Chuyên đề Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá

i tính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi hàng tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.4: Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ trên máy tại Công ty CEMCO Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm những sổ kế toán sau:Chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết, Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết đã được vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là chứng từ gốc. Các chứng từ này cũng là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán tổng hợp. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ váo chứng từ ghi sổ để ghi sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối phát sinh. Công ty có sử dụng phần mềm kế toán đặt viết riêng bởi công ty Thăng Long software JSC có tên là “OWL - Kế toán doanh nghiệp”. Với hình thức kế toán đăng ký là Chứng từ ghi sổ, về cơ bản Công ty vẫn in theo quy định, một số sổ được thiết kế cho riêng Công ty để phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Quy trình kế toán được thực hiện theo trình tự: hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành nhập dữ liệu và định khoản trên các chứng từ thuộc các phân hệ chứng từ gồm: các chứng từ ngân hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi… Khi số liệu được nhập vào các chứng từ trên máy, phần mềm được lập chương trình để tự động chuyển các số liệu vào các sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản có liên quan. Cuối tháng kế toán in ra các sổ theo quy định. 1.1.5.5. Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo kế toán của Công ty được lập hàng tháng, quý và năm. Các báo cáo mà Công ty sử dụng theo mẫu của quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT gồm: - Bảng cân đối kế toán - Bảng báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Hàng tháng, báo cáo kế toán (theo hình thức báo số) từ chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh được gửi về Công ty. Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo để lập thành báo cáo tài chính của toàn Công ty. Các báo cáo hàng tháng nộp lên Giám đốc xem xét. Báo cáo tài chính lập vào ngày 31/12 hàng năm, riêng báo cáo kết quả kinh doanh được Công ty lập theo kỳ kế toán là hàng tháng, quý, năm. Các báo cáo này còn được Công ty gửi đến các cơ quan như: Cơ quan chủ quản là Bộ Văn hoá, Chi cục thuế quận Hoàn Kiếm, Cục thống kê Hà Nội, các ngân hàng Công ty có quan hệ vay vốn…Ngoài các báo cáo tài chính trên, công ty còn thường xuyên lập các báo cáo quản trị như: Báo cáo nguồn vốn của doanh nghiệp, Báo cáo chi tiết tình hình kinh doanh của công ty… 1.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị văn hoá 1.2.1. Đặc điểm nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty * Đặc điểm hoạt động nhập khẩu: Công ty Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị văn hoá là đơn vị kinh tế do Bộ Văn hoá – thông tin quản lý, nhiệm vụ chính là kinh doanh mua, bán hàng hoá với nước ngoài thông qua các hợp đồng kinh tế về những mặt hàng xuất nhập khẩu đã được Nhà nước cho phép. Việc mở rộng quan hệ buôn bán với nước ngoài mà nhập khẩu có vai trò quan trọng không thể thiếu nhằm tăng cường thêm khối lượng vật tư, thiết bị sản xuất, hàng hoá tiêu dùng v.v…góp phần kích thích sản xuất trong nước phát triển, góp phần vào việc đổi mới kỹ thuật trong sản xuất kinh doanh, thực hiện cân đối cơ cấu kinh tế cũng như đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng của dân chúng. Hoạt động nhập khẩu tại Công ty CEMCO có những đặc điểm chủ yếu sau: Thời gian lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu: Thời gian lưu chuyển hàng hoá trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu bao giờ cũng dài hơn so với thời gian lưu chuyển hàng hoá trong hoạt động kinh doanh nội địa do phải thực hiện hai giai đoạn mua hàng hoá của nước ngoài và bán cho thị trường nội địa. Do đó để xác định kết quả kinh doanh nhập khẩu, Công ty chỉ xác định khi hàng hoá thực hiện xong một thương vụ ngoại thương. Hàng hoá kinh doanh nhập khẩu: Hàng hoá kinh doanh nhập khẩu của Công ty chủ yếu là vật tư thiết bị phục vụ hoạt động văn hoá nghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng cho các cơ quan đoàn thể và các nhu cầu của nhân dân. Một số mặt hàng tiêu biểu: - Thiết bị âm thanh chuyên dùng - Thiết bị ánh sáng chuyên dùng - Thiết bị nhạc cụ - Thiết bị viễn thông - Thiết bị bảo vệ - Vật tư thiết bị ngành in - Vật tư thiết bị ảnh Thời điểm giao, nhận hàng và thời điểm thanh toán: Thời điểm nhập khẩu hàng hoá và thời điểm thanh toán tiền hàng thường không trùng nhau mà có khoảng cách khá dài. Phương thức thanh toán: Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, phương thức thanh toán chủ yếu mà Công ty thường sử dụng là ba hình thức: thanh toán bằng thư tín dụng, điện chuyển tiền và đổi chứng từ lấy tiền. Tập quán, pháp luật: Hai bên mua và bán là hai quốc gia khác nhau, có hệ thống pháp luật khác nhau, tập quán kinh doanh khác nhau do vậy phải tuân thủ luật kinh doanh cũng như tập quán kinh doanh của từng nước và quy định chung về kinh doanh ngoại thương của quốc tế. Các hình thức nhập khẩu tại Công ty gồm có: Nhập khẩu trực tiếp: là phương thức kinh doanh mà trong đó Công ty tham gia ký kết hợp đồng trực tiếp với nước ngoài, trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng. Công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về tại chính, có quyền tìm bạn hàng, định đoạt giá cả, lựa chọn phương thức thanh toán và thị trường, xác định phạm vi kinh doanh trong khuôn khổ chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước. Nhập khẩu uỷ thác: Công ty đứng ra là người trung gian trực tiếp đứng ra thay mặt bên uỷ thác thực hiện các nghiệp vụ đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu. Sau khi kết thúc dịch vụ uỷ thác, Công ty được hưởng hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm quy định thoả thuận tính trên giá trị lô hàng nhập khẩu và mức độ uỷ thác. Trong trường hợp này Công ty là người cung cấp dịch vụ (bán dịch vụ nhập khẩu) và sẽ đóng vai trò là một bên của hợp đồng mua, bán ngoại thương. * Đặc điểm tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty: Hàng hoá được Công ty nhập khẩu theo hai phương thức là nhập khẩu trực tiấp và nhập khẩu uỷ thác. Với phương thức nhập khẩu uỷ thác thì thực chất Công ty đứng ra làm người trung gian cung cấp dịch vụ nhập khẩu cho khách hàng và hưởng hoa hồng chứ không phải chịu trách nhiệm tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu. Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp thì hàng hoá nhập khẩu thuộc quyền sở hữu của Công ty, Công ty sẽ bán hàng hoá của mình ở thị trường trong nước để thu lợi nhuận. Ở đây ta chỉ đề cập đến hàng hoá nhập khẩu theo phương thức trực tiếp, và lưu chuyển nội địa hàng nhập khẩu giai đoạn này cũng giống như các hàng hoá thông thường khác. Khi hàng hoá nhập khẩu về tới cảng của Việt Nam, Công ty thường có ba hình thức tiêu thụ hàng hoá đó là: - Bán buôn: là hình thức mà Công ty bán lại hàng nhập khẩu cho các đơn vị thương mại, doanh nghiệp sản xuất để bán ra hoặc gia công chế biến rồi bán ra. Hàng hoá bán buôn có đặc điểm là vẫn nằm tron lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng được bán theo lô và bán với số lượng lớn. + Bán buôn vận chuyển thẳng: hàng nhập khẩu được giao thẳng cho khách hàng tại cảng (giao tay ba), không về nhập kho Công ty. + Bán buôn qua kho: hàng nhập khẩu được vân chuyển về kho Công ty sau đó nhờ việc ký kết các hợp đồng mua bán trong nước, hàng sẽ xuất kho cho khách hàng ( giao hàng tận nơi hoặc khách hàng tự vận chuyển về kho của mình). - Bán lẻ: là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Hàng hoá bán lẻ có đặc điểm là đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hang bán ra với số lượng nhỏ và có giá cả ổn định - Bán hàng ký gửi, đại lý: Công ty giao hàng cho các cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Hàng hoá nhập khẩu sau khi kết thúc hợp đồng ngoại thương sẽ được Công ty xác định giá trị để làm cơ sở tính giá vốn hàng xuất bán trong nước. 1.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu Quy trình bán hàng hoá nhập khẩu bắt đầu bằng việc phòng kinh doanh lập các phương án kinh doanh trình Giám đốc. Sau khi phương án kinh doanh được duyệt thì đại diện Công ty ký hợp đồng mua bán với khách hàng trong nước. Khi hàng nhập khẩu về tới cảng và hoàn tất thủ tục cần thiết hàng hoá sẽ được vận chuyển bán cho khách hàng hoặc về nhập kho. Nhân viên kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho giao cho khách nội. Căn cứ vào hoá đơn đó để tiến hành thanh toán với khách hàng. 1.2.2.1. Kế toán giá vốn hàng hoá nhập khẩu tiêu thụ Hầu hết các hàng hoá mà Công ty nhập khẩu đều là đối tượng không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nhưng phải chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Giá của hàng nhập khẩu trong trường hợp này được xác định như sau: Trị giá thực tế của hàng nhập khẩu = Trị giá mua thanh toán cho người xuất khẩu (giá CIF) + Chi phí mua hàng nhập khẩu + Thuế nhập khẩu phải nộp Giá CIF của hàng nhập khẩu = Tiền hàng (Cost) + Phí bảo hiểm cho lô hàng (Insurance) + Cước phí (Freight) Thuế nhập khẩu phải nộp = Số lượng hàng hoá nhập khẩu ghi trên tờ khai hải quan x Giá tính thuế của từng mặt hàng x Thuế suất Thuế GTGT của hàng NK = Trị giá hàng NK theo giá CIF + Thuế NK phải nộp x Thuế suất thuế GTGT * Quy trình ghi sổ: Ta xét ví dụ: Công ty ký hợp đồng cung cấp thiết bị truyền thanh cho công trình trường Đào tạo nghiệp vụ Giao thông vận tải với nhà thầu chính là Tổng công ty xây dựng Hà Nội. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 02/2007/HĐKT/CEMCO Ngày 19 tháng 02 năm 2007 Căn cứ Pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước Cộng hoà XHCN Việt Nam ban hành ngày 25/9/1989. Căn cứ… Chúng tôi gồm: Bên A: Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá Địa chỉ: 67 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm , Hà Nội … Do ông: Nguyễn Hoàng Minh , Giám đốc, làm đại diện. Bên B: Tổng công ty xây dựng Hà Nội Địa chỉ: 47 Láng Hạ , Hà Nội … Do ông: Bùi Quang Thắng, làm đại diện Điều 1: Hàng hoá – Giá cả 1.1. Bên A đồng ý bán cho bên B những mặt hàng sau: STT Tên hàng SL (cái) Đơn giá (1000đ) VAT (1000đ) Thành tiền (1000đ) 01 Thiết bị truyền thanh 120.000 6.000 126.000 Tổng cộng x x 126.000 (Bằng chữ: Một trăm hai mươi sáu triệu đồng chẵn) ……………. Điều 2: Giao nhận - Vận chuyển 2.1. Số lượng từng đợt được cụ thể hoá bằng hoá đơn xuất kho của bên A 2.2. Hàng giao tại kho của bên A, vận chuyển do bên A đảm nhiệm. 2.3. ………. Điều 3: Phương thức thanh toán 3.1. Bên B trả trước 50 triệu đồng ngay sau khi ký hợp đồng. Khi nhận hàng, bên B phải thanh toán số tiền còn lại của hợp đồng. 3.2. Hình thức thanh toán bằng chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Điều 4: Điều khoản thi hành ............ Hợp đồng này được lập thành 05 bản và có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 03 bản, bên B giữ 02 bản. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký,họ tên, đóng dấu) (Ký,họ tên, đóng dấu) Biểu1.1. Mẫu hợp đồng kinh tế của Công ty CEMCO Ngày 24 tháng 2 năm 2007, kế toán lập phiếu thu tiền mặt số PT 121 nhận tiền đặt cọc của Tổng công ty xây dựng Hà Nội. Ngày 11 tháng 3 năm 2007, Công ty tiến hành vận chuyển lô hàng nói trên về kho của khách hàng. Đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Mẫu số : 02 - VT vật tư thiết bị Văn hoá Ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ-CĐKT Địa chỉ: 67 Trần Hưng Đạo, HN Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 3 năm 2007 Số: Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng: Ngô Thị Thu Hương Lý do xuất kho: Bán cho khách hàng Xuất tại kho : Công ty STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Thiết bị truyền thanh 120.000 Tổng 120.000 Xuất, ngày 11 tháng 3 năm 2007 Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho sử dụng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.2. Phiếu xuất kho Kế toán tiến hành ghi nhận giá vốn hàng bán: Đơn vị : Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết CHỨNG TỪ GHI SỔ bị văn hóa (CEMCO) Số: 56/2007 Ngày 11 tháng 03 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ USD VNĐ 632 156 Xuất bán lô hàng thiết bị âm thanh cho Tổng Cty xây dựng HN 120.000.000 Cộng 120.000.000 Biểu 1.3:Chứng từ ghi sổ số 56 SỔ CÁI TK 632 – GIÁ VỐN HÀNG BÁN Quý I/2006 Ngày Số CTGS Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ … … … … … … 11/03/07 56 Xuất bán thiết bị truyền thanh của lô hàng nhập khẩu theo hợp đồng số 01GUT-NT ngày 01/01/07 156 120.000.000 … … … … … … 31/03/07 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 12.125.000.000 Tổng cộng Số dư cuối quý I 12.125.000.000 12.125.000.000 Biểu 1.4: Sổ cái TK 632 1.2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng của Công ty xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá bao gồm: Doanh thu bán hàng nhập khẩu, doanh thu cung cấp dịch vụ kỹ thuật cho các thiết bị…Để phản ánh doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán của Công ty sử dụng tài khoản: - TK 511: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá TK 5111: Doanh thu của Công ty tại Hà Nội TK 5112: Doanh thu tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh Công ty sử dụng các chứng từ sau để làm cơ sở ghi nhận doanh thu: - Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê bán lẻ hàng hóa - Hóa đơn cước phí vận chuyển - Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng - Hợp đồng kinh tế với khách hàng - Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán - Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng Nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng hoá…kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu. HOÁ ĐƠN Mẫu số:01GTKT-3L GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/07 Liên 1:(Lưu) Số: 0745124 Ngày 11 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá (CEMCO) Địa chỉ: 67 Trần Hưng Đạo - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 04-9437384 MS thuế: 0100110630-1 Họ tên khách hàng: Tổng công ty xây dựng Hà Nội Địa chỉ: Số 47 Láng Hạ, Hà Nội Hình thức thanh toán: chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Số hiệu tài khoản: TT Tên dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 Cung cấp thiết bị truyền thanh chiếc 120.000.000 Cộng tiền hàng 120.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế: 6.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 126.000.000 Số tiền (viết bằng chữ): Một trăm hai mươi sáu triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Biểu : Hoá đơn GTGT Biểu 1.5. Hoá đơn Giá trị gia tăng SỔ CÁI TK 5111 – DOANH THU BÁN HÀNG HOÁ Quý I/2007 Ngày Số CTGS Diễn giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ … … … … … … 11/03 07545124 Doanh thu bán thiết bị truyền thanh cho Tổng Cty xây dựng HN 131- XDHN 126.000.000 … … … … … … 31/03 Kết chuyển doanh thu cuối quý 911 11.562.441.000 Tổng cộng Số dư cuối quý I 11.562.441.000 11.562.441.000 Biểu 1.6: Sổ cái TK 511 1.2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Do đặc thù của sản phẩm kinh doanh chủ yếu bán thành lô, kèm theo dịch vụ tư vấn và lắp đặt, hơn nữa khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức văn hóa giáo dục nên tại công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Vì vậy kế toán không phản ánh các khoản này. 1.2.2.4. Kế toán thanh toán với khách hàng Nhìn chung trong những năm vừa qua, khả năng thu hồi nợ của Công ty tương đối hiệu quả. Trong quan hệ thanh toán với người mua, Công ty đã tổ chức hợp lý hoạt động thanh toán, cố gắng tránh bị chiếm dụng vốn, gây ứ đọng vốn, giảm hiệu quả của quá trình kinh doanh. Do hàng hoá tiêu thụ chủ yếu cho khách hàng trong nước nên Công ty sử dụng chủ yếu là phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản. Trong đó, thanh toán bằng tiền mặt Công ty chỉ áp dụng đối với người mua nhỏ lẻ, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu rất thuận lợi cho các nghiệp vụ trong nước phát sinh có số tiền lớn. Đối tượng thanh toán: Các đơn vị văn hoá nghệ thuật trung ương, địa phương , các đơn vị trong ngành giáo dục đào tạo, ngành thể dục thể thao và các ban quản lý dự án quốc gia, các nhà thầu trong nước và ngoài nước. Thời hạn thanh toán: Điều kiện thời gian thanh toán là yếu tố ảnh hưởng lớn đến lợi tức của Công ty nên việc quyết định thời hạn thanh toán sẽ rất quan trọng trong quá trình thanh toán. Hiện nay Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá áp dụng thanh toán ngay đối với hình thức bán lẻ, điều kiện trả tiền trước được Công ty áp dụng đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc khách hàng không thường xuyên. Chiết khấu thanh toán: là một yếu tố phổ biến trong hoạt động mua bán. Khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thì nên thực hiện chiết khấu thanh toán. Tuy vậy, tại Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị văn hoá trong hoạt động thanh toán, kế toán Công ty rất ít khi áp dụng chiết khấu thanh toán. Trong vòng một vài năm gần đây, chỉ mới phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán có chiết khấu thanh toán. Tỷ lệ chiết khấu Công ty áp dụng là 5% giá trị hàng hoá. Dù không áp dụng chiết khấu thanh toán nhưng hiệu quả của việc thu hồi nợ của Công ty diễn ra khá tốt trong thời gian gần đây. * Chứng từ sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua gồm: - Hợp đồng mua bán hàng - Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu - Giấy báo Có - Uỷ nhiệm thu * Tài khoản Công ty sử dụng: - TK 131: Phải thu khách hàng TK này được chi tiết cho từng khách hàng Dựa vào những chứng từ do người mua lập do kế toán cập nhật vào máy tính định kỳ, máy tính sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ và cập nhật, xử lý, tổng hợp số liệu để lập các Sổ cái chi tiết, Sổ cái tổng hợp các tài khoản. Cuối kỳ kế toán công nợ sẽ lên Sổ cái các tài khoản 131, TK 511, TK 111, TK 112…Đồng thời máy tính sẽ tổng hợp số liệu vào bảng cân đối tài khoản. Từ số liệu trên các Sổ cái, cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp sẽ thực hiện lên các Báo cáo tài chính của Công ty. Để làm rõ hơn quá trình hạch toán thanh toán với khách hàng của Công ty CEMCO, ta có ví dụ trên. Ngày 13 tháng 3 năm 2007 nhận được giấy báo Có của ngân hàng Công thương số INC0032 về việc Tổng công ty xây dựng Hà Nội thanh toán tiền hàng. * Trình tự ghi sổ Kế toán tập hợp các hoá đơn chứng từ, cập nhật vào máy tính cuối kỳ tự tổng hợp và lên các sổ chi tiết phải thu khách hàng ( chi tiết theo từng khách hàng, từng hợp đồng nội). SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ TK 131: Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty xây dựng Hà Nội Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/3/2007 Dư Nợ đầu quý:………… Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Phát sinh NT SH Nợ Có … … … … … … 24/02 PT121 Người mua ứng trước tiền đặt cọc 1111 50.000.000 11/03 0745124 Phải thu khách hàng tiền bán thiết bị âm thanh 5111 120.000.000 11/03 0745124 Thuế GTGT của hoá đơn số 0745124 33311 6.000.000 13/03 INC0032 Thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản 1121 76.000.000 … … … … … … Cộng 867.258.552 725.312.562 Dư Nợ cuối quý:……… Biểu 1.7: Sổ chi tiết công nợ Đơn vị : Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết CHỨNG TỪ GHI SỔ bị văn hóa (CEMCO) Số: 212/2007 Ngày 24 tháng 02 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ USD VNĐ 1111 131 Nhận tiền đặt cọc của Tổng Cty xây dựng Hà Nội cho lô hàng thiết bị truyền thanh 50.000.000 Cộng 50.000.000 Biểu 1.8 : Chứng từ ghi sổ số 212 Đơn vị : Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết CHỨNG TỪ GHI SỔ bị văn hóa (CEMCO) Số: 256/2007 Ngày 11 tháng 03 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ USD VNĐ 131-XDHN 5111 Bán lô hàng thiết bị âm thanh cho Tổng Cty xây dựng HN 120.000.000 131- XDHN 33311 Thuế GTGT của hoá đơn 07545124 6.000.000 Cộng 126.000.000 Biểu 1.9 : Chứng từ ghi sổ số 256 Đơn vị : Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết CHỨNG TỪ GHI SỔ bị văn hóa (CEMCO) Số: 267/2007 Ngày 13 tháng 03 năm 2007 Số hiệu tài khoản Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Ngoại tệ USD VNĐ 1121 131- XDHN Thu tiền gửi ngân hàng số tiền bán hàng còn nợ của Tổng Cty xây dựng Hà Nội 76.000.000 Cộng 76.000.000 Biểu 1.10 : Chứng từ ghi sổ số 267 SỔ CÁI TK 131 - PHẢI THU KHÁCH HÀNG Quý I/2007 Ngày Số CTGS Diến giải TK đ/ư Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 5.382.087.795 … … … … … … 24/02 212 Nhận tiền đặt cọc của Tổng công ty XD Hà Nội 1111 50.000.000 11/03 256 Bán lô hàng thiết bị âm thanh 5111 120.000.000 11/03 256 Thuế GTGT của hoá đơn số 07545124 33311 6.000.000 13/03 267 Thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản 1121 76.000.000 Tổng cộng Số dư cuối quý I 867.258.552 6.265.398.222 725.312.562 1.025.256.417 Biểu 1.11 : Sổ cái TK 131 Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu vật tư thiết bị Văn hoá BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN Tháng 3 năm 2007 Đơn vị tính: 1000đ STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … 03 Tổng công ty xây dựng Hà Nội 50.000 126.000 76.000 - - 04 Cung văn hoá Việt Tiệp(Hải Phòng) - - 600.000 600.000 - - … … … … … … … … Tổng 5.382.087 50.000 867.258 725.312 6.265.398 1.025.256 Biểu 1.12 : Trích bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng 1.2.3. Kế toán chi phí và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty 1.2.3.1. Kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu * Chứng từ sử dụng để xác định chi phí thu mua cho hàng hoá nhập khẩu gồm: - Biên lại vân chuyển, bốc dỡ - Hoá đơn GTGT - Giấy đề nghị tạm ứng - Biên lai thu lệ phí hải quan - Giấy báo Nợ - Vé tàu xe, hoá đơn chi phí cho cán bộ nhận hàng - Chứng từ bán hàng * Phương pháp hạch toán Tất cả các chi phí thu mua hàng nhập khẩu Công ty không phân bổ trực tiếp vào giá trị của lô hàng để xác định giá vốn hàng bán như thông thường mà tập hợp vào tài khoản 641 vì số tiền thu mua hàng hoá phát sinh có giá trị rất nhỏ so với giá trị của các lô hàng nhập khẩu. Đến cuối kỳ sau khi tính toán đầy đủ các số liệu trên tài khoản 641, Công ty sẽ phân bổ trực tiếp chi phí bán hàng nhập khẩu cho từng hợp đồng bán nội địa hàng nhập khẩu và xác định lãi, lỗ cho từng hợp đồng đó. Tài khoản 641 liên quan đến chi phí thu mua sẽ được chi tiết cho từng khoản mụa chi phí như chi phí nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác… 1.2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng trong Công ty là các khoản chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hoá như: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng như nhà kho, tiền thuê cửa hàng, trang thiết bị để bán hàng v.v… Chi phí nhân viên bán hàng Chi phí bốc xếp hàng hoá, vận chuyển hàng đến cho khách, chi phí bằng tiền khác… Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng (tiền điện, nước, điện thoại tại cửa hàng…) Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ hoá đơn như sau: Bảng tính lương và bảo hiểm xã hội kế toán chi phí tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, máy sẽ cập nhật chứng từ vào sổ chi tiết tài khoản và sổ tổng hợp phát sinh theo đối ứng một TK 6411 Các chi phí thực tế phát sinh vật liệu, sửa chữa, thuê nhà…kế toán chi phí tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, máy sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách có liên quan theo TK 6412 Cho phí điện thoại- Fax do bưu điện chuyển đến, kế toán chi phí cập nhật vào máy, máy sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan theo TK 6413. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ dùng cho các phòng xuất nhập khẩu để tính vào chi phí khấu hao TSCĐ . Từ đây kế toán cập nhật chứng từ vào máy, máy sẽ tự động cập nhật vào chứng từ sổ sách có liên quan theo TK 6414 Chi phí giấy phép, thanh tra, kiểm tra, các chi phí liên quan bốc xếp, vận chuyển… tất cả các chi phí có liên quan đến việc mua bán hàng nhập khẩu kế toán cập nhật chứng từ vào TK 6418 Các chi phí thực tế khác phát sinh kế toán cập nhật vào TK 6419 * Tài khoản sử dụng: Tài khoản 641 được chi tiết đến cấp 3 nhằm tiện cho việc theo dõi và hạch toán chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: - TK 6411: Chi phí nhân viên - TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì - TK 6413: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6418: Chi phí giấy phép, thanh tra, kiểm tra, chi phí bốc dỡ, vận chuyển - TK 6419: Chi phí bằng tiền khác Tài khoản liên quan khác như: 1111, 1121, 334, 214, 331 * Phương pháp tính và phân bổ chi phí bán hàng Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng từ các tài khoản chi tiết của 641 để phân bổ cho hàng nhập khẩu bán ra trong kỳ. Từ kết quả thu được sẽ tính ra kết quả kinh doanh cho hàng nhập khẩu: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ = Tổng CPBH phát sinh trong kỳ Tổng doanh thu trong kỳ x Tổng doanh thu hàng nhập khẩu trong kỳ Sau đó sẽ phân bổ