Chuyên đề Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp

iết kế sản phẩm. bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002 Stt Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính TH năm 2001 KH năm 2002 So sánh KH năm 2002 với TH năm 2001 (%) 1 Giá trị sản xuất CN trđ 618 961 716 147 +15.7 2 Doanh thu trđ 618 147 678 609 +9.8 3 Lợi nhuận trđ 23 377 23 431 +0.2 4 Nộp ngân sách trđ 57 870 59 503 +2.1 5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1t 1 663 1 774 +6.6 6 Lao động bình quân người 4 559 4 895 +7.4 * Các giải pháp thực hiện: Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải pháp chủ yếu: +Tăng cường sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. +Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen thưởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ đem lại giá trị kinh tế cao. + Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trường, mở rộng và giữ vững thị trường trong nước và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu. chương ii: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp: Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Tổng giám đốc chánh văn phòng Bộ phận lễ tân, đánh máy Bộ phận lái xe Bộ phận văn thư, lưu trữ I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào. Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có được những kết quả trên nhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng. Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc. Để thực hiện các chức năng nói trên, văn phòng có những nhiệm vụ: - Quan hệ giao dịch, tham dự các cuộc họp của Bộ Công nghiệp và các cơ quan có liên quan. - Giúp Tổng công ty nghiên cứu, tiếp cận thị trường, quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên. - Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo được kịp thời, để có phương hướng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của các đơn vị thành viên. - Giải quyết các công văn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. -Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính và quy định của ban lãnh đạo. - Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính. II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty: Văn phòng Tổng công ty được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng. * Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của văn phòng trước Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là Phó chánh văn phòng, bộ phận văn thư- lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân- đánh máy. Chánh văn phòng có chức năng giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý tiền lương, tổ chức phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng theo các chức năng và nhiệm vụ được giao, tổng hợp và xử lý thông tin, trình phương án quyết định, hướng dẫn đôn đốc các phòng ban thực hiện theo chương trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo cáo tổng kết quý, năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo cáo ban giám đốc. * Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vực công việc. * Bộ phận văn thư- lưu trữ: Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn thư : - Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối tượng tiếp nhận. - Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra các văn bản, chữ ký theo quy định. - Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước. - Sắp xếp tài liệu để lưu trữ, xử lý các tài liệu lưu trữ quá hạn. - Tra cứu tài liệu khi cấp trên yêu cầu. * Bộ phận tiếp tân- đánh máy: Có chức năng trợ giúp ban lãnh đạo và Chánh văn phòng những công việc có liên quan đến soạn thảo văn bản, tiếp khách: - Thực hiện việc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. - Trực điện thoại, quản lý máy fax. - Mua sắm văn phòng phẩm. -Thực hiện lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội họp theo yêu cầu của ban lãnh đạo. *Bộ phận lái xe: Luôn túc trực để phục vụ cho hoạt động công tác của cấp trên. III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng: Văn phòng Tổng công ty được xây dựng theo mô hình quản lý rất gọn nhẹ, chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên nhưng vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại với các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. Tổng công ty còn sử dụng phương pháp truyền tin mới vừa nhanh vừa rẻ bằng thư điện tử Email. Trình độ cán bộ, nhân viên đã và đang được đào tạo và đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu thu, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin. Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, định hướng phát triển cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất được coi trọng. Thông tin được nhân viên văn thư - lưu trữ thu thập qua hệ thống máy fax, điện thoại, qua thư điện tử Email. Với các kênh thu thập thông tin rộng như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cập nhật thông tin, tạo sự năng động trong khâu quản lý. Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu được thực hiện khá tốt. Nhân viên biết thu thập những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác, kịp thời để tổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định. Các văn bản được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định, công tác văn thư được thực hiện đúng theo quy trình lưu chuyển văn bản. Mọi văn bản được kiểm tra về thể thức cũng như quyền hạn ban hành. Vì vậy các văn bản được thực hiện đúng, không chồng chéo, ách tắc. Tuy nhiên việc thu thập, chuyển tải cũng như quản lý quá trình thực hiện văn bản còn gặp không ít khó khăn. Bởi lẽ với vai trò là văn phòng Tổng công ty lại quản lý các đơn vị thành viên ở các vị trí địa lý khác nhau, do vậy thông tin thu phát nhiều khi bị sai lệch, thất lạc, không kịp thời. Để khắc phục nhược điểm này văn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận thông tin mới qua mạng Internet, qua thư điện tử Email, qua fax, sau đó yêu cầu văn bản đến sau để làm thủ tục pháp lý. Như vậy sẽ vừa đảm bảo yêu cầu thông tin kịp thời vừa đảm bảo tính hợp pháp của nó. Với vai trò là đầu mối thông tin, văn phòng đã phối hợp hiệu quả, kịp thời với các phòng ban và các đơn vị thành viên để lấy số liệu lập báo cáo tổng hợp. Đó là các báo cáo về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty theo tháng, quý, năm, báo cáo về tình hình tài chính, lao động, hoạt động nghiên cứu phát triển, tiến độ thực hiện dự án. Qua đó giúp ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời. Hơn thế văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo, chỉ huy Tổng công ty hoạch định chủ trương kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo. Công tác chuẩn bị cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng như lễ tân, hội nghị được văn phòng chuẩn bị khá chu đáo với việc chuẩn bị đầy đủ các thiết bị truyền thanh, ánh sáng, phục vụ nơi ăn nghỉ, các phương tiện đưa đón... đã góp phần không nhỏ cho sự thành công của các hội nghị. Vì là Tổng công ty nên việc tổ chức hội họp diễn ra thường xuyên do đó việc chuẩn bị văn bản họp và phục vụ cũng được văn phòng rất coi trọng. Không những thế văn phòng còn đóng vai trò tham mưu, đánh giá kết quả hoạt động của toàn Tổng công ty, khen thưởng đúng người đúng việc. Vì thế đã khuyến khích cán bộ, nhân viên toàn Tổng công ty hăng say làm việc vì sự nghiệp chung. Cùng với phương hướng xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hướng hiện đại với tinh thần tập thể đoàn kết, gắn bó vì mục tiêu chung của Tổng công ty. Văn phòng đã góp phần mở rộng quan hệ đối ngoại, xây dựng tổ chức vững mạnh từ đó tạo thêm thế và lực mới cho Tổng công ty. Hầu hết các sản phẩm của Tổng công ty sản xuất ra dành cho xuất khẩu, do vậy việc khai thác và sử dụng tốt thông tin đó là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Qua toàn bộ quá trình hoạt động ta có thể thấy văn phòng đóng vai trò rất quan trọng không thể thiếu của Tổng công ty. Bên cạnh những mặt đã đạt được, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số vấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do đó đôi khi không đáp ứng yêu cầu của công việc, đội ngũ cán bộ lâu năm không được đào tạo chính quy, họ làm việc chủ yếu trên cơ sở kinh nghiệm lâu năm…Chính những lý do kể trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc không cao của văn phong Tổng công ty, do đó đòi hỏi Tổng công ty phải tiến hành một biện pháp để nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng: đầu tư, mua sắm những trang thiết bị hiện đại nhưng phải đảm bảo tiết kiệm, phù hợp với yêu cầu công việc, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, trẻ hoá đội ngũ cán bộ được đào tạo chính quy…Làm tốt được những yêu cầu trên sẽ ghóp phần nâng cao kết quả hoạt đọnh của văn phòng, làm tiền đề để thúc đẩy hoạt động Tổng công ty ngày càng cao hơn. Chương iii: thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại văn phòng tổng công ty và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt động văn phòng. I. Công tác văn thư. 1. Tổ chức giải xử lý và quản lý văn bản đến: *Nhận và vào sổ “Công văn đến”. Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, mục đích của bước này là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên nhân viên văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ “ Công văn đến”. *Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đến: Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại công văn đến. Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính: không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản… và văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn thư phải gửi trả lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định. Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản. Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan. Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết. Nhân viên văn thư thường xuyên tra sổ xem các văn bản có được giảI quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thường kỳ ( hàng ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơ quan. Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việc của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời. Mẫu sổ công văn đến của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp Số đến Ngày đến Nơi gửi công văn Số, ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Lưu hồ sơ số Nơi nhận (người nhận) Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Theo " Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp" thì số lượng công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001 như sau: bảng tổng kết số lượng công văn đến ( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001) Số thứ tự Tên loại văn bản Năm1999 Năm2000 Năm 2001 1 Nghị định 45 36 39 2 Quyết định 422 311 325 3 Chỉ thị 146 152 110 4 Thông tư 15 20 11 5 Công văn 546 621 490 6 Báo cáo 200 170 169 7 Giấy mời 205 220 121 8 Thông báo 210 156 192 Tổng 1789 1986 1457 2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. *Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công văn: Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ được quy định có trách nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn bản do các phòng ban được Tổng giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký thì phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước. Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được lãnh đạo duyệt, ký tắt mới được đánh máy( loại nào không thông qua thủ trưởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa chữa văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo không thể thiếu được đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng. Các thủ tục về văn bản sau khi được hoàn tất, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình có phải có hồ sơ đính kèm nếu không có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh với lãnh đạo. *Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ “Công văn đi”: Sau khi hoàn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn được đưa đến bộ phận văn thư để đăng ký và ghi số hiệu. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải vào sổ và lấy số ở văn thư cơ quan. Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ đăng ký một lần, văn bản được chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột mục “ghi chú” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng. Cách đăng ký vào sổ “Công văn đi” theo từng năm một, đánh số liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ các thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biết nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi ( không được viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản( ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ). *Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn: Các thủ tục trên sau khi đã được hoàn tất, nhân viên văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền, văn bản đúng thể thức, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nhân viên văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào công văn giấy tờ, không tuỳ tiện nhờ người khác đóng hộ. Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên người nhận( nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan). Nếu cần có thể kèm theo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối với người nhận. Sau khi đóng dấu, nhân viên văn thư sẽ thực hiện việc chuyển công văn đi. Công văn phải được chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm sau. Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chế độ riêng, chế độ bưu điện đặc biệt. Tất cả các công văn gửi đi thường giữ lại 2 bản để lưu: 1 bản ở văn thư cơ quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá nhân chuyên môn soạn thảo lưu giữ. Cần lưu lại bản có chữ ký gốc và đã đóng dấu đỏ. Mẫu sổ công văn đI của Tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp Số và ký hiệu công văn Ngày, tháng công văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận công văn Đơn vị nhận (người nhận) bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Theo "Báo cáo tổng kêt số lượng công văn đi của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp", số lượng công văn do Tổng công ty ban hành từ năm 1999 đến năm 2001 như sau: bảng tổng kết số lượng công văn đi ( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đi từ năm 1999 đến năm 2001) Số thứ tự Tên loại văn bản Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1 Công văn 120 153 116 2 Thông báo 210 320 411 3 Giấy mời 96 127 132 4 Báo cáo 69 189 231 Tổng 495 789 890 3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật: *Đối với công văn mật đến: Công văn mật được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ cong văn thường. Khi vào sổ công văn, đối với phong bì văn thư không được bóc thì văn thư chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống, nếu người được bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới được bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công trách nhiệm mới được phép bóc bì công văn mật. * Đối với công văn mật đi: C B A Tương tự như công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng, công văn mật được gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật như: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”. Bì bên ngoàI đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật như: : Tuyệt mật, : Tối mật, : Mật. Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường bưu điện đặc biệt hoặc cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lưu ý trước khi chuyển văn bản mật đi cần phải ký sổ chuyển giao. 4.Tổ chức công tác lập hồ sơ: Sau khi xây , ban hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn thư của cơ quanvà các đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản. Việc lưu văn bản được thực hiện bằng phương pháp lập hồ sơ. Việc lưu văn bản trong văn thư bảo đảm cho quá trình thực hiện nội dung văn bản tại bộ phận thực thi để đối chiếu thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành cần lưu công văn đi, cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo, Chánh văn phòng và các bộ phận khác có chức năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lưu văn bản trong văn thư còn bảo đảm tra cứu thông tin hiện hành, làm bằng chứng pháp lý, phục vụ thông tin cho các hoạt động chung. Văn bản (bản chính, bản gốc) được lưu giữ bảo quản chặt chẽ để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thường lưu lại văn thư cơ quan), văn bản được lưu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham khảo thông tin cho các hoạt động khác. Đây cũng là hoạt động làm cơ sở cho công tác lưu trữ, những văn bản có giá trị, đặc biệt là bản gốc cần có chế độ bảo quản tốt vì sau này còn phải nộp vào lưu trữ nhằm khai thác thông tin quá khứ. Điều 22 của bản Điều lệ công tác công văn giấy tờ và lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ đã ghi rõ: “Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ”. Vì vậy, căn cứ vào những nguyên tắc quy định của Nhà nước, ở Tổng công ty Snàh sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp , mỗi cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy đủ các hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan. Công tác lập hồ sơ là công tác cuối cùng của công tác công văn giấy tờ, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc trong cơ quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ về sau. Tại Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên văn thư kiêm lưu trữ là người trực tiếp lập hồ sơ lưu trữ về công việc trong cơ quan. Tổng công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu: - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác nhất định, dùng làm căn cứ, giải quyết công việc hàng ngày. Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghi định 527/TT ngày 02/11/1957 của Hội đồng Chính phủ đã chỉ rõ: “Mỗi cán bộ văn phòng đều phải lập hồ sơ nguyên tắc bao gồm các bản sao luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư…cùng các thư công, công đIện giải thích hoặc giải quyết các trường hợp có thể có tính chất điển hình.” Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lưu tại đơn vị công tác để tra cứu hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc ở Tổng công ty do các phòng ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình không theo chế độ hàng năm. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn thư phải gửi một bản sao có sự hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Tổng công ty. Mỗi cán bộ ở các phòng ban khi thuyên chuyển công tác thì bàn giao lại hồ sơ nguyên tắc cho người thay thế, không tự ý mang đi hay thiêu huỷ. + Hồ sơ nhân sự: tại Tổng công ty hồ sơ nhân sự do phòng tổ chức lao động lập và quản lý. Khi lãnh đạo hay các phòng ban trong Tổng công ty cần thì phòng tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp thời. Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành viên trong Tổng công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thưởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan… +Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản tàI liệu, nội dung liên quan với nhau về việc giảI quyết một vấn đề, một công việc. +Công tác quản lý và nộp hồ sơ: Để quản lý hồ sơ tài liệu Tổng công ty đã sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan. Theo phương pháp này hàng năm các phòng ban làm mục lục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó nhân viên văn thư tập hợp bản mục lục đó lại thành một bản mục lục chung tổng hợp cho toàn cơ quan. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Điều 23 điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/09/1963 quy định: “ Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công văn, liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan, hồ sơ, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang lưu giữ lại để theo dõi để nghiên cứu tiếp” . Trước khi đưa vào nộp lưu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ, hoàn chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn thư làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu đối chiếu với bản mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ 1 bản, văn thư giữ 1 bản, phòng lưu trữ giữ 1 bản. Nhân viên văn thư nhận rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đỡ lãnh đạo trong công tác nộp lưu của các bộ phận trong Tổng công ty. Bảng mục lục hồ sơ của Tổng công ty Sành sứ - thuỷ tinh Công nghiệp Số hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số trang Thời hạn bảo quản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan mình và con dấu của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Con dấu của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp được để tại cơ quan, trong két, tủ khoá do nhân viên văn thư có trách nhiệm, có chuyên môn lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu trách nhiệm về bảo quản con dấu. Đặc biệt không có quyền được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người không có trách nhiệm sử dụng. Dấu được đóng trên các vưn bản đúng thể thức: có chữ ký của người có thẩm quyền ký, được Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định. Nhân viên văn thư không được đóng dấu trên những văn bản không có chữ ký hoặc có chữ ký nhưng sai thẩm quyền ký. Dấu đóng bằng mực đỏ loại tốt. Dấu cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị ( chỉ đóng dấu đơn vị hoặc không đóng dấu). Trong trường hợp cần thiết thì đóng dấu treo(ở phần tên cơ quan ban hành) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. II. Công tác lưu trữ. Hai công tác Văn thư - Lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm luôn nhiệm vụ lưu trữ. Hàng năm, số công văn được bộ phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số công văn Tổng công ty tiếp nhận và ban hành. Do đó dể thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhân viên văn thư phải thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ: 1.Phân loại tài liệu lưu trữ: Phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư mà nhân viên văn thư tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Tổng công ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan: - Báo cá