Chuyên đề Kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty cổ phần thủy sản Hoài Nhơn - Bình Định

i nhánh: có nhiệm vụ tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở từng xí nghiệp, định kỳ báo cáo kết quả ( hàng tháng ) cho phòng kế toán tài vụ. 1.5. Tổ chức kế toán tại công ty. 1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty a. Sơ đồ bộ máy kế toán: Thủ quĩ Kế toán vật tư, TSCĐ, tiền lương, bảo hiểm Kế toán xí nghiệp xây dựng thuỷ sản Kể toán công nợ tiêu thụ, thanh toán Kế toán xí nghiệp chế biến đông lạnh Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ hổ trợ b. Chức năng của từng bộ phận: Hiện nay công ty tổ chức mô hình kế toán theo kiểu nữa tập trung nữa phân tán.Phòng kế toán trung tâm ( phòng tài vụ ) có nhiệm vụ tổng hợp số liệu theo dõi chi tiết từng chi nhánh, từng xí nghiệp đồng thời theo dõi ghi chép kiểm tra toàn bộ công tác kế toán tại công ty. Ở các đơn vị phụ thuộc như xí nghiệp xây dựng thuỷ sản, xí nghiệp đông lạnh cũng có phòng kế toán riêng làm nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin theo sự phân cấp của phòng kế toán tập trung. Kế toán trưởng: Là người trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán. Điều hành toàn bộ hệ thống kế toán ở công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc.Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có nhệm vụ tổng hợp số liệu lên chứng từ ghi sổ, vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính. Kế toán vật tư, tài sản cố định, tiền lương và bảo hiểm: Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tiến hành tính khấu hao đồng thời theo dõi tiền lương phải trả cho công nhân viên và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn... Kế toán công nợ, tiêu thụ, thanh toán: Theo dõi tình hình công nợ, lập báo cáo tiêu thụ hàng hoá hàng tháng, theo dõi tình hình thu chi quĩ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên công ty và các xí nghiệp phụ thuộc. Đồng thời cung cấp chứng từ cần thiết cho kế toán tổng hợp. Thủ quĩ: Trực tiếp thu chi quĩ tiền mặt và bảo quản tiền mặt, ghi chép sổ quĩ và hàng tháng lập báo cáo thu chi tiền quĩ. Kế toán các chi nhánh, các xí nghiệp: là người theo dõi chung trong chi nhánh xí nghiệp từ việc thu chi, tạm ứng. Hàng tháng lập các báo cáo, bảng kê gửi lên cho phòng kế oán tập trung để tập hợp số liệu lập báo cáo tài chính. 1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Với mô hình đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán tại công ty, công ty đã áp dụng hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ Hiện nay, công ty đã vận dụng máy vi tính vào việc xử lý thông tin kế toán. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán (1) (1) (2) (2) (3) (3) (4) (4) (5) (5) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu vào chứng từ ghi sổ. Đối với tài khoản cần mở chi tiết thì từ chứng từ gốc sẽ được vào sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng cần quản ly. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian để quản lý tập trung số liệu kế toán. Đồng thời cũng từ chứng từ ghi sổ số liệu sẽ được ghi vào sổ cái. Cuối quý số liệu tổng cộng ở sổ cái được dùng để lên bảng cân đối số phát sinh , sau khi đối chiếu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng cân đối số phát sinh; bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh. Số liệu từ bảng cân đối số phát sinh được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. 2. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN 2.1. Khái quát tình hình tiêu thụ tại công ty: Trong những năm gần đây, đặc biệt là ba năm vừa qua công ty đã tạo được chổ đứng cho mình trên thị trường. lãnh đạo của công ty đã từng bước chứng tỏ được năng lực của mình từ khi chuyển sang hình thức cổ phần hoá. Công ty đã đi vào hoạt động có hiệu quả, điều này thể hiện qua một số chỉ tiêu trên bảng báo cáo kết quả kinh doanh như sau: Bảng 1: Một số chỉ tiêu thể hiện tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty. Đvt: tr đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng doanh thu 100.224 117.602 146.246 Doanh thu hàng xuất khẩu 0 176 6.900 Giảm trừ 0 0 0 Giá vốn hàng bán 97.813 113.454 139.472 Lợi nhuận gộp 2.411 4.148 6.774 Chi phí bán hàng 946 2.070 4.945 Chi phí quản lý 628 531 487 Lợi nhuận thuần 836 1.546 1.333 Qua bảng số liệu phân tích ta có thể thấy doanh thu của Công ty qua mỗi năm đều tăng lên đáng kể tương ứng với mức lợi nhuận trước thuế cũng tăng. Qua đó, ta có thể kết luận rằng: công ty đã từng bước thâm nhập thị trường, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Nhìn vào bảng số liệu ta thấy xu hướng phát triển của công ty trong những năm sắp tới. Trước đây công ty chỉ thu mua một số mặt hàng thuỷ sản rồi sau đó bán lại mà chủ yếu là thu mua cá Ngừ đại dương. Hiện nay, Công ty đã đầu tư đưa máy móc thiết bị kỹ thuật hiện đại vào để chế biến một số mặt hàng thuỷ sản để bán và xuất khẩu.Có thể nêu 1 số mặt hàng thuỷ sản chính của Công ty như sau: Bảng 2: Một số mặt hàng thuỷ sản chính của công ty. STT Tên mặt hàng 1 Cá Ngừ đại dương + Cá nguyên con xuất nội địa + Cá nguyên con xuất khẩu + Cá fillel xông gas 2 Cá chuồn tẩm gia vị 3 Cá ngừ sọc dưa vàng vi 4 Cá dũa fillel hoặc nguyên con cấp đông 5 Cá nục cấp đông 6 Tôm cấp đông Tôm sắc cấp đông Tôm sú gia công 7 Cá bò da tẩm gia vị Mặt hàng thuỷ sản là mặt hàng cao cấp cho nên thị trường tiêu thụ là thị trường mà ở đó người dân có mức sống cao. Do đó, phần lớn khách hàng của công ty là các Công ty TNHH, khách sạn, nhà hàng ở TP. Hồ Chí Minh và một số mặt hàng để xuất khẩu sang nước ngoài: Nhật, Mỹ, EU. Đối với Công ty đây cũng là bước đầu thành công. Tuy nhiên còn nhiều khó khăn trước mắt mà công ty phải đối đầu. Bên cạnh kinh doanh chế biến mặt hàng thuỷ sản Công ty còn kinh doanh mặt hàng xăng dầu các loại. Đây cũng là lĩnh vực kinh doanh chính tạo nên doanh thu của Công ty. Công ty la tổng đại lý bán xăng dầu của tỉnh gồm các loại: Xăng Mogas 90, Xăng Mogas 92, dầu lửa, dầu Diezel, dầu Mazút, dầu nhớt các loại. Đối với mặt hàng xăng dầu, Công ty mua của Công ty xăng dầu Bình định, Công ty xăng dầu khu vặc V, Công ty xăng dầu Quảng Ngãi... Thị trường tiêu thụ phần lớn là nằm trong tỉnh, các điểm bán xăng dầu các Công ty và các quầy hàng để bán xăng dầu cho người dân địa phương, bán cho các tàu thuyền đi biển. Nhìn chung thị trường tiêu thụ xăng dầu ổn định. Vấn đề khó khăn là nguồn đầu vào là cho giá cả xăng dầu không ổn định. Để thấy được tình hinh tiêu thụ một số mặt hàng chính của hai lĩnh vực chính kinh doanh xăng dầu và chế biến thuỷ sản được thể hiện ở bảng 3 như sau: Nhìn vào số liệu bảng 3, ta thấy doanh thu tiêu thụ hai lĩnh vực kinh doanh xăng dầu và thuỷ sản của Công ty nhìn chung là tăng qua các năm. Trong đó, tình hình tiêu thụ một số mặt hàng thuỷ sản tăng nhanh năm 2001. Điều này cho thấy việc kinh doanh lĩnh vực thuỷ sản đã bắt đầu đi vào hoạt động có hiệu quả từ khi chuyển sang hình thức cổ phần hoá. Đến năm 2002 doanh thu có tăng nhưng chậm hơn, thậm chí mặt hàng cá ngừ đại dương lại giảm so với năm 2001( vì đây là mặt hàng xuất khẩu nên gặp nhiều khó khăn). Tuy nhiên doanh thu các mặt hàng thuỷ sản của công ty đều tăng qua ba năm. Còn đối với lĩnh vực kinh doanh xăng dầu thì doanh thu tăng đều qua các năm và ổn định. Nhìn chung doanh thu hai lĩnh vực chính của công ty đạt được trong ba năm qua là thể hiện bước đầu thành công trên con đường đổi mới của công ty. Qua đó cho ta thấy xu hướng tăng trưởng và ổn định về tăng trưởng hàng hoá và ổn định trong những năm sắp đến.  Hiện tại, mặt hàng thuỷ sản của công ty phần lớn là tiêu thụ ở thị trường nước ngoài. Công ty vừa xuất khẩu trực tiếp vừa bán cho các đơn vị khác xuất khẩu: Bảng 4: Thị trường tiêu thụ mặt hàng thuỷ sản. Thị trường Mặt hàng Đvt Xuất khẩu trực tiếp (Mỹ, Nhật) Bán cho các đơn vị khác xuất khẩu. Số lượng Doanh thu (ng.đồng) Số lượng Doanh thu (ng.đồng) Cá ngừ đại dương nguyên con Tấn 70 7.276.000 500 22.000.000 Cá ngừ đại dương fillet Tấn 60 3.391.875 Cá chuồn tẩm gia vị Tấn 20 480.000 Tôm sắt Tấn 10 1.555.470 Qua bảng số liệu này, ta có thể thấy rõ, hầu hết các mặt hàng thuỷ sản của công ty đều bán cho các đợn vị khác xuất khẩu còn công ty chỉ xuất khẩu cá ngừ đại dương nguyên con. Đây cũng là mặt hạn chế của công ty có thể do điều kiện về thủ tục pháp lý... Do đó, trong tương lai ta có thể hy vọng công ty có thể đưa ra nhiều giải pháp để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu thay vì phải qua trung gian. Đối với kinh doanh xăng, dầu thì công ty là đại lý xăng, dầu của tỉnh cho nên phần lớn khách hàng đều nằm trong tỉnh, đây là mặt hàng kinh doanh thường xuyên công ty mua đi bán lại. Xăng, dầu mua về phân phối cho các quầy thuộc công ty do nhân viên công ty và phân phối cho các đơn vị kinh doanh khác. Bảng 5: Thị trường tiêu thụ xăng, dầu hàng năm Thị trường Mặt hàng Đvt Các đơn vị thuộc công ty Các đơn vị ngoài công ty Chi nhánh Quy Nhơn Các quầy hàng 1. Diezel Lit 7.000.000 8000.000 8.500.000 2. Xăng 90 Lit 2.000.000 300.000 2.000.000 3.Xăng 92 Lit 500.000 7100.000 1.500.000 4. Dầu lửa Lit 400.000 70.000 300.000 5. Mazut Kg 400.000 700.000 Nhìn vào số liệu bảng 4 ta thấy phần lớn lượng xăng, dầu bán ra đều thuộc kênh phân phối của phân phối của công ty. Do đo, vấn đề kiểm soát gặp nhiều thuận lợi. Các cửa hàng bán xăng, dầu của công ty chủ yếu là dầu Diezel cho tàu, thuyền đi biển ngoài ra còn các mặt hàng khác ( xăng, dầu lửa ) . Qua đó, ta có thể kết luận rằng: lượng xăng dầu tiêu thụ của công ty tương đối ổn định so với mặt hàng thuỷ sản. Cách thức giao dịch đàm phán của công ty Tuỳ theo từng khách hàng mà công ty sử dụng các cách thức đàm phán khác nhau. Đối với khách hàng quen biết công ty phải dùng điện thoại để chào hàng, nếu khách hàng đồng ý mua hầng Công ty sẽ làm hợp đồng gởi cho khách hàng để ký kết. Đối với khách hàng mới công ty thường giao dịch đàm phán qua thư hay bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Với khách hàng này Công ty đã tìm hiểu họ qua quá trình nghiên cứu thị trường, sau đó công ty giao dịch đàm phán qua thư tín vì qua thư tín công ty có thể trình bày cụ thể rõ ràng hơn về hàng hoá mình định bán và tốn ít chi phí, trường hợp này công ty vẫn thường hay dùng. Trường hợp giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp, thường là khách hàng trực tiếp đến tại công ty để đặt hàng hoặc thông qua các nhân viên bán hàng của công ty. Hiện nay, tình hình giao dịch đàm phán với khách hàng mới của công ty chưa nhiều, chủ yếu là khách hàng quen thuộc. Họ thường đặt hàng với qui cách, phẩm chất nhất định do họ yêu cầu. Do đó, công ty không chủ động sản xuất các mặt hàng theo ý của mình để chào hang cho nhiều khách hàng khác nhau. Đối thủ cạnh tranh: Tham gia hoạt động kinh doanh trên thương trường xuất khẩu thuỷ sản, công ty không thể không đương đầu với các đối thủ chủ yếu và trực tiếp trong lĩnh vực xuất khẩu. Hiện nay, trong tỉnh Bình Định công ty phải dương đầu với các công ty phát triển thuỷ sản của tỉnh nằm tại thành phố Qui nhơn.Đây la công ty thuỷ sản lớn của tỉnh nên gây khó khăn rất lớn cho công ty trong việc thu mua nguyên liệu và xuất bán các sản phẩm. Ngoài việc đương đầu với các đối thủ cạnh tranh trong tỉnh, công ty còn phải đương đầu với các công ty ngoài tỉnh như: Seaprodex Đà Nẵng, Seaprodex Nha Trang, Hồ Chí Minh, Basea food Vũng Tàu...nhũng đơn vị này có những điểm mạnh như: - Hầu hết đó là những công ty lớn đóng trên địa bàn phía Nam có cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh, có hệ thống Marketing khá mạnh, họ có khách hàng lớn có khả năng thu hút số lượng khách hàng lớn trên thị trường trong khu vực. -Họ đã tạo được mối liên kết khá bền chặt với các xí nghiệp trong khu vực, muốn có những điều kiện thuận lợi về khả năng chế biến, nâng cấp sản phẩm đông lạnh thành tinh chế có giá trị gia tăng. Nên họ không những cạnh tranh trên phương diện sản xuất sản phẩm mà còn cạnh tranh cả nguyên liệu bán thành phẩm ... Đó là những khó khăn nhưng đồng thời là những động cơ thúc đẩy công ty phát triển và tìm ra được hướng đi của mình. 2.2. Một số chính sách liên quan đến hoạt động tiêu thụ tại công ty 2.2.1. Chính sách sản phẩm: Đối với mặt hàng thuỷ sản, công ty đã đưa chiến lược đa dạng hoá sản phẩm, lúc đầu chỉ mua bán cá ngừ đại dương cho xuất khẩu, sau đó công ty đã nhân rộng ra các mặt hàng ( tôm, cá, các loại khác...). Công ty đã chú ý đến chất lượng mẫu mã sản phẩm, vì đây chính là đều mà kháh hàng quan tâm. Công ty đã đầu tư máy móc thiết bị hiện đại vào qui trình chế biến hàng thuỷ sản đông lạnh với kinh phí khoảng 5 tỷ đồng. Công ty đang từng bước hoàn thiện chế biến về mẫu mã cũng như chất lượng; chương trình quản lý chất lượng và an toàn hực phẩm theo HACCP ( HACCP - Hazard Annlysis critical ctrol point - Phân tích các mối nguy và hạn chế những điểm tới hạn) đang được đưa vào qui trình chế biến cá ngừ đại dương Fillet đông lạnh. Còn mặt hàng xăng, dầu thì công ty là một đơn vị thương mại mua đi bán lại, do đó mà mua bán theo nhu cầu của thị trường và theokhả năng của công ty. Tuy nhiên mặt hàng xăng, dầu ủa công ty cũng đa dạng và cơ cấu mặt hàng phù hợp với nhu cầu của thị trường. 2.2.2. Chính sách giá cả. Hiện nay, công ty sử dụng chính sách hướng nội tức là giá cả phải bù đắp được chi phí và có lãi ( mức lãi cho phép 10% - 15% giá thành sản phẩm ). Tuy nhiên mức lãi này không ổn định vì công ty còn chú ý đến giá cả thị trường, các đối thủ cạnh tranh. Đối với mặt hàng xăng , dầu thì giá cả hầu hết là do tổng công ty xăng dầu Việt Nam qui định, vấn đề bán ra thế nào lãi cao hay thấp thì công ty có quyền quyết định trong phạm vi mức lãi ( hoa hồng) mà tổng công ty cho phép. Sau đây là bảng giá một số mặt hàng chính thuộc hai lĩnh vực thuỷ sản và xăng dầu của công ty. Bảng 6: Bảng giá xăng dầu ba tháng cuối năm 2002 Tên mặt hàng Đvt Giá bán lẻ  (đvt: đồng) Giá bán buôn (đvt: đồng) Diezel Lít 4.400 4.300 Xăng 90 Lít 5.400 5.450 Xăng 92 Lít 5.600 5.560 Dầu hoả Lít 4.300 4.230 DaMazut Kg 3.500 3.450 Bảng 7: Bảng giá một số mặt hàng thuỷ sản năm 2002 Tên mặt hàng Đvt Đơn giá bình quân Nội địa Xuất khẩu(Tỷ giá: 1usd=16.000) Cá ngừ đd nguyên con Kg 60.000 3.2 usd Cá ngừ đd fillet Kg 57.000 3.6 usd Tôm sắt cấp đông Kg 70.000 5.3 usd Tôm sú cấp đông Kg 95.000 6.8 usd Cá chuồn tẩm gia vị Kg 25.000 Cá bánh đường tẩm gia vị Kg 35.000 2.2.3. Qui định về ký kết hợp đồng với các nhân viên bán hàng của công ty: Đây là chính sách qui định đối với mặt hàng xăng, dầu. hiện nay, công ty có 17 quầy bán xăng, dầu của 17 nhân viên ở địa phương và trong tỉnh. Về hình thức tổ chức các nhân viên đươc thực hiện theo nguyên tắc công ty và nhân viên cùng đầu tư vốn, các nhân viên có trách nhiệm đầu tư ít nhất 2/3 chi phí mặt bằng phương tiện và có tài sản thế chấp tương đương 70% giá trị hàng hoá cung cấp hoặc có cổ phần tại công ty. Việc phân phối xăng, dầu cho các quầy bán xăng dầú được thực hiện căn cứ vào tình hình thị trưòng, khả năng của công ty và nhu cầu của các quầy. Các nhân viên bán hàng theo giá cả của công ty qui định( theo khung giá nhà nước qui định) và được hưởng tỉ lệ hoa hồng trên doanh số bán theo qui định. Việc thay đổi sẽ căn cứ vào tình hình thị trường và được gửi cho các cửa hàng bằng văn bản. Về chế độ báo cáo, thông thường công ty qui định thời hạn thanh toán tiền bán hàng chậm nhất là sau 7 ngày kể từ lúc nhận hàng, nếu cửa hàng nào sau 7 ngày không nộp tiền bán hàng sẽ nộp tiền thanh toán chậm theo lãi suất ngân hàng trên tổng số tiền thanh toán chậm. Tuy nhiên khi có những trường hợp đôt xuất thì cần báo trước cho công ty. Bảng sau sẽ cho thấy mức tiêu thụ xăng, dầu tại các quầy bán của công ty . Bảng 8: Sản lượng dầu tiêu thụ bình quân hàng năm tại các quầy bán của công ty. Tên nhân viên Sản lượng bán ra bình quân hàng năm (đ.v.t: lít) Xuyên 2.500.000 Thêm 1.800.000 Đạt 1000.000 … Tổng 9.050.000 2.2.4. Chính sách Marketing: Ở công ty chính sách này ít được chú trọng và chính sách quảng cáo còn rất yếu. Tuy nhiên, vấn đề đang được công ty đặt ra trong những năm sắp đến. Để giư khách hàng và cạnh tranh trên thị trường thì công ty chú trọng về chất, lượng, giá cả, mẫu mã hàng hoá. Đối với khách hàng cũ, uy tín thì ưu tiên nới lỏng giới hạn tín dụng. Có các kênh phân phối hàng đến tận nơi nếu khách hàng mua với khối lượng lớn. 3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY. Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu bảo ệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy; thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị ; đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị bao gồm những yếu tố sau: 3.1. Môi trường kiểm soát: Bao gồm các nhân tố tác động đến việc xây dựng thiết kế sự hoạt động và tính hiểu hiệu của các chính sách thủ tục của đơn vị. Các nhân tố này gồm: 3.1.1. Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản trị cao cấp Giám đốc Công ty đồng thời kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động tại công ty. Ông là người nhạy bén giàu kinh nghiệm và mạnh dạn trong kinh doanh. Ông đã quyết định đầu tư máy móc thiết bị hiện đại vào qui trình chế biến hàng thuỷ sản với kinh phí khoản 5 tỷ đồng. Đây là bước đột phá lớn của toàn công ty mà đặt biệt là dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Bên cạnh giám đốc thì các cấp dưới làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, tích cưc làm việc, luôn tìm tòi học hỏi sáng tạo để hoàn thành công việc được tốt. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức Để chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị thì cơ cấu tổ chức đóng một vai trò quan trọng. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, theo đó giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty dưới sự hổ trợ của phòng kế toán và phòng kinh doanh. Các bộ phận phòng ban chịu trách nhiệm trước giám đốc, mọi hoạt động của Công ty đều dược điều hành và kiểm soát tương đối chặt chẽ 3.1.3. Chính sách nhân sự: Sự phát triển của các đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân viên và họ luôn luôn là nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng này của đơn vị lại yếu kém về năng lực tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ. Nhận thức được vai trò của yếu tố con người đối với sự phát triển của công ty nên chính sách nhân sự luôn được công ty coi trọng và đặt lên hàng đầu. Hàng năm Công ty đều tổ chức tuyển dụng, đào tạo nâng cao tay nghề cán bộ công nhân viên, ưu tiên tuyển dụng con em ở địa phương có năng lực. Hiện nay công ty có khoảng 44 cán bộ nhân viên và khoảng 200 công nhân hợp đồng. Trong đó số cán bộ nhân viên có trình độ đại học còn rất ít, tuy nhiên đây là vấn đề phù hợp với một công ty mới đi vào hoạt động có hiệu quả. Chế độ khen thưởng, kỹ luật cũng được qui định chặt chẽ đối với cán bộ công nhân viên của công ty, ba tháng công ty tiến hành bình xét lao động để chọn ra những lao động giỏi. Từ đó có chế độ khen thưởng nhằm khuyến kích người lao động phát huy hơn nữa năng lực của mình. 3.1.4. Công tác kế hoạch hoá tại công ty. Định kỳ hàng tháng, hàng năm Công ty đều thu thập số liệu từ các xí nghiệp, phòng ban để đánh giá tình hình, đồng thời đưa ra kế hoạch cho các tháng tới, năm tới. 3.1.5. Các nhân tố bên ngoài: Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên thì hoạt động của Công ty còn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Nằm ở một tỉnh thuộc vùng duyên hải miền trung có khí hậu thời tiết khắc nghiệt, mức sống người dân chưa cao. Mặt hàng thuỷ sản của công ty phụ thuộc nhiều vào việc đánh bắt cá tại địa phương. Do đó làm cho hoạt động kinh doanh của Công ty gặp nhiều khó khăn. Đối với việc đánh bắt và chế biến mặt hàng thuỷ sản thì đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung có những thuận lợi cho công ty, cụ thể như sau: Đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung đối với ngành kinh tế thuỷ sản: Các tỉnh ở ven biển miền trung kéo dài từ Thanh Hoá đến Bình Thuận có chiều dài bờ biển 1.970 km bằng 61% chiều dài bờ biển cả nước, diện tích vùng biển tính đến độ sâu 200m là 166.200km2 với lượng dự trữ nguồn lợi ước tính 1.136.000 tấn, khả năng cho phép khai thác là 546.000 tấn bằng 40%-42% so với cả nước. Đây là vùng biển có trữ lượng nguồn lợi thuỷ sản trung bình nhưng phong phú về chủng loại gồm có: Tôm, cá, mực , cua, sò... Môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển: Nhìn chung môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển ở miền trung có trình độ thấp, cơ bản là thủ công và cơ giới nhưng thiếu đồng bộ và lạc hậu, đặc biệt ở các khâu khai thác đánh bắt và khâu chế biến công nghiệp. Điều này tạo nên độ chênh lệch giữa tiềm năng nguồn lợi và kỹ thuật đánh bắt , đồng thời cũng tác động đến tình hình chế biến sản phẩm xuất khẩu và khả năng phát triển ngành kinh tế biển trong khu vực nói chung và công ty nói riêng. Môi trường chính trị: Trong cơ chế mới nhà nước đã đưa ra đườn lối chính sách kinh tế mở tạo điều kiện cho phép các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Kinh tế biển là một trong những hoạt động mở ra hướng đi quan trọng và được nhà nước khuyến khích phát triển. 3.2. Hệ thống kế toán: Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình nữa tập trung, nữa phân tán phù hợp với công ty khi có các xí nghiệp, chi nhánh. Hình thức kế toán công ty áp dụng là chứng từ ghi sổ. Hiện nay Công ty đã đưa các phần mềm kế toán vào để xử lý số liệu. Hệ thống chứng từ sổ sách đều thiết kế phù hợp với qui định của nhà nước. Báo cáo kế toán được lập định kỳ theo đúng chế độ chế toán và các thông lệ kế toán hiện hành và theo yêu cầu của người quản lý. Chứng từ, sổ sách đều được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Nhìn chung hệ thống chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán đều phù hợp với những qui định của nhà nước. Tuy nhiên, Công ty nên đưa kế toán quản trị vào quá trình xử lý truyền thông thông tin kế toán giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. 3.3. Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tiêu thụ: Hoạt động tiêu thụ tại Công ty do phòng kinh doanh đảm nhiệm dưới sự điều hành của giám đốc. Phòng này có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tổ chức các quầy bán hàng. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh xem xét khả năng đáp ứng của công ty về số lượng, giá cả, thời gian, phương tiện vận chuyển, nơi giao hàng, hình thức thanh toán. Sau đó trình lên giám đốc duyệt. Trường hợp đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì lập hợp đồng, trường hợp không đáp ứng được thì trưởng phòng kinh doanh thương lượng với khách hàng, nếu không thống nhất thì huỷ thủ tục xem xét hợp đồng. Còn nếu khách hàng đồng ý thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Phòng kinh doanh lưu trữ hợp đồng và đơn đặt hàng của khách hàng. Khi đến hạn giao hàng thì phòng kinh lập hoá đơn bán hàng (3 liên) liên 1 lưu tại gốc, liên 2,3 giao cho khách hàng. Khi khách hàng trả tiền thủ quỹ ký đóng dấu đã thu tiền vào 2 hoá đơn. Sau đó khách hàng trình hoá đơn(liên 3) cho bộ phận kho, thủ kho lập phiếu xuất kho (3 liên), 1 liên thủ kho lưu tại kho, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên đính kèm với hoá đơn bán hàng gởi lên phòng kế toán để kế toán công nợ vào sổ sách và lưu trữ. Hình vẽ sau đây sẽ cho ta thấy thủ tục kiểm soát nội bộ về hoạt động tiêu thụ tại Công ty. PHẦN 3: TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN - BÌNH ĐỊNH 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY: Từ khi huyển sang hình thức cổ phần hoá, lãnh đạo công ty đã không ngừng đầu tư, mở rộng qui mô, thêm lĩnh vực kinh doanh mới. Lúc đầu, công ty chỉ là một đơn vị thu mua, chế biến một số mặt hàng thuỷ sản. Hiện nay, công ty đã mở rộng thêm nhiều lĩnh vực kinh doanh mới: kinh doanh xăng, dầu; xây dựng các công trình dân dụng, giao thông thuỷ lợi; kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng. Trong đó phần lớn doanh thu của công ty được tạo ra từ kinh doanh xăng dầu và thu mua chế biến thuỷ sản. Bước phát triển này là sự nổ lực rất lớn của cả công ty, dưới sự chỉ đạo điều hành của Hội đồng quản trị và giám đốc công ty. Và cũng chính bước phát triển mới này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác kế toán và các báo cáo tài chính mà đặc biệt ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, ảnh hưởng đến công tác tổ chức điều hành, quản lý nhân sự cũng như việc thiết lập điều hành các chính sách, thủ tục, qui tắc của hoạt động tiêu thụ. Sự phức tạp của công tác quản lý trong điều kiện mới này đòi hỏi phải có các giải pháp quản lý hữu hiệu hơn. Hơn thế nữa, công ty đã đầu tư vào lĩnh vực chế biến cá