Chuyên đề Kỹ thuật thu thập bằng chứng trong kiểm toán tài chính năm đầu tiên tại Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam

t file). Trong giai đoạn tìm hiểu về Công ty B, kiểm toán viên có trách nhiệm và đã thu thập được các thông tin sau: Bản chất của doanh nghiệp, thị trường hoạt động của doanh nghiệp: thị trường hoạt động chủ yếu của Công ty B là thị trường nội địa, các sản phẩm cho thị trường xuất khẩu chiếm tỷ trọng rất nhỏ, Công ty chỉ sản xuất săm, lốp xe đẩy cho thị trường xuất khẩu; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Biên bản họp hội đồng quản trị; cơ cấu tổ chức của Công ty; giải trình của Ban quản lý; Quy trình sản xuất; các loại hình sản phẩm Công ty B sản xuất: Có 4 loại sản phẩm chính tại Công ty B: săm xe máy các loại, lốp xe máy các loại, săm và lốp cho xe đẩy, các sản phẩm cao su kỹ thuật. Mỗi loại sản phẩm sẽ có quy trình sản xuất riêng; Bảo hiểm rủi ro kinh doanh: Công ty B có mua bảo hiểm tài sản từ Công ty Ysuko 24. b, Tìm hiểu về nguyên tắc và chính sách kế toán Xem xét chính sách kế toán khách hàng sử dụng là một phần của kiểm toán năm đầu tiên. Phương pháp thông thường để tìm hiểu chính sách kế toán của khách hàng B là xem báo cáo tài chính những năm trước, phỏng vấn khách hàng, xem lại sổ sách kế toán của khách hàng, văn bản hoặc hướng dẫn về chính sách và quy trình kế toán trong doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu, các kiểm toán viên đã thu được các thông tin cần chú ý liên quan đến chính sách kế toán như sau: Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung; Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12; Tiền và các khoản tương đương tiền: bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản đầu tư ngắn hạn, có tính thanh khoản cao, và nhìn chung không có nhiểu rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền; Hàng tồn kho: Các loại hàng tồn kho tại Công ty B bao gồm: nguyên vật liệu, vật tư tiêu hao, hàng hóa, sản phẩm kinh doanh dở dang. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho; Khấu hao tài sản cố định được trích theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Các chính sách kế toán còn lại được áp dụng theo đúng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Công ty B năm trước đã được kiểm toán bởi Công ty TNHH ACPA. Việc thu thập các thông tin trên liên quan trên được thực hiện bằng cách điều tra, phỏng vấn với Ban Giám đốc, với kiểm toán viên tiền nhiệm và xem trong hồ sơ kiểm toán năm trước. Công ty B đồng ý cung cấp tài liệu liên quan đến kết quả kiểm toán năm trước và cũng đồng ý việc liên hệ với kiểm toán viên tiền nhiệm. Chủ phần hùn là người chịu trách nhiệm liên hệ với kiểm toán viên tiền nhiệm và nhận thấy có thể tin tưởng vào kết quả kiểm toán viên tiền nhiệm. Do vậy, không có điều chỉnh nào cho số dư đầu năm của Công ty B. Tuy nhiên, kiểm toán viên lưu ý tới những điều chỉnh của kiểm toán viên tiền nhiệm đối với số dư cuối năm trước và có đánh giá ban đầu về rủi ro trong việc trình bày các tài khoản trong báo cáo tài chính: Đối với khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng Doanh thu có thể không được ghi nhận; Xảy ra sai sót trong việc ghi số lượng hàng bán lên hóa đơn; Hóa đơn không chính xác ảnh hưởng tới các thông tin về giá cả, số lượng và các thông tin giá trị khác như tính giá khấu trừ hay tính thuế giá trị gia tăng đầu ra; Hàng bán và doanh thu bị trình bày không đúng kỳ; Doanh thu được hạch toán nhầm giữa các khách hàng; Có khai khống doanh thu tạo ra doanh thu ảo; Hóa đơn và các tài liệu khác không liên quan đến hàng bán; Ghi nhận doanh thu bằng ngoại tệ không chính xác; Giảm giá hàng bán không được ghi nhận hay không có sự phê chuẩn; hay ghi nhận không chính xác. Đối với việc khoản mục hàng tồn kho và giá vốn hàng bán Trình bày thiếu hàng tồn kho; Giá trị hàng tồn kho bao gồm cả hàng tồn kho giữ hộ các đơn vị khác; Số dư tài khoản hàng tồn kho trên các sổ chi tiết không khớp với sổ cái; Những chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho khi kiểm kê với số liệu hàng tồn kho thực tế không được điều chỉnh hoặc ghi nhận; Kiểm kê hàng tồn kho có thể không được chính xác; Giá vốn hàng bán ghi nhận không chính xác; Giá vốn hàng bán không được ghi nhận khi hàng thật sự được bán; Đối với khoản mục phải trả người bán và phải trả nội bộ Nghiệp vụ mua hàng nội bộ bị ghi nhận sai về cả số lượng và giá trị; Giá trị hàng mua liên quan đến ngoại tệ bị trình bày không đúng do sử dụng tỷ giá sai; Những hóa đơn mua hàng ảnh hưởng tới việc tính giá, giảm giá trị hàng mua và tính thuế giá trị gia tăng đầu vào; Hàng mua được ghi nhận hai lần hay ghi nhận hàng mua không có thực; Ghi giảm giá trị hàng mua khi không có hàng bị trả lại. Đối với khoản mục tiền Ghi nhận những khoản thu-chi không có thực; hay có thu-chi tiền những không được ghi nhận; Ghi nhận số tiền thu chi không khớp với số tiền thực thu, thực chi; Ghi trùng các nghiệp vụ thu chi hai lần lên sổ cái; Nghiệp vụ thu chi tiền ghi nhận không đúng kỳ. Việc lưu các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên tiền nhiệm là bằng chứng cho tính chính xác và hợp lý của số dư đầu năm, sau khi đã có một số điều chỉnh của kiểm toán viên tiền nhiệm, và là căn cứ để kiểm toán viên đánh giá rủi ro trong suốt quá trình kiểm toán. c, Tìm hiểu môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên thực hiện phỏng vấn Ban Giám đốc, Giám đốc tài chính, Phó Giám đốc tài chính và những nhân sự khác có liên quan trong việc thiết kế các thủ tục kiểm soát liên quan đến các chu trình kinh doanh như bán hàng- thu tiền, mua hàng-thanh toán, quản lý và sử dụng vật tư, các nghiệp vụ khác liên quan đến thu-chi… thông qua sử dụng bảng câu hỏi. Đối với việc lập và trình bày các thông tin trên báo cáo tài chính Thông thường, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu trách nhiệm của những người có liên quan đến việc trình bày các thông tin trên báo cáo tài chính. Các bước công việc Người chịu trách nhiệm Mức độ tin cậy vào dữ liệu máy tính Chuẩn bị báo cáo hợp nhất Không ứng dụng Đối chiếu các tài khoản quan trọng trong báo cáo tài chính với các sổ kế toán chi tiết Phó Giám đốc tài chính Không Tính toán, chuẩn bị và thực hiện các bút toán cuối kỳ (post-closing journal entries) Phó Giám đốc tài chính Không Lập bản báo cáo tài chính nháp Phó Giám đốc tài chính Không Chuẩn bị và đưa ra các thông tin tạo nên báo cáo tài chính liên quan tới tất cả các tài khoản quan trọng Phó Giám đốc tài chính Không Chuẩn bị và đưa ra các thông tin tạo thành số liệụ trên các báo cáo tài chính mà không liên quan tới bất kỳ một tài khoản quan trọng nào mà yêu cầu các dữ liệu bổ sung (Ví dụ như: các sự kiện và nghiệp vụ bất thường liên quan đến bên thứ ba). Phó Giám đốc tài chính Không Chuẩn bị các báo cáo cuối cùng (ví dụ như Báo cáo của Ban Giám đốc). Phó Giám đốc tài chính Không Phân tích các báo cáo tài chính và đệ trình những vấn đề liên quan đến các thông tin trên báo cáo tài chính với Ban Giám đốc và các bên có liên quan khác Phó Giám đốc tài chính Không Các thông tin khác mà kiểm toán viên tìm hiểu được là: - Có sự phân công trách nhiệm trong bộ máy kế toán tại Công ty B, các nhân viên kế toán sẽ ghi các bút toán liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh của từng phần hành, sau đó, Giám đốc tài chính và Phó Giám đốc tài chính kế toán sẽ kiểm tra lại cùng với các tài liệu gốc liên quan đến các nghiệp vụ đó. - Việc hạch toán kế toán được thực hiện thông qua phần mềm kế toán, tuy nhiên vẫn được kiểm tra lại bởi Phó Giám đốc tài chính kế toán. Phó Giám đốc tài chính kế toán sẽ thực hiện các điều chỉnh (nếu cần thiết). Kiểm toán viên cũng nhận thấy rằng, tính nhất quán của các chính sách kế toán được duy trì trong năm hiện hành. Kiểm toán viên cũng đã thực hiện phỏng vấn Phó Giám đốc tài chính kế toán về những hiểu biết và cách thức thực hiện các thủ tục kiểm soát liên quan đến hệ thống kế toán và nhận thấy không có gì cần chú ý. Nhìn chung, Phó Giám đốc tài chính và nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao. Và do vậy, rủi ro cho toàn bộ báo cáo tài chính được đánh giá là không cao. Đối với chu trình bán hàng và thu tiền Kiểm toán viên tìm hiểu các bước công việc và những người chịu trách nhiệm liên quan đến từng bước đó trong chu trình bán hàng và thu tiền. Nhìn chung, có sự tách bạch cần thiết giữa các bộ phận và trách nhiệm được phân công một cách hợp lý. Kiểm toán viên cũng đã phỏng vấn và tổng hợp kết quả vào bảng câu hỏi được sử dụng để đánh giá các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền như sau: Câu hỏi Có Không Có đánh giá khả năng trả nợ của người mua trước khi bán hàng không? X Tất cả hàng được chuyển đi đều có hóa đơn và các hóa đơn này đều được lập chính xác trên cơ sở có kiểm soát thích đáng không? X Có thực hiện đánh số trước các hóa đơn, chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền hay không? X Tất cả các tài khoản phải thu khách hàng có được đối chiếu với sổ nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết không? Và việc đối chiếu này có được kiểm tra bới kiểm soát viên không? X Có người chịu trách nhiệm về quyết định bán chịu cho khách hàng không? X Có người chịu trách nhiệm trong việc phê chuẩn mức bán chịu cho khách hàng hay phê duyệt giảm giá cho khách hàng không? x Có người chịu trách nhiệm cho việc trình bày doanh thu đúng kỳ? x Sự thay đổi về giá so với bảng giá bởi nhân viên bán hàng có được phê duyệt bởi nhà quản lý hay không? X Công ty B có 2 loại doanh thu: doanh thu từ các khách hàng truyền thống trong nước (doanh thu OEM) và các loại doanh thu khác (bao gồm: doanh thu từ bán buôn, doanh thu từ hoạt động xuất khẩu và doanh thu từ các đại lý nhỏ). Các thủ tục liên quan đến hai loại doanh thu này trong chu trình bán hàng và thu tiền cũng khác nhau. Doanh thu từ các khách hàng truyền thống là chủ yếu tại Công ty B (chiếm tỷ lệ 95% so với tổng doanh thu) và từ các khách hàng lớn như Honda, Yamaha,…Các loại doanh thu khác được tạo ra từ nhiều loại khách hàng và các đại lý nhỏ khác. Trong năm 2007, Công ty B có một vài hợp đồng xuất khẩu cho Công ty INOAC ở Đức, tuy nhiên các hợp đồng này thường nhỏ và không ảnh hưởng nhiều tới tỷ lệ doanh thu. Bộ phận bán hàng là bộ phận chịu trách nhiệm phát triển và mở rộng thị trường, nhận đơn đặt hàng và lưu hồ sơ vào “Sổ theo dõi đơn hàng đại lý”. Sau đó, những thông tin liên quan đến đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được chuyển qua bộ phận Kế hoạch để xem xét khối lượng hàng có thể cung cấp cho khách hàng. Do doanh thu của Công ty B chủ yếu là doanh thu OEM, do vậy khi thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết và phân tích liên quan tới các khách hàng tạo ra doanh thu này. Đối với chu trình mua hàng- thanh toán Câu hỏi Có Không Số dư các khoản phải trả có được đối chiếu và kiểm tra bới kiểm soát viên hay không? Nếu có chênh lệch thì có được giải quyết kịp thời hay không? X Có người chịu trách nhiệm đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản phải trả người bán không? X Nếu không có sự khớp đúng giữa đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hóa đơn thì có tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết hay không? X Có quy định giới hạn người có thẩm quyền trong việc thu mua hàng hóa hay không? X Các báo cáo của nhà cung cấp có được đối chiếu và sự đối chiếu này có áp dụng đối với cả những hóa đơn chưa được ghi nhận hay không? X Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến bên thứ ba có được ghi nhận và dựa trên sự ủy quyền hợp lý hay không? X Trong quá trình phỏng vấn, kiểm toán viên chú trọng đến vấn đề lựa chọn nhà cung cấp của Công ty B. Thường thì bộ phận Kế hoạch sẽ là người chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp và thường ưu tiên những nhà cung cấp truyền thống trước. Số lượng những nhà cung cấp mới của Công ty B là rất ít. Do vậy, kiểm toán viên cân nhắc sẽ đến danh sách những nhà cung cấp truyền thống và tìm hiểu nguyên nhân của việc lựa chọn nhà cung cấp mới tại Công ty B. Đối với việc quản lý hàng tồn kho và ghi nhận giá vốn hàng bán Như đã nói ở trên, Công ty B sản xuất 4 loại sản phẩm chính là săm xe máy các loại, lốp xe máy các loại, săm và lốp dành cho xe đẩy, và các sản phẩm cao su công nghiệp khác. Đối với mỗi loại sản phẩm này thì đều có một quy trình sản xuất riêng. Trong mỗi giai đoạn sản xuất đều có nhân viên kiểm soát về số lượng và chất lượng. Sản phẩm sau khi sản xuất xong đều phải kiểm nghiệm chất lượng trước khi đóng gói, và công việc này do bộ phận Kiểm soát chất lượng thực hiện. Ngoài ra, những vấn đề mà kiểm toán viên thu thập được thông qua việc phỏng vấn các nhân viên tại Công ty B là: Câu hỏi Có Không Việc đối chiếu thường xuyên hàng tồn kho có được duy trì va kiểm tra lại bởi kiểm soát viên hay không? Và nếu có chênh lệch thì có được giải quyết kịp thời không? X Hàng tồn kho có được kiểm kê định kỳ hay không? X Có sự kiểm soát chặt chẽ đối với việc kiểm kê hàng tồn kho hay không ? (Đặc biệt là đối với những hàng tồn kho có giá trị cao hay có khả năng mất mát nhiều) X Số liệu trên sổ sách và số liệu kiểm kê của hàng tồn kho có được đối chiếu và kiểm tra vởi nhà quản lý hay không, và nếu có chênh lệch thì có được giải quyết kịp thời không? X Có người chịu trách nhiệm trong việc trình bày hàng tồn kho đúng kỳ hay không X Tất cả những chuẩn mực liên quan đến kế toán hàng tồn kho (nếu có) có được cập nhật hàng năm hay không và có được phê duyệt bởi Ban Quản lý hay không? X Có chương trình theo dõi hàng tồn kho hay không? x Khi hạch toán chi tiết, nguyên vật liệu và thành phẩm sẽ được ghi nhận theo giá hạch toán. Điều này có nghĩa là khi hạch toán giảm hàng tồn kho sẽ bao gồm giá hạch toán và chênh lệch giữa giá hạch toán với giá thực tế. Tính hợp lý của giá trị hàng tồn kho phụ thuộc nhiều vào giá hạch toán đã được xác định. Vì vậy, kiểm toán viên cân nhắc và đã tìm hiểu kỹ về tính hợp lý trong việc xây dựng giá hạch toán. Trong quá trình tìm hiểu, kiểm toán viên cũng được biết rằng, kế toán đã thực hiện một vài bút toán điều chỉnh trên tài khoản giá vốn hàng bán và hàng tồn kho trong một vài tháng. Sự điều chỉnh này kéo theo lợi nhuận tăng vào những tháng cuối năm so với những tháng đầu năm (và do vậy mà lợi nhuận đầu năm có thể sẽ thấp và tăng dần vào thời điểm đầu năm). Tuy nhiên, sự điều chỉnh này không ảnh hưởng đến tổng giá vốn hàng bán vào thời điểm cuối năm dù ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán trong các tháng điều chỉnh. Vì vậy, kiểm toán viên sẽ chú ý tới các thủ tục phân tích đối với hàng tồn kho. 2.4.2.2. Thu thập bằng chứng thông qua quan sát Việc tìm hiểu về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán giúp cho kiểm toán viên thu thập được những hiểu biết ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty B. Tuy nhiên, do những người được phỏng vấn hầu hết là nhân viên tại Công ty nên để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ thực hiện quan sát đối với một số quy trình. Đây là kỹ thuật bao trùm trong toàn bộ cuộc kiểm toán, kết hợp với phương pháp điều tra, phỏng vấn để cập nhật những thông tin về Công ty B nhằm thu được những bằng chứng có độ tin cậy cao, đặc biệt là trong quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như đánh giá sai sót và gian lận có thể xảy ra. a, Quan sát quy trình sản xuất và quản lý hàng tồn kho Như đã đề cập ở trên, hiện tại, Công ty B sản xuất 4 loại sản phẩm chính. Và mỗi sản phẩm này đều có quy trình sản xuất riêng. Kiểm toán viên đã thực hiện quan sát đối với các quy trình sản xuất này và nhận thấy các giai đoạn sản xuất đều được thực hiện theo đúng trình tự mà kiểm toán viên đã tìm hiểu thông qua phỏng vấn và các tài liệu có liên quan. Trong từng khâu sản xuất, đều có nhân viên giám sát số lượng và chất lượng. Sau khi sản phẩm được hoàn tất, bộ phận Kiểm soát chất lượng sẽ kiểm tra và ký vào “Biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm”. Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn thì mới được đóng gói. Việc xuất hàng tồn kho cho sản xuất sản phẩm bán cho khách hàng trong nước do bộ phận kho đảm nhiệm. Việc xuất hàng chỉ được thực hiện khi Phiếu xuất hàng do bộ phận Kế hoạch lập có sự phê chuẩn bởi bộ phận Bán hàng và Giám đốc sản xuất. Tương tự, khi xuất hàng bán xuất khẩu, đơn đặt hàng được gửi về phòng Xuất khẩu và có sự phê duyệt của Trưởng phòng xuất khẩu, hóa đơn và phiếu xuất hàng sẽ được lập gửi tới bộ phận kho, bộ phận kho cũng tiến hành kiểm tra các giấy tờ này trước khi xuất hàng bán. b, Quan sát quá trình nhận hàng và ghi nhận giá trị hàng mua Thủ kho sẽ là người nhận hàng trực tiếp tại kho hàng của Công ty từ nhà cung cấp, tiến hành đối chiếu với hóa đơn. Sau đó, nhân viên kiểm soát sản xuất sẽ kiểm tra số lượng của số hàng nhận về. Phiếu nhận hàng sẽ được lập thêm 2 bản sao để gửi về phòng Kế toán theo dõi cả hàng tồn kho và khoản phải trả người bán. Việc theo dõi số lượng hàng nhập về được cập nhật vào hệ thống. Tương tự với việc theo dõi giá trị hàng nhận về, nhưng được thực hiện bởi kế toán hàng tồn kho. c, Đối với hệ thống kế toán Công ty sử dụng chương trình Exact để hạch toán kế toán các nghiệp vụ xảy ra. Kế toán từng phần hành riêng lẻ sẽ nhập thông tin liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh vào chương trình, sau đó Phó Giám đốc và Giám đốc tài chính sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các bút toán này cùng với những tài liệu đi kèm. Khi đã kiểm tra và đồng ý với bút toán của kế toán viên, Phó Giám đốc tài chính sẽ nhấn vào nút “Press” trong chương trình. Chương trình sẽ tự động chạy lên Nhật ký chung và Bảng cân đối thử. Chương trình này cũng có hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu, chi phí, thành phẩm và sản phẩm kinh doanh dở dang. Dựa vào những kết quả thu được thông qua điều tra, phỏng vấn và quan sát, kiểm toán viên đánh giá về vìệc thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty B là hiệu quả. Kiểm toán viên cũng đã tăng cường thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để làm bằng chứng chứng minh cho tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty B. Việc xác định được tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán viên giảm bớt được số lượng các công việc phải khi thực hiện các thủ tục kiểm toán khác trong suốt quá trình kiểm toán. Đây là căn cứ để kiểm toán viên xây dựng kế hoạch kiểm toán. 2.4.2.3. Thu thập bằng chứng thông qua kiểm kê Kiểm kê là một trong những phương pháp được sử dụng thường xuyên trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán, đặc biệt khi kiểm toán viên muốn kiểm tra tính hiện hữu của các tài sản. Thường thì tại EY Việt Nam, phương pháp kiểm kê được thực hiện với khoản mục tiền và hàng tồn kho. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian (thông thường một cuộc kiểm toán chỉ kéo dài trong vòng 1 tuần), hơn nữa công ty B lại có 2 chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng nên kiểm toán viên đã không thực hiện kiểm kê tiền tại quỹ và kiểm kê hàng tồn kho. Đối với khoản mục tiền, kiểm toán viên sẽ dựa vào Biên bản kiểm kê quỹ và Biên bản kiểm kê hàng tồn kho của Công ty B để hỗ trợ trong quá trình thực hiện các thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết. Việc kiểm kê hàng tồn kho và kiểm kê tiền tại Công ty B được thực hiện hai lần, vào 30/11 và 31/12 hàng năm. 2.4.2.4. Thu thập bằng chứng thông qua gửi thư xác nhận Việc xác định mẫu gửi thư xác nhận dựa vào phần mềm EY/MicroSTART của EY toàn cầu. Kiểm toán viên sẽ tiến hành nhập tên khách hàng, mức trọng yếu, tổng số dư của các khoản mục cần gửi thư xác nhận, số lượng các khoản chi tiết trong từng khoản mục, rủi ro kiểm toán đối với khoản mục này (do kiểm toán viên phụ trách (senior in charge) đánh giá) và máy tính sẽ báo số lượng cần gửi thư xác nhận. Kiểm toán viên sẽ lựa chọn những khoản mục có số dư lớn, những khoản mục mà kiểm toán viên cho rằng có thể ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. a, Đối với khoản mục phải thu khách hàng Trước tiên, kiểm toán viên sẽ tiến hành thu thập “Bảng chi tiết số dư tài khoản phải thu khách hàng”, sau đó lựa chọn những khách hàng có số dư lớn (thường là các khách hàng lớn trong nước, tạo ra doanh thu OEM) để tiến hành gửi thư xác nhận. Kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi thư xác nhận tại thời điểm là 30/11/2007. Số dư đã xác nhận tại thời điểm 30/11 cùng với những biến động tăng giảm những khoản phải thu khách hàng từ thời điểm 30/11 tới 31/12 là căn cứ để kiểm toán viên xác định xem liệu số dư tài khoản phải thu khách hàng có được trình bày hợp lý hay không. Kiểm toán viên đã chọn được 7 khách hàng để tiến hành gửi thư xác nhận (Mẫu thư xác nhận khoản phải thu - Phụ lục 1 ) Sau khi đã nhận được thư xác nhận, kiểm toán viên sẽ thu thập kết quả vào Bảng kiểm soát thư xác nhận các khoản phải thu khách hàng. Biểu 2.1: Bảng kiểm soát thư xác nhận các khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 30/11/2007 Đơn vị: đồng Việt Nam STT Tài khoản Tên khách hàng Số dư theo sổ sách của khách hàng tại thời điểm 30/11/2007 Số dư theo xác nhận tại thời điểm 30/11/2007 Chênh lệch 1 131301 Công ty Honda Việt Nam 9,707,263,008 9,707,263,008 0 2 131302 Công ty TNHH Yamaha Motor VN 14,297,149,482 14,297,149,482 0 3 131303 Công ty phụ tùng xe máy ôtô Goshi Thăng Long 17,831,573,100 17,831,573,100 0 4 131306 Công ty HH chế tạo CN&GCCB hàng XK VN (VMEP) 2,472,720,904 2,472,720,904 0 5 131307 Công ty TNHH Điện Stanley Việt nam 785,950,000 785,950,000 0 6 131113 Công Ty TNHH TM Lâm Long 327,965,691 327,965,691 0 7 131131 Quách Việt Hùng (Việt Long) 293,332,936 293,332,936 0 Tổng 45,715,955,121 45,715,955,121 Dựa vào bảng trên, kiểm toán viên đưa ra kết luận là số dư khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 30/11/2007 là chính xác. Đối với số dư tại thời điểm 31/12, kiểm toán viên kết hợp với việc kiểm tra các tài liệu như hóa đơn, phiếu chuyển hàng, hợp đồng,…liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng cùng các phiếu thu, chi, lệnh chuyển Nợ, Có liên quan đến việc thanh toán nợ của khách hàng để kiểm tra số chính xác của các khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 31/12/2007. Căn cứ vào Biểu xác định tính chính xác khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 31/12 (Phụ lục 4), kiểm toán viên đã đưa ra kết luận là số dư các khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 31/12 được trình bày chính xác và không có lưu ý gì liên quan đến gian lận và sai sót đối với khoản phải mục này. b, Đối với số dư các khoản phải trả người bán Kiểm toán viên cũng thực hiện gửi thư xác nhận đối với số dư của các khoản phải trả người bán tại thời điểm 30/11/2007 (Mẫu xác nhận các khoản phải trả- Phụ lục 2). Khi kiểm toán Công ty B, những khoản mà kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận là những khoản mục có số dư lớn, các khoản phải trả đối với những nhà cung cấp mới và những nhà cung cấp là những công ty nước ngoài mà kiểm toán viên cho rằng có thể ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. Quy trình gửi thư xác nhận cũng được thực hiện tương tự như đối với việc gửi thư xác nhận các khoản phải thu khách hàng. Số dư xác nhận cũng được theo dõi trên Bảng kiểm soát thư xác nhận các khoản phải trả người bán tại thời điểm 30/11. Thông qua việc đối chiếu các khoản phải trả người bán theo xác nhận với số dư trên sổ sách, kiểm toán viên đã phát hiện ra một số chênh lệch và đã được ghi chú trên Biểu kiểm soát thư xác nhận các khoản phải trả người bán tại thời điểm 30/11. Có 4 ghi chú: - Ghi chú [1]: Chênh lệch thừa 94,500USD so với số dư của Công ty TNHH Quốc tế Tinyann. Kiểm toán viên đã kiểm tra và biết được, số tiền 94,500 USD là số tiền mà Công ty B đã ứng trước cho Công ty TNHH Quốc tế Tinyann. Nhà cung cấp này không ghi nhận khoản ứng trước này trên tài khoản ứng trước của khách hàng, tuy nhiên sang tháng 12, khi hàng được xuất bán, đã ghi nhận luôn thông qua tài khoản tiền. Kiểm toán viên đã kiểm tra tài liệu và xác định được bút toán cấn trừ tại Công ty B trong tháng 12. Do vậy, chênh lệch này không ảnh hưởng tới số dư của tài khoản phải trả người bán (Công ty TNHH Quốc tế Tinyann)- 331554. - Ghi chú [2]: Nguyên nhân của sự chênh lệch này cũng giống như ghi chú [1]. Kiểm toán viên đồng ý với bút toán cấn trừ trong tháng 12. - Ghi chú [3]: Có chênh lệch với số tiền là 630,000 đồng. Kiểm toán viên kiểm tra tài liệu và nhận thấy kế toán ghi nhận khoản phải trả người bán sai ứng với hóa đơn mua hàng số SIVO1928 của Công ty Cổ phần hóa chất. Kiểm toán viên đã thực hiện bút toán điều chỉnh để giảm khoản phải trả này. Tuy nhiên, có thể nhận thấy chênh lệch này nhỏ, không ảnh hưởng trọng yếu đến số dư trên báo cáo tài chính. - Ghi chú [4]: Nguyên nhân của sự chênh lệch này cũng giống như ghi chú [1]. Kiểm toán viên đồng ý với bút toán cấn trừ trong tháng 12. Cũng giống như khoản phải thu khách hàng, để kiểm tra tính chính xác số dư tại thời điểm 31/12/2007, kiểm toán viên đã sử dụng Bảng xác nhận tính chính xác của khoản phải trả người bán tại thời điểm 31/12/2007 (Mẫu tương tự như Bảng xác nhận tính chính xác của khoản phải thu khách hàng tại thời điểm 31/12/2007). Để lập được bảng này, kiểm toán viên tiến hành thu thập và kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhận hàng, hợp đồng, bảng sao kê tài khoản tiền gửi ngân hàng …để tính ra được những biến động tăng giảm tài khoản phải trả người bán từ 30/11 đến 31/12, từ đó tính ra được số dư tại ngày 31/12. Kiểm toán viên đã tiến hành tính toán và đối chiếu, và thấy khớp với số liệu trên sổ sách kế toán của Công ty B tại thời điểm 31/12. Thông qua những phát hiện trên cùng với việc tìm hiểu được nguyên nhân