Chuyên đề Một số biện pháp hoàn thiện hồ sơ dự thầu nhằm nâng cao khả năng trúng thầu của công ty cổ phần cơ khí xây dựng giao thông Thăng Long

tăng. Điều này cho thấy trong thời gian qua công ty đã đầu tư nhiều vào tài sản cố định. Điều này dẫn đến khả năng thanh toán của công ty sẽ giảm chí phí tăng do khấu hao tài sản cố định tăng. Khả năng thanh toán không cao sẽ dẫn đến sự kém hấp dẫn trong khả năng thu hút tài chính từ các khoản nợ khách hàng và tất nhiên sẽ giảm ưu thế trong đấu thầu khi năng lực tài chính kém. Tuy nhiên ta thấy nợ phải trả của công ty vẫn tăng qua các năm chứng tỏ uy tín của công ty đối với khách hàng là khá cao cụ thể từ năm 2003 đến năm 2006 nợ phải tăng 2.823.270.365đ. Song nguồn vốn chủ sở hữu cũng tăng tới 2.575.700.201đ chứng tỏ năng lực tài chính trong thời gian qua của công ty cũng tăng đáng kể trong thời gian qua.Sự hiệu quả trong tài chính của công ty còn thể hiện qua kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2003 đến năm 2006 lợi nhuận của công ty tăng 4.894.774đ tuơng ứng tăng 6% đây là một tỷ lệ tăng khá cao nó thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh từ đó cho thấy sức mạnh tài chính của công ty ngày càng được nâng cao. Việc khẳng định sức mạnh tài chính cũng góp phần khẳng định sức mạnh thương hiệu của mình. Góp phần vào việc khẳng định chất lượng của bộ hồ sơ dự thầu của công ty ngày càng được hoàn thiện. II) Phân tích thực trạng lập hồ sơ dự thầu của công ty 2.1) Nội dung bộ hồ sơ dự thầu của công ty Trong bộ hồ sơ dự thầu của bất kỳ công ty nào nó cũng thể hiện tất cả các khả năng vốn có của công ty và các giải pháp kinh tế kỹ thuật, giải pháp thi công, giá dự thầu của nhà thầu đối với gói thầu. Để lập hồ sơ dự thầu thì công ty phải căn cứ vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu bên chủ đầu tư là chủ yếu bởi vì theo quy định của pháp luật cũng như thực tế yêu cầu thì việc lập hồ sơ dự thầu của bất kỳ công trình nào đều phải dựa vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Vì vậy công ty cần xem xét kỹ bộ hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư công trình cũng như theo dõi và liên hệ thường xuyên với bên mời thầu. ngoài ra cũng còn phải căn cứ vào một số giấy tờ pháp lý có công chứng thuộc thẩm quyền nhà nước và một số tài liệu khác. Nội dung của bộ hồ sơ dự thầu thường bao gồm: Đơn dự thầu: Sau khi nghiên cứu thư mời thầu của chủ đầu tư gửi đến và công ty nhận thấy có khả năng thực hiện gói thầu thì công ty sẽ tiến hành làm đơn xin dự thầu. trong đơn dự thầu công ty sẽ nêu ra giá dự thầu của công ty và sẽ cam kết nếu hồ sơ dự thầu được chấp nhận thì công ty sẽ tiến hành ngay công việc khi nhân lệnh khởi công và hoàn thành bàn giao toàn bộ công việc đã nêu trong hợp đồng đúng thời hạn. Thông tin chung + Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty là loại giấy tờ phản ánh tư cách pháp nhân của công ty nó khẳng định sự tồn tại của công ty trên thị trường. Trong đó cũng nêu rõ các nghành nghề mà công ty đăng ký kinh doanh. Nó là cơ sở giúp cho chủ đầu tư kiểm tra tính hợp lệ của công ty khi xem xét hồ sơ dự thầu gửi đến từ công ty. + Quyết định chuyển đổi hình thức công ty sang công ty cổ phần: trong giai đoạn hiện nay do công ty mới thực hiện cổ phần hoá lên trên thị trường chưa quen hoặc chưa biết đến hình thức chuyển đổi mới này của công ty nên có thể gây nhầm lẫn trong hợp đồng cho nên quyết định chuyển đổi hình thức công ty là giấy tờ khẳng định hình thức tồn tại mới của công ty. + Các báo cáo kết quả kinh doanh ba năm gần đây nhất của công ty và kèm theo là các biên bản kiểm tra quyết toán thuế tại công ty của từng năm. Qua đó khẳng định hiệu quả hoạt đọng của công ty trên thị trường đồng thời cho thấy hiệu quả hoạt động của công ty trên thị trường xây lắp, và tình hình thực hiện nghĩa vụ của công ty với nhà nước. Đây cũng là cơ sở để khẳng định với chủ đầu tư về năng lực của công ty trong thời gian qua và hiện tại thời điểm bây giờ. Nhờ đó tăng thêm độ tin cậy của chủ đầu tư vào năng lực của công ty. Đây là một trong những phần không thể thiếu của bộ hồ sơ dự thầu. + Hồ sơ năng lực: Bản giới thiệu về công ty không thể thiếu được năng lực về kinh nghiệm, năng lực tài chính, năng lực máy móc thiết bị của công ty. Trong bản giới thiệu năng lực này công ty sẽ giới thiệu lại một lần nữa về công ty với chủ đầu tư như về tên công ty, trụ sở chính, số tài khoản, mã số thuế… trong đó công ty sẽ làm rõ thêm về nguồn nhân lực sẽ thực hiện gói thầu này bao gồm những người như thế nào, trình độ như thế nào, đã tham gia những công trình nào đã qua để cho thấy năng lực và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ sẽ tham thực hiện khi công ty trúng thầu. Tiếp đến công ty sẽ giới thiệu về máy móc thiết bị hiện có tại công ty có thể tham gia thực hiện gói thầu. Và cũng một lần nữa khẳng định lại năng lực tài chính thông qua việc phân tích sơ bộ tài chính của công ty trong thời gian qua đã thực hiện những gói thầu đã qua như thế nào. Trong đó còn có danh sách các công trình mà công ty đã trúng thầu trong thời gian qua đặc biệt những công trình mà công ty đã làm tương tự so với công trình mà chủ đầu tư mời thầu. Hồ sơ năng lực sẽ bao gồm cả năng lực của những cán bộ dự kiến sẽ tham gia thực hiện thi công công trình nếu công ty trúng thầu Tất cả sẽ là cơ sở để chủ đầu tư so sánh đánh giá về năng lực của nhà thầu trong quá trình xét tuyển. Thuyết minh biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thi công : biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thi công là một trong những nội dung quan trọng nhất của bộ hồ sơ dự thầu. biện pháp kỹ thuật là phần quan trọng trong hồ sơ dự thầu. Ở đó công ty sẽ đưa ra biện pháp thi công của mình với công trình đó cho phù hợp với yêu cầu về kỹ thuật của chủ đầu tư, yêu cầu về địa điểm thi công đối với công trình và tất cả những yêu cầu ngoại cảnh có tác động đến công trình mà công ty đã phân tích. Trong biện pháp thi công công trình cần phải có thuyết minh để đảm bảo chỉ rõ cho chủ đầu tư biết về những việc mình sẽ làm.Việc công ty có biện pháp thi công hiệu quả không những giúp cho công ty thắng thầu mà còn làm giảm chi phí xây dựng công trình. Và đặc biệt đó là cơ sở để khẳng định thế mạnh của công ty so với đối thủ cạnh tranh, giúp xây dựng lên một thương hiệu mạnh thông qua niềm tin của các chủ đầu tư đã lựa chọn. Căn cứ để lập biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thi công bao gồm: + Nội dung yêu cầu của hồ sơ mời thầu. + Căn cứ thực tế khảo sát tại hiện trường về mặt bằng thi công công trình: đối với bất kỳ một công trình nào trong quá trình mời thầu cảu bên chủ đầu tư và trong quá trình lập hồ sơ dự thầu của bên dư thầu đều phải có thời gian để khảo sát hiện trường thi công trước khi có quyết định chính thức tham gia thầu công trình. Đây là yếu tố cần thiết trong thầu xây dựng nói chung và trong thầu xây dựng giao thông nói riêng. Bởi vì hiện trường thi công không những do thời tiết khí hậu ảnh hưởng đến mà đối với một công trình giao thông còn phải xem xét cả đến mức độ yêu cầu giao thông hiện tại của hiện trường để đưa ra biện pháp đảm bảo giao thông cho phù hợp cũng như tiến độ thực hiện cho phù hợp. + Căn cứ vào bộ máy tổ chức, năng lực quản lý, năng lực kỹ thuật và thiết bị thi công của công ty. Đây là căn cứ nội tại năng lực của công ty, dựa vào đây công ty sẽ tự khẳng định khả năng của mình có đủ năng lực để tham gia công trình này hay không và sẽ tham gia công trình này như thế nào cho phù hợp nhất. + Khối lượng các hạng mục công việc chính cần thực hiện trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công công trình. Khi đưa ra thư mời thầu đến công ty chủ đầu tư sẽ phổ biến sơ qua về các hạng mục công việc chính cần thực hiện của nhà đầu tư để nhà đầu tư dự tính dự toán công ttrình cho phù hợp mà trong hồ sơ dự thầu có yêu cầu dự toán dự tính của công ty tham gia. Hơn nữa đây cũng là yếu tố quan trọng để công ty đưa ra biện pháp quản lý kinh tế kỹ thuật và biện pháp thi công tốt nhất. + Năng lực kinh nghiệm và khả năng huy động thiết bị thi công hợp lý của công ty. Từ những căn cứ trên sẽ lập nên biện pháp kỹ thuật và tổ chức thi công của công ty. Những nội dung cụ thể của của biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thi công công trình được lập tuỳ theo từng công trình cụ thể nhưng nó thường gồm những nội dung cơ bản sau: - Sơ qua về đặc điểm công trình: đây là phần mô tả sơ qua về công trình mà chủ đầu tư mời thầu. Ở đó sẽ đề cập đến nội dung tổng thể của công trình qua giới thiệu của chủ đầu tư và qua quá trình khảo sát hiện trường của các cán bộ lập hồ sơ của công ty nó gồm có: địa điểm, địa chất, khí hậu, … và những yêu cầu kỹ thuật mà chủ đầu tư yêu cầu trong thư mời thầu. - Biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thi công của công ty: Những công việc chung bao gồm có + Công tác chuẩn bị thi công: đối với bất kỳ một công trình nào đều cần phải có công tác chuẩn bị thi công bởi vì muốn thi công công trình đảm bảo đúng kỹ thuật và tiến độ thi công thì cần phải làm tốt công tác chuản bị thi. Nó bao gồm các công việc như chuẩn bị mặt bằng, chuẩn bị nguyên vật liệu, chuẩn bị cơ sở vật chất cho thi công công trình, chuẩn bị chỗ ăn nghỉ cho công nhân và cán bộ quản lý thi công công trình, đặt mối quan hệ tại địa phương thực hiện xây dựng công công trình. Và khi công ty nhận được thông báo trúng thầu và ký hợp đồng thì công ty sẽ làm những công việc sau: Thành lập ban chỉ huy công trình trong đó gồm có những cán bộ của ban lãnh đạo công ty và các cán bộ chuyên trách về xây dựng công trình thuộc phòng kế hoạch kỹ thuật ngoài ra còn có thể có các cán bộ chuyên nghành khác được công ty mời tham gia hoặc chủ đầu tư chỉ định. Trụ sở của ban chỉ huy sẽ được đặt tại công trình thi công để đảm bảo chỉ đạo kịp thời và đầy đủ trong quá trình thi công. Công ty cũng phải thành lập một bộ phận để tìm hiểu phong tục tập quán của địa phương để đảm bảo tránh mắc phải những sai sót trong mối quan hệ và gây nên những sai phạm bất lợi cho địa phương và cho cả công ty tham gia xây dựng công trình. + Công tác chuẩn bị kỹ thuật. Khảo sát kỹ hiện trường trước khi thi công bằng việc đo đạc lại khu vực thi công. Đưa ra các biện pháp làm các công trình tạm và tránh trong khi thi công. Tổ chức giải phóng mặt bằng thi công. Điểm quan trọng trong các công trình giao thông ở việc tạo ra đường giao thông tránh tạm thời trong quá trình thi công và việc chọn thời điểm thi công cho phù hợp để tránh việc thi công khi có nhiều người đi lại vì hầu như công trình giao thông được thi công dựa trên nền của công trình cũ đã thi công. Tổ chức vận chuyển máy móc trang thiết bị từ địa điểm khác đến theo đúng tiến độ thời gian Tổ chức tiếp nhận và xử lý việc bảo quản vật liệu cho thi công Dựa vào bản thiết kế thi công để tiến hành làm trước một số chi tiết trước khi thực hiện các công việc chính. + Nhân lực quản lý thi công Lãnh đạo công ty là người chỉ đạo và điều hành chung Ban chỉ huy công trình trực tiếp điều hành tại hiện trường Những kỹ sư có đủ trình độ và năng lực chỉ đạo thi công trực tiếp, lựa chọn những công nhân có đủ tay nghề trình đọ tham gia những công việc thích hợp nhất. + Công tác an toàn lao động: việc bảo đảm an toàn lao động cho công nhân thi công công trình là một yếu tố quan trọng bởi tai nạn xảy ra trong xây dựng không ít. Vì vậy việc đảm bảo an toàn cho công nhân xây dựng công trình là điều cần thiết. Hơn thế nữa việc bảo đẩm an toàn cho người không có liên quan đến việc thi công cũng là yếu tố cần thiết do công trình giao thông nằm tại nơi có nhiều đối tượng qua lại dễ gây tai nạn không mong muốn. Vì thế công ty sẽ cam kết thực hiện những yêu cầu như: Trước khi thi công công ty sẽ quán triệt phổ biến biện pháp thi công đến toàn bộ cán bộ công nhân viên thi công xây dựng công trình. Thực hiện đầy đủ quy trình về trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ và công nhân xây dựng công trình Tuân thủ nghiêm túc các chỉ tiêu về kỹ thuật, quy trình quy phạm của nghành để đảm bảo an toàn tuyệt đối về chất lượng thông tin. Trước khi thi công phải có buổi làm việc với lãnh đạo địa phương để quán triệt công tác an toàn Phải có người cảnh giới và hệ thống biển báo khi thi công Biện pháp tổ chức thi công Căn cứ vào yêu cầu của từng công trình mà hồ sơ dự thầu sẽ đưa ra các giải pháp thi công khác nhau nhằm mục đích đảm bảo thi công công trình đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, đạt được hiệu quả cao nhất đối với cả nhà thầu và chủ đầu tư công trình. Quản lý chất lượng công trình + Phần tổ chức thi công Chủ nhiệm đề án chịu trách nhiệm điều hành thi công chung Quản lý kỹ thuật chịu trách nhiệm giám sát thi công đúng yêu cầu kỹ thuật Giám sát hiện trường chịu trách nhiệm giám sát thi công đúng theo yêu cầu kỹ thuật Các đội thi công thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ theo từng tuyến đã được giao + Yêu cầu các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đối với vật tư Vật tư phải được kiểm tra các yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào thi công. Đối với những vật tư phải qua thí nghiệm cần có giấy xác nhân của phòng thí nghiệm có uy tín. Đưa ra biên pháp bảo đảm an toàn về chất lượng vật tư trong quá trình thi công. Biện pháp đảm bảo tài chính Trong quá trinh thi công chủ đầu tư không thể đảm bảo yêu cầu về tài chính tức thời cho nhà thầu vì vậy nhà thầu cần phải có biện pháp bảo đảm tài chính trong khi thi công tránh việc gián đoạn thi công ảnh hưởng đến tiến độ công trình. Tuy việc bảo đảm tài có văn bản thoả thuận giữa chủ đầu tư và nhà thầu nhưng nhà thầu vẫn phải đề xuất biện pháp đảm bảo tài chính của mình. Trong đó công ty sẽ nói rõ trong điều kiện nào công ty sẽ bỏ vốn thi công trước sau đó chờ chủ đầu tư thanh toán với phương thức đề xuất cụ thể Tiến độ thi công Tiến độ thi công không những là yếu tố qua tâm của chủ đầu tư mà nó cũng là vấn đề cần chú ý của nhà thầu xây dựng. Đối với chủ đầu tư việc công trình hoàn thành đúng tiến độ sẽ giúp chủ đầu tư hoàn thiện các công việc tiếp theo một cách dễ dang hơn đúng với kế hoạch hơn. Còn đối với nhà thầu không những bảo đảm chất lượng công trình tốt mà thực hiện đúng tiến độ sẽ giúp cho nhà thầu nâng cao được uy tín, tăng khả năng cạnh tranh trên thương trường.Vì vậy trong hồ sơ dự thầu công ty sẽ cam kết thực hiện công trình tại thời điểm bắt đầu và kết thúc vào thời điểm thoả thuận như thư mời mà công ty nhận được. Trong khi thi công muốn tiến độ thi công được đảm bảo thì cần phải có nỗ lực lớn của ban chỉ huy công trình và của toàn bộ công nhân xây dựng công trình đó. Bảo hành công trình Phần này sẽ được nêu lên là một phần bảo đảm sau khi công trình đã được thực hiện xong. Việc bảo hành công trình là quy định tất yếu đối với một công trình xây dựng. Bảo hành để đảm bảo sự an toàn của công trình và đảm bảo việc thực hiện thi cầu của công ty đối với công trình giúp chủ đầu tư an tâm về công trình đã được thực hiện. Vì vậy trong hồ sơ dự thầu việc đề xuất thời gian bảo hành đối với công trình của công ty cũng là một yếu tố cạnh tranh để khẳng định sức mạnh của công ty. Thời gian tính bảo hành thường bắt đầu từ khi có biên bản nghiệm thu công trình Dự toán dự thầu: đây là phần đưa ra giá xây dựng công trình của công ty thông qua sự phân tích của cán bộ công ty về yêu cầu của công trình. Dự toán này sẽ là cơ sở để chủ đầu tư xét giá dự thầu trong quá trình đấu thầu. Phần dự toán bao gồm có: - Bảng tổng hợp kinh phí - Bảng phân tích đơn giá chi tiết - Bảng dự toán dự thầu - Bảng chênh lệch giá vật tư - Bảng chi phí vận chuyển, di chuyển ( nếu có) Cơ sở để lập dự toán dự thầu: + căn cứ vào bảng tiên lượng mà chủ đầu tư cung cấp để tính giá dự thầu. + Căn cứ vào chế độ hiện hành của nhà nước Việt Nam và của nghành giao thông vận tải + Căn cứ vào thông tư 04/2005/TT-BXD của bộ xây dựng ngày 01/04/2005 về hướng dẫn lập và quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình + Định mức vật liệu xây dựng: áp dụng định mức XDCB chuyên nghành GTVT + Đơn giá một số vật liệu như: Xi măng, cát, sỏi… tính tại thời điểm lập giá dự thầu theo thông báo giá vật liệu xây dựng mà công ty được biết + Chi phí hao hụt vật tư theo quyết định số 382/BXD 2.2) Thực trạng về việc thực hiện các bước công việc trong việc lập hồ sơ dự thầu của công ty 2.2.1) Nghiên cứu thị trường để tìm kiếm các công trình xây dựng từ chủ đầu tư và tìm hiểu cung cầu hàng hoá xây dựng Nghiên cứu thị trường là một công tác quan trọng đối với mỗi công ty trong nền kinh tế thị trường. Nghiên cứu thị trường để biết thông tin về sản phẩm của công ty trên thị trường được chấp nhận như thế nào và thị trường có yêu cầu gì về sản phẩm của công ty cũng như sản phẩm đang cần trên thị trường, nghiên cứu thị trường để tìm hiểu thông tin về đối thủ cạnh tranh hiện tại và tiềm ẩn… Như vậy việc nghiên cứu thị trường là cần thiết đối với bất kỳ công ty nào. Trong lĩnh vực xây dựng nghiên cứu thị trường là bước đầu tiên trong quá trình hoàn thiện hồ sơ dự thầu của công ty. Việc nghiên cứu thị trường đối với công ty với hai mục đích chính đó là: nghiên cứu thị trường để biết được nhu cầu hiện tại của thị trường về các công trình xây dựng giao thông sẽ diễn ra trong thời gian tới. Tiếp đó nghiên cứu thị trường để giúp xác định giá dự thầu hợp lý hơn thông qua việc tìm hiểu giá thị trường để nâng cao khả năng thắng thầu. Ngoài ra còn nhằm mục đích xác đinh cung cầu về xây dựng trong những thời điểm nhạy cảm để nắm bắt cơ hội Công ty cổ phần cơ khí xây dựng giao thông thăng long chủ yếu thầu các công trình thuộc về giao thông. Tuy thị trường về sản phẩm này có rộng lớn nhưng do sự cạnh tranh của rất nhiều công ty cùng nghành và do hạn chế về năng lực nên thị trường chủ yếu của công ty là các tỉnh phía bắc và một số tỉnh miền trung như Hà Tĩnh, Nghệ An, Thanh Hoá. Tuy nhiên với thị trường hện tại như vậy là cũng khá rộng lớn, việc khai thác hết tiềm năng của thị trường này còn rất rộng lớn. Trong tình cảnh thị trường đang ngày càng cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc nhà thầu tìm kiếm và tận dụng các cơ hội cần phải có một năng lực và kiến thức tốt về thị trường bởi song song với sự cạnh tranh là những biến động liên tục về thị trường, giá cả bắt buộc mỗi công ty phải nắm vững những yêu cầu và biến động của thị trường hiện tại. Từ trước đến nay việc nghiên cứu thị trường để tìm hiểu về các công trình, để tham gia dự thầu các công trình của công ty là rất hạn chế chủ yếu được thực hiện thông qua việc nắm bắt các chỉ tiêu của khu về xây dựng giao thông trong năm, thông qua các mối quan hệ sẵn có của công ty trong thời gian dài hoặc những công trình nhỏ đã được thực hiện một phần, hoặc những công trình mang tính chất đặc thù mà công ty đã thực hiện hay các gói thầu sửa chữa. Việc tìm hiểu các công trình thông qua sách báo và các phương tiện thông tin đại chúng là rất hạn chế. Việc tìm kiếm các công trình thông qua các mối quan hệ đã có sẵn và phụ thuộc vào uy tín của công ty tuyu cũng có những thuận lợi nhất định như dễ thương thảo hợp đồng, dễ trúng thầu. Nhưng cũng có những khúc mắc trong trong việc thực hiện như giảm sự linh hoạt, giá dự thầu chưa chắc đem lại lợi nhuận cao, không thể một lúc làm được nhiều công trình. Điểm cần lưu ý thứ hai đối với công ty là giá cả của thị trường nguyên vật liệu điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến giá dự thầu của công ty và tạo nên sức cạnh tranh cho công ty khi tham gia dự thầu. Như vậy vai trò của công tác nghiên cứu thị trường là không thể phủ nhận đối với hồ sơ dự thầu của một công ty 2.2.2) Nghiên cứu hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư Khi công ty có thông tin về một dự án của một chủ đầu tư thì sẽ mua hồ sơ mời thầu của công trình đó. Các cán bộ lập hồ sơ dự thầu sẽ nghiên cứu bộ hồ sơ mời thầu đó để xác định chính xác thời gian mở thầu và đóng thầu. Từ đó sẽ có kế hoạch cho công tác khảo sát hiện trường và lập hồ sơ dự thầu. Việc nghiên cứu hồ sơ mời thầu là cần thiết. nó không chỉ để xác định thời gian dự thầu mà trong đó nó còn cung cấp cho nhà thầu biết sơ qua về gói thầu, thiết kế của gói thầu, những yêu cầu của chủ đầu tư đối với nhà thầu,… Vì thế công ty cần phải nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư. Tuy nhiên trên thực tế các cán bộ lập hồ sơ dự thầu của công ty đã không nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu mà biểu hiện thực tế đó là việc không đáp ứng đầy đủ yêu cầu của họ trong hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư. Vì vậy trong thời gian tới các cán bộ lập hồ sơ dự thầu cần phải quan tâm hơn đến vấn đề này. 2.2.3) Khảo sát hiện trường tại nơi thực hiện gói thầu Công tác khảo sát hiện trường tại nơi thực hiện gói thầu được chủ đầu tư bố trí cho các nhà thầu sau khi đã phát hành bộ hồ sơ mời thầu. Trong quá trình khảo sát hiện trường các cán bộ lập hồ sơ dự thầu sẽ tìm hiểu kỹ về hiện trường xây dựng để xác định chính xác các bước công việc sẽ thực hiện làm cơ sở cho công tác lập dự toán dự thầu, xác định xem nên áp dụng phướng pháp kỹ thuật thi công như thé nào cho hợp lý nhất, tiết kiệm chi phí nhất. Đồng thời tìm hiểu nguồn nguyên vật liệu tại nơi thi công sau đó so sánh giá nguyên vật liệu tại nơi đó so với giá tại công ty, quyết định xem nên thuê máy móc tại chỗ hay vận chuyển máy móc của công ty đến nơi làm việc. Tuy nhiên thực tế công tác khảo sát hiện trường tại công ty chưa được thực hiện đầy đủ do có một số công trình ở xa công ty nên cán bộ khảo sát hiện trường không thực sự quan tâm kỹ đến vấn đề khảo sát hay một số công trình do đã làm nhiều lần nên cũng không đảm bảo khắt khe trong công tác khảo sát hiện trường. Dẫn đến công tác khảo sát hiện trường trong thời gian qua chưa được chuẩn bị kỹ lưỡng cho mỗi công trình. 2.2.4) Tổ chức lập hồ sơ dự thầu Sau khi công ty đã nhận được thư mời thầu và qua quá trình khảo sát hiện trường thì các cán bộ lập hồ sơ dự thầu sẽ tiến hành quá trình lập hồ sơ dự thầu theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty. Trong quá trình đấu thầu thì hồ sơ dự thầu là yếu tố quan trọng nhất quyết định khả năng thắng hay trượt trong khi công ty dự thầu. Hoạt động thầu của công ty chủ yếu là thầu xây lắp vì vậy trong quá trình xét thầu sẽ được xét theo 2 chỉ tiêu cơ bản là năng lực kỹ thuật và giá đánh giá được xét trên cở sở giá dự thầu. Như vậy rtong quá trình lập hồ sơ dự thầu hai phần quan trọng nhất cảu hồ sơ chính là biện pháp thi công và giá dự thầu cần được công ty xem xét và tính toán kỹ, nó chính là yếu tố quyết định trong công tác đấu thầu của công ty. Năng lực kỹ thuật thực tế gồm có năng lực của nhà thầu khi đã tham gia các công trình đã qua, năng lực của các cán bộ tham gia vào thực hiện công trình nhưng biện phấp tổ chức thi công công trình mới là quan trọng nhất bởi vì nó có liên quan trực tiếp đến công trình. Việc công ty đưa ra biện pháp kỹ thuật tốt sẽ giúp cho việc thi công công trình được thuận lợi, giúp đảm bảo chất lượng của công trình, giảm giá thành đối với công ty từ đó sẽ có lợi cho mức giá nhà thầu đưa ra. mức giá dự thầu công ty đưa ra trong hồ sơ dự thầu nó có liên quan đến biện pháp kỹ thuật mà công ty đưa ra trong quá trình xây dựng, tiếp đó là yếu tố giá nguyên vật liệu trong xây dựng công trình và giá dự thầu còn phải đảm bảo những quy tắc sau: - Giá dự thầu phải đảm bảo trang trải hết chi phí trực tiếp cho thi công công trình và đủ cho công ty thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. - Giá dự thầu phải đảm bảo khả năng trúng thầu của công ty - Giá dự thầu đảm bảo để công ty có lãi, thực hiện nhiệm vụ ổn định và mở rộng quy mô sản xuất. Trong hoàn cảnh thị trường giá cả hàng xây dựng hiện nay đang biến động rất lớn vì vậy việc cập nhật giá cả cũng là điều quan trọng khi công ty làm giá dự thầu vì vậy việc đưa ra mức giá phù hợp trong hồ sơ dự thầu là vấn đề quan trọng trong xu thế hiện nay. Giá dự thầu trong khi xét đến kết quả dự thầu có tính đến sai số học và hiệu chỉnh các sai lệch trong khi lập giá như sai lệch về mặt bằng giá và một số sai lệch khác. Vì thế trong khi lập giá các cán bộ lập giá cũng đã chú ý đến vấn đề này. Giá dự thầu là điểm mấu chốt trong khi đấu thầu vì nó liên quan đến nhiều yếu tố và nó là sự tổng hợp các tính toán của công ty nên nó được giữ bí mật chỉ có lãnh đạo công ty và một số cán bộ quan trọng tham gia đấu thầu biết. Trong thời gian qua công ty đã có rất nhiều hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả của hồ sơ dự thầu như tiến hành tuyển dụng thêm các cán bộ trẻ là kỹ sư trường đại học giao thông vận tải để nâng cao khả năng xử lý kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu tuy nhiên công ty vẫn còn hạn chế nhiều trong việc xử lý giá trong khi dự thầu do công ty chưa tìm hiểu kỹ về địa điẻm thi công như việc tìm hiểu giá thuê máy móc, thuê lao động so với việc tự sử dụng nguồn lực của công ty sẽ tốn nhiều tiền bảo đảm an toàn và chi phí xây dựng lán trại trong thi công. Về máy móc thiết bị công ty cũng đã đầu tư thêm một số máy móc thiết bị mới để nâng cao năng của công ty. Trong thời gian qua công ty đã tích cực tham gia trong công tác đấu thầu tuy đã có những thành công nhưng công ty cũng đã có những lần trượt thầu. Sau mỗi cuộc đấu thầu các cán bộ tham gia đấu thầu cung ban lãnh đạo công ty đều họp để rút ra knh nghiệm cho lần sau. Hy vọng rằng trong thời gian tới công ty sẽ thu được nhiều thắng lợi hơn. 2.3) Đánh giá kết quả, tồn tại và nguyên nhân trong hoạt độngdự thầu của công ty 2.3.1) Kết quả hoạt động dự thầu của công ty trong thời gian qua Trong thời gian qua công ty cũng đã tham gia các cuộc đấu thầu trong nghành từ bắc vào trung cũng có những công trình mang tính quốc gia như đường Hồ Chí Minh và các đường quốc lộ trên khu vực miền bắc… công ty đã đạ