Chuyên đề Một số biện pháp nâng cao hiệu quả đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty xuất nhập khẩu y tế II

m: đặt cửa hàng bán sỉ dược phẩm tại thành phố Cần Thơ. Địa chỉ: 77 Phạm Ngũ Lão, TP. Cần Thơ. Tại CHLB Nga: đặt văn phòng đại diện Địa chỉ: No 30 street 1 Tverskaia Lamskaia, Moscow. Ngoài ra công ty còn có một lượng lớn khách hàng đến từ nhiều quốc gia trên thế giới như: Trung Quốc, Hong Kong, Hàn Quốc, Lào, Campuchia, Malaysia, Indonexia, Singapore, Nhật, Đức, Pháp, Thụy Sĩ, Hoa Kỳ, Với mối quan hệ giao thương mật thiết và lâu dài trên thị trường quốc tế, luôn giữ uy tín trong hoạt động kinh doanh, công ty đã tạo được sự tín nhiệm của khách hàng. Từ đó, mối quan hệ trên thị trường quốc tế ngày càng được mở rộng. PHẦN III: PHÂN TÍCH VIỆC ĐÀM PHÁN , KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VIMEDIMEX II. A. TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU, SỐ KIM NGẠCH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DOANH THU CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY: I .Tình hình xuất khẩu: Tình hình xuất khẩu theo các mặt hàng: BẢNG CƠ CẤU HÀNG XUẤT KHẨU ĐVT: ngàn USD Mặt hàng 2002 2003 2004 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Dược liệu 1,488,417 77.54 1,281,672 63.59 1,085,895 52.38 Tinh dầu 75,246 3.92 83,039 4.12 69,656 3.37 Hàng khác 355,884 18.54 650,814 32.29 917,559 44,25 Tổng cộng 1,919,547 100 2,015,525 100 2,073,110 100 Qua các số liệu ở bảng cơ cấu hàng xuất khẩu qua các năm, ta thấy: tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty đều tăng qua các năm. Năm 2002 tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty đạt 1,919,547 ngàn USD. Bước sang năm 2003, tổng kim ngạch xuất khẩu tăng từ 1,919,547 ngàn USD ( 2002 ) lên 2,015,525 ngàn USD ( 2003 ) và đến năm 2004 là 2,073,110 ngàn USD. Qua qua các số liệu từ năm 2002 và 2004, ta nhận thấy: Dược liệu là mặt hàng chủ lực và là thế mạnh của công ty chủ yếu được xuất sang thị trường Châu Á dưới dạng thô và sơ chế dùng để làm nguyên liệu sản xuất thuốc với các dược liệu chủ yếu như: bạch truật, bột nhang, hoa hồi, đài hoa, bụp giấmNhưng lại đang có xu hướng giảm dần qua các năm do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường thế giới, sản lượng giảm và thị trường bị thu hẹp. Mặt hàng tinh dầu ( chủ yếu là tinh dầu tràm, sả, quế, hồi ) chiếm tỷ trọng nhỏ trong kim ngạch xuất khẩu nhưng lại là mặt hàng có kim ngạch xuất khẩu tăng nhẹ năm 2001 đến 2003. Tuy nhiên đến năm 2004, mặt hàng này lại có chiều hướng giảm sút. Tinh dầu chủ yếu chỉ được xuất sang Pháp và các nước Đông Nam Á. Các mặt hàng còn lại gồm: hàng thủ công mỹ nghệ, nông – lâm sản, đồ gốm, hoặc xuất ủy thác cho các đơn vị khác có yêu cầu, tuy chiếm tỷ trọng không lớn trong kim ngạch xuất khẩu, nhưng những năm gần đây đều tăng cả trị giá lẫn tỷ trọng. Đặc biệt tăng mạnh vào năm 2004 và đang có xu hướng tăng ở những năm tiếp theo. Tình hình xuất khẩu theo thị trường: BẢNG KIM NGẠCH XUẤT KHẨU THEO THỊ TRƯỜNG ĐVT: ngàn USD THỊ TRƯỜNG Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Trị giá % Trị giá % Trị giá % CHÂU Á 1,227,357 63.94 1,280,463 63.53 1,295,279 62.48 CHÂU ÂU 492,485 25.65 512,548 25.43 542,118 26.15 CHÂU MỸ 199,705 10.41 222,514 11.04 235,713 11.37 KNNK 1,919,547 100 2,015,525 100 2,073,110 100 Bảng kim ngạch xuất khẩu cho thấy thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty hiện nay là các nước ở khu vực Châu Á với các khách hàng quen thuộc như: Nhật Bản, Hong Kong, Malaysia, Singapore Cụ thể năm 2002 đạt 1,227,357 ngàn USD, ứng với 63.94%, năm 2003 là: 1,280,463 ngàn USD ứng với 63.53%, năm 2004 là: 1,295,279 ngàn USD ứng với 62.48%. Đây là thị trường truyền thống của công ty do Việt Nam có cùng điều kiện khí hậu, gần gủi về địa lý và chịu ảnh hưởng về văn hóa cũng như thói quen tiêu dùng. Tuy năm 2003, 2004 kim ngạch xuất khẩu ở thị trường này có giảm nhẹ do sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường trong và ngoài nước nhưng đây vẫn là thị trường lớn chiếm trên 60% tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty. Chiếm đa số trong kim ngạch xuất khẩu còn lại là thị trường Châu Âu với Pháp và Đức là 2 bạn hàng lớn và đáng tin cậy thường nhập bụt giấm, tinh dầu và rượu bổ các loại. Tỷ trọng xuất khẩu cho thị trường này vẫn ổn định trong những năm gần đây. Thị trường Châu Mỹ chiếm tỷ trọng xuất khẩu nhỏ và dù là thị trường lớn trên thế giới, có nhiều tiềm năng nhưng thị trường này rất khó thâm nhập vì tính cạnh tranh và yêu cầu về chất lượng rất cao. Nhìn chung, kim ngạch xuất khẩu của công ty có xu hướng tăng lên tuy tốc độ tăng là không cao, nhưng công ty đã đạt được những thành công đáng kể khi cố gắng ổn định thị trường xuất khẩu Châu Á, thâm nhập và đưa trị giá lẫn tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu ở thị trường Châu Âu, Châu Mỹ tăng dần trong những năm qua. Tình hình nhập khẩu: Tình hình nhập khẩu theo các mặt hàng: BẢNG CƠ CẤU HÀNG NHẬP KHẨU ĐVT: ngàn USD Mặt hàng 2002 2003 2004 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Nguyên liệu sx thuốc 2,655,317 5.38 2,767,354 5.34 2,684,022 4.98 Thành phẩm 37,589,024 76.16 39,478,840 76.18 41,543,058 77.08 Hóa chất xét nghiệm 3,676,972 7.45 4,011,108 7.74 4,284,734 7.95 Phim X- quang 1,663,275 3.37 1,741,256 3.36 1,606,102 2.98 Máy móc, dụng cụ y tế 3,770,748 7.64 3,824,546 7.38 3,778,112 7.01 Tổng cộng 49,355,336 100 51,823,104 100 53,896,028 100 Hoạt động nhập khẩu của công ty là nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ trong nước. Qua bảng số liệu cho thấy kim ngạch nhập khẩu tăng đáng kể hàng năm là do nhu cầu phục vụ xã hội và yêu cầu về công nghệ mới tại các bệnh viện tăng cao. Cụ thể năm 2003 tăng so với năm 2002 là: 2,467,768 tương ứng tăng: 4.76%, năm 2004 tăng so với năm 2003 là: 2,072,924 tương ứng tăng 3.85%. Trong đó các mặt hàng nhập khẩu đều gia tăng về số tuyệt đối. Đặc biệt thành phẩm luôn chiếm tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu: năm 2002 chiếm 76.16% ứng 37,589,024 ngàn USD, năm 2003 chiếm 76.18% ứng 39,478,840 ngàn USD, năm 2004 chiếm 77.08% ứng 41,543,058 ngàn USD. Chủ yếu được nhập khẩu từ các nước Châu Âu như: Pháp, Đức, Thụy Sĩ và Châu Á như: Nhật Bản, Đài Loan, Thái Lan, Hàn Quốc Loại hàng hóa nhập khẩu không thể thiếu là các loại dụng cụ y tế sử dụng một lần như: chỉ phẩu thuật, kim tiêm, nước sát trùng, dụng cụ phòng mổ, day truyền dịch, phục vụ cho phòng mổ, do vậy nhu cầu về loại hàng này ít biến động. Mặt hàng nguyên liệu nhập khẩu để cung cấp cho các xí nghiệp sản xuất, chế biến thuốc trong nước mà nguồn nguyên liệu trong nước không thể thay thế được chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch nhập khẩu, chủ yếu cung cấp cho các xí nghiệp sản xuất thuốc trong nước như: Xí nghiệp Dược phẩm trung ương 24, 25, 26, 2/9 để sản xuất thuốc tiêu thụ trong nước và xuất khẩu. Bên cạnh việc nhập khẩu các nguyên liệu làm thuốc, thành phẩm thuốc, công ty còn nhập khẩu các loại thiết bị, máy móc chuyên dùng theo yêu cầu, hoặc theo đơn đặt hàng cho các đơn vị trong nước, thường là các bệnh viện chuyên khoa, trung tâm khám chữa bệnh trong cả nước. Tình hình nhập khẩu theo thị trường: BẢNG KIM NGẠCH NHẬP KHẨU THEO THỊ TRƯỜNG ĐVT: ngàn USD THỊ TRƯỜNG 2002 2003 2004 Giá trị % Giá trị % Giá trị % CHÂU Á 10,453,460 21.18 11,598,010 22.38 11,129,530 20.65 CHÂU ÂU 33,719,565 68.32 35,991,146 69.45 38,276,959 71.02 CHÂU MỸ 5,088,536 10.31 4,166,578 8.04 4,392,526 8.15 CHÂU ÚC 93,775 0.19 67,370 0.13 97,013 0.18 KNNK 49,355,336 100 51,823,104 100 53,896,028 100 Công ty Vimedimex II có thị trường nhập khẩu rất phong phú, bao gồm nhiều nước thuộc Châu Âu, Châu Á, Đông Nam Á và một số nước khác như: Ấn Độ, Mỹ, Pakistan Tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty tăng đều mỗi năm, cụ thể là năm 2003 trị giá nhập khẩu tăng 2,467,768 ngàn USD ứng tăng 4.76% so với năm 2002 và năm 2004 tăng 2,072,924 ngàn USD ứng tăng 3.85% so với năm 2003. Công ty nhập phần lớn hàng hóa từ Châu Âu với các nước chủ yếu là Pháp, Áo, Đức, Hà Lan Giá trị và tỷ trọng nhập khẩu của thị trường này cao nhất trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty và tăng đều trong những năm gần đây. Đối với thị trường Châu Á, công ty chủ yếu nhập hàng từ Nhật Bản, Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc. Năm 2003 giá trị và tỷ trọng nhập khẩu từ thị trường Châu Á có tăng nhưng bước sang năm 2004 lại giảm do giá trị nhập khẩu từ Hàn Quốc giảm. Nhìn chung, sự biến động về giá trị nhập khẩu ở thị trường Châu Á là không đáng kể. Công ty nhập khẩu từ thị trường Châu Mỹ với các nước chủ yếu là Mỹ và Canada với giá trị và tỷ trọng nhỏ. Và chỉ nhập khẩu một tỷ lệ rất nhỏ từ thị trường Châu Úc. Kim ngạch xuất nhập khẩu và doanh thu của công ty trong những năm qua: Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty: BẢNG KIM NGẠCH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG THỜI KỲ 2002-2004 ĐVT: ngàn USD Năm 2002 2003 2004 Kim ngạch XK 1,919,547 2,015,525 2,073,110 Kim ngạch NK 49,355,336 51,823,104 53,896,028 Hoạt động xuất nhập khẩu của công ty trong thời kỳ từ 2002-2004 tương đối ổn định, thể hiện qua việc gia tăng giá trị xuất nhập khẩu qua các năm. Tuy kim ngạch xuất khẩu của công ty không tăng cao như những năm trước: năm 2003 chỉ tăng 95,978 ngàn USD so với năm 2002 và năm 2004 tăng 57,585 ngàn USD so với năm 2003, nhưng cũng đã thể hiện sự cố gắng không ngừng của công ty trong hoàn cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Kim ngạch nhập khẩu luôn có sự gia tăng, cụ thể từ 2003 tăng 2,467,768 ngàn USD và năm 2004 tiếp tục tăng 2,072,924 ngàn USD. Sự gia tăng này là do công ty Vimedimex II đã thiết lập được mạng lưới phân phối sản phẩm tốt hơn, có mối quan hệ tốt với các trung tâm dược phẩm, nhà thuốc, bệnh viện. Công ty đã nổ lực tìm kiếm những nhà cung cấp có uy tín, xây dựng được một số cở sở vật chất kỷ thuật và đội ngủ công nhân viên có trình độ, kỷ năng ngày càng hoàn thiện. Bên cạnh đó nhu cầu về y tế, chăm sóc sức khỏe ở Việt Nam đang tăng trưởng mạnh. Đây là dấu hiệu thể hiện sự nổ lực và tiến bộ của công ty. Nhìn chung công ty có ưu thế về nhập khẩu hơn so với xuất khẩu. Ngoài ra chính sách xuất nhập khẩu của nhà nước thay đổi trong từng thời kỳ và sự xuất hiện của ngày càng nhiều công ty xuất nhập khẩu, sự gia tăng đối thủ cạnh tranh trong ngành cũng ảnh hưởng đến kim ngạch xuất nhập khẩu cũng như lợi nhuận của công ty. Doanh thu của công ty : TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DOANH THU TRONG THỜI KỲ 2002-2004 ĐVT: triệu đồng Năm 2002 2003 2004 Doanh thu 719,742 827,849 918,581 TĐT định gốc 100% 115.02% 127.63% TĐT liên hoàn 115.02% 110.96% Chú thích: TĐT là tốc độ tăng Kết quả từ bảng trên cho thấy doanh thu của công ty tăng đều qua các năm. Cụ thể như sau: Năm 2003 doanh thu của công ty tăng 15.02% so với năm 2002 Năm 2004 doanh thu của công ty đạt 918,581 triệu đồng, tăng 27.63% so với năm 2002 và tăng 10.96% so với năm 2003. Nhìn chung doanh thu của công ty tăng dần qua mỗi năm, từ 719,742 triệu đồng ( 2002) tăng lên 827,849 triệu đồng ( 2003 ) và đạt 918,581 triệu đồng vào năm 2004. Sự gia tăng này là do công ty mở rộng các ngành kinh doanh, mở rộng thị trường. Đặc biệt hoạt động ủy thác của công ty gia tăng, tạo nguồn thu không nhỏ từ chi phí ủy thác xuất nhập khẩu. Tất cả các nguồn này đã góp phần gia tăng doanh thu của công ty trong những năm qua. Tình hình tài chính và sản xuất của công ty những năm gần đây: 1. Tình hình tài chính: BẢNG CƠ CẤU VỐN CỦA CÔNG TY ĐVT: triệu đồng Nguồn vốn 2002 2003 2004 2003/2002 2004/2003 Vốn cố định 3,297 3,457 3,457 138.61% 100% Vốn lưu động 202,590 203,890 207,060 100.64% 101.55% Tổng cộng 205,887 207,347 210,517 100.71% 101.52% Nhìn chung cơ cấu vốn của công ty có tăng nhưng không cao qua các năm. Cụ thể, năm 2002 nguồn vốn của công ty là 205,887 triệu đồng, đến năm 2003 vốn của công ty tăng lên 207,347 triệu đồng, tương ứng tăng 0.71% so với năm 2003 và năm 2004 tăng 1.52% so với năm 2003. Qua bảng cơ cấu vốn của công ty ta nhận thấy vốn lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn hoạt động của công ty. Vốn cố định chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ, chủ yếu là trụ sở, nhà kho, và các phương tiện cơ bản cần thiết phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu vốn phù hợp với ngành kinh doanh đặc thù của công ty và đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty. 2. Tình hình sản xuất: 2.1- Hiệu quả sản xuất của công ty năm 2004: ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu 2003 2004 So sánh 2004/2003 Tuyệt đối % Doanh thu 827,849 918,581 90,732 10.96% Tổng chi phí 728,740 802,254 73,514 10.08% Hiệu quả SXKD 1.136 1.145 0.009 0.8%  Doanh thu Hiệu quả sản xuất kinh doanh = ------------------------- Tổng chi phí. Hiệu quả sản xuất kinh doanh cho biết một đồng chi phí bỏ ra trong kỳ sản xuất thì thu lại được bao nhiêu đồng doanh thu. Theo số liệu ở bảng trên cho thấy trong năm 2004 công ty Vimedimex II đã hoạt động có hiệu quả, vì hiệu quả sản xuất đạt được trong năm là 1.145, điều này có nghĩa là trong năm 2004 cứ một đồng chi phí bỏ ra công ty thu lại được 1.145đồng. Không những thế mà hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty đã tăng so với năm trước. Tuy chỉ tăng 0.8%, nhưng mức tăng này là dấu hiệu đáng khích lệ, chứng tỏ hiệu quả của việc sử dụng chi phí hợp lý. Đây là chiều hướng tốt của công ty. 2.2 Doanh lợi sản xuất: ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu 2003 2004 So sánh 2004/2003 Tuyệt đối % Lợi nhuận 2,566 2,939 373 14.54 Tổng doanh thu 827,849 918,581 90,732 10.96 Doanh thu xuất khẩu 757,482 817,538 60,056 7.9 Doanh thu ủy thác 70,367 101,043 30,676 43.6 Doanh lợi sản xuất 0.003 0.0032 0.0002 6.7 Lợi nhuận Doanh lợi sản xuất = ------------------- Tổng doanh thu Chỉ tiêu doanh lợi sản xuất cho biết cứ một đồng doanh thu thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Qua bảng trên cho thấy doanh lợi sản xuất của công ty năm 2004 cao hơn năm 2003. Cụ thể năm 2003 doanh lợi sản xuất chỉ đạt 0.003 thì năm 2004 đạt 0.0032 đồng tăng 0.0002 tương ứng với 6.7%. Điều này có nghĩa là cứ một đồng doanh thu trong năm 2004 thu được nhiều hơn năm 2003 là 0.0002 đồng lợi nhuận. Đây là kết quả tốt có được từ sự nổ lực và cố gắng không ngừng của cán bộ công nhân viên công ty. V. ĐÁNH GIÁ CHUNG: Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn cố gắng hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tuy có những năm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không cao, nhưng công ty cũng đã nổ lực vượt qua. Cụ thể vào năm 1999 do tình hình trong và ngoài nước có nhiều biến động và năm 2001 do ảnh hưởng của tình hình chính trị trên thế giới và sự cạnh tranh về giá cả trên thị trường nên hiệu quả hoạt động xuất khẩu không cao. Đứng trước những khó khăn đó, công ty không chùng bước mà vẫn cố gắng vươn lên, chủ động về nguồn hàng xuất khẩu và tìm kiếm thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu, góp phần tạo nên sự thành công cho công ty, thực hiện tốt chủ trương, chính sách của nhà nước. Thành tích mà công ty đạt được thể hiện sự quyết tâm và nổ lực của tất cả các thành viên trong công ty. Hiện nay, công ty đã có được thị trường tiêu thụ ổn định, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu ngày càng tăng, đó chính là thành quả đáng khích lệ của tập thể cán bộ, công nhân viên VIMEDIMEX II. B - TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VIMEDIMEX II: I- TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU: Tổ chức đàm phán, giao dịch với khách hàng : Đàm phán giao dịch với khách hàng trong nước: Việc đàm phán này được thực hiện đối với các đơn vị trong nước, nhằm xác định khả năng của thị trường nội địa, đáp ứng nhu cầu của thị trường nước ngoài, từ đó ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương. Xét về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu trong công ty bao gồm: dược liệu, tinh dầu và các mặt hàng khác như : gạch, gốm sứ, rượu bổ, cao su vàng, nông sản Dựa vào cơ cấu của mặt hàng xuất khẩu mà công ty có các hình thức giao dịch với khách hàng trong nước khác nhau, bao gồm: -Công ty tiến hành giao dịch với các xí nghiệp thuộc công ty, hình thức này thường được tiến hành qua điện thoại, fax Nội dung của cuộc giao dịch không mang tính chất thỏa thuận, mà trên cơ sở công ty đã biết trước khả năng sản xuất của các xí nghiệp trực thuộc. Từ đó công ty có thông báo về khối lượng, chất lượng và các điều kiện khác về mẫu mã hàng hoá như đã ký kết trong hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Các xí nghiệp trực thuộc sẽ căn cứ vào những nội dung mà công ty đưa ra, tiến hành sản xuất, đóng gói, chuẩn bị hàng hoá đúng chất lượng, số lượng đã qui định. Đúng thời gian như đã ký kết trong hợp đồng, tiến hành giao hàng cho công ty, kèm theo thủ tục xuất khẩu. -Ngoài ra, công ty còn tiến hành giao dịch với các cơ sở sản xuất, chế biến khác để có được nguồn hàng cung cấp theo yêu cầu của đối tác. Hoạt động này được tiến hành chặt chẽ, định giá, lấy mẫu, duyệt mẫu đảm bảo đúng yêu cầu, chất lượng đã ký kết. Các trường hợp giao dịch giữa công ty với các cơ sở sản xuất sẽ tạo nên sự liền mạch giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. - Đàm phán , giao dịch với khách hàng nước ngoài: Khách hàng nước ngoài của công ty bao gồm những khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ với công ty từ trước đến nay và cả những khách hàng mới, cũng như những khách hàng tiềm năng. Việc đàm phán với khách hàng nước ngoài thường do phòng đối ngoại đảm nhận. Trong quá trình đàm phán, giao dịch thì công ty và khách hàng sẽ bàn bạc, thỏa thuận cụ thể về giá cả, mẫu mã hàng hoá, chất lượng và một số điều kiện khác như phương thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng Sau đó nếu đạt được thỏa thuận thì hai bên sẽ đi đến việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Hợp đồng sẽ được lập thành bốn bản, có nội dung và giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ hai bản. Đối với khách hàng chưa qua giao dịch mà chủ động thiết lập quan hệ mua bán với công ty thì khách hàng sẽ gửi thư yêu cầu công ty gửi bảng báo giá đến. Sau khi nhận được bảng báo giá, khách hàng đưa ra mức giá mà họ mong muốn . Giữa công ty và khách hàng có thể sẽ có sự điều chỉnh về giá đến khi có mức giáphù hợp. Khi đã thỏa thuận được giá cả, hợp đồng mua bán ngoại thương sẽ được ký kết và lập thành bốn bản, mỗi bên giữ 2 bản. 2 – Ký kết hợp đồng xuất khẩu : 2.1 Đối với hợp đồng xuất khẩu uỷ thác : Đối với loại hợp đồng xuất khẩu uỷ thác thì thường do đơn vị uỷ thác và khách hàng nước ngoài trực tiếp bàn bạc với nhau về một loại hàng hoá nào đó. Sau khi hai bên thoả thuận thì đơn vị nhờ uỷ thác đến công ty bàn bạc nhờ xuất khẩu lô hàng uỷ thác, lúc này công ty cùng với đơn vị nhờ uỷ thác thỏa thuận ký hợp đồng ủy thác. 2.2 Đối với hợp đồng xuất khẩu tự doanh: Đối với hợp đồng này, thông thường công ty sẽ giao cho phòng đối ngoại thực hiện sau khi nghiên cứu thị trường, thăm dò giá cả xuất khẩu ở các đơn vị kinh doanh xuất khẩu trong nước và thăm dò giá cả mặt hàng trên thị trường khu vực. Trên cơ sở đó công ty sẽ chọn ra mức giá hợp lý để tiến hành, phương thức thanh toán, cũng như số lượng, chất lượng hàng xuất khẩu đều được bàn bạc cụ thể và có quyết định dứt khoát, nhằm đảm bảo tính thực thi của hợp đồng. II- TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU : Sau khi việc ký kết hợp đồng xuất khẩu được hoàn tất, thì việc thực hiện hợp đồng là bước tiếp theo có vai trò quan trọng đối với hiệu quả kinh tế của thương vụ cũng như quyền lợi và uy tín của công ty trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Đối với hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác : Công ty thực hiện theo yêu cầu của đơn vị uỷ thác, nhưng vẫn đảm bảo về tính pháp lý, không làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Đối với hợp đồng xuất khẩu ủy thác thì công ty sẽ giúp đơn vị ủy thác làm đầy đủ các thủ tục xuất khẩu, làm sao để đảm bảo cho đơn vị ủy thác xuất hàng đúng thời gian, đảm bảo tiến độ xuất hàng cho khách hàng nước ngoài. Nhờ các nhân viên của công ty có trình độ nghiệp vụ tốt và giàu kinh nghiệm, nên việc xuất khẩu theo loại hình này được thực hiện tốt. Đối với hợp đồng xuất khẩu tự doanh: Trình tự của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu tự doanh được diễn ra như sau: - Đàm phán. - Ký kết hợp đồng xuất khẩu. - Tạo lập mối quan hệ với các đơn vị cung ứng hàng trong nước để nắm bắt nguồn hàng và giá cả. - Ký hợp đồng mua bán trong nước. - Xuất khẩu. Để tiến hành xuất khẩu hàng hoá công ty thường tiến hành như sau: Ký hợp đồng mua bán hoặc uỷ thác thu mua chế biến hàng xuất khẩu uỷ thác Nếu xuất khẩu hàng uỷ thác phải có hạn ngạch của Bộ Thương Mại Chuẩn bị đầy đủ chứng từ thương mại để xuất hàng Tiến hành thuê tàu Lên lịch xuất khẩu hàng Mua bảo hiểm nếuxuất khẩu hàng theo điều kiện CIF Làm thủ tục khai báo hải quan gồm: + Bốn tờ khai hải quan (1 photo) + Hai packing list (1 photo) + Hai hợp đồng ( 1 photo) hoặc L/C ( nếu thanh toán theo phương thức L/C) Tóm lại : Hầu hết khách hàng của công ty là những khách hàng cũ, có mối quan hệ lâu dài nên đa số hợp đồng được ký kết giữa các bên đều gọn, đơn giản. Đối với những khách hàng mới thì họ thường chủ động thiết lập mối quan hệ mua bán với công ty. Về điều khoản giao nhận công ty thường áp dụng theo giá CIF và FOB. Về phương thức thanh toán thì công ty thường áp dụng theo phương thức tín dung chứng từ (L/C) và phương thức chuyển tiền theo hình thức điện báo ( Telegraphic – Trabsfers – T/T). 3. Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Vimedimex II: 3.1- Xin giấy phép xuất khẩu: Công ty Vimedimex II là một doanh nghiệp Nhà nước, lĩnh vực hoạt động chính của công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy, Bộ Thương Mại đã cấp cho công ty giấy phép kinh doanh xuất khẩu ( còn gọi là giấy phép kinh doanh 7 số) để công ty xuất khẩu những mặt hàng đã đăng ký màkhông cần xin giấy phép xuất nhập khẩu từng chuyến. Phạm vi hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay bao gồm: - Xuất khẩu: nguyên liệu, dược phẩm, thiết bị y tế, thủ công mỹ nghệ, tinh dầu, nông sản. Nhập khẩu: nguyên liệu, dược phẩm, thiết bị y tế, thiết bị vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất, hàng tiêu dùng thiết yếu. Như vậy, phần xin giấy phép xuất khẩu của công ty đã hoàn tất và có đủ tư cách xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá với nước ngoài. 3.2- Mở L/C: Phần lớn công ty thanh toán theo phương thức tín dụng chứn