Chuyên đề Kế toán Vốn bằng tiền, tạm ứng cho công nhân viên và khoản phải thu - phải trả khách hàng

phân tích đánh giá tình hình hoạt động ở công ty, góp ý kiến đề ra những chiến lược cho công ty, và cũng là người chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo kế toán ở công ty. Cung cấp những thông tin kế toán cho nội bộ công ty và cấp trên. Đồng thời cũng thiết kế mẫu sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty. Kế toán tổng hợp Có nhiệm vụ giúp Kế toán trưởng hạch toán tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, cùng với Kế toán trưởng lập báo cáo tổng hợp về tình hình kinh doanh tại công ty, Đồng thời thay mặt Kế toán trưởng giải quyết mọi công việc khi Kế toán trưởng đi vắng,… Kế toán thanh toán Có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán theo dõi các khoản nợ, các khoản phải thu, chi và phải trả. Phụ trách về tín dụng và tiền mặt tại công ty, ghi chép sổ chi tiết vốn bằng tiền. Kiểm tra tính pháp ký của chứng từ thu, chi quỹ, sau đó lập phiếu thu, chi và phản ánh lên sổ sách. Lập báo cáo tiền mặt. Theo dõi chi tiết các khoản thanh khoản tạm ứng, sau đó trình lên Kế toán trưởng để đôn đốc việc thanh toán tạm ứng. Kế toán viên Phụ trách về tiền gửi ngân hàng của công ty. Kiểm tra các khoản thanh toán bằng chuyển khoản của khách hàng. Lập báo cáo về tình hình tiền gửi ngân hàng vào cuối tháng. Theo dõi công nợ, thuế. Thủ quỹ Có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản quỹ tiền mặt tại quỹ của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp Thủ Quỹ Kế Toán Thanh Toán Kế Toán Viên Sơ đồ A.IV.2.1.a – Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Mô tả sơ đồ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày được các kế toán viên, kế toán thanh toán, tập hợp và ghi chép nếu liên quan đến nhiệm vụ của mình. Đến cuối tháng kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp tất cả các số liệu từ các kế toán bộ phận sau đó tính toán và đưa lên cho kế toán trưởng xem xét ký duyệt. Tổ chức bộ máy kế toán Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh như vậy, công tác hạch toán kế toán giữ vai trò hết sức quan trọng. Mặc dù hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán tự viết nhưng tổ chức hạch toán và ghi chép theo hình thức Nhật ký chung. Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán trong công ty được tiến hành tập trung tại phòng kế toán, tại các tổ đội sản xuất chỉ các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ thu nhận xử lý chứng từ ban đầu. Sử dụng các hình thức kế toán này góp phần đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò chức năng của kế toán, giúp cho việc phân công lao động, nâng cao trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán. Hình thức kế toán Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung  Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng Tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Vài nét về tình hình hoạt động kinh doanh ở Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 năm 2008 – 2009 Tình hình hoạt động kinh doanh ở Xí nghiệp Công ty được thành lập vào 12/1991, cho đến nay xí nghiệp đã thực hiện và bàn giao rất nhiều công trình hạng mục được giao, và là một trong những đơn vị chủ lực của Công ty. Doanh thu qua các năm của xí nghiệp báo cáo với cấp trên không ngừng được tăng cao. Cụ thể: Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp năm 2008 – 2009 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2009 Đơn vị tính:VND CHỈ TIÊU Mã số Năm 2009 Năm 2008 1 2 4 5 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 14.617.384.314 1.807.949.200 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 10 14.617.384.314 1.807.949.200 4. Giá vốn hàng bán 11 13.142.832.165 1.695.352.116 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 1.474.552.149 112.597.084 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 51.064.151 34.048.547 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 713.949.520 22.080.913 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)} 30 811.648.780 124.564.718 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 50 811.648.780 124.564.718 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 – 51 - 52) 60 811.648.780 124.564.718 Lập, Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Hoạt động kinh doanh: Chủ yếu xí nghiệp mua các loại nguyên vật liệu liên quan đến công trình sản xuất như: Cát, Sắt, Thép, Đá, Xi Măng, Gạch, Vôi, Thạch Cao,… và các loại công cụ, dụng cụ như: Dàn Giáo, Lưới bảo hộ, Khung đúc bê tông,… Sản phẩm tạo ra là các công trình tòa nhà cao tầng, khu chung cư, chợ,… giao cho khách hàng chủ yếu là công ty Cổ phần Địa Ốc Tân Bình. Hoạt động đầu tư: Chủ yếu do Công ty Cổ phần Địa Ốc Tân Bình Cấp. Hoạt động tài chính: Do công ty cấp trên cấp. Một số đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp Đồng tiền mà Xí nghiệp chọn hạch toán là đồng Việt Nam Xuất nguyên vật liệu theo phương pháp Nhập Trước Xuất Trước (FIFO). Trang thiết bị hỗ trợ cho công tác kế toán là máy tính và phần mềm hỗ trợ tự viết. Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Xí nghiệp không trực tiếp quản lý và trích khấu hao tài sản cố định, và hàng kỳ thông báo tình hình sử dụng tài sản cố định về công ty Cổ phần Địa Ốc Tân Bình. Mục đích kế toán dùng để kết chuyển số dư các tài khoản về công ty Cổ phần Địa Ốc Tân Bình, và cung cấp thông tin cho Kiểm toán. Hình thức kế toán: Nhật ký chung sử dụng bằng phần mềm kế toán. Chứng từ kế toán tại xí nghiệp: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường, bảng chấm công, bảng trích lương, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu… Sổ sách sử dụng chủ yếu: Các loại sổ chi tiết số dư, Sổ cái, Bảng Cân đối phát sinh,… THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, TẠM ỨNG CHO CÔNG NHÂN VIÊN VÀ KHOẢN PHẢI THU - PHẢI TRẢ KHÁCH HÀNG CỦA XÍ NGHIỆP XÂY LẮP CÔNG TRÌNH SỐ 1 Khái quát về vốn bằng tiền Nguồn tiền của Xí nghiệp Vì Xí nghiệp thuộc Công ty Cp Địa Ốc Tân Bình nên toàn bộ nguồn vốn đầu tư được Công ty cấp, mặt khác phần lớn các công trình hoàn thành mà Xí nghiệp xây lắp chủ yếu là bàn giao lại cho Công ty, chính vì vậy nguồn tiền của Xí nghiệp là nhận từ Công ty, dùng cho xây dựng các công trình mà đã nhận thi công từ Công ty Cổ phần Địa Ốc Tân Bình. Công ty chuyển tiền cho Xí nghiệp thi công đều được chuyển qua bằng tài khoản ngân hàng. Ngoài ra trong quá trình hoạt động kinh doanh tiền của Xí nghiệp cũng là do lợi nhuận mà Xí nghiệp đem lại từ các dự án công trình xây dựng đã hoàn thành mà Xí nghiệp đã nhận thầu. Các hoạt động kinh doanh đều xảy ra ở trong nước nên doanh nghiệp không có tồn quỹ bằng ngoại tệ,… Quản lý vốn bằng tiền Tiền mặt tồn tại xí nghiệp thì không nhiều, chủ yếu chi cho các khoản mua vật tư, thiết bị đều bằng tiền gửi ngân hàng chính vì vậy tiền lưu tại ngân hàng vẫn nhiều hơn so với tiền mặt. Thủ quỹ luôn tính một mức tồn tiền mặt tại quỹ một cách hợp lý vì tính an toàn trong việc quản lý. Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu tức thời với sổ kế toán tiền mặt, tiền gửi tại ngân hàng để đối chiếu thu, chi một cách hợp lý. Tiền mặt tại quỹ Đặc điểm Ở tại Xí nghiệp Tiền mặt dùng để giao dịch, phát sinh các nghiệp vụ thu, chi chủ yếu là đồng Việt Nam. Như tính chất vốn bằng tiền thì tiền mặt tại xí nghiệp có tính thanh khoản cao dùng cho các công việc, chi phí phát sinh trực tiếp cần thanh toán ngay mà không có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Dùng để chi cho các công việc hàng ngày như: chi mua nguyên vật liệu, tạm ứng, tiếp khách, tiền điện, tiền nước, điện thoại,…Tuy nhiên tồn quỹ tiền mặt tại xí nghiệp không nhiều nhưng đủ đáp ứng cho các khoản chi phát sinh thường xuyên. Tiền mặt được thủ quỹ quản lý và cất giữ trong két sắt tại xí nghiệp, thủ quỹ thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật. Mọi nghiệp vụ thu, chi được thủ quỹ thực hiện. Các ngiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là chi tiền ra để sử dụng. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ làm căn cứ hạch toán Phiếu thu Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền Kế Toán Trưởng hoặc Thủ quỹ tiến hành in phiếu thu tiền. Phiếu thu gồm 2 phiếu: một phiếu giao cho người nộp, một phiếu để Thủ quỹ làm cơ sở ghi vào sổ quỹ và lưu vào hồ sơ lưu trữ, (mẫu ở bên dưới đối chiếu với phần phụ lục). CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH Xí Nghiệp Xây Lắp Công Trình Số 1 08-09 Vườn Lan, Phường 10, Quận Tân Bình, TPHCM PHIẾU THU Số 05/01/2009 Ngày 20/01/2009 Họ tên TRẦN THANH THÙY NGUYÊN SỐ TIỀN GHI NỢ GHI CÓ Đơn vị TRẦN THANH THÙY NGUYÊN 1,110,000 1111 3336 Lý do thu tiền Thu thuế thu nhập cá nhân tháng 13/2008 -Giám sát Số tiền 1,110,000 đ. Bằng chữ Một triệu một trăm mười ngàn đồng chẵn Ctừ l.hệ Người nộp tiền Thủ quỹ Kế Toán Trưởng Giám Đốc Trần Thanh Thùy Nguyên Hồ Quốc Bình Trần Hữu Thanh Phiếu chi Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền Kế Toán Trưởng tiến hành in phiếu chi tiền. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỊA ỐC TÂN BÌNH Xí Nghiệp Xây Lắp Công Trình Số 1 08-09 Vườn Lan, Phường 10, Quận Tân Bình, TPHCM PHIẾU CHI Số 02/01/2009 Ngày 05/01/2009 Họ tên TRẦN THANH THÙY NGUYÊN SỐ TIỀN GHI NỢ GHI CÓ Đơn vị TRẦN THANH THÙY NGUYÊN 1,600,000 6271 1111 Lý do chi tiền Thanh toán tiền trực Tết Dương lịch năm 2009 -CT Lô A Số tiền 1,600,000 đ. Bằng chữ Một triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn Ctừ l.hệ Người nộp tiền Thủ quỹ Kế Toán Trưởng Giám Đốc Trần Thanh Thùy Nguyên Hồ Quốc Bình Trần Hữu Thanh Phiếu chi được tiến hành in thành 2 phiếu: một phiếu giao cho người nhận, một phiếu giao cho Thủ quỹ để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán và lưu sổ (mẫu ở bên dưới đối chiếu với phần phụ lục). Hóa đơn thuế GTGT, các hóa đơn liên quan,… Giấy đề nghị chi (Phụ lục) Phiếu đề nghị thanh toán Sổ sách sử dụng liên quan Sổ Số dư chi tiết Sổ Cái tài khoản tiền mặt (phụ lục) Dùng để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi tiền mặt tại quỹ của xí nghiệp. Sổ Nhật ký chung Tài khoản sử dụng Xí nghiệp thực hiện các nghiệp vụ thu, chi chủ yếu bằng đồng Việt Nam nên tài khoản dùng để sử dụng và phản ánh là: TK 1111-Tiền mặt tại xí nghiệp Quy trình luân chuyển và hạch toán chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình thu tiền tại Xí nghiệp Bước thực hiện Người thực hiện Quy trình thực hiện Chứng từ liên quan Bước 1 Người nộp tiền hoặc nhân viên Đề nghị nộp tiền Kiểm tra, đối chiếu Lập phiếu thu Ký và duyệt thu Ký và nộp tiền Giấy đề nghị nộp tiền Bước 2 Kế toán trưởng, thủ quỹ Giấy đề nghị nộp tiền Bước 3 Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ Phiếu thu Bước 4 Thủ quỹ, Kế toán trưởng, Giám đốc Phiếu thu Bước 5 Người nộp tiền hoặc nhân viên Phiếu thu và tiền mặt Bước 6 Thủ quỹ Nhận phiếu thu và nhận tiền Phiếu thu và tiền mặt Bước 7 Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt Lưu trữ phiếu thu vào hồ sơ Thủ quỹ Phiếu thu Bước 8 Kế toán trưởng Phiếu thu Bước 9 Kế toán trưởng, thủ quỹ Phiếu thu Lưu đồ B.II.4.a.1 – Quy trình thu tiền Giải thích quy trình: Bước 1: Người nộp tiền hoặc nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu tiền nợ của khách hàng,... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán trưởng; Bước 2: Kế toán trưởng hoặc Thủ quỹ sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên hoặc người nộp tiền sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ sổ sách liên quan; Bước 3: Kế toán trưởng hoặc Thủ quỹ sau khi đối chiếu số liệu thì sẽ tiến hành lập phiếu thu; Bước 4: Kế toán trưởng, Giám đốc và Thủ quỹ ký và duyệt phiếu thu; Bước 5: Giao phiếu thu cho người nộp ký vào Phiếu thu và nộp tiền, giao 1 phiếu thu cho người nộp; Bước 6: Thủ quỹ nhận lại Phiếu thu và thu tiền của người nộp; Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ; Bước 8: Kế toán trưởng ghi sổ kế toán tiền mặt; Bước 9: Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ cất phiếu thu kèm theo các chứng từ liên quan vào hồ sơ. Quy trình chi tiền tại Xí nghiệp Bước thực hiện Người thực hiện Quy trình thực hiện Chứng từ liên quan Bước 1 Nhân viên hoặc người được nhận tiền Ký vào phiếu chi và nhận tiền Đối chiếu Ký và duyệt chi Lập giấy đề nghị chi Lập phiếu chi Nhận phiếu chi và chi tiền Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,.. Bước 2 Kế toán trưởng Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,.. Bước 3 Kế toán trưởng Phiếu chi Bước 4 Kê toán trưởng, Giám đốc Phiếu chi Bước 5 Thủ quỹ Phiếu chi Bước 6 Nhận viên hoặc người nhận tiền Phiếu chi Bước 7 Thủ quỹ Ghi vào sổ quỹ Ghi vào sổ kế toán tiền mặt Lưu trữ các chứng từ liên quan vào hồ sơ Phiếu chi Bước 8 Kế toán trưởng Phiếu chi Bước 9 Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ Phiếu chi, Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,.. Lưu đồ B.II.4.a.2 – Quy trình chi tiền Giải thích quy trình: - Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,... người có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán trưởng; - Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán rồi tiến hành kiểm tra đối chiếu, kiểm tra thông tin; - Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Giấy đền nghị tạm ứng, thanh toán và kiểm tra xong (nếu không hợp lệ thì sẽ không xuất phiếu chi) sẽ tiến hành lập Phiếu chi; - Bước 4: Kế toán trưởng và giám đốc tiến hành ký và duyệt phiếu chi; - Bước 5: Sau đó giao phiếu chi cho thủ quỹ, ký và chi tiền; - Bước 6: Thủ quỹ giao phiếu chi cho người nhận tiền ký và nhận tiền, giao 1 liên chi cho người nhận tiền; - Bước 7: Thủ quỹ nhận Phiếu chi về và tiến hành ghi vào sỗ quỹ; - Bước 8: Chuyển chứng từ, phiếu chi cho kế toán trưởng tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt; - Bước 9: Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ sắp xếp chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền lưu vào hồ sơ lưu trữ. Quy trình hạch toán chứng từ Ghi vào sổ quỹ TK 1111 Ghi vào sổ kế toán tiền mặt ĐK vào sổ Nhật ký chung Ghi vào Sổ cái Phiếu thu, phiếu chi Hạch toán trên phần mềm kế toán: Ghi chú: Ghi hàng ngày Sơ đồ B.II.4.b – Quy trình hạch toán tiền mặt trên phần mềm Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quá trình hạch toán chứng từ phát sinh đều được kế toán ghi lại và hạch toán bằng phần mềm kế toán và cho phép xuất ra những sổ sách cần thiết để lưu trữ trong hồ sơ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau sẽ được máy tính ghi lại và phản ánh trên Sổ cái tài khoản 111 đính kèm ở phần phụ lục. Theo Phiếu chi số 01/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền trực tết Dương lịch năm 2009-VPXN: NỢ TK 6421 600,000 CÓ TK 1111 600,000 Theo Phiếu chi số 02/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền trực Tết Dương lịch năm 2009-CT Lô A (Phiếu chi đính kèm phần phụ lục). NỢ TK 6271 1,600,000 CÓ TK 1111 1,600,000 Theo Phiếu chi số 03/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền mua BH tai nạn-Đội 1: NỢ TK 1388 847,000 CÓ TK 1111 847,000 Theo Phiếu chi số 04/01/2009 ngày 06/01/2009 thanh toán tiền điện sản xuất CT Lô A than kỳ 1/2009: NỢ TK 6278 718,275 NỢ TK 1388 5,137,820 NỢ TK 1331 585,610 CÓ TK 1111 6,441,705 Theo Phiếu chi số 05/01/2009 ngày 06/01/2009 thanh toán tiền giữ xe CB CNV XN quí 4/2008: NỢ TK 64299 234,000 CÓ TK 1111 234,000 Theo Phiếu chi 06/01/2009 ngày 07/01/2009 thanh toán tiền xăng tháng 01/2009-VPXN: NỢ TK 64296 2,631,909 NỢ TK 1331 250,091 CÓ TK 1111 2,882,000 Theo Phiếu thu 01/01/2009 ngày 12/01/2009 rút tiền gửi NH SGCT Tân Bình về nhập quỹ: NỢ TK 1111 100,000,000 CÓ TK 112A 100,000,000 Phiếu chi số 07/01/2009 ngày 12/01/2009, thanh toán tiền nạp bột, thay ti, lắp ống bình PCCC CT Lô A: NỢ TK 6278 960,000 NỢ TK 1331 96,000 CÓ TK 1111 1,056,000 Phiếu chi số 08/01/2009 ngày 12/01/2009, thanh toán tiền cước điện thoại tháng 12/2008: NỢ TK 6427 392,825 NỢ TK 1331 39,283 CÓ TK 1111 432,108 Phiếu chi số 09/01/2009 ngày 13/01/2009, thanh toán cước điện thoại tháng 01/2009: NỢ TK 6278 136,364 NỢ TK 1331 13,636 CÓ TK 1111 150,000 Phiếu chi số 10/01/2009 ngày 13/01/2009, thanh toán tiền cước điện thoại tháng 12/2008: NỢ TK 6278 272,727 NỢ TK 1331 27,273 CÓ TK 1111 300,000 Phiếu chi số 11/01/2009 ngày 13/01/2009, trả tiền bảo hành chống nức sàn bê tông Lô M: NỢ TK 3388 6,426,000 CÓ TK 1111 6,426,000 Phiếu chi số 12/01/2009 ngày 14/01/2009, thanh toán cước điện thoại tháng 11+12/2008 và tháng 01+02/2009. NỢ TK 6427 545,455 NỢ TK 1331 54,545 CÓ TK 1111 600,000 Phiếu chi số 13/01/2009 ngày 15/01/2009, thanh toán lương đợt 1 tháng 01/2009 – VPXN NỢ TK 3341 14,000,000 CÓ TK 1111 14,000,000 Theo Phiếu thu số 05/01/2009 ngày 20/01/2009 Thu thuế thu nhập cá nhân tháng 13/2008-Giám sát (đính kèm ở phụ lục) NỢ TK 1111 1,110,000 CÓ TK 3336 1,110,000 ………………………………………. Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 SỔ CÁI Cả năm 2009 111-Tiền mặt Đơn vị tính: VND STT Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Số CT Ngày Số dư đầu kỳ 16,186,212 1 01/01/2009 05/01/2009 Trần Thanh Thùy Thanh toán tiền trực tết Dương… 6421 600,000 2 02/01/2009 05/01/2009 -nt- Thanh toán tiền trực tết Dương… 6271 1,600,000 3 03/01/2009 05/01/2009 Trần Cao Quỳnh Thanh toán tiền mua BH tai nạn… 1388 847,000 … ……. ……. ………….. ……………………….. …….. ………… 11 01/01/2009 12/01/2009 Trần Thanh Thùy Nguyên Rút tiền gửi NH SGCT Tân Bình về nhập quỹ 112A 100,000,000 ….. ………. …….. …………. ………………………. ……….. …………… ………… Tổng hợp số phát sinh 2,996,341,550 2,976,928,291 Số dư cuối kỳ 35,599,471 Tiền gửi ngân hàng Đặc điểm Xí nghiệp lấy đồng Việt Nam để hạch toán. Tiền gửi tại ngân hàng chủ yếu là Đồng tiền Việt Nam. Xí nghiệp mở tài khoản tại 4 ngân hàng: + Ngân hàng SGCT chi nhánh Tân Bình + Ngân hàng ĐTPT chi nhánh Sài Gòn phòng giao dịch AN DƯƠNG VƯƠNG + Ngân hàng ĐTPT chi nhánh Gia Định + Ngân hàng Liên Việt Tuy vậy những giao dịch tại ngân hàng SGCT vẫn là chủ yếu. So với lượng tồn quỹ tiền mặt thì tiền gửi tại ngân hàng nhiều hơn rất nhiều. Tiền gửi ngân hàng thường xuyên dùng để chi cho việc thi công công trình, và dùng để cho công việc thanh toán dễ dàng hơn. Mặt khác tiền gửi tại ngân hàng lại an toàn, dễ quản lý hơn rất nhiều so với tiền tại quỹ. Thủ tục mở tài khoản tại ngân hàng: Yêu cầu: Giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao, xác nhận của Kế toán trưởng và Giám đốc. Điền vào mẫu mở tài khoản phù hợp, làm giấy yêu cầu mở tài khoản,… Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ làm căn cứ hạch toán Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ (phụ lục) Ủy nhiệm thu, giấy báo có (phụ lục) Sổ phụ ngân hàng (phụ lục) Phiếu thu, phiếu chi (phụ lục) Hóa đơn, giấy lĩnh tiền mặt (phụ lục), chứng từ liên quan, Sổ sách sử dụng liên quan Số dư chi tiết (phụ lục) Sổ cái (phụ lục) Tương tự như sổ cái tiền mặt dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi tiền gửi ở ngân hàng. Sổ Nhật ký chung Tài khoản sử dụng Tài khoản tổng hợp sử dụng: TK 112 Tài khoản chi tiết: TK 112A - Ngân hàng SGCT chi nhánh Tân Bình TK 112B - Ngân hàng ĐTPT chi nhánh Sài Gòn phòng giao dịch AN DƯƠNG VƯƠNG TK 112C - Ngân hàng ĐTPT chi nhánh Gia Định TK 112D - Ngân hàng Liên Việt Quy trình luân chuyển và hạch toán chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình thu tiền gửi Nghiệp vụ này được thực hiện khi có khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản, nhân tiền từ công ty cấp trên, hay rút tiền mặt gửi vào ngân hàng,… Bước Người thực hiện Quy trình Chứng từ 1 Khách hàng hoặc nhân viên Lập giấy báo Có Nhận giấy báo có Nộp tiền hoặc chuyển khoản Nhận tiền Phiếu thu, hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng 2 Ngân hàng 3 Ngân hàng Giấy báo Có 4 Kế toán trưởng Giấy báo Có 5 Kế toán trưởng Lưu chứng từ vào hồ sơ Ghi sổ tiền gửi Lưu chứng từ vào hồ sơ Giấy báo Có, Phiếu thu 6 Kế toán trưởng Giấy báo Có, chứng từ thu, các chứng từ liên quan Lưu đồ B.III.4.a.1 – Quy trình thu tiền gửi ngân hàng Giải thích về quy trình: Bước 1: Khách hàng trả nợ hoặc người khác nộp tiền vào tài khoản ngân hàng; Bước 2: Ngân hàng nhận tiền; Bước 3: Ngân hàng tiến hành lập giấy báo Có và chuyển về cho xí nghiệp; Bước 4: Kế toán trưởng nhận giấy báo Có; Bước 5: Dựa vào giấy báo Có và các chứng từ liên quan kế toán ghi sổ tiền gửi; Bước 6: Tiến hành lưu trữ tài liệu, chứng từ liên quan vào hồ sơ. Quy trình chi tiền gửi ngân hàng Nghiệp vụ này dùng để chi trả cho việc mua nguyên vật liệu, tạm ứng cho nhân viên thi công,…là chủ yếu. Bước Người thực hiện Quy trình Chứng từ 1 Kế toán trưởng Lập ủy nhiệm chi, ký duyệt Nhận các hóa đơn, chứng từ liên quan,.. Hóa đơn, chứng từ xác minh 2 Kế toán trưởng Ủy nhiệm chi, giấy đề nghị chi 3 Giám đốc Ký ủy nhiệm chi Nhận Ủy nhiệm chi Thực hiện lệnh chi Lập giấy báo Nợ Lưu vào hồ sơ Nhận giấy báo Nợ, ghi sổ kế toán Ủy nhiệm chi 4 Ngân hàng Ủy nhiệm chi Lệnh Chi 5 Ngân hàng Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ 6 Kế toán trưởng Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ 7 Kế toán trưởng Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, các chứng từ khác liên quan Lưu đồ B.III.4.a.2 – Quy trình rút tiền gửi ngân hàng Giải thích quy trình: Bước 1: Kế toán trưởng nhận các hóa đơn, chứng từ chứng minh hợp lệ, kiểm tra đối chiếu. Bước 2: Kế toán lập và ký duyệt ủy nhiệm chi; Bước 3: Giám đốc ký Ủy nhiệm chi Bước 4: Ngân hàng nhận Ủy nhiệm chi và thực hiện lệnh chi; Bước 5: Ngân hàng lập giấy báo nợ và chuyển về cho xí nghiệp; Bước 6: Kế toán nhận giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi tiến hành ghi sổ kế toán; Bước 7: Tiến hành lưu trữ chứng từ kèm theo vào hồ sơ. Quy trình hạch toán chứng từ Thực hiện trên phần mềm máy tính: SỔ CÁI Nhật ký chung SỔ CÁI Số dư tài khoản tiền gửi Ghi sổ kế toán tiền gửi Giấy báo Nợ Giấy báo Có Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu số tổng cộng Sơ đồ B.III.4.b – Quy trình hạch toán TGNH trên phần mềm Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau được phản ánh trên Sổ cái, 1 giấy báo nợ, 1 giấy báo có (phụ lục), cùng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác. Lấy số cuối kỳ đối chiếu với sổ số dư tài khoản ngân hàng. Giấy báo nợ số 01 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, tạm ứng khối lượng coffa sàn lầu 1 Lô A phần thân cho Nguyễn Văn Thành: NỢ TK 141 56,300,000 CÓ TK 112 56,300,000 Giấy báo nợ số 02 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, tạm ứng 50% khối lượng coffa tầng 1 Lô A phần thân cho Nguyễn Đức Tài Nhân: NỢ TK 141 41,400,000 CÓ TK 112 41,400,000 Giấy báo nợ số 03 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, thanh toán tiền sắt đơn hàng 26/12/2008 – HĐ 123022-đợt cuối cho Cty CP ĐT&KD Thép Nhân Luật: NỢ TK 331 780,604,821 CÓ TK 112 780,604,821 Phí chuyển tiền cho giao dịch trên giấy báo nợ số 03A SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009: NỢ TK 6425 171,733 CÓ TK 112 171,733 Giấy báo nợ 04 SGCT/01/2009 ngày 05/01/2009, Thanh toán tiền mua kê sắt theo đơn hàng 02/01/2009-đợt 1. NỢ TK 331 4,580,000 CÓ TK 112 4,580,000 Giấy báo nợ 05 SGCT/01/2009 ngày 05/01/2009, phí chuyển tiền NỢ TK 6425 22,000 CÓ TK 112 22,000 ……………………………………… Phiếu thu số 01/01/2009 ngày 12/01/2009, rút TGNH SGCT Tân Bình về nhập quỹ: NỢ TK 1111 100,000,000 CÓ TK 112A 100,000,000 Giấy báo nợ số 11SGCT/01/2009 ngày 14/01/2009