Chuyên đề Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản lý của Bộ máy tổ chức UBND huyện Con Cuông – tỉnh Nghệ An

p báo cáo thống kê kế hoạch định kỳ để báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước và UBND. Tổ chức ghi chép ,tính toán phản ánh chính xác ,kịp thời đầy đủ những chi phí hoạt động của UBND. Tính toán và trích nộp đúng đủ ,kịp thời những khoản nộp ngân sách ,những khoản nộp cho cấp trên ,các quỹ để lại,thanh toán đúng hạn các khoản vay ,công nợ phải thu phải trả. Xác định và phản ánh chính xác ,kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm tra tài sản hàng kỳ,chuẩn bị đầy đủ những thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát hao hụt ,hư hỏng những vụ tham ô và những trường hợp xâm phạm tài sản. Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt ,vay tín dụng và những hợp đồng kinh tế ,tạm ứng và thanh toán tiền lương đúng kỳ hạn. Có quyền kiểm tra giám sát và yêu cầu tất cả các bộ phận trong tổ chức thực hiện chế độ tài chính theo đúng quy định. Phối hợp với nhưng đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch định mức và chi phí thực hiện để trình duyệt. Chủ trì cũng các đơn vị liên quan trong UBND ,thương thảo hợp đồng kinh tế và nghiệm thu,thanh quyết toán các chi phí. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trường phòng 1 Đại học 24 Phó phòng 1 Đại học 23 Nhân viên 7 6 Đại học và 1 Cao đẳng TB :13 Tổng 9 2.2.2.3.Phòng hạ tầng kinh tế kỹ thuật. Chức năng: Đề ra kế hoạch xây dựng cơ bản phục vụ cho vấn đề xã hội,chăm sóc sức khỏe nâng cao tinh thần làm việc .đồng thời điều hành và quản lý giám sát những hoạt động của trung tâm xây dựng cơ bản và bảo dưỡng hạ tầng cơ sở kỹ thuật. Nhiệm vụ và quyền hạn : Xây dựng đề xuất những kế hoạch xây dựng mở rộng cơ sở hạ tầng những phương án nâng cao tinh thần,chất lượng cuộc sống cho mọi người. Chịu trách nhiệm trước tổ chức về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Thay mặt lãnh đạo và tổ chức ký những hợp đồng xây dựng cơ bản có giá trị.ký những văn bản thông báo quyết định ,quy định trong lĩnh vực phụ trách khi dược ủy quyền. Biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ ,phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật phục vụ sản xuất và đời sống địa phương. Biện pháp thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng . Quản lý hoạt động chuyển giao công nghệ ,tham gia giám định nhà nuocs về công nghệ đối với các dự án đầu tư quan trọng ở địa phương. Biện pháp phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai,bão lụt. Kiểm tra việc thực hiện những quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm ,công bố tiêu chuẩn chất lượng. Chỉ đạo thanh tra việc chấp hành chính sách ,pháp luật về khoa học,công nghệ và bảo vệ môi trường đối với tổ chức ,cá nhân địa phương. Lập báo cáo nghiên cứu khả thi,phương án nghiên cứu khảo sát thăm dò địa chất công trình, địa chất thuỷ văn và lập báo cáo kết quả thực hiện những công việc để trình duyệt. Theo dõi quá trình thực hiện những nội dung kỹ thuật được duyệt,phát hiện kịp thời những sai sót và cùng những đơn vị chuyên môn khác nêu ra những biện pháp xử lý kịp thời hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất. Chủ trì cùng những đơn vị liên quan đánh giá chất lượng nghiệm thu từng giai đoạn hoặc toàn bộ những đề tài nghiên cứu ,phương án kỹ thuật,chịu trách nhiệm liên đới về những sai sót của chất lượng công việc đã được nghiệm thu. Chủ trì cùng những đơn vị liên quan soạn thảo và quản lý qui trình qui phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thuật . Chủ trì soạn thảo văn bản và quản lý qui chế kiểm tra tài liệu kỹ thuật . Chỉ đạo cùng các đơn vị trong công ty,soạn thảo qui phạm an toàn kỹ thuật thiết bị máy móc và an toàn lao động,vệ sinh môi trường trong công việc. + Cơ cấu tổ chức Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 22 Phó phòng 1 Đại học 18 Nhân viên 8 Đại học TB:15.2 Tổng 10 2.2.2.4.-Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn. Chức năng : Phụ trách điều hành sản xuất ,tổ chức nghiên cứu,áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất nông nghiệp,dưa công tác quản lý khoa học kỹ thuật vào nề nếp. Phụ trách diều hành sản xuất về tính hợp lý , tiết kiệm , hiệu quả trong sản xuất. Thực hiện cân đối khả năng thực tế về vật tư ,thiết bị lao động,chi phí liên quan để lập kế hoạch diều hành tiến độ sản xuất nông nghiệp theo yêu cầu của tổ chức.chủ dộng giải quyết những trở ngại và báo cáo với tổ chức. Nhiệm vụ và quyền hạn : Xây dựng những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu của sản xuất và các loại giống ,sản phẩm ,những định mức lao động và các chi phí .. Xây dựng những đề tài khoa học kỹ thuật như tiêu chuẩn hóa chất lượng sản phẩm nông nghiệp,quy trình sản xuất.lập kế hoạch ứng ụng sản phẩm mới cùng kế hoạch ,hướng dẫn kiểm tra ,đôn đốc , xác nhận mức độ thực hiện những quy trình ,quy phạm sản phẩm nông nghiệp của những đơn vị sản xuất và phục vụ sản xuất , tổng hợp phân tích ,đề xuất giải pháp trình lên lãnh đạo cấp trên. Chủ động tổ chức chuẩn bị những điều kiện chuyên môn để thực hiện công việc được giao ,thực hiện tốt công việc phối hợp với những đơn vị liên quan để hoàn thành nhiệm vụ. Phân công,tổ chức đôn đốc các đơn vị hoàn thành kê hoạch sản xuất từ khâu chuẩn bị tơi khi hoàn thành. Định kỳ báo cáo lên lãnh đạo cấp trên tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị mình để rút kinh nghiệm khắc phục các hạn chế và phát huy những điểm mạnh. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 27 Phó phòng 1 Đại học 32 Nhân viên 9 Đại học Tổng 11 2.2.2.5. Phòng y tế. Chức năng : kiểm tra, giám sát theo dõi tình hình sức khỏe cũng như các vấn đề về môi trường trong phạm vi hoạt động của tổ chức,đồng thời báo cáo kịp thời các hoạt động liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình cho lãnh đạo. Nhiệm vụ và quyền hạn : Tổ chức định kỳ việc kiểm tra sức khỏe,khám chữa bệnh cho CBCNV. Xây dựng các phương án quản lý chặt chẽ chất lượng dịch vụ và môi trường hoạt động trong tổ chức. Chịu sự thanh tra giám sát của các đơn cị có thẩm quyền đã được quy định cho các bộ phận chức năng đó. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch,biện pháp bảo vệ sức khỏe nhân dân,bảo vệ chăm sóc sức khỏe người già bà mẹ trẻ em,phối hợp với ủy ban dân số gia đình và trẻ em thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình . Quản lý các hoạt động của các đơn vị y tế thuộc huyện ,cấp giấy phép hành nghề y,dược tư nhân. Biện pháp bảo vệ ,chăm sóc sức khỏe nhân dân,phòng chống dịch bệnh ,chăm sóc người già người tàn tật,trẻ mồ côi không nơi nương tựa,bà mẹ ,trẻ em,thực hiên chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình. Phối hợp tốt với ban chấp hành đoàn của tổ chức tổ chức tốt mạng lưới an toàn vệ sinh lao động trong phạm vi hoạt động của đơn vị mình và quy định của nhà nước. 2.2.2.6. Phòng văn hóa . Chức năng : Điều hành giám sát các hoạt động tinh thần :văn hóa ,văn nghệ ,thể thao trong tổ chức UBND và trên toàn địa bàn huyện và giao lưu hoạt động với các địa phương khác. Nghĩa vụ và quyền hạn : Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao những hoạt động lưu giữ các phong tục tập quán,giữ gìn bản sắc dân tộc đồng thời lựa chọn,truyền bá các văn hóa mới ,khuyến khích từ bỏ những thủ tục lạc hậu. Thường xuyên tổ chức những buổi giao lưu văn hóa văn nghệ trong tổ chức, trên địa bàn huyện và những địa phương khác. Tổ chức định kỳ và phối hợp với các phòng ban chức năng việc kiểm tra giám sát và loại trừ những văn hóa phẩm độc hại,đảm bảo đời sống lành mạnh cho người dân trên địa bàn. Biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa văn nghệ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Biện pháp giáo dục thanh niên ,nhi đồng xây dựng nếp sống văn minh ,gia đình văn hóa,giáo dục truyền thống đạo dức tốt đẹp,gìn giữ thuần phong mỹ tục của dân tộc chống các tệ nạn xã hội và những biểu hiện không lành mạnh trong đời sống xã hội ở địa phương. Biện pháp giữ gìn ,bảo quản ,trùng tu các công trình văn hóa nghệ thuật ,di tích lịch sử,văn hóa và danh lam thắng cảnh theo phân cấp của tỉnh. Chịu trách nhiệm trước về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực văn hóa. Xây dựng đề xuất những kế hoạch xây dựng các phương án nâng cao tinh thần,chất lượng văn hóa cho mọi người. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 32 Phó phòng 1 Đại học 19 Nhân viên 7 1 Đại học, 2 cao đẳng và 4 trung cấp Tổng 9 2.2.2.7.Phòng tư pháp . Chức năng :Phụ trách diều hành ,chứng nhận các giấy tờ pháp lý Nhiệm vụ và quyền hạn: Xác nhận và chứng thực các giấy tờ pháp lý cho các cá nhân tổ chưc trên địa bàn huyện Tham gia tìm hiểu và đề ra các quy định cho tổ chức,tham gia tham khảo các giấy tờ hoạt động nhằm giúp tổ chức không vướng mắc các thủ tục giấy tờ pháp lý,đảm bảo tổ chức đơn vị hoạt động đúng luật và các quy định có liên quan. Giải quyết các vướng mắc có liên quan đến pháp lý các hoạt động của tổ chức. Chịu trách nhiệm trước về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 23 Phó phòng 1 Đại học 22 Nhân viên 4 Đại học Tổng 6 2.2.2.8. Phòng thanh tra. Chức năng : Phụ trách diều hành kiểm tra thanh tra giám sát mọi hoạt động trên địa bàn huyện,đảm bảo hoạt động có hiệu quả,giải quyết các vấn đề quan liêu,làm tổn hại đến tổ chức. Nhiệm vụ và quyền hạn: Tổ chức định kỳ và không định kỳ kiểm tra thanh tra giám sát tình hình hoạt động của tổ chức tình hình thực hiện các dự án,các đầu tư và các hoạt động trên địa bàn huyện. Có quyền yêu cầu các tổ chức phòng ban đơn vị cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến vấn đề cần kiểm tra thanh tra. Tổ chức giám sát chặt chẽ mọi hoạt động liên quan của tổ chức đảm bảo hoạt động hiệu quả. Khi phát hiện các vấn đề sự cố xảy ra có quyền giải quyết xử lý kỷ luật cá nhân, tổ chức trong quyền hạn của mình và báo cáo với cấp trên giải quyêt. Chịu trách nhiệm trước về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 25 Phó phòng 1 Đại học 23 Nhân viên 5 Đại học Tổng 7 2.2.2.9. UB dân số gia đình và trẻ em. Chức năng: Điều hành giám sát các hoạt động quản lý các chính sách về dân số gia đình và trẻ em ,có các chính sách giải quyết các vấn đề ,nâng cao nhận thức của người dân về sức khỏe sinh sản và các vấn đề kinh tế chính sách liên quan. Nhiệm vụ và quyền hạn: Tổ chức các hoạt động giao lưu,giáo dục về vấn đề dân số,có các sách lược và chinh sách ngắn hạn và dài hạn nhằm giải quyết vấn đề dân số. Tổ chức các hoạt động giao lưu,giáo dục về vấn đề dân số,sức khỏe sinh sản vị thành niên. Thực hiện việc truyền bá các hình thức biện pháp ngăn ngừa sinh đẻ có hiệu quả như : đặt vòng,dùng bao cao su.. Nâng cao nhận thức của người dân thông qua các hoạt động giao lưu truyền bá cho mọi người dân biết sự khó khăn trong việc nuôi dưỡng và đảm bảo sức khỏe và đảm bảo cuộc sống tinh thần vật chất cho con trẻ và gia đình mình cũng như cho toàn xã hội. Tổ chức vận động và dảm bảo cho trẻ em trên địa bàn không bị xâm hại và phát triển bình thường. Tổ chức hướng dẫn giáo dục cho các gia đình có trách nhiệm đối với vấn đề sinh sản và trẻ em. Có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động và chủ trương chính sách ,Chịu trách nhiệm về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 26 Phó phòng 1 Đại học 24 Nhân viên 7 Đại học Tổng 9 2.2.2.10.Phòng giáo dục và đào tạo. Chức năng : Điều hành giám sát các hoạt động quản lý các chính sách về giáo dục và đào tạo ,có các chính sách giải quyết các vấn đề ,nâng cao trình độ văn hoá của người dân. Nhiệm vụ và quyền hạn: Nâng cao khả năng dạy và học của học sinh,CBCNV trên địa bàn huyện.kiểm tra đôn đốc việc dạy và học. Đề ra các chính sách ,mục tiêu chiến luợc về giáo dục trong ngắn hạn và dài hạn trong toàn huyện.có quyền diều động luân chuyển CBCNV chức thuộc ngành giáo dục . Chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục đào tạo tại địa phương,bảo đảm điều kiện vật chất cho các hoạt động sự nghiệp và đào tạo. Trực tiếp quản lý các trường phổ thông trung học,trường bổ túc văn hóa, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ giáo viên trong huyện . Quản lý nhà nước đối với các loại hình trường lớp được giao trên địa bàn huyện. Quản lý việc thực hiện về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử và việc cấp văn bằng theo quy định của pháp luật. Thực hiện thanh tra kiểm tra giáo dục đào tạo trên địa bàn huyện theo quy định của bộ giáo dục và đào tạo. Có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động và chủ trương chính sách, Chịu trách nhiệm về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong lĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 19 Phó phòng 1 Đại học 22 Nhân viên 8 Đại học Tổng 10 2.2.2.11. Phòng công nghiệp và dịch vụ. Chức năng : Phụ trách điều hành sản xuất ,tổ chức nghiên cứu , áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất công nghiệp và dịch vụ , đua công tác quản lý khoa học kỹ thuật vào nề nếp. Phụ trách diều hành sản xuất về tính hợp lý,tiết kiệm,hiệu quả trong công nghiệp và dịch vụ trên địa bàn. Thực hiện cân đối khả năng thực tế về vật tư ,thiết bị lao động,chi phí liên quan để lập kế hoạch diều hành tiến độ sản xuất công nghiệp và dịch vụ theo yêu cầu của tổ chức.chủ dộng giải quyết các trở ngại và báo cáo với tổ chức. Nhiệm vụ và quyền hạn : Xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu của công nghiệp và dịch vụ các định mức lao động ,các chi phí .. Xây dựng các đề tài khoa học kỹ thuật như tiêu chuẩn hóa chất lượng công nghiệp và dịch vụ,quy trình sản xuất.lập kế hoạch ứng ụng sản phẩm mới cùng kế hoạch ,hướng dẫn kiểm tra,đôn đốc,xác nhận mức độ thực hiện các quy trình ,quy phạm sản phẩm nông nghiệp của các dơ vị sản xuất và phục vụ sản xuất,tổng hợp phân tích ,đề xuất giải pháp trình lên lãnh đạo cấp trên. Xây dựng đề án phat triển các lĩnh vực công nghiệp và tổ chức,điều hành thực hiện Chủ động tổ chức chuẩn bị các điều kiện chuyên môn để thực hiện công việc được giao ,thực hiện tốt công việc phối hơp với các đơn vị liên quan để hoàn thành nhiệm vụ. Phân công,tổ chức đôn đốc các đơn vị hoàn thành kê hoạch sản xuất từ khâu chuẩn bị tới khi hoàn thành. Định kỳ báo cáo lên lãnh đạo cấp trên tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị mình để rút kinh nghiệm khắc phục các hạn chế và phát huy những điểm mạnh. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 27 Phó phòng 1 Đại học 32 Nhân viên 9 Đại học Tổng 11 2.2.2.12. Phòng dân tộc . Chức năng : Điều hành giám sát các hoạt động quản lý các chính sách về dân tộc, có các chính sách trợ cấp,giải quyết các vấn đề ,nâng cao đời sống của người dân,giải quyết các xung đột liên quan đến vấn đề văn hóa dân tộc. Nghĩa vụ và quyền hạn : Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao các hoạt động lưu giữ các phong tục tập quán,giữ gìn bản sắc dân tộc đồng thời lựa chọn,truyền bá các văn hóa mới, khuyến khích từ bỏ các thủ tục lạc hậu. Thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu ,nâng cao nhận thức của người dân dân tộc thiểu số,có các chinh sách quan tâm chăm sóc cho người dân dân tộc thiểu số thấy được sự quan tâm của đảng và chính phủ. Các nhiệm vụ thực hiện chương trnhf phát triển kinh tế xã hội của huyện đối với vùng đông bào dân tộc thiểu số ,vùng sâu vùng xa và những vùng còn nhiều khó khăn. Biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc ,chính sách tôn giáo theo quy định của pháp luật. Khi xảy ra các sự cố có liên quan đến hiềm khích dân tộc cần nhanh chóng thực hiên việc ngăn chặn và giải quyết tốt các vấn đề liên quan Tổ chức định kỳ và phối hợp với các phòng ban chức năng việc kiểm tra giám sát và loại trừ các văn hóa phẩm độc hại,đảm bảo đời sống lành mạnh cho người dân trên địa bàn. Chịu trách nhiệm trước về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực của mình. Xây dựng đề xuất các kế hoạch xây dựng các phương án nâng cao tinh thần,chất lượng văn hóa cho người dân. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Cơ cấu tổ chức: Chức vụ Số lượng Trình độ Thâm niên Trưởng phòng 1 Đại học 32 Phó phòng 1 Đại học 19 Nhân viên 5 4 Đại họcvà 1 trung cấp Tổng 7 2.2.3. Mối quan hệ hoạt động giữa các đơn vị trong tổ chức. Qua sơ đồ tổ chức của UBND ta thấy tổ chức quản lý tại UBND được thiết lập theo kiểu trực tuyến - chức năng.với kiểu cơ cấu này có mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang. - Quan hệ theo chiều dọc . Hệ thống điều hành hoạt động công việc trong tổ chức gọi là hệ thống quản lý theo tuyến ,mối quan hệ ở đây thể hiện từ trên xuống dưới gọi là mối quan hệ theo chiều dọc .quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban.cán bộ quản lý theo ngành dọc có trách nhiệm phụ trách công việc thuộc bộ phận mình được giao. Quan hệ này thể hiện rõ ; đưng đầu tổ chức là chủ tịch chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ chức .giúp việc cho chủ tịch là 3 phó chủ tịch họ chịu trách nhiệm trước chủ tịch về các công việc được giao và ủy quyền. Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng ,ban chuyên môn nghiệp vụ .họ chịu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của đơn vị mình .mặt khác tổ chức đã đề ra một số cơ chế quản lý như : quy chế về phân cấp tài chính ,quy chế về quản lý hợp đồng và tuyển dụng lao động .mục đích là giám sát toàn bộ nội dung mà trên giao phó đưa xuống các phòng ban chức năng ,xem xét trước khi quyết định. Việc bố trí sắp xếp theo chiều dọc như trên giúp cho chủ tịch nắm bắt được toàn bộ hoạt động của công ty .tuy nhiên kiểu bố trí như thế này cũng bộc lộ các nhược điểm như : thời gian xử lý các thông tin còn chậm vì phải thông qua các phòng ban chức năng và cuối cùng mới đến các vị trí cấp dưới làm việc trực tiếp chuyên môn nghiệp vụ.giữa những phòng ban UBND nếu phối hợp không tốt và nhịp nhàng sẽ dẫn tới chồng chéo ,thậm chí có thể trái ngược nhau hoặc hiểu sai các vấn đề trong công việc ban hành các chỉ thị hướng dẫn. - Quan hệ theo chiều ngang . Toàn bộ hoạt động của hệ thống quản lý được chia ra thành nhiều chức năng và phân công lao động đảm bảo đúng người đúng việc .việc phân bố theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn ,kỹ năng,kỹ xảo các điều kiện lao động quản lý.phân nhóm lao động quản lý có cùng chức năng vào một bộ phận.người chịu trách nhiệm điều hành chung ở các phòng ban chức năng là trưởng phòng, giúp việc cho trưởng phòng là phó phòng ,phó phòng chịu sự lãnh đạo của trưởng phòng. Số lượng nhân viên ở mỗi phòng là khác nhau ,từng lao động phải được bố trí và quản lý làm những công việc nhất định .chính vì vậy sự phối hợp và hợp tác lao động là rất cần thiết để đảm bảo tổ chức là một khối thống nhất .đồng thời tạo điều kiện để các phòng ban có nhiệm vụ ngang nhau có thể hỗ trợ ,giúp dỡ lẫn nhau trong lĩnh vực chuyên môn của mình .từ đó nâng cao hiệu quả làm việc . - Sự hợp tác giữa các phòng ban trong tổ chức. phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa những phòng ban để hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức .tuy nhiên nếu không có sự chặt chẽ đồng bộ dễ dẫn đến tình trạng gián đoạn sản xuât do những nguyên nhân chủ quan .để có thể khắc phục các tình trạng này đối với công việc có sử dụng kết quả khác nhau ,công ty phải có quy định rõ ràng về thời gian chuyển giao hoặc thông báo số liệu ,mức độ kết quả có liên quan. 2.2.4. Hoạt động quyền hạn chức năng nhiệm vụ của chủ tịch và các phó chủ tịch. - Chủ Tịch Chức năng : Là người phụ trách mọi hoạt động của tổ chức UBND cũng như các hoạt động khác đã được quy định và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của UBND đồng thời trực tiếp điều hành và giám sát hoạt động của các phòng ban trong tổ chức. Nhiệm vụ: Quyết định chính sách,mục tiêu và đảm bảo cho CBCNVC thấu hiểu chính sách mục tiêu cua UBND. Quyết định và phối hợp các nguồn lực thực hiện chính sách mục tiêu để hoạt động có hiệu lực và hiệu quả. Phê duyệt và chủ trì những cuộc họp “xem xét của lãnh đạo” theo định kỳ để xem xét sự phù hợp và cải tiến hệ thống tổ chức. Phê duyệt kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ của UBND định kỳ nhằm xem xét sự phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống quản lý . Phê duyệt áp dụng các phương án cải tiến và quyết định việc xử lý những việc sai phạm, không phù hợp,các khiếu nại của nhân dân ,hành động khắc phục,hành động phòng ngừa ở nhiều mức độ phức tạp. Duyệt các kế hoạch đào tạo hàng năm, để nâng cao trình độ nhận thức cho CBCNVC UBND.. Quyết định xử lý kỷ luật các cá nhân và các đơn vị phòng ban vi phạm nghiêm trọng các nội quy quy chế của nhà nước ban hành đối với cán bộ tổ chưc, CBCNV , khen thưởng những cá nhân đơn vị phòng ban xuất sắc, tích cực. Có quyền áp dụng các biện pháp cần thiết trong các trường hợp khẩn cấp như thiên tai ,dịch họa ,sự cố và chịu trách nhiệm về các quyết định đó và đồng thời phải báo cáo ngay với cơ quan cấp trên có thẩm quyền để có biện pháp khắc phục. - Các Phó Chủ Tịch Là người giúp việc cho Chủ tịch, được phân công hoặc uỷ quyền giải quyết một số việc của tổ chức và chịu trách nhiệm trước chủ tịch. + Phó chủ tịch phụ trách xã hội: Chức năng: giúp chủ tịch đề ra kế hoạch xây dựng cơ bản phục vụ cho vấn đề xã hội,chăm sóc sức khỏe nâng cao tinh thần làm việc thông qua hoạt động xã hội.đồng thời điều hành và quản lý giám sát các hoạt động của trung tâm xây dựng cơ bản và bảo dưỡng hạ tầng cơ sở ,phòng bảo vệ , quản trị đời sống , y tế và các trường học trên toàn địa bàn. Nhiệm vụ và quyền hạn: Xây dựng đề xuất các kế hoạch xây dựng mở rộng cơ sở hạ tầng các phương án nâng cao tinh thần,chất lượng cuộc sống cho mọi người. Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực bảo vệ y tê và xây dựng cơ bản. Thay mặt chủ tịch ký các hợp đồng xây dựng cơ bản có giá trị.ký các văn bản thông báo quyết định ,quy định trong lĩnh vực phụ trách khi dược chủ tịch ủy quyền. Có quyền khen thưởng các đơn vị phòng ban,cá nhân thuộc phạm vi phụ trách khi có thành tích hoặc kỷ luật vi phạm nội quy ,quy chế tổ chức. + Phó chủ tịch phụ trách kinh tế: Chức năng: giúp chủ tịch quản lý lĩnh vực kinh tế ,điều hành giám sát các hoạt động thu chi tài chính và các hoạt động đầu tư,các dự án. Nhiệm vụ và quyền hạn: Xây dựng đề xuất thực hiện các dự án,đề án và đưa ra các chi phí hoạt động và lợi ích kinh tế đạt được của việc thực hiện. Ký các lệnh có liên quan đến lĩnh vực được giao và chịu trách nhiệm trước tổ chức với các quyết định điều hành của mình. Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực tài chinh, kinh tế. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. + Phó chủ tịch phụ trách văn hóa: Chức năng : Điều hành giám sát các hoạt động nhằm nâng cao tinh thần làm việc thông qua văn hóa ,văn nghệ ,thể thao. Nghĩa vụ và quyền hạn : Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao các hoạt động lưu giữ các phong tục tập quán,giữ gìn bản sắc dân tộc đồng thời lựa chọn,truyền bá các văn hóa mới ,khuyến khích từ bỏ các thủ tục lạc hậu. Thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu văn hóa văn nghệ trong tổ chức,trên địa bàn huyện và với các địa phương khác. Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về việc điều hành ,giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực văn hóa. Xây dựng đề xuất các kế hoạch xây dựng các phương án nâng cao tinh thần,chất lượng văn hóa cho mọi người. Có quyền thưởng phạt đối với cá nhân và tập thể trong kĩnh vực phụ trách của tổ chức. 2.2.5. Hoạt động quyền hạn chức năng nhiệm vụ của phó trưởng phòng. Các phòng chức năng ,nghiệp vụ là bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo tổ chức, có nhiệm vụ nghiên cứu,tuân thủ chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước thực hiện đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của tổ chức, đề xuất những biện pháp quản lý và điều hành công việc . Các trưởng phòng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chức năng , nhiệm vụ của phòng,phát huy trình độ năng lực của CBCNVC,giao việc,kiểm tra chất lượng và tiến độ công việc của nhân viên trong phòng mình quản lý .Phó trưởng phòng là người giúp việc chịu trách nhiệm các phần việc được trưởng phòng giao , phụ phòng khi trưởng phòng đi vắng. Ngoài các chức năng, nghiệp vụ riêng của từng phòng,lãnh đạo tổ chức có thể trực tiếp giao nhiệm vụ khác cho trưởng phòng,phó phòng theo yêu cầu công việc của tổ chức. Mọi CBCNVC trong phòng ,theo trách nhiệm chuyên môn,nghiệp vụ, nghề nghiệp được giao,phải chịu trách nhiệm trực tiếp về tính chính xác,trung thực của số liệu , thông tin mà mình tổng hợp báo cáo.Khi được lãnh đạo tổ chức trực tiếp giao nhiệm vụ phải nghiêm chỉnh chấp hành. Nếu có nhiệm vụ chuyên môn ,nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi phải có nhiều phòng th