Tổng hợp chứng từ + Nhật ký sổ cái + Sổ kế toán chi tiết + Bảng tổng hợp chi tiết + Báo cáo tài chính Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái, sau đó ghi vào sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ nhật ký - sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ). Về nguyên tắc, số phát sinh có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ nhật ký - sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng. 2. Hình thức chứng từ ghi sổ Đối với hình thức nhật ký Sổ cái sử dụng chứng từ, các loại bảng và các loại sổ: + Chứng từ gốc + Sổ quỹ + Bảng tổng hợp chứng từ + Sổ kế toán chi tiết + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái TK 334,338,... + Bảng tổng hợp chi tiết + Bảng cân đối phát sinh + Báo cáo tài chính Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng sổ phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 3. Hình thức Nhật ký chứng từ Gồm các loại chứng từ, các loại bảng và các loại sổ: + Chứng từ gốc và các bảng phân bổ: Bảng phân bổ số 1 + Bảng kê số 4,5 + Nhật ký chứng từ số 7, số 1,2,... + Thẻ (sổ) kế toán chi tiết + Sổ cái TK 334,338,... + Bảng tổng hợp chi tiết + Báo cáo tài chính - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hay bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các nhật ký chứng từ được ghi vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, vào sổ chi tiết. Cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, Các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. 4. Hình thức nhật ký chung + Chứng từ gốc + Nhật ký đặc biệt + Nhật ký chung + Thẻ (sổ) kế toán chi tiết + Sổ cái các TK 334,338,... + Bảng cân đối phát sinh + Bảng tổng hợp chi tiết + Báo cáo tài chính - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt ( chuyên dùng ) thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ ( 3, 5, 10 .. ngày ) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản ( sổ cái ) phù hợp sau khi đã loại trừ số trùng lặp ( nếu có ). - Cuối tháng, quí, năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VTTH HƯNG YÊN. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Vật tư Tổng hợp Hưng Yên là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở Thương mại Hưng Yên. Là một đơn vị kinh doanh, hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản tại ngân hàng. Quí III Năm 2005 công ty tiến hành cổ phần hoá. Nhiệm vụ của Công ty là kinh doanh các mặt hàng vật tư, thiết bị, hàng chiến lược, hàng trữ trong tỉnh và cho các tỉnh bạn. Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên được thành lập ngày 30/5/1997 theo quyết định số 194QĐ/UB của UBND tỉnh Hưng Yên. Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh là xăng dầu nhớt, thiết bị phụ tùng ôtô xe máy, vật tư nông nghiệp, vật tư lâm sản, vật liệu xây dựng. Phạm vi hoạt động: Hoạt động với quy mô vừa ở các huyện trong tỉnh, trung tâm thị xã và ngoài tỉnh. Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên có đặc điểm là 1 Công ty tự hạch toán hàng hoá mua vào, bán ra và đã tạo ra được lợi nhuận, tạo công ăn việc làm cho một số lượng lao động lớn trong tỉnh. Trong thời kỳ hiện nay, cơ chế thị trường tự do, việc kinh doanh của Công ty còn gặp nhiều khó khăn. Là một doanh nghiệp nhỏ, nhà kho, cửa hàng, khu làm việc còn sơ sài. Từ khi chia tách tỉnh, Công ty hầu như phải mua sắm toàn bộ trang thiết bị, vốn tự có không có được bao nhiêu, nguồn đầu tư vốn từ ngân sách hầu như không có mà chủ yếu là vay từ ngân hàng. Do nhanh chóng tiếp cận với cơ chế thị trường, có bộ máy quản lý và đội ngũ CBCNV lành nghề cùng với kế hoạch và biện pháp tổ chức kinh doanh tốt đã góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Vì vậy Công ty đã thực kinh doanh doanh có lãi và hoàn thành nghĩa vụ trích nộp vào NSNN theo đúng kế hoạch tỉnh giao cho. 2. Tổ chức công tác quản lý tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên. Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên là một đơn vị kinh doanh với nhiệm vụ chủ yếu là mua vào, bán ra các mặt hàng như xăng dầu, xi măng, sắt thép . . . Hoạt động của Công ty không nằm ngoài mục đích là tạo ra được lợi nhuận nhưng vẫn phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, thực hiện tốt chế độ tài chính và chấp hành đầy đủ nghĩa vụ của mình. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HƯNG YÊN Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc tổ chức hành chính Phòng tổ chức lao động Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh Phòng hành chính bảo vệ Trạm xăng dầu Phố Nối Trạm xăng dầu Tiên lữ Chi nhánh Hải Phòng Trạm xăng dầu Phố Cao Trạm lâm sản TXHY Xí nghiệp xăng dầu TXHY Trạm vật liệu xây dựng TXHY Xí nghiệp TB - PT ôtô xe máy HY + Giám đốc: là người có thẩm quyền cao nhất chịu trách nhiện quảm lý công việc kinh doanh của Công ty. + Phó giám đốc tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm về nhân sự tổ chức của Công ty, bảo đảm đời sống, an toàn cho người lao động. + Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách về kinh doanh và quản lý công tác đối ngoại của toàn công ty + Phòng Tổ chức Lao động: có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý về mặt tổ chức, nhân sự trong toàn công ty, giải quyết các nhiệm vụ về chế độ tiền lương và BHXH cho CBCNV hàng tháng. + Phòng kế toán tài vụ: có trách nhiệm ghi chép tổng hợp, kịp thời mọi hoạt động kinh doanh phát sinh trong đơn vị. Phân tích và đánh giá tình hình thực tế nhằm cung cấp thông tin chính xác cho giám đốc ra quyết định. + Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ các mặt hàng của Công ty. + Phòng hành chính bảo vệ: Thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ tài liệu, đưa và nhận công văn, phân công trực để đảm bảo an toàn về vật chất và hàng hoá của công ty. Dưới là các Xí nghiệp, Trung tâm, Trạm, cửa hàng ( hay còn gọi là đơn vị trực thuộc công ty ) đều có một đơn vị trưởng, một kế toán chịu trách nhiệm trước Công ty và nhà nước về tài chính cũng như mọi hoạt động kinh doanh của mình. 3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và áp dụng hình thức kế toán " nhật ký chứng từ ". Cơ cấu bộ máy kế toán gọn nhẹ. Về biên chế mỗi nhân viên được kiêm nhiệm phụ trách một hoặc hai phần hành theo dõi mức độ công việc phù hợp với ghi chép hạch toán kiểm tra, giám sát. BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY ĐƯỢC BIỂU HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán kho hàng Kế toán thanh toán Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tổng hợp + Kế toán trưởng: Là người tham mưu giúp giám đốc phân tích tình hình tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ bộ máy kế toán trong suốt quá trình hạch toán kinh doanh, tiêu thụ , tính lãi lỗ. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền gửi tền vay ngân hàng, các khoản tiền liên quan đến hoạt động mua bán của công ty được thanh toán thông qua ngân hàng. Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ khác do kế toán trưởng phân công. + Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi mảng thu chi tiền mặt hàng ngày, theo dõi mảng công nợ phải thu, phải trả của Công ty. + Kế toán kho hàng: Theo dõi về hoạt động mua bán hàng hoá + Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu và chi tiền khi có ký duyệt của Giám đốc công ty. 4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Việc mở sổ và ghi sổ kế toán đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác, trung thực, liên tục có hệ thống tình hình tài chính của Công ty nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc báo cáo tài chính của Công ty. Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán một khoản tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty dưới bất kỳ một hình thức nào. Sổ kế toán phải được mở theo từng niên độ kế toán. Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của Công ty và cơ cấu tổ chức bộ máy cũng như trình độ của các nhân viên kế toán, phòng kế toán Công ty vật tư tổng hợp