Chuyên đề Một số biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao khả năng thắng thầu trong đấu thầu xây lắp quốc tế của công ty xây dựng Lũng Lô

nghiệm thu hoàn công, quản lý các hồ sơ liên quan như hồ sơ thiết kế, hồ sơ nghiệm thu Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng xây dựng, theo dõi, kiểm soát, chỉ đạo hệ thống tài chính kế toán của Công ty theo quy định của nhà nước, quân đội, tổ chức thực hiện công tác thống kê kế toán chính xác, đúng pháp luật, xây dựng kế hoạch khai thác thị trường vốn có hiệu quả. Phòng Chính trị: Có nhiệm vụ tham mưu giúp Đảng uỷ Ban Giám đốc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác Đảng, công tác chính trị trong toàn Công ty, xây dựng các tổ chức quần chúng hoạt động đúng chức năng, có hiệu quả, quan hệ chặt chẽ với cấp đảng uỷ và chính quyền địa phương nơi đóng quân và các địa phương trên địa bàn làm nhiệm vụ, thẩm định chất lượng chính trị đối với toàn bộ nhân viên toàn Công ty. Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương: Có chức năng thu nhận, xem xét hồ sơ, tuyển dụng và điều hành lực lượng CBCNV, người lao động của Công ty. Bên cạnh đó, Phòng còn có nhiệm vụ tính toán, lập bảng lương, làm các thủ tục đảm bảo các chế độ BHXH, BHYT, thưởng... cho toàn bộ CBCNV, người lao động tại Văn phòng Công ty và các công trường trực thuộc. Văn phòng Công ty: Có chức năng quản lý con dấu Công ty, lưu trữ thu phát công văn tài liệu đúng nguyên tắc bảo mật, quản lý vật tư trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng, tổ chức thực hiện đón tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức đánh máy in ấn, gửi tài liệu theo yêu cầu, quản lý hoạt động đội xe văn phòng, tổ chức bảo vệ Công ty và quản lý cán bộ nhân viên khu nội trú. Theo cơ cấu tổ chức của Công ty, các Phòng ban chức năng không trực tiếp chỉ huy quản lý xí nghiệp nhưng có nhiệm vụ theo dõi hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tiến độ sản xuất, các quy trình tiêu chuẩn và định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độ quản lý xí nghiệp. Các xí nghiệp có bộ máy quản lý riêng theo hình thức trực tuyến, được thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp Ban GĐ xí nghiệp Phòng Kinh tế -Kế hoạch - Kỹ thuật -Vật tư Phòng Tổ chức -Lao động - Tiền lương Đôi công trình Đội công trình ........... Đội công trình Phòng Tài chính - Kế toán Mỗi Phòng ban đều có một nhiệm vụ chức năng riêng biệt, nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, đều chịu sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty, tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh.Vị trí vai trò của mỗi Phòng ban là khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là sự sống còn và phát triển của Công ty. 3. Đặc điểm về máy móc thiết bị và công nghệ xây dựng Với mục tiêu từng bước nâng cao hiện đại hoá các trang thiết bị hiện đại, đáp ứng được nhu cầu phát triển của Công ty cũng như có đủ khả năng, năng lực tham gia các dự án lớn, đặc biệt là các dự án đấu thầu quốc tế đòi hỏi cao về tiêu chuẩn kỹ thuật, tiến độ thi công, Công ty luôn luôn chú trọng trong việc đầu tư trang thiết bị hiện đại. Trong những năm qua, Công ty đã tập trung đầu tư hàng trăm tỷ đồng thiết bị phục vụ các công việc như thi công công trình ngầm, đường giao thông, bến cảng, xây dựng dân dụng... Công ty luôn chú trọng tới việc đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ, đặc biệt đầu tư theo chiều sâu, nâng cao năng lực thi công thực tế đối với thiết bị đồng bộ cho dây chuyền thi công theo công nghệ tiên tiến. Những thiết bị mà Công ty mua sắm trong thời gian qua đã được phát huy tối đa công suất và đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật các công trình đòi hỏi. Năng lực trình độ công nghệ của Công ty XD Lũng Lô hiện tại là khá mạnh. Máy móc thiết bị của Công ty có thể đảm bảo được yêu cầu thi công trên nhiều địa bàn cách xa nhau và các công trình quy mô lớn yêu cầu kỹ thuật cao. Chủng loại máy móc thiết bị tương đối đầy đủ, số lượng lớn, phân bố nhiều nơi. Thiết bị máy móc chủ yếu là loại có công nghệ hiện đại, còn mới, giá trị còn lại xấp xỉ nhau, chủ yếu là từ 70-80%. ( Do đó, Công ty cần có kế hoạch tích luỹ vốn khấu hao để đầu tư đổi mới dần dần, nếu không sẽ có lúc lâm vào tình trạng phải đổi mới trang thiết bị đồng loạt). Công ty thành lập ra Hội đồng nghiên cứu đầu tư trang thiết bị vật tư xe máy. Công ty đã tập trung mua sắm trang thiết bị từng bước hoàn thiện cho ngành thi công cảng biển, công trình ngầm, đường giao thông, đê đập, thuỷ điện lớn.., đủ năng lực tham gia đấu thầu, thi công các công trình lớn có yêu cầu chất lượng cao. Tổng lực lượng trang bị của Công ty đến tháng 6/2001 gồm 934 đầu xe máy thi công với giá trị hơn 134 tỷ đồng. Toàn bộ các trang thiết bị xe máy thi công đều được đăng ký theo dõi qua sổ sách thống kê. Bộ máy quản lý trang thiết bị của Công ty được tổ chức từ công trường đến xí nghiệp đảm bảo quản lý tốt, phục vụ cho sản xuất kinh doanh cũng như liên quan đến việc thống kê, báo cáo thường kỳ với cơ quan chức năng. 4. Đặc điểm về tài chính Đặc điểm sử dụng và tình hình tài chính là yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong cạnh tranh đấu thầu xây lắp của Công ty XD Lũng Lô. Việc giải trình về các nguồn vốn huy động và tình hình tài chính để thực hiện hợp đồng xây lắp trong hồ sơ dự thầu luôn là một nội dung quan trọng mà các chủ đầu tư quan tâm nhất. Tuy nhiên đặc điểm sử dụng nguồn vốn lại có tác động rất lớn tới khả năng tìm kiếm nguồn tài trợ. Các xí nghiệp cũng như chi nhánh trực thuộc được giao vốn cố định và vốn lưu động nhằm thực hiện hợp đồng xây lắp đã được ký kết. Khi đã nhận vốn của Công ty, xí nghiệp phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn. Xí nghiệp chỉ được phép cho thuê TSCĐ, phương tiện thi công trên cơ sở hợp đồng đã được duyệt, chỉ có Công ty mới có quyền mua hoặc cho thuê TSCĐ và phương tiện thi công. Vốn lưu động của xí nghiệp được sử dụng vào việc mua sắm NVL, trả lương, tiền thưởng, chi cho quá trình phục vụ sản xuất và quản lý xí nghiệp...Nếu thiếu vốn lưu động thì xí nghiệp sẽ được cấp bổ sung theo kế hoạch trong từng tháng. Xí nghiệp phải chịu trách nhiệm trực tiếp thanh toán các công trình của mình đang thi công. Ngoài ra các xí nghiệp còn được uỷ quyền thu tiền mặt nộp vào tài khoản theo phân cấp hoặc nộp lên cấp trên kèm theo chứng từ thanh toán. Xét về vốn cố định, Công ty trực tiếp quản lý bất kể vốn đó được hình thành từ nguồn nào. Các đội được giao quản lý hiện vật có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả số TSCĐ, thanh toán đầy đủ số tiền khấu hao TSCĐ đã trích theo chế độ hiện hành.Việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán TSCĐ đều do Công ty Quyết định dựa trên cơ sở đề nghị của xí nghiệp, đội công trình. Việc huy động các nguồn vốn khác để tiến hành sản xuất kinh doanh Công ty sẽ có quy định cụ thể bằng văn bản. Các đội công trình, xí nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu khả năng về vốn không đủ để đáp ứng nhu cầu thì cũng có thể vay vốn để bù đắp khoản thiếu hụt. Tuy nhiên, các đơn vị phải chấp hành đúng những nội dung đã quy định do Công ty đặt ra. Trong một số trường hợp, Công ty có thể đứng ra bảo lãnh cho các đơn vị thực hiện quá trình vay vốn. Trong quá trình sản xuất kinh doanh có sự thay đổi về giá cả của các loại TSCĐ, vật tư thì các đơn vị phải tiến hành đánh giá, kiểm tra và báo cáo về Công ty. Xí nghiệp có thể huy động vốn đầu tư liên doanh, liên kết cho các công trình dự án cụ thể trong điều kiện các dự án này không liên quan tới an ninh quốc gia và phải được Bộ Tư lệnh Công binh và Công ty phê duyệt. Các xí nghiệp tự cân đối chi phí sản xuất kinh doanh theo nhiệm vụ của đơn vị mình, ngoài ra phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước, Bộ Tư lệnh Công binh và Công ty. Đối với các quỹ BHXH, BHYT xí nghiệp phải thực hiện đầy đủ cho CBCNV theo đúng chế độ của nhà nước, Công ty là chủ thể đại diện thu và nộp. Các xí nghiệp có toàn quyền sử dụng và phân phối lợi nhuận còn lại bằng cách lập qũy phát triển kinh doanh, quỹ khen thưởng phúc lợi. Các công trường trực thuộc cũng phải hạch toán như các xí nghiệp, riêng lợi nhuận còn lại phải nộp chung vào quỹ Công ty. Việc thanh toán giữa Công ty với các đơn vị trực thuộc, giữa các đơn vị nội bộ với nhau đều được thực hiện theo hợp đồng đã ký kết. Công ty là trung gian thanh toán bù trừ cho các đơn vị nội bộ vì chúng không được thanh toán cho nhau. Trong những năm qua, do Công ty luôn giữ uy tín và quan hệ tài chính tốt với các ngân hàng trong và ngoài nước, các tổ chức tín dụng góp phần tạo nên kết quả cao trong sản xuất kinh doanh. Tóm lại, năng lực về tài chính của Công ty được coi là mạnh và khả năng huy động vốn đầu tư tương đối dễ dàng. Đây cũng là một thế mạnh của Công ty cần phải khai thác triệt để để nâng cao sức cạnh tranh trong đấu thầu xây lắp nói chung và đấu thầu xây lắp quốc tế nói riêng. Sau đây là một số chỉ tiêu tài chính của Công ty trong 4 năm gần đây: Bảng 1:Một số chỉ tiêu tài chính quan trọng qua 4 năm 1998 – 1999 – 2000-2001 TT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001 1 Tổng tài sản có 255.958 424.830 582.384 59823.779 2 Tài sản có lưu động 190.586 309.323 450.969 455.782 3 Tổng tài sản nợ 255.958 424.830 582.384 598.779 4 Tài sản nợ lưu động 196.769 366.241 512.883 530.445 5 Nợ ngắn hạn 17.138 11.220 8.700 10.065 6 Nợ dài hạn 179.631 355.021 505.183 520.380 7 Lợi nhuận ròng 12.717 18.642 25.377 30.377 8 Vốn luân chuyển 46.182 56.918 61.913 70.913 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) III. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG DỰ THẦU VÀ KHẢ NĂNG THẮNG THẦU XÂY LẮP QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY XD LŨNG LÔ Phân tích tình hình thắng thầu XLQT của Công ty XD Lũng Lô Sau khi được thành lập vào đầu năm 1996, Công ty XD Lũng Lô vẫn chỉ duy trì các hoạt động cũ, tham gia đấu thầu các gói thầu trong nước. Vào đầu năm 1997, được phép của cơ quan lãnh đạo cấp trên là Bộ Tư lệnh Công binh, Công ty bắt đầu tham gia vào đấu thầu XLQT bằng gói thầu “ Xây dựng đường và hầm Nhà máy Thuỷ điện Hàm Thuận - Đa Mi” do Tổng công ty điện lực Việt Nam làm Chủ đầu tư. Kết quả đã thành công, Công ty đã vượt qua 6 nhà thầu khác, trúng thầu công trình với tổng giá trị là 385 tỷ đồng. Phải nói rằng, đó là kết quả hết sức bất ngờ đối với một công ty vừa mới chập chững bước vào một thị trường xây lắp mới, có sự cạnh tranh của cả các nhà thầu trong và ngoài nước. Việc trúng thầu đã tạo một bước ngoặt mới cho chiến lược phát triển lâu dài của Công ty. Đó là một nguồn động viên, cổ vũ lớn lao cho lập thể đội ngũ lãnh đạo và CBCNV trong toàn Công ty. Và tiếp theo, Công ty đã mạnh dạn tham gia đấu thầu tiếp gói thầu “ Dự án xây dựng đường hầm đèo Hải Vân” do Ban quản lý các dự án Quốc lộ 1 (PMU1) làm Chủ đầu tư. Và một lần nữa, Công ty lại trúng thầu với giá bỏ thầu là 256 tỷ đồng. Như vậy, năm mở đầu của Công ty trong lĩnh vực đấu thầu XLQT có thể coi là rất thành công với hai lần tham gia đã trúng thầu cả hai. (Xem chi tiết ở Bảng 2- Phụ lụcI). Những kết quả đạt được trong năm 1997 đã tạo cho các lãnh đạo Công ty một sự tin tưởng vào đội ngũ kỹ thuật làm hồ sơ dự thầu. Năm 1998, theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Công ty tiếp tục tham gia đấu thầu 3 gói thầu XLQT khác nhưng kết quả chỉ trúng mỗi gói thầu “ Dự án khai thác mỏ than Núi Béo – Quảng Ninh” do Tổng công ty than Việt Nam làm Chủ đầu tư với tổng giá trị là 146 tỷ đồng. Hai gói thầu còn lại bị trượt là (chi tiết về các gói thầu Công ty trượt thầu xem Phụ lục II kèm theo): Dự án mở mỏ đá Trại Sơn A – Thuỷ Nguyên – Hải Phòng với giá mời thầu 110 tỷ đồng (giá Công ty bỏ thầu 100 tỷ đồng) Dự án cải tạo và nâng cấp đường xuyên Á, đoạn Hồ Chí Minh – Phnom penh với giá mời thầu 285 tỷ (giá Công ty bỏ thầu 250 tỷ đồng). Năm 1999 là một năm không mấy thành công đối với Công ty, trong hai lần dự thầu Công ty trúng một gói và trượt một gói: Dự án cải tạo và nâng cấp Quốc lộ 18, đoạn Biểu Nghi – Bãi Cháy, giá trúng thầu 99 tỷ đồng. Dự án xây dựng Cảng cá Trần Đề – Sóc Trăng, giá mời thầu 43 tỷ đồng ( Công ty trượt thầu với giá bỏ 40 tỷ đồng) Năm 2000, Công ty tham gia đấu thầu 2 gói cũng trúng 1 gói và trượt 1 gói: Dự án xây dựng Đê chắn sóng Dung Quất , một hạng mục quan trọng trong tổng thể Khu công nghiệp hoá dầu Dung Quất và là đê biển lớn nhất khu vực Đông Nam Á. Công ty trúng thầu với giá bỏ thầu 641 tỷ đồng. Dự án xây dựng đường hầm phía Đông đèo Hải Vân, giá mời thầu 435 tỷ, ( Công ty trượt thầu với giá bỏ thầu là 400 tỷ đồng). Còn năm 2001, Công ty chỉ tham gia duy nhất 1 gói thầu cũng nằm trong tổng thể hạng mục của Khu công nghiệp hoá dầu Dung Quất “ Dự án xây dựng Khu bể chứa dầu thô - Dung Quất” với giá trúng thầu 4200 tỷ đồng. Như vậy, nhìn vào các thông tin tóm tắt ở trên, dễ dàng nhận thấy rằng số lượng gói thầu XLQT mà Công ty thắng thầu cao hơn số lượng gói thầu trượt thầu tuy tỷ lệ giữa số lượng gói thầu trúng thầu và trượt thầu là gần bằng nhau: Tổng số gói thầu mà Công ty đã tham gia đấu thầu: 10 gói, trong đó: - Số lượng gói thầu trúng thầu : 6 gói (= 60%) - Số lượng gói thầu trượt thầu : 4 gói (= 40%) Tỷ lệ giữa gói thầu trúng thầu / gói thầu trượt thầu: 3/2, tức là Công ty cứ trúng ba gói thì trượt 2 gói. Vậy, đâu là nguyên nhân chính khiến Công ty trúng thầu và đâu là nguyên nhân trượt thầu? Có thể nói ngay rằng yếu tố quan trọng nhất là giá bỏ thầu, sau đó là phần kỹ thuật. Giá thầu được cho rất nhiều điểm, nếu giá bỏ thấp, điểm chấm cao có thể bù điểm cho phần kỹ thuật, Công ty vẫn có thể trúng thầu. Ngược lại, phần kỹ thuật có tốt, giá bỏ thầu quá cao thì điểm của phần kỹ thuật không thể bù lại điểm cho phần giá, Công ty sẽ bị trượt thầu. Dù sao, sự chênh lệch giữa điểm của hai phần không được quá lớn, có nghĩa là giá thấp thì kỹ thuật không được quá kém, hoặc kỹ thuật rất tốt nhưng giá cũng không được quá cao. Trở lại với các 6 dự án mà Công ty đã trúng thầu, có đến 5 gói thầu, giá bỏ thầu của Công ty là thấp nhất, phần kỹ thuật chênh lệch không đáng kể so với các nhà thầu khác, chỉ có một gói thầu giá bỏ thầu của Công ty của Công ty cao hơn giá của một nhà thầu khác. Đối với một số dự án, do yêu cầu của công việc, để tăng khả năng thắng thầu, Công ty đã liên danh với nhiều các nhà thầu trong và ngoài nước tạo thành một tổ hợp vững chắc, tự tin khi đấu thầu: - Dự án cải tạo và nâng cấp Quốc Lộ 18, đoạn Biểu Nghi – Bãi Cháy (nguồn vốn OECF), Công ty liên danh với Tổng công ty XD Trường Sơn – Bộ Quốc phòng. - Dự án Đê chắn sóng Dung Quất (theo Hiệp định giữa Nga và Việt Nam), Công ty liên danh với Tổng công ty XD và phát triển hạ tầng (LICOGI), Công ty tư vấn và thiết kế GTVT phía Nam (TEDI SOUTH), Tổng công ty XD Thăng Long (TLC), Công ty thiết kế và XD dầu khí (PVECC), Công ty APAVE Việt Nam & Đông Nam Á. - Dự án Bể chứa dầu thô và cảng xuất phẩm Dung Quất (theo Hiệp định giữa Nga và Việt Nam), Công ty liên danh với 5 nhà thầu gồm: Công ty LD xây lắp Việt - Nga (VREC), Công ty tư vấn đầu tư xây dựng dầu khí (PVICCC), Tổng công ty lắp ráp máy Việt Nam (LINAMA), Công ty thiết bị máy công nghiệp ZARUBEZNHEFTEGAZ (Nga), Công ty chế tạo máy công nghiệp MONTAZ – TROY (Nga). 2. Phân tích thực trạng dự thầu xây lắp quốc tế của Công ty XD Lũng Lô 2.1. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu Sau khi nhận được thông báo mời thầu (qua các phương tiện thông tin đại chúng) hoặc thư mời thầu, Phòng Dự án- Kinh tế - Đối ngoại của Công ty cử người có năng lực, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm tới khảo sát thực địa công trình để tìm hiểu các vấn đề như địa hình, mặt bằng thi công, nguồn NVL có thể khai thác tại chỗ, đơn giá xây dựng tại địa phương và khu vực Đông Nam Á, khối lượng công việc của công trình, tỷ giá hối đoái tại thời điểm hiện tại...Trên cơ sở báo cáo thực tế của cán bộ khảo sát và hồ sơ mời thầu Phòng Dự án- Kinh tế - Đối ngoại tiến hành bóc tách khối lượng và tính toán giá dự thầu xây lắp, đồng thời chuẩn bị các tài liệu cho hồ sơ dự thầu. Nhà thầu thường phải chuẩn bị 2 bộ hồ sơ dự thầu trở lên gồm một bộ gốc và các bản sao, ngoài bìa ghi rõ “Bộ gốc” hoặc “Bộ sao”, tên gói thầu, tên dự án, tên nhà thầu và phải ghi rõ:không được mở trước...(ngày và giờ mở thầu). Các tài liệu trong hồ sơ dự thầu phải tuân theo yêu cầu của bên mời thầu (đã nêu trong hồ sơ mời thầu hoặc thông báo mời thầu). Nội dung của một hồ sơ dự thầu gồm nhiều phần khác nhau (xem ví dụ kèm theo – Phụ lục III). 2.2. Xác định giá bỏ thầu Giá dự thầu do Công ty tự lập dựa vào các định mức dự toán xây lắp và đơn giá ca máy của nhà nước hoặc giá thị trường dùng trong khu vực Đông Nam Á, đơn giá NVL tại thời điểm lập hồ sơ của địa phương hay của các nước khu vực Đông Nam Á theo tiền Việt hay quy đổi tương dương ra đồng ngoại tệ do chủ đầu tư quy định trong hồ sơ mời thầu nhằm đưa ra mức gía có sức cạnh tranh cao. Tuy nhiên, để giá dự thầu có sức cạnh tranh cao thì nó phải phù hợp với giá xét thầu của chủ đầu tư. Mà giá xét thầu của chủ đầu tư chủ yếu được lập dựa vào giá dự toán xây lắp công trình trên cơ sở khối lượng công tác xây lắp và định mức đơn giá của nhà nước. Mặt khác do sản phẩm xây dựng có tính chất cá biệt, phụ thuộc nhiều vào khả năng của nhà thầu, địa điểm xây dựng luôn thay đổi theo từng dự án, vì vậy Công ty đã không thống nhất cách tính giá bỏ thầu mà chỉ có cách tính chung cho từng loại công việc, sau đó tổng hợp lại thành giá thành xây lắp. Trên cơ sở khối lượng mà chủ đầu tư cung cấp và giá cả các nhà thầu sẽ tính toán được giá dự thầu của mình. Giá dự thầu được xác định theo công thức tổng quát: Gdth= Trong đó: - Qj: Là khối lượng công tác xây lắp thứ j do bên mời thầu cung cấp trên cơ sở tiên lượng được bóc ra từ bản vẽ thiết kế kỹ thuật hoặc bản vẽ thi công - Dj: Là đơn giá dự thầu công tác xây lắp thứ j do nhà thầu tự lập ra theo hướng dẫn chung về lập giá xây dựng trên cơ sở điều kịên cụ thể của mình và giá cả thị trường theo mặt bằng giá được ấn định trong hồ sơ mời thầu. Ở đây, ta có: Dj=GXLj*(1+Ktrg+Krr) Trong đó: Ktrg Hệ số trượt giá Krr : Hệ số rủi ro GXLj: Giá thành xây lắp của công tác xây lắp thứ j m: Số lượng công tác xây lắp do chủ đầu tư xác định lúc mời thầu Vât liệu Nhân công Máy C.phí chung C.phí trực tiếp T.N chịu thuế tính trước VAT Trượt giá (nếu có) Các chi phí trong đơn giá dự thầu Yếu tố rủi ro (nếu có) Đơn giá dự thầuDj Sơ đồ 4: Mô hình hoá các chi phí cấu thành trong đơn giá dự thầu 2.3. Nộp thầu Sau khi Giám đốc Công ty hoặc Phó giám đốc đã ký đầy đủ vào các phần hồ sơ mời thầu yêu cầu (thường nếu Phó giám đốc ký vào hồ sơ phải có giấy uỷ quyền của Giám đốc thì chữ ký mới có hiệu lực), bộ phận làm hồ sơ dự thầu kiểm tra nếu các tài liệu đã đầy đủ thì sẽ cử một hoặc một nhóm người đem nộp hồ sơ cho chủ đầu tư trước thời hạn quy định trong hồ sơ mời thầu. Sau khi nộp hồ sơ cho chủ đầu tư, chủ đầu tư sẽ xác nhận việc giao nộp bằng một biên bản bàn giao tài liệu có chữ ký của người nhận (chủ đầu tư) và người nộp (nhà thầu). Biên bản sẽ được sao làm hai bản, mỗi bên giữ một bản. Địa chỉ nộp hồ sơ không bắt buộc là địa chỉ nơi làm việc của chủ đầu tư mà là địa chỉ chủ đầu tư quy định. Như vậy sẽ tránh tình trạng mất công vận chuyển hoặc xảy ra các rủi do trong quá trình vận chuyển hồ sơ dự thầu cho các nhà thầu ở xa. Ví dụ: Gói thầu “ Xây dựng Đê chắn sóng Dung Quất”, Công ty đã trúng thầu và đang thi công, địa chỉ của chủ đầu tư , Công ty Liên doanh Nhà máy lọc dầu Việt – Nga ở Quảng Ngãi, nhưng hồ sơ dự thầu của Công ty và các nhà thầu khác thuộc khu vực phía Bắc có thể được nộp tại chi nhánh của chủ đầu tư tại 154 Nguyễn Thái Học – Hà Nội, còn các nhà thầu khu vực miền Trung và miền Nam có thể nộp hồ sơ tại trụ sở của chủ đầu tư: 208 Đại lộ Hùng Vương- Thị xã Quảng Ngãi – Tỉnh Quảng Ngãi. Tuy nhiên, ở bất kỳ địa điểm nào, chủ đầu tư vẫn phải đảm bảo được tính bảo mật của hồ sơ. 3. Ký kết hợp đồng và tiến hành thi công theo hợp đồng sau khi trúng thầu Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, Công ty sẽ cử một hoặc một số đại diện (gồm hoặc không gồm giám đốc) đến địa điểm quy định giữa 2 bên để thương thảo hợp đồng trong đó đề cập đến những vấn đề có trong hồ sơ dự thầu và cả những vấn đề phát sinh như: khối lượng tăng (giảm), lỗi sai số toán học trong hồ sơ, trượt giá, thay đổi nhân sự... Khi hai bên đã thống nhất các vấn đề được đưa ra thương thảo, người đứng đầu đại diện cho các bên (phía Công ty thường bắt buộc phải là Giám đốc) sẽ ký vào hợp đồng theo thời gian quy định và coi hồ sơ dự thầu là một phần của bản hợp đồng. Khi đã ký được hợp đồng xây lắp, Công ty tiến hành thành lập Ban Quản lý công trình và Đội công trình, sau đó triển khai các công tác cần thiết nhằm tiến hành thi công xây lắp ngay để đảm bảo tiến độ. Công ty luôn chú trọng tăng cường đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật giám sát thi công, đảm bảo huy động đồng bộ xe máy thi công, quản lý chặt chẽ việc cung ứng nguyên vật liệu...nhằm hạn chế những sai sót có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình, chậm tiến độ thi công, ảnh hưởng xấu đến uy tín Công ty. IV. ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG THẦU XÂY LẮP QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY XD LŨNG LÔ Những ưu điểm trong cạnh tranh dự thầu xây lắp quốc tế Như đã đề cập trong Phần II, Chương I, đấu thầu XLQT có vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và đối với doanh nghiệp xây dựng nói riêng. Đấu thầu XLQT thực chất là đấu thầu xây lắp có sự tham gia của các nhà thầu nước ngoài và cạnh tranh trong đấu thầu XLQT là sự cạnh tranh bình đẳng nhưng rất gay gắt. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp xây dựng phải tự hoàn thiện mình về năng lực tài chính, thiết bị và đặc biệt là nhân sự. Doanh nghiệp luôn luôn phải tiếp thu những công nghệ kỹ thuật tiên tiến trên thế giới nhằm đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trình độ ngoại ngữ của cán bộ kỹ thuật bắt buộc phải nâng cao sẽ là nền tảng tốt cho những công việc sau này. Bên cạnh đó, giá trị công trình dự thầu thường rất lớn, nếu tính tỷ lệ Chi phí đấu thầu/Giá trị trúng thầu thì tỷ lệ đó trong đấu thầu XLQT nhỏ hơn nhiều so với tỷ lệ trong đấu thầu xây lắp trong nước, chưa kể những khoản tiền “đen” và những tiêu cực thường xảy ra trong quá trình đấu thầu xây lắp trong nước. Khi trúng thầu, các doanh nghiệp xây dựng sẽ có cơ hội làm việc, tiếp cận với công nghệ mới, phong cách làm việc mới, trình độ chuyên môn và trình độ ngoại ngữ của CBCNV được nâng cao. Hơn nữa, công tác nghiệm thu quyết toán thường nhanh chóng, tránh tình trạng ứ đọng vốn vì thủ tục thanh toán các công trình có vốn đầu tư trong nước thường rườm rà, qua nhiều khâu.... Đối với chủ đầu tư thì đấu thầu XLQT là biện pháp hiệu quả nhất để lựa chon những nhà thầu có đủ năng lực để thi công công trình. Rủi ro phải đấu thầu lại do không có nhà thầu nào đáp ứng được yêu cầu là thấp. Đấu thầu XLQT giúp chủ đầu tư giải quyết được tình trạng lệ thuộc vào nhà thầu duy nhất mà nhà thầu này, xét về hồ sơ hoặc về uy tín trong nước thì vượt trội hơn so với các nhà thầu khác nhưng vẫn chưa đáp ứng hoàn toàn được yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Nói cách khác gần như là lựa chọn bắt buộc. Đấu thầu XLQT còn là cầu nối giữa Việt Nam và các nước đối tác, xét về vĩ mô, và giữa các DNXD trong nước và các DNXD nước ngoài xét về vi mô, tạo cơ hội cải thiện mối quan hệ giữa các quốc gia, các DNXD để các DN trao đổi và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Qua đấu thầu XLQT chủ đầu tư có thể nâng cao năng lực của đội ngũ kinh tế, kỹ thuật. Trong phạm vi hẹp tại Công ty XD Lũng Lô, đấu thầu XLQT đã thể hiện rõ rệt những ưu điểm qua những công trình mà Công ty đã tham gia đấu thầu và thắng thầu. Thực tế, các công trình đấu thầu XLQT mà Công ty XD Lũng Lô có giá trị lớn hơn nhiều so với giá trị các công trình đấu thầu trong nước trong khi đó thời gian làm các thủ tục và hồ sơ dự thầu các công trình đấu thầu trong nước và đấu thầu quốc tế được coi xét về cùng một mặt bằng là tương đương nhau. Hơn nữa, tỷ lệ chi phí dự thầu / giá trị trúng thầu (CF/ Gth) các công trình trong đấu thầu XLQT lại nhỏ hơn đấu thầu XL trong nước. Sau đây là một số ví dụ điển hình: + Dự án cải tạo và nâng cấp Quốc Lộ 18, đoạn Biểu Nghi – Bãi Cháy (nguồn vốn OECF): - Thời gian làm hồ sơ dự thầu: 5 tuần - Chi phí làm hồ sơ dự thầu : 20 triệu, tỷ lệ CF/ Gth: 20/ 99.000 = 0,000202 + Dự án Đê chắn sóng Dung Quất: Thời gian : 7 tuần Chi phí : 100 triệu, tỷ lệ: 100/ 641.000 = 0,000156 + Dự án Bể chứa dầu thô và cảng xuất phẩm Dung Quất : - Thời gian : 6 tuần - Chi phí : 30 triệu, tỷ lệ 30/150.000 = 0,0002 Trong khi đó các dự án đấu thầu trong nước của Công ty có số liệu như sau: + Dự án Cảng đảo Bạch Long Vỹ: - Thời gian : 7 tuần - Chi phí : 40 triệu, tỷ lệ 40/120.000 = 0,000333 + Cảng và khu dịch vụ hậu cần nghề cá Gành Hào: - Thời gian : 5 tuần - Chi phí : 15 triệu, tỷ lệ 15/ 11.407 = 0,00132 + Dự án Âu tàu Đảo Mê: - Thời gian : 6 tuần - Chi phí : 10 triệu, tỷ lệ 10/ 10.095 = 0,000991 Các dự án đấu thầu trong nước còn lại cũng có thời gian làm hồ sơ dự thầu dao động từ 4 – 8 tuần, và tỷ lệ CF/ Gth cao hơn so với các dự án đấu thầu quốc tế khác mà Công ty đã trúng thầu. 2. Tồn tại trong cạnh tranh dự thầu XLQT của Công ty XD Lũng Lô Qua các số liệu ở phần III 1, chúng ta có thể rút ra được các tồn tại sau trong cạnh tranh dự thầu XLQT của Công ty XD Lũng Lô: Trước hết, đó là số lượng các gói thầu Công ty trúng thầu hàng năm không tăng và không đều, có phần giảm xuống. Năm 1997 Công ty trúng 2 gói, năm 1998, năm 1999, năm 2000 và năm 2001 đều trúng 1 gói. Số các gói thầu trượt thầu cũng tăng giảm không đều: năm 1997 khôn