Chuyên đề Kiểm soát chi phí tại công ty TNHH du lịch công đoàn Đà Nẵng

để cung cấp và thực hiện các hợp đồng về các kỳ nghỉ dưỡng, nghỉ hè. Trong những năm qua, Khách sạn Công đoàn Thanh Bình đã không ngừng đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao chất lượng phục vụ và khách sạn đã thu hút được một lượng lớn khách du lịch trong và ngoài nước đến lưu trú. Trong tương lai, khách sạn sẽ đạt được nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh củng cố vị trí của mình trên thị trường du lịch. Sau khi sáp nhập Đoàn Chủ tịch quyết định : - Tên công ty : Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn Đà Nẵng. - Tên viết tắt : Công ty TNHH Du lịch Công đoàn Đà Nẵng - Tên tiếng Anh : Danang Trade Union Tourist Co.Ltd - Tên giao dịch : CODATOURS - Trụ sở chính : 02 Ông Ích Khiêm, quận Hải Châu - TP. Đà Nẵng - Vốn điều lệ của công ty : 5.547.910.670đ (năm tỷ năm trăm bốn mươi bảy triệu chín trăm mười nghìn sáu trăm bảy mươi đồng chẵn). - Chủ sở hữu của công ty : Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam - Địa chỉ : Số 82 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm - Hà Nội - Đại diện chủ sở hữu của công ty : Liên đoàn Lao động TP. Đà Nẵng - Địa chỉ : Số 48 Pasteur, quận Hải Châu - TP. Đà Nẵng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty : a) Chức năng : Công ty là một đơn vị Nhà nước, kinh doanh dựa trên nguyên tắc hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản mở tại ngân hàng, có con dấu riêng. Cơ cấu tổ chức công ty thực hiện theo mô hình chủ tịch công ty kiêm giám đốc (sau đây gọi là giám đốc). Liên đoàn Lao động TP. Đà Nẵng chịu trách nhiệm bổ nhiệm các chức danh quản lý của công ty (giám đốc, kế toán trưởng, phó giám đốc). Công ty hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty đã được Liên đoàn Lao động TP. Đà Nẵng phê duyệt. b) Nhiệm vụ : - Kinh doanh ngành nghề đã đăng ký - Thực hiện đúng pháp luật, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, bảo vệ môi trường, phát huy bản sắc văn hóa Việt Nam. - Thực hiện các nghĩa vụ do Nhà nước quy định - Chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên - Tích cực tham gia các phong trào mà Liên đoàn đề ra ... II. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY : 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh du lịch - dịch vụ : Du lịch là một ngành kinh tế tổng hợp, hoạt động trên nhiều lĩnh vực : sản xuất (sản xuất chế biến hàng ăn, hàng uống ...); lưu thông; dịch vụ ... Hoạt động du lịch không khí đa dạng, phong phú về nghiệp vụ kinh doanh mà còn đa dạng về chất lượng của từng hoạt động. Tính đa dạng đó phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng thanh toán của khách. Kinh doanh du lịch hoạt động trên nhiều lĩnh vực nhưng đều cùng nhằm mục đích phục vụ một cách đầy đủ nhu cầu của khách trong thời gian lưu trú tại điểm du lịch. Các hoạt động này được tiến hành cùng lúc tạo nên tính đa dạng, phong phú phức tạp của kinh doanh du lịch ... Xu thế sáp nhập Công ty Du lịch Dịch vụ Công đoàn Đà Nẵng với Khách sạn Du lịch Công đoàn Thanh Bình đã tạo ra một bước phát triển mới đó là sự đa dạng hơn về các ngành nghề kinh doanh. Nếu như trước kia hoạt động kinh doanh của khách sạn chỉ dừng lại ở việc kinh doanh về lưu trú dịch vụ ăn uống thì bây giờ ngành nghề kinh doanh của công ty đã được mở rộng : - Kinh doanh lữ hành - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng dịch vụ, vui chơi, giải trí - Kinh doanh vận chuyển khách du lịch - Đại lý ký gởi, mua bán hàng hóa 2. Tổ chức bộ máy quản lý : * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý : Giám đốc công ty PGĐ.KS. Thanh Bình Phòng tài vụ Phòng nhân sự Phòng thị trường PGĐ.TT điều hành PGĐ.KS. CĐ Đà Nẵng Ghi chú : : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng * Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý : - Giám đốc công ty : Chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của công ty đồng thời giám sát, phân công nhiệm vụ đến các phòng ban. Giám đốc là người quyết định cao nhất và cuối cùng tất cả các công việc, kế hoạch của công ty đối với Liên đoàn Lao động TP. Đà Nẵng. - Phó giám đốc trung tâm điều hành : Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các phần hành mà mình quản lý, tham gia ký kết các hợp đồng về tour du lịch, hợp đồng xe ôtô, hướng dẫn đôn đốc các hướng dẫn viên. - Phó giám đốc Khách sạn Công đoàn Đà Nẵng : Điều hành mọi hoạt động tại Khách sạn Công đoàn Đà Nẵng dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty, đóng góp các ý tưởng mới nhằm thu hút khách đến với công ty. - Phó giám đốc Khách sạn Thanh Bình : Chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động tại các bộ phận : buồng, bàn, lễ tân ... tại Khách sạn Thanh bình. Phân công, phân nhiệm cho cấp dưới, đề xuất với giám đốc các phương án kinh doanh mới. - Phòng tài vụ : Thực hiện công tác quản lý tài chính, hạch toán kế toán, tham mưu cho giám đốc về tình hình kinh doanh cũng như thu chi trong tương lai, kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo công việc cho các kế toán viên và thủ quỹ. - Phòng nhân sự : Ký kết hợp đồng lao động, phân công trực ban, lập kế hoạch nhân sự cho công ty. - Phòng thị trường : Quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, tham gia ký kết các hợp đồng : tiệc trà, hội nghị, cưới hỏi ... III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY : 1. Tổ chức bộ máy kế toán : Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp KTTT.KS Thanh Bình KTTT.KS ĐN & TT điều hành Ghi chú : : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng b) Chức năng và nhiệm vụ : - Kế toán trưởng : Đứng đầu, điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình tài chính trong công ty và các văn bản liên quan, chịu trách nhiệm trước cơ quan hữu quan về các báo cáo tài chính tại đơn vị, phân công, chỉ đạo công việc cho cấp dưới ... - Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu của các kế toán viên để lên các báo cáo tài chính, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về kết quả hạch toán. - Kế toán thanh toán : Theo dõi thu, chi và công nợ với khách hàng, xác định giá vốn hàng bán, theo dõi tiền gởi ngân hàng của công ty. - Thủ quỹ : Có nhiệm vụ bảo quản tiền, chịu trách nhiệm thu chi. 2. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị : Công ty TNHH Du lịch Công đoàn Đà Nẵng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và kế toán máy, để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý và nghiệp vụ kế toán. Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ tổng hợp dùng để phân loại, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến nội dung kinh tế, tài khoản và các chỉ tiêu báo cáo cho quản lý. + Trình tự ghi sổ : Bước 1 : Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ chi tiết, sổ quỹ, chứng từ ghi sổ. Bước 2 : Kế toán tập hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh cùng loại vào bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ. Bước 3 : Cuối tháng, từ sổ chi tiết kế toán lên bảng tổng hợp chi tiết làm căn cứ để lên báo cáo kế toán, từ chứng từ ghi sổ kế toán lên sổ cái, bảng cân đối tài khoản rồi lên báo cáo kế toán. Ngoài ra, kế toán thường tiến hành đối chiếu, kiểm tra giữa sổ cái và sổ quỹ, giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. * Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : Chứng từ gốc Bảng tổng hợp c.từ gốc Sổ chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra B. KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG : I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY : Bước vào nền kế toán thị trường với cương vị là thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, Việt Nam nói chung cũng như các doanh nghiệp nói riêng luôn đứng trước sự cạnh tranh gay gắt của các cường quốc khác. Để tồn tại và phát triển thì giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu của mọi doanh nghiệp về tối đa hóa lợi nhuận là phải kiểm soát được chi phí bỏ ra để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Muốn đạt được điều đó thì nhà quản trị phải quản lý doanh nghiệp một cách có hệ thống và hiệu quả. Ngày nay, để nắm bắt được thị trường thì các công ty phải không ngừng thu thập thông tin vì nó là liều thuốc đặc hiệu cho công tác quản lý. Thực tế qua quá trình phát triển và đổi mới đất nước cho thấy các nhà quản lý muốn thực hiện tốt chức năng của mình thì phải có nguồn thông tin đảm bảo, chính xác, nhanh chóng và kịp thời. Hơn nữa, Công ty TNHH Du lịch Công đoàn Đà Nẵng hoạt động trong lĩnh vực du lịch dịch vụ - không chỉ đa dạng phong phú về nghiệp vụ kinh doanh mà còn đa dạng về chất lượng của từng hoạt động, cho nên vấn đề kiểm soát chi phí đối với nhà quản lý là rất phức tạp và khó khăn. Họ cần những nguồn thông tin kịp thời để đưa ra những quyết định kịp thời, đúng đắn nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Xuất phát từ những yêu cầu cần thiết của thông tin mà việc kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Du lịch Công đoàn Đà Nẵng nói riêng thật sự quan trọng và cần thiết. Vì vậy, vấn đề cần quan tâm ở đây là để có thông tin thích hợp phục vụ cho nhà quản trị thì cần thiết phải tổ chức kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý tốt hơn. II. ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI ĐƠN VỊ : 1. Đặc điểm chi phí phát sinh tại đơn vị : Công ty hoạt động trong lĩnh vực du lịch dịch vụ nên không tạo ra sản phẩm hàng hóa mà chỉ tạo ra sản phẩm dịch vụ phục vụ khách, người lao động sử dụng tư liệu lao động và kỹ thuật của mình cùng một số loại vật liệu nhiên liệu phù hợp với từng loại hoạt động dịch vụ để tạo ra sản phẩm lao vụ phục vụ khách du lịch. Do đặc điểm của ngành nên chi phí các hoạt động cũng thay đổi, tùy thuộc vào hoạt động cụ thể mà chi phí phát sinh sẽ nhiều hay ít. Chi phí kinh doanh dịch vụ du lịch được chia thành 2 loại : chi phí trực tiếp và chi phí quản lý chung. + Chi phí trực tiếp : - Hoạt động kinh doanh hướng dẫn du lịch : Đối với hoạt động này, chi phí trực tiếp được xác định là những chi phí phục vụ trực tiếp khách du lịch trong quá trình đi tham quan, bao gồm : . Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên hướng dẫn du lịch. . Các dịch vụ mua ngoài trả trong quá trình đưa khách đi tham quan : tiền trả cho các khoản ăn, uống, ngủ, tiền thuê phương tiện đi lại, vé đò phà, vé vào các cửa di tích ... . Các khoản chi phí khác bằng tiền : công tác phí của cán bộ hướng dẫn du lịch, chi phí giao dịch, hoa hồng môi giới. - Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú, hàng ăn uống và các dịch vụ khác. Chi phí trực tiếp tính cho các dịch vụ này gồm : . Tiền lương, các khoản trích theo lương của nhân viên bếp, nhà ăn, buồng ngủ và nhân viên phục vụ các dịch vụ khác. . Chi phí vật liệu trực tiếp xuất dùng cho các dịch vụ : xà phòng, giấy vệ sinh, kem đánh răng, thực phẩm tươi sống, hoa quả ... . Chi phí về công cụ dụng cụ . Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trực tiếp cung cấp dịch vụ. . Chi phí dịch vụ mua ngoài : chi phí điện, nước, điện thoại ... . Chi phí trực tiếp khác bằng tiền. + Chi phí quản lý chung : Ở các doanh nghiệp du lịch, chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp có tính chất chung trong toàn doanh nghiệp. Các chi phí này được tập trung cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán chi tiết theo từng nội dung : chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, các khoản thuế, phí và lệ phí có tính chất chi phí, chi phí lãi tiền vay ... 2. Tình hình phân bổ chi phí tại công ty : + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Tại công ty, chi phí này được quản lý cụ thể theo từng bộ phận, từng dịch vụ. Vì vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không cần phân bổ mà được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng theo định mức tiêu hao. + Chi phí nhân công trực tiếp : Chi phí này được tính dựa vào hệ số lương và mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước nên chi phí này cũng được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng do đó cũng không tiến hành phân bổ. + Chi phí sản xuất chung : Trong quá trình hoạt động, ngoài những chi phí phát sinh có thể tập hợp trực tiếp cho từng bộ phận còn có những chi phí phát sinh phục vụ cùng môt lúc cho nhiều dịch vụ khác nhau. Vì vậy, để tập hợp chi phí sản xuất chung, phải căn cứ vào chứng từ trong nội bộ công ty và chứng từ bên ngoài công ty. Tại công ty, chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng bộ phận và tính phân bổ cho từng bộ phận theo phương pháp thích hợp. Tiêu chuẩn mà công ty phân bổ chi phí sản xuất chung thường sử dụng là doanh thu tiêu thụ trong kỳ. 3. Yêu cầu quản lý chi phí tại đơn vị : Chi phí là một trong những thông tin quan trọng hàng đầu trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị. Với tư cách là nhà kế toán, các thông tin mà nhà quản lý cần hầu hết đều liên quan đến chi phí. Tại đơn vị, ban giám đốc luôn đặt mục tiêu làm thế nào để vừa cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách vừa kiểm soát chi phí một cách có hiệu quả. a) Quản lý chi phí nguyên vật liệu : Với đặc điểm là du lịch dịch vụ thì việc nguyên vật liệu sử dụng tại các bộ phận chiếm tỷ lệ khá cao trong tổng chi phí hoạt động kinh doanh nhất là ở bộ phận nhà hàng. Vì vậy, việc quản lý tốt nguyên vật liệu đóng vai trò khá quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tại đơn vị, việc thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu hoạt động thường do phòng thị trường và trưởng các bộ phận chủ động mua. Để thực hiện được việc thu mua, nhân viên thị trường phải đi khảo sát thị trường, tìm kiếm các nhà cung ứng tốt nhất để đặt vấn đề. Tiêu chí lựa chọn đánh giá nguyên vật liệu và nhà cung ứng của công ty là : chất lượng tốt, khả năng cung cấp kịp thời, uy tín, giá cả phù hợp, phương thức thanh toán đơn giản thuận tiện cho cả hai bên. Khi chọn được nhà cung cấp thì phòng thị trường cùng trưởng các bộ phận và nhân viên kế toán tiến hành thương lượng để ký hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng thì nhân viên kế toán cùng trưởng các bộ phận kiểm tra số lượng, chất lượng, chứng chỉ chất lượng, hóa đơn hàng hóa và tiếp nhận hàng. Trong quá trình hoạt động công ty đánh giá chất lượng nguyên vật liệu được cung ứng thông qua chất lượng của dịch vụ, sự hài lòng của khách đối với dịch vụ mà công ty đã cung ứng. Nhìn chung, công tác quản lý nguyên vật liệu cho các bộ phận tại công ty cho thấy được việc kiểm soát khâu đầu vào và kiểm soát chi phí nguyên vật liệu phát sinh được tiến hành khá chặt chẽ, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, tránh tình trạng lãng phí nguyên liệu cho công ty. b) Quản lý nhân công : Do đặc thù của lĩnh vực du lịch dịch vụ nên công ty thường sử dụng hai nguồn lao động : nhân viên của công ty và nhân viên thuê ngoài. Lực lượng lao động phải đảm bảo sức khỏe, đáp ứng yêu cầu về chuyên môn. Tiền lương của lao động hiện nay được đánh giá dựa trên định mức về lao động tiền lương. Công ty thường xuyên xem xét, đánh giá lại nhằm có sự điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế tại công ty cũng như môi trường bên ngoài. Việc tổ chức tốt lực lượng lao động nhằm cung ứng kịp thời nguồn lao động, phân công lao động hợp lý để phát huy tối đa hiệu quả lao động là một vấn đề hết sức cần thiết và điều này đã được thực hiện tương đối tốt tại công ty. c) Quản lý chi phí khác : Ngoài việc quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công thì công ty đã không ngừng kiểm soát các chi phí khác phát sinh ngoài hai chi phí trên. Với loại hình du lịch là ngành đặc biệt, có nhiều đặc điểm, tính chất, pha trộn của nhiều ngành nên chi phí phát sinh là rất đa dạng. Vì vậy, việc quản lý nó cũng đặt ra cho quý cơ quan không ít khó khăn. Để quản lý tốt khoản mục này đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm nhìn xa là được cung cấp thông tin kịp thời, chính xác nhằm hạn chế tối đa việc thất thoát chi phí của công ty. III. TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY : 1. Thiết kế bộ máy kiểm soát : a) Sơ đồ bộ máy kiểm soát : Nhà quản trị Phòng kế toán Phòng thị trường Phòng nhân sự Trưởng bộ phận Ghi chú : : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ cung cấp thông tin b) Chức năng nhiệm vụ của các thành viên : - Nhà quản trị : Điều hành, quản lý và đưa ra quyết định sau cùng về mọi hoạt động tại đơn vị. - Trưởng bộ phận : Theo dõi, kiểm tra, kiểm soát chi phí phát sinh tại bộ phận mình quản lý, kịp thời cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị. - Phòng thị trường : Phân tích thị hiếu của khách, thu thập thông tin nhằm đề bạt những kiến nghị của khách cũng như của phòng cho nhà quản trị. - Phòng kế toán : Kiểm soát chứng từ, cập nhật thông tin tài chính kịp thời, đưa ra kế hoạch, hướng kinh doanh mới cho nhà quản trị và các phòng ban tham khảo, tham gia kiểm soát các chi phí phát sinh ... - Phòng nhân sự : Đưa ra các chính sách về thu hút nhân tài, đào tạo nhân viên cho các bộ phận nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, đưa ra các biện pháp nhằm đi sâu đi sát với từng nhân viên từ đó tạo điều kiện cho họ phát huy hết khả năng của mình cống hiến cho công ty. 2. Thủ tục kiểm soát : a) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : + Kiểm soát vật chất : Đặc điểm của công ty là kinh doanh du lịch dịch vụ nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rất lớn trong các khoản chi phí tại doanh nghiệp, làm thế nào để tiết kiệm được tối đa các chi phí mà đồng thời chất lượng dịch vụ luôn được đảm bảo, đó cũng là mục tiêu đặt ra cho các doanh nghiệp. Vì vậy phải tổ chức quản lý, bảo quản tốt nguyên vật liệu, phải thực hiện theo đúng quy định của công ty, phải kiểm tra, giám sát nguyên vật liệu tránh lãng phí ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Ở đơn vị nguyên vật liệu được trực tiếp mua vào và đưa về kho cất giữ mà phòng đảm nhận trách nhiệm này là phòng kế toán. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thì các trưởng bộ phận làm giấy đề nghị. Căn cứ vào nhu cầu nguyên vật liệu, yêu cầu đề nghị của các bộ phận, trưởng bộ phận sẽ lập giấy đề nghị mua nguyên vật liệu trình lên Giám đốc ký duyệt, phòng thị trường sẽ tiến hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp. Sau khi xác định được nhà cung cấp và đảm bảo các yêu cầu của công ty, phòng thị trường sẽ lập đơn đặt hàng và cử nhân viên thực hiện việc thu mua. Ở khâu này nếu nhân viên không năng động nhạy bén thì rất có thể sẽ mua hàng không đảm bảo chất lượng. Sau khi nguyên vật liệu được mua chuyển về kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận xem hàng có đúng số lượng ghi trên hóa đơn không và mang giấy báo hàng lên phòng thị trường, sau đó chuyển cho phòng kế toán để kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu đạt chất lượng thì trình lên cho Giám đốc ký duyệt chi trả tiền, còn nếu không đạt kế toán yêu cầu phòng thị trường cho nhân viên kiểm tra lại. - Khâu xuất nguyên vật liệu : Trong quá trình hoạt động khi phát sinh nhu cầu thì trưởng bộ phận lập giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu trình lên phòng kế toán ký duyệt, sau khi được sự đồng ý của Giám đốc sẽ chuyển cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào yêu cầu của các bộ phận sẽ lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất vật liệu. Thủ kho phải kiểm tra giấy đề nghị xuất vật liệu có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, trưởng bộ phận thì mới xuất kho. Nếu có trường hợp gian lận, sai sót thì thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Định kỳ thủ kho giao phiếu xuất kho cho phòng kế toán ghi chép vào sổ. - Khâu sử dụng nguyên vật liệu : Khi nguyên vật liệu xuất ra khỏi kho thì được quản lý bởi các trưởng bộ phận. Khi đó phòng kế toán căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất ra và định mức của nguyên vật liệu sẽ xác định số lượng nguyên vật liệu đưa vào sử dụng, kiểm tra đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu có đúng với số lượng xuất ra hay không, số lượng nguyên vật liệu còn lại ở các bộ phận là bao nhiêu. . Nếu thừa nguyên vật liệu sẽ phạt bộ phận đó vì có hành vi gian lận, sai sót. . Nếu thiếu thì xem xét thiếu có phù hợp hay không. Qua đó tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng bộ phận một cách chính xác và đầy đủ. Ở khâu này mọi vấn đề sơ xuất, thất thoát nguyên vật liệu làm tăng chi phí do trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm. - Khâu bảo quản dự trữ nguyên vật liệu : Đối với vật liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh dựa vào doanh thu của từng bộ phận; tồn kho và tình hình tiêu hao nguyên vật liệu từng tháng hoặc từng quý, thủ kho sẽ nắm số lượng còn lại trong kho và báo lên phòng kế toán. Công ty thường không để tồn kho quá nhiều nên đã giảm bớt chi phí bảo quản, tránh tình trạng vật liệu bị hư hại do bảo quản không tốt hoặc vật liệu hết thời hạn sử dụng, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn. Kiểm tra việc bảo quản dự trữ nguyên vật liệu tại các kho là yêu cầu cần thiết đối với các trưởng bộ phận. Định kỳ, theo quý công ty sẽ lập ban kiểm kê xuống kiểm tra, đánh giá lại nguyên vật liệu, so sánh với sổ sách kế toán, nếu phát hiện thừa, thiếu, ban kiểm kê sẽ tìm ra nguyên nhân và quy trách nhiệm cho những đối tượng liên quan, đồng thời có biện pháp tích cực hơn trong việc bảo quản nguyên vật liệu, tránh trường hợp lạm dụng sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích. Đối với nguyên vật liệu hỏng sau khi hoạt động công ty sẽ loại bỏ hoặc bán lại cho nhân viên trong công ty. BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO Bộ phận : ..................... Ngày ..... tháng ..... năm 200... Tổ kiểm kê gồm có : 1. Ông (bà) : ................................................ Chức vụ : .................................... 2. Ông (bà) : ................................................ Chức vụ : .................................... ............................................................................................................................. Kết quả kiểm kê như sau : STT Loại vật liệu ĐVT Đơn giá Sổ sách Thực tế Chênh lệch SL TT SL TT SL TT 1 2 ... Tổng  + Kiểm soát quản lý : Đây là quá trình kiểm soát việc luân chuyển chứng từ về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và việc hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán. Khi có yêu cầu, nhân viên các bộ phận làm giấy đề nghị gởi lên phòng kế toán thông qua sự chấp thuận của trưởng bộ phận và giám đốc công ty. CTY TNHH DU LỊCH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 02 Ông Ích Khiêm - ĐN GIẤY ĐỀ NGHỊ Họ và tên : Lê Thị Hoa Bộ phận : Buồng phòng Lý do đề nghị : Mua kem bàn chải, xà phòng, lược STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Kem bàn chải 1000 2 Xà phòng 1000 3 Lược 1000 Đà Nẵng, ngày 21 tháng 01 năm 2008 Giám đốc Bộ phận trưởng Người đề nghị Sau khi hàng đến đơn vị kèm theo chứng từ gốc, nhân viên bộ phận tiến hành nhập kho, đưa vào sử dụng.  HÓA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG UE/2007N Liên 2 : Giao khách hàng 0148880 Ngày 29 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH SX & TM Tân Định Địa chỉ : 24 Hải Hồ - Đà Nẵng Số tài khoản : Điện thoại : - MS : 0400465842 Họ và tên người mua hàng : Lê Thị Hoa Tên đơn vị : Công ty TNHH DLCĐ Đà Nẵng - KSCĐ Thanh Bình Địa chỉ : 02 Ông Ích Khiêm - Đà Nẵng Số tài khoản : Điện thoại : Hình thức thanh toán : TM - MS : 0400511915 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Kem bàn chải bộ 1000 1.020 1.020.000 2 Lược cái 1000 543 543.000 Cộng tiền hàng : 1.563.000đ Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT : 157.000đ Tổng cộng tiền thanh toán : 1.720.000đ Số tiền viết bằng chữ : Một triệu bảy trăm hai mươi ngàn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)  HÓA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG UE/2007N Liên 2 : Giao khách hàng 0148895 Ngày 29 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH SX & TM Tân Định Địa chỉ : 24 Hải Hồ - Đà Nẵng Số tài khoản : Điện thoại : - MS : 0400465842 Họ và tên người mua hàng : Lê Thị Hoa Tên đơn vị : Công ty TNHH DLCĐ Đà Nẵng - KSCĐ Thanh Bình Địa chỉ : 02 Ông Ích Khiêm - Đà Nẵng Số tài khoản : Điện thoại : Hình thức thanh toán : TM - MS : 0400511915 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Xà phòng cục 1000 520 520.000 Cộng tiền hàng : 520.000đ Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT : 52.000đ Tổng cộng tiền thanh toán : 572.000đ Số tiền viết bằng chữ : Năm trăm bảy mươi hai ngàn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) KHÁCH SẠN CÔNG ĐOÀN THANH BÌNH 02 Ông Ích Khiêm - Đà Nẵng PHIẾU NHẬP KHO Số : 36 Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Người nhập : Nguyễn Văn Toàn Đơn vị : Công ty TNHH SX & TM Tân Định Nội dung : Nhập kho kem bót, xà phòng, lược Kho : (HHOA) STT Mặt hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Kem bàn chải (kem) bộ 1000 1.020 1.020.000 2 Lược (lược) cái 1000 543 543.000 3 Xà phòng (xà phòng) cục 1000 520 520.000 Cộng tiền hàng : 2.083.000đ Thuế NK : Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT : 209.000đ Tổng cộng tiền thanh toán : 2.292.000đ Số tiền viết bằng chữ : Hai triệu hai trăm chín mươi hai ngàn đồng Lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Kế toán viên tiến hành lập phi