Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng và đào tạo tại Công ty cổ phần tập đoàn ATA

ạn và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chính - Nguyên tắc hoạt động: Ban điều hành( BĐH ) hoạt động theo chế độ thủ trưởng: TGĐ chỉ đạo các Phó TGĐ, GĐ Công ty, chi nhánh thành viên ( CNTV ), cùng chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty, là đại diện của công ty trước các cơ quan nhà nước và pháp luật. TGĐ phải chịu trách nhiệm cá nhân về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị ( HĐQT ). Các P.TGĐ, GĐ công ty, CNTV chịu trách nhiệm trước TGĐ về mọi hoạt động tổ chức quản lý đầu tư xây dựng, sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Ban điều hành hoạt động theo nguyên tắc bàn bạc tập thể, biểu quyết lấy ý kiến và quyết định theo đa số. Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về ý kiến của TGĐ. Các quyết định, nghị quyết của BĐH được thông qua khi đa số thành viên BĐH đồng ý bằng miệng hoặc bằng văn bản. Các P.TGĐ, kế toán trưởng, GĐ các đơn vị thành viên, GĐ chi nhánh là người giúp việc của TGĐ và người được TGĐ uỷ quyền, có quyền đưa ra các kiến nghị, đề xuất trình TGĐ quyết định liên quan các công việc được giao quản lý, ký kết, và thực hiện giao dịch khi được TGĐ uỷ quyền. Các P.TGĐ, GĐ các đơn vị thành viên, giám đốc chi nhánh là người tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh theo đúng định hướng và các quy chế quy định của Công ty cổ phần tập đoàn ATA. - Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chính: + Phòng Hành chính nhân sự: - Thực hiện và triển khai chủ trương định hướng của Ban lãnh đạo công ty.Theo dõi, đánh giá, báo cáo việc thực hiện nội quy, quy định của các bộ phận, cán bộ công nhân viên (CBCNV ). - Xây dựng, duy trì thực hiện hệ thống quản lý hành chính, nhân sự, chế độ chính sách của công ty. - Quản lý thực hiện các công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự công ty. - Quản trị hành chính, lưu chuyển công văn giấy tờ, quản lý chế độ chính sách xã hội, an toàn lao động, công tác bảo vệ. - Quản lý và thực hiện việc mua và cấp phát vật tư. - Quản lý và thực hiện việc sữa chữa đầu tư trang thiết bị văn phòng. - Thực hiện sữa chữa, bảo dưỡng theo quy định. Tổng hợp báo cáo công tác bảo dưỡng, sữa chữa, kiểm định phương tiện thiết bị sản xuất đo lường. + Phòng Tài chính kế toán: - Huy động vốn, phân bổ nguồn vốn, quản lý, kiểm soát, sử dụng vốn. Tổng hợp vốn vay, vốn góp, giao vốn cho các đơn vị thành viên, kiểm soát lợi nhuận của các đơn vị thành viên. - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mức và chế độ kế toán. - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính các nghĩa vụ thu,nộp, thanh toán nợ. - Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật tài chính, kế toán - Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề suất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế toán. - Cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật - Cung cấp số liệu về tình hình tài chính phục vụ lập hồ sơ thầu. + Phòng Kế hoạch và đầu tư: - Xây dựng, tổ chức quản lý các dự án đầu tư, xây dựng mở rộng Văn phòng, Nhà máy của Công ty cổ phần tập đoàn ATA theo định hướng chiến lược của công ty. - Quản lý các dự án phát triển về mọi mặt của công ty. - Thực hiện thiết kế và lên dự toán những hạng mục đầu tư sữa chữa nhỏ: Sữa chữa văn phòng. - Giám sát các công trình và kiểm soát thi công các công trình nằm trong dự án đầu tư của công ty. + Phòng Marketing Xây dựng tổ chức quản lý toàn bộ các công việc thuộc phạm vi công tác Marketing thuộc Công ty cổ phần tập đoàn ATA như: - Thiết kế, quản lý mẫu mã, bao bì, in ấn, ấn phẩm, sỡ hữu trí tuệ, hồ sơ công bố chất lượng của tất cả hệ thống sản phẩm thuộc công ty. - Quảng cáo, biển bảng của tất cả hệ thống các sản phẩm của công ty. - Tổ chức các chương trình hội nghị, hội thảo, các chương trình khuyến mãi, đo lường sự thoả mãn của khách hàng nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng, thu hồi công nợ, nâng cao chất lượng dịch vụ trước và sau bán hàng của tất cả các hệ thống sản phẩm thuộc công ty. - Tổng hợp tất cả các số liệu liên quan đến kinh doanh, thực hiện phân tích và đưa ra chiến lược kinh doanh hàng quý, năm và giải pháp cải tiến. - Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng trước và sau bán hàng nhằm tăng định hướng phát triển của công ty. - Kết hợp cùng phòng hành chính nhân sự lập các hồ sơ tham gia, các giải thưởng của các cấp sở ban ngành Thành phố và TW tổ chức. + Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu - Cung ứng vật tư nguyên vật liệu, máy móc thiết bị trong nước và nước ngoài phục vụ cho các đơn vị sản xuất kinh doanh. - Nhập khẩu và bán các mặt hàng nhập khẩu từ các nước cho các công ty, chi nhánh thành viên của công ty. - Thực hiện các thủ tục xuất khẩu các mặt hàng do công ty và các chi nhánh thành viên sản xuất - Quản lý đội xe ô tô vận tải và xe đảm bảo đáp ứng được hàng cho kinh doanh và phục vụ cho các đơn vị sản xuất - Quản lý tất cả các kho thành phẩm tại các vùng, miền để cung cấp cho các tổ chức kinh doanh - Điều phối kho vận chuyển theo yêu cầu của phòng, điều phối các miền Bắc- Trung – Nam - Sắp xếp, cắt cử xe giao hàng, nhân sự bốc xếp hàng phù hợp đảm bảo về thời gian và số lượng + Phòng Phát triển kỹ thuật - Bảo hiểm sản phẩm - Nghiên cứu cải tiến chất lượng của tất cả các sản phẩm thuộc công ty. - Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới theo định hướng của Ban TGĐ. - Nghiên cứu xử lý triệt để các sản phẩm không phù hợp và khiếu nại của khách hàng. - Lưu giữ toàn bộ hồ sơ nghiên cứu, hồ sơ sản xuất của bộ phận. - Tổ chức thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của Ban TGĐ. + Phòng Điều phối - Vận chuyển - Trực điện thoại tiếp nhận mọi nhu cầu của khách hàng. - Phân loại xử lý thông tin của khách hàng. - Kết hợp với Giám đốc bán hàng, kế toán công nợ xác nhận đơn hàng với khách hàng. - Lập các đơn hàng chuyển Phòng kinh doanh điều phối vận chuyển cấp hàng cho khách hàng đảm bảo thời gian, số lượng, mẫu mã, chủng loại. + Phòng Công nghệ thông tin Vai trò của phòng này là thu nhận, xử lý, cung cấp và truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, các phòng ban sẽ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong khâu giải quyết công việc. 2.1.3 Tình hình sản xuất kinh doanh trong 3 năm gần đây Bảng 2.1.Bảng tình hình sản xuất kinh doanh từ năm 2005-2007 Đơn vị : Việt Nam đồng Năm Các chỉ tiêu: 2005 2006 2007 Tổng doanh số 70.750.000.000 100.803.000.000 250.000.000.000 Tổng chi phí 70.659.420.000 99.504.954.000 248.295.317.000 Lợi nhuận trước thuế 90.579.728 1.298.046.267 1.704.682.143 Thuế thu nhập DN 25.362.323 363.452.955 477.311.000 Lợi nhuận sau thuế 65.217.405 934.593.312 1.227.371.143 Gia tăng doanh số(%) - 42,48% 148,01% Gia tăng chi phí(%) - 40,82% 149,53% Gia tăng lợi nhuận(%) - 1333,04% 31,33% ( Nguồn tài liệu:Phòng Tài chính kế toán ) Nhận xét: Với mục tiêu mở rộng quy mô sản suất kinh doanh, tổng chi phí của Công ty có sự tăng lên rõ rệt trong ba năm qua. Tổng chi phí của năm 2006 tăng 40,82% so với năm 2005 và năm 2007 tăng 149,53% so với năm 2006. Tổng chi phí năm 2007 tăng gấp 2,5 lần so với năm 2006 và 3,5 lần so với năm 2005. Song song với việc đầu tư sản xuất kinh doanh, tổng doanh số của Công ty năm 2006 tăng 42,48% so với năm 2005 và năm 2007 tăng 148,01% so với năm 2006. Điều đáng chú ý là lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2006 tăng 1333,04% so với năm 2005. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2006 hiệu quả hơn rất nhiều so với năm 2005. Và đến năm 2007 lợi nhuận tăng thêm 31,33% so với năm 2006. Hơn nữa cuối năm 2006, đầu năm 2007 Công ty đã triển khai dự án xây dựng hệ thống các nhà máy Sơn, xi măng trắng, bột công nghiệp, bao bì…tại Khu công nghiệp Đồng Văn II và dự kiến năm 2009 sẽ đi vào hoạt động, điều này hứa hẹn doanh số, lợi nhuận của Công ty sẽ tiếp tục tăng trong những năm tới. 2.1.4 Mục tiêu phát triển của Công ty * Mục tiêu vốn đầu tư: Mục tiêu kế hoạch năm 2008, vốn đầu tư của Công ty là: 600 tỷ đồng; Mục tiêu kế hoạch năm 2009, vốn đầu tư của Công ty là: 900 tỷ đồng. * Mục tiêu doanh số: Quy mô sản xuất kinh doanh tăng lên được biểu hiện qua sự tăng lên của doanh số. Mục tiêu kế hoạch năm 2008, doanh số của Công ty là: 650 tỷ đồng; Mục tiêu kế hoạch năm 2009, doanh số của Công ty là: 1050 tỷ đồng. * Mục tiêu nhân sự: Mục tiêu kế hoạch năm 2008, số lượng nhân viên là: 650 người; Mục tiêu kế hoạch năm 2009, số lượng nhân viên là: 900 người. Nhận xét: Trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay, Công ty không ngừng mở rộng sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh doanh phấn đấu trở thành một tập đoàn lớn mạnh nên những mục tiêu đặt ra của Công ty là có thể thực hiện được. 2.2 Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty ATA Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại của một Công ty. Chính vì thế mà sự lớn mạnh và phát triển của một Công ty được thể hiện qua số lượng và chất lượng nguồn nhân lực của Công ty đó. Hiện nay Công ty ATA có trên 125 người không kể các chi nhánh ở các vùng miền. Số lượng này không lớn so với mục tiêu tăng trưởng nhân sự của Công ty. Nguồn nhân lực của Công ty được phân bố đồng đều ở các phòng ban. Đặc biệt ở các phòng ban chính số người tốt nghiệp đại học chiếm đa số. Cũng như các Công ty tư nhân khác, nguồn nhân lực của Công ty đa số là những người trẻ tuổi, năng động, sáng tạo, và có khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường. Họ là những người tiếp thu nhanh với những công nghệ mới, nắm bắt nhanh nhu cầu thị trường. Là một Công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, số lượng nhân viên nam chiếm ưu thế 69,6% còn nhân viên nữ chỉ chiếm 30,4%, điều này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Trình độ học vấn của Công ty là chưa cao, hiện nay Công ty có 48% người tốt nghiệp đại học, 8% người tốt nghiệp cao đẳng, 28% người tốt nghiệp trung cấp và 16% người tôt nghiệp trung học phổ thông. Công ty chưa có những người có trình độ trên đại học. Theo bảng danh sách trích ngang của Công ty cho thấy số người được tuyển vào làm đúng công việc như chuyên ngành tốt nghiệp chiếm 40%, một nữa nhân viên trong Công ty làm trái ngành. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc. Đa số nhân viên trong Công ty có độ tuổi từ 23 đến 33 tuổi và độ tuổi từ 23 đến 27 chiếm 80%. Vì thế kinh nghiệm làm việc đội ngũ nhân viên là chưa cao. Mặt khác họ rất dễ thay đổi môi trường làm việc. Họ không gắn bó với Công ty trong khoảng thời gian dài, một nữa trong số họ chỉ làm việc trong một thời gian rồi họ lại chuyển Công ty. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng lao động của Công ty và Công ty phải tốn kém chi phí, thời gian để tuyển dụng và đào tạo những nhân viên mới. 2.3 Thực trạng tuyển dụng và đào tạo tại Công ty cổ phần tập đoàn ATA 2.3.1 Thực trạng về tuyển dụng 2.3.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng Mọi quyết định tuyển dụng của Công ty đều do Tổng Giám Đốc điều hành. Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng và trình lên TGĐ. Trước khi lập kế hoạch tuyển dụng, cần xác định nhu cầu tuyển dụng của Công ty, và nhu cầu này được xác định dựa trên: Kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và định hướng phát triển của Công ty; Công ty sử dụng hệ thống trang thiết bị mới, công nghệ mới; Căn cứ vào chức năng nhiệm vị và đề nghị của từng giám đốc điều hành; Từ nhu cầu phát sinh khác: Thay thế người ốm, người thôi việc, người đi học v.v… Trên cơ sở xác định nhu cầu lao động ở các bộ phận, phòng Hành chính - nhân sự sẽ lập ra bảng nhu cầu lao động với nội dung: Chức danh công việc cần tuyển; Số lao động đề nghị tuyển; Yêu cầu người dự tuyển: trình độ, tuổi , giới tính, mức lương dự kiến và những yêu cầu khác. 2.3.1.2 Lập kế hoạch tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng được lập ra dựa trên nhu cầu tuyển dụng. Kế hoạch này liên quan đến bốn vấn đề chính là: 1, Chức danh tuyển dụng: chức danh công việc, bộ phận, số lao động cần tuyển. 2, Yêu cầu: trình độ, kinh nghiệm, giới tính, độ tuổi… 3, Triển khai thực hiện: thời gian triển khai, nội dung triển khai, người thực hiện. 4, Chi phí dự kiến: chi phí đăng tin, thông báo và các chi phí khác. Kế hoạch tuyển dụng của Công ty được lập 6 tháng một lần vào tháng 1 và tháng 6 hàng năm. Kế hoạch này sẽ được trình lên TGĐ. Sau khi xem xét và sát hạch tình hình thực tế, nếu hợp lý và cần thiết TGĐ sẽ đưa ra quyết định tuyển dụng và phòng Hành chính – nhân sự sẽ thực hiện quyết định này. 2.3.1.3 Quy trình tuyển dụng Sơ đồ 2.1.: Quy trình tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng - Duyệt + Thông báo Nhận chọn lọc hồ sơ - Thi, kiểm tra chuyên môn, Phỏng vấn + Đánh giá sau thử việc Lưu hồ sơ Ký hợp đồng Đào tạo hướng dẫn NV mới Tiếp nhận thử việc  Phòng Hành chính – nhân sự phối hợp với các bộ phận khác thực hiện tuyển dụng nhân viên. Qua sơ đồ ta thấy việc tuyển dụng nhân viên được thực hiện theo một quy trình: Thứ nhất: Thông báo tuyển dụng Công ty ATA ra thông báo tuyển dụng trong toàn Công ty và trên các phương tiện thông tin đại chúng như: báo chí, internet v.v…Wedsite của Công ty là: www.atagroup.vn. Qua đây người tìm việc có thể nghiên cứu tìm hiểu để tham gia nộp hồ sơ. Hồ sơ xin việc có thể nộp trực tiếp tại Công ty hoặc gửi thông tin qua email: atajsc@fpt.vn. Việc thông báo tuyển dụng của Công ty được phổ biến cập nhật trên các thông tin đại chúng, đặc biệt là internet. Tuy nhiên Công ty cần có các hình thức thông báo tuyển dụng phong phú hơn để thu hút số lượng ngày càng đông số lượng người đến nộp hồ sơ, từ đó có nhiều cơ hội để chọn lọc nhân viên phù hợp cho vị trí cần tuyển. Thứ hai: Nhận, chọn lọc hồ sơ Việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện trong vòng 2 đến 3 tuần kể từ ngày thông báo. Bảng 2.2.Bảng số lượng hồ sơ xin việc từ năm 2005 đến năm 2007 Đơn vị: Người Tiêu chí 2005 2006 2007 SL % SL % SL % Tổng số đơn xin việc 86 100 112 100 123 100 Qua người quen giới thiệu 30 34,9 38 34 38 30,9 Tự nộp hồ sơ xin việc 50 58,1 70 62,5 76 61,8 Thuyên chuyển vị trí 6 7 4 3,5 9 7,3 (Nguồn tài liệu : Phòng Hành chính nhân sự ) Nhận xét: Trong 3 năm qua số lượng người đến nộp đơn xin việc tăng lên nhưng không đáng kể. Sỡ dĩ có sự tăng lên như vậy là do Công ty mở rộng sản xuất kinh doanh nên nhu cầu về nguồn nhân lực tăng lên, nên tuyển dụng nhiều người hơn. Qua bảng hồ sơ xin việc ta thấy, số hồ sơ tự nộp đơn tăng lên và chiếm đa số trong tổng số hồ sơ xin việc. Số hồ xin việc nhờ người quen giới thiệu không tăng nhiều và chỉ chiếm 1/3. Vào năm 2005, có 6 người thuyên chuyển vị trí, năm 2006 con số này là 4 người, năm 2007 là 9 người. Đây là những người làm trong Công ty có nhu cầu chuyển và được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc được thăng tiến lên vị trí cao hơn. Điều này chứng tỏ Công ty đã tạo động lực cho nhân viên để phấn đấu vươn lên hoặc thuyên chuyển sang các vị trí phù hợp. Sau khi nhận được hồ sơ xin việc của các ứng viên, nhà tuyển dụng tiến hành sắp xếp hồ sơ theo thứ tự ưu tiên. Tiêu chí sắp xếp hồ sơ là: 1, Trình độ chuyên môn 2, Kinh nghiệm làm việc 3, Các yếu tố khác như: bằng, chứng chỉ liên quan; tình trạng sức khoẻ; nguyện vọng cá nhân; năng khiếu nổi trội v.v… Hàng năm tuỳ vào vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ chọn lọc hồ sơ được tham gia vào vòng thi tuyển. Những vị trí đòi hỏi trình độ học vấn cao, nhiều kinh nghiệm thì quá trình sàng lọc càng chặt chẽ. Thứ ba: Thi kiểm tra chuyên môn, phỏng vấn Quá trình chọn lọc hồ sơ hoàn thành, phòng Hành chính - nhân sự lập danh sách hồ sơ đạt yêu cầu chuyển cho các bộ phận liên quan để lên lịch thi kiểm tra chuyên môn và phỏng vấn. * Thi kiểm tra chuyên môn: Quá trình thi kiểm tra chuyên môn bao gồm: Thi hiểu biết về Công ty và thị trường; Thi IQ ( chỉ số thông minh ) Thi trình độ chuyên môn và trình độ vi tính theo yêu cầu công việc. Trưởng bộ phận có liên quan sẽ đánh giá bài thi của ứng viên và lựa chọn vào vòng phỏng vấn. * Phỏng vấn Phòng Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm phỏng vấn sơ bộ, trưởng bộ phận liên quan phỏng vấn chuyên sâu về nghiệp vụ. Với trường hợp từ phó phòng trở lên phải có TGĐ thẩm định. Các nhà tuyển dụng của Công ty đưa ra những câu hỏi liên quan đến: Thâm niên công tác; Chức vụ đã từng làm; thời gian ; Lý do nghỉ việc Công ty cũ; Động cơ xin việc vào Công ty; Khả năng nổi trội; Chức vụ khác có thể bố trí; Thu nhập mong muốn; Thời gian có thể nhận việc v.v… Việc phỏng vấn trực tiếp sẽ giúp các nhà tuyển dụng đánh giá một cách tổng thể ứng viên và chọn ra được người phù hợp cho vị trí cần tuyển. Những người được chọn sẽ trai qua một giai đoạn thử việc. Thứ tư: Tiếp nhận thử việc, hướng dẫn nhân viên mới và đánh giá sau thử việc. Nhân viên mới phải trải qua quá trình thử việc trong vòng 2 tháng. Quá trình này nhân viên mới sẽ được Trưởng bộ phận và phó bộ phận kèm cặp hướng dẫn mô tả công việc cần thực hiện. Sau 3 ngày thử việc Trưởng bộ phận sẽ có một bảng nhận xét về nhân viên mới: Nhận xét về thái độ làm việc của nhân viên mới; Nhận xét về ý thức chấp hành kỹ luật; Nhận xét về chuyên môn, khả năng nhận thức công việc của nhân viên mới v.v… Nếu sau 3 ngày thử việc đạt yêu cầu, nhân viên mới sẽ ký hợp đồng thử việc 2 tháng và nhà tuyển dụng sẽ xem xét mức lương phù hợp trong giai đoạn thử việc. Nếu không đạt nhân viên mới bị sa thải và tiếp tục tuyển dụng mới. Sau 2 tháng thử việc nếu không đạt thì sẽ quyết định chấm dứt thử việc hoặc gia hạn thời gian thử việc ( thời gian gia hạn không quá một tháng ). Nếu đạt phòng nhân sự tiến hành lập quyết định tiếp nhận chính thức. Thứ năm: Ký hợp đồng và lưu hồ sơ Căn cứ vào bảng nhận xét đánh giá thử việc ( có xác nhận của Trưởng bộ phận, phòng nhân sự, TGĐ ), phòng nhân sự soạn thảo hợp đồng lao động trình TGĐ ký duyệt. Kết thúc đợt tuyển dụng, phòng Hành chính – nhân sự lập báo cáo tuyển dụng và lưu hồ sơ. Bảng 2.3 Kết quả tuyển dụng lao động của Công ty ATA qua 3 năm Đơn vị: Người STT Nguồn tuyển dụng: Bộ phận: 2005 2006 2007 Bên trong Bên ngoài Bên trong Bên ngoài Bên trong Bên ngoài 1 P.HCNS 2 3 3 2 5 2 P. Marketing 1 4 3 1 3 3 P. TC – KT 1 4 5 2 5 4 P. KD – XNKhẩu 1 2 1 3 1 4 5 P. KH – ĐTư 2 1 4 2 3 6 P. PTKT – BHSP 2 1 2 1 1 7 P. ĐP – VC 1 2 1 6 3 TỔNG 6 19 4 26 9 24 TỔNG 25 30 33 ( Nguồn tài liệu: Phòng Hành chính – nhân sự ) Nhận xét: Số lao động được tuyển trong 3 năm qua tăng lên nhưng không có sự biến động mạnh. Trong giai đoạn này số người chuyển đi giảm và tuyển mới cũng không nhiều. 2.3.2 Thực trạng về đào tạo 2.3.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo Nhu cầu đào tạo và mục tiêu cụ thể hàng năm do phòng nhân sự tổng hợp trên cơ sở chỉ đạo của lãnh đạo Công ty và kế hoạch phát triển nhân sự cũng như nhu cầu của các bộ phận do trưởng bộ phận xác định. Hàng năm, việc xác định nhu cầu đào tạo căn cứ vào: Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn cán bộ công nhân viên của Công ty; Kết quả đánh giá năng lực định kỳ của cán bộ công nhân viên, điều chuyển lao động; Công ty sử dụng hệ thống trang thiết bị, quy trình công nghệ mới, vi tính dây chuyền mới; Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên Công ty. Hàng tháng Công ty ATA tổ chức đánh giá khả năng thực hiện công việc của từng cán bộ công nhân viên do trưởng bộ phận chịu trách nhiệm. Trên cơ sở nếu khả năng thực hiện công việc thấp, không đáp ứng được mục tiêu của Công ty, trưởng bộ phận kết hợp với phòng hành chính nhân sự sẽ lập ra nhu cầu đào tạo. Nhu cầu đào tạo được lập ra dựa vào: Nhu cầu đào tạo cá nhân: cá nhân muốn được đào tạo phải làm đơn xin đi học; trong đơn ghi rõ thông tin về địa điểm đào tạo, hình thức đào tạo, thời gian đào tạo và kinh phí cho việc đào tạo, cam kết đào tạo. Trong đơn thể hiện đề xuất Công ty hỗ trợ hoặc không hỗ trợ kinh phí đào tạo. Và đơn này sẽ được trình lên trưởng bộ phận, phòng nhân sự và TGĐ xem xét. Nhiều phòng ban cùng có nhu cầu đào tạo, phòng Hành chính nhân sự sẽ tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch đào tạo. Trước khi tham gia đào tạo mỗi cá nhân phải ký vào biên bản cam kết đào tạo. Biên bản này xác định rõ trách nhiệm của người tham gia khoá đào tạo: phải tham gia đầy đủ, tích cực; tích cực vận dụng các kiến thức đã học vào công việc thực tế nhằm nâng cao hiệu quả công việc; cam kết phục vụ Công ty bao nhiêu năm kể từ kết thúc khoá học và nếu không thực hiện sẽ phải bồi thường chi phí. 2.3.2.2 Lập kế hoạch đào tạo Dựa vào nhu cầu đào tạo, phòng Hành chính nhân sự kết hợp các bộ phận lập kế hoạch đào tạo trình lên TGĐ để phê duyệt. Kế hoạch đào tạo của Công ty có hai loại chính đó là kế hoạch định kỳ và kế hoạch đột xuất. Kế hoạch đào tạo định kỳ được lập ra hai lần một năm vào tháng 1 và tháng 6. Kế hoạch định kỳ của Công ty thay đổi rất ít qua các năm. Khoá học năm trước như thế nào thì năm sau rập khuôn như vậy. Điều này là do quá trình xác định nhu cầu đào tạo chưa thật tốt, chỉ mang tính hình thức, chưa xác định rõ nhu cầu thực tế của các bộ phận và của cá nhân. Kế hoạch đào tạo đột xuất căn cứ theo nhu cầu cấp bách của công việc. Phòng Hành chính nhân sự thường lập ra kế hoạch này trong một thời gian ngắn. Mỗi khi Công ty có quy chế mới hoặc mở lớp huấn luyện cho nhân viên kinh doanh bán hàng thì phòng Hành chính nhân sự sẽ tổ chức để buổi học diễn ra trong 1 đến 2 ngày. Kế hoạch đào tạo của Công ty bao gồm: Danh sách học viên; Bộ phận; Nội dung đào tạo; Đơn vị đào tạo; Giảng viên; Thời gian; Chi phí; Dựa vào nhu cầu đào tạo, phòng Hành chính nhân sự lập danh sách học viên tham gia khoá đào tạo. Tuỳ theo nguyện vọng và yêu cầu đào tạo mà xây dựng nội dung đào tạo phù hợp. Nội dung đào tạo có thể do người trong Công ty hoặc thuê ngoài soạn thảo. Nếu là người trong Công ty soạn thảo, Phòng Hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm trả chi phí dưới hình thức bồi dưỡng thêm cho cán bộ đó. Nội dung đào tạo do người trong Công ty soạn thảo thường sát với thực tế yêu cầu công việc, hơn nữa họ biết những học viên của mình yếu những mảng nào, cần đi sâu vào vấn đề gì để nâng cao hiệu quả đào tạo cho giảng viên. Tuy nhiên do hạn chế về trình độ chuyên môn, chương trình đào tạo chưa cơ bản lắm nên vấn đề truyền đạt còn nhiều hạn chế. Đối với nội dung soạn thảo được thuê ngoài, phòng Hành chính nhân sự sẽ kết hợp với trưởng bộ phận khác xem xét nội dung và trả chi phí cho người soạn thảo. Mức chi phí này nằm trong khoảng từ 500.000 đến 5.000.000 triệu đồng. Giảng viên của khoá đào tạo cũng có thể là người trong Công ty hoặc thuê ngoài. Việc chọn giảng viên dựa vào kết quả đánh giá hiệu quả các khoá đào tạo trước đó hoặc thông qua các trung tâm có uy tín. Phòng Hành chính nhân sự sẽ xem xét lựa chọn giáo viên cho phù hợp với mục đích của khoá đào tạo. Thời gian các học viên tham gia khoá đào tạo thường vào buổi tối hoặc các ngày nghỉ cuối tuần. Vì thế ban ngày học viên vẫn có thể đảm nhận được công việc một cách bình thường và không làm gián đoạn kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên do cả làm cả học nên chất lượng đào tạo không thực sự hiệu quả. Chi phí cho việc đào tạo có vai trò quan trọng quyết định chất lượng đào tạo. Chi phí đào tạo càng cao thì sẽ thuê được những giảng viên giỏi, đầu tư đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho việc học tập hơn, chương trình đào tạo phong phú hơn, v.v…và điều này góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy. Chi phí đào tạo qua các năm là khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc và tính chất của khoá đào tạo. Khi khoá đào tạo kết thúc, giảng viên, học viên, cùng các bộ phận có học viên tham dự đánh giá hiệu quả đào tạo của khoá học đó. 2.3.2.3 Thực hiện kế hoạch đào tạo Sơ đồ 2.2: Quy trình đào tạo Nhu cầu đào tạo Lập kế hoạch và XD chương trình Duyệt Thực hiện Kiểm tra đánh giá Báo cáo công tác đào tạo Lưu hồ sơ + -  Kế hoạch đào tạo của Công ty sẽ đi vào thực hiện theo quy trình sau: Thứ nhất: Duyệt Phòng nhân sự có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ đào tạo trình TGĐ ký duyệt. Thời gian ký duyệt không quá 03 ngày làm việc. Nếu kế hoạch không đạt, phòng Hành chính nhân sự phải xây lại kế hoạch và trình TGĐ, chậm nhất sau 03 ngày. Nếu kế hoạch được ký duyệt, phòng Hành chính nhân sự sẽ tổ chức thực hiện. Kế hoạch được triển khai. Thứ hai: Thực hiện Học viên, phòng Hành chính nhân sự và giảng viên sẽ tham gia thực hiện kế hoạch đào tạo. Đối với trường hợp đào tạo theo nguyện vọng cá nhân (Đào tạo để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công việc ). Trong thời gian tham gia đào tạo, cá nhân phải tự sắp xếp công việc của mình để không ảnh hưởng đến công việc chung của các bộ phận. Những học viên này thường chọn thời gian đào tạo vào buổi tối và ngày nghỉ cuối tuần. Đối với trường hợp mời giảng viên ngoài về giảng dạy và đào tạo nội bộ. Để công tác đào tạo được hiệu quả, Phòng nhân sự có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu giáo trình, lớp học, thiết bị hỗ trợ phục vụ cho hoạt động đào tạo, âm thanh, ánh sang và những dụng cụ khác. Phòng nhân sự lập danh sách học viên tham gia đào tạo bao gồm: tên, chức vụ, bộ phận và cuối mỗi buổi học, học viên sẽ ký tên vào danh sách này.