Chuyên đề Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn

ận cỏc đơn vị, nhiều khi đến tận cỏc cỏc kho, cỏc cửa hàng an toàn và tiết kiệm. 2.Kế toỏn tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty. 2.1. Cỏc phương thức tiờu thụ hàng hoỏ và thủ tục chứng từ. Với cỏc mặt hàng kinh doanh đa dạng và phong phỳ, nhiều chủng loại, nhiều đối tượng khỏch hàng nờn Cụng ty cũng cú nhiều phương thức bỏn hàng. Phương thức bỏn hàng chủ yếu của Cụng ty là bỏn buụn trực tiếp qua kho, ngoài ra cũn cú cỏc hỡnh thức khỏc như bỏn lẻ, ký gửi, và một số phương thức tiờu thụ khỏc được coi như tiờu thụ là tiờu thụ nội bộ… * Phương thức bỏn buụn hàng hoỏ: (bỏn qua kho trực tiếp) Đõy là hỡnh thức bỏn hàng chủ yếu của Cụng ty. Theo phương thức này, hàng hoỏ của Cụng ty mua về, sau khi kiểm nhận lưu tại kho, rồi mới chuyển bỏn cho khỏch hàng, khỏch hàng đến làm hợp đồng trực tiếp với Cụng ty. Hoạt động bỏn hàng này do phũng Kinh doanh của Cụng ty thực hiện.. Cụng ty cổ phần thương mại Lạng Sơn cú Kho Văn phũng, kho bến và kho của cửa hàng tại cửa khẩu dự trữ hàng hoỏ cho việc bỏn buụn của cụng ty. Tại mỗi kho của Cụng ty, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dừi số nhập, xuất, tồn kho. Tại Phũng kế toỏn, Kế toỏn hàng tồn kho và tiờu thụ hàng hoỏ cũng theo dừi nhập, xuất, tồn hàng hoỏ nhưng cả về số lượng lẫn giỏ trị. Khi cú nghiệp vụ bỏn hàng phỏt sinh, theo phương thức bỏn buụn này, Phũng Kinh doanh ký hợp đồng kinh tế với khỏch hàng. Dựa trờn thoả thuận trong hợp đồng kinh tế, Phũng Kinh doanh lập hoỏ đơn GTGT( lập làm 3 liờn, liờn 1: lưu; liờn 2: giao cho khỏch hàng; liờn 3: dựng để luõn chuyển), tại phũng Kế toỏn, căn cứ vào nhu cầu của phũng Kinh doanh lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liờn( Liờn 1: lưu cuống phiếu; liờn 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đú chuyển cho Kế toỏn hạch toỏn và lưu chứng từ; liờn3: nội bộ). Cuối thỏng thủ kho tớnh ra số nhập, xuất, tồn trờn thẻ kho, số lượng này sẽ được đối chiếu với số lượng ở sổ chi tiết hàng hoỏ tại phũng kế toỏn. - Cỏc hỡnh thức thanh toỏn: +) Thanh toỏn bằng tiền mặt, Sộc: Thường là thanh toỏn cho phương thức bỏn buụn qua kho đối với cỏc khỏch hàng mua khụng thường xuyờn, khỏch hàng mới, hoặc những khỏch hàng cú nhu cầu thanh toỏn ngay. Phương thức thanh toỏn này giỳp Cụng ty thu hồi vốn nhanh, trỏnh bị chiếm dụng vốn, giảm thiểu chi phớ quản lý cụng nợ. +) Người mua ứng trước: Phương thức này thường ỏp dụng đối với khỏch hàng cú nhu cầu đặt mua theo yờu cầu, cung cấp với số lượng lớn, giỏ trị cao, Cụng ty khụng thể đỏp ứng ngay được, đũi hỏi cú sự hỗ trợ từ phớa khỏch hàng, và khỏch hàng cú năng lực về tài chớnh, sẵn sàng đỏp ứng cho Cụng ty theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế. +)Thanh toỏn chậm: Phương thức này được ỏp dụng cho những khỏch hàng truyền thống của Cụng ty, họ là những khỏch hàng cú quan hệ thanh toỏn thường xuyờn, cú uy tớn đối với Cụng ty. Trong trường hợp này Cụng ty bị khỏch hàng chiếm dụng vốn, nhưng bự lại Cụng ty lại tiờu thụ một khối lượng hàng hoỏ lớn, và khỏch hàng phải chịu phần lói suất do việc trả chậm. Hiệu quả của tiờu thụ hàng hoỏ, thụng qua hỡnh thức thanh toỏn trả chậm phụ thuộc vào sự đỏnh giỏ và quyết định của Cụng ty về khả năng thanh toỏn của khỏch hàng. Ngoài ra, khỏch hàng cũn cú thể thanh toỏn cho Cụng ty bằng cỏch chuyển tiền cho Cụng ty qua cỏc ngõn hàng mà Cụng ty cú tài khoản tại đú. Hiện nay, Cụng ty cú tại khoản tại cỏc ngõn hàng như Ngõn hàng Cụng thương, ngõn hàng Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn. Với cỏc hỡnh thức thanh toỏn đa dạng, được Cụng ty ỏp dụng hết sức linh động, nờn ngày càng thu hỳt thờm được nhiều khỏch hàng đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty. * Phương thức bỏn lẻ: Theo phương thức này, nhõn viờn bỏn hàng tại cỏc cửa hàng sẽ trực tiếp thu tiền của khỏch hàng và giao hàng cho khỏch. Định kỳ, thường là 3 ngày thủ quỹ đi đến cỏc cửa hàng thu tiền, nhõn viờn bỏn hàng sẽ nộp tiền cho thủ quỹ và Kế toỏn tiền mặt và TGNH tại Cụng ty sẽ viết phiếu thu khoản tiền trờn. Hiện nay, Cụng ty cú 2 cửa hàng bỏn lẻ là: một cửa hàng miễn thuế ở Đồng Đăng và một cửa hàng ở gia lõm - thành phố Hà Nội. Nhận thức được lợi ớch từ việc bỏn lẻ, Cụng ty luụn tỡm phương ỏn đầu tư, mở rộng mạng lưới cỏc cửa hàng bỏn lẻ…Cỏc hỡnh thức thanh toỏn chủ yếu là tiền mặt, thường là khụng cú hỡnh thức trả chậm, và ứng trước. * Tiờu thụ nội bộ Ngoài cỏc phương thức tiờu thụ được trỡnh bày ở trờn, Cụng ty cũn sử dụng một số loại hàng hoỏ để quảng cỏo, chào hàng hay làm vật tư đầu vào cho cỏc nhà mỏy, xớ nghiệp là đơn vị trực thuộc của Cụng ty, cỏc trường hợp này được coi là tiờu thụ nội bộ. Theo phương phỏp này, phũng Kinh doanh cũng lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ, căn cứ vào chứng từ này thủ kho xuất kho, ghi thẻ kho, sau đú chuyển cho phũng Kế toỏn hạch toỏn ghi sổ và lưu trữ. P. Kinh doanh Kế toỏn hàng tồn kho và tiờu thụ Thủ kho Phiếu xuất kho - Hoa đơn GTGT - Phiếu XK kiờm v/c nội bộ - Sổ chi tiết hàng hoỏ - Bảng kờ N-X-T - Sổ cỏi TK 156... Thẻ kho Lưu cỏc chứng từ trờn Sơ đồ 4: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ của phần hành tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty 2.2. Tớnh giỏ mua của hàng xuất bỏn: * Tớnh giỏ mua hàng xuất bỏn: *) Cụng ty đang ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho theo phương phỏp giỏ thực tế. Giỏ nhập kho thực tế của hàng hoỏ mua được tớnh theo cụng thức: Giỏ thực tế = Giỏ mua + Thuế + Chi phớ + Chi phớ - Chiết khấu thương mua hàng trờn HĐ nhập khẩu vận chuyển, khỏc khi mại Giảm giỏ bốc vỏc mua hàng mua Hàng hoỏ của Cụng ty được thực hiện theo nhiều phương thức như mua trực tiếp, mua cú hoỏ đơn hoặc khụng cú hoỏ đơn, mua theo hợp đồng cung cấp hoặc phương thức đơn đặt hàng. Số tiền được thanh toỏn trờn cơ sở húa đơn và hợp đồng ký kết. Thường là Cụng ty thanh toỏn ngay, riờng với hợp đồng nhập khẩu thỡ Cụng ty cú thể trả trước, đặt cọc, hoặc mở L/C (Thư tớn dụng) và Cụng ty trả ngay bằng L/C. *) Giỏ mua trờn hoỏ đơn: Là giỏ khụng cú thuế GTGT ( Cỏc mặt hàng của Cụng ty đều là cỏc mặt hàng chịu thuế GTGT, và Cụng ty ỏp dụng phương phỏp khấu trừ thuế GTGT ). *) Thuế nhập khẩu: Cỏc mặt hàng Cụng ty nhập từ nước ngoài về, đều là những hàng hoỏ được phộp nhập khẩu qua cửa khẩu, biờn giới Việt Nam. Giỏ tớnh thuế nhập khẩu là giỏ mua tại cửa khẩu (tớnh theo giỏ CIF). Thời điểm để tớnh thuế nhập khẩu là thời điểm đăng ký tờ khai hàng hoỏ nhập khẩu, giỏ trị hàng nhập khẩu bằng ngoại tệ được quy đổi thành VND theo tỷ giỏ mua bỏn bỡnh quõn do ngõn hàng Ngoại thương cụng bố ở thời điểm đăng ký tờ khai hàng hoỏ để xỏc định giỏ tớnh thuế. *) Chiết khấu thương mại, hoặc cỏc khoản giảm giỏ sau mua: Cụng ty thường khụng cú khoản này. Tớnh giỏ mua hàng xuất bỏn: Hiện nay, Cụng ty đang sử dụng phương phỏp Nhập trước- Xuất trước (FIFO) để tớnh giỏ thực tế hàng hoỏ xuất kho, theo phương phỏp này cú sự giả định rằng, lụ hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước. Vỡ vậy, số lượng hàng hoỏ xuất thuộc lần nhập nào thỡ tớnh giỏ thực tế của lần nhập đú. Khi cú nghiệp vụ bỏn hàng phỏt sinh, căn cứ vào Hoỏ đơn GTGT do phũng kinh doanh lập, Phũng kế toỏn lập phiếu xuất kho. Cụng ty cổ phần Thương mại Lạng Sơn đang ỏp dụng tớnh giỏ hàng tồn kho theo phương phỏp Nhập trước - Xuất trước nờn Kế toỏn cú thể tớnh ngay giỏ vốn của hàng hoỏ xuất bỏn, giỏ này được ghi trờn phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho, đồng thời là căn cứ để kế toỏn ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. * Phương thức thanh toỏn với nhà cung cấp: Đối với nhà cung cấp trong nước Cụng ty thường thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, với một số mặt hàng Cụng ty cú nhu cầu với số lượng lớn Cụng ty cú thể đặt trước tiền bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo cỏc thoả thuận trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng. Đối với cỏc nhà cung cấp nước ngoài thỡ Cụng ty thường mở thư tớn dụng và thanh toỏn ngay theo thư tớn dụng. Chứng từ và sổ sỏch sử dụng: - Hợp đồng mua hàng giữa Cụng ty và nhà cung cấp - Hoỏ đơn GTGT - Phiếu nhập kho, thẻ kho, biờn bản kiểm nghiệm hàng hoỏ nhập kho. - Phiếu chi, giấy bỏo cú của ngõn hàng … - Hợp đồng ngoại (Invoice), phiếu xuất kho.... Căn cứ vào nhu cầu hàng hoỏ của thị trường, khỏch hàng Cụng ty lập kế hoạch mua hàng hoỏ phục vụ tiờu thụ và dự trữ. Giỏm đốc ký duyệt kế hoạch mua hàng hoỏ và hợp đồng mua hàng hoỏ. Căn cứ vào hợp đồng được ký kết nhà cung cấp, cung cấp hàng hoỏ với đỳng số lượng, chủng loại, Biểu mó, quy cỏch...Phũng kinh doanh sẽ nhận hoỏ đơn GTGT của người bỏn giao cho Cụng ty. Kế toỏn Giỏ vốn hàng bỏn. a/ Căn cứ tớnh giỏ vốn hàng bỏn *Căn cứ tớnh giỏ vốn hàng nhập khẩu xuất bỏn Giỏ vốn hàng nhập khẩu xuất bỏn được tớnh dựa trờn giỏ mua hàng nhập khẩu; thuế nhập khẩu hàng hoỏ và chi phớ mua hàng được phõn bổ cho hàng nhập khẩu xuất bỏn trong thỏng đú. Căn cứ tớnh giỏ vốn hàng NK xuất bỏn = Giỏ mua hàng NK + Thuế NK + CP thu mua phõn bổ cho dầu NK xuất bỏn trong kỳ Cỏc chi phớ thu mua hàng nhập khẩu phỏt sinh hàng ngày được tập hợp, cuối kỳ phõn bổ và kết chuyển vào Giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ. Phõn bổ chi phớ thu mua cho hàng nhập khẩu xuất bỏn trong kỳ được tớnh như sau: Chi phớ mua hàng được phõn bổ = Chi phớ mua hàng tồn đầu kỳ + Chi phớ mua hàng phỏt sinh trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng phỏt sinh trong kỳ x Số lượng hàng bỏn ra trong kỳ * Căn cứ tớnh giỏ vốn hàng nhập mua nội địa xuất bỏn Xỏc định giỏ vốn hàng nội địa xuất bỏn được tớnh trực tiếp dựa trờn giỏ mua hàng nội địa. Giỏ mua hàng này khụng bao gồm chi phớ thu mua hàng nội địa. Chi phớ này được tớnh riờng và khụng được tớnh vào giỏ vốn hàng bỏn. Căn cứ tớnh giỏ vốn hàng nội địa = Giỏ mua hàng nội địa b/ Phương phỏp tớnh Giỏ vốn hàng bỏn Giỏ vốn hàng bỏn được tớnh theo phương phỏp giỏ thực tế bỡnh quõn sau mỗi lần nhập, tức là xỏc định giỏ bỡnh quõn của từng loại mặt hàng, căn cứ vào giỏ đơn vị bỡnh quõn của từng loại mặt hàng và lượng hàng xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để xỏc định giỏ thực tế hàng xuất kho. Do Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn nờn việc xỏc định giỏ vốn hàng bỏn được thực hiện dễ dàng hơn, giảm đi khối lượng cụng việc tớnh toỏn. Mặc dự sử dụng phương phỏp này, Kế toỏn khụng cần phải xỏc định ngay giỏ vốn hàng bỏn ngay sau mỗi lần nhập mà đến cuối thỏng, kế toỏn chỉ làm một lệnh duy nhất tớnh giỏ vốn hàng bỏn ra trong thỏng, mỏy sẽ tự động tớnh giỏ đơn vị bớnh quõn sau mỗi lần nhập cho từng danh điểm hàng. Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “Hoỏ đơn bỏn hàng”, mỏy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho Sổ Nhật ký chung, nhưng số liệu tương ứng tại dũng TK 632 và TK 1561 sẽ bỏ trống. Chứng từ sử dụng: Đối với bất cứ nghiệp vụ tiờu thụ hàng (nhập khẩu hay hàng nội địa), kế toỏn đều căn cứ vào chứng từ: “Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng”. Ngoài ra cú thể căn cứ vào chứng từ khỏc như: “Biờn bản giao nhận hàng hoỏ” để theo dừi kiểm tra và đối chiếu. Sau khi kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của cỏc chỉ tiờu trong Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng, kế toỏn tiền hành nhập số liệu vào mỏy. Kế toỏn sẽ nhập số liệu cho mục “Hoỏ đơn bỏn hàng tiền VND” Tài khoản sử dụng: Đối với phần Giỏ vốn hàng bỏn, tại văn phũng Cụng ty sử dụng tài khoản 632- Giỏ vốn hàng bỏn. Tài khoản này tập hợp giỏ vốn của hàng xuất bỏn trong kỳ cho tất cả cỏc chủng loại hàng hoỏ và nú khụng cú tài khoản chi tiết cấp 2. TK 1561- giỏ mua hàng hoỏ. Tài khoản này phản ỏnh giỏ trị hàng tồn đầu kỳ và giỏ trị hàng nhập vào trong kỳ. TK 1562- Chi phớ mua hàng. Cỏc chi phớ mua hàng phỏt sinh hàng ngày liờn quan đến việc nhập khẩu hàng húa được tập hợp trờn tài khoản 1562. Tài khoản này tập hợp cỏc chi phớ mua hàng nhập khẩu tồn đầu kỳ và phỏt sinh trong kỳ. Và nú được chi tiết theo mó hàng hoỏ Bảng kờ số 8 (Nhập, xuất, tồn) Sổ chi tiết TK 632, 156 Sổ cỏi TK 632, 156 Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi cú TK 156) Bảng kờ xuất hàng nhúm theo mặt hàng Mỏy tớnh Chứng từ Bỏo cỏo tiờu thụ hàng húa Bỏo cỏo tổng xuất hàng Bỏo cỏo kết quả kinh doanh Sơ đồ 5: Trỡnh tự hạch toỏn GVHB Bảng kờ số 8 Thỏng 2 năm 2007 Muối Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 156.ghi Cú cỏc TK… Ghi Cú TK 156.ghi Nợ cỏc TK… Số ngày Số lượng tớnh Dư Đầu Kỳ 331 Cộng nợ 412 632 Cộng cú Tồn cuối kỳ 392.225.000 0 0 56815 22.02.07 Muối thụ + tinh 159.700.000 159.700.000 0 68662 09.02.07 Muối thụ + tinh 31.750.000 31.750.000 0 68663 09.02.07 Muối thụ + tinh 24.000.000 24.000.000 0 86668 10.02.07 Muối tinh 61.750.000 61.750.000 0 86693 26.02.07 Muối thụ + tinh 65.250.000 65.250.000 0 Xuất bỏn thỏng 2/2007 0 255.870.000 0255.870.000 392.225.000 0 241.450.000 342.450.000 0 255.870.000 255.870.000 478.805.000 Kế toỏn doanh thu bỏn hàng. Căn cứ vào tỡnh hỡnh nhập mua hàng húa của cụng ty cũng như chiến lược kinh doanh của từng kỳ, Phũng kinh doanh Cụng ty tiến hành xỏc định giỏ bỏn cho từng loại hàng húa phự hợp với từng nhúm khỏch hàng và phương thức tiờu thụ. Phần doanh thu tiờu thụ được xỏc định theo cụng thức sau: Doanh thụ tiờu thụ hàng hoỏ = Đơn giỏ bỏn X Số lượng hàng hoỏ tiờu thụ Đối với cỏc khỏch hàng bờn ngoài cụng ty hay là cỏc chi nhỏnh của Cụng ty đều cú đơn giỏ bỏn theo giỏ thị trường. * Chứng từ sử dụng Dự tiờu thụ nội bộ hay xuất bỏn hàng hoỏ cho khỏch hàng bờn ngoài Cụng ty, chứng từ sử dụng đều là “Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng”. Ngoài ra cún cú “Biờn bản giao nhận hàng hoỏ” để tiện cho việc theo dừi kiểm tra và đối chiếu. *. Tài khoản sử dụng Để theo dừi cỏc khoản doanh thu bỏn hàng Cụng ty sử dụng TK 511. Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5111: Doanh thu bỏn hàng hoỏ. TK 5112: Doanh thu từ hoạt động cho thuờ kho, bến bói… TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ khỏc. Căn cứ để ghi sổ tài khoản 511 là cỏc Hoỏ đơn GTGT (Liờn 3). Quỏ trỡnh bỏn hàng là quỏ trỡnh Cụng ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hoỏ cho khỏch hàng, cũn khỏch hàng phải cú nghĩa vụ thanh toỏn tiền cho Cụng ty như hai bờn đó thoả thuận. Thời điểm kế toỏn ghi nhận doanh thu bỏn hàng là lỳc Cụng ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hoỏ cho khỏch hàng và hoàn tất thủ tục bỏn hàng. Hiện nay, Cụng ty đang thực hiện chế độ giao khoỏn doanh thu cho từng cửa hàng bỏn lẻ để đẩy nhanh tiến độ bỏn hàng...cũn Phũng kinh doanh phụ trỏch cỏc nghiệp vụ bỏn buụn, và bỏn hàng núi chung. Kế toỏn cú nhiệm vụ theo dừi doanh thu bỏn hàng trờn tài khoản 511"Doanh thu bỏn hàng" trờn cơ sở giỏ thực tế (Số tiền ghi trờn húa đơn). Khi khỏch hàng cú nhu cầu về hàng hoỏ của Cụng ty, thường là khỏch hàng trực tiếp đến Cụng ty thoả thuận, đàm phỏn để ký kết cỏc hợp đồng kinh tế, cũng cú nhiều trường hợp Cụng ty tham giỏ đấu thầu để được quyền cung cấp hàng hoỏ cho khỏch hàng. Riờng đối với hỡnh thức bỏn lẻ tại Cụng ty thỡ quỏ trỡnh tiờu thụ đơn giản hơn, khỏch hàng đến cửa hàng, thực hiện mua hàng trực tiếp và thanh toỏn tiền ngay. Hoỏ đơn GTGT Mỏy tớnh Sổ chi tiết bỏn hàng Nhật ký chứng từ Bảng kờ, bảng phõn bổ Sổ cỏi chi tiết doanh thu và sổ cỏi tổng hợp doanh thu Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối tài khoản 511 Bỏo cỏo tài chớnh Sơ đồ 6: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ bỏn hàng Sau khi khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn và Cụng ty trao quyền sở hữu hàng hoỏ cho khỏch hàng, đõy là thời điểm kế toỏn ghi nhận doanh thu. Kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số để vào chứng từ ghi sổ, lờn sổ cỏi tổng hợp và sổ cỏi chi tiết tài khoản doanh thu, đồng thời cũng căn cứ vào hoỏ đơn đú kế toỏn theo dừi trờn sổ chi tiết bỏn hàng. Số lượng, đơn giỏ, thành tiền của cỏc mặt hàng tương ứng trờn hoỏ đơn GTGT sẽ được ghi lờn cột số lượng, đơn giỏ, và thành tiền trờn "Sổ chi tiết bỏn hàng". Cuối kỳ Kế toỏn tớnh ra tổng số phỏt sinh, doanh thu thuần (tại Cụng ty cổ phần thương mại Lạng Sơn thỡ tổng số phỏt sinh bằng doanh thu thuần vỡ tại Cụng ty khụng cú cỏc khoản giảm trừ doanh thu), kế toỏn trừ giỏ vốn của hàng bỏn trong kỳ để tớnh ra lói gộp 2.4. Kế toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu. Do đặc điểm của hoạt động bỏn hàng tại Cụng ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là: sau khi đại diện bờn mua và bờn bỏn lập Biờn bản giao nhận để xỏc định số lượng hàng hoỏ đó giao cũng như chất lượng của hàng hoỏ thỡ kế toỏn hàng hoỏ tại Cụng ty mới lập Hoỏ đơn GTGT. Số lượng và đơn giỏ ghi trờn Hoỏ đơn được căn cứ vào Biờn bản giao nhận. Vỡ thế tại Cụng ty khụng cú cỏc khoản giảm giỏ hàng bỏn và hàng bỏn bị trả lại. Mặt khỏc, Cụng ty chủ yếu bỏn buụn theo lụ với khối lượng lớn và giỏ bỏn là theo thoả thuận giữa hai bờn (bờn mua và bờn bỏn) nờn tại Cụng ty cũng khụng cú khoản Chiết khấu thương mại. 2.5. Kế toỏn thanh toỏn với khỏch hàng. Tại Cụng ty thỡ hỡnh thức thanh toỏn cũng như thời gian thanh toỏn được cỏc bờn thoả thuận và ghi vào Hợp đồng kinh tế. Với cỏc khỏch hàng thường xuyờn (cỏc khỏch hàng cú quan hệ buụn bỏn lõu năm với Cụng ty) thỡ Cụng ty cú thể cho phộp thanh toỏn chậm (thường là sau 30 ngày kể từ ngày Cụng ty hoàn tất việc giao hàng). Với cỏc khỏch hàng khụng thường xuyờn hoặc cỏc khỏch hàng vóng lai thỡ Cụng ty thường yờu cầu đặt trước một phần tiền hàng(khoảng 5% đến 10% giỏ trị Hợp đồng), phần cũn lại sẽ được thanh toỏn dứt điểm ngay hoặc sau 5 ngày kể từ ngày Cụng ty hoàn tất việc giao hàng. Hiện tại ở Cụng ty cỏc khoản phải thu khỏch hàng được quản lý rất chặt chẽ, cụng tỏc thu nợ cũng diễn ra rất tốt nờn Cụng ty khụng phải lập khoản Dự phũng phải thu khú đũi. Để thuận lợi cho việc theo dừi và quản lý cỏc khoản phải thu, Cụng ty đó mở Sổ chi tiết cho từng khỏch hàng. Hàng ngày kế toỏn hàng hoỏ căn cứ vào Hoỏ đơn GTGT, Lệnh chuyển Cú, Phiếu thu để vào Sổ chi tiết thanh toỏn với người mua. * Chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, khỏch hàng cú thể trực tiếp thanh toỏn tiền cho phũng kế toỏn hoặc nhõn viờn giao nhận tại Phũng Kinh doanh sẽ thu tiền của khỏch hàng sau đú nộp cho phũng kế toỏn. Sau khi kiểm nhận và thu tiền, kế toỏn viết Phiếu thu và hạch toỏn vào tài khoản Vốn bằng tiền. Hoặc khỏch hàng cú thể thanh toỏn bằng chuyển khoản. Sau khi nhận được Giấy bỏo cú của ngõn hàng mà Cụng ty cú giao dịch, kế toỏn sẽ nhập số liệu và hạch toỏn vào tài khoản tiền gửi ngõn hàng. * Tài khoản sử dụng Việc theo dừi phải thu khỏch hàng được thể hiện trờn tài khoản 131; Phải thu nội bộ khỏc được phản ỏnh trờn TK 136. Tuy nhiờn, dự thanh toỏn ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngõn hàng hoặc chưa thanh toỏn tiền hàng thỡ kế toỏn cũng đều sử dụng cỏc tài khoản 131 đối ứng với TK 511 hoặc 136 đối ứng với 511. Số liệu thanh toỏn với khỏch hàng được cập nhật như sau: Sổ chi tiết cụng nợ củatừng đối tượng Bỏo cỏo kết quả kinh doanh Bỏo cỏo quỹ hàng ngày Nhật ký Chứng từ Sổ Cỏi TK 131 (Tổng hợp) Sổ tổng hợp cụng nợ Nhập số liệu vào mỏy Bảng kờ và Bảng phõn bổ Chứng từ gốc Chỳ thớch: Cập nhật hàng ngày Số liệu tổng hợp cuối quý Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 7: Số liệu thanh toỏn với khỏch hàng Sau khi cập nhật số liệu, mỏy sẽ tự động định khoản và tự động cập nhật số liệu cho cỏc sổ tương ứng. Cũng giống như phần doanh thu, sau khi cập nhật số liệu cho “Hoỏ đơn bỏn hàng tiền VNĐ”, số liệu phần phải thu khỏch hàng được tự động cập nhật cho Sổ Nhật ký chứng từ; Sổ chi tiết cụng nợ của từng đối tượng. Và số liệu tại cỏc sổ này được chi tiết theo ngày phỏt sinh và theo từng húa đơn. Bảng kờ số 11 Đơn vị: Văn phũng cụng ty Tài khoản 131 - Phải thu của khỏch hàng Thỏng 2 n ăm 2007 Húa đơn số Ngày thỏng Họ tờn người mua Số dư đầu kỳ cú Ghi nợ TK 131.Ghi cú cỏc TK Ghi cú TK 131. Ghi nợ cỏc TK Dư cú 511 thuế suất 3331 Cộng nợ 111 331 112 642 Cộng cú 147.575.076 147.575.076 33526 30.1.07 Xuất vẩy cỏn thộp CHINA KIND LIMITED-Ụng thọ 497.520.000 0 497.520.000 454.189.155 11.918.192 466.107.347 31.412.653 33528 2.2.07 xuất cọc than cty TNHHSX & TM Tõn dõn-Hải anh 278.145.200 10% 27.814.520 305.959.720 291.665.169 291.665.169 14.294.551 33530 4.2.07 Xuất Gra phớt tự nhiờn Cty CP Pin Xuõn hũa Hải anh 198.000.000 10% 19.800.000 217.800.000 214.978.096 214.978.096 2.821.904 32+33 9.2.07 Xuất tấm đan bằng thộp Liờn Hồng Võn Cần thơ-Trõm 132.261.250 12.642.925 144.904.175 144.211.025 144.211.250 692.925 33451 28.2.07 Xuất màng mỏng cụng ty CK Bộ QP-Ma Xuyến 613.478.230 10% 61.347.823 674.826.053 664.019.438 4.543.976 668.563.414 6.262.639 33535 9.2.07 Xuất mỏy thổi chai nhựa Cty CP An thịnh-Xuyến 232.700.000 5% 11.635.000 244.335.000 236.428.648 4.297.295 240.725.943 3.609.057 33531 9.2.07 Xuất mũ tổ hợp Cty trỏch nhiệm hữu hạn SX & Tõn dõn-Anh 128.965.850 10% 12.896.585 141.862.435 139.752.624 139.752.624 2.109.811 36+37 12.2.07 Xuất gạch thấu khớ Cty Gang thộp TN-khuya 631.500.000 10% 63.150.000 694.650.000 692.675.000 1.800.000 694.475.000 175.000 33538 13.2.07 Xuất động cơ Nhà mỏy luyện gangTN-khuya 620.000.000 5% 31.000.000 651.000.000 640.582.264 523.636 641.106.000 9.894.000 33539 26.2.07 Xuất giấy tẩm hồ Cty CP Pin ắc quy HCM-Anh 10% 16.400.000 180.400.000 180.298.805 108.298.805 101.195 32697 28.2.07 Thanh toỏn cuớc than V/C 2/1+8/1+5/1/07-khuya 0 0 505.000 10.100.000 10.605.000 -10.605.000 33527 1.2.07 Xuất tồn gạch chịu lửa Nhà mỏy luyện thộp -khuya 2.272.860.000 10% 227.286.000 2.500.146.000 2.469.848.167 2.469.848.167 30.297.833 9.2.07 thu chờnh lệch hàng-Đào phương Trõm 0 2.384.174 2.384.174 -2.384.174 13.2.07 Thu chờnh lệch-Nguyễn văn đương 0 427.500 427.500 -427.500 Nguyễn thu hiền nộp chờnh lệch 0 12.704.000 12.704.000 -12.704.000 Nguyễn đức ngọc nộp chờnh lệch 0 69.623.451 69.623.451 -69.623.451 Ma thị xuyến nộp chờnh lệch 0 15.327.686 15.327.686 -15.327.686 Toàn văn ngọc nộp chờnh lệch 0 21.016.450 21.016.405 -21.016.405 Đối trừ thuế VAT Khuya 0 428.580 428.580 -428.580 Tổng cộng 147.575.076 5.769.076 483.972.853 6.253.403.383 2.811.674 6.129.582.296 118.671.542 33.183.099 6.262.803.626 116.729.848 Cụng ty cổ phần thương mại Lạng Sơn Bảng kờ số 11 Phải thu nội bộ Tài khoản 136 Thỏng 2 năm 2007 HỌTấN NGƯỜI MUA - Mặt hàng Dư đầu Kỳ Ghi nợ TK 136.Ghi cú cỏc TK Ghi cú TK 136.Ghi nợ cỏc TK Dư nợ 512 3331 515 Cụng nợ 111 112 3388 Cộng nợ TM – Cao Lộc 198.561.302 44.135.000 44.135.000 0 0 242.696.302 TM – Văn quan 316.644.696 37.410.000 37.410.000 0 354.054.696 TM - Lộc bỡnh 14.446.235 25.250.000 25.250.000 63.245.500 63.245.500 -23.549.265 TM - Chi lăng 92.018.563 31.750.000 31.750.000 33.000.000 33.000.000 90.768.526 TM – Văn lóng 267.581.905 29.320.000 29.320.000 0 296.901.905 TM - Tràng định 88.812.087 17.450.000 17.450.000 52.516.375 52.516.375 53.745.712 TM - Đỡnh lập 38.557.393 8.350.000 8.350.000 14.000.000 14.000.000 32.907.393 TM - Bắc sơn 92.276.002 59.772.880 5.042.288 64.815.168 50.859.000 50.859.000 106.232.170 TM – Bỡnh gia 112.695.406 83.370.697 5.201.070 88.571.767 57.250.625 57.250.625 144.016.548 TM - Hữu lũng 198.592.883 7.600.000 7.600.000 103.932.000 103.932.000 102.260.883 Chi nhỏnh TPLS 189.424.570 62.446.134 67.487.648 12.031.000 12.031.000 244.881.218 0 0 0 Cộng 1.609.611.041,0 406.854.711 15.284.872 422.139.583 282.902.500 103.932.000 0 386.834.500 1.644.916.124,0 Cụng ty cổ phần thương mại Lạng Sơn Nhật ký chứng từ số 10 Tài khoản 3388 - phải thu khỏc Thỏng 2 năm 2007 Số TT Diễn giải Dư đầu kỳ Cú Ghi Nợ TK 3388 Ghi Cú cỏc TK 112, 111, 131, 311, 642… Ghi Cú TK 3388 Ghi Nợ cỏc TK 111, 131, 112… Số dư Cú cuối thỏng 112 111 Cộng Nợ 112 Cộng Cú 1 Tiền đền bự đất 30.488.000 0 0 30.488.000 2 KC CN TPHCM 210.000.000 0 0 210.000.000 3 Lộc bỡnh 728.283 300.308.441 90.000.000 390.308.441 389.580.158 389.580.158 0 5 Lõm Phi Khanh+Hải Anh 0 1.155.886.514 115.000.000 1.270.886.514 1.463.036.240 1.463.036.240 192.149.726 6 Ụng Đỡnh Thọ 666.611.345 666.000.000 666.000.000 496.916.694 496.916.694 497.528.039 7 Nguyễn Ngọc 1.240.663.641 6.436.445.410 965.000.000 7.401.445.410 6.655.943.566 6.655.943.566 495.161.797 9 Bế Minh Vũ 0 130.000.000 130.000.000 130.000.000 130.000.000 0 10 Ma thị Xuyến 9.007.292 20.000.000 20.000.000 183.773.714 183.773.714 172.781.006 Hoàng Thị Thoa CN Bỡnh Gia 10.050.000 00 0 10.050.000 Nguyễn Thu Huyền 1.421.391 9.554.720 227.000.000 236.554.720 693.770.017 693.770.017 458.636.688 Phải trả khỏc 4.277.558 0 0 4.277.558 Trung tõm DV 0 0 0 0 BHXH 0 13.851.500 13.851.500 13.851.500 13.851.500 0 Cộng 2.173.247.510 8.568.195.085 1.560.851.500 10.129.046.585 10.026.871.889 10.026.871.889 2.071.072.814 3.Kế toỏn chi phớ lưu thụng và chi phớ quản lý doanh nghiệp Kế toỏn chi phớ mua hàng. Chi phớ mua hàng là cỏc khoản chi tiờu cần thiết để Cụng ty thực hiện nghiệp vụ mua hàng và dự trữ kho hàng. Chi phớ mua hàng của Cụng ty bao gồm cỏc khoản: Chi phớ tiếp nhận, chi phớ ngõn hàng( nếu Cụng ty thanh toỏn bằng cỏch mở L/C), chi phớ vận chuyển, bốc xếp hàng mua; chi phớ kho bói chứa đựng hàng hoỏ, chi phớ hoa hồng mụi giới liờn quan đến khõu mua hàng... Mặc dự là doanh nghiệp thương mại song Cụng ty lại tập hợp chớ phớ mua hàng vào tài khoản 641 – chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp. Cỏch làm này, trong thực tế đó búp mộo số liệu của