Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát thanh toán Vốn đầu tư qua Kho bạc Nhà nước

ạch vốn năm nay + Kế hoạch vốn ứng trước + Kế hoạch vốn thanh toán nợ khối lượng năm trước Trình tự thông báo kế hoạch vốn : Sau khi Nhà nước giao kế hoạch đầu tư năm, các Bộ, ngành và các địa phương phân khai kế hoạch và giao chỉ tiêu kế hoạch đầu tư (kế hoạch khối lượng) cho các chủ dự án để thực hiện, đồng thời gửi bản tổng hợp kế hoạch cho cơ quan tài chính theo dõi, quản lý. Theo cơ chế hiện hành thì cơ quan Tài chính sẽ thực hiện kiểm tra phân khai kế hoạch đầu tư của các Bộ, địa phương trước khi làm thủ tục thông báo kế hoạch vốn sang Kho bạc Nhà nước. Nội dung kiểm tra của cơ quan Tài chính như sau : + Kiểm tra nguyên tắc bố trí kế hoạch, các dự án được bố trí vào kế hoạch đầu tư phải có quyết định đầu tư từ thời điểm háng 10 về trước của năm trước năm kế hoạch và phải đảm bảo đầy đủ hồ sơ thủ tục về đầu tư và xây dựng theo từng giai đoạn đầu tư : Chẩn bị đầu tư, chuẩn bị thực hiện dự án, thực hiện dự án. + Kiểm tra các dự án đã đảm bảo đủ điều kiện để được bối trí vào kế hoạch đầu tư năm chưa. Cụ thể là việc chấp hành thủ tục đầu tư và xây dựng, như các dự án quy hoạch phải có đề cương hoặc nhiệm vụ dự án quy hoạch và dự toán chi phí công tác quy hoạch được duyệt theo thẩm quyền; đối với dự án chuẩn bị đầu tư phải nằm trong quy hoạch phát triển ngành và lãnh thổ được duyệt, phải có văn bản cho phép tiến hành chuẩn bị đầu tư và dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt theo thẩm quyền; đối với dự án chuẩn bị thực hiện dự án phải có quyết định đầu tư từ thời điểm tháng 10 của năm trước năm kế hoạch và dự toán chi phí công tác chuẩn bị thực hiện dự án; đối với các dự án thực hiện đầu tư phải có quyết định đầu tư từ thời điểm tháng 10 của năm trước năm kế hoạch, có TKKT và TDT được duyệt. Trường hợp đặc biệt đối với những dự án nhóm A, B nếu chưa có TKKT và TDT được duyệt thì trong quyết định đầu tư phải quy định mức vốn của từng hạng mục công trình, có thiết kế và dự toán hạng mục công trình thi công trong năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các dự án nhóm C phải bố trí đủ vốn để thực hiện dự án không quá 2 năm; đối với dự án đầu tư bằng nguồn vốn sự nghiệp có mức vốn vốn từ 1 tỷ đồng trở lên phải có đủ thủ tục như quy định ở trên, có mức vốn dưới 1 tỷ đồng phải có thiết kế, dự toán được duyệt. + Kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu do Chính phủ giao, như về tổng mức đầu tư, cơ cấu vốn trong nước, ngoài nước, cơ cấu ngành kinh tế, mức vốn các dự án quan trọng của Nhà nước và đúng với Nghị quyết Quốc hội, chỉ đạo của Chính phủ về điều hành kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội và dự toán NSNN hàng năm. Sau khi kiểm tra xong các nội dung trên, cơ quan tài chính làm thủ tục thông báo kế hoạch vốn sang Kho bạc Nhà nước, cụ thể như sau : + Dự án TW : Bộ Tài chính (Vụ Đầu tư ) Thông báo kế hoạch vốn sang KBNN TW (Vụ Thanh toán VĐT), trong đó chi tiết từng dự án theo từng nguồn vốn. Vụ Thanh toán VĐT làm thủ tục Thông báo về KBNN tỉnh. KBNN tỉnh chuyển tiếp kế hoạch vốn về KBNN huyện (nếu dự án mở TK tại huyện). + Dự án ĐP : Sở TC-VG (đối với dự án thuộc NS tỉnh) Thông báo kế hoạch vốn sang KBNN tỉnh; Phòng Tài chính huyện (dự án NS huyện), Ban Tài chính xã ( dự án NS xã) Thông báo kế hoạch vốn sang KBNN huyện. Theo sơ đồ sau : BỘ TÀI CHÍNH (Vụ Đầu tư ) BỘ CHỦ QUẢN KBNN TW ( Vụ TTVĐT) Gửi tổng T.Báo KHV Hợp KH DA TW UBND TỈNH KBNN TỈNH SỞ TC-VG Gửi tổng Dự án NS hợp KH UBND HUYỆN,XÃ KBNN HUYỆN PHÒNG TC HUYỆN, BAN TC XÃ Dự án NS Huyện, Xã Tại KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc TW, việc tiếp nhận và xử lý Thông báo kế hoạch vốn được thực hiện tuỳ theo sự phân công của KBNN tỉnh, thành phố. Hiện nay việc phân công đang được thực hiện theo hai trường hợp: + Trường hợp một: Phòng Thanh toán VĐT tiếp nhận Thông báo kế hoạch vốn để thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn cho dự án hoặc tiếp chuyển về KBNN huyện để KBNN huyện thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn cho dự án (nếu là dự án TW mở TK tại KBNN huyện). Trường hợp này được thực hiện phổ biến ở các tỉnh. + Trường hợp hai: Phòng Kế hoạch tổng hợp tiếp nhận và thông báo tiếp kế hoạch vốn cho các Phòng Thanh toán VĐT (với dự án TW mở TK thanh toán tại KBNN tỉnh), Thông báo về KBNN huyện (với dự án TW mở TK thanh toán tại KBNN huyện). Trường hợp này hiện nay đang được thực hiện tại KBNN Hà Nội, Bình Định. Đối với các dự án ODA, trường hợp bố trí trong kế hoạch đầu tư XDCB hàng năm thì trình tự thông báo kế hoạch thanh toán vốn được thực hiện tương tự như đối với các dự án đầu tư trong nước. Nhưng đối với các dự án ODA hỗn hợp do Trung ương quản lý có một phần chi đầu tư XDCB và một phần chi hành chính sự nghiệp (HCSN), thì phần chi HCSN do Bộ Tài chính (Vụ Hành chính sự nghiệp hoặc Vụ Tài chính đối ngoại phê duyệt dự toán ngân sách năm của dự án và chuyển sang Kho bạc Nhà nước TW làm cơ sở thông báo về Kho bạc Nhà nước tỉnh. Thời gian qua, việc thông báo kế hoạch thanh toán vốn đầu tư mới được thực hiện đối với các dự án do Trung ương quản lý. Riêng đối với dự án ODA hỗn hợp có chi đầu tư XDCB và chi HCSN thì việc thông báo kế hoạch hay dự toán chi của dự án đang những vướng mắc nhất định. Hiện nay có một số dự án, KBNNTW không nhận được bản thông báo phê duyệt dự toán năm của Vụ HCSN hoặc của Vụ TCĐN. Các dự án địa phương quản lý, cơ quan Tài chính địa phương không thông báo kế hoạch vốn sang KBNN, để có cơ sở kiểm soát thanh toán vốn cho dự án, KBNN căn cứ theo quyết định giao kế hoạch của UBND tỉnh hoặc UBND huyện, xã. Xuât phát từ việc phân khai kế hoạch của các Bộ, ngành chậm, các dự án chưa đảm bảo hồ sơ thủ tục như quy định, . . dẫn đến quá trình thông báo kế hoạch vốn đối với dự án TW quản lý như trình bày ở trên thường diễn ra rất chậm, Bộ Tài chính (Vụ Đầu tư) phải kiểm tra, đảm bảo các dự án có đầy đủ thủ tục đầu tư và xây dựng mới thông báo kế hoạch thanh toán vốn sang KBNN, một mặt cũng do nguyên nhân khách quan xuất phát từ phía chủ đầu tư và cấp trên của chủ đầu tư, dự án chưa đảm bảo đầy đủ thủ tục đầu tư theo quy định. Do đó quá trình kiểm tra, rà soát các hồ sơ thủ tục của các dự án này thường mất khá nhiều thời gian. Qua theo dõi công việc này thường mất khoảng 1 - 2 tháng, thậm chí đến 4 hoặc 5 tháng mới thông báo kế hoạch vốn sang KBNN. Mặt khác việc kiểm tra của cơ quan tài chính phần nhiều mang tính hình thức, nhiều dự án được thông báo kế hoạch vốn vẫn không đảm bảo đầy đủ thủ tục đầu tư và xây dựng như quy định, vốn bố trí cho các dự án nhóm C không đảm bảo đủ để thực hiện theo đúng thời gian quy định của Chính phủ, . . . Tình hình KBNN nhận được thông báo kế hoạch thanh toán vốn đầu tư (dự án TW), kế hoạch đầu tư hàng năm của UBND tỉnh (dự án ĐP) như sau : (Đơn vị : tỷ lệ %/ KH năm) Luỹ kế đến hết quý I Luỹ kế đến hết quý II Luỹ kế đến hết quý III Luỹ kế đến hết quý IV Năm 2001 1.Dự án Trung ương 2.Dự án địa phương Năm 2002 1.Dự án Trung ương 2.Dự án địa phương Năm 2003 1.Dự án Trung ương 2.Dự án địa phương 43,9% 53,5% 38,4% 30,2% 32,8% 27,7% 55,3% 70,1% 49,5% 66,2% 67,6% 65,3% 83,7% 90,0% 72,5% 76,1% 88,7% 71,6% 86,0% 82,0% 88,3% 87,5% 91,4% 84,1% 84,5% 90,0% 83,5% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% Kế hoạch vốn thông báo trong quý I chủ yếu là kế hoạch vốn của các dự án chuyển tiếp, dự án nhóm A, B được Nhà nước giao đích danh. Đố với các dự án Trung ương quản lý thì những dự án khởi công mới gần như những tháng đầu năm chưa đủ thủ tục đầu tư và xây dựng, nên Bộ Tài chính (Vụ Đầu tư) chưa thông báo kế hoạch vốn sang KBNN. Đối với dự án địa phương quản lý, hiện nay nhiều tỉnh giao kế hoạch đầu tư làm nhiều đợt trong năm. Tuy nhiên qua đánh giá nhiều năm, việc giao kế hoạch cũng như việc thông báo kế hoạch vốn từ cơ quan tài chính sang KBNN đã có nhiều tiến bộ qua các năm. Tiến độ thông báo được đẩy nhanh hơn, năm sau nhanh hơn năm trước. Tuy nhiên, tình hình thông báo kế hoạch vốn vẫn dàn đều trong năm, dẫn đến KBNN không chủ động được kế hoạch vốn của năm kế hoạch cũng như không có cơ sở để lập kế hoạch vốn hàng quý. Việc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thanh toán vốn đầu tư hàng tháng, quý theo tỷ lệ % so với kế hoạch chỉ mang tính tương đối, thiếu tính chính xác, vì kế hoạch vốn hàng tháng nhận được mang tính thời điểm, không phải là kế hoạch vốn của cả năm. Ưu điểm của việc thông báo kế hoạch vốn (đối với các dự án Trung ương) là Bộ Tài chính (Vụ Đầu tư) qua kiểm tra bản phân khai kế hoạch vốn đầu tư của các Bộ, ngành đã nắm bắt ngay được tiến độ triển khai kế hoạch đầu tư của các Bộ, ngành; nắm được việc phân bổ vốn đầu tư theo cơ cấu ngành kinh tế cũng như việc ưu tiên tập trung vốn cho các dự án trọng điểm, quan trọng của Nhà nước, đồng thời đã hạn chế ngay từ khâu đầu đối với những dự án chưa đủ thủ tục đầu tư và xây dựng, . . . Tồn tại : Thông báo kế hoạch vốn hiện nay vẫn còn những tồn tại, cụ thể như : + Thông báo kế hoạch vốn không tập trung, mà còn rải rác trong năm, đến cuối năm vẫn còn thông báo kế hoạch vốn như trình bày ở trên. + Kế hoạch vốn điều chỉnh chậm, đến cuối năm, thậm chí gần hết thời hạn thanh toán vẫn tiếp tục điều chỉnh kế hoạch vốn ( đặc biệt là Bộ Nông nghiệp và PTNT điều chỉnh kế hoạch nhiều lần trong một thời gian ngắn), do không nắm được khối lượng đã thực hiện và vốn đã cấp nên khi điều hoà điều chỉnh kế hoạch có nhiều dự án KBNN tỉnh đã cấp nhưng lại điều chỉnh giảm kế hoạch, dẫn đến kế hoạch vốn không phù hợp với số vốn đã thanh toán, . . . . + Tên dự án không thống nhất giữa các lần thông báo làm cho KBNN khó theo dõi, vấn đề này khó khăn khi áp dụng chương trình tin học của KBNN, mặt khác không rõ tên dự án để liên hệ với chủ đầu tư làm các thủ tục thanh toán vốn, . . . . + Thông báo ngành kinh tế không đúng với Mục lục NSNN, làm cho việc thanh toán và quyết toán của KBNN gặp khó khăn, nhất là khi quyết toán năm không đúng với Mục lục NSNN. Thông báo sai địa điểm mở tài khoản, phải thông báo lại, . . .mất nhiều thời gian. 3. Điều hành nguồn vốn : Qua báo cáo của Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố thì hiện nay Kho bạc Nhà nước đang thực hiện kiểm soát thanh toán các nguồn vốn sau: NGUỒN VỐN NSTW NGUỒN VỐN NSĐP Vốn XDCB tập trung + Vốn trong nước + Vốn ngoài nước Vốn SN có tính chất ĐTXD Nguồn vốn 216 Vốn chương trình mục tiêu Vốn Quảng cáo truyền hình Vốn CK viện trợ Vốn chương trình kiên cố hoá trường lớp học Nguồn vốn trái phiếu Chính phủ Nguồn vốn khác : + Nguồn thu án phí + Nguồn thu phí giao thông + Nguồn thu phí cảng vụ + Nguồn thu phí BH y tế Vốn XDCB tập trung + Vốn trong nước + Vốn ngoài nước Vốn SN có tính chất ĐTXD Vốn chương trình kiên cố hoá trường lớp học Vốn chương trình mục tiêu Nguồn thu được để lại theo NQ QH Vốn viện trợ không hoàn lại Nguồn vốn khác : + Phụ thu tiền nước + Phụ thu tiền điện + Thưởng vượt thu + Kết dư ngân sách + Thu thuế tài nguyên nước + Thu thuế tài nguyên rừng + Vốn huy động dân + Vốn vay : + Vay Quỹ Hỗ trợ + Vay KBNN + Vốn hỗ trợ của các Bộ, ngành TW + Nguồn thu để lại XD CSHT những tỉnh có cửa khẩu + Vốn đóng góp của liên doanh dầu khí + Vốn khác (Tuỳ theo từng tỉnh mà có những nguồn vốn khác dành cho đầu tư) Ngoài các nguồn vốn cơ bản nói trên, nhiều địa phương còn khai thác được nguồn vốn nào dành cho đầu tư thì đều yêu cầu theo dõi riêng nguồn vốn đó, nên việc tổ chức, theo dõi khác phức tạp và không đồng bộ ở các tỉnh. Các nguồn vốn nói trên đều có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước, nhưng được quản lý theo cơ chế khác nhau và với các tên gọi khác nhau. Xét về góc độ này thì nguồn vốn cho đầu tư rất đa dạng. Theo Quy chế chuyển hạn mức vốn đầu tư ban hành theo Quyết định số 10/2001/QĐ-BTC ngày 13/03/2001 của Bộ Tài chính thì từ ngày 1/4/2001 chuyển sang áp dụng hình thức chuyển kinh phí bằng hạn mức vốn đầu (hi ện nay l à qu ản l ớ theo d ự to ỏn)tư (trước đó là bằng Lệnh chi tiền). Theo quy định này hàng quý chủ đầu tư lập kế hoạch vốn gửi KBNN nơi mở tài khoản, KBNN tổng hợp gửi KBNN TW ( đối với dự án TW), gửi cơ quan Tài chính địa phương ( dự án địa phương). KBNN TW tổng hợp và lập kế hoạch vốn quý gửi Bộ Tài chính (với nguồn vốn NSTW); KBNN địa phương tổng hợp, lập kế hoạch vốn quý gửi cơ quan tài chính địa phương (với nguồn vốn NSĐP). Căn cứ khả năng ngân sách và nhu cầu vốn thanh toán trong quý, cơ quan Tài chính làm thủ tục thông báo hạn mức vốn sang KBNN để thanh toán cho dự án. Hạn mức vốn được ghi rõ nguồn vốn và ghi tổng số vốn, nếu cần thiết có thể kèm theo danh mục dự án quan trọng nhưng không ghi số vốn từng dự án. Hạn mức vốn hàng quý là cơ sở để cơ quan tài chính, KBNN chủ động và kế hoạch hoá về nguồn vốn, là hạn mức vốn tối đa được phép sử dụng để thanh toán trong quý, trong năm kế hoạch. Nếu quý trước sử dụng chưa hết thì được chuyển sang sử dụng vào quý sau, hạn mức vốn của năm kế hoạch được sử dụng đến hết tháng 1 năm sau. Xét về khía cạnh nào đó có thể xem hạn mức vốn như là phần kế hoạch vốn được sử dụng, khi thanh toán tiền mới thực sự được rút ra khỏi ngân sách. Do đó về ưu điểm, việc cấp phát vốn bằng hình thức hạn mức có nhiều ưu điểm, tránh tồn đọng, ngân sách lại chủ động được nguồn vốn . . . Về tồn tại : Quá trình thực hiện ở thời gian đầu mới thực hiện quyết định số 10/2001/QĐ-BTC không được thống nhất, 8 tỉnh thông báo hạn mức vốn có chi tiết số vốn cho từng dự án và đến nay (tháng 3/2002) chỉ có tỉnh Quảng Nam vẫn thực hiện thông báo hạn mức vốn có ghi rõ từng công trình. Điều này đã hạn chế tính chủ dộng của KBNN trong việc sử dụng nguồn vốn để thanh toán cho dự án. Vì quá trình thực hiện luôn xảy ra trường hợp có những dự án được thông báo hạn mức vốn lại chưa đủ thủ tục đầu tư và xây dựng, chưa có khối lượng thực hiện, . . ngược lại có những dự án chưa được thông báo hạn mức vốn lại đủ hồ sơ thủ tục, đã có khối lượng thực hiện được nghiệm thu và Ban QLDA đề nghị thanh toán, song KBNN không có vốn để thanh toán cho dự án . . . Đối với ngân sách TW, Bộ Tài chính (Vụ NSNN) làm thủ tục chuyển hạn mức vốn sang KBNN (chi tiết theo từng nguồn vốn, như vốn XDCB tập trung, vốn chương trình mục tiêu, vốn quảng cáo truyền hình, vốn CK, phí giao thông, . . . . ), KBNN TW thông báo hạn mức vốn về KBNN các tỉnh cũng theo từng nguồn vốn. Cuối năm khi điều hoà, điều chỉnh kế hoạch vốn đầu tư, có dự án tăng kế hoạch vốn, có dự án giảm kế hoạch vốn, dẫn đến tăng-giảm kế hoạch vốn giữa các tỉnh, do đó có tỉnh thừa, có tỉnh thiếu hạn mức vốn. Ngược lại cùng thời điểm đó thì các nguồn vốn khác lại còn dư (do chưa dùng đến), nhưng KBNN không sử dụng được để thanh toán cho những dự án thuộc nguồn vốn đầu tư khác. Để đảm bảo nguồn vốn theo kế hoạch được thông báo, KBNN TW phải làm thủ tục thu hồi hạn mức vốn ở những tỉnh thừa về để cấp cho các tỉnh có kế hoạch vốn tăng. Quá trình thực hiện như vậy mất khá nhiều thời gian, (thường khoảng 01 tháng ) dẫn đến việc đảm bảo nguồn vốn không kịp thời, ảnh hưởng đến tiến độ giải ngân các dự án. Hơn nữa là vào khoảng thời gian gần hết thời hạn thanh toán, nếu không thu hồi vốn và chuyển vốn kịp thời về KBNN tỉnh sẽ dẫn đến trường hợp chủ đầu tư đã gửi hồ sơ thanh toán đến KBNN nhưng lại không thanh toán được vì đã quá thời hạn thanh toán vốn cho dự án, mà lỗi không phải do chủ đầu tư. 4. Đối tượng kiểm soát thanh toán: Các dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách nhà nước theo quy định của Luật NSNN và Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng đều phải chịu sự kiểm soát thanh toán theo cơ chế, chế độ quy định của Bộ Tài chính và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước TW. Cụ thể là các dự án sau: - Các dự án kết cấu hạ tầng kinh tế-xã hội không có khả năng thu hồi vốn thuộc các lĩnh vực: + Giao thông, thuỷ lợi, giáo dục đào tạo, y tế; + Trồng rừng đầu nguồn, rừng phòng hộ, vườn Quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên; + Các trạm, trại thú y, động, thực vật nghiên cứu giống mới và cải tạo giống; + Xây dựng các công trình văn hoá, xã hội, thể dục-thể thao, phúc lợi công cộng; + Quản lý nhà nước, khoa học-kỹ thuật; + Bảo vệ môi trường sinh thái khu vực, vùng lãnh thổ. - Các dự án quốc phòng, an ninh không có khả năng thu hồi vốn. - Hỗ trợ các dự án của các doanh nghiệp đầu tư vào các lĩnh vực cần thiết có sự tham gia của Nhà nước theo quy định của pháp luật. - Các dự án được bố trí bằng vốn chi sự nghiệp trong dự toán NSNN để sửa chữa, cải tạo, mở rộng, nâng cấp các cơ sở vật chất hiện có, có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên, nhằm phục hồi hoặc tăng giá trị tài sản cố định (bao gồm cả việc xây dựng mới các hạng mục công trình trong các cơ sở đã có của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp. - Các dự án đầu tư khác theo quyết định của Chính phủ. 5. Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư trong nước: Công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư trong nước tại các Kho bạc Nhà nước được thực hiện theo các quy định tại Thông tư số 96/2000/TT-BTC ngày 28/9/2000, hiện nay là Thông tư số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng; Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng theo Quyết định số 1127/QĐ/KB/TTVĐT ngày 29/12/2000 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư trong nước (KSTTVĐTTN) hiện hành (ban hành kèm theo QĐ số 1127/QĐ/KB/TTVĐT) đã quy định việc giao dịch giữa KBNN và chủ đầu tư được thực hiện theo nguyên tắc một cửa, nghĩa là toàn bộ hồ sơ, tài liệu của dự án, hồ sơ tài liệu thanh toán đều tập trung vào một đầu mối, đó là Phòng/bộ phận thanh toán VĐT mà cụ thể là cán bộ thanh toán VĐT trực tếp nhận hồ sơ, tài liệu của của chủ đầu tư, sau đó mới chuyển cho bộ phận kế toán để mở tài khoản (những hồ sơ, tài liệu mở TK), đồng thời thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn cho dự án. Quy trình này bao gồm các bước: Kiểm soát hồ sơ, tài liệu ban đầu; kiểm soát hồ sơ, tài liệu từng lần thanh toán; kiểm tra, nhận xét, xác nhận số vốn đã thanh toán khi dự án, công trình được quyết toán, thanh toán hoặc thu hồi số vốn đã thanh toán khi quyết toán được duyệt. 5.1. Kiểm soát hồ sơ ban đầu: Hồ sơ, tài liệu ban đầu của dự án là các loại tài liệu gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án; trường hợp có bổ sung, điều chỉnh phải yêu cầu chủ đầu tư gửi bổ sung đầy đủ, bao gồm: - Các tài liệu để mở tài khoản được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước TW. - Các hồ sơ, tài liệu pháp lý đối với từng loại vốn khác nhau của dự án: Vốn quy hoạch, vốn chuẩn bị đầu tư, vốn chuẩn bị thực hiện dự án, vốn xây lắp, vốn thiết bị được quy định cụ thể trong Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và khoảng từ 8 –12 loại hồ sơ, tài liệu. Bao gồm Văn bản của cấp có thẩm quyền phê duyệt đề cương hoặc nhiệm vụ dự án quy hoạch; Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tiến hành công tác chuẩn bị đầu tư; Báo cáo khả thi hoặc báo cáo đầu tư kèm Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; Tổng dự toán kèm quyết định phê duyệt TKTK-TDT; dự toán hạng mục được duyệt; Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; Hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư với đơn vị nhận thầu; Giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng (đối với vốn thực hiện đầu tư); Kế hoạch đầu tư của cơ quan chủ quản giao; Kế hoạch vốn của cơ quan Tài chính thông báo. Về nội dung kiểm soát hồ sơ ban đầu, quy trình kiểm soát quy định ngoài việc kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của các tài liệu còn quy đinh: Đối với dự án đấu thầu cần nắm được các chỉ tiêu cơ bản như: các hạng mục công trình chính, tiến độ xây dựng, tiến độ cấp vốn, các loại nguồn vốn tham gia đầu tư dự án, cơ cấu vốn đầu tư, hợp đồng kinh tế; Đối với dự án chỉ định thầu phải kiểm tra việc áp dụng định mức, đơn giá theo các quy định hiện hành, phát hiện các lỗi về số học của dự toán hạng mục công trình của dự án. Theo quy định các dự án được ghi kế hoạch năm phải có đủ thủ tục đầu tư từ trước tháng 10 năm trước, nhưng thực tế nhiều dự án tuy đã được ghi kế hoạch nhưng vẫn chưa có Quyết định đầu tư, TKKT-TDT được duyệt, vì vậy không có cở sở để triển khai thi công, dẫn tới giải ngân chậm. Qua tổng hợp số liệu báo cáo của KBNN các tỉnh, TP trực thuộc Trung ương về tình hình thanh toán kế hoạch năm 2001, đến hết tháng 9 năm 2001 vẫn còn 4.788 dự án ( TW 312; ĐP 4.476) với số vốn ghi kế hoạch năm 2001 là 3.391 tỷ đồng ( TW 424 tỷ; ĐP 2.967 tỷ) chưa triển khai thi công, trong đó chủ yếu do chưa đủ thủ tục đầu tư và xây dựng ( chưa có Quyết định đầu tư, chưa có TKKT-TDT được duyệt. . .). Tương tự như vậy năm 2002 có 2.757 dự án, hạng mục công trình (TW 330 ; ĐP 2.427 ) với số vốn ghi kế hoạch là 2.109 tỷ đồng (TW 922 tỷ; ĐP 1.187 tỷ ); năm 2003 có 4.734 dự án, công trình (TW 256 ; ĐP 4.478 ) với số vốn ghi kế hoạch là 3.800 tỷ đồng ( TW 451 tỷ ; ĐP 3.349 tỷ ) 5.2. Kiểm soát hồ sơ từng lần thanh toán: Tuỳ theo nội dung thanh toán mỗi lần ( như thanh toán xây lắp, mua sắm thiết bị, thanh toán tư vấn, chi đền bù hoặc chi phí Ban quản lý, . . .) mà chủ đầu tư gửi đến KBNN các hồ sơ, chứng từ thanh toán phù hợp. Ngoài hồ sơ ban đầu, từng lần tạm ứng hoặc thanh toán hồ sơ phải gửi bao gồm những loại sau : Trường hợp tạm ứng: Tài liệu bao gồm Bảo lãnh thực hiện Hợp đồng, Giấy đề nghị tạm ứng VĐT, Giấy rút hạn mức VĐT. Trường hợp thanh toán : Tài liệu bao gồm Biên bản nghiệm thu kèm Bảng tính chi tiết khối lượng hoàn thành; các hoá đơn chứng từ chi (nếu là thanh toán mua sắm thiết bị); Phiếu giá hoặc Bảng kê thanh toán; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT ( nếu có); Giấy rút hạn mức vốn đầu tư. *Các hình thức thanh toán : Căn cứ vào tính chất các khoản chi có thể phân chia việc thanh toán vốn đầu tư hiện nay theo hai hình thức, đó là thanh toán theo dự toán được duyệt và thanh toán theo hợp đồng. Trong cả hai hình thức này thì số vốn thanh toán trong từng năm vừa bị khống chế theo dự toán được duyệt hoặc hợp đồng đã ký, đồng thời không được vượt kế hoạch thanh toán vốn của năm đó. - Thanh toán theo dự toán được duyệt : Hình thức thanh toán này áp dụng đối với các nội dung, công việc chi theo dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, như chi phí hoạt động của Ban quản lý dự án, chi đền bù giải phóng mặt bằng, . . . hoặc những gói thầu xây lắp, tư vấn thực hiện chỉ định thầu. Theo đó việc kiểm soát thanh toán được căn cứ trên cơ sở định mức, đơn giá hiện hành được duyệt trong dự toán, số vốn thanh toán tối đa bằng dự toán được duyệt (kể cả bổ sung, điều chỉnh nếu có) - Thanh toán theo hợp đồng : Hình thức thanh toán này áp dụng thanh toán cho các nội dung, công việc được chủ đầu tư giao cho nhà thầu thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế, trong đó số vốn thanh toán tối đa được quy định trong hợp đồng kinh tế. Với hình thức thanh toán theo hợp đồng thì việc thanh toán dựa vào các điều khoản trong hợp đồng kinh tế được ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Căn cứ thời hạn và tính chất của gói thầu, hình thức thanh toán được thể hiện trong các loại hợp đồng sau: + Hợp đồng trọn gói: Là hợp đồng theo giá khoán gọn và không điều chỉnh giá trong quá trình thực hiện. Hình thức này áp dụng cho những gói thầu được xác định rõ về số lượng, yêu cầu về chất lượng và thời gian. + Hợp đồng chìa khoá trao tay: là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc từ A đến Z; có nghĩa là nhà thầu chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu. Chủ đầu tư chỉ có trách nhiệm giám sát quá trình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công trình theo hợp đồng đã ký. + Hợp đồng có điều chỉnh giá: là loại hợp đồng áp dụng cho những gói thầu mà tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng hoặc có biến động lớn về giá cả do chính sách của Nhà nước thay đổi và hợp đồng có thời gian thực hiện trên 12 tháng. Trường hợp có biến động về giá cả nêu trên, trượt giá chỉ được tính từ tháng thứ 13 trở đi kể từ thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng. Thời gian qua ở nhiều tỉnh đã xuất hiện hình thức thanh toán chỉ định thầu có giảm giá và chỉ định thầu khoán gọn. Về mặt chế độ hiện nay chưa quy định cụ thể, nhưng hình thức này đã góp phần tiết kiệm vốn đầu tư so với thực hiện chỉ định thầu thông thường được thanh toán theo dự toán được duyệt. Để tháo gỡ vấn đề này, Kho bạc Nhà nước TW đã có công văn hướng dẫn số 1298 KB/TTVĐT ngày 22/8/2002, theo đó khi thanh toán thì số vốn thanh toán sẽ được giảm trừ theo tỷ lệ giảm giá. *Nội dung kiểm soát: Quy trình hiện tại quy định: Kiểm soát hồ sơ thanh toán đối với trường hợp đấu thầu: Khối lượng đề nghị thanh toán phải có trong dự toán dự thầu. Đối với hợp đồng trọn gói, việc kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành phải kiểm tra, đối chiếu với giá trúng thầu; đối với hợp đồng có điều chỉnh giá việc kiểm soát thanh toán phải kiểm tra, đối chiếu với đơn giá trúng thầu và các điều kiện cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Kiểm tra hồ sơ thanh toán đối với dự án chỉ định thầu và các khoản chi được thanh toán theo dự toán được duyệt: Kiểm tra, đối chiếu giữa khối lượng hoàn thành trong bảng tính toán giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán với khối lượng trong dự toán được duyệt và khối lượng trong biên bản nghiệm thu;