Chuyên đề Một số biện pháp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất bao bì xi măng ở Công ty TNHH thương mại dịch vụ và du lịch Thành Duy

tỷ lệ sản phẩm sai hỏng giảm trong giai đoạn 2004-2005 từ 0,11% xuống 0,1 , nhưng lại tăng nhanh từ 2006-2007 từ 0,7% đến 0,32 %. 2.2.2.3. Tình hình hệ thống kho tàng của Công ty 2.2.2.3.1. Hệ thống kho tàng hiện tại của Công ty TNHH Thành Duy Ngay từ khi vừa mới thành lập, nhận thức được sự cần thiết của một hệ thống kho tàng được bố trí khoa học và công suất phù hợp công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống kho dự trữ thành phẩm và NVL của công ty. Tổng cộng công ty có 6 kho tàng với công suất dự trữ 200 tấn/kho, mỗi kho do một thủ kho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý, ở mỗi phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý 2 kho được bố trí theo nguyên tắc kho chính chứa NVL chính và thành phẩm, kho phụ chứa NVL phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi và công cụ, dụng cụ thay thế. Tuy nhiên thực tế do quy mô kho chính và kho phụ tương đương nhau trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính luôn cao hơn nhiều so với kho phụ nên kho chính thường ở trong tình trạng thiếu diện tích, còn kho phụ thì ngược lại. Điều này đã phát sinh ra hiện tượng gửi hàng từ kho chính sang kho phụ nên đã gây nên một số tác động không tốt đến công tác dự trữ, cấp phát NVL như tình trạng lộn xộn, thất thoát NVL, hàng hóa nhiều khi làm gián đoạn cả quá trình sản xuất. Như vậy, một trong những nhiệm vụ của cán bộ quản trị NVL là cải thiện hệ thống kho tàng nhằm khắc phục những nhược điểm này của Công ty. 2.2.2.3.2. Tình hình tiếp nhận, bảo quản và cấp phát NVL - Công tác tiếp nhận NVL Công tác tiếp nhận NVL ở Công ty là bước chuyển giao giữa nhà cung ứng ( nếu NVL được giao trực tiếp đến Công ty), bộ phận mua, vận chuyển và quản lý NVL. Công tác tiếp nhận và kiểm tra NVL của Công ty được tiến hành một cách rất kỹ càng. Đối với NVL nhập khẩu thì sau khi giao hàng ở cảng thường không chuyển trực tiếp về kho của bởi vì hàng nhập khẩu thường sử dụng cho nhu cầu sử dụng trong thời gian dài, hơn nữa phải có thời gian để phân phối NVL đúng nhu cầu đến từng phân xưởng. Công ty thường phải liên hệ thuê kho ngoài để bảo quản tạm thời, điều này đòi hỏi Công ty phải có một chính sách riêng để bảo quản và tiếp nhận NVL nhập khẩu. Cán bộ phòng vật tư phải trực tiếp chịu trách nhiệm với lượng NVL mình nhập khẩu, mỗi người phải góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số kho hàng chất lượng tốt ở ngoài Công ty và tiến hành các thủ tục kiểm tra, giao nhận qua biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho NVL bình thường chỉ khác là phải qua nhiều khâu với số lượng chứng từ lớn hơn NVL mua trong nước. Đối với NVL nhập kho trực tiếp từ nhà cung ứng thì NVL đến Công ty trước tiên phải xuất trình hợp đồng, chứng từ hợp lệ để bộ phận bảo vệ kiểm tra, vào sổ rồi mới được phép giao hàng, xe hàng phải tuân thủ các quy định về an toàn chung như: không được nổ máy trong kho, nơi chứa nhiều chất dễ cháy, khi đỗ xe phải hướng đầu xe ra ngoài…Hàng hóa vào kho phải được phản ánh vào biên bản kiểm nghiệm qua thủ kho, kế toán và phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm tra và lập thành 2 bản, một giao cho phòng kế toán, một giao cho phòng kinh tế - kỹ thuật – đầu tư hợp tác – kho vận. Nếu NVL nhập không đúng thỏa thuận đã ký trong hợp đồng thì lập thêm một liên, kèm chứng từ liên quan gửi cho nhà cung ứng chờ giải quyết. Biên bản kiểm nghiệm kết hợp hóa đơn, giấy giao nhận hàng để lập phiếu nhập kho thành 4 liên: F Một liên: Giao cho người nhận F Một liên: Gíao cho Phòng kinh tế - kỹ thuật – hợp tác – kho vận F Một liên: Giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư F Một liên: Lưu kho Khi này trách nhiệm bảo quản, kiểm tra trực tiếp NVL thuộc về thủ kho NVL đặt dưới sự quản lý, điều phối của cán bộ bộ phận quản trị NVL của từng phân xưởng, thủ kho tiến hành nhập số liệu vào thẻ kho để tiến hành theo dõi quá trình dự trữ, cấp phát, sử dụng NVL. Nhờ những quy định, thủ tục kiểm tra, tiếp nhận, bảo quản rã ràng, phù hợp nên Công ty đã giảm được đáng kể lượng mất mát, hư hỏng NVL trong quá trình mua sắm trong thời gian qua. Tuy nhiên phương pháp tiếp nhận này vẫn mang tính thủ công với lượng chứng từ quá lớn gâp phức tạp cho công tác tiếp nhận NVL. Hiện nay Công ty đang cố gắng thực hiện công tác tiếp nhận NVL. Hiện nay Công ty đang cố gắng thực hiện công tác tiếp nhận NVL với các số liệu vật tư được phản ánh, dự trữ trên mạng nội bộ Công tác bảo quản NVL NVL ở mỗi kho được sắp xếp, bảo quản ở từng khu riêng biệt, được ghi kí hiệu, mã hiệu riêng cho từng loại tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm kê và xuất nhập phục vụ sản xuất. NVL sau khi được tiếp nhận vào kho sẽ tùy chủng loại, kích cỡ, chất lượng, cường độ sử dụng mà được thủ kho xếp vào vị trí quy định của nó. Đối với phân xưởng Carton, NVL chính ( là các loại giấy) thường được sắp xếp theo chủng loại và kích cỡ, ưu tiên các loại giấy với kích cỡ được sử dụng với cường độ lớn nhất ở vị trí gần cửa kho để thuận tiện cho vận chuyển sang phân xưởng sản xuất, cũng với nguyên tắc như thế với các phụ liệu, công cụ dụng cụ thay thế và NVL của xưởng in và xưởng nhựa. NVL của Công ty thường dễ bảo quản nên không cần bố trí các khu đặc biệt như khu kín, khu lạnh… Công ty TNHH Thành Duy đã mua các thiết bị bảo quản đơn giản như các kê, các giá đỡ… kết hợp với don dẹp, vệ sinh kho hằng ngày và hệ thống ánh sáng, thông gió phù hợp đã đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất cho NVL phục vụ cho sản xuất của Công ty. Nguyên tắc xuất kho của Công ty là nhập trước, xuất trước tránh để NVL trong thời gian bảo quản quá dài, hạn chế việc hao hụt NVL. Tuy nhiên với chính sách dự trữ tối thiểu có tính đến dự trữ bảo hiểm theo nguyên tắc này được áp dụng linh động với từng loại NVL, đối với NVL dễ bảo quản (VD: giấy Kraft, bản in, màng nhựa…) thì có thể xuất NVL ở vị trí thuận tiện nhất, duy chỉ có đối với một số NVL khó bảo quản hơn là phhải tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc nhập trước, xuất trước như các loại mực in, film in… Thủ kho thường xuyên phải kiểm tra tình hình NVL trong kho cả về số lượng, chất lượng, tuân thủ các nguyên tắc bảo quản nhằm đảm bảo tỷ lệ hao hụt nằm trong quy định. Tuy nhiên do số lượng NVL lớn, nhập xuất liên tục nên nhiều khi thủ kho đã bỏ qua một số nguyên tắc cần thiết như nguyên tắc NVL luôn phải sắp xếp trên kệ, nguyên tắc kiểm dkê đầy đủ… nên vẫn gây tình trạng NVL thiếu, giảm chất lượng… Đối với NVL tại xưởng sản xuất thì bao gồm hai đối tượng, một là NVL đang trong quá trình sản xuất, nằm trên các máy, hai là NVL chờ sản xuất, cả hai đối tượng trên đều phải được kiểm kê, đôic chiếu hằng ngày để được theo dõi mức độ sử dụng NVL. NVL chờ sản xuất cần được sắp xếp gọn gàng ở chân máy đối với những loại NVL phụ sử dụng với khối lượng nhỏ, đặt ở một nơi tách biệt để tránh lầm lẫn NVL vừa tránh gây bừa bộn cho nơi sản xuất. Các NVL chờ sản xuất khi được kiểm kê chỉ đủ cho một đợt sản xuất cuối cùng thì tiến hành báo cáo cho giám đốc để báo lại cho thủ kho và cán bộ vật tư, thực hiện kiểm tra kho và lập kế hoạch mua sắm và nhận lệnh xuất kho để cấp phát NVL và mua mới. Nói chung tất cả các thông tin về NVL tồn kho, xuất dùng, NVL tại xưởng luôn được thông báo rộng rãi để kết hợp sự quản lý NVL giữa tất cả các cá nhân liên quan, đảm báo các thông tin về NVL luôn đầy đủ để tiến hành các hoạt động mua sắm, xuất dùng một cách kịp thời đảm bảo cho tiến độ sản xuất luôn diễn ra liên tục. Với số lượng nguyên vật liệu cần bảo quản rất lớn và số lượng kho thì ít ỏi nên hằng năm chi phí bảo quản nguyên liệu của Công ty là rất lớn. thêm vào đó, hầu hết các kho bảo quản của Công ty hiện nay còn chưa thực sự được đảm bảo bảo quản tốt nguyên vật liệu dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu bị hư hỏng ( ẩm ướt ) do đó làm tăng chi phí bảo quản nguyên liệu. Tỷ lệ hao hụt, hư hỏng do bảo quản ở các kho hằng năm là không nhỏ. Tỷ lệ vật tư hao hụt, hư hỏng do bảo quản ở các kho hằng năm được thể hiện trong bảng sau: Bảng 12 – Tỷ lệ vật tư hao hụt, hư hỏng ở các kho bảo quản hằng năm (2005 - 2007) Kho Tỷ lệ vật tư hao hụt, hư hỏng (%) 2005 2006 2007 Kho chính 1 0,8 0,82 0,75 Kho chính 2 0,75 0,7 0,67 Kho phụ 1 0,5 0,48 0,46 Kho phụ 2 0,4 0,38 0,4 ( Nguồn: phòng kế hoạch – vật tư ) Như ta thấy rằng tỷ lệ hao hụt vật tư, hư hỏng ở các kho hiện nay không nhỏ, mặt khác với khối lượng vật tư bảo quản hàng năm là rất lớn thì đây là một khoản chi phí rất lớn. Công tác cấp phát NVL Công ty thực hiện nguyên tắc cấp phát NVL theo lệnh. Cuối mỗi ngày các tổ trưởng phụ trách sản xuất tại mỗi máy kiểm tra lượng NVL còn lại trên máy rồi báo cáo lại cho quản đốc. Thường thì NVL không được xuất hàng ngày mà mỗi lần xuất NVL nằm trên các máy thường đủ cho sản xuất cả tuần. Quản đốc chịu trách nhiệm theo dõi lượng NVL còn lại trên các máy và kế hoạch sản xuất theo thời gian cho đến khi có nhu cầu nhập NVL cho đợt sản xuất mới thì trực tiếp đề nghị lên ban giám đốc, giám đốc phê duyệt yêu cầu đồng thời phát lệnh xuất kho xuống thủ kho theo mẫu như sau: Mẫu 1 : LỆNH XUẤT KHO CÔNG TY TNHH THÀNH DUY PHÂN XƯỞNG IN BQ 03/7.5 - 19 LỆNH XUẤT KHO Yêu cầu xuất cho:…………………………………………. TT Tên NVL – Quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực tế 1 2 Ngày … tháng…năm…… THỦ KHO GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP Ngay sau khi nhận được lệnh xuất kho thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu sau cũng với 4 liên như phiếu nhập kho, phản ánh sự thay đổi NVL vào thẻ kho: F Một liên : Giao cho quản đốc Phân xưởng F Một liên : Giao cho kế toán F Một liên : Giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư F Một liên : Lưu kho Mẫu 2 : PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị:…………………… Địa chỉ:…………………... Mẫu số : 02 – VT Theo QĐ : 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 2000 Của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày…….tháng …… Năm 200… Nợ:…………..Số:…… Có:…………………… Họ, tên người nhận hàng : Địa chỉ (bộ phận): Lý do xuất kho: Xuất tại kho: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 Cộng: Cộng thành tiền ( bằng chữ): Xuất, ngày….tháng….năm 200… Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho 2.2.2.3.3. Công tác kiểm tra hệ thống kho tàng Công tác kiểm tra hệ thông kho tàng và theo dõi tình hình sử dụng NVL ở từng phân xưởng là trách nhiệm của mọi cá nhân trong Công ty, nhưng chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp là thủ kho, cán bộ phòng chất lượng , kế toán và cán bộ vật tư. Đây là khâu qua trọng trong công tác quản trị hệ thống kho tàng nói riêng và quản lý sử dụng hiệu quả NVL nói chung, nhằm bảo đảm cho hệ thống kho tàng hoạt động hiệu quả, theo dõi tình hình sử dụng và bảo quản NVL đảm bảo NVL sử dụng đúng mụch đích, tiết kiệm chi phí NVL, tăng hiệu quả sản xuất, giảm tỷ lệ phế phẩm… ngày càng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Công tác kiểm kê Hàng tháng, các bộ phận trên đây cùng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, cách bố trí NVL trong kho và tại xưởng, tiến hành so sánh giữa số thực kiểm kê và số liệu quản lý theo sổ sách chứng từ xuất nhập vật tư, thẻ kho rồi phản ánh và bảng thanh quyết toán NVL, phát hiện sai lệch và nguyên nhân nhằm tìm biện pháp khắc phục. Thực tế kiểm kê NVL thường cho thấy tỷ lệ sai lệch giữa thực tế và sổ sách nằm trong định mức cho phép(< 0,005%) cho thấy công tác quản trị kho tàng của Công ty đạt hiệu quả tương đối cao. Qua việc kiểm kê, so sánh NVL tại kho và lượng nhập xuất NVL cụ thể thủ kho sẽ thường xuyên báo cáo tình hình sử dụng NVL cho cán bộ vật tư, kế toán và giám đốc làm tư liệu quản lý sử dụng NVL và làm căn cứ cơ sở cho lập kế hoạch cung ứng NVL năm sau. Sau đây là một ví dụ về bảng kiểm kê NVL tại phân xưởng carton sóng cuối tháng 12/2005 Bảng 13 – Kiểm kê nguyên vật liệu tại phân xưởng Carton sóng cuối tháng 12/2007 Tên hàng tồn kho Đơn vị Sổ sách Thực tế kiểm kê SL TT (VND) SL TT (VND) NVL chính tại kho: GIẤY KRAP MAI LAN 125_185 G/M2 KG 52757 243540094 52757 243540094 GIẤY KRAP HẠT NÂU 170 G/M2 KG 1329 10493044 1329 10493044 GIẤY KRAP MỘC ANH QUÂN DL 190-195 KG 1959 5877000 1959 5877000 GIẤY KRAP VÀNG ANH QUÂN DL 170 G/M2 KG 24942 103896305 24942 103896305 GIẤY KRAP LAM SƠN 125-130 G/M2 KG 11062 46757533 11062 46757533 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 250 G/M2 KG 2392 5271276 2392 5271276 GIẤY VIỆT TRÌ CHẤT LƯỢNG CAO 180 G/M2 KG 25158 162177919 25158 162177919 GIẤY KRAP HÙNG HÀ LAM SƠN 130-165 KG 29245 107581749 29245 107581749 GIẤY KRAP NHẬT 175 G/M2 KG 1234 6732000 1224 6732000 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 200-220 G/M2 KG 704 1928887 703 1928887 GIẤY KRAP LAM SƠN 175 G/M2 KG 9546 44151210 9546 44151210 GIẤY KRAP ANH QUÂN SÓNG KG 18341 64193500 18341 64193500 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 180 G/M2 KG 4649 13692907 4649 13692907 GIẤY KRAP LONG VƯƠNG 175 G/M2 KG 554 2148340 554 2148340 GIẤY KRAP HƯƠNG VÀNG 170 G/M2 KG 2950 11413615 2950 11413615 GIẤY DUPLEX HƯƠNG 180 G/M2 KG 1033 6570468 1033 6570468 GIẤY GÓI MỲ SÓNG KG 54,5 508780 54,5 508780 GIẤY KRAP HƯƠNG NÂU KG 8269 42998540 8259 42998540 GIẤY DUPLEX HẬU GIANG KG 3974 12667716 3974 12667716 DÂY BUỘC NHỰA PP KG 18829 112633899 18829 112633899 MỰC TÍM 334 KG 105,9 1089483 105,9 1089483 DẦU BÓNG PHA MỰC HỘP 57330 379000 57330 379000 MỰC ĐỎ NHẬT KG 236 125998 236 125998 MỰC ĐỎ TRUNG QUỐC KG 3 414000 3 414000 SƠN TRÁNG KG 90 1401000 90 1401000 KEO CÁN LẠNG KG 1224,8 1303148 1224,8 1303148 BẢN DIAZO FUJI 615-634 CM2 173 65830 173 65830 (Nguồn: Phòng Kế Hoạch – Đầu tư Công ty TNHH Thành Duy) - Kiểm kê tình hình phục vụ kho tàng Các hoạt động phục vụ hệ thống kho tàng như vệ sinh, vận chuyển, cung cấp điện nước… được kiểm tra thường xuyên, chất lượng công việc được bàn giao hành ngày giữa trưởng bộ phận phục vụ và thủ kho, như vậy sẽ thường xuyên đánh giá được hiệu quả các công việc này và thực hiện điều chỉnh kịp thời nhằm tăng hiệu quả hoạt động hệ thống kho tàng. - Kiểm tra việc sử dụng công cụ, dụng cụ, TSCĐ của kho tàng Kiểm tra hiện trạng kho tàng hiện nay cũng được thực hiện định kỳ hàng tháng, qua các số liệu về thời điểm mua sắm, thời gian khấu hao quy định sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng và tiến hành thay thế khi cần thiết, công tác kiểm tra này là một trong những công cụ để tính chi phí kinh doanh một cách đầy đủ. Việc đánh giá hiệu quả sẽ đưa ra những kết luận như khen thưởng đối với các cá nhân thực hiện bảo quản công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị đúng quy định, ngược lại sẽ quy trách nhiệm và xử phạt các đối tượng có liên quan đến tình trạng sử dụng công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị không hiệu quả, mất mát, hư hỏng, xuống cấp .CCDC, MMTB cũng được mua sắm, để bổ sung thường xuyên khi có MMTB, CCDC bị phát hiện hỏng hóc, lỗi thời… - Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật Tiến hành kiểm tra các cá nhân liên quan đến hệ thống kho tàng, các cá nhân ra vào kho tàng, kiểm tra tình hình chấp hành các quy định về an toàn cháy nổ, điện, độ ẩm, nhiệt độ… cũng là nhiệm vụ của kiểm tra hệ thống kho tang. Đây là nhiệm vụ thường xuyên được tiến hành khi có bất kỳ một cá nhân nào khi bước vào hệ thống kho tàng. 2.2.2.3. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Trong sản xuất sản phẩm của Công ty ở mỗi công đoạn thường có những lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi với khối lượng khác nhau do đặc tính về công nghệ của MMTB. Ngoài ra như trên đã phân tích phế liệu còn thu được do việc sử dụng NVL không đúng kích cỡ chuẩn, hay do trình độ tay nghề của công nhân sản xuất, sản phẩm làm ra bị hỏng(phế phẩm). Phế liệu được bộ phận vệ sinh công nghiệp thu hồi sau mỗi ngày sản xuất được giao trở lại cho thủ kho định lượng và phản ánh vào sổ sách có chữ ký xác nhận của công nhân vệ sinh. Lượng phế liệu phản ánh hao phí về NVL nên phế liệu càng nhiều thì càng chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL thấp, tuy nhiên việc tiêu thụ được lượng phế liệu cũng góp phần làm giảm chi phí sử dụng NVL, nhưng nguyên tắc chung vẫn là càng giảm lượng phế liệu càng tốt. Trong quá trình sản xuất, khi lượng phế liệu tăng lên thì chứng tỏ có công tác sử dụng nguyên vật liệu của Công ty kém hiệu quả. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do máy móc thiết bị đã bị xuống cấp, cần tiến hành bảo dưỡng, công nhân sản xuất có tay nghề không cao, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chưa hợp lý hoặc bị sai…Phế liệu được thu hồi, một phần sẽ được trả lại cho nhà cung cấp, một phần khác sẽ được tái chế, đưa vào sản xuất lại nếu có thể, nếu không sẽ được bán cho các cá nhân thu mua phế phẩm, khoản tiền thu được sẽ tính vào lợi nhuận bất thường. Nếu coi khoản lợi nhuận này như là lợi nhuận sản xuất kinh doanh là sai lầm. Vì khi khoản lợi nhuận này tăng, điều này chứng tỏ là sản xuất kém hiệu quả, lượng chi phí mất cho lượng phế liệu phế phẩm này còn cao hơn rất nhiều so với những gì thu lại được, do đó không nên vì vậy mà bỏ qua vấn đề này. Nhiệm vụ của công tác sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là làm sao giảm được lượng phế liệu phế phẩm này một cách hiệu quả nhất. Bảng 14 : Giá trị phế liệu thu được của một số nguyên vật liệu chính từ 2005 – 2007( tính trên 1000 sản phẩm) Đơn vị: 1000 đồng STT Tên vật tư ĐVT Đơn giá 2005 2006 2007 1 Giấy Kraft Mét 89,5 105,250 187,130 101,23 2 Giấy Duplex Mét 20,072 25,12 31,06 29,33 3 Giấy Britton Mét 40 10,21 11,09 18,93 4 Giấy Couches Mét 6,5 30,45 55,23 76,68 Nhìn vào bảng ta có thể thấy được xu hướng chung là giá trị phế liệu, phế phẩm tăng lên. Với giấy Kraft, năm 2007 là 101230 đồng, tăng 10,2% so với năm 2005. Đây là một tốc độ tăng khá cao. Tương tự, giấy Duplex tăng 9,28% từ năm 2005 đến năm 2007 . Nguyên nhân là do công ty mở rộng quy mô sản xuất nên tuyển thêm nhiều công nhân mới chưa có tay nghề cao, nên lượng phế liệu tăng lên nhanh như đã thấy ở trên. Do đó cần phải đưa ra biện pháp để nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất nhanh chóng. 2.2.2.4 Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung cấp Công tác nghiên cứu thị trường là một nhiệm vụ cơ bản của quy trình lập kế hoạch NVL được thực hiện thường xuyên bởi tổ nghiên cứu thị trường thuộc phòng kế hoạch vật tư. Thông tin thị trường từng loại, nhóm loại NVL thu thập được sẽ thường xuyên được cung cấp cho cán bộ vật tư theo từng loại họ phụ trách để lên kế hoạch NVL phục vụ cho sản xuất, bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường theo từng đợt mua sắm dựa trên thông tin được cung cấp nhằm lựa chọn được các nhà cung ứng phù hợp nhất. Để thực hiện được nhiệm vụ này một cách có phương pháp và hiệu quả cán bộ vật tư sẽ luôn phải cập nhật các thông tin về: kế hoạch cung ứng NVL, tình hình sử dụng NVL của Công ty trong thời gian gần đây… để có những đánh giá, dự báo bân đấu từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mình và xác định, cách thức, phương pháp làm việc hiệu quả. Đối với hạng mục nhập khẩu thì quy trình mua sắm , nhờ có tư cách nhập khẩu trực tiếp nên công ty thường dễ dàng nhập khẩu với giá rẻ và chất lượng tốt, đồng thời tiến hành nhập khẩu ủy thác để tăng thêm lợi nhuận cho Công ty, còn với các loại NVL mua trực tiếp trong nước cán bộ vật tư sẽ chịu trách nhiệm. Nghiên cứu thị trường cung ứng NVL là việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Công ty TNHH Thành Duy vừa khuyến khích vừa bắt buộc tổ nghiên cứu thị trường phải nghiên cứu thị trường và cán bộ mua sắm vật tư phải nghiên cứu thị trường qua nhiều kênh thông tin khác nhau, có như vậy mới đảm bảo sự so sánh chính xác giữa các nhà cung cấp NVL làm cơ sở lựa chọn đối tác phù hợp nhất. F Thông qua các mối quan hệ truyền thống Đối với mỗi loại NVL cần thiết cho sản xuất Công ty thường xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng, duy trì một lượng đặt hàng nhất định hằng năm, qua đó có thể có những trao đổi những thông tin định kỳ cần thiết. Tùy tính chất của các loại NVL hàng tháng hoặc quý sẽ có những thông tin cần thiết từ các nhà cung ứng này thông qua các bảng báo giá, thư mời, thư ngỏ…Cán bộ vật tư thông qua những tài liệu này sẽ tổng hợp lại thành thông tin đầy đủ nhưng ngắn gọn để kết hợp cùng những thông tin thu thập được qua những kênh thông tin khác đưa ra đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp nhất. Cứ định kỳ đầu mỗi năm tài chính Công ty tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đã hợp tác cùng Công ty thông qua tình hình cung ứng NVL của họ trong thời gian hợp tác và những định hướng thay đổi của họ trong tương lai để xác định một hệ thống chỉ tiêu như: giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng NVL, tiến độ thực hiện hợp đồng… để xác định lại các nhà cung ứng truyền thống tốt nhất. Với mỗi loại NVL công ty thường có từ 2 – 3 nhà cung ứng truyền thống có thể là trong hoặc ngoài nước ví thế tình hinh cung ứng NVL hiện nay của Công ty vẫn có nhiều thuận lợi hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Tuy nhiên để duy trì lợi thế cạnh tranh này Công ty phải thường xuyên vun đắp củng cố quan hệ cùng có lợi với các đối tác cung ứng NVL. Bảng 11 – Một số nhà cung ứng truyền thống của Công ty STT Nhà cung ứng Danh mục NVL Sử dụng cho 1 Nhà máy giấy Việt Trì Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 2 Nhà máy giấy Sông Lam Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 3 Công ty giấy Anh Quân Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 4 Công ty giấy Hồng Vương Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 5 Công ty Siman Kraft Industry Thai Lan Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton và PX In 6 Công ty Hanson Giấy, mực in các loại PX Carton và PX In 7 Công ty Jampoo Đài Loan Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa 8 Công ty Misubishi Nhật Bản Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa (Nguồn: Phòng kế hoạch – vật tư) Từ bảng trên rõ ràng hầu hết các nhà cung ứng truyền thống của Công ty đều là những công ty có uy tín trên thị trường, NVL do họ cung cấp thường có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Do đó, Công ty vẫn phải tiếp tục duy trì các mối quan hệ này bằng những chính sách hợp tác hợp lý đôi bên cùng có lợi. F Thông qua việc chủ động tìm hiểu thông tin qua các hình thức khác: Hiện nay các phương tiện truyền thông đại chúng đang phát triển rất mạnh mẽ tạo điều kiện cho việc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, lượng thông tin thu thập được sẽ phong phú hơn. Vì vậy thông qua các hình thức như sách báo, tạp chí, truyền hình, mạng Internet… công ty luôn có thể tìm kiếm được những thông tin bổ ích biết đến nhiều hơn các nhà cung cấp tốt. Tuy nhiên so với nhiều công ty khác Công ty lại thiếu một kênh trao đổi thông tin hữu hiệu với các nhà cung ứng và cả khách hàng và các đối tượng khác đó là trao đổi thông tin qua Internet (Website, email) bởi hiện nay Công ty vẫn chưa xây dựng Website, chưa lập địa chỉ email cho riêng mình, do đó việc tìm hiểu thị trường NVL của công ty vẫn phần nào mang tính bị động, thiết nghĩ Công ty nên xem xét vấn đề này để khắc phục điểm yếu của chính mình. Hiện nay toàn bộ mạng máy tính của Công ty đã hình thành một liên mạng nội bộ và kêt nối Internet nên việc tìm hiểu thông tin trên mạng càng trở nên thuận tiện , góp phần giảm thời gian và chi phí cho công tác nghiên cứu thị trường; các thông tin thu thập được có thể được trao đổi giữa các cá nhân liên quan trong Công ty thông qua mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền tin. Tuy vậy, việc tìm được quá nhiều thông tin cộng với hạn chế về năng lực xử lý của tổ nghiên cứu thị trường cũng như hạn chế về năng lực tìm kiếm thông tin thì công ty sẽ có giải pháp mua thông tin từ các cơ quan, chuyên gia tư vấn kinh tế. F Lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng Với công tác nghiên cứu thị trường thường xuyên sẽ đảm bảo cho Công ty có sự hiểu biết tổng quát về thị trường NVL. Sau khi đã có lượng thông tin cần thiết, cán bộ vật tư sẽ so sánh, đánh giá các đối tác thông qua các tiêu chí như: Chất lượng, số lượng, giá cả NVL, chiết khấu thương mại… Các dịch vụ sau bán hàng như: vấn đề thu đổi phế liệu, khuyến mãi, tiềm năng hợp tác lâu dài… Việc đánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp nhiều khi không chỉ dựa trên các thông tin, số liệu thu thập được phản ánh trên sổ sách mà đối với các nhà cung ứng trong nước, cán bộ vật tư có thể đến tận nơi để trực tiếp kiểm chứng chất lượng NVL đối với những đối tác mới chưa có quan hệ lâu dài và chưa có uy tín đối với Công ty. Cuối cùng kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá các nhà cung cấp sẽ được tổng kết thành bảng danh sách đề cử từ 2 – 3 nhà cung cấp với những ưu, nhược điểm của họ, cùng những điều kiện hợp tác với các chi phí phải bỏ ra và lợi ích thu được của Công ty, trình lên giám đốc để xin ý kiến và kinh phí giao dịch đàm phán để lựa chọn nhà cung ứng cuối cùng. 2.2.2.5. Quản trị chi phí kinh doanh NVL Chi phí NVL là tổng các chi phí bao gồm: chi phí mua tính theo đơn giá, chi phí liên quan đến công tác nghiên cứu thị trường và đàm phán, chi phí vận chuyển, bảo quản… Nhiệm vụ của các nhà quản trị NVL là phải tính toán chi phí với độ chính xác càng cao càng tốt nhằm quản lý việc sử dụng NVL một cách hiệu quả hơn nhằm tối thiểu hóa chi phí trên cơ sở các yêu cầu về mặt chất lượng, quy cách… đảm bảo tuân thủ chính sách mua sắm NVL, thực hiện tính toán so sánh, phân tích, đánh giá chi phí này qua các thời kỳ khác nhau nhằm tìm ra xu hướng thay đổi tích cực và tiêu cực, phát hiện nguyên nhân và khắc phục hậu quả. Hiện nay Công ty đã thực hiện tính