Chuyên đề Kiểm toán các khoản phải thu khách hàng trong quy trình báo cáo kiểm toán tài chính tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính ACA Group

m toán các khoản phải thu khách hàng được đặt trong mối liên hệ với chương trình kiểm toán doanh thu, các khoản trích lập dự phòng. Tuỳ thuộc vào đặc điểm, quy mô của từng khách hàng, KTV sẽ vận dụng linh hoạt chương trình kiểm toán các khoản phải thu khách hàng. Chương trình kiểm toán các khoản phải thu khách hàng (Trích) THỦ TỤC KIỂM TRA CƠ BẢN Chương trình kiểm toán mẫu có thể được sử dụng để hướng dẫn thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết tài khoản này.Các câu trả lời khẳng định trong các câu hỏi liên quan đến kiểm toán số dư tài khoản này trong "Audit Plan by Account" sẽ tạo ra các thủ tục bổ sung hoặc thay thế trong chương trình kiểm toán mẫu. Chương trình này cần được sửa đổi, bổ sung nếu theo xét đoán của kiểm toán viên các thủ tục được mô tả chưa đủ để cover các rủi ro tiềm tàng liên quan hoặc chưa đưa ra các chỉ dẫn đầy đủ để thực hiện kiểm tra chi tiết số dư tài khoản này trong từng trường hợp cụ thể. Thủ tục kiểm toán 01. Kiểm tra thủ tục và các chính sách ghi nhận doanh thu phải thu khách hàng [Validity, Cutoff] 02. Xác nhận công nợ phải thu (Câu hỏi 1 - No) [Validity, Completeness, Recording, Cutoff] 03. Kiểm tra các khoản dự phòng phải thu khó đòi và chi phí dự phòng phải thu khó đòi [Valuation] 04. Kiểm tra việc trình bày công nợ phải thu khách hàng [Presentation] 05. Kiểm tra late cutoff của doanh thu (Câu hỏi 1A - Sales Invoices) [Cutoff] 05. Kiểm tra late cutoff của doanh thu (Câu hỏi 1A - Initial Records) [Cutoff] 06. TEST EARLY CUTOFF OF CREDIT NOTES (Tailoring Question 1 - Yes) [Cutoff] 07. ROLL-FORWARD cho các khoản phải thu được kiểm tra interim (Câu hỏi 3 - Analytical) [Validity, Completeness, Recording, Cutoff] 07. ROLL-FORWARD cho các khoản phải thu được kiểm tra interim (Câu hỏi 3 - Details) [Validity, Completeness, Recording, Cutoff] 08. SUBSEQUENT TEST cho các khoản phải thu (Câu hỏi 4 - Yes) [Validity, Completeness, Recording, Cutoff] 09. Dự phòng hàng bán trả lại và các khoản chiết khấu (Câu hỏi 5 - Yes) [Valuation] 10. Kiểm tra việc trình bày số dư phải thu các bên liên quan(Câu hỏi 6 - Yes) [Presentation] 11. Kiểm tra số dư các khoản phải thu bằng ngoại tệ (Tailoring Question 7 - Yes) [Valuation] 12. Kiểm tra chính sách tín dụng và việc tuân thủ chính sách tín dụng (Valuation) 13. Các ý kiến tư vấn cho khách hàng (Tailoring Question 8 - Yes) Kiểm tra việc tuân thủ quy định pháp luật liên quan Thủ tục kiểm toán Nội dung chi tiết Người thực hiện Tham chiếu 01. Kiểm tra thủ tục và các chính sách ghi nhận doanh thu phải thu khách hàng [Validity, Cutoff] A. Xét xem các chính sách và phương pháp kế toán cho việc ghi nhận doanh thu có phù hợp và được áp dụng nhất quán không 01. Kiểm tra thủ tục và các chính sách ghi nhận doanh thu phải thu khách hàng [Validity, Cutoff] B. Xác định xem các loại doanh thu dưới đây, nếu có, có được hạch toán và phân loại hợp lý theo đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ hay không: doanh thu bán hàng nội bộ, doanh thu với bên liên quan, doanh thu bán hàng trả góp, doanh thu ghi nhận trước (doanh thu được ghi nhận nhưng hàng hoá chưa được giao hay dịch vụ chưa được thực hiện), doanh thu trả chậm, doanh thu hàng gửi bán, doanh thu hàng bán khối lượng lớn được giao làm nhiều lần. 01. Kiểm tra thủ tục và các chính sách ghi nhận doanh thu phải thu khách hàng [Validity, Cutoff] C. Trong quá trình thực hiện các thủ tục kiểm toán dưới đây, xét xem liệu các bằng chứng thu thập được có bổ trợ cho sự hiểu biết của KTV về các chính sách và phương pháp ghi nhận doanh thu cũng như sự phù hợp của chúng hay không ? 02. Xác nhận công nợ phải thu (Câu hỏi 1-No) [Validity, Completeness, Recording, Cutoff] A. Thu thập hoặc lập bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu ( phân loại theo tuổi nợ và chi tiết theo đối tượng), phản ánh số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Kiểm tra số tổng cộng, đối chiếu với sổ cái và báo cáo của đơn vị. 02. Xác nhận công nợ phải thu (Câu hỏi 1 - No) [Validity, Completeness, Recording, Cutoff] B. Lựa chọn một số khoản phải thu từ bảng tổng hợp số dư và thực hiện các bước sau: 02. Xác nhận công nợ phải thu (Câu hỏi 1 - No) [Validity, Completeness, Recording, Cutoff] 1. Lập (hoặc yêu cầu khách hàng lập) thư xác nhận số dư tại thời điểm báo cáo dưới tên của khách hàng và gửi cho các đối tượng cần xác nhận nợ dưới sự kiểm soát của KTV 02. Xác nhận công nợ phải thu (Câu hỏi 1 - No) [Validity, Completeness, Recording, Cutoff] 2. Gửi thư xác nhận nợ lần 2 nếu không nhận được hồi đáp Trên đây là chương trình kiểm toán chuẩn các khoản phải thu khách hàng mà KTV phải tuân theo khi tiến hành kiểm toán. Nhưng tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quy mô và tính chất phức tạp của các khoản phải thu mà KTV có thể ứng dụng 1 cách linh hoạt chương trình kiểm toán này. 2. Thực hiện kiểm toán các khoản phải thu khách hàng tại Công ty XYZ 2..1. Thực hiện các thủ tục kiểm soát và các thủ tục phân tích. Trước tiên, KTV tìm hiểu các quy định về phê duyệt bán chịu, thời hạn thanh toán, mức phạt khi khách hàng thanh toán chậm… KTV thu thập các thông tin này từ việc phỏng vấn nhân viên và Ban giám đốc công ty XYZ. KTV thu thập các quyết định có liên quan đến chính sách bán chịu, đọc lướt qua các sổ chi tiết báo cáo bán hàng, bảng phân tích tuổi nợ... , xem xét các báo cáo này có được lập 1 cách đúng đắn và đầy đủ hay không. Kết quả cho thấy, các chứng từ sổ sách này được lập khá đầy đủ. Đồng thời KTV chọn ngẫu nhiên tài liệu của tháng 1 và 3 để xem xét việc đối chiếu giữa kế toán thanh toán, kế toán vật tư...có được thực hiện đúng đắn và đảm bảo tính trung thực, khách quan hay không. KTV nhận thấy công việc đối chiếu này không được thực hiện đầy đủ. KSNB đối với khoản phải thu khách hàng được đánh giá là không hiệu quả. KTV đã tổng hợp các thông tin thu thập được trên giấy tờ làm việc. Bảng 1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Preparer: DTH9/16/2006 Reviewer: [ ] E310:1/1 Tìm hiểu hệ thống quản lý nhập - xuất và theo dõi công nợ. Quy trình xuất hàng. Hợp đồng kinh tế được kí kết hai bên là cơ sở đầu tiên của những phát sinh những cung cấp dịch vụ sau này. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phòng kế toán sản xuất sẽ sắp xếp các lịch, thời gian cụ thể cho từng đơn đặt hàng. Căn cứ vào khối lượng mỗi lần sản xuất phòng kế hoạch sẽ lập 5 liên theo dõi: Liên 1 lưu tại nơi trộn bê tông: trên đó ghi số lượng mà máy đã trộn. Lưu ý kế toán sẽ không chỉ căn cứ vào khối lượng máy ghi vì đôi khi có những khối lượng trộn hỏng không xuất bán được nhưng máy vẫn ghi. Liên 2 sẽ được bảo vệ giữ lại và đối chiếu thời gian đi và thời gian về của xe chở hàng. Bảo vệ có sổ theo dõi và chữ kí của lái xe. Khi chở đến khách hàng, hai bên đối chiếu số lượng và xác nhận. Liên 3 sẽ lưu ở công trường Liên 4 gửi về phòng kế toán khách hàng. Liên 5 sẽ được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ viết hoá đơn. Hoá đơn cùng với các phiếu xuất mang sang cho khách hàng đối chiếu và kí nhận. Sau khi khách hàng đối chiếu đúng và gửi liên hoá đơn màu xanh về trả lại cho doanh nghiệp và là cơ sở pháp lý để lưu file Quy trình phát hành hoá đơn. Hoá đơn do công ty in theo mẫu đã đăng kí với cơ quan thuế. Sau khi nhận các phiếu xuất đã tuân theo quy trình kế toán làm căn cứ ghi nhận doanh thu và lưu file. Chính sách tín dụng: Công nợ không quá 500.000 đ đối với những công trình có giá trị lớn. Nếu vượt quá sẽ tính lãi 0.85%. Nhưng thực tế không thu hết nợ gốc, chưa tính đến khoản lãi. Thời hạn tín dụng không quá 1 tháng, nhưng do đặc điểm ngành nghề nên 1 số khoản phải thu khách hàng quá hạn tín dụng. Cuối kì, Công ty không tiến hành đối chiếu công nợ đầy đủ. Công ty không tiến hành phân tích tuổi nợ. Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, nên công ty có chính sách tín dụng khá thông thoáng. Tuy nhiên việc thực hiện các chính sách kiểm soát tín dụng chưa tốt. Theo đánh giá ban đầu của KTV, KSNB đối với các khoản phải thu khách hàng là không hiệu quả. Số nợ gốc còn phải thu quá lớn (64.652.535.100 đ). Bên cạnh đó, kế toán công nợ không tiến hành đối chiếu công nợ, phân tích tuổi nợ một cách đầy đủ gây khó khăn cho việc kiểm soát các khoản phải thu và trích lập dự phòng công nợ phải thu khó đòi. Sau đó, KTV tiến hành các thủ tục phân tích nhằm đánh giá tình hình biến động của các khoản phải thu khách hàng và mối liên hệ giữa các chỉ tiêu tài chính. Cụ thể, KTV tiến hành tính toán, so sánh, phân tích sự biến động của số dư các khoản phải thu khách hàng, số vòng quay các khoản phải thu khách hàng, thời gian một vòng quay của 6 tháng đầu năm 2005 và 6 tháng đầu năm 2006. Số vòng quay các = Doanh thu bán chịu khoản phải thu khách hàng Số dư bình quân các khoản phải thu khách hàng Thời gian 1 vòng quay = Thời gian kì phân tích các khoản phải thu khách hàng Số vòng quay các khoản phải thu khách hàng Bảng 2 Phân tích các khoản phải thu khách hàng Preparer: DTH15/8/2006 Reviewer: [ ] E320 O: Đánh giá sự biến động của chỉ tiêu khoản phải thu khách hàng. S: Bảng cân đối kế toán, BCKQKD W: Tính toán và so sánh các chỉ tiêu. Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm 2006 6 tháng đầu năm 2005 Chênh lệch 1. Doanh thu bán hàng 65.013.014.800 60.295.780.600 +4.717.234.200 2. Phải thu KH 64.652.535.100 53.221.322.850 +11.431.212.250 3.Khách hàng đặt trước 3.290.169.790 4.396.711.580 4.Số vòng quay khoản phải thu KH 1 1.9 -0.9 5. Thời gian 1 vòng quay các khoản phải thu KH 406.2 390.3 +15.9 Như vậy các khoản phải thu khách hàng 6 tháng đầu năm 2006 tăng so với năm 2005 là 21.47%, trong khi đó doanh thu chỉ tăng 7.1%. Tốc độ tăng các khoản phải thu nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu. Điều này cho thấy chính sách tín dụng thương mại của Công ty XYZ được mở rộng. Tuy nhiên, số vòng quay các khoản phải thu 6 tháng đầu năm 2006 giảm 0.9 so với 2005, dẫn đến để thu hồi các khoản phải mất 406.2 ngày. Đây là thời gian quá dài để thu hồi được một khoản nợ. Như vậy việc quản lý các khoản phải thu là không tốt. Công ty XYZ phải xem xét lại chính sách tín dụng đối với 1 số khách hàng. Tiếp theo, KTV sẽ đối chiếu số liệu của các khoản phải thu giữa Bảng cân đối kế toán, sổ cái và sổ chi tiết xem có khớp đúng hay không, đồng thời KTV tiến hành cộng lại số dư nợ của từng khách hàng và toàn bộ khách hàng. Tổng dư nợ của các khoản phải thu khách hàng từ sổ chi tiết của 42 khách hàng, sổ tổng hợp các khoản phải thu là 64.652.535.100đ, khách hàng ặt trước là 3.290.169.790đ, số tiền trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi trên phiêus kế toán là 1.472.028.350đ. Các con số này đều khớp đúng với Bảng cân đối kế toán. Tại Công ty XYZ, KTV nhận thấy số liệu giữa các sổ và số cộng lại của KTV là khớp đúng. Như vậy bước đầu, xét trên khía cạnh trọng yếu, việc ghi chép các khoản phải thu khách hàng là trung thực và hợp lý. Bảng 3 Receiveables Leadsheet. Preparer: DCQ 9/1/2006 Reviewer: [ ] E300:1/1 TK Name Preliminary AJE Adjusted RJE Final PY1 %Diff Diference 131 Phải thu KH 64.652.535.100 0 64.652.535.100 0 64.652.535.100 53.221.322.850 +21.5% 11.431.212.250 132 Đặt trước của KH (3.290.169.790) 0 (3.290.169.790) 0 (3.290.169.790) (4.396.711.580) -25.2% 1.106.541.790 136 Phải thu nội bộ 2.678.892.580 0 2.678.892.580 0 2.678.892.580 2.367.654.810 +13.1% 311.237.770 138 Phải thu khác 1.872.605.270 0 1.872.605.270 0 1.872.605.270 2.117.550.740 -11.6% (244.945.470) 139 Dự phòng phải thu khó đòi (1.472.028.350) 0 (1.472.028.350) 0 (1.472.028.350) (1.357.976.610) +8.4% (114.051.740) Total 64.441.834.810 0 64.441.834.810 0 64.441.834.810 51.951.840.210 +24% 12.489994.600 Note: Khớp đúng giữa bảng cân đối kế toán, sổ cái và sổ chi tiết các khoản phải thu. Conclusion: Đạt đuợc mục tiêu đề ra. 2.2. Thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết Công việc đầu tiên, KTV xem xét nội dung của các khoản phải thu khách hàng, đối tượng, thời hạn, sự biến động trong kì của từng đối tượng. Qua tìm hiểu, KTV xác định được hiện tại Công ty XYZ có 42 đối tượng còn nợ đọng tiền hàng. Đây là số lượng khách hàng lớn, với số nợ lên tới 64.652.535.100đ, chiếm 42.21% tổng tài sản. Công ty đang bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. KTV tiến hành phân loại các khoản phải thu khách hàng, Trong tổng số nợ phải thu 64.652.535.100 đ, toàn bộ các khoản phải thu của các Công ty bên ngoài, không có khoản nợ nào của các công ty hữu quan hay công ty góp vồn liên doanh. Kết quả phân loại này được thể hiện trên Working Paper 4. Bảng 4 Total Receiable Preparer: DTH 9/16/06 Reviwer: [ ] E340:1/1 Acount ID Account Description PY1 Movement Preminary AJE Final 131-1311 Khách hàng đặt trước (4.396.711.580) 1.103.541.790 (3.290.169.790) - (3.290.169.790) 131 Phải thu khách hàng 53.221.322.850 64.652.535.100 - 64.652.535.100 131-1311 Related Co 3.620.019.230 (3.620.019.230) - - 131-1312 External Co 42.845.294.200 (41.704.643.840) 1.140.650.360 - 1.140.650.360 131-1312 External Co 67.101.500 44.666.043.140 44.733.144.640 - 44.733.140.640 131-1312 External Co - 6.640.381.150 6.640.381.150 - 6.640.381.150 131-1312 External Co 3.786.494.500 (3.719.393.000) 67.101.500 - 67.101.500 131-1312 External Co 1.801.429.950 4.005.127.250 5.806.557.200 - 5.806.557.200 131-1312 External Co 1.100.983.470 1.077.306.330 2.178.289.800 - 2.178.289.800 131-1312 External Co - 4.086.410.450 4.086.410.450 - 4.086.410.450 Total 48.824.611.270 61.362.365.310 61.362.365.310 Conclusions: Ngoại trừ những ghi chú ở trên mục tiêu đạt được. Để có thể tiến hành thủ tục kiểm tra chi tiết, KTV lựa chọn mẫu trong tổng thể 42 khách hàng.. Tại Công ty XYZ, KTV tập trung kiểm tra chi tiết đối với những khách hàng có số dư nợ lớn, số phát sinh trong kì lớn, nội dung nghiệp vụ bất thường. Ngoài ra, kiểm toán các khoản phải thu khách hàng đặt trong mối quan hệ với kiểm toán doanh thu, kiểm toán tiền .... Vì vậy, việc lựa chọn khách hàng để kiểm tra chi tiết còn phụ thuộc vào những phát hiện khi KTV tiến hành kiểm toán doanh thu, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... KTV kiểm tra chi tiết 21 khách hàng chiếm 42.8% tổng số khách hàng, với số dư nợ là 33.565.756.040 đ, chiếm 52% giá trị các khoản phải thu khách hàng. Trong số 21 khách hàng được chọn đã có 15 khách hàng có biên bản đối chiếu công nợ. Số dư nợ trên sổ chi tiết của các khách hàng này khớp đúng với biên bản đối chiếu công nợ. Đối với những khách hàng này, KTV có thể không phải thực hiện thủ tục bổ sung như kiểm tra chứng từ bán hàng, chứng từ thanh toán, gửi thư xác nhận. Bảng 5 Test of detail receivable. Preparer : ĐT 9/16/2006 Reviewer: [ ] Objective : Đảm bảo số dư công nợ các khoản phải thu khách hàng là có thực, chính xác. Source : Sổ chi tiết công nợ, Bảng tổng hợp đối chiếu công nợ, Biên bản đối chiếu công nợ. Workdone: Gửi thư xác nhận công nợ, tiến hành thực hiện bút toán thay thế, thu thập đối chiếu công nợ, kiểm tra tới chứng từ. Customer Perior Year Movement Balance Biên bản đối tick mark Note chiếu công nợ tại ngày 31/6/06 Cty A 526790000 0 526790000 v Cty B 568890000 804458000 173348000 x v Cty XD 1 525225000 (114195000) 411030000 x v Cty XD 2 0 576087500 576087500 v Cty XD 3 648055000 (278062500) 369992500 v Cty đầu tư 226175500 507670000 766845500 v Chung cư X 2184765000 (2184765000) 0 v {a} Cty Lạc Hồng 0 625665000 625665000 x v {b} Khu đô thị Y 2460227500 549969980 3010197480 x v {b} Sai Gòn tunnel 0 1346433020 1346433020 v {c} Bệnh viện T 0 937360000 937360000 x {b} Cty Cơ khí I 442537500 (100000000) 342537500 x Cty Long Giang 0 654675000 654675000 x Cty Thái Hà 0 825079950 825079950 x {d} Công ty XD H 0 1373348000 1373348000 x ………… T ổng 10.714.388.320 33.656.756.040 Note: V: Kiểm tra hợp đồng, hoá đơn, các chứng từ có liên quan khác. X: Đã có biên bản đối chiếu công nợ khớp đúng. {a } Hiện tại công ty không còn cung cấp dịch vụ cho đơn vị này. {b } Kiểm tra việc thanh toán kết hợp với kiểm tra chứng từ gốc.. {c }Hiện tại khách hàng đã trả. KTV đã kiểm tra việc thanh toán. {d }Đây là khoản phải thu của công ty Thái Hà cho công trình X. Tại ngày 30/6/2006 số tiền là 125080000 nhưng chưa có biên bản đối chiếu công nợ. Tại ngày 31/7/2006 có biên bản đối chiếu công nợ số tiền còn lại là 825080000đ. KTV kiểm tra việc thanh toán số tiền 300.000.000 đ. Kết luận: Ngoài những ghi chú trên mục tiêu đã đạt được Cuối kì, Công ty XYZ tiến hành đối chiếu công nợ với 30 khách hàng, chiếm 71.42% tổng số khách hàng. Trong số 12 khách hàng còn lại, có những khách hàng có số dư nợ lớn nhưng Công ty không tiến hành đối chiếu công nợ. KTV sử dụng các biên bản đối chiếu công nợ này như bằng chứng kiểm toán về tính hiện hữu, phát sinh, tính giá... của các khoản phải thu khách hàng. Bảng 6 BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Với : Chi nhánh công ty xây dựng H Công trình: Nhà chung cư Thành phố Nam Định. Ngày 07/07/2006 Mã khách hàng Khách hàng Ngày Số hoá đơn Giá trị hoá đơn Số thanh toán Số dư COFI-4 CTXD- H 15/8/05 AA/02002906 24910000 24910000 COFI-4 CTXD- H 31/8/05 AA/02002940 368440000 393350000 COFI-4 CTXD- H 15/9/05 AA/02003015 317285000 710635000 COFI-4 CTXD- H 30/9/05 AA/02003117 24775000 735410000 COFI-4 CTXD- H 15/10/05 DN030 132593000 868003000 COFI-4 CTXD- H 26/10/05 AA/02003189 24910000 843093000 COFI-4 CTXD- H 31/10/05 DN008 179414000 1022507000 COFI-4 CTXD- H 4/11/05 AA/2005Y006 368440000 654067000 COFI-4 CTXD- H 15/11/05 DC003 269610000 923677000 COFI-4 CTXD- H 01/12/05 AA/2005T194 342060000 581617000 COFI-4 CTXD- H 15/12/05 AA/2005T262 156600000 738217000 COFI-4 CTXD- H 27/12/05 DO009 132593000 605624000 COFI-4 CTXD- H 30/12/05 AA/2005T293 179414000 426210000 COFI-4 CTXD- H 31/12/05 DC052 142680000 568890000 COFI-4 CTXD- H 15/1/06 AA/2005T029 120060000 688950000 COFI-4 CTXD- H 28/1/06 AA/2005T405 83810000 772760000 COFI-4 CTXD- H 03/01/06 DN016 86130000 858890000 COFI-4 CTXD- H 15/03/06 AA/2005T458 269610000 589280000 COFI-4 CTXD- H 27/3/06 DN019 259260000 848540000 COFI-4 CTXD- H 31/3/06 AA205T500 156600000 691940000 COFI-4 CTXD- H 04/03/06 0012 231780000 923720000 COFI-4 CTXD- H 15/4/06 AA/20050588 697230000 COFI-4 CTXD- H 30/4/06 AA/20050628 147410000 226490000 844640000 COFI-4 CTXD- H 15/5/06 AA/2005T703 264020000 1108660000 COFI-4 CTXD- H 29/5/06 0071 182148000 1290808000 COFI-4 CTXD- H 31/5/06 AA/2005T720 86130000 1204678000 COFI-4 CTXD- H 06/08/06 0080 80240000 1284948000 COFI-4 CTXD- H 10/6/06 AA/2005T802 120060000 1164858000 COFI-4 CTXD- H 15/06/06 AA200500825 121200000 128605000 COFI-4 CTXD- H 30/06/06 0090 87290000 1373348000 3.279.655.000 190.307.000 1.373.348.000 Giá trị bên mua còn phải thanh toán cho công ty Liên doanh xây dựng XYZ đến hết ngày 30/6/2006 là : 1.373.348.000đ. Bằng chữ: Một tỷ ba trăm bảy mươi ba tỷ ba trăn bốn mươi tám nghìn đồng chẵn./. Công ty xây dựng H Công ty Liên doanh xây dựng XYZ ( Kí tên, đóng dấu) ( Kí tên, đóng dấu) Tiếp theo, KTV tiến hành thủ tục kiểm toán bổ sung gửi thư xác nhận đối với những khách hàng có số dư nợ lớn hoặc có những biến động bất thường trong kì. Mẫu được chọn để gửi thư xác nhận tuỳ thuộc vào xét đoán nghề nghiệp của KTV, vì vậy trình độ chuyên môn của người thực hiện có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của bằng chứng kiểm toán thu được. Thư xác nhận do KTV soạn thảo, được người có đủ thẩm quyền phía Công ty XYZ kí. Thư xác nhận được lập thành 2 bản đề phòng trường hợp phải gửi lại lần 2 cho đối tượng xác nhận công nợ. Để đảm bảo tính khách quan, số tiền trên thư xác nhận được bỏ trống để đối tượng xác nhận công nợ tự điền. Thư xác nhận được gửi qua đường bưu điện để tạo cơ sở cho việc thu thập bằng chứng khách quan. Tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính, thư xác nhận các khoản phải thu khách hàng là thư xác nhận dạng khẳng định. Đối tượng xác nhận công nợ gửi thư hồi đáp số dư nợ là đúng; sai hoặc có phần lưu ý. Hình thức này khá tốn kém nhưng cung cấp bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao.. Quá trình gửi thư xác nhận các khoản phải thu nói riêng và các khoản mục khác nói chung phải được KTV giám sát chặt chẽ. KTV nắm quyền kiểm soát từ khâu gửi đến khâu nhận thư xác nhận. Nếu thư xác nhận bị trả lại, KTV cần xem xét lý do: có thể người mua đã thay đổi địa chỉ hoặc có gian lận trong bán hàng và thu tiền. Bảng 7 Công ty liên doanh xây dựng XYZ Hà Nội, ngày 24 tháng 8 năm 2006 Kính gửi: Ông/Bà Kế toán trưởng Công ty: Công ty xây dựng H Địa chỉ: Khu D, Khu công nghiệp Phố Nối A, Hưng Yên. Thưa Quý Ông/Bà, CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACAGroup) đang thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính của Công ty chúng tôi cho kỳ tài chính kết thúc ngày 30/6/2006. Kính đề nghị Quý Ông/Bà xác nhận và gửi trực tiếp cho Kiểm toán viên của chúng tôi, theo địa chỉ dưới đây, số dư khoản công nợ CÔNG TY LIÊN DOANH XÂY DỰNG XYZ phải thu Quý Công ty tại thời điểm ngày 30/6/2006. Trước khi gửi bản chính qua Bưu điện xin Quý Công ty vui lòng gửi Fax trước cho Kiểm toán viên của chúng tôi theo số: 04.2 811 499. Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Ông/Bà. Tổng Giám đốc CÔNG TY LIÊN DOANH XÂY DỰNG XYZ Kính gửi: CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH Phòng 504, Tòa nhà 17T7, Khu Đô Thị Trung Hòa - Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội. Tel: (84-4) 2 811 488/489 Fax: (84-4) 2 811 499 Người nhận: Đặng Thu Hà - Kiểm toán viên Chúng tôi xác nhận khoản phải trả CÔNG TY LIÊN DOANH XÂY DỰNG XYZ tại ngày 30/6/2006 là :……………...................đồng Trong đó : - Số tiền phải thu nợ gốc là: ………………………………đồng - Số tiền phải thu khoản lãi chậm trả là: …………..……đồng Các vấn đề lưu ý: Danh mục kèm theo: Có___ Không__ Tên Công ty Chữ ký của người xác nhận: Họ và tên: (Đóng dấu) Chức vụ: Ngày: Sau khi nhận được xác nhận từ các đối tượng xác nhận công nợ, KTV so sánh xem giữa số liệu trên sổ sách của Công ty với xác nhận từ phía khách hàng có sự chênh lệch hay không. Nếu có chênh lệch thì KTV phải tìm hiểu, giải thích nguyên nhân chênh lệch và đưa ra bút toán điều chỉnh. Kết quả thư xác nhận khoản phải thu khách hàng nhận được phúc đáp, KTV tổng hợp trên giấy tờ làm việc. Bảng 8 Confirmation letter. Khách hàng Số trên sổ Gửi thư xác nhận Số xác nhận Note Cty A 526790000 x 526790000 Cty B 173348000 x 173348000 Cty XD 1 411030000 x 411030000 Cty XD 2 576087500 x 576087500 Cty XD 3 369992500 x 369992500 Cty đầu tư 766845500 x 766745500 Chung cư X 2184765000 x Gửi lần 2 Cty Lạc Hồng 625665000 x 625665000 Khu đô thị Y 3010197480 x 3010197480 Sai Gòn tunnel 1346433020 x 13464633020 Bệnh viện T 937360000 x 937360000 Cty Cơ khí I 342537500 x Gửi lần 2 Cty Long Giang 654675000 x 654675000 Cty Thái Hà 825079950 x 825079950 …………………………… Công ty XD H 1373348000 x 1373348000 Tổng Note: KTV gửi thư xác nhận đối với các khoản phải thu khách hàng có số dư từ 50.000.000 đ. Tổng hợp kết quả thủ tục gửi thư xác nhận đối với các khoản phải thu khách hàng, KTV nhận thấy 17 khách hàng đã trả lời thư xác nhận. Số xác nhận các khoản phải thu đều khớp đúng với số trên sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng. Ví dụ Công ty xây dựng H xác nhận khoản phải trả Công ty XYZ trên thư xác nhận là 1.373.348.000 đ. Như vậy việc ghi chép đối với các khoản phải thu khách hàng được đánh giá là đầy đủ và chính xác. Như vậy, tỉ lệ thư xác nhận được trả lời là 89.47%. Tất cả các thư xác nhận được trả lời đều chứng minh tính hiện hữu và tính chính xác của các khoản phải thu khách hàng. Quá trình lập, gửi và nhận thư xác nhận đều được KTV thực hiện và giám sát chặt chẽ, vì vậy thủ tục này cung cấp bằng chứng kiểm toán độc lập từ bên thứ 3, có độ tin cậy cao. Trong tổng số 19 khách hàng mà KTV tiến hành gửi thư xác nhận, có 2 khách hàng sau 10 ngày vẫn không nhận được fax và thư trả lời là Chung cư X và Công ty cơ khí I. KTV tiến hành gửi thư xác nhận lần 2, đồng thời tiến hành các thủ tục thay thế: số dư đầu kì là số dư ngày 31/12/2005 trên sổ chi tiết đã được kiểm toán năm trước; kiểm tra hợp đồng, chứng từ vận chuyển hàng hoá, hoá đơn để xác định số tiền phải thu khách hàng, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán...; các chứng từ thể hiện số tiền đã thanh toán; từ đó tính ra được số dư nợ cuối kì. Ví dụ đối với Công ty cơ khí I, số dư nợ tại ngày 1/1/2006 là 442.537.500 đ đã được kiểm toán từ năm trước. Trong 6 tháng đầu năm 2006, Công ty cơ khí không mua thêm sản phẩm của Công ty XYZ, và đã tiến hành thanh toán 100.000.000 đ. KTV tiến hành kiểm tra chi tiết các chứng từ thể hịên việc thanh toán này. Bảng 9 Kiểm tra chi tiết TK 131(Công ty cơ khí I) Preparer: ĐTH/24/8/2006 Khách hàng: Công ty XYZ Reviewer: [ ] O: Kiểm tra tính trọn vẹn, hiệu lực của các khoản phải thu khách hàng S: Hợp đồng, hoá đơn, chứng từ liên quan đến bán hàng và thanh toán W: Kiểm tra, đối chiếu Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có NH06/2/06 1/2 Khách hàng thanh toán 112 25.000.000 a PT214 5/2 Khách hàng thanh toán 111 60.000.000 c BB009 13/2 Hàng bán bị trả lại