Chuyên đề Kế toán trưởng: Hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

ật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm 2. Phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu nhằm mục đích giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả hơn. Tuỳ theo những tiêu thức khác nhau mà nguyên vật liệu được chia thành những loại khác nhau. Có thể phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu thức sau: 2.1. Phân loại theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Theo tiêu thức này, nguyên vật liệu có thể được chia thành: + Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm. VD: Bông ở nhà máy dệt, sắt ở nhà máy cơ khí... + Vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, kích thích thị hiếu của người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi. + Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ta nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu.. + Phụ tùng thay thế: là những bộ phận phụ tùng chi tiết doanh nghiệp mua vào để thay thế khi sửa chữa tài sản cố định. + Vật liệu xây dựng và thiết bị xây lắp: là những vật liệu thiết bị doanh nghiệp mua về nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. + Phế liệu: là những vật liệu không còn tác dụng đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp thu hồi được do sản phẩm hỏng, do ngừng sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định hoặc do các nguyên nhân khác. + Các vật liệu khác: là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp ngoài các loại vật liệu kể trên như bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển. 2.2. Phân loại theo nguồn nhập nguyên vật liệu. Trên cơ sở phân loại này, kế toán có thể tính giá thực tế cho nguyên vật liệu có được từ các nguồn nhập, từ đó phân bổ vào các đối tượng tập hợp chi phí. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu gồm: + Nguyên vật liệu mua vào. + Nguyên vật liệu được cấp + Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công + Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh + Nguyên vật liệu được biếu tặng, viện trợ không hoàn lại + Nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê 3. Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. -Tính toán và phản ánh chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để xử lý. 4. Đánh giá nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu được đánh giá tuỳ theo nguồn nhập. Nguyên vật liệu mua ngoài phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Giá thực tế= Giá trên hoá đơn + Chi phí thu mua Trong đó: -Giá trên hoá đơn: là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người cung cấp -Chi phí thu mua phát sinh: vận chuyển, bốc dỡ, thuê khoa bãi, hao hụt, các loại phí... b) Nguyên vật liệu tự gia công * Giá thực tế = Giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã sản xuất gia công Tự sản xuất gia công là hoạt động phụ trợ giúp cho doanh nghiệp có thêm nguyên vật liệu để sản xuất tạo ra quy trính sản xuất tiếp theo của doanh nghiệp. c) Nguyên vật liệu được cấp: * Giá thực tế của nguyên vật liệu cấp= gias ghi trên hoá đơn của bên cấp. d) Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh: * Giá thực tế nguyên vật liệu = Kết quả đánh giá của Hội đồng quản trị và sự thỏa thuận giữa các bên tham gia liên doanh. e) Nguyên vật liệu biếu tặng, viện trợ: * Giá thực tế nguyên vật liệu= Giá mua trên thị trường của nguyên vật liệu cùng loại 5. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất a) Theo giá thực tế đích danh: * Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho. Khi xuất hàng, xuất lô nào tính giá lô đó. b) Theo giá thực tế bình quân cả kì dự trữ( bình quân gia quyền) * Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có tí danh điểm vật liệu, số lần xuất nhập nhiều: = = x c) Theo giá thực tế nhập trước - xuất trước (Fifo - First in first out) * Điều kiện áp dụng : Doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu , số lần nhập mỗi danh điểm không nhiều. Theo phương pháp này số vật liệu nào vào kho trước thì được xuất ra khỏi kho trước, xuất hết số nhập thì mới xuất đến số nhập kho sau theo giá thực tế của từng số hàng được xuất và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này áp dụng trong điều kiện giá cả ổn định d) Theo giá thực tế nhập sau - xuất trước (Lifo: Last in first out) Phương pháp này ngược với phương pháp Fifo. Ưu điểm hạn chế sự tác động của lạm phát đối với hàng tồn kho. e) Theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập tính lại giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu, từ đó xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. f) theo giá bình quân cuối kì trước. Giá thực tế = Số lượng vật liệu xuất* Đơn giá bình quân cuối kì trước g) Theo giá hạch toán. Theo phương pháp này vật liệu xuất kho trong kỳ được ghi theo giá hạch toán (là một giá cố định trong kỳ, giá này có thể là giá kế hoạch hoặc giá thực tế của kỳ trước). Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh trị giá hạch toán đến giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất trong kì =Giá hạch toán xuất trong kỉ* Hệ số giá Trong đó: * Hệ số giá= *Giá hạch toán vật liệu xuất kho= số lượng xuất x Đơn giá hạch toán. Tùy theo đặc điêm riêng của doanh nghiệp về số lượng điểm vật liệu, số lần nhập, xuất, điều kiện kho hàng, trình độ kế toán viên và điều kiện vật chất trang thiết bị cho công tác kế toán để doanh nghiệp lựa chọn phương pháp thích hợp. II. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Thủ tục chứng từ + Căn cứ vào báo cáo nhận hàng, khi hàng về tới đơn vị, nếu xét thấy cần thiết doanh nghiệp có thể lập bản kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu. Kiểm nhận về: số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Bản này căn cứ vào kết quả kiểm thực tế để ghi vào biên bản: "Biên bản kiểm nhận vật tư". Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận. Sau đó giao cho thủ kho, thẻ kho ghi sổ vật liệu thực nhập vào phiếu nhập kho - chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Nếu phát hiện thừa thiếu, sau quy cách, thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung ứng biết để cùng người giao hàng lập biên bản + Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn VAT của người bán - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... 2. Các tài khoản sử dụng. + Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường" Đây là TK phản ánh quan hệ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho đơn vị. Nợ: phản ánh giá trị hàng mua đi đường tăng Có: phản ánh giá trị hàng mua đi đường tháng trước về nhập kho đơn vị tháng này Dư nợ: Hàng mua đang đi đường + Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu" Là TK phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế Nợ: - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho -Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Có: - Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Chiết khấu mua hàng được hưởng Trị giá nguyên vật liệu thiếu, hư hỏng phát hiện khi kiểm kê. Dư nợ: phản ánh thực tế vật liệu hiện có ở kho bảo quản. Các doanh nghiệp khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để phản ánh riêng từng loại nguyên vật liệu. + Tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" + Tài khoản 133 "thuế VAT đầu vào được khấu trừ". + ... 3. Nhập kho nguyên vật liệu a) Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về * Khi nhập kho + Tính VAT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 152 "giá trị thực tế (không bao gồm thuế)" Nợ TK 1331 - Thuế đầu vào Có TK 111, 112: trả bằng biền Có TK 331: nếu chưa trả người bán Có TK 141: trả bằng tiền tạm ứng Có TK 311: trả bằng tiền vay ngắn hạn * Được hưởng chiết khấu thanh toán cho thanh toán tiền hàng trước thời hạn Nợ TK 111, 112: nếu nhận lại bằng tiền Nợ TK 331: nếu ghi giảm nợ phải trả. Nợ TK 1388: nếu được chấp nhận nhưng chưa thu Có TK 111: Tổng số chiết khấu được hưởng * Doanh nghiệp được giảm giá ngoài hoá đơn do hàng kém phẩm chất, sai quy cách Nợ TK 111, 112, 331, 1388: giá trị giảm (có thuế) Có TK 152: giảm trị giá hàng (không thuế) Có TK 1331: giảm thuế đầu vào b. Vật liệu mua ngoài, hàng thừa so với hoá đơn chưa rõ nguyên nhân Kế toán ghi sổ nhập kho cả nguyên vật liệu thừa + Khi nhập kho toàn bộ số hàng: Nợ TK 152: giá thực tế toàn bộ số hàng Nợ TK 133 (1331) Thuế VAT tính theo hoá đơn Có 331: Tổng phải trả theo hoá đơn Có TK 1381: trị giá thừa (không thuế) + Khi xác định được nguyên nhân - Nếu do bên bán xuất nhầm doanh nghiệp xuất kho trả lại Nợ TK 3381 Giá trị nguyên vật liệu trả lại Có TK 152 - Nếu doanh nghiệp xin mua cả số thừa Nợ TK 3381: Giá mua chưa VAT Nợ TK 133 (1331): thuế VAT tính trên số thừa Có TK 331: Tổng số phải trả thêm - Nếu do dôi thừa tự nhiên bêm mua được hưởng kế toán ghi vào thu nhập bất thường: Nợ TK 3381 Có TK 721 c.Vật liệu mua ngoài, thiếu so với hoá đơn chưa rõ nguyên nhân Kế toán ghi số nhập kho theo số thựcvà căn cứ vào biên bản kiểm nhận, kế toán ghi trị già nguyên vật liệu thiếu, tổn thất và TK 1381 + Khi nhập kho Nợ TK 152: trị giá thực tế vật liệu thực nhập Nợ TK 1381: trị giá thiếu không thuế Nợ TK 133 (1331): thuế tính theo số tiền hoá đơn Có TK 331: tổng số phải trả theo hoá đơn + Khi xác định nguyên nhân thiếu tổn thất tuỳ nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào TK có liên quan. - Nếu do người bán xuất nhầm giao tiếp số thiếu Nợ TK 152 Có TK 1381 - Nếu người bán không còn hàng để giao tiếp số thiếu, doanh nghiệp được giảm trừ số tiền phải trả Nợ TK 331: số tiền theo giá thanh toán Có TK 1381: giá mua chưa VAT Có TK 133 (1331): VAT - Nếu quy được trách nhiệm bắt người vi phạm phải bồi thường Nợ TK 334: trừ vào lương nhân viên Nợ TK 1388: số đòi người phạm lỗi theo giá thanh toán Có TK 1381: giá mua chưa thuế GTGT Có TK 133 (1331): ghi giảm VAT đầu vào - Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức hội đồng quyết định ghi vào chi phí nguyên liệu Nợ TK 152 Có TK 1381 - Nếu tổn thất do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng gánh chịu chủa người chịu trách nhiệm, kế toán ghi vào chi phí bất thường Nợ TK 821 Tăng chi phí Có TK 138 (1381) * Khi kế toán nhập kho nguyên vật liệu mua vào phát sinh thiếu tổn thất hoặc thừa xác định ngay được nguyên nhân thì tùy theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào TK liên quan, không cần ghi qua TK138 và 338 Để nhìn nhận tổng quát hạch toán theo phơng pháp này, chúng ta có sơ đồ sau: * Trường hợp nếu nhập kho nguyên vật liệu có phát sinh thừa do bên bán xuất nhầm hoặc nguyên vật liệu sai hợp đồng, doanh nghiệp bảo quản hộ, bên bán kế toán ghi TK 002 Nợ TK 002: Trị giá nguyên vật liệu bảo quản hộ * Khi xuất trả lại bên bán ghi: Có TK 002: Trị giá nguyên vật liệu trả lại d. Vật liệu mua ngoài, hoá đơn về, hàng chưa về. Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng mua đang đi đường - Nếu trong tháng hàng về thì ghi số bình thường - Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì kế toán khi Nợ TL 151: giá thực tế (không thuế) Nợ TK 133 (1331): thuế Có TK 111, 112, 311, 141: tổng giá thanh toán - Sang tháng sau khi hàng vê Nợ TK 152 Có TK 151 e. Số vật liệu mua ngoài, hàng về, hoá đơn chưa về. Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "hàng chưa có hoá đơn" - Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường - Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK 152 Giá tạm tính Có TK 133 - Sang tháng sau khi hoá đơn về, kế toán điều chỉnh từ giá tạm tính về giá thực tế bằng một trong các cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm Cách 3: Dùng bút toán ghi đảo ngược để xoá bút toán tạm tính đã ghi, sau đó ghi lại định khoản giá thực tế bằng bút toán thừa f. Vật liệu đựơc cấp phát, biếu tặng, nhận vốn góp liên doanh Nợ TK 152 Có TK 411 g. Nhập kho nguyên vật liệu tự sản xuất gia công Nợ TK 152 Có TK 154 h. Nhập kho nguyên vật liệu không sử dụng hết ở bộ phận sản xuất Nợ TK 152 Có TK 621 *. Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Cách tổng hợp tương tự như doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Chỉ khác trong chỉ tiêu giá thực tế còn bao gồm cả thuế VAT đầu vào và doanh nghiệp không sử dụng TK 1331 4. Xuất nguyên vật liệu. a. Xuất kho nguyên vật liệu sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 : xuất kho trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nợ TK 627 (6272): xuất kho cho quản lý phân xưởng Nợ TK 641 (6412): xuất kho cho bán hàng Nợ TK 642 (6422): xuất kho cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 : xuất kho cho sửa chữa TSCĐ hoặc XDCB Có TK 152 : giá thực tế xuất kho b.Xuất kho nguyên vật liệu để góp liên doanh Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của Hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế Nợ TK 128, 222: giá trị vốn góp Có TK 412: phần chênh lệch Có TK 152: giá thực tế xuất kho Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá nhỏ hơn trị giá thực tế của nguyên vật liệu Nợ TK 222,128: trị giá vốn góp Nợ TK 412: chênh lệch Có TK 152: trị giá thực tế của nguyên vật liệu c. Kiểm kê phát hiện thiếu, tổn thất nguyên vật liệu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1381 Có TK 152 Khi xác định được nguyên nhân - Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức, hội đồng xử lý quy định ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 Có TK 1381 - Nếu thiếu hụt do nguyên nhân khách quan ngoài kharnawng khắc phục của người chịu trách nhiệm Nợ TK 821 Có TK 1381 - Nếu quy được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường: Nợ TK 1388: giá thanh toán Có TK 1381: giá mua chưa VAT Có TK 133: VAT III. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1. Vấn đề chung + Phương pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, NVL đầu vào tương đối rẻ, chủng loại phức tạp + Tài khoản sử dụng 611 "Mua hàng" TK này theo dõi tình hình xuất kho nguyên vật liệu hàng ngày NVL nhập kho ghi từng lần vào bên nợ TK 611. Cuối kỳ xác định được NVL còn lại thì kế toán mới tính giá trị NVL xuất trong kỳ. Kết cấu của tài khoản này như sau: Nợ:- Giá thực tế hàng hoá, vật tư, NVL công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ - Giá thực tế hàng hoá vật tư, nguyên vật liệu, các dụng cụ mua vào trong kỳ. Có: - giá thực tế hàng hoá, NVL, công cụ tồn cuối kỳ - Chiết khấu mua hàng được hưởng - Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá - Giá thực tế, hàng hoá, NVL, công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ. 2. Phương pháp hạch toán 2.1. Đầu kỳ Kết chuyển trị giá NVL còn lại đầu kỳ Nợ TK 611: trị giá NVL còn lại đầu kỳ Có TK 152, 151 2.2. Trong kỳ: mua NVL + Đối với nguyên vật liệu chịu VAT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 611: giá mua không thuế Nợ TK 1331: VAT Có TK 111, 112, 141, 331: giá thanh toán (gồm cả thuế) + Đối với nguyên vật liệu chịu ế VAT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 611 Có TK 111, 112, 141, 331 Giá gồm, VAT 2.3. Cuối kỳ: + Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên liệu còn lại cuối kỳ. Nợ TK 152, 151 (trị giá NVL còn lại cuối kỳ) Có TK 611 + Kế toán tính và ghi trị giá nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá nguyên vật liệu xuất dùng= Trị giá nguyên vật liệu còn đầu kì+ Trị giá nguyên vật liệu phát sinh trong kì - trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kì Sau đó ghi: Nợ TK 621 Có TK 611 Trị giá NVL xuất dùng nghiệp trong chiến lược thu hút khách hàng. Như đã nêu trên, kế toán là một công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý. Vì vậy công tác kế toán đòi hỏi phải hết sức chính xác trung thực. Cơ sở quan trong nhất đối với một kế toán là các hoá đơn, chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến việc giao nhận nguyên vật liệu. Phần II. Thực trạng công tác kế toán NVL ở trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Một số ý kiến đóng góp. I. Thực trạng công tác kế toán NVL ở các DNSXKD. Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, con người ngày càng sử dụng nhiều loại hình nguyên vật liệu liệu hiện đại, nhiều tiện ích. Mặt khác nền kinh tế phát triển, nhu cầu về sản phẩm hàng hóa cũng ngày càng trở nên phức tạp và khó đáp ứng. Để phục vụ tốt nhu cầu phong phú của khách hàng, các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến sản phẩm của minh, đồng thời giảm chi phi, từ đó giảm giá thành, tạo sức hút đối với người mua. Quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu là một yếu tố quyết định sự thành công của doanh c loại nguyên vật liệu khác nhau để tiến hành. Thông thường kế toán thường dựa trên nguồn nhập nguyên vật liệu để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu, trên cơ sở đó hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, mà doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá thực tế như thế nào. Điều kiện áp dụng các phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu đã được đề cập ở trên. Điều quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp là phải xây dựng được số danh điểm nguyên vật liệu. Ngày 01/01/1999, luật thuế giá trị gia tăng (GTGT) được áp dụng cho các doanh nghiệp, trong điều kiện hiện nay, mặc dù thuế VAT mới áp dụng nhưng công tác hạch toán mua và nhập kho NVL dùng để sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp đã dần được thực hiện đúng quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu đang gặp phải một số khó khăn nhất định, mà chủ yếu nhất là liên quan đến hoá đơn chứng từ trong việc mua sắm nguyên vật liệu. Rõ ràng rằng, hoá đơn chứng từ là cơ sở pháp lý để chứng minh nghiệp vụ kế toán phát sinh và là cơ sở để kế toán hạch toán quá trình mua sắm NVL nhưng từ khi luật thuế mới được áp dụng thì việc quy định - thực hiện hoá đơn chưa đồng bộ, điều này gây trở ngại cho các doanh nghiệp được khấu trừ thuế VAT đầu vào. Điều này gây nhiều hạn chế cho các doanh nghiệp áp dụng tính VAT theo phương pháp khấu trừ, họ phải chọn cho mình những bạn hàng mà cũng tính VAT theo phương pháp khấu trừ để có được hoá đơn đầu vào để được khấu trừ thuế VAT. Các hạn chế đó là lựa chọn người cung ứng, điều này làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn nhất định. Bên cạnh đó, các hoá đơn khống, giả đã xuất hiện cũng gây khó khăn cho các kế toán mua sắm NVL. Hiện nay trong thực tế, các doanh nghiệp (nói chung) các doanh nghiệp công nghiệp (nói riêng) đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL. * Phương pháp 1: Phương pháp thẻ song song (hay đối chiếu song song) Phương pháp này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm trước năm 1970 Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất và tồn kho Việt Nam, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng cũng như giá trị cụ thể của nó. + Tại kho: Khi danh điểm NVL nhập - xuất, thủ kho phải ghi chép từng lượng cụ thể vào thẻ kho tương ứng. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm theo mẫu sau: Thẻ kho Danh điểm vật tư Đơn vị tính Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày Tồn kho đầu kỳ + Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật tư tương ứng với từng thẻ kho theo mẫu sau: Thẻ kế toán chi tiết Danh điểm vật tư: Đơn vị tính Đơn giá Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn kho đầu kỳ Phương pháp này đơn giản, kiểm tra đối chiếu dễ dàng đến từng chứng từ. Tuy nhiên nếu khối lượng công việc kế toán rất nhiều, doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư khó áp dụng phương pháp này, do đó doanh nghiệp có số lượng danh điểm vật tư ít thì thường áp dụng phương pháp trên. * Phương pháp 2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (hay đối chiếu tổng mức luân chuyển). Theo phương pháp này trong tháng, khi kế toán nhận được các chứng từ nhập - xuất thì sẽ tiến hành phân loại theo kho danh điểm, theo loại nhập - xuất. Cuối tháng sẽ xác định lượng nhập, lượng xuất phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật tư và ghi một lần vào một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển Sổ luân chuyển vật liệu Kho Danh điểm Đơn vị tính Đơn giá Tồn đầu năm Luân chuyển tháng 1 Luân chuyển tháng 2 Nhập Xuất Số lượng Thành tiền SL TT SL TT Phương pháp này áp dụng trong doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lượng chứng từ nhập - xuất ít. * Phương pháp 3: phương pháp số dư (hay đối chiếu số dư) Đây là phương pháp hiện đại hơn 2 phương pháp trên, đó là bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. Trên cơ sở đó, tại kho thủ kho chỉ hạch toán số lượng, ở phòng kế toán chỉ hạch toán giá trị của NVL. Điều này xoá bỏ được ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời. * Tại kho: Cuối tháng, phòng kế toán gửi số dư đến kho, thủ kho dựa vào lượng tồn đối với từng danh điểm trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư, theo mẫu sau (Sổ này được mở từng kho và dùng cho cả năm) Sổ số dư Danh điểm Đơn vị tính Tồn kho đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 Tồn kho cuối tháng 2 + Tại phòng kế toán: định kỳ theo quy định thống nhất của doanh nghiệp, kế toán vật liệu đến kho để nhận chứng từ, kiểm tra công việc ghi chép của thủ kho cùng với thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ (chứng từ nhập - xuất là riêng biệt) Phiếu giao nhận chứng từ: Kho: Danh điểm Số liệu chứng từ Số tiền Người nhận ký tên Người giao ký tên - Kế toán tổng hợp số lượng nhập (xuất) của từng danh điểm dựa vào chứng từ, và căn cứ vào đơn giá hạch toán để tính thành tiền và ghi vào phiếu giao nhận. - Dựa vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính tiền kế toán ghi vào bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn. Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn Danh điểm ĐVT Đơn giá Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Từ 1-10 từ 11-20 từ 21-30 ồ Từ 1-10 từ 11-20 từ 21-30 ồ - Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm NVL trên bảng được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư với bảng tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. - Phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều danh điềm vật tư và số lần xuất nhập nhiều. II. Một số ý kiến đóng góp. Từ sự phân tích tình hình thực trạng về công tác kế toán NVL ta có một số ý kiến * Về phía các doanh nghiệp: Công tác quản lý cũng như hạch toán NVL chưa thật hiệu quả. Có lúc NVL dự trữ quá thừa, có khi quá thiếu làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Bên cạnh đó việc hạch toán còn gặp phải nhiều khó khăn do vậy ảnh hưởng đến đánh giá, tính giá thành. Vì vậy để hoàn thiện hơn doanh nghiệp phải: Có lực lượng thủ kho, nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và phải dễ dàng kiểm tra. Thủ kho phải xây dựng được các chỉ tiêu trong dự trữ, xuất nhập một cách chính xác, xây dựng được mức tiêu hao cho từng loại, chi tiết sản phẩm. Luôn luôn bồi dưỡng trình độ cho kế toán, phổ biến những sự thay đổi trong chính sách. Kế toán phải biêt vận dụng hợp lý các phương pháp tính giá và hạch toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Sử dụng chứng từ hoá đơn hợp lệ liên quan đến công tác hạch toán. Điều đặc biệt quan trọng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu của các doanh nghiệp là việc các cán bộ kế toán phải nắm vững các chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời vận dụng một cách linh hoạt. Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu đồng thời sử dụng cho 2 hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc 2 đối tượng chịu VAT theo phương pháp khác nhau. Kế toán được phép hạch toán nguyên vật liệu theo giá mua chưa VAT và toàn bộ VAT đầu vào được ghi vào TK 133. Cuối kì tính phân bổ cho sản phẩm chịu thuế và cho sản phẩm không thuộc đối tượng chịu thuế ghi vào giá vốn hàng bán. * Cơ quan quản lý: Khi ban hành các quy định mới, các chính sách thuế mới vẫn chưa áp dụng, hướng dẫn một cách đồng bộ. Rõ nhất là gần đây có thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp gây ra những xáo trộn không nên có trên thị trường và những khó khăn nhất định cho các doanh nghiệp. Vì vậy thiết nghĩ việc hoàn thiện và hướng dẫn chi tiết việc thực hiện luật thuế GTGT là yêu cầu cấp thiết đặt ra đối với các cơ quan quản lý vĩ mô. Hoàn thiện luật thuế GTGT nhằm mục đích vừa tạo ra nguồn thu nhập ổn định cho ngâ