Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị

60,7 315 57,3 359 57 Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ lao động được đào tạo của người lao động ở các mức đào tạo trên đại học, đại học, cao đẳng có xu hướng ngày càng tăng, đặc biệt đến năm 2007 có 4 cán bộ được đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ. Năm 2005 tỷ lệ lao động đại học là 7,9% thì đến năm 2007 tỷ lệ lao động là 8,83%, tỷ lệ này không thật cao với khối lượng công việc cũng như yêu cầu của Công ty. Bên cạnh sự tăng lên của các mức đào tạo trên là sự giảm xuống của tỷ lệ trung cấp và bậc thợ, nhưng sự giảm này cũng không đáng kể, bậc thợ vẫn chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng số lao động và thực tế cho thất chất lượng bậc thợ chưa cao, vì vậy vấn đề nâng cao chất lượng tay nghề cho công nhân sản xuất trực tiếp là điều mà Công ty phải quan tâm, mặc dù công ty đã có chính sách chỉ ký hợp đồng với những công nhân có bậc 4 trở nên, song trong quá trình làm việc người lao động trực tiếp này rất khó đựơc nâng bậc, vì vậy cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo của công ty là chưa hợp lý. 2.6. Kết quả sản xuất kinh của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị trong ba năm gần đây. Tuy thời gian chính thức đi vào hoạt động chưa nhiều, song với lỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã vươn lên và đứng vững trên thị trường. Bên cạnh việc trang bị các công nghệ tiên tiến, công ty còn tích cực nghiên cứu cải tiến công nghệ. Vì vậy, cơ sở hạ tầng và quy mô sản xuất ngày càng lớn mạnh, hiện nay công ty đã xây dựng được 4 nhà máy với hàng chục công nghệ tiên tiến. Nhờ đó đời sống của cán bộ công nhân viên luôn được cải thiện, thu nhập bình quân của người lao động được nâng cao, khả năng đóng góp của công ty vào ngân sách nhà nước cũng tăng theo hàng năm. Công ty có đội ngũ lãnh đạo có năng lực, giàu kinh nghiệm, có chiến lược kinh doanh tốt, nhạy bén với thị trường. Đội ngũ kỹ sư được đào tạo chuyên ngành, chính quy; công nhân kỹ thuật lành nghề; nhân viên bán hàng và giám sát bán hàng được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp năng động nhiệt tình. Đặc biệt trong công tác quản lý từ năm 2001 đến nay nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế, công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 2002 do tổ chức DNV& Quacert cấp giấy chứng nhận. Mỗi năm công ty đưa ra thị trường 4000 tấn sản phẩm các loại bao gồm: bánh quy xốp, bánh lương khô, kẹo nhân cứng, bánh trung thu, mứt tết, bánh tươi, các loại bánh kem sinh nhật, bánh cưới… đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm có chất lượng cao, mẫu mã bao bì đẹp, cơ cấu chủng loại hàng hoá đa dạng phong phú, giá cả hợp lý… vì vậy tất cả sản phẩm mang thương hiệu cao cấp Hữu Nghị đã được tặng nhiều huy chương vàng trong các hội chợ triển lãm quốc tế trong nước và quốc tế. Được người tiêu dùng Việt Nam bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao trong nhiều năm và khách hàng trong nước, nước ngoài rất ưu chuộng. Những sản phẩm của nhà máy sản xuất ra được 200 nhà phân phối và trên 30000 điểm bán lẻ rộng khắp trong cả nước, tổ chức và bán ra với cơ chế bán hàng và dịch vụ hấp dẫn hấp dẫn, thuận tiện cho mọi khách hàng. Vì vậy tốc độ phát triển kênh phân phối năm sau tăng trưởng hơn năm trước từ 20%- 30%. Công ty còn có các chi nhánh, trạm, cửa hàng đặt tại nhiều tỉnh thành để mở rộng thị phần đáp ứng nhu cầu phân phối, đảm bảo điều kiện thuận lợi nhất để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Sau đây là bảng thống kê báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong ba năm gần đây. Chỉ tiêu ĐVT Năm So sánh 2005 2006 2007 05/06 07/06 1. Tổng doanh thu Trđ 5120 5903,36 7137,162 115,3 120,9 2. Tổng chi phí Trđ 4457,313 4842,173 5659,106 108,6 116,9 3. Lợi nhuận trước thuế Trđ 662,687 1061,187 1478,146 160,1 139,3 4. Thuế thu nhập doanh nghiệp Trđ 165,672 265,297 369,537 160,13 139,3 5. Lợi nhuận sau thuế Trđ 497 795,89 1108,61 160,134 139,29 6. Tổng khối lượng sản suất Tấn 9526,72 10879,52 13457,97 114,2 123,7 7. Tổng khối lượng tiêu thụ Tấn 9507,6 10770,7 13301,81 113,2 123,5 8. Tổng số công nhân Người 524 553 692 105,53 125,14 9. Thu nhập bình quân/ người 1000đ 950 1450 1600 152,63 110,34 Về số lượng: Khối lượng bánh kẹo Hữu Nghị tăng đều qua các năm và tăng bình quân là 118,9% hàng năm và có xu hướng tăng nhanh trong thời gian tới do Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại WTO khối lượng suất khẩu sẽ nhiều hơn và do nhu cầu về thực phẩm của người dân tăng lên. Khối lượng tiêu thụ bình quân là 118,3%, như vậy khối lượng sản xuất ra và khối lượng tiêu thụ gần sát nhau chứng tỏ công tác dự báo nhu cầu thực hiện tốt. Về doanh thu và chi phí: Tổng doanh thu tăng đều qua các năm cùng với sự mở rộng của quy mô, song cùng với sự tăng lên về doanh thu là sự tăng lên về chi phí, vì vậy công ty cần có những biện pháp thích hợp để giảm chi phí đầu vào nhất là trong thời điểm lạm phát hiện nay. Lợi nhuận sau thuế: Nhìn trên bảng ta thấy lợi nhuận của Công ty tăng qua các năm, do Công ty đầu tư vào dây truyền công nghệ mới do đó nâng cao chất lượng sản phẩm và sức cạnh tranh trên thị trường. Về thu nhập bình quân trên người: Thu nhập bình quân đầu người tăng theo các năm. Tuy chưa phải là cao nhưng đó là nỗ lực của Công ty, song bước sang năm 2008 với tỷ lệ lạm phát tăng lên 3 con số thì vấn đề tăng lương của một Công ty mới cổ phần gặp nhiều khó khăn. II- Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chưc. 1. Mô hình cơ cấu tổ chức, và chức năng nhiệm vụ của ban giám đốc, các phòng ban chức năng của công ty, các đơn vị trực thuộc. Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trường đều phải có một cơ cấu tổ chức phù hợp với môi trường. Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một đơn vị kinh doanh trực thuộc tổng công ty Thực phẩm Miền Bắc - Bộ Thương mại có cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu trực tuyến chức năng, người lãnh đạo tối cao chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của tổ chức, các chức năng quản lý được giao cho những người lãnh đạo chức năng, họ có quyền ra lệnh về phần của mình. * Đại hội cổ đông: Bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. *Hội đồng quản trị gồm có 4 người trong đó có 1tổng giám đốc, 3 phó tổng giám đốc phụ trách từng bộ phận riêng. *Ban giám sat: Để đánh giá một cách khách quan ve hiệu quả hoạt động của Công ty. Ban này do Công ty tự giám sát mà chủ thể là người quản lý, điều hànhvà quản lý trong Công ty thông qua sự giúp việc như kiểm toán nội bộ, các phòng ban, thanh tra nhân dân, tổ chức công đoàn,… * Các phòng ban. - Phòng kế hoạch vật tư - Phòng cơ điện - Phòng tài chính kế toàn - Phòng kỹ thuật - Phòng Marketing - Phòng tổ chức hành chính Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị: ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN GIÁM SÁT CÁC XƯỞNG SẢN XUẤT CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG Kẹo Bim Bim Thạch Kem xốp Bánh quy Bánh tươi Cracker P. Tổ chức hành chính P. Kế hoạch vật tư P. Cơ điện P. Kế toán P. Kỹ thuật P. Mar Ưu điểm: Mang lại hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày do đó sẽ giúp Công ty tiết kiệm được chi phí nguồn nhân lực do hoạt động tác nghiệp ít thay đổi người lao động dễ nắm bắt được công việc và hạn chế được những sai sót. Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu, điều này giúp người lãnh đạo Công ty sử dụng tốt hơn những lợi thế của mình để mở rộng và nâng cao hiệu quả sản xuất. San bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao giúp cho người quản lý cấp cao tập trung thời gian và trí tuệ vào những mục tiêu chiến lược của công ty. Mô hình này giúp công ty đào tạo được các cán bộ chuyên môn. Khai thác những ưu điểm của cấp dưới khi cán bộ cấp cao có những vướng mức thuộc vấn đề chuyên môn mà cấp dưới đảm nhận Tạo ra môi trường thân thiện và dân chủ trong hoạt động quản lý Nhược điểm của mô hình: Các bộ phận chức năng của công ty cùng một lúc chịu sự lãnh đạo của hai nhà quản lý cấp trên vì vậy vi phạm chế độ một thủ trưởng Các quyết định phải đem ra thảo luận dân chủ vì vậy đôi khi không đưa ra được các quyết định nhanh chóng khiến bỏ mất thời cơ. Bộ máy quản lý công ty cồng kềnh dẫn đến chi phí quản lý lớn Hạn chế việc đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung bởi các cán bộ chuyên môn chỉ làm tốt những lĩnh vực hoạt động của mình chứ không nắm được hoạt động của bộ phận khác. 2. Kết cấu chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong Công ty. 2.1. Ban giám đốc. Cơ cấu trình độ của ban giám đốc STT Chức danh Trình độ Thâm niên Chuyên môn Quản lý Ngoại ngữ Chính trị 1 Tổng giám đốc TĐH B Cao cấp chính trị 28 2 Phó tổng giám đốc TĐH B Cao cấp chính trị 10 3 Phó tổng giám đốc TĐH B Cao cấp chính trị 3 4 Phó tổng giám đốc TĐH B Cao cấp chính trị 4 (Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính) Tổng giám đốc: Vị trí:Tổng giám đốc Tổng Công ty thực phẩm Miền Bắc kiêm giám đốc Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. Nhiệm vụ: Là người chịu trách nhiệm chung của toàn bộ hoạt động của công ty. Là người điều hành, tổ chức, hoạch định các chiến lược chung của công ty, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được diễn ra bình thường, ổn định. Quyền hạn: Đưa ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị. Được quyền sử dụng vốn có hiệu quả theo phương án được hội đồng quản trị phê duyệt và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty: xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm, phương án liên doanh, liên kết. Bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty Được quyền khen thưởng, kỷ luật và đề nghị Tổng công ty khen thưởng kỷ luật nâng bậc, nâng lương cho cán bộ công nhân viên. Trách nhiệm: Tổng giám đốc công ty phải có trách nhiệm trước toàn bộ Công ty và Tổng Công ty, Nhà nước về kết quả, hậu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty nói chung và của Công ty nói riêng. Phó tổng giám đốc công ty: Vị trí: Là người được tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm , có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc công ty thực hiện nhiệm vụ theo chức năng và quyền hạn được phân công. Nhiệm vụ: Căn cứ vào nhiệm vụ được Tổng giám đốc Công ty giao, phó tổng giám đốc phải chủ động triển khai công việc theo lĩnh vực được uỷ quyền. Luôn theo dõi tình hình hoạt động của công ty thuộc lĩnh vực được giao từ đó báo cáo và đề xuất với giám đốc Công ty về phương án phát triển đơn vị và phương pháp, giải pháp trong quá trình thực hiện. Quyền hạn: Điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc Có quyền đề nghị giám đốc Công ty khen thưởng và kỷ luật những tập thể, cá nhân được đảm nhận công việc. Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được giao. Phải báo cáo thường xuyên với Tổng giám đốc Công ty, báo cáo đột xuất định kỳ hoặc trong các buổi giao ban của Công ty. Trong đó: - Phó giám đốc nhân sự: Là người phụ trách các vấn đề về tổ chức quản lý nguồn lao động ra các quyết định và tổ chức ký kết các hợp đồng lao động với người lao động. - Phó giám đốc sản xuất: Là người giám sát các hoạt động sản xuất, những chương trình thiết kế, chế thử sản phẩm mới, chịu trách nhiệm trước mọi vấn đề liên quan đến lĩnh vực của mình như: chất lượng, số lượng, chủng loại sản phẩm , kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hoa nhiên liệu. - Phó giám đốc thị trường: Chuyên phụ trách các hoạt động liên quan đến thị trường đầu vào, đầu ra, tìm nguồn hàng và lên kế hoạch lập kênh tiêu thụ. Nhận xét: Qua những phân tích trên ta thấy, ban giám đốc của Công ty đều có trình độ đại học và có tuổi nghề cũng như kinh nghiệm lâu năm trên thương trường, xong Tổng giám đốc cũng như các Phó tổng giám đốc đều vừa tham gia giải quyết các công việc của Tổng công ty thực phẩm Miền Bắc đồng thời lại chịu trách nhiệm giải quyết các công việc của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị vì vậy phải có những kiến thức rất tổng hợp: sâu về chuyên môn, kiến thức quản lý, tin học, ngoại ngữ, lý luận chính trị. Đồng thời tuổi tác của cán bộ lãnh đạo cấp cao trong Công ty đã cao cần phải có kế hoạch đào tạo cán bộ lãnh đạo kế cận để khi that thế Công ty không bị xáo trộn trong quá trình quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2. Tổ chức bộ máy phòng ban trong Công ty. 2.2.1. Phòng tổ chức – hành chính: Chức năng: Là bộ phận tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty trong việc quản lý và điều hành các công tác tổ chức nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển, duy trì nguồn nhân lực; công tác tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động, bảo hộ lao động của Công ty; Công tác thi đua khen thưởng kỷ luật của Công ty; quản lý hồ sơ cá nhân cán bộ công nhân viên. Nhiệm vụ: *Công tác tổ chức nhân sự: - Nghiên cứu xuất trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty, hoặc các cấp có thẩm quyền xem xét quyết định phương án thành lập, giải thể hoặc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức; dự thảo và trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty quyết định thành lập hoặc giải thể. - Dự thảo và trình Tổng giám đốc ban hành quy định chức năng nhiệm vụ, các quyền hạn, quy chế tổ chức của các phòng ban trong công ty cũng như các chi nhánh của công ty. - Lập kế hoạch sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển cán bộ; thực hiện công tác nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm, tổng hợp báo cáo về đội ngũ cán bộ. - Xây dựng và trình giám đốc ban hành quy chế phân cấp quản lý cán bộ trong Công ty. - Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực toàn Công ty trong từng giai đoạn: dự báo về nhu cầu nhân lực hoạch định những bước tiến hành để đáp ứng số lượng và chất lượng lao động. - Thực hiện công tác quản lý nhân lực: bao gồm tuyển dụng, tiếp nhận, điều hành lao động, theo dõi sự biến động nhân lực trong toàn Công ty, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên. * Công tác đào tạo: - Xây dựng kế hoạch đào tạo ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, tổ chức thực hiện đào tạo theo kế hoạch, đánh giá kết quả học tập của cán bộ công nhân viên. - Xây dựng và trình Tổng giám đốc kế hoạch phát triển đào tạo, và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cho phù hợp với sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. - Phối hợp với các đơn vị trong toàn Công ty là đầu mối thực hiện việc đào tạo theo nhu cầu công việc của Công ty. - Xây dựng các quy chế phân cấp quản lý trong công tác đào tạo, quản lý công tác đào tạo, hồ sơ đào tạo theo phân cấp. * Công tác tổ chức tiền lương, chế độ chính sách. - Quản lý các hợp đồng lao động, làm các thủ tục ký kết hợp đồng theo quy định của pháp luật và của Tổng công ty cũng như của Công ty. - Xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Xây dựng các tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn cấp bậc viên chức, - Thực hiện công tác xếp lương, nâng bậc lương theo quy định. - Tính, lập bảng thanh toán tiền lương cho các phòng ban chuyên môn. - Xây dựng công tác bảo hộ lao động, thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các loại bảo hiểm khác theo quy định của Nhà nước - Làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách cho người lao động nghỉ việc, thực hiện công tác kỷ luật lao động, tổ chức công tác thi đua khen thưởng. *Công tác khác: - Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả từng mặt của công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. - Thực hiện một số công việc khác khi được Tổng giám đốc giao. Cơ cấu lao động của phòng tổ chức hành chính STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Phó tổng giám đốc nhân sự kiêm Trưởng phòng 1 Trên đại học 30 2 Phó phòng tổ chức 1 CN kinh tế 10 3 Phó phòng hành chính 1 CN hành chính 3 4 Nhân viên phụ trách chính sách tiền lương 1 CN kinh tế 1 5 Nhân viên phụ trách chính sách tiền lương 1 CN kinh tế 10 6 Nhân viên định mức lao động 1 CN kinh tế 1 7 Nhân viên văn thư lưu trữ 1 CĐ văn thư 10 8 Nhân viên văn thư lưu trữ 1 CĐ văn thư 10 9 Nhân viên văn thư tạp vụ 1 CĐ văn thư 8 10 Nhân viên thường trực văn phòng, đảng uỷ, công đoàn 1 TC kinh tế 5 11 Tổng số 10 Nhận xét: Từ bảng trên ta nhận thấy đội ngũ nhân viên phòng nhân sự rất trẻ trung năng động có trình độ vì vậy sẽ có ưu thế trong việc tiếp thu những tri thức mới, bên cạnh đó sự phân công chức năng nhiệm vụ còn chưa hợp lý, có quá nhiều văn thư lưu trữ, Công ty nên gộp những chức năng nhiệm vụ có tính chất công việc gần giống nhau để tăng hiệu quả công việc và từ đó làm giảm chi phí. Công ty nên quan tâm đến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên của Công ty để nâng cao trình độ năng lực nhân viên trước sự đòi hỏi không ngừng của nền kinh tế tri thức. Đồng thời, Công ty nên đào tạo một đội ngũ kế cận để có thể thay thế những cán bộ có tuổi cao và trình độ hạn chế. 2.2.2. Phòng kế hoạch vật tư: Chức năng: Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty trong việc ra các mục tiêu phát triển Công ty; các chiến lược sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn nhằm đạt được mục tiêu. Tham mưu và giúp việc cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty trong công tác quản lý kinh tế, đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ: *Công tác kế hoạch. - Căn cứ vào mục tiêu phát triển của Công ty để lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong từng giai đoạn phát triển. - Phối hợp với các bộ phận phòng ban trong Công ty để thực hiện công tác kế hoạch. - Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty và nộp báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, đánh giá đưa ra các giải pháp nhằm đưa ra các giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Xây dựng các quy định, quy chế trong công tác thực hiện kế hoạch, báo cáo kế hoạch. - Chuẩn bị tài liệu cho họp giao ban định kỳ. * Công tác vật tư: - Lập kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ phụ tùng của Công ty hàng tháng, quý, năm. - Ký kết hợp đồng mua vật tư, tìm nguồn đầu vào tiết kiệm được chi phí. - Quản lý sắp kho bãi nguyên vật liệu dụng cụ phụ tùng, thành phẩm hàng hoá. - Nhập kho, xuất kho vật tư - Cân đối nhập xuất - Lập bảng báo cáo tình hình sử dụng vật tư. * Công tác kinh tế: - Lựa chọn những vật liệu đầu vào phù hợp với quá trình sản xuất, tiết kiệm chi phí. - Thẩm định đơn giá các hồ sơ dự toán, tổng dự toán nội bộ. - Phối hợp với các phòng ban trong Công ty giải quyết các vấn đề về đơn giá, thanh quyết toán với đối tác. - Phối hợp với các phòng ban, đơn vị soạn thảo, thương thảo, đàm phán, các hợp đồng kinh tế, phụ lục HĐKT của toàn Công ty. - Phối hợp với các đầu mối theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế; đề xuất các biện pháp, giải pháp để thực hiện tốt các nghĩa vụ của hợp đồng. - Xây dựng và hiệu chỉnh các quy chế, quy định về hợp đồng kinh tế. - Tổ chức nghiên cứu tìm hiểu thị trường để đề xuất, xây dựng, triển khai, phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới. * Các công tác khác. - Định kỳ phân tích, đánh giá, báo cáo, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả của từng mặt công tác, hoàn thiện quy chế, quy trình nghiệp vụ công tác của phòng. - Thực hiện một số công việc khác khi được Tổng giám đốc giao. Phân công công việc và bố trí lao động của phòng KH - KT STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Trưởng phòng kế hoạch vật tư 1 CN kinh tế 7 2 Phó phòng kế hoạch 1 CĐ kinh tế 5 3 Phó phòng vật tư 1 TC kế toán 6 4 Nhân viên tổng hợp báo cáo giao ban, theo dõi tạm ứng và thanh toán của phòng, theo dõi công văn đi đến của phòng. 1 TC kế toán 2 5 Nhân viên cung ứng vật tư 2 Công nhân 3 6 Nhân viên xây dựng kế hoạch SXKD, đơn giá tiền lương hàng năm, báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch. 2 CĐ kinh tài chính kế toán 5 6 Nhân viên thủ kho 1 Công nhân 1 7 Nhân viên quản lý công tác lưu trữ 2 TC kế toán 1 8 Tổng 11 Sự sắp xếp và bố trí công việc của phòng kế hoạch vật tư là chưa hợp lý, số lượng cán bộ công nhân viên còn quá lớn so với yêu cầu công việc, Công ty nên có kế hoạch giảm bớt lượng lao động không cần thiết để làm giảm chi phí quản lý, cơ cấu bộ máy được tinh giảm, gọn nhẹ, linh hoạt, như chỉ cần một nhân viên quản lý công tác lưu trữ và một nhân viên cung ứng vật tư. Trình độ cán bộ công nhân viên còn thấp so với đòi hỏi của công việc. 2.2.3. Phòng cơ điện. Chức năng: Giúp một phần công việc cho phòng kỹ thuật, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thông suốt. Nhiệm vụ: Quản lý máy móc thiết bị và hồ sơ máy móc thiết bị cơ khí, điện Quản lý các thông số kỹ thuật cơ bản, các bản vẽ lắp cơ và điện, các nội quy, quy trình, quy phạm của hệ thống thiết bị toàn Công ty. Ban hành các nội quy hướng dẫn vận hành toàn bộ thiết bị của Công ty. Sơ đồ công việc và bố trí lao động ở phòng cơ điện STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Trưởng phòng cơ điện 1 CĐ công nghiệp 8 2 Phó phòng cơ điện 1 Công nhân hàn điện 3 3 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất kẹo 2 Công nhân cơ khí 2;5 4 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bim bim 1 Công nhân điện 4 5 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất thạch 1 Công nhân điện điện 2 6 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất kem xốp 2 Trung cấp điện 7 7 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bánh quy 2 Trung cấp điện 5 8 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bánh tươi 1 Cao đẳng công nghiệp 1 9 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất Cracker 2 TC Vật tư 3 10 Nhân viên đảm an toàn và cung cấp điện 1 Công nhân hàn điện 6 11 Tổng 14 Ta thấy cơ cấu phòng cơ điện còn bất hợp lý, quá nhiều nhân viên khiến cho bộ máy tổ chức cồng kềnh, kém hiệu quả, phòng nên tinh giảm những vị trí thừa lao động như nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng Cracker, bánh quy, kem xốp và kẹo, mỗi phân xưởng chỉ cần một nhân viên sửa chữa là đủ, thực tế nhiều nhân viên đến đụng máy xong về mà vẫn được hưởng lương như những người lao động bình thường, ngoài ra Công ty cần quan tâm hơn nữa đến đào tạo và nâng cao trình độ cán bộ nhân viên, lựa chọn những nhân viên có trình độ phù hợp với vị trí làm việc có như vậy mới khuyến khích người lao động phát huy được tối đa năng lực của bản thân. 2.2.4. Phòng tài chính kế toán. Chức năng Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong công tác tài chính của Công ty Tham mưu và giúp đỡ cho Tổng giám đốc Công ty trong tổ chức công tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản, tiền vốn và thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty. Nhiệm vụ Công tác tài chính Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và trung hạn, Công ty lập các kế hoạch tài chính bao gồm. +Kế hoạch về nguồn vốn + Hạn mức vay + Kế hoạch giải ngân + Kế hoạch chi phí Quan hệ với các tổ chức tín dụng để tìm kiếm nguồn vốn phục vụ cho hoạt động SXKD của Công ty. Tham gia đàm phán, soạn thảo các hợp đồng tín dụng Phân tích hiệu quả tài chính, khả năng sinh lời của hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Công tác hạch toán kế toán. Thực hiện công tác hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước và pháp luật hiện hành. Định kỳ lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật hiện hành. Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty các công việc liên quan đến phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ, phân phối quỹ tiền lương. Định kỳ phân tích đánh giá rút kinh nghiệm, đề suất các giải pháp để nâng cao hiệu quả từng mặt của công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. Giám sát các khoản thu chi tài chính Hoàn thiện công tác kế toán và tổ chức kế toán. Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành. Sơ đồ công việc và bố trí lao động ở phòng tài chính kế toán STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Kế toán trưởng 1 CN kinh tế 10 2 Phó kế toán trưởng 1 CĐ tài chính kế toán 5 3 Kế toán tiền lương. 1 Đại học Quản trị kinh doanh 3 4 Kế toán TSCĐ, TSLĐ của Công ty 1 Trung cấp công nghiệp 4 5 Kế toán thành phẩm 2 Trung cấp công nghiệp, CĐ Quản trị kinh doanh 1 6 Kế toán bao bì 1 Trung cấp công nghiệp 3 7 Kế toán công cụ dụng cụ 1 Trung cấp công nghiệp 1 8 Kế toán chi phí giá thành 1 Trung cấp công nghiệp 1 8 Thủ quỹ 1 Cao đẳng quản trị kinh doanh 7 9 Kế toán nguyên vật liệu 1 Cao đẳng quản trị kinh doanh 10 10 Kế toán thuế 1 CN đại học tài chính 3 11 Kế toán theo dõi công nợ hàng tháng 1 Cao đẳng công nghiệp 6 12 Kế toán kiểm tra hợp đồng kinh tế, hồ sơ thanh quyết toán và thanh toán 1 CN kinh tế 4 13 Tổng 14 Từ bảng trên ta có thể nhận thấy sự phân công công việc là rõ ràng và cụ thể, và tương đối hợp lý Số lượng lao động trong phòng là 14 người và được bố trí đúng chuyên ngành đào tạo, xong trình độ đại học còn ít và tuổi nghề còn trẻ vì vậy trước những nghiệp vụ khó còn lúng túng và chưa biết sử lý, tình trạng thiếu nhân viên thường xuyên xảy ra do Công ty chưa có những chính sách hợp lý thu hút và giữ chân người lao động. Đây là một thách thức lớn đối với Công ty. 2.2.5. Phòng kỹ thuật Chức năng Tham