Chuyên đề Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn thực hiện

ên chấp nhận, trong đó xác định được mục tiêu, phạm vi cuộc kiểm toán, trách nhiệm của AFC và trách nhiệm của khách hàng, hình thức phát hành báo cáo kiểm toán, thời gian thực hiện và các điều kiện về phí kiểm toán, về xử lý tranh chấp hợp đồng. Giá phí kiểm toán do AFC đưa ra và được tính theo cơ sở thời gian tiến hành cuộc kiểm toán, mức độ phức tạp của công việc và các dịch vụ mà AFC sẽ cung cấp bổ sung. Tuy nhiên, trong một số trường hợp AFC sẽ cung cấp miễn phí một số dịch vụ nào đó hoặc giảm giá xuống mức có thể chấp nhận được sao cho cả hai bên cùng có lợi. Với chất lượng dịch vụ cao, giá phí kiểm toán hợp lý AFC đang là một đối thủ cạnh tranh của nhiều công ty kiểm toán trong và ngoài nước. 1. Lập kế hoạch kiểm toán Công ty nhận thức rõ việc lập kế hoạch kiểm toán sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện kiểm toán có hiệu quả, giảm thiểu được chi phí nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện qua các bước sau: 1.1. Chấp nhận thư mời kiểm toán Khi AFC chấp nhận thư mời kiểm toán của khách hàng thì hai bên sẽ thoả thuận ký kết hợp đồng kiểm toán. Hợp đồng kiểm toán là minh chứng pháp lý cho sự hiện hữu của cuộc kiểm toán. Khi hợp đồng kiểm toán được ký kết xong có nghĩa việc thực hiện một cuộc kiểm toán đã được bắt đầu và công việc tiếp theo đó là cử kiểm toán viên phụ trách. 1.2. Cử kiểm toán viên phụ trách Việc cử kiểm toán viên phụ trách là một bước công việc quan trong trong quá trình kiểm toán. công việc này phụ thuộc vào quy mô từng cuộc kiểm toán, từng phần hành kiểm toán và đặc biệt còn phụ thuộc vào trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của kiểm toán viên. 1.3. Tìm hiểu khách hàng Việc tìm hiểu khách hàng giúp cho kiểm toán viên có những hiểu biết về khách hàng và từ đó có những định hướng và thiết kế phương pháp kiểm toán cho phù hợp. Việc tìm hiều về khách hàng bao gồm các mặt sau: Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng. AFC tìm hiểu hoạt động kinh doanh cả dưới góc độ khách quan và dưới góc độ của khách hàng. + Những hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh của khách hàng. + Chiến lược kinh doanh của khách hàng. + Cơ cấu sản phẩm và công tác tiêu thụ sản phẩm. + Môi trường kinh doanh mà khách hàng đang hoạt động. + Vị trí cạnh tranh của khách hàng. Những rủi ro mà khách hàng đang gặp phải xét xem liệu các rủi ro này có khả năng ảnh hưởng tới báo cáo tài chính và vì thế có ảnh hưởng tới quá trình kiểm toán hày không. Việc am hiểu công việc kinh doanh và nghành kinh doanh của khách hàng và kiến thức về các mặt hoạt động của họ là cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán đầy đủ. Với đa số khách hàng thường niên thì những thông tin về hoạt động kinh doanh cập nhật cho cuộc kiểm toán năm nay đưọc lấy từ hồ sơ kiểm toán năm trước. Những thay đổi được cập nhật trong quá trình thu thập những thông tin chung ở bước trên và được ban quản lý của khách hàng cung cấp tạin buổi thảo luận với đại diện của AFC, còn đối với những công ty lần đầu tiên là khách hàng (khách hàng mới) thì AFC có được thông tin bằng cách thu thập các tài liệu như giấy phép thành lập, điều lệ công ty, các biên bản họp hội đồng quản trị, các văn bản luật, chế độ chính trị của Nhà nước có liên quan… kiểm toán viên ghi các thông tin này vào giấy làm việc và lưu vào hồ sơ kiểm toán bằng cách trích đoạn các văn bản hoặc sao chụp và gạch dưới các phân quan trọng. Hoặc cũng có thể thu thập thông tin về tình hình kinh doanh của khách hàng bằng phương pháp phỏng vấn. Làm việc tại trụ sở của công ty là tốt nhất vì nó tạo điều kiện cho kiểm toán viên tiếp cận dễ dàng với khách hàng, quan sát hoạt dộng sản xuất kinh doanh, phỏng vấn ban quản lý khách hàng để thấy được những mong muốn, thắc mắc của họ từ đó cải thiện chất lượng phục vụ cung cấp. Ngoài ra đối với những khách hàng hoạt động trong các lĩnh vực mới mẻ có rủi ro kinh doanh cao thì nhóm kiểm toán còn tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có được những hiểu biết cặn kẽ hơn Đối với công ty A Loại hình sở hữu. Là một doanh nghiệp nhà nước. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty A được thành lập theo quyết định 7360 ngày 28/2/1991, là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, có tài khoản ở ngân hàng, có con dấu riêng và hach toán độc lập, hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 873/GP ngày 30/3/1991. Về nghành nghề kinh doanh. Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm đồ hộp như Patê, thịt hộp, cá xay. Về tình hình tài sản và nguồn vốn thể hiện trên hai báo cáo của công ty là bảng cân đối kế toán và băng báo cáo kết quả kinh doanh. Về đơn giá bán các sản phẩm. Biểu giá bán các sản phẩm Loại sản phẩm Đơn giá Patê 6000 Cá xay 5000 Thịt hộp 5500 Về nguồn vốn kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụ pháp lý với Nhà nước. Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty A Báo cáo lãi lỗ Niên độ 2000 Chỉ tiêu Số tiền Tổng doanh thu Trong đó doanh thu xuất khẩu 51.358.315.000 83.615.000 Các khoản giảm trừ doanh thu 103.354.000 Doanh thu thuần 51.254.961.000 Giá vốn hàng bán 46.935.670.000 Lãi (lỗ) gộp. 4.319.291.000 Chi phí hoạt động 2.247.856.000 Lãi (lỗ) ròng từ hoạt động sản xuất kinh doanh 2.071.435.000 Bảng cân đối kế toán. Niên độ 2000 Tài sản Đầu năm Cuối năm A. Tái sản lưu động và đầu tư ngẵn hạn. 39489723125 43336230326 I. Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 2992568000 3895675000 II. Các khoản phải thu 11364126000 16186553000 1. Phải thu khách hàng 564865454 4564545645 2. Phải thu nội bộ 56465465 545123455 3. Phải thu khác 12254564 15456454 III. Hàng tồn kho 15454564564 4454454568 IV. Tài sản lưu động khác 1512312156 4151156486 B. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 212447848 15478781 I. Tài sản cố định hữu hình 39489723125 43336230326 1. Nguyên giá 2992568000 3895675000 2. Hao mòn luỹ kế 11364126000 16186553000 II. Tài sản cố định vô hình 564865454 4564545645 1. Nguyên giá 56465465 545123455 2. Hao mòn luỹ kế 12254564 15456454 III. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 15454564564 4454454568 IV. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 1512312156 4151156486 V. Các khoản ký quỹ ký cược dài hạn 212447848 15478781 Tổng tài sản 1548484894444 744541545454 Nguồn vốn Đầu năm Cuối năm A. Nợ phải trả 39489723125 43336230326 I. Nợ ngắn hạn 2992568000 3895675000 II. Nợ dài hạn 11364126000 16186553000 III. Nợ khác. 564865454 4564545645 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 56465465 545123455 Tổng nguồn vốn 121456445645 214574897834 Trên đây là những tìm hiểu bước đầu về tinh hình sản xuất kinh doanh của công ty A, tuy chưa thật đầy đủ nhưng nó là căn cứ quan trọng để kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ Với bất cứ một khách hàng nào thuộc mọi thành phần kinh tế thì việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đó là một việc làm quan trọng đối với mọi cuộc kiểm toán. tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đó là một việc làm quan trọng đối với mọi cuộc kiểm toán. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công ty A bao gồm các mặt tìm hiểu sau. b.1. Môi trường kiểm soát Với những khách hàng thường niên thì nhóm kiểm toán chỉ cần cập nhật những thông tin về sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, cơ cấu nhân sự cũng như kế hoạch và dự toán được lạp cho năm kiểm toán. Việc tìm hiểu về môi trường kiểm soát được đề cập đến các khía cạnh sau. Quan điểm và phong cách điều hành của Ban Giám đốc Đối với công ty A Giám đốc công ty A là người chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi mặt nói chung cũng như mặt hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng. Là một người có trình độ chuyên môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo,am hiểu thực tế, có uy tín. Các Phó Giám đốc là những người có học vấn, có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn, điều hành một hoặc một số lĩnh vực theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Kế toán trưởng là người có trình độ, liêm khiết và tư vấn cho Giám đốc về tình hình tài chính của đơn vị đồng thời cũng đưa ra giải pháp hoạt động sản xuất kinh doanh. Về nhân sự: Tính đến ngày 31/12/1999 toàn công ty có 2576 cán bộ công nhân viên chức, chủ yếu hoạt động trong các phân xưởng chế biến và hoạt động công tác bán hàng ở mọi nơi với mứa lương thoả đáng. Với dây chuyền công nghệ hiện đại, là một Công ty hàng đầu về chế biến, sản xuất hải sản đông lạnh, đội ngũ công nhân viên có trình độ và kinh nghiệm nên hạn chế được tối đa sản phẩm hỏng và luôn cải tiến chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá các loại sản phẩm. - Về các loại kiểm soát khác . Đó là những kế hoạch về tiêu thụ sản phẩm ,về đầu tư sửa chữa lớn tài sản cố định cũng như mua bán , thanh lý tài sản cố định... Hàng năm công ty A đều có các buổi họp về tình hình tiêu thụ sản phẩm, đề ra các phương hướng, biện pháp về kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong năm tới cũng như việc đề ra các mục tiêu phấn đấu tăng chất lượng sản phẩm, chiến lược mở rộng thị trường... Về các hoạt động kiểm toán nội bộ. Công ty A là một Công ty có bộ máy kiểm toán nội bộ riêng biệt, hoàn toàn tách biệt với Ban giám đốc Công ty và không chịu sự điều hành trực tiếp của Ban Giám đốc Công ty A nên báo cáo của bộ máy kiểm toán nội bộ được AFC đánh giá là đảm bảo được tính độc lập khách quan. Mặt khác, trong quá trình kiểm toán bộ phận kiểm toán nội bộ được quyền thu thập thông tin không giới hạn. Qua kiểm tra sơ bộ giấy tờ làm việc của kiểm toán viên nội bộ, KTV đánh giá cao chuyên môn và kinh nghiệm của kiểm toán nội bộ. Tài liều của bộ phận kiểm toán nội bộ được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán để làm bằng chứng kiểm toán. b2. Về hệ thống kế toán Khi xem xét về hệ thống kế toán của công ty KTV xem xét trên các khía cạnh sau. + Về tổ chức bộ máy kế toán + Về chế độ kế toán áp dụng + Về các chính sách kiểm toán Bộ máy kế toán. Là một Công ty có quy mô lớn, thị trường tiêu thụ sản phẩm rộng khắp trong cả nước nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ mà các kế toán viên đều đảm nhận hết các công việc kế toán hàng ngày, thực sự trở thành một thực thể giúp việc cho Ban Giám đốc điều hành và quản lý doanh nghiệp. Với tổng số 16 người trong bộ máy kế toán bao gồm một kế toán trưởng và các kế toán viên đã đảm nhận mọi công viếc thuộc các phần hành khác nhau. Kế toán trưởng Bộ phận kế toán TSCĐ, vạt tư, hàng hoá Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra Bôh phạn kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty a Với sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán của công ty KTV nhận thấy rằng việc phân công công tác kế toán là đảm bảo theo đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng. Như vậy, cơ cấu bộ máy kế toán là hợp lý. Về chế độ kế toán áp dụng. Hình thức mở sổ . Theo hình thức nhật ký chung . Niên độ kế toán . Bắt đầu từ ngày 1/1 và kêt thúc ngày 31/12. Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là Việt Nam đồng . Trong kỳ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hoạch toán và cuối kỳ qui đổi theo tỷ giá thực tế , chênh lệch tỷ giá được kết chuyển vào kết quả kinh doanh trong kỳ . Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá và hao mòn luỹ kế. Khấu hao được tính theo từng tháng , Công ty mở thẻ tài sản cố định để theo dõi . Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ , dụng cụ . Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song , hàng quý Công ty tiến hành kiểm kê kho vật tư , Công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho . _ Về hạch toán giá thành sản phẩm . Công ty tính giá theo phương pháp hệ số vì đặc thù sản xuất là các yếu tố đầu vào, cùng một dây truyền công nghệ nhưng cho ra các loại sản phẩm khác nhau . Do vậy , ngay từ đầu đã không hạch toán riêng được cho từng loại .Công ty tính giá thành sản phẩm theo phương pháp phân bước có tính giá thành của bán thành phẩm . b3 . Về thủ tục kiểm soát. KTV đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát qua việc thực thi nguyên tắc phân công phân nhiệm , uỷ quyền và phê chuẩn , bảo quản chứng từ và sổ sách đầy đủ . Chẳng hạn về công tác thu hồi nợ .Công ty có chế độ tín dụng tương đối trong quan hệ mua bán . Việc phê chuẩn các khoản doanh thu bán chịu phải được phép của nhữg người có thẩm quyền độc lập vớí người ghi sổ doanh thu . Khi bán hàng Công ty chỉ cho phép trả chậm trong vòng từ 30 ngày đến 45 ngày nếu thời hạn trả chậm lâu hơn phải được sợ phê chuẩn của Giám đốc hoặc của Phó Giám đốc . Trong công tác tiêu thụ , trưởng phòng kinh doanh của công ty được uỷ quyền phê chuẩn các khoản bán chịu có số tiền nhỏ hơn 300 triệu và thời hạn thanh toán không quá 1,5 tháng . Còn lại nếu các khoản bán chịu có số tiền lớn hơn 300 triệu và thời hạn thanh toán lớn hơn 45 ngày , đặc biệt xoá sổ các khoản nợ phải thu khó đòi thì nhất thiết phải có sự đồng ý của Ban Giám đốc . Căn cứ vào những thông tin thu được trong quá trình tìm hiểu khách hàng cũng như tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ KTV phân tích và đành giá tính trọng yếu của từng khoản mục trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính . Với Công ty A các khoản mục sau được đánh giá là trọng yếu . . Hàng tồn kho . Tài sản cố định .Các khoản đầu tư xây dựng cơ bản xảy ra . .Các khoản vay ngắn hạn , dài hạn. .Nguồn vốn kinh doanh , đặc biệt là việc trích lập va sử dụng quỹ đầu tư phát triển . .Các khoản công nợ phải thu , phải trả . .Các khoản chi phí sản xuất kinh doanh , doanh thu . Trong bước đánh giá trọng yếu rủi ro này KTV chỉ đánh giá một cách định tính theo kinh nghiệm chứ không ước lượng tính trọng yếu ban đầu của toàn bộ báo cáo tài chính va phân bổ mức trọng yếu đó cho từng khoản mục . Vì thế , việc đưa ra các bút toán điều chỉnh cho những sai sót hoàn toàn theo ý muốn chủ quan của KTV . Sau khi đánh giá rủi ro kiểm soát , KTV chính hoặc trưởng đoàn kiểm toán sẽ chính thức phân công việc kiểm toán cho từng KTV và thông báo chính thức kế hoạch kiểm toán , thời gian kiểm toán cũng như những đề xuất với khách hàng về chứng từ, sổ sách cần kiểm toán. Bản kế hoạch là sản phẩm cuối cùng của giai đoạn lập kế hoạch do trưởng đoàn kiểm toán lập và Giám đốc hoặc phó Giám đốc ký duyệt. 2. Thực hiện kiểm toán Sau khi kế hoạch kiểm toán được hoàn tất thì trưởng đoàn kiểm toán sẽ triệu tập nhóm kiểm toán để công bố kế hoạch triển khai, phân công côngviệc cho từng người, thời gian tiến hành và kết thúc công việc. Đồng thời trưởng đoàn kiểm toán sẽ thông báo trọng tâm công việc, những đặc thù của cuộc kiểm toán. Nhóm KTV sẽ tiến hành theo những phần hành cơ bản sau: . Vốn bằng tiền. . Hàng tồn kho. . Tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định. . Mua hàng và thanh toán. . Bán hàng và thu tiền. . Huy động và hoàn trả. . Tiền lương và nhân viên . Kiểm toán chi phí. . Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu. Dựa trên cơ sở tiếp cận khách hàng và tìm hiểu về hệ thống nội bộ KTV đánh giá được mức độ trọng yếu cho từng khoản mục và từ đó sẽ tiến hành kiểm tra ở những mức độ khác nhau. Do mức độ phát sinh tương đối lớn và tính phức tạp về nghiệp vụ có ảnh hưởng nhiều đến các chỉ tiêu quan trọng trong báo cáo tài chính như chỉ tiêu phản ánh kết quả, khả năng thanh toán, tình hình sử dụng vốn...nên kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền là một khâu bắt buộc trong mọi cuộc kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền là một khâu bắt buộc trong mọi cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của mọi khách thể kiểm toán kể cả các đơn vị hành chính sự nghiệp có doanh thu tiêu thụ không lớn. Dưới đây là minh hoạ thực tế cuộc kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty A 2.1. Kiểm toán các khoản phải thu khách hàng Tài khoản phải thu là một tài khoản mà các KTV thường cho là các tài khoản trọng yếu. Nó là một chỉ tiêu cơ bản để đánh giá khả năng thanh toán và phân tích tình hình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác,tài khoản phải thu cũng là một tài khoản chứa đựng nhiều rủi ro , sai sót nên số lượng bằng chứng cần thu thập tương đối lớn. KTV thu nhập bằng chứng tương đối mất thời gian. Kết quả của việc gửi thư xác nhận sẽ làm căn cứ để phục vụ bước kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. Dưới đây là kế hoạch kiểm toán chi tiết khoản thu do KTV thực hiện công việc này đảm nhiệm 2.1.1 Chương trình kiểm toán khoản phải thu của khách hàng Khi đảm nhiệm phần việc nào KTV cũng như trợ lý kiểm toán phải căn cứ vào tình hình thực tế ở công ty khách hàng để thiết kế cho mình một chương trình kiểm toán với những thử nghiệm thích hợp . Công ty A là đơn vị chuyên mua các hải sản để sản xuất các thành phầm đồ hộp như Cá xay , Patê, Thịt hộp . Với lượng khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp , cá nhân buôn bán , và làm đại lý cho công ty ở khắp mọi nơi trong nước ....Tổng số dư nợ của Công ty lên đến hàng chục tỉ đồng .Công ty cũng chấp nhận một việc đó là bán hàng chấp nhận cho khách nợ và trả chậm .Điều đó là hoàn toàn phù hợp trong cơ chế thị trường với điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt. Đây các khách hàng nợ của công ty đều là khách hàng quen và thường xuyên của Công ty mua bán với số lượng lớn. Kế hoạch kiểm toán khoản phải thu khách hàng của công ty A Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Sài gòn Tên khách hàng : Công ty A Niên độ kế toán : 31/12/2000 Tham chiếu : H Khoản mục : Phải thu khách hàng Người thực hiện : NTT Bước công việc : Các bước kiểm toán Ngày thực hiện : 30/4/2001 Bước 1 : - Đối chiếu số phát sinh , số dư của từng tháng trên hệ thống sổ chi tiết với bảng tổng hợp chi tiêt phải thu khách hàng B. Bư ớc 2 : Kiểm tra chi tiêt bảng phải thu . - Kiểm tra đối chiếu chi tiêt số dư của từng khách hàng với biên bản đối chiếu công nợ . _ Kiểm tra chi tiết số dư thông qua gửi thư xác nhận _ Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ bán chịu và nghiệp vụ thu tiền mặt thông qua kiểm tra chi tiết hoá đơn chứng từ . _ Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá , hoạch toán công nợ băng ngoại tệ . _ Kiểm tra nhiệp vụ xoá sổ sách các khoản phải thu khó đòi . _Tổng hợp các kết quả kiểm tra chi tiết , đưa ra các bút toán điều chỉnh và nêu nhận xét Nên hàng năm công ty luôn thực hiện đối chiếu công nợ , công việc này được làm khá nghiêm túc vì cả bên bán và bên mua đều muốn đối chiếu công nợ để phục vụ công tác quản lý tài chính của mình nhưng khối lượng gửi thư xác nhận công nợ của công ty còn hạn chế và chủ yếu đối chiếu công nợ đối với các khách hàng quen .Ngoài ra do chế độ tín dụng của công ty tương đối chặt chẽ nên nhiều số dư ngày 31/12/2000 đến đầu tháng 02/2001 đã được thanh toán .Bên cạnh những khách hàng thường xuyên còn có các đơn vị bán buôn , bán lẻ vì mặt hàng của công ty là mặt hàng tiêu dùng trực tiếp , thời gian bảo quản và sử dụng sản phẩm , hàng hoá là có hạn nếu quá hạn thì sản phẩm hàng hoá này sẽ không sử dụng được .Do vậy , với công ty mục tiêu là phải tiêu thụ được hàng hoá một cách nhanh chóng và bằng cách mở rộng thị trường tiêu thụ , tăng số lượng khách hàng .Với những khách hàng bán lẻ KTV nhận thấy rằng không cần thiết phải gửi thư xác nhận nợ. Đối với việc kiểm tra các khoản nợ phải thu khó đòi. Trong quá trình kinh doanh của bất cứ một doang nghiệp nào cũng có các khoản thu khó đòi đó là do một việc khách nợ vì một nguyên do nào đó mà không có khả năng thanh toán. Sau một thời gian(2 năm kể từ ngày ký nợ) khi thời hạn tạm thời đã hết hạn mà khách nợ không trả được thì kế toán tiến hành xoá sổ các khoản nợ khó đòi đó và tiếp tục theo dõi khoản nợ đó trên tài khoản 004. Trong năm 2000 Công ty đã tiến hành xoá sổ 02 khoản nợ phải thu khó đòi với tổng số tiền là 54.367.000 đồng. Việc KTV coi các khoản nợ là một tài khoản trọng yếu vì kế toán viên thường lợ dụng việc xoá sổ các khoản nợ đó đã đòi được. Sau đây là các bước công việc trong cuộc kiểm toán khoản phải thu khách hàng như chương trình kiểm toán mà KTV đã đặt ra. 2.1.2. Quy trình kiểm toán khoản phải thu khách hàng Đối chiếu sổ sách. Công việc đối chiếu sổ sách theo các bước sau. 1. Đối chiếu số dư đầu năm. 2. Đối chiếu tổng quát số phát sinh của tài khoản 131 theo thang, năm. 3. Đối chiếu số phát sinh, số dư của từng khách hàng. 4. Đối chiếu số dư cuối năm. Công việc được tiến hành như sau. +) Đối chiếu kiểm tra số dư đầu năm. Đối với công ty A Do là một khách hàng mới của AFC nên KTV chỉ kiểm tra việc chuyển số dư từ năm trước sang năm sau (việc chuyển số dư cuối năm 1999 sang đầu năm 2000). Khi lập báo cáo kiểm toán, KTV sẽ đưa ra ý kiến về tính chính xác của việc chuyển sổ chứ không chịu trách nhiệm về tính trung thực của các con số dư đầu năm. Kết quả của kiểm tra số dư đầu năm trong việc chuyển sổ của tài khoản phải thu khách hàng như sau. Số dư nợ tài khoản 131 tại 01/01/2000 là: 6.950.675.000 đồng. Số dư có tài khoản 131 tại 01/01/2000 là: 100.000.000 đồng. +)Đối chiếu số phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Công việc tiếp theo bước đối chiếu số dư đầu năm là đối chiếu số phát sinh, số dư trên nguyên tắc đi từ thông tin tổng hợp đến thông tin chi tiết. Do Công ty A mở sổ theo hình thức nhật ký chung nên nội dung đối chiếu như sau. Quy trình đối chiếu tổng hợp tại công ty A Bảng cân đối kế toán (số dư tài khoản 131) Bảng cân đối số phátsinh (tà khoản 131) Sổ cái TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 Hệ thống sổ chi tiết TK 131 Đối chiếu kiểm tra theo tổng số phát sinh và số dư TK 131 Đối chiếu số phát sinh và số dư của từng khách hàng trong từng tháng và cả năm. Công ty A mở sổ sách đầy đủ, số liệu được phản ánh thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phải thu được mở đầy đủ cho các khách hàng thường xuyên. Tuy nhiên, còn một số nhược điểm như sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng không đánh số trang và không đánh dấu giáp lai giữa các trang sổ, sổ còn bị tẩy xoá. Thực hiện kiểm tra chi tiết số dư tài khoản phải thu AFC đã xây dựng một quy trình kiểm toán chi tiết các khoản phải thu mà trọng tâm là gửi thư xác nhận nợ cụ thể qua sơ đồ sau.  Quy trình gửi thư xác nhận Thống nhất với ban Giám đốc khách hàng Xác định phạm vi và quy mô của mẫu chọn Quyết định kiểu thư xác nhận để gửi đi Theo dõi, xử lý các thư phúc đáp và thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế +)Thống nhất với Ban Giám đốc khách hàng . Trước khi gửi thư xác nhận , KTV phải thông báo với Giám đốc Công ty về việc gửi thư xác nhận công nợ . Trong trường hợp Ban Giám đốc khách hàng không đồng ý với việc xác nhận nợ phải thu của KTV thì Ban Giám đốc cần đưa ra lý do , nếu lý do đó là hợp lý thì KTV có thể bỏ qua việc xác nhận người mua đó , tuy nhiên không vì thế mà KTV bỏ qua số dư đó , KTV phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để xác minh số dư đó là có thật và đúng đắn . Trong quá trinh hội ý , ban Giám đốc Công ty A không đồng ý cho KTV gửi thư xác nhận đến một khách hàng đó là Công ty trách nhiệm hữu hạn ( TNHH) Hải Long với lý do là : Công ty TNHH Hải Long là một khách hàng mới , Công ty đang có ý định ký kết hợp đồng dài hạn trong việc cung cấp các sản phẩm của công ty sang thị trường Đông Âu mà thông qua TNHH Hải Long làm đại diện . Việc gửi thư xác nhận đến khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Công ty A muốn đòi nợ , hoặc là tình hình tài chính của công ty không lành mạnh và sẽ dẫn đến có khả năng TNHH Hải Long huỷ bỏ hợp đồng . Hơn nữa khoản nợ này có số tiền không đến mức quá lớn ( 50.156.000 đồng ) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà công ty bán ra . Mặt khác khoản nợ này chưa phải là khoản nợ quá hạn vì nghiệp vụ mới phát sinh được 40 ngày . KTV chấp nhận lý do này và chuyển khách mua này từ bước kiểm tra chi tiết số dư sang bước kiểm tra chi tiết nghiệp vụ . +) Xác định phạm vi và quy mô mẫu chọn . Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đánh giá của KTV về khả năng sai sót , Công ty A có số lượng khách hàng tương đối đông cả trong và ngoài nước .Tuy nhiên , các khách hàng nước ngoài giao dịch mua bán với công ty đều thông qua đại diện tại Việt Nam .Do đó, việc gửi thư cho các khách hàng nước ngoài được thực hiện bằng cách gửi thư cho các văn phòng đại diện. Tiêu chuẩn để chọn mẫu là các khách hàng có số dư nợ lớn , những số dư quá thời hạn thanh toán quá lâu , những khách hàng có số phát sinh lớn , những khách hàng trong năm không phát sinh giao dịch .Căn cứ vào các tiêu chuẩn đó KTV nhận thấy rằng trong tổng số các khách hàng của Công ty có 25 khách hàng chuyên giao dịch với công ty , có giá trị phát sinh các nghiệp vụ lớn ,.. mà KTV đáng phải quan tâm . Nhưng trong khi tìm hiểu thêm thì KTV thấy rằng trong số 25 khách hàng đó đã có 04 khách hàng trong năm đã có đối chiếu công nợ , 08 khách hàng đã thanh toán số dư nợ cuối năm vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2001 . Do đó , với nhưng khách hàng này KTV không chọn để gởi mẫu thư xin xác nhận . +) Quyết định kiểu gửi thư xác nhận Như đã biết có 03 kiểu thư xác nhận đó là : Thư xác nhận chủ động , thư xác nhận thụ động và thư xác nhận mở . Trong hầu hết các cuộc kiểm toán KTV chỉ gửi thư xác nhận chủ động , bởi vì khi không nhận được thư trả lời thì có nghĩa là có điều gì đó bất thường mà KTV cầm phải điều tra thêm . Trong khi đó với thư xác nhận thụ động KTV không thể phân biệt được khách hàng đồng ý hay không nhận được thư xác nhận hoặc khác