Chuyên đề Một số giải pháp cải thiện hệ thống quản trị chất lượng dịch vụ tư vấn ở Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc

ổ biến đến toàn thể cán bộ công nhân viên chưa được tốt. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo tiến hành xây dựng các quy trình về quản trị chất lượng sản phẩm xuất phát từ nhận thức chủ quan của bản thân không xem xét thực tiễn trong công ty, không chú trọng đến vai trò của các cá nhân, bộ phận, đơn vị điều đó đã làm cho hoạt động quản trị chất lượng trong Công ty bao gồm nhiều quy trình rời rạc, thiếu sự thống nhất và sự tham gia đồng bộ của toàn thể phòng ban, bộ phận. Ban lãnh đạo cũng chỉ là người đưa ra các quy định về chất lượng sản phẩm mà chưa thấy được đầy đủ vai trò và trách nhiệm của mình đối với thực thi các quy định đó như thế nào. Thành ra trong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm tư vấn, ban lãnh đạo với tư cách là người chỉ đạo các hoạt động nhưng lại như đứng bên ngoài quá trình quản trị chất lượng. Nhận thức được vấn đề trên, ban lãnh đạo đã tiến hành xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng theo mô hình quản trị theo quá trình chứ không thực hiện mô hình quản trị theo mục tiêu. Mô hình bày thừa nhận rằng khách hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu như đầu vào. Đây là mô hình sẽ phù hợp với môi trường kinh doanh ngày càng biến động và sẽ tạo ra một hệ thống quản trị chất lượng tốt cho Công ty. Ban lãnh đạo Công ty đã xây dựng một chính sách chất lượng mới như sau: + Công ty cam kết thoả mãi khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng ngày càng cao, phù hợp với quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn của ngày, văn bản pháp quy và luật pháp Nhà nước. + Công ty đặc biệt quan tâm đến hệ thống quản trị chất lượng, đồng thời thường xuyên duy trì, cải tiến hệ thống quản trị chất lượng, tạo ra những sản phẩm tư vấn có chất lượng cao và coi đây là sức mạnh và động lực phát triển của Công ty. + Chính sách chất lượng của Công ty được toàn thể mọi cán bộ công nhân viên, kể cả những người mới được tuyển dụng thấu hiểu, áp dụng và duy trì, nghiêm chỉnh thực hiện những nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. 2. Hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000 của Công ty 2.1. Khái quát chung về áp dụng quản trị chất lượng theo ISO 9000 của Công ty Để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn xây dựng nhằm tăng khả năng cạnh tranh hoàn thành được các mục tiêu đã đặt ra trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc đã quyết định triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 với bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào tháng 10 năm 2004. Công ty đã cử hai cán bộ là Giám đốc và trưởng phòng kỹ thuật đi học về ISO 9000, chuẩn bị chu đáo về nhân sự và lực lượng chuyên trách, mua sắm tài liệu tham khảo gồm các tài liệu tập huấn, tài liệu hướng dẫn, xây dựng các bảng biểu có quy củ và thống nhất. Công ty cũng sử dụng mạng máy vi tính và các phần mềm tin học làm công cụ để phổ biến, trao đổi thông tin, lưu trữ, phổ cập, tham khảo, vẽ sơ đồ, nhân bản các văn bản dữ liệu chất lượng cho các phòng ban trong toàn Công ty. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ2.1: Áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000. Chỉ định người đại diện về chất lượng thành lập lực lượng chất lượng Xây dựng mục tiêu và chính sách chất lượng Xác lập trách nhiệm, quyền hạn và kênh thông tin Nâng cao hiểu biết Mô tả công việc Quy định các hoạt động phải được kiểm soát Phác thảo hệ thống Tuyên bố chính sách chất lượng Biên soạn các thủ tục Phê chuẩn Áp dụng Đánh giá hệ thống chất lượng Danh mục các thủ tục được cập nhật Cải tiến chất lượng Là một doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 theo phương thức tự triển khai và sử dụng hình thức thuê chuyên gia tư vấn từng phần chứ không phải trọn gói nên Công ty quan niệm sẽ không bị rằng buộc về mặt thời gian triển khai và thời gian đạt được chứng chỉ ISO. Công ty tiến hành áp dụng ISO 9000 theo đúng điều kiện và hoàn cảnh của mình, điều đó đêm đến nhiều lợi ích thiết thực rồi: Nhân viên sẽ chú ý hơn đến từng công đoạn trong quá trình, chú ý hơn đến tinh thần phòng ngừa trong công việc, quan tâm đến việc cải tiến chất lượng và nhận thức được yêu cầu phải liên tục cải tiến chất lượng công việc, khi đó các phòng ban sẽ xác định rõ hơn trách nhiệm, quyền hạn, chức năng công việc của các đơn vị, bộ phận, cá nhân đã được xác định trong các thủ tục và các bản mô tả công việc. Trên tinh thần đó, Công ty đã thành lập một ban chuyên trách về quản lý chất lượng gồm 4 cán bộ: 1 trưởng ban và 3 nhân viên. Điều đó cũng chứng tỏ Công ty áp dụng ISO 9000 trong hoạt động quản trị chất lượng dịch vụ tư vấn từ những lợi ích và sự cần thiết của việc xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000, toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công ty CP Tư vấn xây dựng Vĩnh Phúc quyết tâm triển khai áp dụng thành công, qua đó tạo ra những sản phẩm tư vấn có chất lượng cao, giảm chi phí sản xuất kinh doanh do thực hiện phương châm làm đúng ngay từ đầu, tăng doanh thu và lợi nhuận cho Công ty. Những ích lợi mà Công ty đã nhận thấy và có thể thu được nếu áp dụng ISO 9000 như sau: Bảng 2.1: Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 STT Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong tổ chức I Đối với doanh nghiệp 1 Quản lý doanh nghiệp tường tận hơn 2 Nhận thức doanh nghiệp tường tận hơn 3 Gia tăng hiệu quả tác nghiệp 4 Cải tiến thông tin giao tiếp giữa các bộ phận 5 Giảm phế phẩm, chi phí làm lại II Ngoài doanh nghiệp 1 Tăng thụ cảm chất lượng của khách trong 2 Cải tiến việc thoả mãn khách hàng 3 Gia tăng vị thế cạnh tranh 4 Giảm thiểu bảo dưỡng, bảo hanh 5 Gia tăng thị phần 6 Các lợi ích khác Công ty tổ chức xây dựng và ban hành các thủ tục và quy trình để quản lý chất lượng đối với sản phẩm là dịch vụ tư vấn xây dựng thì các quy trình này chủ yếu liên quan đến thực hiện các hợp đồng kinh tế, hoạt động giám sát thi công công trình, khảo sát xây dựng, kiểm định hiện trường......cùng với các yêu cầu riêng về trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ giữa các vị trí công tác theo hướng tiếp cận với bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Bảng 2.2: Các quy trình quản trị chất lượng trong công ty STT Tên quy trình 1 Quy trình xem xét của lãnh đạo 2 Quy trình kiểm soát tài liệu 3 Quy trình xem xét về yêu cầu sản phẩm 4 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn 5 Quy trình tổ chức hoạt động giám sát thi công 6 Quy trình lập dự án đầu tư xây dựng 7 Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ 8 Quy trình giám sát và đo lường mức độ thoả mãn của khách hàng 9 Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp 1 Quy trình thu thập, đo lường, phân tích, cải tiến 2.2. Một số quy trình quản trị chất lượng chủ yếu trong Công ty 2.2.1. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn Một dịch vụ tư vấn đầu tư có chất lượng tốt là phải tham mưu giúp cho các chủ đầu tư thực hiện tốt công việc: Đề xuất phương án đầu tư hiệu quả, chọn giải pháp công nghệ phù hợp và giá cả hợp lý, giúp chủ đầu tư tuyển chọn các nhà thầu xây dựng, cung cấp vật tư thiết bị, có đủ năng lực phù hợp với yêu cầu của dự án và đúng quy định của pháp luật. Do đó quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tư vấn có ảnh hưởng lớn đến mức độ thoả mãn của khách hàng, của chủ đầu tư, qua đó trực tiếp nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn. Quy trình tổ chức thực hợp đồng tư vấn được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Quá trình thực hiện hợp đồng tư vấn Trách nhiệm Nội dung, văn bản theo Xem xét yêu cầu và định hướng cho KH CN dự án, CN đồ án, chủ trì HĐ Quy trình xem xét yêu cầu sản phẩm Lập báo cáo kinh tế, kỹ thuật, thiết kế cơ sở CN dự án, CN đồ án, cán bộ HĐKH Theo NĐ số 16/2005/NĐ-CP Quy trình lập dự án đầu tư xây dựng Ký kết hợp đồng CN dự án, CN đồ án, chủ trì HĐ, giám đốc Quy trình xem xét hợp đồng Lựa chọn nhân lực thực hiện hợp đồng CN dự án, CN đồ án, chủ trì HĐ Quy trình bồi dưỡng cán bộ, có thể thuê chuyên gia, kỹ sư... theo hợp đồng ngắn hạn, dài hạ Ký kết hợp đồng nội bộ, với xưởng, đội CN dự án, CN đồ án, xưởng trưởng Theo các quy trình cho từngcông việc cụ thể Triển khai thực hiện hợp đồng CN dự án, CN đồ án, cán bộ chuyên môn Theo các quy trình cho từng công việc cụ thể Kiểm tra SP tại xưởng, đội CN dự án, CN đồ án, xưởng trưởng Ghi kết quả vào phiếu kiểm tra Kiểm tra SP tại Công ty Phòng kế hoạch, kỹ thuật, giám đốc, phó GĐ Ghi kết quả vào phiếu kiểm tra CN dự án, CN đồ án, chủ trì HĐ, người được cử đi Bàn giao SP Đóng quyển, phê duyệt, ký kết Công ty và chủ đầu tư Thanh lý hợp đồng Theo quy trình xem xét - Sản phẩm tư vấn trong hợp đồng gồm: + Lập báo cáo các kinh tế - kỹ thuật + Thiết kế quy hoạch chi tiết xây dựng, thiết kế kỹ thuật - lập tổng dự toán chi tiết (thiết kế 2 đến 3 bước). Thiết kế kỹ thuật thi công - lập dự toán chi tiết (thiết kế 1 bước). + Tư vấn xây dựng +Giám sát thi công +Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ mời thầu. +Các dịch vụ tư vấn khác như: Thẩm tra, tư vấn chủ đầu tư + Khảo sát Khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn. Khảo sát địa hình và khoả sát phục vụ thi công + Thi công: Thi công thực nghiệm Thi công trang trí nội - ngoại thất, mô hình - yêu cầu về sản phẩm tư vấn. Các sản phẩm tư vấn phải đáp ứng được các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định trước khi bàn giao cho nhà thầu hay chủ đầu tư. Yêu cầu về loại giấy, chất lượng giấy được sử dụng để đóng quyển hồ sơ như sau: Bảng2. 4: Yêu cầu về chất lượng giấy cho sản phẩm tư vấn TT Khổ giấy Loại giấy Định lượng 1 A0 Đức 2 A1 Đức 3 A0/3 Đức 4 A3 Bãi bằng trắng xuất khẩu 70g/m2 5 Bìa A3 Bãi bằng trắng xuất khẩu 70g/m2 6 Bìa A4 Bãi bằng trắng xuất khẩu 70g/m2 + Chất lượng in ấn + hoàn thiện hồ sơ: bản vẽ và văn bản phải rõ ràng không bẩn, không mờ, bìa hồ sơ bóng kính đóng gáy bằng băng dính dầy và phẳng phiu. + Nếu chất lượng giấy sử dụng không đúng theo quy định thì phòng kế hoạch sẽ không nghiệm thu hồ sơ. + Các bản vẽ thiết kế phải có khung tên theo mẫu quy định. Các tập bản vẽ thiết kế ngoài bản gốc có chữ kỹ thuật cho phép các bản khác photocopy từ bản gốc. + Tại các mục ghi chức danh của các sản phẩm tư vấn đóng quyển cũng như các kết quả kiểm định, thí nghiệm hiện trường thì cần ghi rõ họ tên cũng chũ ký của người thực hiện tối thiểu và một bản lưu ở xưởng, đội thực hiện sản phẩm đó. - Hoạt động quản trị chất lượng hợp đồng tư vấn ở cấp Công ty, phòng kế hoạch - kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ chất lượng hợp đồng tư vấn, ở cấp xưởng, đội thì việc kiểm tra chất lượng sản phẩm sẽ do xưởng trưởng, cán bộ quản lý chất lượng chịu trách nhiệm. Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân, bộ phận trong việc đảm bảo chất lượng hợp đồng trong công ty như sau: + Chủ nhiệm dự án hoặc đồ án, chủ trì hợp đồng sẽ xây dựng một bản sơ bộ về sản phẩm trên cơ sở có sự bàn bạc và thống nhất với cán bộ chuyên môn, sau đó ký duyệt và chuyển qua cho bộ phận quản trị chất lượng cấp dưới theo đúng trình tự phân cấp. + Các bộ phận quản trị chất lượng theo từng cấp sẽ kiểm tra sản phẩm về nội dung và hình thức theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình, nếu có sửa đổi, bổ sung không thuộc phạm vi trách nhiệm của mình thì thông báo lên với chủ nhiệm đồ án hoặc dự án. + Thời gian đọc và kiểm tra chất lượng của sản phẩm trong hợp đồng tư vấn theo quy định chung của Công ty tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp và độ khó về kỹ thuật của sản phẩm, tuy nhiên thời hạn tối đa cho phép của hoạt động này là không được quá 3 ngày. + Đối với sản phẩm đạt được yêu cầu về chất lượng qua các lần kiểm tra phải có chữ ký, đóng dấu, ý kiến phê duyệt của từng cấp quản trị chất lượng. Sau đó chuyển sản phẩm lại cho chủ nhiệm dự án hoặc chủ nhiệm đồ án đóng quyền hồ sơ chính thức. + Đối với các sản phẩm chưa đạt yêu cầu về chất lượng cần phải sửa đổi bổ sung thêm thì chủ nhiệm đồ án hoặc chủ nhiệm dự án sẽ tiến hành hoàn tất theo yêu cầu của các bộ phận quản trị chất lượng sau đó chuyển sản phẩm đã hoàn thiện đó lại cho các bộ phận quản trị chất lượng thực hiện công việc kiểm tra, xem xét lại, kể tiện cho việc kiểm tra chất lượng của các bộ phận chức năng thì bản hoàn tất sẽ được chuyển kèm với bản thảo lần sửa chữa trước. + Phòng kế hoạch - kỹ thuật tiến hành kiểm tra các kết quả của bộ phận quản trị chất lượng, sau đó sẽ vào sổ theo dõi sản phẩm của công ty và trình giám đốc điều hành ký duyệt, đóng dấu. Đối với mỗi sản phẩm tư vấn đạt được chất lượng như yêu cầu sẽ được phát kèm phiếu kiểm sản phẩm theo mẫu quy định của công ty. Các sản phẩm tư vấn sau khi được hoàn thành và đưa vào vận hành thực hiện, phòng kế hoạch - kỹ thuật có trách nhiệm thu thập các bản copy phiếu kiểm sản phẩm để tiến hành đo lường, phân tích theo quy trình thu thập đo lường, phân tích cải tiến, làm cơ sở lập các báo cáo về sản phẩm không phù hợp theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp và lập báo các tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, và báo cáo cuộc họp xem xét của lãnh đạo theo quy trình xem xét của lãnh đạo, làm tài liệu phục vụ quy trình kiểm soát tài liệu. Cuối cùng sản phẩn tư vấn sẽ được Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc điều hành công ty xác nhận và phê duyệt trước khi giao cho chủ đầu tư. Chủ nhiệm đồ án hoặc dự án, chỉ trì hợp đồng, xưởng trưởng hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm bàn giao sản phẩm cho chủ đầu tư và ký biên bản bàn giao. Cùng với quá trình kiểm tra, giám sát việc thực hiện và đảm bảo chất lượng các sản phẩm tư vấn trong hợp đồng lãnh đạo Công ty đưa ra nhiều hình thức thưởng phạt thích hợp đối với cá nhân, tổ nhóm tư vấn, một số hình thức chính được sử dụng: - Đối với cá nhân, tổ nhóm bộ phận không tuân thủ đúng với quy định gây ảnh hưởng xấu tới chất lượng sản phẩm thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ của sai phạm sẽ bị khiển trách phạt tiền, thậm trí cách chức, đình chỉ không cho thực hiện tiếp dự án và không giải ngân kinh phí theo hợp đồng, thậm trí cho thôi việc nếu gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín của công ty. - Trong trường hợp sai phạm diễn ra nhiều lầm, tuy đã được nhắc nhở mà không có dấu hiệu sửa đổi, khắc phục thì là vi phạm quy chế nội bộ về tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh và thoả ước lao động tập thể của Công ty đã được ủng hộ và nhất trí trong toàn thể Công ty, sẽ phải chịu những hình thức kỷ luật theo quy định. - Đối với các cá nhân, tổ nhóm có những sáng kiến góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ được khen thưởng, thăng chức, nêu gương... Với việc thực hiện hoạt động quản trị chất lượng hợp đồng tư vấn theo quá trình đã đảm bảo cho những sản phẩm tư vấn của công ty khi bàn giao cho chủ đầu tư là những sản phẩm đã đạt được yêu cầu về chất lượng theo quy định và là sản phẩm thoả mãn tốt nhất nhu cầu của chủ đầu tư, của các khách hàng. 2.2.2. Quy trình tổ chức hoạt động giám sát thi công. Công tác giám sát kỹ thuật thi công xây dựng công trình là một khâu rất quan trọng trong lĩnh vực xây dựng, nó quyết định đến hình thức và chất lượng của công trình xây dựng. Vì vậy, công tác giám sát kỹ thuật thi công rất được Công ty chú trọng. Các đơn vị giám sát khi thực hiện giám sát công trình xây dựng đều có kế hoạch cụ thể cho công việc giám sát của mình, và tuân thủ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý chất lượng công trình xây dựng. SƠ ĐỒ 2.3: ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC GIÁM SÁT CÔNG TRÌNH. GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PHÒNG GIÁM SÁT CỐ VẤN TRƯỞNG GIÁM SÁT KIẾN TRÚC GIÁM SÁT KẾT CẤU GIÁM SÁT ĐIỆN CHỐNG SÉT GIÁM SÁT NƯỚC - Chuẩn bị và quản lý nhân sự: Căn cứ vào tính chất phức tạp của mỗi công trình (gói thầu) để bố trí cán bộ giám sát cụ thể như: Giám sát kiến trúc, giám sát điện, giám sát kết cấu, chống sét......Các giám sát viên được sự chỉ đạo điều hành của cố vấn trưởng giám sát. Cố vấn trưởng giám sát là người có nhiều kinh nghiệm và năng lực trong hoạt động giám sát kỹ thuật thi công công trình xây dựng được sự uỷ nhiệm của Giám đốc điều hành công ty. Các giám sát viên trực tiếp giám sát công trình phải báo cáo lại công tác giám sát của mình cho cố vấn trưởng giám sát, cố vấn trưởng giám sát phản ánh lại với Giám đốc điều hành của Công ty. Tuỳ thuộc vào quy mô của công trình được giám sát mà Công ty sẽ bố trí số lượng cũng như năng lực các giám sát viên. - Chuẩn bị các tài liệu cần thiết: Khi thực hiện giám sát công trình, các giám sát viên phải yêu cầu chủ đầu tư công trình cung cấp những tài liệu cần thiết cho công việc giám sát gồm: + Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công đã được phê duyệt. + Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, trúng thầu. + Biểu đồ tiến độ thi công do nhà thầu thi công xây dựng công trình lập. + Bản vẽ quy hoạch và bản vẽ tổng mặt bằng công trình. + Các tài liệu cần thiết khác. Trước khi tiến hành thi công công trình, đề nghị chủ đầu tư bàn giao lại tim, mốc giới cho đơn vị thi công công trình và đơn vị giám sát kỹ thuật thi công. Ngoài các tài liệu về công trình do chủ đầu tư cung cấp, giám sát viên phải thu thập các tài liệu, văn bản quy phạm hiện hành về quản lý chất lượng công trình như Nghị định số 209/2004/NĐ-CP, Nghị định số 16/2005/NĐ-CP, Luật xây dựng..... -Nội dung giám sát chất lượng thi công của công trình : Giám sát viên kiểm tra các điều kiện khởi công công trình xây dựng theo quy định tại điều 72 của Luật xây dựng. - Kiểm tra nhân lực, thiết bị thi công đưa ra công trường: + Kiểm tra nhân lực, thiết bị thi công đưa ra công trường +Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công, giấy phép sử dụng vật liệu, vật tư + Kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt và công trình do nhà thầu thi công xây dựng công trình cung cấp theo yêu cầu của thiết kế - Kiểm tra và giám sát trong quá trình thi công xây dựng công trình bao gồm: + Kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình + Kiểm tra và giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thâu thi công xây dựng công trình triển khai các công tác tại hiện trường, kết quả kiểm tra đều phải ghi nhật ký hoặc biên bản kiểm tra theo quy định + Xác nhận bản vẽ hoàn công + Tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng, kiểm tra các tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng + Phát hiện sai sót bất hợp lý trong khâu thiết kế để điều chỉnh để yêu cầu nhà thầu xây dựng công trình bổ sung. Các giám sát viên phải báo cáo kịp thời cho chủ đầu tư và cố vấn trưởng giám sát để xử lý. + Tổ chức kiểm định lại chất lượng bộ phận công trình, hạng mục công trình và chất lượng + Chủ trì phối hợp với các bên có liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong thi công xây dựng công trình + Các công tác giám sát theo từng giai đoạn thi công phải được ghi vào nhật ký giám sát kỹ thuật thi công công trình +Các bước nghiệm thu kỹ thuật + Các tài liệu cần thiết cho nghiệm thu kỹ thuật gồm: * Các văn bản hướng dẫn công tác nghiệm thu của Nhà nước * Các mẫu văn bản nghiệm thu phụ lục số 4A, 4B, 5A, 5B, 5C, 6, 7 ban hành theo nghị định số 209/2004/NĐ-Cp ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng * Các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng * Tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật cùng hợp đồng xây dựng *Các kết quả kiểm tra, thí nghiệm chất lượng vật liệu thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng * Nhật ký thi công, nhật ký giám sát của chủ đầu tư và các văn bản khác có liên quan đến đối tượng nghiệm thu - Các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng sử dụng trong công tác nghiệm thu gồm: +Quy định quản lý chất lượng công trình xây dựng số385/1999/QĐ-BXD ban hành ngày 12/11/1999 của Bộ Trưởng Bộ xây dựng +Tiêu chuẩn nghiệm thu các công trình xây dựng TCVN 4091- 85 +Tiêu chuẩn thi công và xây dựng nền móng TCXD 4085 – 79 - 80 +Kết cấu bê tông cốt thép toàn khối, quy phạm thi công, nghiệm thu TCVN 4453 - 95 +Kết cấu gạch đá, quy phạm thi công, nghiệm thu TCVN 4085 - 85 +Chất lượng xi măng, các tiêu chuẩn thí nghiệm xi măng TCVN 5439 - 1991 +Chất lượng cát xây dựng yêu cầu kỹ thuật TCVN 1770 - 86 +Chất lượng đá dăm, sỏi dăm xây dựng yêu cầu kỹ thuật TCVN 1771- 86 +Hệ thống chất lượng công trình xây dựng TCVN 4057 - 85 +Tiêu chuẩn tiếng ồn mức cho phép TCVN 3985 - 85 +An toàn điện cho xây dựng TCVN 4686 - 95 +An toàn cháy nổ, yêu cầu chung TCVN 3254 - 89 +Hệ thống tiêu chuẩn an toàn lao động TCVN 2287 - 78 Các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng hiện hành khác. - Nội dung và trình tự, nghiệm thu: Thứ nhất, Kiểm tra đối tượng tại hiện trường gồm công việc xây dựng, thiết bị lắp đặt tĩnh tại hiện trường. Thứ hai, Kiểm tra các kết quả thử nghiệm, đo lường mà nhà thầu thi công xây dựng phải thực hiện để xác định chất lượng và khối lượng của vật liệu, thiết bị lắp đặt vào công trình. Thứ ba, Đánh giá sự phù hợp của công việc thực tế, xây dựng và lắp đặt thiết bị so với thiết kế, tiêu chuẩn xây dựng và tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật. Thứ tư, Nghiệm thu cho phép thực hiện công việc tiếp theo. Kết quả nghiệm thu được thực hiện thành biên bản theo mẫu quy định tại các phụ lục trong nghị định 209 đã nêu ở trên. Những người trực tiếp nghiệm thu phải ký tên và ghi rõ họ tên trong biên bản nghiệm thu. - Báo cáo công tác giám sát: Căn cứ vào nhật ký giáo sát công trình và các văn bản có liên quan đến công tác giám sát thi công công trình, cố vấn trưởng thu thập số liệu, lập báo cáo chi tiết đến Giám đốc điều hành. Giám đốc căn cứ vào báo cáo để đưa ra các quyết định thực hiện trong công tác giám sát tiếp theo của công tác giám sát kỹ thuật thi công công trình. 2.2.3. Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ Đánh giá chất lượng nội bộ là một quy trình rất quan trọng đảm bảo cho hệ thống quản trị định hướng chất lượng, làm đúng ngay từ đầu, thực thi quản trị theo quá trình với phương châm phòng ngừa là chính. Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ của công ty gồm 6 bước sau: Bước một, Xây dựng và phát triển kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ hàng năm. Công ty tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ cứ 6 tháng một lần. Một chương trình đánh giá sẽ được hoạch định, xem xét tình trạng và sự quan trọng của các quá trình, các bộ phận và đơn vị có liên quan tới hệ thống quản trị chất lượng của Công ty và sẽ phải được tiến hành đánh giá ít nhất mỗi năm một đợt. Các tiêu chí, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá sẽ được xác định căn cứ vào vị trí và tầm quan trọng của các hoạt động, bộ phận đó đối với hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Bước 2, Chuẩn bị trước đánh giá Chuẩn bị về nhân lực gồm: Đại diện ban lãnh đạp sẽ xem xét thời điểm thích hợp để tiến hành đánh giá và lập chương trình đánh giá chất lượng nội bộ cho từng đợt theo biểu mẫu "Chương trình đánh giá chất lượng nội bộ" Ban chuyên trách về quản lý chất lượng nội bộ gồm một trưởng ban và 3 đánh giá viên. Đây là các cán bộ nhân viên đã được công ty cử đi học tại các lớp đào tạo chuyên gia chất lượng nội bộ các cán bộ nhân viên sẽ không đánh giá chính công việc của mình. Ngoài ra, đại diện của ban lãnh đạo có thể đề xuất với Giám đốc điều hành kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị của Công ty về việc mời các chuyên gia về quản lý chất lượng ở bên ngoài tham gia công tác tại các đợt đánh giá chất lượng nội bộ. Về việc chuẩn bị tài liệu có liên quan đến chương trình đánh giá trưởng ban đánh giá và các đánh giá viên của Công ty sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị và cấp phát các tài liệu theo bốn cấp độ sau: Cấp độ A: sổ tay chất lượng Cấp độ B: Sổ tay thủ tục quy trình Cấp độ C: Hướng dẫn công việc Cấp độ D: Biểu mẫu và hồ sơ (báo cáo, biên bản) và bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 Bước ba, Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ Trưởng ban đánh giá sẽ tiến hành khai mạc cuộc họp với sự tham gia của đại diện của các bộ phận hay hoạt động được đánh giá chất lượng, để thông báo kế hoạch và chương trình đánh giá chất lượng nội bộ để mọi người nắm bắt được nội dung chương trình về phổ biến lại cho đơn vị, bộ phận của mình, nhằm phát huy tinh thần, trách nhiệm của mọi các nhân, tổ nhóm, bộ phận đối với quy trình này. Tiếp theo trưởng ban đánh giá sẽ chỉ đạo các đánh giá viên thực hiện công việc của mình, các đánh giá viên tiến hành công việc bằng việc phỏng vấn các cán bộ nhân viên của các hoạt động, bộ phận được đánh giá sau đó đánh giá viên ghi nhận thông tin, kiểm tra, quan sát, thu thập và xử lý các dữ liệu, xem xét các hồ sơ và tài liệu chất lượng, kiểm tra hoạt động của các máy móc, thiết bị. Các đánh giá viên phải ghi chép đầy đủ, chính xác những chi tiết liên quan trong quá trình đánh giá, các điểm không phù hợp, sai sót được phát hiện trong quá trình đánh giá được báo cáo theo biểu mẫu "Báo cáo không phù hợp" sau đó đánh giá viên sẽ được cho trưởng các hoạt động, bộ phận được đánh giá thực hiện trách nhiệm kiểm tra các điểm không phù hợp được phát hiện tại đơn vị, bộ phận mình và ký xác nhận vào bản "Báo cáo không phù hợp". Bước bốn, Đề xuất biện pháp phòng ngừa, khắc phục Nêu những điểm không phù hợp được phát hiện trong đợt đánh giá mà ở mức độ nhẹ thuộc trong phạm vi giải quyết của đơn vị, không nghiêm và trọng và không vượt quá thẩm quyền xử lý thì trưởng đơn vị, bộ phận được đánh giá sẽ đề xuất nội dung hành động phòng ngừa khắc phục, tổ chức thực hiện tại đơn vị. Nếu những điểm không phù hợp ở mức độ phức tạp vượt quá thẩm quyền và khả năng giải quyết của trưởng bộ phận, đơn vị được đánh giá vì nó liên quan đến n