Chuyên đề Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị và sử dụng nguyên vật liệu liệu tại công ty gạch lát Hà Nội

mát nguyên vật liệu NVLMM NVLSD TLMM = Với : TLMM - Tỷ lệ mất mát nguyên vật liệu NVLMM - Giá trị nguyên vật liệu mất mát trong kỳ tính toán NVLSD - Giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ tính toán + Hệ số chất có ích trong nguyên vật liệu (H1): phản ánh chất lượng của nguyên vật liệu. Trọng lượng chất có ích trong nguyên vật liệu Trọng lượng nguyên vật liệu H1 = + Hệ số sử dụng chất có ích (H2): Phản ánh trình độ sản xuất của doanh nghiệp thể hiện qua việc sử dụng nguyên vật liệu. Trọng lượng chất có ích thu được Trọng lượng chất có ích trong nguyên vật liệu H2 = + Hệ số thành phẩm (H3): Phản ánh khá toàn diện trình độ sử dụng nguyên vật liệu . H3 = H1 x H2 + Hệ số sử dụng nguyên liệu Hsd Trọng lượng tinh của sản phẩm Trọng lượng nguyên vật liệu sử dụng Hsd = + Ngoài ra chúng ta còn có: Hệ số phế phẩm (H4): H4=1-H3 Hệ số phế liệu (H5): H5= (1- H1) +(1-H2). Các hệ số này càng nhỏ càng tốt. Nó chứng tỏ doanh nghiệp đã sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm. Để phản ánh khả năng tận dụng phế liệu, doanh nghiệp còn sử dụng hệ số phế liệu dùng lại. Nó được tính bằng cách lấy lượng phế liệu dùng lại chia cho tổng số phế liệu. Trên đây là một số chỉ tiêu thường dùng trong các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm từng ngành, từng doanh nghiệp có thể áp dụng một số các chỉ tiêu khác để tính toán. Bước vào nền kinh tế thị trường với tính cạnh tranh gay gắt của nó, hầu hết mọi doanh nghiệp luôn phải đứng trước bài toán giảm giá thành sản phẩm nhằm tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm để duy trì và từng bước phát triển doanh nghiệp mình. Vì lẽ đó, tăng cường công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp chính là một trong những biện pháp cơ bản giảm chi phí sản xuất kinh doanh. CHƯƠNGII Phân tích tình hình quản trị nguyên vật liệu tại công ty gạch lát hà nội (viglacera) 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Gạch ốp lát Hà Nội (viglacera) tiền thân là Xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng, trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp Sành sứ Thuỷ tinh. Được thành lập tháng 6/ 1959 theo quyết định số 094A/BXD – TCLĐ, với tên gọi là xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng. Đến năm 1994 phát triển thành công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng gồm 2 cơ sở sản xuất chính: Cơ sở 1: Nhà máy Gạch ốp lát Hà Nội – Thanh Xuân - Đống Đa – Hà Nội Cơ sở 2: Nhà máy Gạch ốp lát Hữu Hưng - Đại Mỗ – Hà Nội Theo dự báo phát triển kinh tế đô thị Việt Nam đến năm 2010, diện tích nhà ở sẽ tăng từ 7,5m2 /người lên 10m2/người. Với tốc độ phát triển nhanh về xây dựng như vậy nhu cầu về vật liệu xây dựng nói chung và gạch ốp lát nói riêng sẽ cũng tăng lên đáng kể. Cùng với sự phát triển mạnh về mọi mặt kinh tế, chính trị, xã hội, nhu cầu của con người về hàng hoá cũng tăng cả về số lượng và chất lượng. Trước đây sản phẩm gạch lát nền chủ yếu là gạch xi măng. Loại này có trọng lượng trung bình trên 1m2 lớn (khoảng 40 – 50 kg/m2 ) bề mặt làm bằng chất liệu xi măng bột màu không có độ bóng. Màu sắc và tính chất cơ lý hoá không thể so sánh với gạch lát nền tráng men cao cấp có độ bền và tính thẩm mỹ cao. ở Việt Nam, thị trường gạch ốp lát cao cấp đang là sản phẩm có sức hấp dẫn đối với các công trình kiến trúc đa dạng và cao cấp, nhưng giá cả rất cao do phải nhập khẩu từ nước ngoài để thoả mãn nhu cầu đó, đồng thời đẩy nhanh tốc độ phát triển của mình. Tháng 2/ 1994 Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng (nay là Công ty Gạch ốp lát Hà Nội) đã đầu tư trên 70 tỷ đồng xây dựng dây truyền sản xuất gạch lát nền với công suất 1.015000m2/năm, thiết bị công nghệ được nhập từ ITALIA. Tháng 11- 1994 công ty đã chính thức đưa dây chuyền này vào sản xuất và đầu năm 1995 sản phẩm gạch lát nền mang nhãn hiệu VICERA được bán rộng rãi trên thị trường cả nước, được khách hàng đón nhận và tín nhiệm. Đây là đơn vị đầu tiên ở Việt Nam nhập đồng bộ dây chuyền thiết bị và công nghệ của ITALIA chuyên sản xuất gạch ốp tường và lát nền. Sản phẩm của công ty đã được các chuyên gia Châu Âu đánh giá ngang tầm với các sản phẩm hiện tại ở các nước đứng đầu về công nghệ và chất lượng sản phẩm như ITALIA, Tây Ban Nha,...Chính vì thế, sản phẩm của VICERA đã được cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn Châu Âu CEN/CT67. Tháng 4/1996 được sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Thuỷ tinh và Gốm Xây dựng, công ty tiếp tục đầu tư trên 60 tỷ đồng xây dựng lắp đặt thêm một dây chuyền sản xuất đồng bộ cùng với thiết bị và công nghệ của ITALIA nâng công suất sản xuất gạch ốp lát của công ty từ hơn 1 triệu m2/năm lên hơn 3 triệu m2/năm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Theo quyết định số 284/QĐ/BXD ngày 19 / 5 / 1998 Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng được tách thành công ty gạch ốp lát Hà Nội và Nhà máy Gạch Hữu Hưng. Công ty Gạch ốp lát Hà Nội trở thành một công ty độc lập chuyên sản xuất gạch men ốp tường và lát nền với năng lực sản xuất cao, trang thiết bị đồng bộ, công nghệ hiện đại. Đội ngũ cán bộ, công nhân được trang bị tốt về năng lực và có ý thức trách nhiệm, lòng ham mê đối với nghề nghiệp. Sản phẩm của công ty luôn có chất lượng ổn định, mẫu mã phong phú, đa dạng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, thay thế được hàng nhập khẩu, chuẩn bị xuất sang các nước Châu Âu. Từ ngày 1/1/1999 sản phẩm gạch ốp lát của công ty được mang nhãn hiệu mới là viglacera. Tháng 8/2000 Công ty Gạch ốp lát Hà Nội được tổ chức BVQI của Anh cấp chứng chỉ ISO 9002. Trụ sở chính của công ty hiện nay được đặt tại phường Trung Hoà quận Cầu Giấy – Hà Nội, có tổng vốn kinh doanh là 123.266.892.000 VNĐ. Trong đó: Vốn lưu động : 4.332.445.000 VNĐ Vốn cố định : 118.934.447.000 VNĐ Bảng 1. Một số kết quả đạt được của công ty trong những năm qua Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu ĐVT TH 1998 TH 1999 TH 2000 TH 2001 Giá trị sản xuất Tr.đ 58.698 184.613 245.485 240.725 Doanh thu Tr.đ 64.469 167.960 211.733 216.522 Nộp ngân sách Tr.đ 2.731 6.024 8.783 5.657 Thu nhập BQ người / Th 1000đ 809 1.516 1.663 1.602 Qua biểu trên ta nhận thấy giá trị sản xuất và doanh thu của công ty tăng liên tục qua các năm, điều này chứng tỏ hướng đi của công ty là đúng đắn và sản phẩm của công ty được thị trường chấp nhận. Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước, thu nhập bình quân cán bộ công nhân viên từng bước được nâng cao và ổn định. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu của công ty 2.1 - Đặc điểm sản phẩm và dây chuyền công nghệ * Đặc tính sản phẩm Theo quyết định số 284/QĐ/BXD ngày 19/5/1998 Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hưng được tách thành: - Công ty gạch ốp lát Hà Nội - Nhà máy Gạch Hữu Hưng Công ty Gạch ốp lát Hà Nội trở thành một công ty độc lập chuyên sản xuất gạch men ốp tường. Sản phẩm của công ty nhằm phục vụ trang trí nội ngoại thất cho các công trình xây dựng, đáp ứng nhu cầu trong nước thay thế được hàng nhập khẩu, từng bước xuất khẩu sang các nước trong khu vực cũng như mở rộng xuất khẩu sang Châu Âu. Gạch ốp lát là vật liệu không thể thiếu được trong các công trình xây dựng, nó là một trong những yếu tố quyết định chất lượng sử dụng cũng như đánh giá về mặt kỹ thuật và mỹ thuật của mỗi công trình. Do đặc tính của sản phẩm gạch ốp lát không những phục vụ cho công năng sử dụng mà còn phải đáp ứng được vẻ mỹ thuật cho mỗi công trình. Chính vì vậy giá cả của các loại gạch ốp lát lại khá cao thông thường nó chiếm từ 3 - 5% toàn bộ giá trị công trình và đòi hỏi phong phú về mẫu mã kích thước . Tuy nhiên để hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ kỹ thuật nghiên cứu mẫu mã sản phẩm mới. * Quy trình sản xuất Công ty Gạch ốp lát Hà Nội hiện đang sản xuất 2 loại sản phẩm chính là gạch men lát nền nung 1 lần. Quy trình sản xuất tương tự nhau và là quy trình sản xuất liên tục, dây truyền công nghệ hiện đại với những ưu việt là: - Chu trình sản xuất ngắn - Khả năng tự động hoá cao - Chi phí sản xuất trên 1 đơn vị sản xuất thấp - Mặt bằng sản xuất gọn - Lao động chuyên môn hoá cao. Sơ đồ dây chuyền công nghệ: Sơ đồ 2. Sơ đồ dây chuyền công nghệ 2.2. Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực quản trị nhân sự Bộ máy quản lý của Công ty Gạch ốp lát Hà Nội được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty, các phòng ban tham mưu cho Giám Đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Ban Giám Đốc: Gồm 4 người (1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc) chịu trách nhiệm quản lý vĩ mô và đưa ra quyết định chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của toàn công ty, đề ra phương hướng và chính sách kinh doanh của công ty. Phòng tài chính kế toán: - Thực hiện hạch toán kế toán theo qui định của nhà nước và theo điều lệ hoạt động của tổng công ty, của công ty, tổ chức lập và thực hiện các kế hoạch tài chính, cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính và lập báo cáo kế toán phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng, quí, năm của công ty, cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết cho Giám đốc công ty, trên cơ sở đó giúp cho Giám đốc nhìn nhận và đánh giá 1 cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuấ kinh doanh của công ty, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp chỉ đạo sát sao hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được hiệu quả hơn. Phòng kinh doanh: - Thực hiện các công việc về thương mại nhằm tiêu thụ tối đa số lượng sản phẩm của công ty sản xuất ra. - Thực hiện các công tác nghiên cứu thị trường và đề ra các chiến lược kinh doanh của công ty. - Phối hợp với các đơn vị của công ty để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. - Tổ chức điều phối, nghiên cứu thị trường, đề xuất các mẫu mã được khách hàng ưa chuộng, kết hợp với phòng kỹ thuật tạo ra các mẫu mã và thực hiện dịch vụ sau bán hàng. - Thiết lập và quản lý mạng lưới đại lý, đề xuất các phương án, mạng lưới bán hàng, các hình thức quảng cáo, khuyến mại,... nhằm đẩy mạnh tiêu thụ. Phòng kế hoạch sản xuất: - Lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm theo tháng, quý, năm. - Lập kế hoạch cung ứng dự trữ vật tư, nguyên liệu, cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng số lượng, chất lượng theo kế hoạch sản xuất của công ty. - Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, theo dõi giám sát việc thực hiện xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng, nhà làm việc và các công trình kiến trúc khác trong công ty. - Phân tích, đánh giá và lập báo cáo sản xuất hàng ngày cho ban Giám đốc và báo cáo định kỳ việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư nguyên liệu, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cho ban Giám đốc công ty, tổng công ty và các cơ quan chức năng. - Thực hiện điều độ sản xuất và công tác an toàn vệ sinh lao động trong công ty. Phòng kỹ thuật - KCS - Xây dựng và hoàn thiện qui trình công nghệ sản xuất. - Nghiên cứu cải tiến công nghệ mẫu mã sản phẩm, lập qui trình công nghệ mới, mẫu mã sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của khách hàng theo từng thời kỳ. - Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng cho các loại vật tư nguyên liệu sản xuất, sản phẩm của công ty. - Xác định các thông số kỹ thuật cơ lý của nguyên liệu bán thành phẩm và thành phẩm để kịp thời có biện pháp điều chỉnh quá trình sản xuất. - Phân tích thành phần hoá học của các loại vật tư nguyên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất và cho nghiên cứu sản phẩm mới. - Kết hợp với phòng kế hoạch sản xuất trong việc khảo sát, đánh giá nguồn cung ứng nguyên liệu cho công nghệ sản xuất hiện có và cho công nghệ mới. - Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật cho các loại sản phẩm của công ty. - Tham gia biên soạn tài liệu, giáo trình giảng dạy các lớp đào tạo và nâng cao tay nghề của công nhân. - Kiểm tra, đánh giá chất lượng vật tư nguyên liệu nhập kho. - Kiểm tra giám sát việc thực hiện qui định trình công nghệ - Hướng dẫn, kiểm tra giám sát việc phân loại sản phẩm. - Tham gia thành viên nhập kho sản phẩm và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm nhập kho. - Kết hợp với phòng kinh doanh làm công tác dịch vụ sau bán hàng. Phòng tổ chức lao động tiền lương: - Xây dựng kế hoạch công tác tổ chức, lao động tiền lương, định mức lao động, bảo hiểm xã hội, các chế độ liên quan đến người lao động, xây dựng nội qui, qui chế của công ty. - Quản lý công tác đào tạo, công tác nâng bậc lương của cán bộ công nhân viên, theo dõi việc ký kết hợp đồng lao động. - Quản lý hồ sơ cán bộ cùng nhân viên, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thôi việc,... - Xây dựng và quản lý công tác thi đua khen thưởng kỷ luật và các công tác xã hội khác. Phòng hành chính (văn phòng) - Quản lý, thực hiện toàn bộ công tác hành chính trong công ty theo qui định chung về pháp lý hành chính hiện hành của nhà nước. - Quản lý theo dõi việc sử dụng tài sản của công ty như: nhà xưởng đất đai, phương tiện, thiết bị văn phòng,... - Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, giao dịch hàng ngày, phục vụ hội họp, ăn ca, đảm bảo công tác an ninh trật tự trong công ty thực hiện các chính sách, qui định của các cơ quan, chính quyền địa phương mà công ty chiụ sự quản lý. - Quản lý công tác y tế cơ sở. Phân xưởng sản xuất: - Tổ chức sản xuất có hiệu quả theo kế hoạch của công ty giao cho về số lượng và chất lượng. - Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng có hiệu quả về tài sản cố định, vật tư nguyên liệu, công cụ dụng cụ theo định mức. - Quản lý điều hành trực tiếp công nhân thuộc lĩnh vực mình quản lý, thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động và vệ sinh an toàn lao động theo qui định của công ty. - Giữ bí mật công nghệ và các số liệu khác trong quá trình sản xuất. - Vận động cán bộ công nhân trong đơn vị tham gia các phong trào, các nội qui, qui định của công ty, của các đoàn thể. Phân xưởng cơ điện: - Quản lý kỹ thuật về thiết bị máy móc của công ty, bảo quản hồ sơ thiết bị, lập hồ sơ theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị. - Theo dõi, giám sát việc thực hiện qui trình vận hành máy móc thiết bị của công nhân phân xưởng sản xuất. - Tiến hành bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị, kịp thời sửa chữa các sự cố xảy ra hàng ngày đảm bảo dây chuyền hoạt động liên tục và hiệu quả. * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty gạch ốp lát Hà Nội Sơ đồ 3. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty gạch ốp lát Hà Nội 2.3. Đặc điểm về công tác tài chính Công ty gạch ốp lát Hà nội đến 1998 được tách ra thành công ty độc lập, vì vậy nguồn tài chính của công ty bị hạn chế, chi phí vốn cho đầu tư xây dựng cơ bản là rất cao đây cũng chính là khó khăn của công ty nhưng đồng thời nó cũng phản ánh tư tưởng táo bạo đầu tư đổi mới công nghệ của lãnh đạo công ty. Bảng 2. Một số chỉ tiêu về tài chính của công ty TT Chỉ tiêu ĐVT TH 1998 TH 1999 TH 2000 TH 2001 1 Các khoản nộp ngân sách Tr. đ 2.731 6.024 8.783 5.657 2 Giá trị SX công nghiệp Tr. đ 58.698 184.613 245.485 240.725 3 Sản lượng sản xuất m2 946.745 2.977.625 3.835.705 3.597.037 4 Lao động và thu nhập Lao động bình quân người 337 386 446 517 Thu nhập BQ/ng/tháng 1000đ 809 1.516 1.663 1.602 5 Tài chính Mức trích KHTSCĐ Tr.đ 7.150 16.719 23.722 15.760 Doanh thu thuần Tr.đ 64.469 167.960 211.733 210.864 Gía vốn Tr.đ 60.342 124.295 159.048 176.357 Chi phí QLDN Tr.đ 19.325 34.087 32.104 13.095 - Lãi vay NH Tr.đ 13.359 22.626 9.918 9.259 - Chênh lệch tỷ giá Tr.đ 3.506 7.004 14.271 1.024 Chi phí bán hàng Tr.đ 5.581 5.318 14.740 19.131 Lợi nhuận trước thuế Tr.đ (19.688) 5.261 5.049 2.263 Thông qua bảng trên ta thấy chỉ tiêu lợi nhuận năm 1998 cho thấy doanh nghiệp phải trải qua một năm đầy sóng gió (lỗ 19.6 tỷ đồng), nguyên nhân chủ yếu của nó là do mức tiêu hao nguyên vật liệu, tỷ lệ sản phẩm hỏng,...quá cao làm chi phí kinh doanh của doanh nghiệp quá lớn đã dẫn tới thua lỗ. Sang các năm kế tiếp lợi nhuận của công ty đã tăng cao, điều này khẳng định công ty đã có những quyết sách đúng đắn, tìm mọi biện pháp giảm chi phí kinh doanh. Chỉ tiêu doanh thu có chiều hướng gia tăng đến năm 2001 có chững lại do khối lượng sản xuất trong năm có giảm đi, đây là nguyên nhân bão hoà thị trường và sản phẩm có xu hướng giảm giá, điều này giải thích tại sao lợi nhuận năm 2001 lại giảm sút đáng kể. Tình hình sử sụng vốn tại công ty trong những năm vừa qua được thông qua bảng sau: Bảng 3. Một số chỉ tiêu về sử dụng vốn TT Chỉ tiêu ĐVT TH 1999 TH 2000 TH 2001 KH 2002 1 Trả nợ NH về đầu tư Tổng số : Tr. đ 40.204 37.703 32.422 35.996 + Trả gốc Tr. đ 28.519 29.625 26.781 23.149 + Trả lãi Tr. đ 11.685 8.078 5.641 12.847 2 Đầu tư XDCB Tổng mức vốn đầu tư Tr. đ 6.598 5.433 33.916 9.500 + Xây lắp Tr. đ 3.361 1.000 8.015 9.500 + Thiết bị Tr. đ 3.142 4.433 20.897 - + KTCB khác Tr. đ 95 - 5.004 - Từ những kết quả trên, công ty không chỉ đảm bảo đủ vốn phục vụ kịp thời các nhu cầu cho sản xuất và cho đầu tư phát triển. Đồng vốn được luân chuyển nhanh, khả năng trả nợ ngân hàng luôn kịp thời và đảm bảo đồng thời giải quyết được một phần lớn những tồn tại về tài chính của những năm trước còn lại. Bộ phận nghiệp vụ đã lập các hồ sơ về tài chính, chuyển được các số dư nợ từ lãi suất cao sang lãi suất thấp, chuyển số dư ngoại tệ sang vay nội tệ nhằm tránh được những rủi ro do chênh lệch tỷ giá, lập hồ sơ miễn giảm lãi, giảm phí, làm lợi cho công ty hàng tỷ đồng được các ngân hàng chấp thuận. Đặc biệt, hàng tháng phòng kế toán đều tính toán được các chi phí sản xuất, hạch toán giá thành. Điều này đã góp phần tham mưu cho Giám đốc công ty chỉ đạo sát sao hơn trong công tác chỉ huy sản xuất kinh doanh và lên kế hoạch thực hiện các hạng mục đầu tư. 3. Phân tích tình hình thực tế công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu của công ty 3.1. Phân loại nguyên vật liệu của công ty 3.1.1. Nguyên vật liệu chính Công ty sử dụng 2 thành phần nguyên liệu chính là nguyên liệu xương và nguyên liệu men màu: * Nguyên liệu xương (chiếm 94,5%) là phần nguyên liệu tạo nên khung xương vững chắc cho sản phẩm, các nguyên liệu này chủ yếu sử dụng nguyên liệu trong nước bao gồm: - Nguyên liệu dẻo gồm: + Đất sét Trúc Thôn + Đất sét Hà Bắc + Cao lin Yên Bái - Nguyên liệu gầy (Trơ) bao gồm: + Feldôpar phong hoá + Dolomit Thái Nguyên + Quartz Yên Bái - Phụ gia: S. TPP (Soudium tripoly phốt phát) * Nguyên liệu men, màu (chiếm ằ 5,5%) là lớp nguyên liệu được phủ lên bề mặt của sản phẩm, tạo cho sản phẩm có màu sắc, văn hoa theo ý muốn ngoài ra nó còn chống cào xước, bền hoá cao.Nguyên liệu men màu chủ yếu là sử dụng nguyên liệu ngoại nhập. 3.1.2. Nguyên vật liệu phụ * Nhiên liệu: Công ty sử dụng nguồn nhiên liệu chính là dầu ZA, ngoài ra các nguyên liệu khác như xăng, các loại dầu bôi trơn,... * Điện, nước: - Công ty sử dụng 2 trạm biến áp: 1 trạm BA 750 KV và 1 trạm BA 1500 KV - Nguồn nước: nước máy + giếng khoan. Ta xem xét số lượng nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng trong những năm qua Bảng 4. Lượng vật tư chủ yếu Công ty nhập từ năm 1998 á 2001 TT Tên vật tư ĐVT SL 1998 SL 1999 SL 2000 SL 2001 1 Đất Trúc Phôn Tấn 16.482,76 19.897,15 4.623,54 2 Đất Kim Sen Tấn 19.844,32 22.274,79 3 Đất Vệ Linh Tấn 17.025,92 19.090,94 24.775.89 23.008,53 4 Đất Sóc Sơn Tấn 662,18 742,40 1056,56 894,84 5 Fspat phong hoá Lào Cai Tấn 682,49 754,63 25,84 6 Fspat phong hoá Tuyên Quang Tấn 991,97 920,94 7 Fspat Yên Bái Tấn 5.222,92 5.787,04 7.915,44 7.058,86 8 Fspat Lào Cai Tấn 9.425,38 10.528,34 14.146,15 12.737,81 9 Đất Trúc Thôn (men) Tấn 76,53 85,48 117,56 103,43 10 Cao lanh (men) Tấn 183,62 205,84 271,87 248,14 11 Thạch anh ( men) Tấn 91,76 102,36 136,0 124,0 12 Thạch anh Tấn 2.288,08 2.565,08 3.424,29 3.091,96 13 Sỏi cuội Tấn 858,19 960,45 1.521,6 1.157,8 14 Dầu hoả Lít 7.150.485 7.929.792 11.012.624 9.553.970 15 Dầu diezel Lít 60.876 68.284 99.198 82.265 3.2. Thực tế công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty 3.2.1. Công tác xây dựng định mức và lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Như phần trên chúng ta đã đề cập, nhiệm vụ xây dựng định mức là của phòng Kế hoạch vật tư. Cán bộ xây dựng định mức của nhà máy hiện nay đang sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để lập mức, dựa trên một số căn cứ sau: Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của sản phẩm: sau khi phòng Kỹ thuật công nghệ thống nhất đưa ra các thông số kỹ thuật của sản phẩm và được Giám đốc xét duyệt, thì phòng Kế hoạch vật tư dựa vào đó để lập mức tiêu hao nguyên vật liệu. Quyết toán vật tư kỳ báo cáo. Điều này có nghĩa là cán bộ định mức đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu tiêu hao và sản lượng sản phẩm sản xuất ra của kỳ báo cáo để tính ra mức tiêu hao cho từng đơn vị sản phẩm, từ đó lấy làm căn cứ để xây dựng mức cho kỳ kế hoạch. Cán bộ định mức dùng phương pháp thống kê theo dõi định mức tiêu hao qua các năm làm căn cứ xây dựng định mức cho kỳ kế hoạch. Ta lấy ví dụ như với các loại gạch khác nhau thì mức tiêu hao một số nguyên vật liệu cũng khác nhau thể hiện qua bảng: Bảng 5. Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các loại gạch cho kỳ kế hoạch 2001 Tên vật tư đvt Loại 300x300 Loại 200x250 Loại 200x200 Loại 400x400 Loại 500x500 Nguyên liệu chính kg/m2 20.3 19.1 16.62 23.9 30.35 Nhiên liệu kg/m2 1.95 1.85 1.76 2.44 2.93 Nguồn: Phòng KH - VT (theo số liệu năm 2001) Với cách thức xây dựng và quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu như vậy công ty đã từng bước hạ thấp định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Trong những năm gần đây do nắm bắt nhu cầu của thị công ty đã và đang mở rộng sản xuất các loại gạch có kích thước lớn như: 400x400mm và 500x500mm. Tuy nhiên để đánh giá công tác định mức ta xem xét mức tiêu hao nguyên vật liệu qua các năm cho loại gạch 300x300mm là loại gạch công ty đã và đang sản xuất từ nhiều năm nay. Bảng 6. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu kỳ kế hoạch cho loại gạch 300x300mm qua một số năm Tên vật tư Đvt Định mức tiêu hao nguyên vật liệu 1998 1999 2000 2001 Nguyên liệu xương kg/m2 19.76 19.5 18.53 18.5 Nguyên liệu men kg/m2 1.1 1.1 1.1 1.1 Nhiên liệu kg/m2 2.4 2.4 1.95 1.95 Sản lượng sản xuất m2 940.000 1.830.000 1.950.000 2.500.000 Tỷ lệ thu hồi SP % 5 5 5 5 Phế phẩm dùng lại Kg 0 0 0 0 Do hoàn thiện được hệ thống định mức nên công tác lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu tại công ty trở nên đơn giản. Kế hoạch mua sắm vật tư của công ty được căn cứ theo kế hoạch sản xuất hàng năm và cân đối với định mức tiêu hao để xác định số lượng vật tư cần mua sắm và dự trù kinh phí vốn. Ta xem xét bảng sau: Bảng 7. Kế hoạch dự trù vốn mua sắm nguyên vật liệu 2002 STT Tên vật tư Đvt Kế hoạch năm 2002 Tổng chi phí Định mức Đơn giá (đ/m2) Sản lượng (m2) 1 Nguyên liệu chính Kg/m2 20.42 16.203 76.153.207.498 2 Nhiên Liệu Kg/m2 2.026 9.014 42.367.030.555 Cộng Đồng 25.217 4.700.000 118.519.900.000 Do lên được kế hoạch mua sắm vật tư, phòng kế hoạch báo cáo giám đốc và cho ý kiến chỉ đạo xuống các bộ phận liên quan giúp cho hoạt động sử dụng vốn của công ty có kết quả hơn. 3.2.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ 3.2.2.1. Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Việc tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu được tiến hành bởi ban nghiệm thu nguyên vật liệu, thành phần của ban nghiệm thu gồm có: - Đại diện phòng kỹ thuật – KCS - Đại diện phân xưởng sản xuất - Thủ kho. Ban nghiệm thu có trách nhiệm: - Xác định chính xác số lượng nguyên vật liệu nhập kho (cân, đong, đo, đếm). - Lấy mẫu kiểm nghiệm. - Lập biên bản nghiệm thu xác nhận số lượng, chất lượng nguyên vật liệu nhập kho. Nếu nguyên vật liệu nhập kho không đảm bảo về yêu cầu kỹ thuật, số lượng theo hợp đồng thì ban nghiệm thu từ chối nhận hàng. Nếu đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng thì tiến hành tiếp nhận, khi tiếp nhận thủ kho ghi số thực nhận cùng với người giao hàng ký nhận vào hoá đơn, chuyển hoá đơn cho bộ phận kế toán (Kèm biên bản nghiệm thu, bản phân tích thành phần hoá, bản kiểm tra tính chất cơ lý) để làm thủ tục chứng từ nhập kho. 3.2.2.2. Tổ chức quản lý kho Do tính chất công nghệ sản xuất, doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, thời gian tập trung dự trữ, chế độ bảo quản,... khác nhau do vậy cũng có các kho khác nhau. Hiện nay kho nguyên vật liệu chính của công ty được chia làm: - Kho nguyên liệu men màu, hoá chất. - Kho nguyên liệu xương. - Kho xăng dầu Việc quản lý kho được giao cho 2 thủ kho: Thủ kho nguyên liệu men màu, hoá chất Thủ kho nguyên liệu xương + xăng dầu. - Qui định của công ty đối với công tác quản lý kho như sau: + Thủ kho phải lập hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng (gồm sổ theo dõi nhập, xuất, thẻ kho) luôn nắm vững chất lượng và lượng tồn kho đối với từng loại nguyên vật liệu. + Sắp xếp kho tàng gọn gàng, phân loại theo qui cách, phẩm chất, chủng loại đảm bảo thuận tiện cho việc nhập, xuất kiểm kê (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy). Nguyên liệu nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau. + Định kỳ 10 ngày 1 lần lập báo cáo trưởng phòng kế hoạch sản xuất và phó giám đốc phụ trách về số lượng, chủng loại nguyên vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua nguyên vật liệu. + Có chế độ bảo quản, bảo dưỡng định kỳ theo đúng qui trình qui phạm của nhà nước ban hành, tránh hư hỏng, mất mát. + Chịu trác