Chuyên đề Mô hình tổ chức kế toán ngân hàng thương mại trong điều kiện công nghệ hiện đại tại Ngân Hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Lạc Trung

n bộ chứng từ chuyển thực hiện bước ba - Trong trường hợp nhận lại bộ chứng từ so TP nghiệp vụ chuyển lại, GDV căn cứ vào ý kiến yêu cầu để thực hiện. 3. Xử lí chứng từ, hạch toán: Thực hiện: GDV - Lập chứng từ thu phí bảo chi séc (nếu có) - Ghi số hiệu tài khỏan nợ và có lên các liên giấy yêu cầu bảo chi séc - Kiểm tra hạn mức thẩm quyền bảo chi + Nếu mức trong hạn mức: * Ghi ngày, tháng, năm ký phát hành séc; * ký, đóng dấu vào chỗ qui định "bảo chi" trên tờ séc * Chuyển thực hiện bước 5 * Nếu vượt hạn mức: chuyển thực hiện bước 4 4. Kiểm sóat, duyệt chứng từ: Thực hiện: TP nghiệp vụ - Kiểm tra tòan bộ bộ chứng từ - Nếu chấp nhận thực hiện bảo chi séc: ghi ngày, tháng, năm ký phát hành séc. Ký đóng dấu vào chỗ qui định "bảo chi" trên tờ séc. Chuyển thực hiện bước 5 - Nếu không chấp nhận bộ chứng từ, trả lại cho GDV kèm lí do, yêu cầu 5. Giao séc đã bảo chi, tổng hợp hồ sơ, lưu trữ: Thực hiện: GDV - Trả séc và 01 liên giấy yêu cầu séc bỏa chi cho khách hàng - Đề nghị khách hàng kiểm tra tính hợp lệ của tờ séc bảo chi trước khi nhập - Nhận hộ sơ ( chương trình) theo dõi séc bảo chi đã phát hành - Tổng hợp lưu trữ theo chế độ - Chuyển báo cáo sang các phòng nghiệp vụ liên quan VIII: nghiệp vụ phát hành séc chuyển tiền 1. Tiếp nhận nhu cầu phát hành séc chuyển tiền: Thực hiện: GDV 02 liên UNC ( khách hàng có TKTG) hoặc 02 liên giấy nộp tiền ghi rõ họ tên, số, ngày tháng năm, nơi cấp giấy chứng minh nhân dân của người cầm séc chuyển tiền. 2. Kiểm soát nhu cầu phát hành séc chuyển tiền: - Điều kiện phát hành séc chuyển tiền - Tính hợp lệ của UNC hoặc giấy nộp tiền - Nếu thủ tục hợp lệ, chuyển thực hiện bước ba - Nếu thủ tục không hợp lệ, chuyển trả lại khách hàng yêu câu bổ sung hoặc làm mới. - Trong trường hợp nhận lại bộ chứng từ từ cấp có thẩm quyền chuyển lại, GDV căn cứ vào ý kiến yêu cầu để thực hiện. 3. Xử lí chứng từ, hạch toán: Thực hiện: GD - Lập phiếu thu phí phát hành séc chuyển tiền, Nếu KH trả bằng tiền mặt thực hiện như sau: Qui trình thu tiền mặt, nếu chuyển khỏan thì yêu cầu khách hàng ký nộ phí. - Viết séc chuyển tiền, căn cứ vào UNC hoặc giấy nộp tiền khách hàng đã lập - Định khỏan, nhập dữ liệu giao dịch hạch tóan thanh tóan. - Lựa chọn kênh thanh tóan chuyển tiền cho chi nhánh thanh tóan của NHĐT &PT hay NHNN... 4. Kiểm soát duyệt chứng từ: Thực hiện: Tp nghiệp vụ - Kiểm tra toàn bộ chứng từ và tờ séc - Nếu không chấp nhận trả lại GDV kèm lí do yêu cầu - Nếu chấp nhận, tính và ghi ký hiệu mặt lên tờ séc, ghi ngày tháng, năm phát hành, ký tên và đóng dấu của chi nhánh vào chỗ qui định trên tờ séc và giao séc cho KH - Nếu trong hạn mức duyệt thanh tóan, chuyển thực hiện bước 6, trường hợp vượt hạn mức thẩm duyệt thanh tóan, chuyển thực hiện bước 5. 6. Kiểm soát và duyệt chứng từ chuyển tiền Thực hiện: TP kế tóan - Kiểm soát hạch tóan, thanh toán - Nếu chấp nhận giao dịch, duyệt chuyển tiền báo có cho chi nhánh trả tiền (bước 7) - Nếu không chấp nhận trả lại chứng từ chuyển tiền cho GDV kèm lí do yêu cầu. 7. Chuyển trả tiền cho chi nhánh thanh tóan séc; Theo kênh thanh toán lựa chọn. 8. Trả séc, tổng hợp lưu hồ sơ: Thực hiện: GDV - Giao séc cho KH và yêu cầu ký nhận séc vào mặt sau cuống séc, kiểm tra lại tờ séc. - Trả 01 liên UNC hoặc giấy nộp tiền, sổ chi tiết cho khách hàng - Nhập hồ sơ (Chương trình) theo dõi séc chuyển tiền đã phát hành. - Tổng hợp lưu hồ sơ, chứng từ. IX nghiệp vụ thanh toán séc ( chuyển khoản bảo chi) 1. Tiếp nhận nhu cầu: Từ khách hàng hoặc qua thanh toán bù trừ Thực hiện: GDV - Tờ séc - Bảng kê nộp séc : 03 liên nếu khách hàng nộp trực tiếp: 02 liên nếu nhận qua thanh toán bù trừ. - Giấy ủy quyền (nếu có) 2. Kiểm soát chứng từ Thực hiện: GDV - Số sêri tờ séc có hồ sơ (chương trình) theo dõi séc bán hoặc bảo chi cho người phát hành. - Điều kiện thanh tóan séc - Tính hợp lệ của tờ séc và bảng kê nộp séc - Trường hợp phát hiện yếu tố phạm pháp trên tờ séc báo cáo trưởng phòng để trình lãnh đạo để xử lí theo qui định - Trường hợp trên bảng kê nộp séc có sai sót yêu cầu khách hàng lập bảng kê khác thay thế - Trường hợp tờ séc không đủ điều kiện thanh toán lập 02 liên phiếu từ chối thanh toán séc ghi rõ nội dung từ chối, trả lại khách hàng séc và 01 liên phiếu từ chối, 01 liên lưu tại chi nhánh. - Trường hợp nhận lại bộ chứng từ từ cấp có thẩm quyền chuyển lại GDV căn cứ vào ý kiến yêu cầu để thực hiện. - Trường hợp chấp nhận thanh toán, chuyển thực hiện bước. Các bước 3,4,5,6,7: Thực hiện giống qui trình thanh tóan UNC - chuyển tiền đi. Chú ý: Trong bước 7, thêm công việc nhập hồ sơ (chương trình) theo dõi séc bán hoặc bảo chi. X: Nghiệp vụ thanh toán séc chuyển tiền 1. Tiếp nhận nhu cầu: Thực hiện: GDV - Tờ séc (02liên) đã ghi nhận yêu cầu sử dụng tiền và ký tên vào chỗ qui định mặt sau tờ séc - Giấy ủy quyền (nếu có) - Chứng minh thư hoặc hộ chiếu. - Trường hợp KH yêu cầu trả tiền cho người thụ hưởng có tài khoản tại TCTD khác, GDV yêu cầu KH lập thêm bộ UNC 2. Kiểm sóat chứng từ: Thực hiện: GDV - Tính xác thực của chứng từ - Kiểm tra tính hợp lệ của tờ séc - Kiểm tra tài khoản chuyển tiền phải trả của Ngân hàng phát hành chuyển đến để thanh toán séc - Trường hợp phát hiện yếu tố phạm pháp trên tờ séc phải báo cáo ngay lãnh đạo để xử lí. - Nếu không chấp nhận bộ chứng từ chuyển trả khách hàng yêu cầu bổ sung - Nếu chấp nhận thanh toán, chuyển thực hiện bước ba - Trường hợp nhận lại bộ chứng từ cấp có thẩm quyền chuyển lại GDV căn cứ vào ý kiến yêu cầu để thực hiện. 3. Xử lí chứng từ hạch tóan: Thực hiện: GDV - Nếu chi trả bằng tiền mặt giao dịch viên lập chi phiếu và thực hiện theo qui trình chi tiền mặt. Trong trường hợp giao dịch một cửa GDV có thẩm quyền được chi tiết tiền mặt, Thì trước khi chi tiền GDV phải chuyển séc cho người có thẩm quyền kiềm tra ký hiệu mật. - Nếu bằng chuễn khoản: Định khoản, nhập dữ liệu hạch toán giao dịch theo chỉ dận thanh toán: + Trường hợp người thụ hưởng có tài khoản tại chi nhánh: Căn cứ séc chuển tiềnthực hiện hạch toán. +Trường hợp người thụ hượng có tài khoản tại TCTD khác, lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp: Thanh toán qua TK TGTT tại TCTD khác hoặc tại TTTT - Ký trên chứng từ, chuển thực hiển bước 4. 4. Kiểm tra ký hiệu mật, kiểm soát và duyệt chứng từ Thực hiển: TP Nghiẹp vụ - Kiểm tra ký hiệu mật của séc chuyển tiền - Các công việc tiếp theo giống quy trình nghiệp vụ thanh toán UNC- chuyển tiền đi. - Các bước 5,6,7: thực hiện theo quy trình nghiệp vụ thanh toán UNC- chuyển tiền đi. XI. nghiệp vụ thu hộ séc, unt Phạm vi nghiệp vụ: hướng dẫn thực hiện luân chuyển bộ chứng từ nhờ thu séc, UNT trong vai trò Ngân hàng thu hộ. 1. Tiếp nhận nhu cầu nhờ thu séc, UNT từ khách hàng: - Chứng từ nhờ thu séc gồm: Tờ séc, 03 liên Bảng kê nộp séc, Giấy ủy quyền (nếu có). - Chứng từ UNT: 4 liên. 2. Kiểm soát bộ chứng từ: Thực hiện: GDV Đối với séc: - Kiểm tra tính xác thực của chứng từ - Kiểm tra yếu tố trên bảng kê. - Đối chiếu yếu tố ghi trên bảng kê với tờ séc - Kiểm tra thời hạn hiệu lực thanh tóan của tờ séc, séc không có lệnh đình chỉ thanh tóan. - Kiểm tra tính liên tục của chữ ký chuyển nhượng(nếu có) - Trong trường hợp nhận phiếu từ chối thanh tóan séc cùng bộ chứng từ do Ngân hàng phát hành trả lại, GDV căn cứ nội dung từ chối để thực hiện thích hợp Đối với UNT: - Kiểm tra thỏa thuận về sử dụng UNT để thanh tóan nếu chấp nhận thực hiện bước ba, nếu không chấp nhận yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc làm mới. 3. Xử lí chứng từ: Thực hiện: GDV - Cập nhật vào sổ theo dõi thu hộ séc, UNT - Lập chứng từ thu phí hô séc (nếu có) - Trả khách hàng 01 liên bảng kê nộp séc trong đó ghi rõ ngày giờ nhận. - Chuyển giao sang Ngân hàng phục vụ người trả tiền. 4. Tiếp nhận yêu cầu thanh tóan séc: Thực hiện: NH phục vụ người trả tiền - Kiểm tra: đây là công việc nội bộ của NH phục vụ người trả tiền. Nếu không chấp nhận thanh toán, trả lại chứng từ nhờ thu về NH thu hộ, đối với séc phải lập thêm phiếu từ chối thanh toán - Nếu chấp nhận, chuyển tiền thanh tóan séc, UNT sang NH thu hộ. 5. Trả tiền cho người thu hưởng: Thực hiện: NH thu hộ Thực hiện theo qui trình chuyển tiền đến giữa NH - NH Xii: Nghiệp vụ thanh toán khác giữa NH - kh Phạm vi nghiệp vụ : Qui trình này điều chỉnh các hoạt động thanh toán thu chi nội bộ khác giữa Ngân hàng và khách hàng mở tài khoản tại mình trong các trường hợp Ngân hàng chủ động lập các chứng từ thanh toán và hạch toán vào tài khoản của khách hàng khi phát sinh các nghiệp vụ: - Thu nợ, thu lãi của khách hàng - Thu phí các loại - Chuyển trả tiền gửi, lãi tiền gửi của khách hàng - Kết hối ngoại tệ theo quy đinhh - Điều chỉnh các bút toán đã hạch toán cho phù hợp - Chấp hành các quyết định của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến các khoản tiền trong tài khoản của khách hàng. - Ghi nợ có ủy quyền 1. Tiếp nhận nhu cầu: Tạo nhu cầu Thực hiện: Giao dịch viên. - Tiếp nhận nhu cầu: KH, Cơ quan hành pháp, phòng Nghiệp vụ.... chuyển sang. - Tạo nhu cầu: Căn cứ vào hợp đồng, kế hoạch làm việc định kỳ cũng như đột xuất phát sinh nghiệp vụ , GDV thực hiện công tác tính lãi các tài khoản, tính phí các loại như chuyển tiền bảo lãnh...., điều chỉnh bút toán hạch toán sai.... 2. Kiểm tra: Thực hiện: Giao dịch viên. - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của giao dịch hạch toán. - Kiểm tra tính chính xác về mặt số học đối với số hiệu tính toán. - Nếu chấp nhận giao dịch chuyển thực hiện bước 3 - Nếu không chấp nhận giao dịch chuyển trả lại các phòng nghiệp vụ hoặc tính toán lại. 3. Hạch toán: Thực hiện: Giao dich viên. - Căn cứ vào tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán vào tài khoản thích hợp, trường hợp phải chuyển tiền ra ngoài NH lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp, qua TKTG thanh toán của NH mở tại NHNN, TCTD khác hay tại TTTT đảm bảo chuyển tiền thanh nhanh chóng và hiệu quả. - Chuyển tiền thực hiện bước 4. 4. Kiểm soát giao dịch: Thực hiện: Trưởng phòng Nghiệp vụ. - Kiểm soát giao dịch và chứng từ. - Kiểm soát hạch toán thanh toán. - Nếu chấp nhận giao dịch thanh toán ký duyệt. - Nếu trong hạn mức kiểm soát theo nghiệp vụ chuyển thực hiện bước 6.1, nếu không thực hiện bước 5. - Nếu không chấp nhận giao dịch trả lại chứng từ cho GDV kiểm tra lại. 5. Duyệt chứng từ: Thực hiện: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) Kiểm soát thẩm quyền và việc làm củ TP Nghiệp vụ. - Nếu chấp nhận giao dịch, chuyển thực hiện bước 6 khi cần chuyển tiền ra ngoài NH hoặc bước 7.1, khi thanh toán trong nội bộ NH. - Nếu không chấp nhận giao dịch, chuuyển trả lại cho GDV kèm lý do yêu cầu. 6. Kiểm soát và duyệt chứng từ chuyển tiền: Thực hiên: TP Kế toán - Kiểm soát tổng thể bộ chứng từ - Nếu không chấp nhận giao dịch, chuyển trả lại cho GDV - Nếu chấp nhận giao dịch, ký duyệt 7. Chuyển tiền cho KH: 7.1. KH có Tk tại NH: Tài khoản của KH đối tác đã được ghi có hoặc trích nợ, KH có thể sử dụng được ngay số tiền báo có. - Tổng hợp, đối chiếu, lưu hồ sơ, chuyển tiền báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan. 7.2. Chuyển tiền ra ngoài NH: Chuyển tiền qua các kênh thanh toán khi TK của KH đối tác mở tại TCTD khác. Xiii. nghiệp vụ chuyển tiền đi giữa NH - NH Phạm vi nghiệp vụ: Thanh toán chuyển tiền. - Đầu tư tiền gửi, tiền vay. - Trả gốc vay, lãi vay, chuyển trả tiền gửi, lãi tiền gửi liên Ngân hàng. - Mua bán, hoán đổi ngoại tệ. - Điều chuyển vốn bản thân Ngân hàng. - Trả phí sử dụng dịch vụ giữa các Ngân hàng,... 1. Phát sinh (tạo) nhu cầu thanh toán Thực hiện: GDV. - Thỏa thuận với NH đối tác về tiền gửi, tiền vay. - Điều chuyển vốn đảm bảo khả năng thanh toán của bản thân NH - Thực hiện trả nợ vay, lãi vay, chuyển trả tiền gửi với các NH đối tác. - Giao dịch mua bán, hoán đổi ngoại tệ liên Ngân hàng. - Trường hợp có mức hạn giao dịch đầu tư tiền gưỉ, tiền vay đối với từ TCTD, hạn mức ngoại tệ đối với từng giao dịch viên và từng TCTD, phải tuân thủ đúng hạn mức này. - Trả phí sử dụng dịch vụ thanh toán giữa các NH... 2. Hạch toán: Thực hiện: GDV - Lập lệnh chuyển vốn - Căn cứ vào chỉ dẫn thanh toán để định khoản, nhập dự liệu giao dịch hạch toán thanh toán phù hợp, chính xác. Trường hợp phải chuyển vốn ra ngoài NH lựa chọn kênh thanh toán cho phù hợp (qua TKTG tại NHNN, TCTD khác hay tại TTTT đảm bảo chuyển tiền nhanh chóng và hiệu quả. 3. Kiểm soát giao dịch: Thực hiện: TP Nghiệp vụ - Nếu chấp nhận giao dịch hạch toán thanh toán, ký trên chứng từ. - Nếu trong hạn mức kiểm soát và NH đối tác có TK tại chỗ chuyển thực hiện bước 6.1, NH đối tác có TK tại TCTD khác chuyển thực hiện bước 5 - Nếu vượt hạn mức kiểm soát chuyển thực hiện bước 4 - Nếu không chấp nhận giao dịch, chuyển trả lại bộ chứng từ cho GDV. 4. Duyệt giao dịch: Thực hiện: Giám đốc (hoặc người ủy quyền) - Kiểm sóat thẩm quyền và việc làm của TP nghiệp vụ - Nếu chấp nhận giao dịch, chuyển sang bước 5 - Nếu không chấp nhận giao dịch, chuyển trả lại cho GDV 5. Kiểm soát và duyệt chứng từ: Thực hiện: TP kế tóan - Kiểm toán tổng thể bộ chứng từ - Nếu cần chỉnh sửa giao dịch chuyển lại cho GDV - Nếu chấp nhận giao dịch, ký duyệt để chính thức tiền được thanh toán. 6. Chuyển tiền cho NH đối tác, tổng hợp hồ sơ 6.1. NH đối tác có Tk tại chỗ: tài khoản của NH đối tác đã được ghi lại có hoặc trích nợ, NH đối tác có thể sử dụng được ngay số tiền báo có tổng hợp, đối chiếu, lưu hồ sơ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan 6.2. Chuyển tiền ra ngoài NH: Chuyển tiền qua các kênh thanh toán khi TK của NH đối tác với TCTD khác. XIV nghiệp vụ chuyển tiền đến giữa NH - nh Các loại chuyển tiền đến: gồm giấy báo có, báo nợ chuyễn tiền đến của các lọai thể thức thanh toán ; - ủy nhiệm chi - ủy nhiệm thu - Séc - Chuyển tiền khách hàng - Chuyển vốn khách hàng 1. Tiếp nhận chuyển tiền đến: Thực hiện: Giao dịch viên - P.kế toán - Nhận các giấy báo chuyển tiền - Chứng từ nhận bằng giấy qua giao nhận trực tiếp - Nhận chứng từ điện tử qua các chương trình thanh toán điện tử - Chứng từ đến nhận vào khi còn giờ giao dịch, phải xử lí ngay - Chứng từ nhận vào khi đã quá giờ giao dịch, GDV ghi ngày giờ nhận lệnh và được xử lí vào ngày làm việc tiếp sau. 2. Kiểm soát chứng từ: Thực hiện giao dịch viên - Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ - Trường hợp sai ký hiệu mặt phải thông báo ngay cho Ngân hàng gửi lệnh. - Kiểm tra Ngân hàng đại lí - Trường hợp chứng từ sai chỉ dẫn thanh toán, tiến hành tra soát (thực hiện bước 7) - Kiểm tra phí chuyển tiền do ai chịu - Trong trường hợp nhận lại chứng từ do TP/kiểm soát, người duyệt trả lại. GDV căn cứ vào ý kiến của người đó để thực hiện. - Chấp hành thứ tự ưu tiên xử lí chứng từ theo qui định - Nếu chứng từ đủ điều kiện hạch tóan sẽ thực hiện tiếp bước 3 3. Hạch toán: thực hiện: GDV - Tính phí chuyển tìên (nếu có) - Định khoản, nhập dữ liệu giao dịch hạch toán thanh toán theo đúng chỉ dẫn thanh tóan. Trường hợp phải chuyển tiền ra ngoài Ngân hàng lựa chon kênh thanh toán cho phù hợp (qua TKTG thanh toán tại Ngân hàng Nhà nước, TCTD khác hay tại TTTT) đảm bảo chuyển tiền nhanh và hiệu quả. - Ký trên chứng từ, chuyển thực hiện bước 4 - Trường hợp nhận lệnh tra soát đến, GDV kiểm tra nếu hợp lệ sẽ tiến hành hạch tóan các lệnh thanh tóan chờ tra soát cho thích hợp 4. Kiểm soát và duyệt chứng từ: Thực hiện: trưởng phòng kế tóan - Kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của giao dịch - Số liệu tính tóan chính xác (phí...) - Nếu chấp nhận giao dịch thanh tóan, duyệt và ký trên chứng từ - Nếu không chấp nhận, Trả lại cho GDV làm lại. 5. Chuyển tiền cho KH nhận lệnh 5.1. KH có TK tại NH: tài khoản của khách hàng đã được ghi có hoặc tích nợ, KH có thể sử dụng ngay số tiền báo có. Tổng hợp, đối chiếu, lưu hồ sơ, chuyển báo cáo sang phòng nghiệp vụ liên quan 5.2. Chuyển tiền ra ngoài NH: Chuyển tiền qua các kênh thanh tóan khi TK của KH mở tại TCTD khác. 6. Tra soát Thực hiện: GDV - Lập tra soát gửi Ngân hàng gửi lệnh - Theo dõi việc trả lời tra soát để xử lí kịp thời. 2. ứng dụng công nghệ tin học trong công tác hạch toán NHNo&PTNT tháng 4/2003 chi nhánh NHNo & PTNT (Lạc Trung) đã bắt đầu triển khai phần mềm kế tóan hiện đại. Korel bank system, đây là bước ngoặt lớn đánh dấu sự phát triển lớn về nhiều mặt thể hiện sự chuyển biến nhiều mặt là bước đi đúng đắn rất phù hợp với yêu cầu thực tế. Để có thể đưa phần mềm kế tóan cũng như công tác kế tóan hiện đại đi vào hoạt động một cách hoàn hảo trước đó bao lãnh đạo NHNo&PTNT chi nhánh Lạc Trung đã có những việc làm cụ thể: - Trang bị hệ thống máy tính hiện đại, đủ tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra. - Các máy tính đều được nối mạng nội bộ LAN, nối mạng internet. - Cán bộ kế toán đều được cử đào tạo tập trung về áp dụng công nghệ tin học, kỹ năng nghiệp vụ sử dụng phần mềm kế tóan mới Korel bank system 2.1. Giới thiệu khái quát về phần mềm kế tóan Korel bank Phần mềm kế tóan mới Kovl bank system được đưa vào áp dụng với những ưu điểm mới của nó, đáp ứng những yêu cầu cơ bản mà trong lĩnh vực kinh doanh hiện đại hết sức quan tâm như quản lí thông tin khách hàng, Nghiệp vụ số cái, qui trình vận hàng nghiệp vụ tiền gửi... 2.2. ứng dụng phần mềm (kovl bank system) trong công tác quản lí khách hàng (cif) Để sử dụng hệ thống ứng dụng cho việc quản lí giao dịch thì các khách hàng phải đăng kí tại chi nhánh trước khi họ có thể được giao dịch . Quản lí khách hàng là việc quản lí tịa chi nhánh cơ sở và mã số khách hàng được phân bởi chi nhánh đó. Khách hàng được chia thành: Khách hàng tư nhân và khách hàng doanh nghiệp, khách hàng là doanh nghiệp được phân loại thành các tổng công ty, các Ngân hàng và các tổ chức chính phủ địa phương... 1. Cấu trúc mã số khách hàng. Mã KH như sau: XXXX - XXXXXXXX- X (A) (B) (C) A: bao gồm bốn số là mã số của chi nhánh nơi khách hàng có quan hệ giao dịch. B: Bao gồm tám chữ số là số thứ tự của khách hàng tại chi nhánh. C: Là mã số kiểm tra và nó được dùng để kiểm tra sự chính xác của mỗi mã số CIF 2. Các chức năng chính. 2.1. Truy vấn các thông tin về khách hàng. * Chức năng truy vấn các thông tin khách hàng đã được đăng ký ở mỗi chi nhánh tại "tiêu chí tìm kiếm - search triterla". * Khi khách hàng được đăng ký, việc xác định khách hàng đã được đăng ký hay chưa đăng ký bằng cách sử dụng chức năng truy vấn thông tin khách hàng mới được đăng ký trước đó trong khi việc đăng ký hai lần sẽ được tự động phát hiện bởi hệ thống. * Khách hàng được phân loại thành khách hàng tư nhân, doanh nghiệp, các tổ chức khác cho việc đăng ký và quản lí. 2.2. Chức năng đăng kí khách hàng mới. * Các khách hàng được phân loại thành các khách hàng tư nhân, doanh nghiệp tư nhân và các doanh nghiệp, tổ chức khác... đối với việc đăng kí và quản lí trong khi có thể đưa mỗi loại phai khách hàng đó vào chung một màn hình. * Điều cần thiết cho mỗi một chi nhánh đó đăng kí mã số khách hàng của mình và thứ tự để đăng kí mã số khách hàng là "00000001" * Mã số để đăng kí cho khách hàng là tư nhân, doanh nghiệp tư nhân, các doanh nghiệp và tổ chức khác...được gán từ "0000002". 2.3. Chức năng thay đổi thông tin khách hàng. * Để thay đổi thông tin khách hàng, sự thay đổi đó được thực hiện trên màn hình thông tin đó hiện thị. * Các thông tin thay đổi bao gồm tất cả các thông tin về NAME & ID, General, Individual, corporation address & tel, contact person, Managentent & Share holder, house. 2.4. Chức năng thiết lập mối quan hệ của khách hàng Nếu A đăng kí B đăng kí Trong đó công ty A là mẹ công ty B thì mối quan hệ A, B được thiết lập. 2.4.1. Dùng để đăng kí quan hệ giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với doanh nghiệp và doanh nghiệp với doanh nghiệp. Quan hệ cá nhân - cá nhân: thường là quan hệ gia đình (vợ chồng,cha mẹ,con cái,anh chị em...) Quan hệ cá nhân với DH: cổ đông - shoneholder, ban quản lí - Management, đại diện - Representative, chi nhánh (công ty -company, trường học - school). Quan hệ doanh nghịêp với doanh nghiệp Công ty liên quan - Related company, cty me - Parent Company, công ty con - child company, công ty liên doanh - paper company. 3. Tổng quan màn hình thông tin khách hàng (Đăng ký, truy vấn) 3.1. Tổng quan: (1) Màn hình dùng để đăng ký, truy vấn và sửa đổi thông tin chi tiết về khách hàng. (2) Màn hình thông khách hàng bao gồm 8 tab: name & ID (tên và căn cứơc), General (thông tin chung) Inđiviual (cá nhân), conposcetion (doanh nghiệp), address & tel (địa chỉ và điện thoại), contact person (người liên hệ), Management & shoneholder (người quản lí và cổ đông), House hold (hộ gia đình). (3) Màu xanh là các thông tin bắt buộc phải đưa thông tin vào. (4) Có thể tìm kiếm tên khách hàng và các địa chỉ đã đăng ký. 3.2. Đăng ký khách hàng Màn hình lựa chọn khách hàng sẽ xuất hiện khi phím New được chọn và người sử dụng có thể loại KH gồm 12 loại dưới đây: - Individual: Khách hàng là cá nhân bao gồm cả người Việt Nam và người nước ngoài. - Prilate business ownn: Công ty tư nhân do cá nhân làm chủ - House hold: hộ gia đình - Coopnative: hợp tác xã - Company limited: công ty cổ phần - Stock company: Công ty cổ phần Joint ventive company: công ty hợp danh Foeigen Investment company: công ty cố vấn đầu tư nứơc ngoài State Enterprise: doanh nghiệp nhà nứơc Financial Instituion : các tổ chức tài chính Government & public Instituion: các cơ quan của Nhà nước hoặc của chính quyền địa phương . Organization: các tổ chức như liên hợp quốc (UN) tổ chức thương mại thế giới (WTO). 3.3. Các thông tin chung đối với tất cả các loại khách hàng (name&ID - tên và CMT) 1. Full name: tên đầy đủ tiếng vật (Bắt buộc) 2. Short name: tên viết tắt bằng tiếng việt (Bắt buộc) 3. Nick name: bí danh tiếng việt (Bắt buộc) 4. Full name: tên đầy đủ tiếng anh ( Tùy chọn) 5. Short name: tên tắt tiếng anh (tùy chọn) 6. Nick name: bí danh tiếng anh (tùy chọn) (ID - chứng minh thư) 1. ID type - loại chứng minh thư (tùy chọn): đăng ký loại chứng minh thư khách hàng đăng ký số SIN, BN, CORP, NO, cụ thể số "01: số đăng ký" 02: số hộ chiếu "os" giấy phép lái xe và khác "04": CMT tạm thời. 2. ID No - số chứng minh thư (tùy chọn): đăng ký số CMT của NH 3. Remark - ghi chú: đăng ký các thông tin tham chiếu (General - thông tin chung) 1. Status - tình trạng (Bắt buộc): đăng ký tình trạng hiện tại của KH (Norman - bình thường, Invalid - khuyết tật) 2. Custaner statul - tình trạng khách hàng normanl: Bình thường Invalid: khuyết tật Liquidate: không có khái niệm thanh tóan Ankrupt: phá sản 3. Last update user - người cập nhật cuối: tự động hiện thị người cập nhật cuối cùng. 4. Customer statul update - cập nhật tình trạng khách hàng: tự động hiện thị ngày thay đổi tình trạng khách hàng. 5. Zocation contry: địa điểm họat động (Bắt buộc): đăng ký nước nối KH hoạt động. 6. Nationality: quốc tịch (Bắt buộc): đăng ký quốc tịch của KH 7. Nationality ID type: loại thẻ căn cứơc (tùy chọn) 8. Nationality ID type: loại quốc tịch (tùy chọn) 9. Customer type: loại khách hàng (Bắt buộc): đăng ký loại khách hàng 10. Customer detail type: chi tiết loại khách hàng (Bắt buộc): đăng ký chi tiết phân loại KH 11. Finanial Institution type - loại tổ chức tài chính (tự chọn): đăng ký mã phân loại khách hàng nếu loại khách hàng là tổ chức tài chính. 12. Bank code: mã Ngân hàng 13. Resident Flay(loal) - tình trạng cư trú (Việt Nam) (tùy chọn) 14. Overseas VietNams - tình trạng cư trú của khách hàng nước ngoại tại Việt Nam. 15. Bank code: Ngân hàng giao dịch (tùy chọn): đăng ký tên của Ngân hàng giao dịch 16. Bis rate - tỉ lệ Bis (tùy chọn): đăng ký tỷ lệ Bis 17. Tax type - loại thuế (Việt Nam) (Bắt buộc): đăng ký phân loại thuế mà KH phải trả 18. Oudit rating - xếp loại tín dụng (VBA) (tùy chọn) 19. Credit card: thẻ tín dụng (tùy chọn): khách hàng có thể tùy ý lựa chọn thẻ tín dụng như Visa, Mater, Diness ond amex vv.. 20. Reteren No: số tham chiếu (tùy chọn) (địa chỉ và số điện thoại. Address&tel) 1. Mall address - địa chỉ thư (bắt buộc): đăng ký một địa chỉ trong danh sách. 2. Culluar phone No (tùy chọn): đăng ký số điện thoại di động nếu khách hàng là cá hoặc doanh nghiệp tư nhân 3. 4. Address type đăng ký loại địa chỉ 5. Local Address line khác: (bắt buộc): đăng ký địa chỉ bằng tiếng việt dòng 1. 6. English address line: đăng ký địa chỉ bằng tiếng anh 7.Wrong address: địa chỉ sai 8. Provine - tỉnh thành phố 9. District - đăng ký huyện 10. zip lode: đăng ký mã Zip 11. Số điện thoại - tel No (tùy chọn): Register the telephone number. 12. Số Fax: Fax No: Đăng ký số Fax 13. Remarks: đăng ký các hạng mục tham chiếu. 4. Qui trình vận hành nghiệp vụ tiền gửi * Tiền gửi: bao gồm các hạng mục 1.1. Tiền gửi tiết kiệm không kì hạn 1.2. Tiền gửi không gửi kì hạn 1.3. Tiền gửi tiết kiệm 1.4. Tiền gửi góp 1.5. Tiền gửi có kì hạn 1.6. Tiền gửi tạm treo 1.7. Séc 2. Các phương thức giao dịch 2.1. Tài khỏan mới 2.2. Gửi tìên 2.3. Rút tiền 2.4. Đóng tài khoản 2.5. Gia hạn 2.6. Điều chỉnh, hủy bỏ 2.7. Hệ thống xử lí tự động 2.8. Chứng nhận số dư tiền gửi 2.9. Quản lí séc 2.10. Đăng ký tài khoản thế chấp 2.11. Đăng ký thay đổi khác 2.12. Vấn tin 2.13. Báo cáo tr