Chuyên đề Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần VINATEX Đà Nẵng

bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị. Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng; nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong quá trình sản xuất. Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và đại diện lãnh đạo công ty. Các đơn vị sản xuất Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất cho các đơn hàng công ty giao. Nhà may Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: Được thành lập theo quyết định số 558/QĐ-TCHC ngày 18 tháng 09 năm 2003 của Tổng Giám Đốc Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối năng lực sản xuất, thực hiện các đơn đặt hàng do công ty giao và tự tìm kiếm, khai thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất. Xưởng thêu tự động: Có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn hoàn thiện sản phẩm. Các phòng ban: Phòng kinh doanh: Phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước; quản lí các đơn đặt hàng gia công, xuất khẩu; thực hiện các thủ tục giao nhận; hải quan… để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu hàng hoá; đàm phán, giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng từ khâu ký kết hợp đồng đến thực hiện, thanh lý hợp đồng. Phòng tổ chức hành chính: Ttổ chức quản lý nhân sự, nghiên cứu đề xuất với Giám Đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách, thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, thanh tra, bảo vệ. Phòng Tài chính, Kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài chính kế toán tại đơn vị, tham mưu cho giám đốc công ty về hiệu quả tài chính trong các dự án đầu tư. Theo dõi tình hình biến động, sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý, cơ quan thuế… Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch. Phòng quản lý chất lượng (QA): Có trách nhiệm kiểm soát chất lượng cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào (các nguyên phụ liệu) đến đầu ra (thành phẩm). Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc; tham gia đàm phán, soạn thảo và tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công theo hợp đồng đã ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm cả sản phẩm FOB và nội địa. Các đơn vị kinh doanh Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần áo may mặc thời trang. Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết bị thuộc ngành may. 2.2. Đặc điểm hoạt động của công ty 2.2.1. Qui trình công nghệ của sản phẩm may: Nguyên vật iệu Chuẩn bị sản xuất may Nhập kho thành phẩm Trải vải, pha cắt May Đóng kiện Xử lý hoàn tất Công nhân sản xuất theo dây chuyền từ khâu chuẩn bị sản xuất ( nguyên vật liệu, thiết kế mẫu, thiết lập qui trình sản xuất...) đến khâu cuối cùng là đóng gói sản phẩm nhập kho. Nguyên vật liệu nhập kho được kiểm tra chất lượng, số lượng. Phòng kỹ thuật công nghệ thiết kế qui trình, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật sản xuất, thiết lập sơ đồ cắt. Bộ phận cắt sẽ nhận nguyên vật liệu tại kho của công ty. Sau khi nhận về tiến hành xử lý, định lượng theo mẫu mã trên tài liệu kỹ thuật. Sau đó dựa vào sơ đồ đã định lượng, trải vải lên tiến hành cắt.Bán thành phẩm sau khi cắt được tổ phó của mỗi tổ chuyển nhận cùng với phụ liệu kèm theo cho đúng số lượng. Từng tổ căn cứ trên mẫu đã được duyệt và tài liệu ký thuật được cung cấp tiến hành may, sau khi hoàn thành, KCS sẽ kiểm tra lại chất lượng sản phẩm. Nếu không đạt sẽ xử lý ngay đến khi đạt yêu cầu chất lượng. Sau đó sản phẩm đựoc giao cho xưởng hoàn thành làm nhiệm vụ ủi, sắp xếp, đóng thùng,... Với đặc điểm qui trình công nghệ như trên, một loạt sản phẩm đuợc tổ chức sản xuất trên một dây chuyền sản xuất khép kín từ bán thành phẩm cắt đến sản phẩm may hoàn chỉnh. 2.2.2. Cơ cấu tổ chức các xí nghiệp may: Xí nghiệp Tổ cắt Tổ may Tổ KCS Tổ cơ Chức năng của các tổ: - Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu ký thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống. - Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty về tiến hành may. - Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng. 2.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng, công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ thương mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho sản xuất kinh doanh chính là may mặc, chính vì thế mà công ty đã thành lập các cửa hàng kinh doanh thiết bị ngành may và các cửa hàng thương mại bán sản phẩm của công ty ở trong nước. Đối với sản xuất kinh doanh chính, công ty không ngừng mở rộng sản xuất kinh doanh liên kết, liên doanh với các đơn vị khác nhằm mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ. Mục tiêu hoạt động của công ty là thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp nhằm đẩy mạnh sản xuất gia công hàng may mặc để đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước, góp phần tạo công ăn việc làm cho người lao động và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Sản phẩm kinh doanh hàng may mặc chủ yếu của công ty là: áo Jacket, áo Polo, quần tây, đồ bộ thể thao… Vinatex Đà Nẵng là đơn vị thành viên của Tổng công ty dệt may Việt Nam và hoạt động theo điều lệ của Tổng Công Ty. Nhưng công ty có quyền chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình, tự mình tìm kiếm thị trường cung cấp nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn. 3. Tổ chức hạch toán kế toán Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán tiền gửi Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán các đơn vị trực thuộc 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Quan hệ trực tuyến Quan hệ đối chiếu Kế toán trưởng là có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám Đốc trong công tác tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán; chỉ đạo kiểm tra kiểm soát và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng tài chính kế toán trước Tổng Giám Đốc; ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán lương, thưởng và các chi phí khác; kiểm tra hoạt động của các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán. Kế toán tổng hợp: Theo dõi, tập hợp số liệu tổng hợp của toàn công ty; tham gia quyết toán tổng hợp số liệu và lập các báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp còn theo dõi tình hình biến động và sử dụng TSCĐ, tình hình xây dựng cơ bản tại công ty. Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, thành phẩm, định kỳ lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư, thành phẩm. Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, nhà cung cấp, lương nhân viên; các khoản tạm ứng và hoàn tạm ứng của nhân viên. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết sự biến đổi của tài sản cố định và nguồn hình thành tài sản cố định. Kiểm tra việc sử dụng bảo quản, sửa chữa tài sản cố định tại các bộ phận sử dụng. Thủ quỹ: Giữ két tiền mặt của công ty, thực hiện việc thu chi tiền mặt và báo cáo tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào, lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi biến động tiền mặt và định khoản. Cuối tháng lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt so với sổ quỹ. Kế toán thanh toán: Theo dõi vốn bằng tiền, vốn vay, vốn trong thanh toán và công nợ khách hàng toàn công ty. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình biến động của các tài khoản tại các ngân hàng. Kế toán các đơn vị trực thuộc: Nhiệm vụ công tác kế toán bao gồm tổ chức hạch toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các phần hành kế toán có liên quan được quy định tại đơn vị. Quan hệ giữa kế toán các đơn vị trực thuộc với kế toán văn phòng công ty thông qua các báo cáo kế toán. Các báo cáo này được các đơn vị trực thuộc lập hàng tháng gửi về cho kế toán văn phòng công ty gồm: Báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh (Báo cáo nhanh) và Báo cáo giá thành. 3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Vinatex Đà Nẵng là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp dụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá. Trước đây sử dụng phần mềm FAST, đến tháng 9/2008 chuyển sang dùng Proaccounting Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộng tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Nguyên tắc khử trùng được áp dụng tại đơn vị: Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tiền, thu tiền chỉ được kế tóan thanh tóan khai báo dữ liệu. ( bảng kê nợ 111, có 111) Các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập kho, xuất kho được kế tóan kho hàng cập nhật dữ liệu (Bảng kê nợ 152, có 152, Nợ 153, có 153, Nợ 155, nợ 632) Các nghiệp vụ ngoài 2 trường hợp trên đựợc các phần hành liên quan tập hợp (Các chứng từ ghi sổ còn lại được tập hợp theo PS có các tài khoản) Tất cả các phần hành đều theo dõi, truy xuất các chứng từ cần thiết liên quan đến phần hành của mình. PRO ACCOUTING CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết BÁO CÁO -Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Máy vi tính Nhập hàng ngày Định kỳ in báo cáo Đối chiếu Hệ thống chứng từ luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một số chứng từ sử dụng là do Bộ tài chính cung cấp (hoá đơn…), hoặc các cơ quan hải quan (tờ khai xuất nhập khẩu)…,một số khác có thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt là đầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát. Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của Bộ Tài Chính. Các tài khoản được mở chi tiết tuỳ theo việc quản lý, theo dõi của công ty, ngoài ra để đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu công ty không chỉ sử dụng sổ kế toán tổng hợp mà sử dụng cả sổ kế toán chi tiết. Các báo cáo: Gồm những báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảo tuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp. II. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 1. Môi trường kiểm soát tại công ty 1.1. Đặc thù về quản lý Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì Ban Giám Đốc phải cung cấp đủ nguồn lực. Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của công ty là rất quan trọng và để đạt được điều này thì nguyên phụ liệu mua vào là rất quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra. Phòng kinh doanh là nơi chịu trách nhiệm trong việc tổ chức theo dõi và kiểm tra việc mua hàng. Và theo đó thì phòng quản lý chất lượng (QA) là nơi nắm các tài liệu, các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sơ khi nhận hàng. Nói chung, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng và có cách quản lý riêng của mình nhưng mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng nguyên phụ liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra. Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty. Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong đặc thù về quản lý. 1.2. Chính sách nhân sự Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc đề xuất, lập kế hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thích hợp theo các chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám Đốc ký duyệt và tổ chức thực hiện. Đào tạo công nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty, tạo điều kiện làm việc tốt nhất có thể, tôn trọng, quan tâm tới họ và luôn có chính sách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công viêc và trong vấn đề bảo vệ công ty. Hơn nữa, công ty luôn quan tâm tới việc xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp để đưa công ty phát triển ngày càng vững mạnh. 1.3. Công tác kế hoạch Do tất cả mọi hoạt động đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch nên khâu lập kế hoạch là bước cơ bản cần có. Với mỗi cấp quản lý thì có kế hoạch tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình. Ở cấp độ cao nhất thì Tổng giám đốc có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch trung và dài hạn, còn các phòng ban chức năng thì có trách nhiệm trong các kế hoạch ngắn hạn liên quan nhiệm vụ của phòng ban mình như: phòng tổ chức hành chính thì có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo người lao động, phòng kinh doanh thì có kế hoạch mua hàng,… 1.4. Các nhân tố bên ngoài Môi trường công nghệ: Do công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong ngành là rất cần thiết. Công ty sử dụng các máy móc chuyên dụng trong sản xuất như: máy cắt, máy may, máy ủi,… , ngoài ra công ty còn sử dụng các loại máy tự động vẽ mẫu hàng may thay vì thủ công như trước đây. Đồng thời, công ty còn sử dụng mạng máy tính vào việc quản lý, trao đổi thông tin và ứng dụng kế toán máy trong việc hạch toán cũng như trong việc lập báo cáo tài chính Môi trường tự nhiên: Do công ty nằm ở miền trung, thường xuyên có thiên tai nên việc nhập nguyên phụ liệu hay xuất hàng bán gặp không ít khó khăn. Thậm chí có thể là bị thiệt hại nặng nề nếu trong lúc vận chuyển hàng mà gặp thiên tai, lũ lụt. 2. Đặc điểm mua hàng tại công ty Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng là một công ty chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty là: quần tây, đồ bộ thể thao, áo Polo, áo Jacket… Vì vậy, hoạt động mua hàng của công ty cũng được theo dõi theo từng mặt hàng mà công ty muốn sản xuất hay gia công. Nhân viên phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm trong việc mua nguyên phụ liệu đầu vào nhằm thỏa mãn đơn đặt hàng của khách hàng, mỗi người sẽ đảm nhận mua một nguyên liệu cụ thể, nhưng phải đảm bảo đồng bộ ngày vô chuyền của tất cả các nguyên phụ liệu của cùng một mặt hàng. Do công ty chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và nhận gia công nên việc chọn mua nguyên phụ liệu như thế nào, trong nước hay nhập khẩu hoàn toàn do khách hàng của công ty yêu cầu. Tuy nhiên, công ty cũng đặt ra một số quy định trong việc mua hàng để dễ dàng trong việc kiểm tra kiểm soát. Các quy định đó gồm: + Về chứng từ: Quá trình mua hàng cần phải được lập đầy đủ các chứng từ cần thiết như: đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản nhận hàng, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu,… Và khi thực hiện luân chuyển chứng từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Chứng từ sẽ bắt đầu từ phòng kinh doanh vì tại đây là nơi lập đơn đặt hàng, sau đó được giao cho kế toán thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán và một liên cho bộ phận kho để làm căn cứ kiểm tra hàng hóa khi nhận, còn liên gốc được lưu tại phòng kinh doanh. + Về tiêu chuẩn chất lượng hàng nhận: Đưa ra các quy định, thủ tục nhằm đảm bảo hàng nhận đạt được chất lượng theo yêu cầu. Bố trí bộ phận nhận hàng phải có đủ bốn bên tham gia đó là: kho, cán bộ Sales, cán bộ QA, phòng kỹ thuật công nghệ. Khi hàng về, cán bộ QA kiểm tra hàng nhận có đat tiêu chuẩn chất lượng như đã đề ra trong đơn đặt hàng không. + Về thanh toán: Do công ty đặt hàng từ những nhà cung cấp do khách hàng chỉ định nên việc thanh toán phải đảm bảo đúng theo thời hạn ghi trên hợp đồng để đảm bảo uy tín với khách hàng của công ty. + Về ghi sổ công nợ: Kế toán công nợ cần phải đảm bảo là nhận được đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực sự phát sinh. 3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex 3.1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng 3.1.1. Khái quát chu trình mua hàng tại công ty Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: A Chứng từ Xử lý thủ công Xử lý nghiệp vụ bằng máy Lưu trữ chứng từ Kiểm tra, xét duyệt Điểm nối Đường lưu chuyển của chứng từ Thông tin đầu vào, đầu ra Lưu đồ mua hàng tại công ty: PHÒNG KD KHO BỘ PHẬN QA PHÒNG KTCN KT CÔNG NỢ Đơn đặt hàng Sao chép (3 bản) Gửi cho nhà cung cấp A Nhận BCKTCLNPL và Bảng phối màu Kiểm tra Nhận hàng hoá Kiểm tra số lượng Nhập kho và lập phiếu nhập kho 2 1 Phiếu NK 3 Ghi sổ kế toán Ghi thẻ kho A Nhận Hoá đơn GTGT, tờ khai NK, Packing List từ KH Sao chép Kiểm tra chất lượng Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL A Lấy mẫu NPL từ kho Bảng phối màu Kiểm tra, đối chiếu 3.1.2. Xét duyệt mua hàng Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng không. Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Nếu phòng công nghệ kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng. Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu PO với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua. Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Đối với hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn đối với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt..Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh. Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhân của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng. Sau đây là mẫu đơn đặt hàng do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt: VINATEX DANANG COMPANY 25 Tran Quy Cap Str, DaNang City, Viet Nam Tel: 0511.863757 Fax: 0511.823367 Email: vinatexdn@dng.vnn.vn BM/KDXNK/7.4-03; 01/11/2004; LSD: 02; TR: 1/1 PURCHASE ORDER PO # : S083000014 Date: AUG 22/2008 Vinatex Danang TO: Ms. Thuy Company: Ly Minh Tel: 08.8912888 Fax: 08.8918088 CC: Jennifer/sarah From: Ms.Trang Email: vntdn.trang@dng.vnn.vn Dear Sir, As per Supremee’s request, we would like to book the fabric/trims with the details as below: NO DESCRIPTION COLOR UNIT CODE Q’TY (UNIT) PRICE (VND/UNIT) AMOUNT (VND) 1 BUTTONSOLID W/RIM 4 HOLE BLACK GROSS 20L 23 IT3550 WITHOUT LOGO WHITE GROSS 20L 23 LT KHAKI GROSS 20L 23 SLATE BLUE GROSS 20L 23 TOTAL: 92 28,600.00 2,631,200 (The above price has not been added VAT yet) QUALITY : MUST BE APPROVED BY CUSTOMER DELIVERY : - The latest date on Sept 9 - Partial shipment is allowed/not allowed - Destination: 88 Thanh Son Str, DaNang city PAYMENT: The payment will be made by T/T (Cash or send to the account of…) after presentatiion of Invoiace that will be more added VAT. Yours faithfully SALES DEPARTMENT HO HAI 3.1.3. Nhận hàng Khi hàng về, có bốn bộ phận tham gia nhận hàng: Thủ kho: Trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên Packing List, Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không. Lúc này, thủ kho chỉ kiểm tra số thùng, số kiện, số cây. Trong vòng ba ngày sau khi hàng nhập kho, thủ kho cần kiểm tra chi tiết từng nguyên phụ liệu (ưu tiên kiểm tra số lượng, chất lượng của những nguyên phụ liệu có kế hoạch sản xuất trước) và nộp Biên bản kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu (tổng hợp) dựa trên cơ sở Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL của bộ phận Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu hay Hóa đơn chưa về thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế toán để lấy Hóa đơn. Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn. Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu. Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký của bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho ở mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho Kế toán công nợ làm cơ sở để hạch toán. Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chỉ nhập số thực nhận, còn đối với hàng thừa thì chỉ nhập theo số của Packing list hay Hóa đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó. Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan và kế toán. Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của Thủ kho thì phải có Giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm quyền có liên quan. Bộ phận Quản lý chất lượng (QA) tại kho: Kiểm tra chất lượng của lô hàng có đúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu và chuyển cho các Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp. Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu: Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng bằng đinh ghim hay dán keo). Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách sắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,… Các loại nút thường: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút; kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút. Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ bền màu của dây. Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra. Nếu phát hiện các phụ kiện không phù hợp thì phải để riêng ra và ghi rõ phụ liệu không đạt. Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng của lô phụ liệu: Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao một liên cho bộ phận kho làm căn cứ nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA. Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm