Chuyên đề Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV

Than- Khoáng sản Việt Nam. Ngoài ra công ty cũng tiến hành nhập khẩu một số máy móc thiết bị theo yêu cầu của các khách hàng lâu năm để gây dựng quan hệ tốt với khách hàng. 2.1.2 Đặc điểm hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Thứ nhất là đồng tiền thanh toán, do đồng Việt Nam là đồng tiền không có khả năng chuyển đổi nên Công ty phải chấp nhận thanh toán bằng đồng tiền của đối tác. Đối với các đối tác Nhật Bản, công ty tiến hành thanh toán bằng đồng JPY. Đối với các đối tác châu Âu( Pháp, Đức, Thụy Điển), Công ty thanh toán bằng đồng EUR và thanh toán bằng USD đối với các đối tác Hoa Kì. Thứ hai là về địa điểm thanh toán, do đồng tiến thanh toán là đồng tiền của đối tác, một mặt khác các đối tác của công ty là các công ty lớn có sức mạnh trong thương lượng nên địa điểm thanh toán trong các hợp đồng nhập khẩu của công ty là tại trụ sở công ty của đối tác. Ngân hàng thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu cho công ty là Vietcombank để đảm bảo việc thanh toán nhanh, hiệu quả. Thứ ba là thời gian thanh toán. Công ty luôn muốn điều kiện về thời gian thanh toán là trả sau hay trả chậm . Tuy nhiên trên thực tế, phải dựa vào đối tác và từng hợp đồng cụ thể mà lựa chọn trả trước, trả ngay hay trả sau. Công ty áp dụng các điều kiện này một cách linh họat không quá cứng nhắc theo ý mình để đảm bảo việc nhập khẩu được máy móc đáp ứng nhu cầu về thiết bị trong nước. Thứ tư là phương thức thanh toán. Đối với hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu, Công ty sử dụng ba phương thức thanh toán : Chuyển tiền, nhờ thu và tín dụng chứng từ. Phương thức được sử dụng chủ yếu là tín dụng chứng từ, trong hầu hết các hợp đồng nhập khẩu vì đây là phương thức thanh toán phổ biến nhất và được chấp nhận nhiều nhất trên thế giới với các ưu điểm của nó. Đối với phương thức nhờ thu, công ty chỉ sử dụng phương thức nhờ thu kèm chứng từ (D/P). Phương thức chuyển tiền ít được sử dụng, chỉ trong các hợp đồng lẻ, có giá trị thấp. 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. 2.2.1 Các nhân tố chủ quan. Thứ nhất phải kể đến yếu tố nguồn nhân lực.Đây là nhân tố có tác động trực tiếp tới hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty, quyết định phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, đồng tiền thanh toán, đồng thời quyết định thời gian và tính chính xác trong nghiệp vụ thanh toán. Nguồn nhân lực tham gia vào hoạt động thanh toán của công ty gồm có : Phòng kế toán có 7 người, 7 người đều có trình độ đại học, có thời gian công tác khá lâu; Phòng xuất nhập khẩu I, II có16 người, tất cả đều đạt trình độ đại học, 12 người trong số đó đã làm việc trên 5 năm. Như vậy nguồn nhân lực tham gia vào hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của Công ty đều có trình độ và kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực thanh toán. Đây là một lợi thế của công ty vì tránh được phần lớn các sai sót trong khi đàm phán cũng như khi làm các thủ tục thanh toán. Ngoài ra nhờ các nhân viên đều có trình độ, việc thanh toán hàng nhập khẩu sẽ được thực hiện nhanh gọn và chuẩn xác hơn. Thứ hai là cơ cấu tổ chức của công ty, yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến quy trình xét duyệt thanh toán trong doanh nghiệp, từ đó mà ảnh hưởng đến thời gian thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu. Công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV là một doanh nghiệp nhà nước mới chuyển đổi từ năm 2004, do vậy cơ cấu tổ chức còn mang nặng tính nhà nước, khá cồng kềnh. Quy trình thanh toán hàng nhập khẩu của công ty chưa thực sự nhanh gọn, do quá trình xét duyệt còn chậm, phòng xuất nhập khẩu phải đề nghị thanh toán tới phòng kế toán tài chính sau đó phòng kế toán tài chính mới trình ban giám đốc duyệt chi. Thứ ba là uy tín của công ty. Công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV đã hoạt động một thời gian khá lâu trong lĩnh vực nhập khẩu máy móc thiết bị công nghiệp, đã có nhiều quan hệ, gây dựng được uy tín nhất định. Hầu hết đối tác đều là những bạn hàng lâu năm, trong các hợp đồng trước đây công ty đều thanh toán đúng hạn, đúng điều khoản hợp đồng đã thỏa thuận, vì vậy tạo được chữ tín với đối tác. Khi đàm phán hợp đồng sẽ dễ dàng hơn và khi thỏa thuận điều khoản thanh toán các đối tác dễ chấp nhận cho công ty trả sau hoặc trả bằng phương thức chuyển tiền. Thứ tư là quan hệ của công ty với ngân hàng. Trong những năm qua công ty đều thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu thông qua ngân hàng ngoại thương Vietcombank. Công ty có quan hệ khá tốt với Vietcombank do luôn thanh toán đúng hạn. Vì vậy công ty thường ít khi phải ký quỹ để mở L/C, trong các hợp đồng phải ký quỹ cũng không phải ký quỹ toàn bộ 100% mà chỉ phải ký quỹ một phần. Phần lớn giá trị thanh toán hàng nhập khẩu đều được ngân hàng cho vay tín dụng. Đây là lợi thế cho công ty cổ phần thương mại và du lịch – TKV, vì nhờ được ngân hàng cho vay tín dụng công ty đã tận dụng được vốn, huy động cho hoạt động khác, khả năng thanh khoản của công ty do đó mà cũng cao hơn. Ngoài ra, ngân hàng còn tư vấn cho các cán bộ của công ty trong việc hoàn thành các thủ tục giúp tránh được các sai sót và hoàn thành hồ sơ thanh toán hàng nhập khẩu nhanh hơn. 2.2.2 Các nhân tố khách quan. Thứ nhất là chính sách nhập khẩu của nhà nước. Các chính sách nhập khẩu của nhà nước điều tiết hoạt động nhập khẩu trong nước, bao gồm cả hoạt động nhập khẩu của công ty. Từ đó các chính sách nhập khẩu của nhà nước tác động gián tiếp đến hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Nhà nước ta có chính sách ưu đãi đối với nhập khẩu máy móc thiết bị, miễn giảm thuế nhập khẩu và thuận lợi hóa các thủ tục nhập khẩu. Do vậy công ty gặp rất nhiều thuận lợi khi làm các thủ tục nhập khẩu và được hưởng ưu đãi của ngân hàng trong thanh toán chẳng hạn như cho vay tín dụng thanh toán, xử lý yêu cầu trong thời gian ngắn hơn với các thủ tục đơn giản hơn. Thứ hai là chính sách về tỷ giá và quản lý ngoại hối. Các chính sách về tỷ giá và quản lý ngoại hối tác động lên thị trường tài chính và hoạt động của ngân hàng, qua đó tác động lên hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Nhà nước ta từ trước đến nay áp dụng các chính sách bình ổn về tỷ giá, do vậy công ty hầu như không gặp các rủi ro về tỷ giá khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. Tuy nhiên trong thời gian gần đây nhà nước tiến tới sẽ thả nổi tỷ giá trong bối cảnh tình hình biến động các đồng tiền là rất phức tạp. Đối với ngoại hối, nhà nước cũng có các quy định nhằm duy trì mức độ ổn định của ngoại hối, do vậy không xảy ra các nguy cơ về khan hiếm hay dư thừa ngoại hối. Tuy nhiên vào một số giai đoạn, để thắt chặt ngoại hối, ngân hàng thường ít chấp nhận thanh toán cho đồng tiền này, hướng sang thanh toán bằng đồng tiền khác, công ty phải đàm phán chuyển đổi đồng tiền thanh toán để việc thanh toán dễ dàng hơn. Thứ ba là các quy định, thông lệ quốc tế về thanh toán. Việc thanh toán hàng nhập khẩu phải tuân theo các quy định, thông lệ chung của thế giới về thanh toán. Trong thanh toán quốc tế, hai bên chủ thể có quốc tịch khác nhau nên khi tranh chấp phát sinh trọng tài là trọng tài quốc tế, căn cứ để giải quyết cũng chính là các tập quán , thông lệ quốc tế chứ không phải luật pháp quốc gia. Thanh toán hàng nhập khẩu phải tuân thủ các quy định về thanh toán quốc tế như: quy tắc về tín dụng chứng từ UCP và luật thống nhất về hối phiếu năm 1930,... Ngoài ra trong khi thanh toán hàng nhập khẩu còn phải tuân thủ các điều khoản về thanh toán trong các luật, ngị định về hợp đồng như Incoterms, công ước Viên,.. Thứ tư là các chính sách của tập đoàn. Công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV tuy là một đơn vị hạch toán độc lập nhưng vẫn là một thành viên của tập đoàn Than- Khoáng sản Việt Nam do vậy vẫn phải hoạt động theo các quy định của tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam. Khi thanh toán hàng nhập khẩu cần phải tuân thủ các quy định của tập đoàn về tài chính và hạch toán kế toán, quy định về trình tự thủ tục duyệt thanh toán của công ty. Tập đoàn cũng thường xuyên giúp đỡ hướng dẫn về thủ tục, quy trình và tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ thanh toán cho nhân viên của công ty. 2.3 Thực trạng hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV. 2.3.1 Sơ lược về hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV. Hoạt động xuất nhập khẩu trong những năm vừa qua mặc dù được xem là hoạt động bổ trợ cho du lịch nhưng là hoạt động mang lại phần lớn doanh thu cho công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV. Xuất nhập khẩu đã làm tốt vai trò nền tảng, tạo ra nguồn vốn cho phát triển du lịch. Kim ngạch xuất nhập khẩu liên tục ổn định và tăng trưởng. Điều này được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.1 : Kim ngạch xuất nhập khẩu giai đoạn 2003-2007 của công ty Đơn vị : tỷ đồng Năm 2003 2004 2005 2006 2007 Kim ngạch XNK 152 239 330 431 494 Nguồn : Phòng thương mại Năm 2004 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty là 239 tỷ đồng tăng 57 % so với năm 2003, đây là một mức tăng trưởng rất cao. Sang năm 2005, tốc độ tăng trưởng này vẫn được duy trì, năm 2005, kim ngạch xuất nhập khẩu là 330 tỷ đồng, tăng 38 %. Năm 2006, 2007 kim ngạch xuất nhập khẩu lần lượt là 431, 494 tỷ đồng, tăng so với năm trước lần lượt là 30 % và 15 %. Tốc độ tăng trưởng giảm dần nhưng đó không phải là do hoạt động xuất nhập khẩu chững lại mà là do quy mô tăng dần, tính mức tăng trưởng tuyệt đối( gia tăng giá trị ) thì vẫn được duy trì. Trong đó hoạt động nhập khẩu cũng đã đạt được những kết quả vượt bậc, với doanh thu liên tục tăng trưởng qua các năm. Bảng 2.2 : Nhập khẩu máy móc thiết bị, vật tư của công ty Đơn vị : tỷ đồng Năm 2003 2004 2005 2006 2007 Doanh thu 128 196 247,22 300,15 404,97 Giá vốn 122 191 240,33 270,83 387,53 Nguồn: Phòng Thương mại Năm 2004 Doanh thu từ nhập khẩu tăng 53 % tương đương 68 tỷ đồng. Năm 2005 mức tăng này là 26 % tương đương 51,22 tỷ đồng. Năm 2006, mức tăng doanh thu từ nhập khẩu là 52,23 tỷ đồng tức là tăng 21 % so với năm 2005. Mức tăng của doanh thu có dấu hiệu giảm dần, tuy nhiên năm 2007, doanh thu từ hoạt động nhập khẩu lại tăng mạnh trở lại Năm 2007, doanh thu từ nhập khẩu tiếp tục tăng, cao hơn năm trước 35 % tức là tăng thêm 104,92 tỷ đồng. Doanh thu liên tục tăng trưởng như vậy cho thấy hoạt động nhập khẩu của công ty rất ổn định và liên tục tăng trưởng, đáp ứng tốt vai trò của mình là bổ trợ cho du lịch. Ngoài ra nhìn vào số liệu về doanh thu và giá vốn của máy móc thiết bị nhập khẩu qua các năm, ta thấy doanh thu luôn luôn cao hơn giá vốn. Điều này cho thấy công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV không bị lỗ vốn mà vẫn luôn luôn đạt được lợi nhuận từ hoạt động nhập khẩu của mình mặc dù thị trường thế giới gần đây liên tục biến động. Các mặt hàng nhập khẩu của công ty cũng có sự thay đổi trong cơ cấu, ngày càng có sự đa dạng hơn, giá trị nhập khẩu các mặt hàng khác ngoài các mặt hàng truyền thống ngày một tăng từ 19,001 tỷ đồng năm 2003 đã tăng gấp hơn 8 lần lên đến con số 161,072 tỷ đồng năm 2007. Các loại máy móc thiết bị công ty nhập khẩu ngày một phong phú hơn. Năm 2007 công ty còn tiến hành nhập khẩu cả các loại ôtô tải với giá trị nhập khẩu mặt hàng này tới 80 tỷ đồng. Đây là dấu hiệu cho thấy công ty đã bắt đầu có sự kinh doanh ra bên ngoài ngành than và khoáng sản. Bảng 2.3 : Giá trị nhập khẩu một số mặt hàng nhập khẩu chính của công ty. Đơn vị : tỷ đồng Năm Mặt hàng 2003 2004 2005 2006 2007 Lốp 14,658 36,792 56,648 91,659 101,361 Máy xúc 9,734 13,560 33,602 31,028 27,343 Máy vá lốp 1,974 1,254 3,856 3,408 3,924 Máy khoan 10,983 19,213 11,884 30,045 16,482 Xe gạt 3,865 7,638 21,840 18,345 37,472 Cẩu 9,785 4,384 8,321 15,096 26,302 Phụ tùng 52,543 79,278 62,350 28,388 13,574 Khác 19,001 26,881 41,829 60,883 161,072 Tổng Nguồn : Phòng thương mại Các mặt hàng truyền thống cũng có sự ổn định và tăng trưởng, giá trị nhập khẩu các mặt hàng như máy xúc, máy vá lốp, máy khoan, xe gạt, xe cẩu, lốp đều tăng. Đặc biệt mặt hàng lốp xe tải hạng nặng tăng trưởng vượt bậc do công ty trở thành nhà phân phối của tập đoàn Michelin của Pháp về mặt hàng này. Riêng đối với phụ tùng, giá trị nhập khẩu có xu hướng giảm dần, do thay đổi cơ cấu hàng hóa. Phụ tùng là mặt hàng nhập khẩu theo các lô hàng giá trị nhỏ, chỉ nhập khi có nhu cầu từ các mỏ để thay thế sửa chữa máy móc, không chủ động nên công ty cơ cấu giảm dần mặt hàng này. Về thị trường nhập khẩu, hai thị trường chính của công ty là Nhật bản và Pháp. Thị trường Pháp ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn với giá trị nhập khẩu liên tục tăng, năm 2007 giá trị nhập khẩu từ Pháp Là 107,563 tỷ đồng. Ngoài ra Mỹ và Tây Ban Nha cũng là những thị trường lớn của công ty, với giá trị nhập khẩu khá cao. Năm 2003, giá trị nhập khẩu từ Nhật Bản chiếm 22% tổng giá trị nhập khẩu, năm 2004,2005,2006 lần lượt chiếm 17%, 18%, 21% tổng giá trị nhập khẩu. Năm 2007, giá trị nhập khẩu từ Nhật Bản tuy thấp hơn giá trị nhập khẩu từ Pháp nhiều nhưng vẫn chiếm 19% tổng giá trị nhập khẩu. Điều này chứng tỏ Nhật Bản là thị trường quan trọng trong nhập khẩu của công ty. Thị trường nhập khẩu lớn nhất của công ty là Pháp với tỷ trọng rất lớn trong tổng giá trị nhập khẩu. Trong giai đoạn 2003-2007 vừa qua, thị trường này càng ngày càng chứng tỏ vị trí của mình với tỷ trọng lần lượt là : 14%, 21%, 23%, 33%, 30% tổng giá trị nhập khẩu. Do đó, trong thanh toán hàng nhập khẩu, việc thanh toán bằng EUR đặc biệt quan trọng với công ty. Công ty cần quan tâm đến các chính sách của ngân hàng và nhà nước đối với đồng EUR cũng như các chính sách liên quan đến thị trường EU. Bảng 2.4: Giá trị nhập khẩu theo thị trường của công ty Đơn vị: tỉ đồng Thị trường 2003 2004 2005 2006 2007 Nhật Bản 26,546 32,185 42,654 57,653 76,198 Mỹ 8,340 11,234 15,659 21,530 36,872 Pháp 16,948 39,987 54,123 90,145 117,563 Tây Ban Nha 7,325 9,677 15,139 21,009 26,953 Nguồn: Phòng thương mại Hoạt động nhập khẩu đóng vai trò hết sức quan trọng đối với công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV. Mặc dù hoạt động thương mại chỉ là hoạt động bổ trợ để tạo dựng nguồn vốn cho hoạt động du lịch nhưng hoạt động xuất nhập khẩu có thể xem là hoạt động chính mang lại doanh thu cho công ty. Trong đó, hoạt động nhập khẩu lại là hoạt đốn chủ yếu của bộ phận kinh doanh thương mại. Doanh thu từ hoạt động nhập khẩu chiếm tới xấp xỉ 80 % tổng giá trị doanh thu từ hoạt động thương mại. Bảng 2.5 : So sánh doanh thu nhập khẩu với toàn bộ doanh thu thương mại Năm 2003 2004 2005 2006 2007 Doanh thu NK( Tỷ đ) 128 196 247 300 404 DT thương mại(Tỷ đ) 158 244 337 461 511 Tỷ lệ (%) 81 % 80 % 73% 65% 79% Nguồn: Tự tổng hợp Tỷ lệ doanh thu từ hoạt động nhập khẩu so với toàn bộ doanh thu thương mại ở mức cao như vậy do nhiệm vụ chính của hoạt động thương mại của công ty ngay từ ngày hoạt động là nhập khẩu phụ tùng, máy móc, thiết bị cho ngành than và khoáng sản. Năm 2005, 2006, tỷ lệ doanh thu từ nhập khẩu trong tổng doanh thu thương mại có dấu hiệu giảm dần tuy nhiên bước sang năm 2007, tỷ lệ doanh thu của nhập khẩu trong tổng doanh thu thương mại lại tăng lên chiếm tới 79% tổng doanh thu thương mại. Hoạt động nhập khẩu luôn chiếm vị trí quan trọng như vậy là do tại công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV hoạt động xuất khẩu chỉ là hoạt động mở rộng, xuất khẩu than theo phương thức hàng đổi hàng sang Trung Quốc. Hoạt động nhập khẩu trong thời gian qua đã đạt được khá nhiều thành tựu và đóng một vai trò quan trọng như vậy đối với công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV, tuy nhiên vẫn còn mắc phải một số điểm hạn chế như sau : Một là, hàng hóa nhập khẩu chưa đa dạng. Trong những năm qua, mặt hàng nhập khẩu của công ty vẫn xoay quanh một số loại máy chính là máy khoan, máy xúc, máy vá lốp, xe gạt, xe cẩu, lốp và các loại phụ tùng. Máy móc thiết bị phục vụ khai thác mỏ còn rất nhiều loại khác như thiết bị hầm lò, xe ủi, xe ben, xe tẹc, băng tải, cột chống, máy phun bê tông,... Ngoài ra, công ty cũng có thể nhập khẩu các máy móc thiết bị công nghiệp khác, tận dụng các mối quan hệ cũ với các nhà cung cấp máy móc công nghiệp. Việc chỉ nhập ít chủng loại hàng làm cho độ an toàn và tính linh hoạt không cao. Khi nhu cầu giảm sút không có được mặt hàng thay thế ngay. Hai là, khách hàng ngoài ngành chưa nhiều. Công ty chỉ mới nhập máy móc bán lại cho các doanh nghiệp trong ngành, một số ít doanh nghiệp ngoài ngành như các nhà máy nhiệt điện và các công ty vận tải. Do vậy, chưa khai thác hết tiềm năng của thị trường và chưa tận dụng hết năng lực của công ty. 2.3.2 Phân tích thực trạng hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty. 2.3.2.1 Tổ chức hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty. Hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty được thực hiện bởi ba bộ phận là : Ban giám đốc, phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu. Ba bộ phận này cùng phối hợp với nhau để thực hiện các công việc trong thanh toàn hàng nhập khẩu nói riêng cũng như trong thanh toán nói chung. Ban giám đốc bao gồm giám đốc và hai phó giám đốc có trách nhiệm đánh giá, xem xét, duyệt các phương án kinh doanh trong đó có phương thức thanh toán mà công ty sẽ sử dụng đối với đối tác. Ban giám đốc là người nắm quyền cao nhất đứng ra kí hợp đồng và chịu mọi trách nhiệm liên quan, giải quyết các tranh chấp phát sinh ( nếu có),... Nghiệp vụ thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu chủ yếu do phòng kế toán tài chính thực hiện. Phòng kế toán tài chính làm các thủ tục với ngân hàng, lưu chứng từ, cân đối sổ sách và hạch toán các khoản thanh toán hàng nhập khẩu. Ngoài ra phòng kế toán tài chính còn đảm nhận việc trình xét duyệt thanh toán lên ban giám đốc, kiểm tra tính đúng đắn và phù hợp của các loại chứng từ trong thương vụ và chấp nhận thanh toán hay không. Phòng xuất nhập khẩu đứng ra lập kế hoạch kinh doanh, đề xuất phương thức thanh toán và đàm phán với đối tác để thỏa thuận hợp đồng. Ngoài ra phòng xuất nhập khẩu còn có trách nhiệm phối hợp với phòng kế toán kiểm tra các chứng từ liên quan đến hàng hóa. Các phòng ban công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV đã thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. Phòng kế toán tài chính luôn thực hiện nhanh chóng các thủ tục huy động vốn đầy đủ, kịp thời, theo dõi kiểm tra sát sao các chứng từ do nhà xuất khẩu gửi đến đề phòng rủi ro chứng từ giả mạo. Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu và thị trường tiêu thụ, cố gắng thương thảo với khách hàng để lựa chọn phương thức thanh toán hiệu quả nhất cho công ty. Tuy nhiên sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chưa thật tốt, đặc biệt là giữa phòng kế toán – tài chính và phòng xuất nhập khẩu, như việc đùn đẩy trách nhiệm trong việc kiểm tra chứng từ và làm thủ tục thanh toán. Thời gian kiểm tra chứng từ là 2 ngày, còn hơi lâu ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. 2.3.2.2 Cơ cấu các phương thức thanh toán được sử dụng khi thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty. Công ty thường sử dụng ba phương thức thanh toán chính là tín dụng chứng từ (L/C), phương thức nhờ thu kèm chứng từ ( D/P), và chuyển tiền bằng điện ( T/T). Trong đó phương thức tín dụng chứng từ được sử dụng nhiều nhất do nó đảm bảo quyền lợi cho cả công ty và đối tác. Cụ thể tình hình sử dụng các phương thức thanh toán trong thanh toán hàng nhập khẩu được thể hiện qua bảng sau : Bảng 2.6 : Cơ cấu các phương thức thanh toán được sử dụng trong thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Đơn vị : Triệu USD Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Tổng kim ngạch NK 7,625 11,938 15,000 16,875 24,188 P.Thức chuyển tiền 1,373 2,501 3,922 5,062 7,256 P.Thức nhờ thu 0,840 1,446 2,170 2,532 4,112 P.Thức tín dụng chứng từ 5,413 8,060 8,976 9,282 12,819 Nguồn: Phòng kế toán Phương thức tín dụng chứng từ được sử dụng nhiều nhất chiếm trên 50% tổng giá trị nhập khẩu của công ty. Năm 2003, giá trị thanh toán bằng L/C là 5,413 triệu USD, chiếm đến 71% tổng giá trị nhập khẩu. Giá trị thanh toán bằng L/C vẫn tăng qua các năm, lần lượt là 8,060 triệu USD năm 2004, 8,976 triệu USD năm 2005, 9,282 triệu USD năm 2006 và năm 2007 là 12,819 triệu USD. Tuy nhiên tỷ lệ thanh toán bằng L/C thì giảm dần, năm 2003, giá trị thanh toán bằng L/C chiếm 71 % tổng giá trị nhập khẩu. Đến năm 2007, chỉ còn chiếm 53% tổng giá trị nhập khẩu. Giá trị thanh toán bằng D/P và T/T cũng liên tục tăng qua các năm. Năm 2003, giá trị thanh toán bằng D/P là 0,840 triệu USD, T/T là 1,373 triệu USD. Các năm 2004, 2005,2006, 2007, giá trị thanh toán bằng D/P lần lượt là 1,446 triệu USD, 2,170 triệu USD, 2,532 triệu USD, 4,112triệu USD. Giá trị thanh toán bằng T/ T lần lượt là : 2,051 triệu USD năm 2004, 3,992 triệu USD năm 2005, 5,062 triệu USD năm 2006, và 7,256 triệu USD năm 2007. Tình hình cụ thể việc sử dụng các phương thức thanh toán sẽ được xem xét sau đây : 2.3.2.3 Tình hình thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ. Phương thức này đảm bảo quyền lợi cho cả hai phía công ty và đối tác, do đó nó được lựa chọn sử dụng nhiều nhất. Phương thức này thường được sử dụng với nhà cung cấp mới, công ty chưa tạo dựng được uy tín và quan hệ với họ. 2.3.2.3.1 Thực trạng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Phương thức này mặc dù là phương thức thanh toán ít có lợi cho công ty nhưng lại là phương thức thanh toán được áp dụng rất nhiều trong các hợp đồng của công ty.Số hợp đồng thanh toán bằng L/C chiếm hơn 1 nửa số hợp đồng mà công ty đã kí. Mặt khác hợp đồng thanh toán bằng phương thức này lại thường có giá trị rất lớn. Do đó giá trị các hợp đồng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ luôn cao hơn 50 % tổng giá trị nhập khẩu. Tuy nhiên, phương thức thanh toán này ít có lợi cho công ty nhất trong số các phương thức thanh toán do chi có thể gặp một số rủi ro như hàng hóa không đúng với bộ chứng từ hoặc bộ chứng từ sai sót phải sửa đổi, tốn chi phí và thời gian lưu kho, lưu bãi. Vì vậy công ty đang cố gắng đàm phán để giảm dần số hợp đồng thanh toán bằng L/ C. Thể hiện cụ thể số liệu thực hiện các năm giai đoạn 2003-2007 : Bảng 2.7 : Tình hình thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Đơn vị : Triệu USD Năm Hợp đông NK Hợp đồng NK t. toán bằng L/C Tỷ trọng (%) Số HĐ Trị giá Số L/C mở Trị giá 2003 49 7,625 30 5,413 71 2004 53 11,938 31 8,060 67 2005 58 15,000 33 8,976 59 2006 62 16,875 35 9,282 55 2007 69 24,188 37 12,819 53 Nguồn : Phòng kế toán. Năm 2004, số hợp đồng nhập khẩu được thanh toán bằng L/C là 31 hợp đồng, chiếm 67% tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu, tương ứng 8,060 triệu USD. Năm 2005, số hợp đồng thanh toán bằng phương pháp này là 33 hợp đồng với trị giá thanh toán là 8,976 triệu USD, tăng11,3 % so với năm 2004, tuy nhiên xét về cơ cấu, tỷ trọng thanh toán bằng phương thức thanh toán L/C giảm còn 59% tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu. Năm 2006 có 35 hợp đồng nhập khẩu thanh toán bằng L/C với giá trị thanh toán là 9,282 triệu USD, chiếm 55% tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Bước sang năm 2007, giá trị thanh toán bằng L/C là 12,819 triệu USD của 37 hợp đồng, tăng 38% về giá trị thanh toán so với năm 2006. Biểu đồ 2.1: Tỷ trọng thanh toán bằng L/C trong tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu của công ty Cơ cấu thanh toán bằng L/C so với toàn bộ hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu qua các năm luôn cao hơn 50% tuy nhiên đang có dấu hiệu giảm dần năm 2003 là 71 %, năm 2004 thanh toán bằng L/C chiếm 67% giá trị nhập khẩu. Năm 2005, tỷ lệ này là 59%, năm 2006, thanh toán bằng L/C chiếm 55% giá trị hàng nhập khẩu,đến năm 2007 chỉ chiếm 53 % tổng giá trị nhập khẩu. Đây là một dấu hiệu tốt cho hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu, cho thấy công ty đang từng bước thay đổi cơ cấu theo hướng có lợi hơn, giảm lượng thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C. Về chi phí cho hoạt động thanh toán, chi phí khi thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thường khá cao, các khoản chi phí mà công ty phải trả bao gồm : Phí phát hành L/C : 0,1 % giá trị L/C(20-500 USD) Phí phát hành L/C sơ bộ : 10USD Phí sửa đổi, bổ sung tăng thêm giá trị L/C : 0,1% giá trị tăng thêm. Phí sửa đổi khác : 10 USD. Phí hủy L/C : 10 USD. Phí thanh toán : 0,2% trị giá L/C(20-500USD) Phí bảo lãnh: + Phát hành bảo lãnh : 50 USD. + Ký hậu vận đơn : 10 USD Như vậy bình quân một hợp đồng thanh toán bằng L/C mất chi phí khoảng 580USD. Đây là mức phí rất cao đối với thanh toán hàng nhập khẩu. Tuy nhiên phương thức này an toàn cho người xuất khẩu, nên đối tác thường muốn lựa chọn phương thức này. 2.3.2.3.2 Quy trình thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ được thực hiện như sau : Ngân hàng thông báo Vietcombank Nhà xuất khẩu Công ty cổ phần du lịch và thương mại - TKV Hình 2.1 : Quy trình thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C (4) (3) (4) (3) (2) (3) (4) (1) (5) Bước 1 : Ký hợp đồng nhập khẩu với đối tác trong đó thỏa thuận sử dụng phương thức tín dụng chứng từ. Bước 2 : Công ty tiến hành mở L/C tại ngân hàng. Nếu người xuất khẩu yêu cầu sửa đổi thì tiến hành kiểm tra lại và sửa đổi L/C Bước 3 : Nhận bộ chứng từ do ngân hàng chuyển về sau khi đã kiểm tra và tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Bước 4 : Nếu bộ chứng từ phù hợp thì tiến hành thanh toán và nhận bộ chứng từ. Bước 5 : Dùng bộ chứng từ vừa nhận để ti