Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàn Mỹ

úng trình tự, phải chuẩn bị kỹ càng về nghiệp vụ phỏng vấn, tài chính cũng như các thiết bị phục vụ cho cuộc phỏng vấn. Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Bước này do các chuyên gia về y tế đảm nhận nhằm đảm bảo các ứng viên có đủ sức khỏe để làm việc lâu dài trong tổ chức . Bước này cần phải được xem xét đánh giá một cách khách quan, kĩ lưỡng tránh các hiện tượng hình thức qua loa. Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Bước này giúp tạo ra sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực tiếp. Sự đánh giá của người phụ trách có vai trò quan trọng, nó đảm bảo khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động. Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn. Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn ta phải thực hiện bước thẩm tra để xem độ chính xác của thông tin. Có rất nhiều cách để thẩm tra thông tin như trao đổi với những tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, hoặc là nơi cấp các văn bằng chứng chỉ …. Các thông tin đã được thẩm tra là những căn cứ chính xác nhất để nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng. Bước 8: Tham quan công việc. Người xin việc luôn có kỳ vọng về sự thỏa mãn công việc do đó để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc cộng tác với tổ chức thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi tuyển dụng họ sẽ phải làm. Việc này giúp cho người lao động hiểu một cách cặn kẽ về công việc họ dẽ đảm nhận như: mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập, điều kiện làm việc, sự thỏa mãn đối với công việc… Qua đó sẽ giúp người lao động tránh được những ngỡ ngàng và tránh những thất vọng do không có đủ thông tin cần thiết. Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn. Bước cuối cùng của quá trình là hội đồng sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Cơ sở của quyết định này là dựa vào kết quả của các bước tuyển chọn trước. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể theo quy định của pháp luật CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH HOÀN MỸ 2.1 Một số đặc điểm của công ty TNHH Hoàn Mỹ ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng. Giới thiệu chung Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàn Mỹ Tên giao dịch: Hoanmy Co.LTD Người đại diện: Ông Đàm Hữu Hoàng Trụ sở chính: Số 3 Lô 1A - Trung Yên 1 - Yên Hoà - Cầu Giấy - Hà Nội Tel : (84.4) 783 1480  Fax : (84.4) 7831 484 E-mail : hoanmy@hn.vnn.vn  Chi nhánh Đà Nẵng : Lô 8 Nguyễn Tất Thành, Thành Phố Đà Nẵng Tel : 0511-519 703/702 Fax : 0511-530 581   Email : cnhoanmy.dna@dng.vnn.vn Chi nhánh HCM : N35-36/D2, Văn Thành Bắc, P 25, Q Bình Thạch, TP Hồ Chí Minh    Tel : 84-8-510680   Fax: 84-8-5120425   Email : cnhoanmy@hcm.fpt.vn Ngày được cấp giấy phép kinh doanh: Ngày 01 tháng 02 năm 1997 Phạm vi hoạt động: cung cấp dịch vụ làm sạch, mua bán máy móc, thiết bị và hoá chất phục vụ cho làm sạch công nghiệp. Lịch sử hình thành Được thành lập ngày 01/02/1997 theo giấy phép thành lập số 2948 GP/TLDN của Ủy ban Nhân dân Thành Phố Hà Nội. Khi mới thành lập vào tháng 02 năm 1997, Công ty chỉ có hơn chục người, thực hiện công việc chủ yếu là lau kính bên ngoài các tòa nhà cao tầng. Do chưa biết kỹ thuật, quy trình làm thiếu tính khoa học, lại thiếu trang thiết bị nên chất lượng làm sạch chưa được đảm bảo. Sau đó Công ty Hoàn Mỹ đã liên hệ với các Công ty làm sạch hàng đầu trên thế giới, trong đó có Công ty Klenco (Singapore). Nhờ sự chuyển giao công nghệ cũng như đầu tư trang thiết bị và hóa chất nên trong lĩnh vực làm sạch bên ngoài các tòa nhà cao tầng, Công ty Hoàn Mỹ hầu như không có đối thủ cạnh tranh bởi vì Công ty đã tổ chức được một đội ngũ công nhân đu dây lành nghề với bí quyết sử dụng khóa đu, Gondola… và đã thực hiện được rất nhiều công trình khó khăn mà các Công ty khác không thể thực hiện được. Khi đó, chất lượng làm sạch đã bước đầu được nâng cao và Công ty Hoàn Mỹ đã bắt đầu có uy tín, được nhiều người biết đến. Thời gian này, trụ sở Công ty đặt tại tòa nhà Melia, 44B Lý Thường Kiệt - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu làm sạch trở nên rất lớn, đặc biệt đối với những tòa nhà cao tầng cho thuê văn phòng và những văn phòng đại diện của nước ngoài, liên doanh. Chính vì vậy, Công ty Hoàn Mỹ đã triển khai một loại hình dịch vụ mới là cung cấp dịch vụ làm sạch cho các văn phòng và tòa nhà. Một trong những khách hàng đầu tiên của Công ty Hoàn Mỹ là tòa nhà Melia với hợp đồng cung cấp dịch vụ làm sạch được ký từ đầu năm 1998 cho đến nay. Tiếp theo đó là rất nhiều các tòa nhà, trong đó có tòa nhà Đoàn Kết International, tòa nhà Sun Red River, Trung tâm Thương mại Tràng Tiền, Khu căn hộ cao cấp Làng hoa Thụy Khuê… đã sử dụng dịch vụ làm sạch của Công ty Hoàn Mỹ. Bên cạnh đó là các cơ quan cấp Bộ, các cơ quan Trung ương như Bộ Công nghiệp, Bộ Lao động Thương binh Xã hội, Bưu điện Hà Nội, Công ty Điện thoại, Đài Truyền hình VN, Đài Tiếng nói VN, Ngân hàng Nông nghiệp, Cục Đăng kiểm VN, Tổng Công ty Điện lực VN, Tổng Công ty Thép, Tổng Công ty Thủy tinh và Gốm xây dựng… cũng đã và đang hài lòng với chất lượng dịch vụ làm sạch mà Công ty cung cấp. Vào tháng 09 năm 2000, sau khi đã tạo dựng được uy tín tại miền Bắc, Công ty đã thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh để đáp ứng nhu cầu rất lớn của TP. Hồ Chí Minh cũng như các tỉnh phía Nam. Tại thị trường này, Công ty cũng đã gặt hái được rất nhiều thành công có thể kể ra như BV Thống Nhất, BV Hoàn Mỹ, BV Bình Dân, BV Mắt, BV Da liễu, BV Bưu điện, BV Phạm Ngọc Thạch, Thương xá Tax, Siêu thị An Đông, Siêu thị CMC, Bến xe miền Đông, ĐH Mở Bán công… Ngoài ra, Công ty đã phát triển dịch vụ đến các tỉnh Bình Dương, Đồng Nai, Bạc Liêu, Vũng Tàu… Trước năm 2000, mọi người đều nghĩ rằng ngoài những hộ lý thì không một ai có thể làm vệ sinh tại bệnh viện. Bước đột phá đầu tiên của Công ty Hoàn Mỹ trong lĩnh vực làm sạch Bệnh viện là hợp đồng cung cấp dịch vụ làm sạch tại khu nhà Việt Nhật - Bệnh viện Bạch Mai. Đây là khu khám chữa bệnh hiện đại với quy mô lớn đầu tiên tại miền Bắc do Nhật Bản hỗ trợ xây dựng và cung cấp trang thiết bị nên yêu cầu chất lượng làm sạch rất cao trong khi cách làm cũ của Bệnh viện không thể đáp ứng được. Chính vì vậy, vào tháng 11 năm 2000, các chuyên gia Nhật Bản cũng như Ban Giám đốc Bệnh viện đã tín nhiệm sử dụng dịch vụ làm sạch của Công ty Hoàn Mỹ và từ đó cho đến nay họ đã rất hài lòng về đội ngũ nhân viên cũng như chất lượng làm sạch của Công ty. Hiện nay, ngoài Bệnh viện Bạch Mai, đã có rất nhiều bệnh viện lớn tại Hà Nội đã tin tưởng sử dụng dịch vụ làm sạch của Công ty Hoàn Mỹ như BV Nhi trung ương, Viện bỏng Quốc gia, BV Hữu nghị, BV Phụ sản trung ương, BV Thanh Nhàn, Viện mắt trung ương, Viện Châm cứu, Bệnh viện E, Viện Vệ sinh Dịch tễ trung ương… Có thể nói, Công ty Hoàn Mỹ đã đi tiên phong trong việc cung cấp dịch vụ làm sạch cho bệnh viện và đây cũng là một trong những lĩnh vực thành công nhất của Công ty. Đến tháng 09 năm 2001, Công ty đã bước vào một lĩnh vực mới, đó là cung cấp dịch vụ làm sạch cho Khu công nghiệp và nhà máy mà Khu công nghiệp Thăng Long do Nhật Bản đầu tư là khách hàng đầu tiên trong lĩnh vực này. Từ mô hình này, Công ty đã mở rộng ra các khu công nghiệp, nhà máy khác như Nhà máy Sumi Hanel, Xưởng TOYOTA Giải Phóng, Công ty may Thăng long... và gần đây nhất là nhà máy Sumi Denso - Khu công nghiệp Đại An, Hải Dương. Nhận thấy tiềm năng rất lớn tại khu vực miền Trung, Công ty đã thành lập chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng vào tháng 12 năm 2001 và đã trở thành Công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ làm sạch tại miền Trung. Từ đó tới nay, Công ty đã nhanh chóng triển khai dịch vụ làm sạch tại không chỉ các cơ quan, tòa nhà, bệnh viện tại TP. Đà Nẵng mà cả các tỉnh thành miền Trung khác như TP. Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định… Tháng 10 năm 2002, bằng uy tín và kinh nghiệm của mình, Công ty Hoàn Mỹ đã lần đầu tiên đưa đến Thành phố Hải Phòng một loại hình dịch vụ mới, đó là dịch vụ làm sạch tại Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng. Sau khi tận mắt chứng kiến sự thay đổi hoàn toàn về chất lượng vệ sinh tại BV Phụ sản, các bệnh viện lớn và rất nhiều cơ quan trong TP. Hải Phòng đã tìm đến với Công ty Hoàn Mỹ, trong số đó có BV Việt Tiệp, BV Trẻ em, UBND thành phố, Công ty Điện thoại, Cục Đăng kiểm, Khách sạn Hữu Nghị… Từ trước đến nay, công việc vệ sinh tại các trường đại học là do đội ngũ lao công hoặc do các sinh viên đảm nhiệm, vì không có đầy đủ thiết bị, hóa chất nên công việc làm sạch rất hời hợt, chất lượng không đạt yêu cầu. Sau khi được Quỹ hỗ trợ Nhật Bản tài trợ nâng cấp cơ sở vật chất, tháng 12 năm 2002, Trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội đã mạnh dạn sử dụng dịch vụ làm sạch của Công ty Hoàn Mỹ. Sự tín nhiệm của trường đã mở ra một cơ hội lớn đối với Công ty Hoàn Mỹ trong việc cung cấp dịch vụ làm sạch cho hàng loạt trường cao đẳng, đại học khác tại Hà Nội như ĐH Bách khoa, Nhạc viện Hà Nội, ĐH Mỏ Địa chất, ĐH Kinh tế Quốc dân, Phân viện Báo chí và Tuyên truyền, Cao đẳng Điện lực, Học viện Ngân hàng, ĐH Quốc gia Hà Nội... cũng như các khu Ký túc xá của sinh viên các trường này. Lĩnh vực mới nhất và cũng là lĩnh vực thách thức nhất đối với Công ty Hoàn Mỹ là thay đổi quan niệm của mọi người về tình trạng vệ sinh tại các bến xe. Vào tháng 11 năm 2003, lần đầu tiên tại Hà Nội, đã có một Công ty làm sạch chuyên nghiệp chịu trách nhiệm giữ vệ sinh cho một bến xe lớn nhất thành phố, đó là Bến xe phía Nam. Công ty Hoàn Mỹ đã nhanh chóng thay đổi bộ mặt của bến xe, góp phần cùng Thủ đô xây dựng bến xe văn minh lịch sự. Một lần nữa Công ty lại khẳng định uy tín của mình tại một tỉnh phía Bắc, đó Thành phố Nam Định. Với việc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ làm sạch giữa Công ty Hoàn Mỹ và Bệnh viện Phụ sản Nam Định vào tháng 10 năm 2004, lần đầu tiên tại TP. Nam Định đã xuất hiện dịch vụ làm sạch công nghiệp. Với nỗ lực rất lớn trong việc xây dựng uy tín và khẳng định thương hiệu, Công ty đã luôn cố gắng nâng cao chất lượng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của khách hàng. Sớm nhận thấy tầm quan trọng của Hệ thống quản lý chất lượng trong việc cung cấp cho khách hàng một dịch vụ có chất lượng ổn định, Công ty đã quyết tâm áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 90012000 trong hoạt động dịch vụ làm sạch của Công ty vào giữa năm 2005.Hiện nay Công ty đang phấn đấu vì một cuộc sống và môi trường Hoàn Mỹ hơn. Chức năng nhiệm vụ Công ty Hoàn Mỹ là một trong những Công ty chuyên nghiệp đầu tiên ở Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực làm sạch và cung cấp thiết bị, hóa chất sử dụng trong công nghiệp làm sạch. Công ty hiện đang cung cấp dịch vụ làm sạch cho các văn phòng, khách sạn, khu căn hộ, tòa nhà cao tầng, bệnh viện, trường học, siêu thị, nhà máy, khu công nghiệp… trong khắp cả nước. Với sự chuyển giao công nghệ, kỹ thuật của các hãng làm sạch hàng đầu trên thế giới như Klenco (Singapore), Peerapat (Thái Lan), Unger (Đức), Windsor (Mỹ), Dulevo và Filmop (Italy), Tennant (Hà Lan)… cùng với kinh nghiệm nhiều năm quản lý, kinh doanh dịch vụ làm sạch, công ty Hoàn Mỹ đã đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng trên khắp cả nước với chất lượng ngày càng cao. Ngoài ra, HOÀN MỸ cũng được biết đến như một nhà nhập khẩu và phân phối hàng đầu tại Việt Nam về máy móc, thiết bị dụng cụ và hóa chất phục vụ cho công nghệ làm sạch của các nước nổi tiếng trên thế giới như WINDSOR và TENNANT (America), TYPHOON(Italia), KLENCO (Singapore), UNGER (Germany) …. Cơ cấu tổ chức Biểu đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty Công ty áp dụng cơ cấu trực tuyến, đây là cơ cấu giản đơn nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện tổng hợp vì người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Đứng đầu công ty là ban giám đốc có trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược, điều hành chung các hoạt động của công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật. Bên cạnh đó các có các phòng bạn nghiệp vụ thực hiện các nhiệm vụ chức năng, chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực của mình trong phạm vi công ty. Phòng kế toán có chức năng kiểm soát hệ thống tài chính ngân quỹ của công ty, thực hiện công tác thống kê, kế toán phục vụ cho công tác phân tích tài chính, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng quản lý dịch vụ có nhiệm vụ kiểm soát, quản lý, điều hành hoạt động cung cấp dịch vụ làm sạch của công ty, tiếp nhận những phản hồi của khách hàng. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ hoạch định những kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn để tham mưu cho ban giám đốc, tổ chức thực hiện nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng. Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm về công tác hành chính, tổ chức bộ máy các vấn đề liên quan tới vấn đề nhân lực trong toàn công ty. Phòng đào tạo thực ra là tách từ phòng tổ chức hành chính để chuyên trách nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo, do hoạt động này của công ty có khối lượng công việc lớn. Phòng KCS có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng và chăm sóc khách hàng nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty. 2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu (đồng) 25.036.000.000 34.849.818.613 35.868.822.515 Lợi nhuận sau thuế 1.301.872.000 2.101.444.062 2.690.161.689 (Nguồn: phòng kế toán) Qua bảng trên có thể thấy doanh thu cũng như lợi nhuận sau thuế của công ty liên tục tăng qua các năm. Năm 2006 lợi nhuận sau thuế tăng 61,41% so với năm 2005, năm 2007 tăng 28,01%. Đây là lợi nhuận của cả lĩnh vực dịch vụ và lĩnh vực thương mại, tuy nhiên lĩnh vực thương mại vẫn chỉ đóng một phần nhỏ chủ yếu vẫn là lĩnh vực làm sạch. 2.1.6 Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty Là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực làm sạch công nghiệp, công ty Hoàn Mỹ có đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo, tính tới tháng 1 năm 2008 số lượng nhân viên của công ty là 1884 công nhân làm việc trực tiếp và 125 nhân viên hành chính. Do tính chất công việc nên đa số công nhân làm việc trực tiếp của công ty là lao động nữ có trình độ phổ thông. SỐ LƯỢNG (NGƯỜI) TỶ LỆ (%) NAM 136 7,2 NỮ 1748 92,8 TỔNG 1884 100 Bảng 2: cơ cấu giới tính của công nhân làm việc trực tiếp (Nguồn: phòng TC-HC) Biểu đồ 2: cơ cấu giới tính của công nhân làm việc trực tiếp Tỷ lệ này là hoàn toàn phù hợp với tính chất công việc, và mức lương trung bình hơn 1 triệu một tháng, đây là một mức lương không cao nên cũng ít hấp dẫn đối với lao động nam. Nhưng vấn đề này cũng đặt ra những khó khăn, do nữ giới còn có đặc điểm khác biệt về giới tính đó là sinh đẻ, điều này cũng gây ra sự thiếu hụt lực lượng lao động trong công ty. Sự chênh lệch này đòi hỏi những chính sách nhân sự hợp lý để có thể đảm bảo tốt sự hoạt động của công ty. Tuy nhiên tỷ lệ này ở đội ngũ nhân viên văn phòng có phần cân bằng hơn. SỐ LƯỢNG (NGƯỜI) TỶ LỆ (%) NAM 46 36,8 NỮ 79 63,2 TỔNG 125 100 Bảng 3: cơ cấu giới tính ở nhân viên văn phòng (Nguồn: phòng TC-HC) Biểu đồ 3: biểu đồ cơ cấu giới tính ở nhân viên văn phòng Số lao động của công ty là khá nhiều tuy nhiên công ty chỉ có thể thống kê được trình độ lao động của nhân viên văn phòng. Bảng 4:cơ cấu lao động phân theo trình độ (nhân viên văn phòng) STT TRÌNH ĐỘ VĂN HÓA CHUYÊN MÔN TỔNG SỐ ĐỘ TUỔI < = 30 31-50 >50 1 Trên đại học 2 2 2 Đại học 26 17 9 3 Cao đẳng 25 21 4 4 Trung cấp 66 49 17 5 Lao động phổ thông 8 3 5 6 Tổng 125 88 37 0 (Nguồn: phòng TC-HC) Ta thấy cơ cấu theo chuyên môn của công ty là khá đa dạng, tuy số người có trình độ đại học không cao nhưng nó phù hợp với yêu cầu công việc. Đa số người có trình độ trung cấp và lao động phổ thông là các giám sát, bảo vệ và đội ngũ lái xe của công ty, vì thế nên cũng không đòi hỏi trình độ quá cao. Biểu đồ 4: Tình hình biến động nhân lực qua các kỳ (Nguồn: phòng tổ chức –hành chính) Ta có thể thấy hàng năm công ty có nhu cầu tuyển dụng rất nhiều người và liên tục tăng qua các năm, năm 2004 số công nhân viên mới chỉ ở con số 1446 người nhưng đến năm 2007 con số này đã tăng lên tới 2009 người. Điều này có được do quy mô kinh doanh của công ty liên tục được mở rộng, các hợp đồng làm sạch được ký kết ngày càng nhiều. Bên cạnh đó số lượng nhân công bỏ việc cũng không nhỏ vì thế công ty liên cần rất nhiều nhân công để bổ xung và bù vào những vị trí đã bỏ để có thể hoàn thành hợp đồng. (Số lượng công nhân viên đây là tính cả số hợp đồng dài hạn, ngắn hạn và làm việc partime). Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty TNHH Hoàn Mỹ 2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính liên quan tới hoạt động tuyển dụng. Chức năng - Nghiên cứu, hoạch định nguồn nhân lực phục vụ mục tiêu phát triển của Công ty. - Tuyển dụng, đào tạo và bố trí, đánh giá nguồn nhân lực của Công ty. - Quản lý quan hệ lao động, thực hiện các chế độ cho người lao động trong Công ty. - Tổng hợp thông tin, tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty trong việc quản lý nhân lực của Công ty. b. Nhiệm vụ Tiếp nhận yêu cầu nhân sự và nhu cầu tái đào tạo nhân viên từ các phòng, bộ phận. Xác định yêu cầu cho Phòng Đào tạo để Phòng Đào tạo lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo. Tiếp nhận nhân sự từ Phòng Đào tạo, đánh giá chất lượng nhân sự mới và nhân sự tái đào tạo. Cung cấp nhân sự cho các phòng ban, bộ phận. Bố trí, sắp xếp nhân viên căn cứ vào trình độ, năng lực. Đánh giá và xếp loại nhân viên theo định kỳ. Thuyên chuyển, đề bạt, bổ nhiệm nhằm phát huy năng lực của nhân viên. Tiến hành họp định kỳ hàng tháng với công nhân tại các bộ phận dịch vụ. Quản lý hồ sơ lý lịch và theo dõi thời gian công tác của nhân viên. Lưu trữ mọi văn bản tài liệu, hồ sơ của Công ty. Kiểm soát việc phân phát và sử dụng tài liệu, hồ sơ. Thường xuyên cập nhật các tài liệu, văn bản pháp quy của Nhà nước để áp dụng vào hoạt động của Công ty. Duy trì mối quan hệ với chính quyền và các cơ quan, đoàn thể tại địa phương. Hiện nay công tác điều hành tuyển dụng thì thuộc chức năng của phòng tổ chức hành chính còn công tác thực thi thì lại thuộc phòng đào tạo. Quy trình tuyển dụng có thể được hình dung như sau Biểu đồ 5: quy trình tuyển dụng tại công ty Các phương án thay thế chỉ được xem xét khi hợp đồng làm sạch là hợp đồng ngắn hạn (3 tháng) hoặc khối lượng công việc nhỏ, còn đối với những khách hàng lớn thì công ty thường tuyển dụng thêm nhân viên. 2.2.2 Quy chế tuyển dụng của công ty. 2.2.2.1   Nguyên tắc tuyển chọn trong quy chế -     Tuyển chọn người làm việc cho các phòng, ban, chi nhánh của công ty trên nguyên tắc công khai, dân chủ. -     Những người được tuyển chọn phải là những người phù hợp với công việc, không có phân biệt giới tính, tôn giáo. -     Trên cơ sở yêu cầu của các phòng ban, ban, chi nhánh, báo cáo Giám đốc số lượng nhân lực phòng, ban, chi nhánh mình cần tuyển và dự định của ban lãnh đạo về quy mô và phương hướng mở rộng phát triển ngành nghề, bộ phận mới, giám đốc sẽ quyết định số lượng cán bộ cần tuyển trong từng thời kỳ cho từng bộ phận  (sẽ có thông báo bằng văn bản). 2.2.2.2 Nguyên tắc ký hợp đồng theo quy chế -     Nếu sinh viên đến thực tập tại các phòng, ban, chi nhánh trước khi tuyển sinh thì bản nhận xét thời gian thực tập của phòng quản lý trực tiếp sinh viên đó là cở sở cho việc xem xét ưu tiên sau này ( Nếu nhận xét không đúng sự thực thì phòng phải chịu tránh nhiệm ) -     Sau khi thi tuyển nếu đạt sẽ ký hợp đồng thử việc 03 tháng, nếu làm tốt sẽ ký hợp đồng 1 năm, sau 1 năm, nếu phòng quản lý trực tiếp nhận xét tốt sẽ ký tiếp hợp đồng, nếu không hoàn thành tốt công việc được giao thì sẽ không ký tiếp hợp đồng mới. 2.2.2.3. Những trường hợp ưu tiên:  -     Ưu tiên những sinh viên thực tập thời gian dài ở công ty và có nhận xét tốt của phòng đến thực tập. -     Ưu tiên những ứng viên xung phong đi công tác ở xa như TP.HCM lâu dài. ( Các mức điểm ưu tiên cụ thể sẽ thông báo trước theo từng đợt tuyển ) - Ưu tiên con em gia đình chính sách, có hoàn cảnh khó khăn. 2.2.3 Quá trình tuyển mộ tại công ty 2.2.3.1 Công tác dự báo cầu nhân lực và lập kế hoạch tuyển mộ Do đặc điểm công ty nên chủ yếu số lượng lao động cần tuyển là nhân viên làm việc trực tiếp. Sô lượng nhân viên cần tuyển thường do phòng kinh doanh đề xuất dựa vào dự báo số lượng hợp đồng ký được và khối lượng công việc của mối hợp đồng. Ví dụ như: BẢNG KẾ HOẠCH NHÂN SỰ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG ……………………………………… STT Chức danh công việc Số lượng cần tuyển Địa điểm làm việc Ghi chú 1 Nhân viên làm sạch 23 Megastar HP Cần tối thiểu 4 nam 2 Nhân viên giám sát 1 Megastar HP Là nữ Sau đó phòng tổ chức có nhiệm vụ tổng kết các hợp đồng lại để đưa ra con số cần tuyển theo mẫu: BẢNG KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TỔNG HỢP Kế hoạch nhân sự tổng hợp quý ……năm…….. TT Tên hợp đồng (nếu có) Chức danh công việc Số lượng cần tuyển Địa điểm làm việc Ghi chú 1 2 å 2.2.3.2 Hoạt động tuyển mộ. A. Nguồn và phương pháp tuyển mộ. Hiện nay công ty chủ yếu sử dụng nguồn tuyển mộ là nguồn bên ngoài là những người xin việc tự do, người thất nghiệp hoặc là những người có nhu cầu làm partime (sinh viên, người lao động thuộc một tổ chức khác….). Phương pháp thu hút người lao động mà công ty thường sử dụng là qua hệ thống các trung tâm giới thiệu việc làm, đội ngũ cộng tác viên, và sự giới thiệu của nhân viên trong công ty. Ngoài ra công ty còn thu hút các ứng viên qua thông báo tuyển dụng được giới thiệu trên trang web của công ty. B.Thời gian tuyển mộ và nơi tuyển mộ. Việc tuyển mộ phải được tiến hành kịp thời để công ty có thể thực hiện hợp đồng đã kí nên việc tuyển mộ này được công ty tiến hành liên tục. Và tùy địa điểm thực hiện hợp đồng mà công ty có kế hoạch tuyển người ở địa phương C. Tìm kiếm những người xin việc Nhờ những phương pháp thu hút mà công ty áp dụng nên số lượng ứng viên tới xin việc cũng nhiều, tuy nhiên do bản mô tả công việc quá sơ sài, và thông tin về công ty được cung cấp không chính xác nên sau một thời gian thử việc cũng có khá nhiều người xin nghỉ với lý do không phù hợp với công việc. 2.2.4 Quá trình tuyển chọn tại công ty 2.2.4.1 Các tiêu thức sàng lọc ứng viên Đối với lao động phổ thông là những công nhân làm sạch thì những tiêu thức hết sức đơn giản, công ty chỉ yêu cầu lao động tốt nghiệp phổ thông, có đủ sức khỏe, kiên trì, thật thà. Còn với những lao động quản lý thì có nhiều tiêu thức hơn như: Trình độ chuyên môn: tùy vị trí mà công ty có các yêu cầu khác nhau về trình độ chuyên môn,với những vị trí như kế toán lương hoặc nhân viên văn thư chỉ yêu cầu trình độ trung cấp, cao đẳng còn đối với các vị trí cao hơn như kế toán trưởng hay nhân viên kinh doanh thì ứng viên phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành cần tuyển. Đặc biệt với những nhân viên cao cấp của phòng quản lý dịch vụ (phụ trách các tòa nhà cao cấp, làm việc với người nước ngoài) thì công ty còn yêu cầu chứng chỉ tiếng anh IELTS … Kinh nghiệm công tác: Nhiều vị trí trong công ty yêu cầu người xin việc cần có kinh nghiệm công tác, như vị trí trưởng phòng tổ chức hành chính yêu cầu kinh nghiệm công tác là 3 năm. Một số kĩ năng, phẩm chất cần thiết: như khả năng giao tiếp đối với nhân viên phòng kinh doanh, khả năng chịu áp lực công việc, khả năng làm việc nhóm .. 2.2.4.2. Các bước tiến hành tuyển chọn: Hiện tại ở công ty đang có hai quy trình tuyển chọn, áp dụng cho hai đối tượng là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Đối với những lao động trực tiếp là công nhân làm sạch thì quy trình đơn giản chỉ bao gồm 4 bước Biểu đồ 6: quy trình tuyển chọn lao động trực tiếp Đối với vị trí công nhân làm sạch thì quy trình trên là khá phù hợp bởi nội dung công việc quá khó, yêu cầu không quá cao đối với người lao động nên các tiêu chí lựa chọn và các bước sàng lọc cũng đơn giản. Còn đối với những lao động gián tiếp là những nhân viên văn phòng thì quá trình tuyển chọn khắt khe hơn Biểu đồ 7: quy trình tuyển chọn lao động gián tiếp Bước 1: Nhận hồ sơ Sau khi đưa ra thông báo tuyển mộ, công ty bắt đầu nhận hồ sơ xin việc. Hồ sơ hiện tại là theo mẫu hồ sơ xin việc của Bộ lao động - thương binh và xã hội: gồm có sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, đơn xin việc…(tất các các giấy tờ trên yêu cầu phải có xác nhận của chính quyền có thẩm quyền) Ngoài ra các văn bằng chứng chỉ kèm theo cũng cần có công chứng rõ ràng. Bước 2: Sơ tuyển (nghiên cứu hồ sơ xin việc) Tất cả hồ sơ do các ứng viên gửi tới đều được các cán bộ tuyển dụng phân loại và nghiên cứu để tìm ra những ứng cử viên cho vòng tiếp theo, các tiêu thức phân loại ở bước này chủ yếu so sánh các thông tin của người lao động đưa ra với các yêu cầu của thông báo tuyển dụng, nếu đạt thì chuyển tiếp vào vòng sau. Bước 3: Tổ chức phỏng vấn hoặc trắc nghiệm Thông thường công ty áp dụng hình thức phỏng vấn, rất hiếm khi áp dụng biện pháp trắc nghiệm (những quyết định này thường do trưởng phòng tổ chức hành chính quyết định). Khi phỏng vấn các ứng viên sẽ có một hội đồng phỏng vấn bao