Chuyên đề Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty vận tải Biển Đông

Ế TOÁN HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. 3.1. Chứng từ sử dụng - Bảng thanh toán lương - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán BHXH - ... 3.2. Tài khoản sử dụng - Các TK phản ánh chi phí sử dụng nhân công: 622,627,641,642 - TK 338 phải trả, phải nộp + Bên nợ: Các khoản đã trả và đã nộp Các khoản đã chi về chi phí công đoàn + Bên có: Khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan chức năng, cơ quan cấp trên theo qui định + Dư có : số tiền còn phải trả và phải nộp. 3.3. Nội dung hạch toán. 3.3.1. Trích KPCĐ, BHXH , BHYT - Tính vào chi phí: Nợ TK 622,627,641,642 - Chi phí sử dụng nhân công Có TK338 - Các khoản phải trả , phải nộp Chi tiết : 3382 - Kinh phí công đoàn : 2% 3383 - Bảo hiểm xã hội : 15% 3384 - Bảo hiểm y tế : 2% - Trừ vào lương 6% Nợ TK 334 - Phải trả CNV Có TK 338 - Khoản phải trả phải nộp Chi tiết 3383 - Bảo hiểm xã hội 5% 3384 - Bảo hiểm y tế 1% 3.3.2. Hạch toán sử dụng KPCĐ, BHXH, BHYT - Sử dụng KPCĐ + Nộp cho công đoàn cấp trên 1% Nợ TK 3382 - Kinh phí công đoàn Có TK111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng + Thực hiện chi phí công đoàn tại cơ sở: Nợ TK 3382 - Kinh phí công đoàn Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng - Sử dụng BHYT nộp hết 3% cho cơ quan quản lý cấp trên: Nợ TK 3384 - Bảo hiểm y tế Có TK111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng - Sử dụng BHXH + Nộp 20% cho cơ qua quản lý BHXH Nợ TK 3383 - Bảo hiểm xã hội Có TK111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng + Nếu cơ quan BHXH uỷ nhiệm cho doanh nghiệp chi trả hộ các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Khi CNV có phiếu nghỉ hưởng BHXH thì căn cứ vào chế độ bảo hiểm, tuỳ vào từng trường hợp để tính bảo hiểm trả cho người lao động Nợ TK 3383 - Bảo hiểm xã hội Có TK 3 4 - Phải trả CNV Khi thực hiện trả BHXH Nợ TK 334 - Phải trả CNV Có TK 111,112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nếu số kinh phí công đoàn chi tiêu tại Công ty không đủ thì được cơ quan BHXH cấp bù Nợ TK 111,112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 3383 - Bảo hiểm xã hội Phần 4: KẾ TOÁN HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN THU NHẬP KHÁC. 4.1.Chứng từ sử dụng - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng thanh toán tiền lương -….. 4.2. Tài khoản sử dụng - TK 421 : lợi nhuận chưa phân phối - TK 431 : quỹ khen thưởng, phúc lợi + TK 4311 : quỹ khen thưởng + TK 4312 : quỹ phúc lợi - TK 334 - phải trả CNV - TK111, 112 4.3.Nội dung hạch toán - Hàng tháng, tạm trích quỹ khen thưởng Nợ TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối Có TK431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi Chi tiết: TK 4311: quỹ khen thưởng TK 4312: quỹ phúc lợi - Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, xác định số quỹ khen thưởng, phúc lợi phải trích thêm ghi Nợ TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối Có TK431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi Chi tiết: TK 4311: quỹ khen thưởng TK 4312: quỹ phúc lợi - Tính tiền thưởng cho CNV từng tháng quý, năm: Nợ TK 4311 - Quỹ khen thưởng Có TK 334 - Phải trả CNV - Chi tiền thưởng cho từng CNV: Nợ TK334 - Phải trả CNV Có TK 111,112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Khi dùng quỹ phúc lợi để trợ cấp khó khăn, chi cho CNV nghỉ mát, chi văn hoá, văn nghệ …khi chi ghi: Nợ TK 4312 - Quỹ phúc lợi Có TK 111,112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. CHƯƠNG II HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG. Phần 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN ĐỘNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Tên công ty : Công ty vận tải Biển Đông. Địa chỉ : Số 3 Mai Xuân Thưởng (số 1 Thuỵ Khuê)-Ba Đình-Hà Nội Điện thoại : 7280300. Fax : 7280296. Email : BISCO@fpt.vn. Công ty vận tải Biển Đông được thành lập vào năm 1995 để đáp ứng nhu cầu vận tải hàng hoá của các doanh nghiệp trong nước và quốc tế vào Việt Nam.Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Công Nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam, tên giao dịch là BISCO và tên tiếng anh là Bien Dong Shipping Company. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2005 Các chỉ tiêu Kế hoạch năm 2005 (VND) Thực hiện 12 tháng năm 2005 (VND) % thực hiện kế hoạch % so với cùng kỳ năm 2004 Tổng sản lượng 315.000.000.000 378.532.809.686 120% 153% Tổng doanh thu 300.000.000.000 330.686.976.868 110% 154% Lợi nhuận 2.600.000.000 6.120.000.000 235% 137% Nộp ngân sách 5.000.000.000 10.520.000.000 211% 144% TN bình quân/người/tháng 2.800.000 3.000.000 107% 115% Kết quả SXKD năm 2005 cho thấy các nhiệm vụ và các chỉ tiêu kế hoạch năm 2005 được tổng công ty giao đã được triển khai đồng bộ, hiệu quả và hoàn thành xuất sắc, vượt kế hoạch.. Trong năm 2005, toàn Công ty đã nỗ lực phấn đấu và hoàn thành thắng lợi nghị quyết của Đại hội Đảng bộ Tổng công ty lần thứ nhất, vượt các chỉ tiêu đã đề ra và đứng đầu về doanh thu và sản lượng trong số các công ty vận tải biển thuộc Vinashin. Các con số ở bảng trên cho thấy hoạt động SXKD của Công ty không chỉ tăng trưởng về mặt số lượng mà cả mặt chất lượng. Công ty vận tải Biển Đông gồm có: - 01 xí nghiệp trực thuộc, 02 Chi nhánh, 02 Trung tâm, 06 Phòng ban. - Tổng số CBCNV là 365 người ( Nam 337 người, Nữ 28 người), trong đó: + Thạc sĩ: 05 người. + Đại học: 145 người. + Cao đẳng: 52 người. + Trung cấp, công nhân kỹ thuật: 163 người. - Công ty có 01 Đảng bộ cơ sở: 41 Đảng viên, 04 chi bộ. - Công ty có 01 Công đoàn cơ sở: 365 Đảng viên, 09 tổ công đoàn bộ phận. - Công ty có 01 Chi đoàn thanh niên cộng sản HCM gồm có 97 đoàn viên. - Thu nhập bình quân đạt: 3.000.000đ/người/tháng. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 1.2.1. Các lĩnh vực kinh doanh. Vận tải đa phương thức chuyên tuyến container nội địa, quốc tế. Vận chuyển cẩu lắp, bôc xếp hàng siêu trường, siêu trọng bằng các thiết bị chuyên dụng. Khai thác tàu container, mở chuyến chạy trực tiếp Quốc tế: HP - SG - Bangkok - Laemchabang, tuyến SG - Singapore, 1.2.2. Các dịch vụ chủ yếu. + Đại lý cho các hãng tàuContainer nước ngoài. + Kinh doanh kho bãi và các dịch vụ quanh kho bãi. + Vận chuyển dầu sản phẩm trong nước và quốc tế. + Vận tải hàng hoá bằng đường biển, đường sông, tổ chức đưa hàng hoá từ kho đến kho theo yêu cầu của khách hàng. + Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá, làm thủ tục hải quan cho các chủ hàng, kinh doanh nhập khẩu phương tiện, thiết bị giao thông vận tải. + Vận chuyển hàng khô trong nước và quốc tế. 1.3. Cơ sở vật chất của công ty * Các tàu chở hàng + Tàu hàng khô 15000 tấn. - Tàu Hồ Tây - Tàu Vạn Phúc + Tàu trở container - Tàu VINASHIN FREIGHTER 610 Teu - Tàu VINASHIN TRADE 610 Teu - Tàu MARINER 1016 Teu - Tàu NAVIGATOR 1016 Teu + Tàu của xí nghiệp. - Cẩu Biển Đông 01: cẩu súc nâng 600 tấn - Sà lan Biển Đông 04: 2000 tấn - Tàu kéo Vân Long 01: 350 tấn - Tàu kéo Vân Long 02: 350 tấn Chú ý: 1 container = 14 tấn ( theo tiêu chuẩn quốc tế) 1' = 0,3m ( Full kí hiệu là ' ) 1 cont 20' = 1Teu 1 cont 40' = 2 Feu 1 Feu = 2 Teu 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là tổng hợp các bộ phận lao động quản lý khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí thành những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo chức năng quản lý và nhiệm vụ mục đích chung của công ty. 1.4.1 Mô hình tổ chức của công ty. Sơ đồ 1 : Mô hình tổ chức của Công ty Vận tải Biển Đông Phòng tài chính kế toán Phòng NSLĐ tiền lương Phòng kế hoạch khai thác Phòng kỹ thuật vật tư Phòng vận tải container Văn phòng Phó giám đốc GIÁM ĐỐC Xí nghiệp trực thuộc Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TP.HCM Trung tâm VT CONT1. Hà Nội Trung tâm VT CONT 2. Bộ máy quản lý là đầu tầu lãnh đạo toàn công ty. Bộ máy quản lý gọn nhẹ thể hiện hiệu quả trong quản lý và là mục tiêu hướng tới của công ty. Nó có ưu điểm là vừa giảm bớt gánh nặng cho giám đốc vừa tạo ra một cơ chế quản lý thông thoáng cho việc thực hiện và giải quyết công việc. Nó là đường đi của các luồng thông tin vừa nhanh vừa chính xác và là một nhân tố quan trọng trong điều hành sản xuất kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng đó mà công ty chia cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thành các phòng ban bộ phận trên. Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo dạng trực tuyến chức năng. Mọi hoạt động kinh doanh của các bộ phận đều được sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty, đối với các vấn đề cơ bản được sự chỉ đạo thông qua các phòng chức năng trong công ty. Theo quy định của công ty, các bộ phận sẽ tổng hợp tình hình hoạt động theo từng quý rồi báo cáo lại với các ban Giám đốc của công ty. Các chi nhánh và trung tâm có các giám đốc riêng của mình nhưng việc hạch toán vẫn phụ thuộc vào công ty thông qua phòng Tài chính kế toán. 1.4.2 Chức năng của các bộ phận Khối văn phòng của Công ty gồm có 37 người được phân ra thành các bộ phận sau: - Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc + Giám đốc (Bùi Quốc Anh) người lãnh đạo cao nhất của Công ty, là đại diện trước pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước tập thể người lao động về toàn bộ hoạt động của trung tâm, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo toàn vốn của Công ty. + Phó giám đốc (Bùi Xuân Nhật) do giám đốc Công ty bổ nhiệm, phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc Công ty, đồng thời được giám đốc giao phụ trách chính các công việc sau: phụ trách tổ chức, phụ trách kinh doanh. -Văn phòng: gồm có 5 người đều có trình độ Đại học, phụ trách những công việc chung của công ty như: + Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu theo quy định của nhà nước. + Thực hiện công tác thông tin, đảm bảo an ninh trật tự và bảo vệ tài sản, thiết bị của công ty. -Phòng nhân sự lao động tiền lương: gồm có 6 người thực hiện các công việc: + Thực hiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho công ty. + Bố trí nhân lực, tổ chức đào tạo, sa thải và ký kết các hợp đồng lao động. +Tham mưu và dự thảo các quyết định về thành lập giải thể các phòng ban, đại diện tham mưu cho giám đốc bố trí nhân lực, điều động thuyền viên. + Theo dõi tăng giảm quân số lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương theo quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty. -Phòng kế hoạch khai thác: Gồm có 3 người chịu trách nhiệm lập kế hoạch và khai thác các nguồn hàng, theo dõi các hoạt động của công ty. + Công tác kế hoạch: Xây dựng định hướng kế hoạch dài hạn cho toàn công ty, căn cứ kế hoạch cấp trên giao trực tiếp phân bổ và giao kế hoạch kinh doanh từng quý cho các đội tàu, các đơn vị. Nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, xây dựng các phương án liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước nhằm phục vụ mục đích mang lại hiệu quả kinh doanh. + Công tác khai thác: Nghiên cứu tìm hiểu các đối tác là chủ phương tiện vận tải thuỷ, bộ, các chủ hàng trong và ngoài nước, nắm bắt các đối tác có nhu cầu đại lý, thực hiện công tác Marketing để có được hợp đồng đại lý với công ty. Triển khai thực hiện các nội dung hợp đồng đại lý đã ký với các đối tác, đảm bảo về chất lượng, uy tín đối với khách hàng Thực hiện công tác Bảo hiểm trách nhiệm nhân sự của chủ tàu (P&I) và bảo hiểm tai nạn thuyền viên nhanh chóng kịp thời, giảm thiểu mọi chi phí và tổn thất. - Phòng kỹ thuật vật tư: Gồm có 5 người làm các công việc: +Theo dõi tình hình kỹ thuật của đội tàu đảm bảo cho quá trình vận chuyển hàng hoá, đảm bảo đúng thời gian tàu đi và đến. Làm thủ tục đăng kiểm cho các loại phương tiện. + Theo dõi, quản lý các thủ tục, hồ sơ, giấy phép hoạt động của tàu, quản lý đầy đủ hồ sơ nhật ký chạy tàu, hồ sơ bảo dưỡng sửa chữa và các hồ sơ liên quan, bảo đảm chính xác, chặt chẽ. - Phòng vận tải container: Phòng có10 người làm công việc theo dõi các nguồn hàng xuất, nhập, Marketing, vận tải hàng đi và đến bằn container. + Phân tích tình hình thị trường, khả năng thực hiện để làm cơ sở lập kế hoạch kinh doanh và đồng thời đi đôi với việc kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện để đề ra các biện pháp nhằm bảo vệ thị phần, mở rộng thị trường, tăng cường khối lượng vận chuyển, nâng cao chất lượng dịch vụ. + Thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích thông tin để cung cấp cho lãnh đạo cấp trên xây dựng chiến lược về giá cả dịch vụ và định hướng kinh doanh. Điều tiết cơ cấu hàng hoá, cơ cấu luồng hàng, giá cước, đảm bảo tận dụng tối đa sức trở tàu. - Phòng tài chính kế toán: Phòng có 6 người làm các công việc sau: + Luân chuyển tiền tệ đảm bảo theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phù hợp với chế độ chính sách của nhà nước về tài chính và kế toán. + Huy động vốn cho sản xuất và đầu tư khi có yêu cầu của Giám đốc. + Thanh toán với các tàu, công nhân viên chức và khách hàng trong và ngoài công ty, quyết toán với ngân sách nhà nước về các khoản phải thu và phải nộp. - Xí nghiệp trực thuộc làm công việc chuyên trở các loại hàng hoá có trọng lượng nhỏ, chủ yếu là hàng hoá trong nước. Vận chuyển giữa các cảng biển trong nước, các sông . - Các chi nhánh và trung tâm + Giúp cho công ty tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trường. + Tổ chức thực hiện các hợp đồng với khách hàng do Công ty giao. + Đại lý tàu biển và môi giới hàng hoá, vận tải hàng hoá bằng đường bộ, đường biển, tổ chức giao nhận và vận chuyển hàng Container từ kho đến kho.  1.5 Kế hoạch thực hiện năm 2006 Căn cứ kết quả SXKD đã đạt được của năm 2005, phát huy những thành tích đạt được trong năm 2005, bước sang năm 2006 Công ty Vận tải Biển Đông nhận thức được để hoàn thành những chiến lược, những định hướng của Tổng công ry là công việc hết sức nặng nề và quan trọng. Công ty xác định phải kết hợp giữa cấp Uỷ đảng, Công Đoàn, Đoàn thanh niên, trong mọi lĩnh vực, nhất là hoạt động SXKD. Phấn đấu xây dựng Công ty ngày càng phát triển và lớn mạnh vững chắc. Căn cứ vào sự báo nhu cầu vận chuyển hàng hoá nội địa, xuất nhập khẩu trong nước và khu vực trong năm 2006. Căn cứ vào năng lực và khả năng thực hiện của Công ty. Công ty vận tải Biển Đông dự kiến kế hoạch SXKD năm 2006 như sau: - Giá trị tổng sản lượng: 480.000.000.000 VND - Tổng doanh thu: 450.000.000.000 VND - Thu nhập doanh nghiệp: 9.000.000.000 VND - Nộp ngân sách: 15.000.000.000 VND - Thu nhập bình quân: 4.000.000 VND/người/tháng. * Phương hướng và biện pháp triển khai cụ thể. Củng cố, nâng cao hệ thống quản lý cho các phòng ban, các đơn vị thành viên và các tàu trực thuộc. Xây dựng hệ thống quản lý khoa học phù hợp với yêu cầu của cơ chế thị trường cũng như yêu cầu của các công ước quốc tế biển mà Việt Nam tham gia và phê chuẩn. Triển khai và thực hiện nghiêm túc Hệ thống quản lý an toàn ISM Code đối với các phòng ban của Công ty và các tàu chạy tuyến quốc tế. Mở rộng và khai thác tốt thị trường vận tải, đặc biệt là vận tải Container. Xác định thị trường khu vực Đông Nam Á có nhiều điểm phù hợp với năng lực của đội tàu và khả năng quản lý của Công ty.Tăng cường và mở rộng quan hệ với các đối tác có kinh nghiệm và uy tín cao trên thị trường, các đại lý của Công ty tại các nước trong khu vực để tìm hiểu thông tin và xu hướng phát triển của thị trường vận tải Container quốc tế. Từ đó tìm ra chiến lược và sách lược phát triển hệ thống khai thác Container của Công ty hiệu quả nhất. Xác định công tác cán bộ là yếu tố quan trọng quyết định mọi thắng lợi của Công ty, nên cần sắp xếp, bố trí đào tạo nâng cao trình đọ đội ngũ cán bộ, thuyền trưởng và thuyền viên đủ năng lực vào các vị trí công tác. Đặc biệt đáng quan tâm là đội ngũ thuyền viên sĩ quan phục vụ trên các tàu Container sắp tới, là những tàu hiện đại đòi hỏi kiến thức cũng như tay nghề rất cao. Tổ chức cán bộ phải phát triển và thích ứng với tình hình mới, với nhiệm vụ mới, phải nắm bắt được định hướng chiến lược của công ty để có chính sách cán bộ, thuyền viên phù hợp. Tích cực ứng dụng sáng tạo khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, động viên tinh thần thi đua học tập lao động tiết kiệm tránh lãng phí phát sinh thất thoát. Thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính chính xác của số liệu thống kê tổng hợp từ các đơn vị thành viên đến công ty.Thiết lập tốt mối quan hệ giữa các phòng ban Công ty với xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đội tàu đảm bảo giữ vững thông tin liên lạc và phối hợp xử lý trong mọi tình huống. Phát động phong trào thi đua thực hành tiết kiệm, duy trì chế độ bảo dưỡng bảo quản tàu tốt, sạch đẹp. Tranh thủ thời tiết và làm tốt công tác chuẩn bị để rút ngắn thời gian hành trình đảm bảo quay vòng nhanh tăng thu nhập và doanh thu. Giữ gìn mối quan hệ tương thân tương ái đoàn kết nội bộ giúp nhau cùng tiến bộ và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Các đơn vị thành viên phải chủ động tìm kiếm thị trường và bạn hàng để đảm bảo sản lượng tối thiểu đã được Công ty giao kế hoạch. Đồng thời phải có các biện pháp thiết thực để bảo toàn và phát triển vốn đã được Công ty giao quản lý và khai thác. Phải xây dựng ngay quy chế hoạt động và cơ chế quản lý nội bộ thích ứng với tình hình mới, nhiệm vụ mới. Phần 2: CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG 2.1 Khái quát chung về công tác kế toán của Công ty vận tải Biển Đông. 2.1.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty và chức năng của từng bộ phận Sơ đồ 2: tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán các khoản vay và ĐT Thủ quỹ Kế toán tiền lương Kế toán chi phí và giá thành Kế toán TSCĐ *Kế toán trưởng : + Chịu trách nhiệm trước nhà nước về toàn bộ hoạt động kinh doanh tại Công ty + Tham mưu cho giám đốc Công ty về mặt tài chính để ký kết các hợp đồng kinh tế. + Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh mà cấp dưới trình. + Cân đối nguồn tài chính toàn Công ty, tham mưu cho giám đốc điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp và có hiệu quả cao. * Kế toán tiền lương: +Tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của từng người, từng bộ phận, từng tàu. + Tính và phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương. + Lập các báo cáo về lao động và tiền lương. + Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động. Từ đó đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. * Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): + Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ. + Theo dõi chi tiết các thiết bị, hiện trạng TSCĐ, sửa chữa lớn, mua sắm thiết bị tài sản. + Vào sổ sách các nghiệp vụ có liên quan. + Đối chiếu với các đơn vị và các thành viên kế toán có liên quan về các nghiệp vụ kinh tế có phát sinh TSCĐ, báo cáo số liệu tổng hợp cho kế toán trưởng. * Kế toán chi phí và giá thành: + Tập hợp các chi phí về nhân lực về các khoản cần cho một quá trình vận chuyển (Khấu hao thuyền, xăng, dầu...) + Tính giá thành cho từng tuyến vận chuyển, từng khối lượng hàng hoá vận chuyển. * Kế toán vốn bằng tiền: + Theo dõi sự tăng giảm của tiền cả trong quỹ và ngân hàng. + Thanh toán các khoản chi bằng tiền của công ty: thanh toán nội bộ theo các quy định của nhà nước và quy chế của Công ty như tiền lương, chi phí hành chính, BHXH. + Lập chứng từ thu chi tài chính, lên sổ sách kế toán và đối chiếu với quĩ. + Thông báo các khoản tiền thanh toán qua ngân hàng mà khách hàng chuyển trả về hàng hoá dịch vụ vận chuyển... + Lập các báo cáo về lưu chuyển tiền tệ, về tình hình sử dụng vốn bằng tiền. * Kế toán các khoản vay và đầu tư: + Thanh tra các khoản tiền do bộ phận yêu cầu bằng các chứng từ gốc thông qua các kế toán chuyên quản kiểm tra, đã được lãnh đạo phê duyệt. + Cập nhật giấy báo nợ, báo có, lên số dư hàng ngày, báo cáo kế toán trưởng và lên chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Kế toán thanh toán: Thanh toán các khoản vay đến hạn thanh toán với ngân hàng, thanh toán các khoản phải trả về lãi suất hàng tháng. + Lên kế hoạch và tính toán các khoản thu được từ đầu tư. * Thủ quỹ: + Quản lý tiền mặt, kiểm tra tính pháp lý của chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt trước khi thực hiện thu hoặc chi. + Lên báo cáo quỹ hàng ngày, đối chiếu với sổ tiền mặt và báo cáo số liệu tổng hợp cuối ngày cho phó phòng phụ trách tài chính và kế toán trưởng. 2.1.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty. Doanh nghiệp sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Với hình thức này mọi nghiệp vụ phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ, trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán được ghi theo thứ tự thời gian tách rời nội dung kinh tế, nên nó phù hợp với tình hình thực tế, quy mô, mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong đó hệ thống sổ bao gồm: + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết các tài khoản : TK 111, TK 112,TK 113, TK 131, TK 138, TK 141,TK 338(8), TK 338(3382, 3383, 3384), TK333 (1), TK334, TK336, TK431, TK511,TK621,TK627(4), TK642… + Bảng cân đối các tài khoản. +…………… * Trình tự ghi sổ: + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ quỹ và các sổ chi tiết có liên quan. + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào chứng từ ghi sổ. sau đó chứng từ ghi sổ được đối chiếu ghi vào đăng ký chứng từ ghi sổ. + Từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ cái các chứng từ có liên quan. + Cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết. + Cuối tháng căn cứ vào sổ cái để vào bảng cân đối tài khoản. + Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo chi tiết. + Cuối tháng đối chiếu sổ đăng ký chứng từ gốc với bảng cân đối tài khoản. + Cuối tháng đối chiếu sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán của Công ty vận tải Biển Đông Sổ quỹ Chứng từ gốc Các sổ thẻ Chi tiết Bảng TH chứng từ gốc cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính kế toán 2.1.3. Tin học hoá trong công tác kế toán: Công ty áp dụng phần mềm kế toán từ năm 2000. Lúc đầu công ty sử dụng phần mềm có sẵn trên thị trường FAST. Đến cuối năm 2001 thì Công ty đã có phần mềm riêng của mình. Mỗi người có một máy tính của mình và được bảo mật, máy kết nối nội bộ nhưng không chia sẻ cho các máy khác, máy chủ là máy của kế toán trưởng và được đặt ở phòng riêng. 2.1.4. Báo cáo kế toán Các báo cáo kế toán được lập (tháng, quý, năm) bao gồm: + Bảng cân đối kế toán . + Báo cáo kết quả kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Báo cáo thuế. 2.2. Tổ chức hạch toán lao động - tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.2.1. Đặc điểm về lao động : _ Tổng số công nhân viên của Công ty tăng dần qua các năm do càng ngày Công ty càng phát triển, các tàu liên tục được đóng mới, số thuỷ thủ thuyền viên tăng vì vậy mà số người quản lý cũng tăng theo cho phù hợp. ĐV: người Chỉ tiêu 2004 2005 6/2006 Tổng số CBCNV 198 316 365 * Theo giới tính + Nam 186 293 337 + Nữ 12 23 28 * Theo trình độ +Thạc sĩ 02 06 05 + Đại học 72 98 145 + Cao Đẳng 12 25 52 +Trung cấp, CNKT, thuỷ thủ, thuyền viên. 112 139 163 * Theo thời hạn hợp đồng + Dài hạn 172 286 322 + Ngắn hạn 26 30 43 Bảng 3: Bảng phân loại lao động Đầu năm 2006 Công ty đưa vào hoạt động 2 tàu mới Vinashin Trade và Vinashin Freighter vì vậy mà số thuỷ thủ tăng kéo theo đó là khối lượng công việc của khối văn phòng tăng từ đó mà số lao động tại văn phòng cũng tăng. Phòng nhân sự lao động tiền lương chịu trách nhiệm sắp xếp bố trí lại nhiệm vụ của cán bộ tại khối văn phòng tại Hà Nội, Chi nhánh và Văn phòng đại diện, tuyển dụng thêm người để làm việc, tiếp nhận và đào tạo nhiều cán bộ trẻ có trình độ, có năng lực, có khả năng chịu áp lực công việc cao đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Công ty. _ Công tác quản lý lao động. + Lao động của doanh nghiệp là một tập thể những người làm việc theo hợp đồng đang được doanh nghiệp sử dụng, quản lý và trả lương. + Lao động tại Công ty vận tải Biển Đông được chia làm hai nhóm: lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Lao động gián tiếp làm các công tác quản lý và văn phòng còn lao đông trực tiếp chính là các thuỷ thủ, thuyền viên, thợ máy trên tàu... Sự thay đổi của lao động trực tiếp dẫn đến sự thay đổi của lao động gián tiếp. + Ngoài ra công ty còn thuê thêm thợ bốc vác trong quá trình vận chuyển hàng hoá. 2.2.2. Hình thức trả lương áp dụng tại Công ty vận tải Biển Đông Để đảm bảo công việc được tiến hành liên tục và người lao động cố gắng làm hết mình vì công việc thì tiền lương của họ phải phù hợp với sức lao động họ bỏ ra.Tiền lương là biểu hiện rõ nhất về lợi ích kinh tế của người lao động và trở thành đòn bẩy mạnh mẽ nhất kích thích người lao động. Để phát huy tối đa chức năng của tiền lương thì việc trả lương cho lao động cần phải dựa vào nguyên tắc cơ bản sau: + Phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động. + Dựa trên sự thoả thuận giữa người mua, người bán sức lao động. + Tiền lương phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty. Kết hợp với các nguyên tắc trên là một hình thức trả lương hợp lý. Tại Công ty, hình thức trả lương được áp dụng là tiền lương theo thời gian. 2.2.3. Hạch toán lao động và việc tính lương Lương công nhân theo ngạch bậc quy định tại nghị định 205/CP ngày 14/12/2004 và mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định theo từ