Chuyên đề Một số biện pháp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất bao bì xi măng ở Công ty TNHH Thành Duy

áy của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng, các vị trí được phân công, phân nhiệm rõ ràng; mối quan hệ trực tuyến chức năng thể hiện qua sơ đồ và những phân tích tổng quát ở phần một cho thấy sự liên kết chặt chẽ và thống nhất mục tiêu giữa các bộ phận phòng ban. Thực tế hoạt động đó cho thấy Công ty TNHH Thành Duy có một đội ngũ cán bộ quản lý có tính nhất trí cao tuy vẫn còn một số bất cập trong quản lý như tình trạng ra quyết định theo cảm tính hay quản lý chưa sâu sát tình hình sản xuất của các phân trong Công ty, công tác dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm chưa đảm bảo tình khoa học… tuy vậy Công ty đã và đang từng bước phát triển với tiềm lực ngày càng mạnh. Với công tác tiết kiệm NVL Công ty đã tổ chức thực hiện một cách nhất quán với những chính sách phân công quản lý, sử dụng NVL và quản lý nhân công khoa học đã góp phần nâng cao ý thức về trách nhiệm trong bảo quản, sử dụng NVL của công nhân, giảm thiểu lãng phí do đó hiệu quả kinh doanh ngày càng cao. Năng lực công nhân viên Lực lượng công nhân viên chiếm đại đa số với 107 công nhân lành nghề, chiếm gần tới 60% lực lượng lao động của Công ty. Người công nhân có trách nhiệm, trình độ tay nghề, khả năng tổ chức sản xuất của họ sẽ tác động rất lớn đến hiệu quả sử dụng NVL của Công ty. Người công nhân có ý thức trách nhiệm cao, làm việc chăm chỉ, luôn đảm bảo theo kịp tiến độ của máy móc, thiết bị, sử dụng NVL đúng quy cách sẽ đảm bảo cho sản phẩm đạt yêu cầu cả về chất lượng, số lượng cũng như giảm được lượng hao phí NVL. Thực trạng công tác quản lý lao động của Công ty hiện nay được xem là tương đối hiệu quả với phân công lao động đến từng loại máy móc thiết bị một cách hợp lý, về quyền lợi của công nhân viên được quản lý và đảm bảo thông qua phòng công doàn và công tác chính trị, phòng này có nhiệm vụ quan tâm sâu sát và giải quyêt các ý kiến phản hồi của công nhân một cách thỏa đáng, đảm bảo các chế độ thưởng phạt hợp lý công bằng. Do công tác tổ chức sản xuất, chế độ khuyến khích vật chất, tinh thần tương đối hợp lý và trình độ lành nghề cao của công nhân đã phần nào nâng cao được ý thức thực hành tiết kiệm và sử dụng NVL một cách có hiệu quả. Những quy định chung về việc bảo quản và sử dụng NVL cũng như các chế độ thưởng phạt trong lĩnh vực này cũng được chú trọng tuy vậy vẫn có những nội dung chưa hoàn chỉnh hoặc chưa hợp lý yêu cầu phải có những giải pháp hợp lý trong tương lai. 2. Thị trường Nguyên vật liệu Sự biến động và phát triển của thị trường NVL cũng gây ra những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đên công tác tiết kiệm chi phí NVL của Công ty, do mối quan hệ giữa thị trường NVL và thị trướng tiêu thụ sản phẩm luôn có những ảnh hưởng, tác động qua lại lẫn nhau nên có thể ảnh hưởng của nhân tố này đồng thời cũng là ảnh hưởng của nhân tố kia, xét trên cùng một phương diện. Công ty cũng đã và đang xây dựng xây dựng các mối quan hệ uy tín với một số khách hàng và nhà cung ứng NVL truyền thống trong và ngoài nước, hơn nữa NVL chính của Công ty chủ yếu là các loại giấp Krap, giấy Duplex, mực in, hạt nhựa chủ yếu được nhập từ các nhà cung ứng ở nước ngoài…vì thế nguồn cung NVL phục vụ cho sản xuất tương đối ổn định tuy vẫn có một số thay đổi về giá cả, số lượng NVL sử dụng, lợi thế này đã giúp giảm chi phí NVL. II – Phân tích thực trạng công tác sử dụng tiết kiệm NVL của Công ty TNHH Thành Duy 1. Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch NVL a. Kế hoach NVL năm của Công ty Công ty TNHH Thành Duy là một Công ty tư nhân có quy mô vừa, do đó mọi hoạt động của Công ty đều độc lập, không chịu sự quản lý của Nhà Nước như các công ty cổ phần nhà nước hoạt động trong cùng ngành khác, do đó kê hoạch NVL năm của công ty được phòng Kế hoạch vật tư trực tiếp đảm nhận, sau đó trình lên ban giám đốc Công ty chờ phê duyệt. Tuy nhiên quy trình lập kế hoạch vẫn mang tính thủ công chưa áp dụng các biện pháp tiên tiến như các phần mềm hoạch định nhu cần NVL, các thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch như thông tin dự báo nhu cầu, tình hình quản lý, sử dụng NVL thực tế chưa có độ chính xác cao nên gây khó khăn, mất nhiều thời gian cho các bộ kế hoạch vật tư. Trên thực tế việc lập kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào sự biến động lớn và bất thường qua các năm của tình hình tiêu thụ sản phẩm, trong khi các hoạt động nghiên cứu thị trường thu hút khách hàng tiêu thụ sản phẩm nhằm chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh tọa thuận lợi cho công tác dự báo nhu cầu thị trường của Công ty chưa được chú trọng thực hiện nên kế hoạch cung ứng NVL cho sản xuất( là một trong những căn cứ quan trọng để lập kế hoạch là dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm) thường không sát với thực tế tiêu dùng NVL. b. Các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất của Công ty Công ty TNHH Thành Duy sản xuất với ba loại bao bì chính là: F Bao bì carton sóng 3-5 lớp do phân xưởng carton sóng sản xuất F Bao bì bằng chất dẻo gồm túi đơn và túi phức hợp (90% có in) do phân xưởng bao bì nhựa sản xuất F Bao bì in hộp và các ấn phẩm in do phân xưởng in sản xuất Số chủng loại NVL sử dụng trong Công ty có thể nói là không nhiều. Nguyên liệu giấy Công ty sử dụng cho sản xuất chủ yếu là từ nguồn ngoại nhập. Có 3 loại giấy chính: Giấy Duplex các định lượng (250, 300, 350, 450 g/m2): dùng để in bao bì hộp các loại. Giấy Britton các định lượng (230, 310… g/m2) Giấy Couches các định lượng (80, 100, 150, 200 g/m2 Giấy tráng nhôm Màng BOPP: Dùng để cán láng Mực in và hoá chất: Công ty sử dụng các nguyên liệu chất lượng cao nhập từ Đức, Hàn Quốc và Nhật gồm có mực in, bản in, film… Ở xí nhiệp nhựa là các loại hạt nhựa, màng nhựa các loại và các NVL phục vụ in bao bì. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là công tác hoạch định cung ứng và sử dụng NVL của Công ty là đơn giản bởi vì yêu cầu về kích cỡ, chất lượng của chúng rất đa dạng. c. Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung cấp Công tác nghiên cứu thị trường là một nhiệm vụ cơ bản của quy trình lập kế hoạch NVL được thực hiện thường xuyên bởi tổ nghiên cứu thị trường thuộc phòng kế hoạch vật tư. Thông tin thị trường từng loại, nhóm loại NVL thu thập được sẽ thường xuyên được cung cấp cho cán bộ vật tư theo từng loại họ phụ trách để lên kế hoạch NVL phục vụ cho sản xuất, bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường theo từng đợt mua sắm dựa trên thông tin được cung cấp nhằm lựa chọn được các nhà cung ứng phù hợp nhất. Để thực hiện được nhiệm vụ này một cách có phương pháp và hiệu quả cán bộ vật tư sẽ luôn phải cập nhật các thông tin về: kế hoạch cung ứng NVL, tình hình sử dụng NVL của Công ty trong thời gian gần đây… để có những đánh giá, dự báo bân đấu từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mình và xác định, cách thức, phương pháp làm việc hiệu quả. Đối với hạng mục nhập khẩu thì quy trình mua sắm , nhờ có tư cách nhập khẩu trực tiếp nên công ty thường dễ dàng nhập khẩu với giá rẻ và chất lượng tốt, đồng thời tiến hành nhập khẩu ủy thác để tăng thêm lợi nhuận cho Công ty, còn với các loại NVL mua trực tiếp trong nước cán bộ vật tư sẽ chịu trách nhiệm. Nghiên cứu thị trường cung ứng NVL là việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Công ty vừa khuyến khích vừa bắt buộc tổ nghiên cứu thị trường phải nghiên cứu thị trường và cán bộ mua sắm vật tư phải nghiên cứu thị trường qua nhiều kênh thông tin khác nhau, có như vậy mới đảm bảo sự so sánh chính xác giữa các nhà cung cấp NVL làm cơ sở lựa chọn đối tác phù hợp nhất. F Thông qua các mối quan hệ truyền thống Đối với mỗi loại NVL cần thiết cho sản xuất Công ty thường xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng, duy trì một lượng đặt hàng nhất định hằng năm, qua đó có thể có nhứng trao đổi những thông tin định kỳ cần thiết. Tùy tính chất của các loại NVL hàng tháng hoặc quý sẽ có những thông tin cần thiết từ các nhà cung ứng này thông qua các bảng báo giá, thư mời, thư ngỏ…Cán bộ vật tư thông qua những tài liệu này sẽ tổng hợp lại thành thông tin đầy đủ nhưng ngắn gọn để kết hợp cùng những thông tin thu thập được qua những kênh thông tin khác đưa ra đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp nhất. Cứ định kỳ đầu mỗi năm tài chính công ty tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đã hợp tác cùng Công ty thông qua tình hình cung ứng NVL của họ trong thời gian hợp tác và những định hướng thay đổi của họ trong tương lai để xác định một hệ thống chỉ tiêu như: giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng NVL, tiến độ thực hiện hợp đồng… để xác định lại các nhà cung ứng truyền thống tốt nhất. Với mỗi loại NVL công ty thường có từ 2 – 3 nhà cung ứng truyền thống có thể là trong hoặc ngoài nước ví thế tình hinh cung ứng NVL hiện nay của Công ty vẫn có nhiều thuận lợi hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Tuy nhiên để duy trì lợi thế cạnh tranh này Công ty phải thường xuyên vun đắp củng cố quan hệ cùng có lợi với các đối tác cung ứng NVL. Bảng 4 – Một số nhà cung ứng truyền thống của Công ty STT Nhà cung ứng Danh mục NVL Sử dụng cho 1 Nhà máy giấy Việt Trì Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 2 Nhà máy giấy Sông Lam Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 3 Công ty giấy Anh Quân Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 4 Công ty giấy Hồng Vương Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 5 Công ty Siman Kraft Industry Thai Lan Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton và PX In 6 Công ty Hanson Giấy, mực in các loại PX carton và PX In 7 Công ty Jampoo Đài Loan Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa 8 Công ty Misubishi Nhật Bản Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa (Nguồn: Phòng kế hoạch – vật tư) Từ bảng trên rõ ràng hầu hết các nhà cung ứng truyền thống của Công ty đều là những công ty có uy tín trên thị trường, NVL do họ cung cấp thường có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Do đó, Công ty vẫn phải tiếp tục duy trì các mối quan hệ này bằng những chính sách hợp tác hợp lý đôi bên cùng có lợi. F Thông qua việc chủ động tìm hiểu thông tin qua các hình thức khác: Hiện nay các phương tiện truyền thông đại chúng đang phát triển rất mạnh mẽ tạo điều kiện cho việc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, lượng thông tin thu thập được sẽ phong phú hơn. Vì vậy thông qua các hình thức như sách báo, tạp chí, truyền hình, mạng Internet… công ty luôn có thể tìm kiếm được những thông tin bổ ích biết đến nhiều hơn các nhà cung cấp tốt. Tuy nhiên so với nhiều công ty khác Công ty lại thiếu một kênh trao đổi thông tin hữu hiệu với các nhà cung ứng và cả khách hàng và các đối tượng khác đó là trao đổi thông tin qua Internet( Website, email) bởi hiện nay Công ty vẫn chưa xây dựng Website, chưa lập địa chỉ email cho riêng mình, vì thế việc tìm hiểu thị trường NVL của công ty vẫn phần nào mang tính bị động, thiết nghĩ Công ty nên xem xét vấn đề này để khắc phục điểm yếu của chính mình. Hiện nay toàn bộ mạng máy tính của Công ty đã hình thành một liên mạng nội bộ và kêt nối Internet nên việc tìm hiểu thông tin trên mạng càng trở nên thuận tiện hơn, gớp phần giảm thời gian và chi phí cho công tác nghiên cứu thị trường; các thông tin thu thập được có thể được trao đổi giữa các cá nhân liên quan trong Công ty thông qua mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền tin. Tuy vậy, việc tìm được quá nhiều thông tin cộng với hạn chế về năng lực xử lý của tổ nghiên cứu thị trường cũng như hạn chế về năng lực tìm kiếm thông tin thì công ty sẽ có giải pháp mua thông tin từ các cơ quan, chuyên gia tư vấn kinh tế. F Lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng Với công tác nghiên cứu thị trường thường xuyên sẽ đảm bảo cho Công ty có sự hiểu biết tổng quát về thị trường NVL. Sau khi đã có lượng thông tin cần thiết, cán bộ vật tư sẽ so sánh, đánh giá các đối tác thông qua các tiêu chí như: Chất lượng, số lượng, giá cả NVL, chiết khấu thương mại… Các dịch vụ sau bán hàng như: vấn đề thu đổi phế liệu, khuyến mãi, tiềm năng hợp tác lâu dài… Việc đánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp nhiều khi không chỉ dựa trên các thông tin, số liệu thu thập được phản ánh trên sổ sách mà đối với các nhà cung ứng trong nước, cán bộ vật tư có thể đến tận nơi để trực tiếp kiểm chứng chất lượng NVL đối với những đối tác mới chưa có quan hệ lâu dài và chưa có uy tín đối với Công ty. Cuối cùng kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá các nhà cung cấp sẽ được tổng kết thành bảng danh sách đề cử từ 2 – 3 nhà cung cấp với những ưu, nhược điểm của họ, cùng những điều kiện hợp tác với các chi phí phải bỏ ra và lợi ích thu được của Công ty, trình lên giám đốc để xin ý kiến và kinh phí giao dịch đàm phán để lựa chọn nhà cung ứng cuối cùng. 2. Tình hình hệ thống kho tàng của Công ty a. Hệ thống kho tàng hiện tại của Công ty TNHH Thành Duy Ngay từ khi vừa mới thành lập, nhận thức được sự cần thiết của một hệ thống kho tàng được bố trí khoa học và công suất phù hợp công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống kho dự trữ thành phẩm và NVL của công ty. Tổng cộng công ty có 6 kho tàng với công suất dự trữ 200 tấn/kho, mỗi kho do một thủ kho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý, ở mỗi phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý 2 kho được bố trí theo nguyên tắc kho chính chứa NVL chính và thành phẩm, kho phụ chứa NVL phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi và công cụ, dụng cụ thay thế. Tuy nhiên thực tế do quy mô kho chính và kho phụ tương đương nhau trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính luôn cao hơn nhiều so với kho phụ nên kho chính thường ở trong tình trạng thiếu diện tích, còn kho phụ thì ngược lại. Điều này đã phát sinh ra hiện tượng gửi hàng từ kho chính sang kho phụ nên đã gây nên một số tác động không tốt đến công tác dự trữ, cấp phát NVL như tình trạng lộn xộn, thất thoát NVL, hàng hóa nhiều khi làm gián đoạn cả quá trình sản xuất. Như vậy, một trong những nhiệm vụ của cán bộ quản trị NVL là cải thiện hệ thống kho tàng nhằm khắc phục những nhược điểm này của Công ty. b. Tình hình tiếp nhận, bảo quản và cấp phát NVL - Công tác tiếp nhận NVL Công tác tiếp nhận NVL ở Công ty là bước chuyển giao giữa nhà cung ứng ( nếu NVL được giao trực tiếp đến Công ty), bộ phận mua, vận chuyển và quản lý NVL. Công tác tiếp nhận và kiểm tra NVL của Công ty được tiến hành một cách rất kỹ càng. Đối với NVL nhập khẩu thì sau khi giao hàng ở cảng thường không chuyển trực tiếp về kho của bởi vì hàng nhập khẩu thường sử dụng cho nhu cầu sử dụng trong thời gian dài, hơn nữa phải có thời gian để phân phối NVL đúng nhu cầu đến từng phân xưởng. Công ty thường phải liên hệ thuê kho ngoài để bảo quản tạm thời, điều này đòi hỏi Công ty phải có một chính sách riêng để bảo quản và tiếp nhận NVL nhập khẩu. Cán bộ phòng vật tư phải trực tiếp chịu trách nhiệm với lượng NVL mình nhập khẩu, mỗi người phải góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số kho hàng chất lượng tốt ở ngoài Công ty và tiến hành các thủ tục kiểm tra, giao nhận qua biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho NVL bình thường chỉ khác là phải qua nhiều khâu với số lượng chứng từ lớn hơn NVL mua trong nước. Đối với NVL nhập kho trực tiếp từ nhà cung ứng thì NVL đến Công ty trước tiên phải xuất trình hợp đồng, chứng từ hợp lệ để bộ phận bảo vệ kiểm tra, vào sổ rồi mới được phép giao hàng, xe hàng phải tuân thủ các quy định về an toàn chung như: không được nổ máy trong kho, nơi chứa nhiều chất dễ cháy, khi đỗ xe phải hướng đầu xe ra ngoài…Hàng hóa vào kho phải được phản ánh vào biên bản kiểm nghiệm qua thủ kho, kế toán và phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm tra và lập thành 2 bản, một giao cho phòng kế toán, một giao cho phòng kinh tế - kỹ thuật – đầu tư hợp tác – kho vận. Nếu NVL nhập không đúng thỏa thuận đã ký trong hợp đồng thì lập thêm một liên, kèm chứng từ liên quan gửi cho nhà cung ứng chờ giải quyết. Biên bản kiểm nghiệm kết hợp hóa đơn, giấy giao nhận hàng để lập phiếu nhập kho thành 4 liên: F Một liên: Giao cho người nhận F Một liên: Gíao cho Phòng kinh tế - kỹ thuật – hợp tác – kho vận F Một liên: Giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư F Một liên: Lưu kho Lúc này trách nhiệm bảo quản, kiểm tra trực tiếp NVL thuộc về thủ kho NVL đặt dưới sự quản lý, điều phối của bộ phận quản trị NVL của từng phân xưởng, thủ kho tiến hành nhập số liệu vào thẻ kho để tiến hành theo dõi quá trình dự trữ, cấp phát, sử dụng NVL. Nhờ những quy định, thủ tục kiểm tra, tiếp nhận, bảo quản rã ràng, phù hợp nên Công ty đã giảm được đáng kể lượng mất mát, hư hỏng NVL trong quá trình mua sắm trong thời gian qua. Tuy nhiên phương pháp tiếp nhận này vẫn mang tính thủ công với lượng chứng từ quá lớn gâp phức tạp cho công tác tiếp nhận NVL. Hiện nay Công ty đang cố gắng thực hiện công tác tiếp nhận NVL. Hiện nay Công ty đang cố gắng thực hiện công tác tiếp nhận NVL với các số liệu vật tư được phản ánh, dự trữ trên mạng nội bộ Công tác bảo quản NVL NVL ở mỗi kho được sắp xếp, bảo quản ở từng khu riêng biệt, được ghi kí hiệu, mã hiệu riêng cho từng loại tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm kê và xuất nhập phục vụ sản xuất. NVL sau khi được tiếp nhận vào kho sẽ tùy chủng loại, kích cỡ, chất lượng, cường độ sử dụng mà được thủ kho xếp vào vị trí quy định của nó. Đối với phân xưởng Carton, NVL chính ( là các loại giấy) thường được sắp xếp theo chủng loại và kích cỡ, ưu tiên các loại giấy với kích cỡ được sử dụng với cường độ lớn nhất ở vị trí gần cửa kho để thuận tiện cho vận chuyển sang phân xưởng sản xuất, cũng với nguyên tắc như thế với các phụ liệu, công cụ dụng cụ thay thế và NVL của xưởng in và xưởng nhựa. NVL của Công ty thường dễ bảo quản nên không cần bố trí các khu đặc biệt như khu kín, khu lạnh… Công ty đã mua các thiết bị bảo quản đơn giản như các kê, các giá đỡ… kết hợp với don dẹp, vệ sinh kho hằng ngày và hệ thống ánh sang, thông gió phù hợp đã đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất cho NVL phục vụ cho sản xuất của Công ty. Nguyên tắc xuất kho của Công ty là nhập trước, xuất trước tránh để NVL trong thời gian bảo quản quá dài, hạn chế việc hao hụt NVL. Tuy nhiên với chính sách dự trữ tối thiểu có tính đến dự trữ bảo hiểm theo nguyên tắc này được áp dụng linh động với từng loại NVL, đối với NVL dễ bảo quản (VD: giấy Kraft, bản in, màng nhựa…) thì có thể xuất NVL ở vị trí thuận tiện nhất, duy chỉ có đối với một số NVL khó bảo quản hơn là phải tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc nhập trước, xuất trước như các loại mực in, film in… Thủ kho thường xuyên phải kiểm tra tình hình NVL trong kho cả về số lượng, chất lượng, tuân thủ các nguyên tắc bảo quản nhằm đảm bảo tỷ lệ hao hụt nằm trong quy định. Tuy nhiên do số lượng NVL lớn, nhập xuất liên tục nên nhiều khi thủ kho đã bỏ qua một số nguyên tắc cần thiết như nguyên tắc NVL luôn phải sắp xếp trên kệ, nguyên tắc kiểm kê đầy đủ… nên vẫn gây tình trạng NVL thiếu, giảm chất lượng… Đối với NVL tại xưởng sản xuất thì bao gồm hai đối tượng, một là NVL đang trong quá trình sản xuất, nằm trên các máy, hai là NVL chờ sản xuất, cả hai đối tượng trên đều phải được kiểm kê, đôic chiếu hằng ngày để được theo dõi mức độ sử dụng NVL. NVL chờ sản xuất cần được sắp xếp gọn gàng ở chân máy đối với những loại NVL phụ sử dụng với khối lượng nhỏ, đặt ở một nơi tách biệt để tránh lầm lẫn NVL vừa tránh gây bừa bộn cho nơi sản xuất. Các NVL chờ sản xuất khi được kiểm kê chỉ đủ cho một đợt sản xuất cuối cùng thì tiến hành báo cáo cho giám đốc để báo lại cho thủ kho và cán bộ vật tư, thực hiện kiểm tra kho và lập kế hoạch mua sắm và nhận lệnh xuất kho để cấp phát NVL và mua mới. Nói chung tất cae các thông tin về NVL tồn kho, xuất dùng, NVL tại xưởng luôn được thông báo rộng rãi để kết hợp sự quản lý NVL giữa tất cả các cá nhân liên quan, đảm báo các thông tin về NVL luôn đầy đủ để tiến hành các hoạt động mua sắm, xuất dùng một cách kịp thời đảm bảo cho tiến độ sản xuất luôn diễn ra liên tục. Công tác cấp phát NVL Công ty thực hiện nguyên tắc cấp phát NVL theo lệnh. Cuối mỗi ngày các tổ trưởng phụ trách sản xuất tại mỗi máy kiểm tra lượng NVL còn lại trên máy rồi báo cáo lại cho quản đốc. Thường thì NVL không được xuất hàng ngày mà mỗi lần xuất NVL nằm trên các máy thường đủ cho sản xuất cả tuần. Quản đốc chịu trách nhiệm theo dõi lượng NVL còn lại trên các máy và kế hoạch sản xuất theo thời gian cho đến khi có nhu cầu nhập NVL cho đợt sản xuất mới thì trực tiếp đề nghị lên ban giám đốc, giám đốc phê duyệt yêu cầu đồng thời phát lệnh xuất kho xuống thủ kho theo mẫu như sau: Mẫu 1 : LỆNH XUẤT KHO CÔNG TY TNHH THÀNH DUY PHÂN XƯỞNG IN BQ 03/7.5 - 19 LỆNH XUẤT KHO Yêu cầu xuất cho:…………………………………………. TT Tên NVL – Quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực tế 1 2 Ngày … tháng…năm…… THỦ KHO GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP Ngay sau khi nhậc được lệnh xuất kho thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu sau cũng với 4 liên như phiếu nhập kho và phản ánh sự thay đổi NVL vào thẻ kho: F Một liên : Giao cho quản đốc Phân xưởng F Một liên : Giao cho kế toán F Một liên : Giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư F Một liên : Lưu kho Mẫu 2 : PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị:…………………… Địa chỉ:…………………... Mẫu số : 02 – VT Theo QĐ : 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 2000 Của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày…….tháng …… Năm 200… Nợ:…………..Số:…… Có:…………………… Họ, tên người nhận hàng : Địa chỉ (bộ phận): Lý do xuất kho: Xuất tại kho: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 Cộng: Cộng thành tiền ( bằng chữ): Xuất, ngày….tháng….năm 200… Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho c. Công tác kiểm tra hệ thống kho tàng Công tác kiểm tra hệ thông kho tàng và theo dõi tình hình sử dụng NVL ở từng phân xưởng là trách nhiệm của mọi cá nhân trong Công ty, nhưng chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp là thủ kho, cán bộ KCS, kế toán và cán bộ vật tư. Đây là khâu qua trọng trong công tác quản trị hệ thống kho tàng nói riêng và quản lý sử dụng hiệu quả NVL nói chung, nhằm bảo đảm cho hệ thống kho tàng hoạt động hiệu quả, theo dõi tình hình sử dụng và bảo quản NVL đảm bảo NVL sử dụng đúng mụch đích, tiết kiệm chi phí NVL, tăng hiệu quả sản xuất, giảm tỷ lệ phế phẩm… ngày càng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Công tác kiểm kê Hàng tháng các bộ phận trên đây cùng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, cách bố trí NVL trong kho và tại xưởng, tiến hành so sánh giữa số thực kiểm kê và số liệu quản lý theo sổ sách chứng từ xuất nhập vật tư, thẻ kho rồi phản ánh và bảng thanh quyết toán NVL, phát hiện sai lệch và nguyên nhân nhằm tìm biện pháp khắc phục. Thực tế kiểm kê NVL thường cho thấy tỷ lệ sai lệch giữa thực tế và sổ sách nằm trong định mức cho phép(< 0,005%) cho thấy công tác quản trị kho tàng của Công ty đạt hiệu quả tương đối cao. Qua việc kiểm kê, so sánh NVL tại kho và lượng nhập xuất NVL cụ thể thủ kho sẽ thường xuyên báo cáo tình hình sử dụng NVL cho cán bộ vật tư, kế toán và giám đốc làm tư liệu quản lý sử dụng NVL và làm căn cứ cơ sở cho lập kế hoạch cung ứng NVL năm sau. Sau đây là một ví dụ về bảng kiểm kê NVL tại phân xưởng carton sóng cuối tháng 12/2005 Bảng 5 – Kiểm kê nguyên vật liệu tại phân xưởng Carton sóng cuối tháng 12/2007 Tên hàng tồn kho Đơn vị Sổ sách Thực tế kiểm kê SL TT (VND) SL TT (VND) NVL chính tại kho: GIẤY KRAP MAI LAN 125_185 G/M2 KG 52757 243540094 52757 243540094 GIẤY KRAP HẠT NÂU 170 G/M2 KG 1329 10493044 1329 10493044 GIẤY KRAP MỘC ANH QUÂN DL 190-195 KG 1959 5877000 1959 5877000 GIẤY KRAP VÀNG ANH QUÂN DL 170 G/M2 KG 24942 103896305 24942 103896305 GIẤY KRAP LAM SƠN 125-130 G/M2 KG 11062 46757533 11062 46757533 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 250 G/M2 KG 2392 5271276 2392 5271276 GIẤY VIỆT TRÌ CHẤT LƯỢNG CAO 180 G/M2 KG 25158 162177919 25158 162177919 GIẤY KRAP HÙNG HÀ LAM SƠN 130-165 KG 29245 107581749 29245 107581749 GIẤY KRAP NHẬT 175 G/M2 KG 1224 6732000 1224 6732000 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 200-220 G/M2 KG 703 1928887 703 1928887 GIẤY KRAP LAM SƠN 175 G/M2 KG 9546 44151210 9546 44151210 GIẤY KRAP ANH QUÂN SÓNG KG 18341 64193500 18341 64193500 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 180 G/M2 KG 4649 13692907 4649 13692907 GIẤY KRAP LONG VƯƠNG 175 G/M2 KG 554 2148340 554 2148340 GIẤY KRAP HƯƠNG VÀNG 170 G/M2 KG 2950 11413615 2950 11413615 GIẤY DUPLEX HƯƠNG 180 G/M2 KG 1033 6570468 1033 6570468 GIẤY GÓI MỲ SÓNG KG 54,5 508780 54,5 508780 GIẤY KRAP HƯƠNG NÂU KG 8259 42998540 8259 42998540 GIẤY DUPLEX HẬU GIANG KG 3974 12667716 3974 12667716 DÂY BUỘC NHỰA PP KG 18829 112633899 18829 112633899 MỰC TÍM 334 KG 105,9 1089483 105,9 1089483 DẦU BÓNG PHA MỰC HỘP 57330 379000 57330 379000 MỰC ĐỎ NHẬT KG 236 125998 236 125998 MỰC ĐỎ TRUNG QUỐC KG 3 414000 3 414000 SƠN TRÁNG KG 90 1401000 90 1401000 KEO CÁN LẠNG KG 1224,8 1303148 1224,8 1303148 BẢN DIAZO FUJI 615-634 CM2 173 65830 173 65830 (Nguồn: Phòng Kế Hoạch – Đầu tư Công ty TNHH Thành Duy) - Kiểm kê tình hình phục vụ kho tàng Các hoạt động phục vụ hệ thống kho tàng như vệ sinh, vận chuyển, cung cấp điện nước… được kiểm tra thường xuyên, chất lượng công việc được bàn giao hành ngày giữa trưởng bộ phận phục vụ và thủ kho, như vậy sẽ thường xuyên đánh giá được hiệu quả các công việc này và thực hiện điều chỉnh kịp thời nhắm tăng hiệu quả hoạt động hệ thống kho tàng. - Kiểm tr