Chuyên đề Marketing quốc tế với việc đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu sang thị trường Mỹ của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội

ương pháp quản lý chất lượng tiên tiến tác động kịp thời vào sản xuất. Ngoài ra, Tổng công ty còn mới có sự thay đổi cơ cấu bộ máy khi tách phòng Kỹ thuật may thành Phòng điều hành may và Phòng điều hành sợi dệt nhằm phân chia công việc rõ ràng, giúp tập trung và sử dụng nguồn lực hợp lý từ đó thu được kết quả hoạt động cao hơn Tổng công ty Dệt may Hà Nội tổ chức bộ máy quản lí theo mô hình trực tuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng, chuyên ngành riêng biệt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo ( gồm Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc). Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Tổng công ty là mối quan hệ bình đẳng, hợp tác và cùng giúp đỡ lẫn nhau dựa trên cơ sở là những chức năng, nhiệm vụ đã được giao để cùng thực hiện tốt những nhiệm vụ chung của cả Tổng công ty. Kiểu cơ cấu tổ chức này rất linh hoạt và mang lại hiệu quả cao, phù hợp với hoạt động kinh doanh đa dạng với quy mô lớn của Tổng công ty. Nó vừa phát huy được tính chủ động của từng bộ phận vừa mang tính thống nhất trong hoạt động của toàn bộ Tổng công ty. Phó TGĐ - XNK Phó TGĐ - May Phó TGĐ - Sợi Phó TGĐ - Dệt, nhuộm Tổng giám đốc Phó TGĐ - tiêu thụ nội địa Phó TGĐ - nhân sự Phòng điều hành Sợi-Dệt Trung tâm Đầu tư &CNTT Phòng QTNS Trung tâm Thương Mại Phòng XNK Phòng KTTC Phòng điều hành May Phòng QT - HC Siêu thị Vinatex HĐ T.Tâm TKế thời trang T.Tâm TN & KTCLSP Nhà máy Dệt Denim T.Tâm Y Tế Phòng kinh doanh N/m May 1 Trung tâm Dệt kim PN Nhà máy sợi Phòng KH - VT N/m May 2 Trung tâm Cơ khí TĐH Phòng Đời Sống Chi nhánh HCM N/m May 3 Cty CP Dệt May HTL Cty CP May Đông Mỹ Hanosimex Cty CP Dệt Hà Đông Hanosimex Cty CP TM Hải Phòng Hanosimex May Thời Trang May Hải Phòng Sơ đồ1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Tổng công ty Dệt may Hà Nội Ghi chú: : Điều hành trực tuyến : Điều hành hệ thống QLCL và Hệ thống TNXH :Tham gia quản lý, điều hành, đại diện vốn Nhà nước hoặc vốn Hanosimex, liên kết kinh doanh 1.3.2.Cơ cấu tổ chức của bộ máy Xuất nhập khẩu Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội (VINATEX – HANOSIMEX) là một công ty có quy mô hoạt động lớn ở cả trong và ngoài nước trải rộng trên nhiều lĩnh vực. Trong đó hoạt động xuất nhập khẩu đóng một vai trò rất quan trọng đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Vì thế việc tổ chức một bộ máy Xuất nhập khẩu phù hợp với bộ máy chung của Tổng công ty để quản lý các hoạt động kinh doanh Xuất nhập khẩu là một đòi hỏi thiết yếu. Trưởng phòng Xuất nhập khẩu Là người có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác Xuất nhập Khẩu, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng công ty. Nhiệm vụ của Trưởng phòng Xuất nhập khẩu là: điều hành toàn bộ hoạt động của phòng theo quy chế của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Công ty, theo luật pháp hiện hành và chức năng, nhiệm vụ được giao. Phụ trách trực tiếp những công việc sau: + Công tác hành chính: tổ chức tiền lương, khen thưởng, quản lí tài liệu, gửi đi, đến. + Công tác xuất khẩu: Xuất khẩu sản phẩm may dệt kim, xuất khẩu vải dệt thoi, hoàn thuế các đơn hàng xuất SXXK, thanh khoản các hợp đồng gia công. + Công tác nhập khẩu: Nhập khẩu nguyên liệu, bông xơ, hoá chất thuốc nhuộm, các dự án đầu tư có liên quan đến công việc của phòng, cân đối tiến độ thanh toán chung + Công tác thị trường Cụ thể như sau: Nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu, báo cáo Tổng Giám đốc những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu. Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến chức năng của phòng. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Phối kết hợp với các đơn vị trong Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội để triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách ( kể cả xuất, nhập khẩu uỷ thác cho đơn vị khác), giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Quản lí, theo dõi, đôn đốc việc hoàn miễn thuế các hợp đồng nhập nguyên phụ liệu sản xuất hàng xuất khẩu, thanh lý các hợp đồng gia công. Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa liên quan. Lập báo cáo xuất nhập khẩu Lập danh sách nhà thầu phụ, xem xét quá trình thực hiện và báo cáo lên Tổng Giám đốc quyết định duy trì hay hỷ bỏ nhà thầu phụ đó. Tham gia xây dựng các văn bản thuộc hệ thống quản lí chất lượng, hệ thống trách nhiệm xã hội có liên quan. Tham gia việc đánh giá chất lượng nội bộ trong Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội . Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, các vấn đề thuộc hệ thống quản lí chất lượng và trách nhiệm xã hội cho cán bộ trong phòng. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc. Phó phòng 1 Là người có chức năng tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng, giải quyết các công việc được Tổng Giám đốc và Trưởng phòng phân công, đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội và luật pháp hiện hành. Phó phòng 1 có nhiệm vụ phải giải quyết công việc liên quan đến các lĩnh vực được phân công. Trong đó phụ trách trực tiếp các công việc sau: + Công tác xuất khẩu: Xuất khẩu sản phẩm khăn, sản phẩm sợi + Công tác nhập khẩu: Nhập khẩu thiết bị, phụ tùng + Công tác thị trường + Quản lí phòng mẫu + Báo cáo tổng hợp. Cụ thể như sau: Lên kế hoạch thực hiện công việc được phân công và thực hiện kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. Phân công, kiểm soát công việc và đào tạo nghiệp cụ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực phụ trách. Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng và các đơn vị có liên quan để triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan, bảo đảm thực hiện tốt công việc được giao. Nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng Xuất khẩu và Nhập khẩu, Báo cáo Tổng Giám đốc, Trưởng phòng những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu. Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến công việc được phân công. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách ( kể cả xuất, nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác), giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng Kiểm soát toàn bộ hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong phạm vi công việc được phân công. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc và Trưởng phòng. Quyền hạn của Phó phòng 1: + Được quyền kí những văn bản có liên quan đễn công việc được phân công và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản này. + Giải quyết công việc của phòng theo uỷ quyền khi Trưởng phòng đi vắng. + Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Phó phòng 2 Là người có chức năng tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng, giải quyết các công việc được Tổng Giám đốc và Trưởng phòng phân công đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội và pháp luật hiện hành. Phó phòng 2 có nhiệm vụ giải quyết công việc có liên quan đến các lĩnh vực được phân công. Trực tiếp chịu trách nhiệm các công việc sau: + Công tác thị trường + Xuất khẩu: Sản phẩm may dệt thoi + Tiêu thụ hàng sau xuất khẩu + Hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001-2000, hệ thống trách nhiệm xã hội SA, hệ thống WRAP của phòng. + Hệ thống mạng thông tin nội bộ. Cụ thể là: Lên kế hoạch thực hiện công việc được phân công và thực hiện kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. Phân công, kiểm soát công việc và đào tạo nghiệp vụ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng và các đơn vị có liên quan để triển khai theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan, bảo đảm thực hiện tố công việc được giao. Nghiên cứu, đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng xuất, nhập khẩu, báo cáo Tổng Giám đốc, Trưởng phòng những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu, phân khúc thị trường. Triển khai tìm kiếm khách hàng mới, thị trường mới mở rộng thị trường. Tìm kiếm các sản phẩm mới, các loại vải mới phục vụ sản xuất tại các nhà máy của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến công việc được phân công. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công cảu Tổng Giám đốc và Trưởng phòng Quyền hạn của Phó phòng 2 được quy định như sau: + Được quyền kí những văn bản có liên quan đến công việc được phân công và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản này. + Giải quyết công việc của phòng theo uỷ quyền khi Trưởng phòng đi vắng. + Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưưỏng phòng về nhiệm vụ được phân công. Ngoài ra, nhiệm vụ và chức năng của các nhân viên trong phòng Xuất Nhập khẩu cũng được quy định rõ ràng trong bảng mô tả công việc. Nhóm trưởng Là người có nhiệm vụ: + Có kế hoạch hàng tuần của từng thành viên trong nhóm + Bao quát, điều phối công việc trong nhóm một cách hiệu quả + Chủ động giải quyết các công việc của nhóm trong thẩm quyền. + Đề xuất lãnh đạo phòng những biện pháp nhằm giải quyết công việc của nhóm hiệu quả. + Báo cáo tuần công việc của nhóm + Quản lí ngày công trong nhóm. Cụ thể như sau: Họp nhóm định kì 1 tuần /1 lần vào thời điểm được ấn định, yêu cầu mọi thành viên sắp xếp công việc tham gia và có báo cáo đầy đủ. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của từng thành viên. Yêu cầu thành viên báo cáo khó khăn trong công việc thực hiện nhiệm vụ. Kiểm soát được công việc của mọi thành viên đảm bảo rằng các đơn hàng phụ trách được thực hiện theo đúng quy trình ( xem xét, chào hàng, kí kết, giao hợp đồng và chứng từ cho các đơn vị có liên quan, triển khai sản xuất, kiểm tra L/C, thanh toán…). Nắm được tình hình sản xuất, giao hàng, thanh toán, những vướng mắc có liên quan (mẫu, nguyên phụ liệu, ngày giao hàng, bôk tàu, thông báo giao hàng, chứng từ, tiền về…) Chấm công hàng ngày Báo cáo Trưởng phòng và nhóm khi nghỉ phép/ ốm đau. Người quản lí đơn hàng Là người có nhiệm vụ: + Liên hệ giao dịch với khách hàng để có được đơn hàng theo quy định từng tháng cụ thể của lãnh đạo phòng. + Triển khai thực hiện hợp đồng + Kiểm soát việc thực hiện đơn hàng + Kiểm soát giao hàng + Kiểm soát việc doanh thu tuần/ tháng, thanh toán, tiền về + Hoàn tất bộ hồ sơ miễn thuế chuyển bộ phận miễn thu thuế + Giao chứng từ cần thiết cho các đơn vị liên quan + Giải quyết các khiếu nại và các tồn tại liên quan đơn hàng (nếu có) + Tham dự các cuộc họp hàng tuần và báo cáo theo yêu cầu của trưởng nhóm và lãnh đạo phòng. + Các việc khác theo phân công của nhóm trưởng chính. Cụ thể là: Chủ động liên hệ khách hàng, giải quyết các thông tin trong 1 ngày làm việc; tính giá và kiểm tra với các đơi vị liên quan để đảm bảo tính giá đúng; xem xét đơn hàng, chào hàng - lập báo cáo TGĐ duyệt giá, hợp đồng… TB mẫu, TB sản xuất, giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng – Là đầu mối để xử lí thông tin giữa khách hàng và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội để các đơn hàng trôi chảy. Lập bảng theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng ( mẫu, nguyên phụ liệu, L/C…) để xác nhận mọi điều kiện cho sản xuất đúng hạn. Bao gồm việc cân đối nguyên phụ liệu và tiến độ giao hàng với các đơn vị có liên quan đảm bảo giao hàng đúng hạn và kiểm soát việc đặt nguyên phụ liệu của các đơn vị; kiểm soát mẫu trước khi gửi đi Cân đối định mức nguyên phụ liệu, đối chiếu định mức thực tế HQ, lập hồ sơ HQ giao hàng, thông báo giao hàng -> giao cán bộ thực hiện giao hàng, thanh toán, kiểm tra đảm bảo hàng được thông quan và lên tàu đúng hạn. Yêu cầu khách hàng mở L/C đúng hạn, kiểm tra tính pháp lí, điều kiện của L/C Liên hệ cán bộ giao hàng và khách hàng đảm bảo tiền về đúng hạn theo quy định của hợp đồng và của L/C Nhận hồ sơ từ cán bộ thanh toán, nhập khẩu và chịu mọi trách nhiệm về hồ sơ miễn thu thuế và chất lượng và thời gian KHTT: Hợp đồng và KTTC: Hợp đồng và TK xuất gốc Báo cáo Trưởng phòng và nhóm trưởng khi nghỉ phép / đau ốm. Người phụ trách nhập khẩu nguyên phụ liệu Là người có nhiệm vụ: + Đặt nguyên phụ liệu theo nhu cầu, duyệt giá, soạn hợp đồng nhập khẩu + Kiểm soát việc thực hiện hợp đồng: xác nhận cho nhà cung cấp chất lượng nguyên phụ liệu yêu cầu và kiểm soát việc giao hàng của nhà cung cấp, bảo đảm nguyên phụ liệu kịp cho sản xuất. + Kiểm soát hồ sơ nhập khẩu nguyên phụ liệu kết hợp cán bộ TTNK đảm bảo hồ sơ miễn thuế đúng quy định. + Báo cáo tình hình nguyên phụ liệu cho người quản lí đơn hàng + Giải quyết các khiếu nại liên quan đến nhập khẩu nguyên phụ liệu + Tham dự các cuộc họp hàng tuần và báo cáo theo yêu cầu của trưởng nhóm và lãnh đạo phòng. + Các công việc khác theo phân công của nhóm trưởng chính. Cụ thể như sau: Nhận nhu cầu của người phụ trách đơn hàng và đặt hàng trong 2 ngày làm việc Đảm bảo thanh toán đúng hạn: kiểm soát tiến độ giao hàng, chất lượng nguyên phụ liệu, số lượng…( book đúng và đủ số lượng theo nhu cầu; yêu cầu khách hàng gửi PI, kiểm tra và kí lãnh đạo công ty; đăng kí định mức nhập; làm thủ tục thanh toán đúng thời hạn); kết hợp với người quản lí đơn hàng đảm bảo giao hàng đúng hạn kịp thời cho sản xuất; book tàu và kiểm soát việc giao hàng của nhà cung cấp (đảm bảo khách giao hàng đúng ngày theo hợp đồng, theo dõi ngày giao hàng, ngày hàng về) Nhắc nhở khách gửi hồ sơ giao hàng ( Invoice, Packinglist, Bill) để làm thủ tục nhập khẩu. Kiểm tra hồ sơ trước khi giao cho cán bộ làm thủ tục nhập ( giao hồ sơ cho cán bộ làm TK: Invoice, P/L tổng và chi tiết, Bill, Giấy báo hàng đến; Giao đủ hồ sơ cho cán bộ làm thủ tục nhập khẩu: Tờ khai gốc, định mức nhập gốc, hồ sơ giao hàng, các giấy tờ giao dịch khác. Đăng kí định mức nhập khảu, giục giấy báo hàng đến, kiểm soát chứng từ giao hàng chuyển cho cán bộ TTNK ( Giao chứng từ giao hàng, phiếu nhập khẩu cho phòng KTTC; đối chiếu hồ sơ nhập khẩu với phòng KTTC Báo cáo Trưởng phòng và nhóm trưởng khi nghỉ phép / đau ốm. Sơ đồ 1.2.Sơ đồ tổ chức phòng Xuất - Nhập khẩu Thị trường Hành chính Dự án đầu tư NK hoá chất thuốc nhuộm NK nguyên liệu bông xơ XK Vải dệt thoi XK SP may dệt kim Mạng thông tin nội bộ Hệ thống ISO,SA,WRAP Tiêu thụ hàng sau XK XK SP May dệt thoi NK Thiết bị, phụ tùng XK Sợi XK Khăn Phó phòng 2 Phó phòng 1 Trưởng phòng PHẦN II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG MARKETING QUỐC TẾ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI 2.1.MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÀ NỘI 2.1.1.Quy trình thực hiện hợp đồng Xuất khẩu Với thế mạnh là xuất khẩu hàng hoá và lựa chọn đây là ngành nghề kinh doanh chính, nhất là trong thời gian gần đây khi Việt Nam mở rộng quan hệ kinh tế với thế giới các hoạt động liên quan đến xuất khẩu của doanh nghiệp càng gia tăng đặc biệt là hoạt động xuất khẩu trực tiếp. Do vậy, quy trình để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu trực tiếp thường diễn ra như sau: 2.1.1.1.Nghiên cứu thị trường Ngiên cứu thị trường và tìm hiểu thị trường hiện nay được Tổng công ty khá quan tâm. Nhưng so với quy mô của Tổng công ty thì lượng đầu tư vào bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường hiện nay chưa tương xứng. Hiện nay, Tổng công ty mới chỉ có một bộ phận nghiên cứu nhỏ gồm 3 nhân viên lại lấy từ 28 nhân viên của phòng Xuất nhập khẩu; những nhân viên này chịu trách nhiệm tìm hiểu khách hàng mới và nghiên cứu thị trường. Với số nhân viên ít ỏi như vậy nên các hoạt động tiếp thị, phát triển thị trường của Tổng công ty còn rất nhiều hạn chế. Nhóm nghiên cứu này thường thụ động chờ khách hàng đặt hàng chứ chưa chủ động tìm kiếm khách hàng mới, nhưng ban lãnh đạo của Tổng công ty lại không quan tâm lắm đến vấn đề này vì theo họ thì “chỉ cần ngồi không cũng đã làm không hết việc” do lượng khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều nhờ biết đến thương hiệu của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội. Số khách hàng này nếu muốn buôn bán với Tổng công ty thường phải chủ động liên lạc, hoặc thông qua những đối tác quen biết là những Công ty đã có mối quan hệ kinh tế với Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội. 2.1.1.2.Giao dịch Sau khi tìm hiểu và lựa chọn được các khách hàng và mặt hàng kinh doanh, Tổng công ty bắt đầu tiến hành tiếp cận các khách hàng để chuẩn bị giao dịch. Hiện nay, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội vừa tiến hành chào hàng chủ động vừa chào hàng bị động. Chào hàng chủ động, Tổng công ty thường sử dụng khi tiến hành kinh doanh với những khách hàng quen thuộc, đã xác định được mặt hàng kinh doanh như quần áo dệt kim, mũ, khăn…với đầy đủ nội dung cơ bản của một đơn chào hàng. Trong bản chào hàng thường ghi rõ thời gian hiệu lực khoảng 20-30 ngày kể từ ngày đơn chào hàng được chuyển đi cho bên được chào hàng. Có một số trường hợp đặc biệt, nhất là đối với những sản phẩm mới hoặc sản phẩm có tính cạnh tranh thì Tổng công ty sẽ chào hàng tự do đến rất nhiều khách hàng khác nhau để thuận lợi cho Tổng công ty có sự lựa chọn khách hàng đem lại hiệu quả cao nhất. Sau đây là một mẫu đơn chào hàng của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội thường sử dụng: HANOI TEXTILE – GRAMENT JOINT STOCK CORPORATION ( VINATEX – HANOSIMEX) ADD : NO. I MAIDONG STREET, HOANGMAI DIST, HANOI, VIETNAM TEL : 04-4-8624611 FAX : 04-4-8622334 TO: BIG EYES CO., LTD ADD: 196 Nhan Hoa, My Hao, Hung Yen province, Vietnam TEL : 0321.952759 FAX : 03210952758 Attn : Mr. Toshifumi Yuki/ Ms. Van/ Ms. Khoi Date: 9-Jan-08 Thank you for your interest in our products. We would like to offer you on items as below: Commod Children long sleeved shirts Material : In terlock Ne 40/1 185g/m2 Specifica: As sample sent on Jan 07th, 2008 Quantity : 20.000 Pcs Unit price: USD 1.45/ Pc Shipment conditior FOB Latest ship date: TBA Payment terms : LC at sight Accessories and supplied conditions: Free of charge Packing : Into export carton The valid time of this offer : No later than Jan 14 th, 2008 Looking forwards to having your order soon. Yours truly, Phi Mai Hoa Manager or Ex- Im Dept Chào hàng bị động, Tổng công ty sử dụng khi nhận được bản hỏi giá của khách hàng. Trên cơ sở bản hỏi giá, Tổng công ty sẽ tiến hành xem xét yêu cầu của khách hàng và xin ý kiến lãnh đạo. Khi ban lãnh đạo ra quyết định thì phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm phác thảo bản chào giá và gửi lại qua Fax, Email cho khách hàng. Bản chào giá cung cấp cho khách hàng những thông tin chi tiết cụ thể về hàng hoá, quy cách, phẩm chất, số lượng, bao bì…tất cả những thông tin khách hàng yêu cầu. Sau đó Tổng công ty và khách hàng mới bắt đầu tiến hành thoả thuận về các điều khoản, đặc biệt quan trọng là điều khoản về chất lượng hàng hoá. Hiện nay chất lượng hàng hoá xuất khẩu chủ yếu là dựa vào hàng mẫu, hàng mẫu thường do khách hàng đưa ra, sau đó Tổng công ty tiến hành sản xuất thử theo mẫu đó. Nếu mẫu sản xuất phù hợp với mẫu của khách hàng đưa ra và được khách hàng xác nhận thì sẽ đi đến kí kết hợp đồng giữa hai bên và chất lượng hàng sau này sẽ theo mẫu để làm chuẩn. Còn nếu mẫu không đạt yêu cầu của khách hàng thì có thể huỷ không đi đến giao dịch các điều khoản khác của hợp đồng hoặc Tổng công ty có thể sửa mẫu cho đến khi đạt yêu cầu của khách hàng và đi đến giao dịch các điều khoản tiếp theo của hợp đồng. Khi thoả thuận các điều khoản của hợp đồng nếu hai bên đã thống nhất hoàn toàn với nhau có thể đi đến một hợp đồng thương mại. 2.1.1.3. Đàm phán Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội thường giao dịch với khách hàng chủ yếu qua các phương tiện điện tử như Fax, Email…do vừa không tốn nhiều thời gian, vừa tiết kiệm chi phí. Chỉ khi giao dịch qua các phương tiện này không thể đi đến thoả thuận thì mới tiến hành đàm phán trực tiếp. Do khách hàng đã có quan hệ làm ăn và chi phí đàm phán trực tiếp khá tốn kém cộng với việc số nhân viên có nghiệp vụ đàm phán không nhiều nên đàm phán rất ít xảy ra. Nếu có xảy ra thì chủ yếu là khách hàng đến công ty để tiến hành đàm phán nên đó cũng là hạn chế đối với Tổng công ty. Tuy nhiên trong vài năm gần đây, do công việc làm ăn có nhiều tiến triển nên Tổng công ty cũng có điều kiện cho nhân viên thuộc bộ phận xuất nhập khẩu ra nước ngoài học tập và đàm phán trực tiếp với khách hàng, từ đó tạo ra được một ấn tượng tốt, tạo đà phát triển quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng trong thời gian tới. 2.1.1.4.Ký kết hợp đồng Bên cạnh việc xuất khẩu trực tiếp sang thị trường nước ngoài, Tổng công ty còn làm gia công xuất khẩu, nên trong hợp đồng gia công ngoài những điều khoản cơ bản mà một bản hợp đồng thương mại cần có như: tên hàng, chất liệu, số lượng, đơn giá, trị giá, chất lượng, thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng, bảo hiểm, giải quyết khiếu nại…còn có thêm các điều khoản phụ thường ghi cụ thể trách nhiệm của người mua trong việc cung cấp nguyên phụ liệu. Ví dụ như tại hợp đồng 39/HSM-SBC/02, hợp đồng gia công giữa Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội với công ty Sumikin Bussan Corporation – Japan về mặt hàng áo Polo ngắn và dài tay, điều khoản phụ ghi rõ: Người mua có trách nhiệm cung cấp tất cả các nguyên phụ liệu miễn phí bao gồm mác cỡ, mác giặt, băng dính, mắc dán giấy, mác chính và túi nylon ( 3% hao phí) theo CIF Hải Phòng hoặc CIF Hà Nội. Phụ liệu phải được giao vàongày trước khi giao hàng. Nếu phụ liệu bị gửi muộn ngày giao hàng cũng kéo dài theo. Trong mỗi hợp đồng đều có chữ kí xác nhận của cả hai bên và mỗi bên giữ một bản. 2.1.1.5.Xin giấy phép xuất khẩu Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu cho từng lô hàng tại phòng cấp giấy phép Hà Nội ( Bộ Thương mại). Khi xin giấy phép Tổng công ty phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch, bản sao L/C…Trong thời gian gần đây để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp xuất khẩu, nhất là các doanh nghiệp trong khối dệt may Chính phủ đã có những bước cải tiến về chính sách cũng như các thủ tục để việc xin giấy phép được thực hiện đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều so với trước kia. 2.1.1.6.Chuẩn bị và kiểm tra hàng hoá xuất khẩu Theo những cam kết trong hợp đồng, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Điều này có nghĩa là Tổng công ty phải lập kế hoạch sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất để đảm bảo được số lượng, chất lượng, chủng loại hàng xuất khẩu và thời hạn giao hàng. Cùng với đó việc kiểm tra hàng hoá xuất khẩu tại cơ sở được Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội tiến hành rất nghiêm túc. Trong Tổng công ty, ngoài những bộ phận thường xuyên giám sát trực tiếp quá trình xuất khẩu của các nhà máy còn có Phòng thí nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành việc kiểm tra này. Ngoài ra, tuỳ từng trường hợp mà hợp đồng có quy định thêm việc kiểm tra ở cửa khẩu của nước nào. Trong một số hợp đồng đã thực hiện Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội đã yêu cầu việc kiểm tra này diễn ra tại cửa khẩu của Việt Nam do tổ chức Vinacontrol thực hiện và có quyết định đối với cả hai bên. Tuy nhiên, đa số khách hàng làm ăn với Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội là khách quen nên việc kiểm tra thường diễn ra ngay tại cơ sở sản xuất và đóng gói dưới sự giám sát của nhân viên được công ty khách hàng cử đến. 2.1.1.7.Thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hoá Hiện nay, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội xuất khẩu hàng hoá theo rất nhiều điều kiện như: FOB hoặc CIF... Với điều kiện FOB thì việc thuê phương tiện vận tải thuộc trách nhiệm của người nhập khẩu nên Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội không phải thực hiện nghĩa vụ này. Do đó, việc mua bảo hiểm hàng hoá cũng không thuộc trách nhiệm của Tổng công ty . Với điều kiện CIF, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội phải tiến hành thuê phương tiện vận tải trực tiếp với các hãng tàu, không qua trung gian. Hiện nay, Tổng công ty chủ yếu thuê tàu của hãng APM ở Hà Nội hoặc chi nhánh của Châu Lục tại Hà Nội hoặc qua hãng tàu hàng hải Việt Nam ở Hải Phòng… Sau đó Tổng công ty sẽ căn cứ vào khối lượng sản phẩm cần xuất khẩu để quyết định loại tàu định thuê, nếu khối lượng nhỏ thuê tàu chợ, khối lượng lớn sẽ thuê tàu chuyến. Còn đối với việc mua bảo hiểm hàng hoá, Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội thường mua tại Công ty bảo hiểm Bảo Việt, hoặc của Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)…theo điều kiện C cho giá trị bảo hiểm là 110% giá CIF. Trong vài năm gần đây, ngành vận tải và ngành bảo hiểm của Việt Nam nhìn chung phát triển tương đối mạnh nên cũn