Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện và phát triển hoạt động Thanh toán quốc tế bằng phương thức Tín dụng chứng từ tại Ngân hàng NHTMCP VPBank - Chi nhánh Hoàn Kiếm, Hà Nội

n báo cáo hoạt động hàng năm của chi nhánh. 7) Phòng Tổ chức hành chính: Là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức và đào tạo cán bộ tại chi nhánh theo đúng chủ trương, chính sách của Nhà nước và quy định của NHCT VN. Thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh, an toàn cho chi nhánh. 8) Phòng Tiền tệ kho quỹ: Là phòng nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý tiền mặt theo quy định của NH TMCP và NH VPBank. Ứng và thu tiền cho các điểm giao dịch trong và ngoài quầy, thu chi tiền mặt cho các đơn vị co thu chi tiền mặt lớn. 9) Phòng Thông tin điện toán: Là phòng thực hiện công tác quản lý, duy trì hệ thống thông tin điện toán tại chi nhánh. Bảo trì, bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng máy tính của chi nhánh. 10) Phòng Kế toán tài chính: Là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp cho Giám đốc thực hiện nhiệm vụ chi tiêu trong nội bộ tại chi nhánh theo đúng quy định của NH TMCP và của NH VPBank. 11) Phòng Kiểm tra nội bộ: Là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp Giám đốc giám sát, kiểm tra, kiểm toán các hoạt động kinh doanh của chi nhánh nhằm đảm bảo công việc thực hiện theo đúng pháp luật của Nhà nước và cơ chế quản lý của ngành. Giám đốc Các Phó Giám đốc Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Phòng Doanh nghiệp lớn Phòng Tổng hợp Phòng Tổ chức hành chính Phòng Doanh nghiệp vừa và nhỏ do Phòng Thanh toán XNK PhòngKế toán giao dịch Phòng Khách hàng cá nhân Phòng Kế toán tài chính Phòng Tiền tệ và kho quỹ Phòng Thông tin điện toán Phòng Kiểm tra nội bộ Sơ đồ tổ chức bộ máy điều hànhcủa NHCT Việt Nam - Chi nhánh Hoàn Kiếm, Hà Nội 2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm vừa qua của NH VPBank - Chi nhánh Hoàn Kiếm, Hà Nội TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh Số tiền Tỉ trọng % Số tiền Tỉ trọng % Số tiền Tỉ lệ % Tỉ trọng % Nguồn vốn 5,522,000.0 100 6,325,400.0 100 803,400.0 14.55 - 1 Tiền gửi doanh nghiệp 1,826,000.0 65.9 2,259,000.0 35.71 433,000.0 23.71 -30.19 2 Tiền gửi dân cư 935,000.0 33.87 953,700.0 15.07 18,700.0 2.00 -18.80 3 Tiền gửi không kỳ hạn 423,000.0 15.32 836,700.0 13.23 413,700.0 97.80 -2.09 4 Tiền gửi có kỳ hạn 2,338,000.0 1.49 2,276,000.0 35.98 -62,000.0 -2.65 34.49 2.1.4.1 Kết quả huy động vốn Bảng số liệu về kết quả huy động vốn của NH VPBank – Chi nhánh Hoàn Kiếm, Hà Nội qua các năm. Nhận xét: Tổng nguồn vốn mà chi nhánh huy động được trong năm 2007 cao hơn năm 2006, với mức tăng là 14.55%, đặc biệt tăng mạnh là nhóm tiền gửi không kì hạn. Điều này có thể giải thích vì lí do cùng với xu hướng chung là kinh tế nước ta phát triển mạnh, đời sống của người dân được nâng lên đáng kể, dẫn đến số lượng người có tiền nhàn rỗi nhiều. Họ không đầu tư vào các hoạt động kinh doanh mà chọn phương thức gửi tiết kiệm không kì hạn để hưởng mức lợi tức nhất định và khi cần có thể rút ra. Đây cũng là một thành công đáng kể của chi nhánh có được từ việc tìm kiếm hiệu quả các nhóm khách hàng tiềm năng, trên cơ sở phôío hợp với các chương trình phát triển kinh doanh của toàn bộ hệ thống NH TMCP các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. 2.1.4.2. Kết quả hoạt động tín dụng – cho vay TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh Số tiền (1000đ) Tỉ trọng (%) Số tiền Tỉ trọng (%) Số tiền Tỉ lệ % Tỉ trọng (%) Dư nợ cho vay 4800063 100 4580000 100 -220063 -4.58 - 1 Cho vay ngắn hạn 200000 4.17 220000 2.38 20000 10.0 -1.79 2 Cho vay trung và dài hạn 900000 18.75 850000 18.56 -50000 -5.56 -0.19 3 Cho vay DNNN 880000 18.33 778000 16.99 -102000 -11.59 -1.34 4 Cho vay ngoài QD 220000 4.58 292000 6.38 72000 32.73 1.8 5 Cho vay VNĐ 890000 18.54 779000 17.01 -111000 12.47 -1.53 6 Cho vay ngoại tệ 210000 4.38 291000 6.35 81000 38.57 1.97 7 Nợ quá hạn 63 0.00063 0 -63 -100 -0.00063 8 Doanh số cho vay 1000000 20.83 985000 25.51 -15000 1.5 4.68 9 Cho vay DN vừa, nhỏ Doanh số cho vay 200000 4.17 180000 3.93 -20000 10.0 -0.24 Dư nợ cho vay 100000 2.083 95000 2.07 -5000 5.0 -0.013 Dư nợ VNĐ 94000 1.96 88300 1.93 -5700 6.06 -0.03 Dư nợ ngoại tệ 6000 0.012 6700 0.15 700 11.67 0.138 Dư nợ ngắn hạn 62000 1.3 80000 1.75 18000 29.03 0.45 Dư nợ trung, dài hạn 38000 0.079 15000 0.33 -23000 -60.53 0.251 Bảng số liệu về kết quả hoạt động tín dụng cho vay của NH VPBank – Chi nhánh Hoàn Kiếm, Hà Nội qua các năm. Nhận xét: Kết quả hoạt động cho vay năm 2007 của chi nhánh là ít hơn so với năm 2006. Tuy nhiên chỉ là một sự giảm nhẹ là 4.58% (tương đương 220.063.000 VND). Điều này có thể giải thích vì năm 2007 vừa qua có sự cạnh tranh mạnh giữa các ngân hàng thương mại về thu hút khách hàng bằng các chính sách cho vay rất hấp dẫn. Trong hoàn cảnh đó chi nhánh vẫn duy trì được mức cho vay là 4.580.000.000 VNĐ là một nỗ lực rất đáng kể. Trong hoàn cảnh chung là giảm nhẹ về doanh số cho vay thì vẫn có những điểm sáng về tăng doanh số cho vay so với năm 2006 như: cho vay ngắn hạn (10% - 20.000.000 VNĐ), cho vay ngoài quốc doanh (32.73% - 72.000.000 VNĐ), cho vay ngoại tệ (38.57% - 81.000.000),… 2.1.4.3 Kết quả hoạt động dịch vụ TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2007 Doanh số So với 2006 % so với 2006 Doanh số So với 2007 % so với 2007 1 Thanh toán XNK (tr. USD) 70.0 50.0 -20.0 71.43 70.0 20.0 40.0 2 Mua bán ngoại tệ (tr. USD) 108.0 100.0 -8.0 92.59 195.0 95.0 95.0 3 Dịch vụ ngoại hối (tr. USD) 2.7 6.0 -3.3 222.22 5.0 -1.0 83.33 4 Thanh toán trong nước (tỉ đồng) 27,360.0 32,600.0 5240 119.15 31,500.0 -1,100.0 96.63 5 Thu dịch vụ 3,000.0 3,000.0 0 100 3,043.0 0.043 101.43 Bảng số liệu về kết quả hoạt động dịch vụ của NH VPBank – Chi nhánh Hoàn Kiếm, Hà Nội qua các năm. Nhận xét: Các hoạt động dịch vụ của chi nhánh trong năm 2007 đều có kết quả kinh doanh tốt. Về thanh toán XNK là một hoạt động mũi nhọn của chi nhánh Doanh số thanh toán tăng 40% - 20 triệu USD. Mua bán ngoại tệ cũng có mức tăng 95% - 95 triệu USD. Đây là kết quả của việc không ngừng cải tiến qui trình hoạt động tại chi nhánh, nâng cao trình độ cho nhân viên, sự cố gắng chung trong việc tìm kiếm, xây dựng quan hệ với khách hàng. Những kết quả này đã góp phần vào thành công chung của toàn bộ hệ thống NH VPBank trong năm 2006. 2.2. Quy trình thanh toán L/C xuất nhập khẩu tại NH VPBank – Chi nhánh Hoàn Kiếm, Hà Nội Để thống nhất về quy trình thực hiện và theo dõi nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu và chuyển tiền trong toàn bộ hệ thống phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động của ngân hàng, NH VPBank đã ban hành quy định chung về quy trình nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu áp dụng trong toàn bộ hệ thống NH VPBank. - Quy định về nghiệp vụ thanh toán: + Phạm vi tác dụng: Quy định này được áp dụng cho tất cả các chi nhánh, sở giao dịch NH VPBank và các ngân hàng đại lý được phép thực hiện nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu. + Mọi giao dịch liên quan đến việc điều chuyển vốn từ tài khoản của NH VPBank - Nguồn luật điều chỉnh: Nghiệp vụ “Thanh toán xuất nhập khẩu và chuyển tiền” được áp dụng trong toàn bộ hệ thống NH VPBank phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế do ICC ban hành gồm: + UCP 500: Các quy tắc thống nhất về tín dụng chứng từ xuất bản số 500 (Uniform Custom an Practicer for Documentary Credit; Publishcation No 500, Revision 1993, ICC, 01/01/1994). + Các quy tắc thống nhất về nhờ thu số 522, URC – 522 (Uniform Ruler for Collection, publishcation No 522, Revision 1995, ICC 01/01/1996). + Điều kiện thương mại quốc tế do ICC ban hành 1936. + Các quy tắc về hoàn trả giữa các ngân hàng theo tín dụng chứng từ số 525. - Các phương thức thanh toán được sử dụng tại chi nhánh: + Phương thức thanh toán Tín dụng chứng từ. + Phương thức thanh toán bằng Chuyển tiền. + Phương thức thanh toán bằng Nhờ thu. Theo từng nghiệp vụ phát sinh, việc đăng ký số tham chiếu được tiến hành nhằm mục đích phục vụ việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu. Những vấn đề phát sinh trong nghiệp vụ thanh toán, tình hình giao dịch với các ngân hàng đại lý, tình hình khách hàng trong và ngoài nước phải có số ghi chép, theo dõi thường xuyên. Hồ sơ chứng từ phải được lưu trữ theo chế độ hiện hành. 2.2.1. Quy trình thanh toán L/C NK 2.2.1.1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ a) Chi nhánh chỉ phát hành L/C khi có đủ các điều kiện sau: Chi nhánh chưa sử dụng hết hạn mức vốn điều hoà của NHCTVN hoặc tài khoản điều chuyển vốn của chi nhánh dư có. Chi nhánh còn khả năng thanh toán tổng trị giá toàn bộ các L/C mà chi nhánh đã phát hành và có đủ khả năng thanh toán cho L/C mà khách hàng mới yêu cầu phát hành. Giá trị của L/C, số dư mở L/C, mức kí quỹ phải thực hiện đúng các quy định hiện hành của NH VPBank, các trường hợp ngoại lệ phải được sự chấp thuận bằng văn bản của NH VPBank. Hàng hóa nhập khẩu không nằm trong danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu do Bộ Thương mại quy định hàng năm. Khách hàng còn đủ hạn mức phát hành L/C. Trường hợp hết hạn mức phát hành L/C, khách hàng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện để chi nhánh duyệt bổ sung hạn mức phát hành L/C cho khách hàng. b) Hồ sơ xin mở L/C của khách hàng bao gồm: Quyết định thành lập (Đối với doanh nghiệp lần đầu quan hệ giao dịch) Đăng kí kinh doanh (Đối với doanh nghiệp lần đầu quan hệ giao dịch) Đăng kí mã số XNK (Đối với doanh nghiệp lần đầu quan hệ giao dịch) Hợp đồng ngoại thương gốc (trường hợp kí hợp đồng qua FAX hoặc email thì đơn vị phải đóng dấu trên bản photo để xác nhận việc kí hợp đồng và đơn vị hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của bản hợp đồng). Hợp đồng NK uỷ thác (nếu có) Giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương mại (nếu mặt hàng NK thuộc danh mục quản lí qui định tại quyết định điều hành XNK hàng năm của Thủ tướng Chính phủ) Cam kết thanh toán, hợp đồng vay vốn (trường hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của NH VPBank (trường hợp mở L/C trả chậm) Đối với những L/C thanh toán bằng vốn vay từ Quĩ hỗ trợ đầu tư phát triển hoặc vay từ các ngân hàng khác thì khách hàng phải cung cấp Bảo lãnh thanh toán do Quỹ hỗ trợ đầu tư phát triển hoặc các ngân hàng cho vay phát hành. Các thư bảo lãnh đó phải được người có đủ thẩm quyền kí phát hành và được xác thực. Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có) Giấy đề nghị mở L/C Khách hàng đã được cấp hạn mức mở L/C trong hệ thống máy tính. Tất cả các chứng từ trên đều phải xuất trình và lưu bản photo tại chi nhánh trừ các chứng từ sau phải lưu bản gốc: + Cam kết thanh toán + Hợp đồng vay vốn + Hợp đồng mua bán ngoại tệ + Giấy đề nghị mở L/C của khách hàng + Tờ trình phê duyệt mở L/C (đối với L/C kí quỹ dưới 100%) c) Kiểm tra hồ sơ: Cán bộ thanh toán quốc tế khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của khách hàng phải kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ có đủ các điều kiện sau: Bảo đảm tính hợp lệ của các chứng từ mà khách hàng xuất trình. Việc thanh toán phải phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chính sách quản lý XNK hiện hành của Nhà nước. Có giấy đề nghị mở L/C phù hợp với yêu cầu và quy định của NH VPBank, nội dung L/C không chứa đựng rủi ro cho chi nhánh. Nội dung của các tài liệu trong hồ sơ không mâu thuẫn nhau. Đối với L/C kí quỹ dưới 100% phải có tờ trình mở L/C của các phòng kinh doanh đã được giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt. Trong hệ thống máy tính đã có hạn mức mở L/C đó. Sau khi mở L/C thanh toán viên phải ghi trên hợp đồng gốc số L/C đã mở trị giá L/C, ngày phát hành L/C và kí tên (hợp đồng gốc có thể trả lại cho khách hàng nếu khách hàng yêu cầu, khi đó chi nhánh phải lưu bản sao có đóng dấu treo của đơn vị) 2.2.1.2. Phê duyệt và cấp hạn mức phát hành L/C - Đối với các L/C kí quĩ dưới 100% trị giá L/C đều phải qua các phòng kinh doanh thẩm định và được giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt bằng văn bản trước khi chuyển bộ phận tài trợ thương mại thực hiện. Khi chuyển hồ sơ phát hành L/C sang bộ phận tài trợ thương mại, các phòng kinh doanh phải đảm bảo có đủ hạn mức phát hành L/C trên hệ thống INCAS và ghi rõ số facility cấp cho việc mở L/C trong tờ trình phát hành Thư tín dụng đã được phê duyệt. - Đối với L/C kí quỹ 100%, khách hàng trực tiếp làm việc với bộ phận tài trợ thương mại. Bộ phận tài trợ thương mại có trách nhiệm xem xét hồ sơ mở L/C và lập giấy thông báo đề nghị các phòng kinh doanh cấp hạn mức mở L/C, trong vòng 30 phút kể từ khi nhận được thông báo của bộ phận tài trợ thương mại. Các phòng kinh doanh phải thực hiện xong việc cấp hạn mức cho việc phát hành L/C trên mạng máy tính. 2.2.1.3. Đăng kí và phát hành L/C NK - Khi hồ sơ để phát hành L/C NK của khách hàng đã hội đủ các điều kiện theo qui định. Thanh toán viên chọn sản phẩm LETTER OF CREDIT, vào chức năng LETTER CREDIT REGISTRATION để đăng kí phát hành L/C. Hệ thống sẽ tạo và chỉ định 1 số tham chiếu duy nhất cho mỗi L/C được đăng kí mới bao gồm 12 kí tự. - Các bước phát hành L/C trên chương trình máy tính phải được tuân thủ theo đúng tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình INCAS, trong quá trình sử dụng chương trình, nếu có vướng mắc các chi nhánh phải điện về Command Center xin trợ giúp. - Chương trình máy tính sẽ tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết theo chế độ tín dụng và các quy định hiện hành về việc phát hành L/C NK của NH VPBank. Nếu giá trị L/C vượt quá hạn mức phát hành L/C còn lại hoặc mức kí quĩ chưa đủ mức tối thiểu theo qui định thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập mật khẩu của Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền. a) Tạo điện L/C - Sau khi hoàn tất các bước nhập dữ liệu mở L/C trên mạng máy tính để tạo điện MT700, tại màn hình DOCUMENT thanh toán viên sẽ tạo các chứng từ liên quan đến việc phát hành L/C như MT 700, giấy báo nợ tiền kí quĩ, giấy báo nợ các khoản phí kiêm hoá đơn VAT. Ngoài các nội dung MT 700 theo qui định của SWIFT, trong quá trình nhập dữ liệu cán bộ thanh toán quốc tế phải tuân thủ nghiêm ngặt qui định riêng về cách lập và sử dụng điện MT 700 của NH VPBank và một số qui định cụ thể sau: a1) Sender: Chi nhánh đã được đăng kí BIC CODE trong hệ thống SWIFT sẽ điền BIC CODE của chi nhánh. (Trường hợp không có điền BIC CODE của NH VPBank là ICBVVNVX và điền tên, địa chỉ của chi nhánh vào trường 51a, dùng lựa chọn D). a2) Chọn ngân hàng thông báo: + Nếu hợp đồng ngoại đã xác định ngân hàng thông báo, chi nhánh điền thông tin ngân hàng thông báo vào trường 57a. Nếu hợp đồng ngoại chưa xác định ngân hàng thông báo thì để trống phần RECEIVER. Người phụ trách bộ phận tài trợ thương mại tại chi nhánh và người phụ trách trung tâm tài trợ thương mại hại hội sở chính có quyền chọn ngân hàng thông báo. + Nguyên tắc chọn ngân hàng thông báo L/C phải là ngân hàng có uy tín, hoạt động kinh doanh tốt, có quan hệ lâu dài và có thiện chí với NH VPBank, có trụ sở tại nước người hưởng và là ngân hàng nằm trong danh mục các ngân hàng được NH VPBank lựa chọn làm đại lý trong dịch vụ thông báo L/C. Ưu tiên thông báo L/C qua các ngân hàng có văn phòng đại diện tại Việt Nam và hạn chế thông báo L/C qua các ngân hàng có chi nhánh tại Việt Nam. a3) Đối với L/C xác nhận phải tuân thủ các qui định sau: + Trước khi phát hành L/C, chi nhánh trao đổi qua điện thoại hoặc Fax với người phụ trách trung tâm tài trợ thương mại tại hội sở chính về nội dung L/C, phí xác nhận L/C và chọn ngân hàng xác nhận. + Trường hợp L/C có qui định ngân hàng hoàn tiền và cho phép đòi tiền bằng điện thì phải yêu cầu ngân hàng thương lượng thông báo trước cho NH VPBank 05 ngày làm việc trước khi đòi tiền ngân hàng hoàn tiền. + Trường hợp không qui định ngân hàng hoàn tiền và cho phép ngân hàng thương lượng trực tiếp đòi tiền NH VPBank bằng điện thì phải qui định rõ sẽ thanh toán cho ngân hàng thương lượng được thực hiện trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận điện. Tuỳ từng khách hàng, mặt hàng NK và yêu cầu của ngân hàng xác nhận, mức kí quĩ và mức phí mở L/C xác nhận có thể cao hơn mở L/C không xác nhận. - Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu trên tập tin MT 700, thanh toán viên kiểm soát đối chiếu giữa L/C với hợp đồng ngoại thương và đơn xin mở L/C. Sau khi in bản draft của mỗi chứng từ, thanh toán viên chuyển dữ liệu sang cho kiểm soát viên. Thanh toán viên kí vào vị trí qui định trên bản draft của các chứng từ, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ mở L/C và các chứng từ đã tạo trong hệ thống INCAS cho kiểm soát viên. b) Kiểm soát L/C - Kiểm soát viên phải kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ xin mở L/C đảm bảo các điều kiện mở L/C đã được đáp ứng đầy đủ và đảm bảo sự nhất quán giữa nội dung của hợp đồng, đơn xin mở L/C và L/C. Sau đó xem xét kĩ nội dung của L/C nếu có điều khoản nào bất lợi cho người yêu cầu mở L/C và cho ngân hàng phát hành thì khẩn trương thông báo cho khách hàng, đề nghị sửa đổi lại đơn xin mở L/C để làm căn cứ sửa L/C nhằm giảm bớt rủi ro. - Trường hợp khách hàng không thực hiện sửa đổi, chi nhánh yêu cầu khách hàng làm cam kết chịu hoàn toàn rủi ro và bồi hoàn những thiệt hại cho ngân hàng phát hành (nếu có). Đồng thời chi nhánh bó biện pháp tự bảo vệ bằng cách yêu cầu khách hàng tăng mức kí quĩ, tăng tài sản thế chấp,… hoặc nếu có thể thiệt hại nghiêm trọng chi nhánh có quyền từ chối không phát hành và lập biên bản huỷ L/C đó trên hệ thống tài trợ thương mại. - Nếu L/C không mâu thuẫn với hợp đồng khớp đúng với đơn xin mở L/C của khách hàng, các điều khoản của L/C có khả năng thực thi và hạn chế rủi ro cho người mở L/C và ngân hàng phát hành thì kiểm soát viên kí trên L/C (bản draft) và chuyển giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền kí phê duỵêt. - Sau khi hoàn tất phê duỵêt L/C trên giấy, kiểm soát viên in bản gốc mỗi loại chứng từ để lưu hồ sơ và in 1 bản cho khách hàng. Kiểm soát viên kí trên các chứng từ đã in, toàn bộ hồ sơ và L/C được chuyển cho thanh toán viên lưu giữ và xử lí như sau: + 1 bản gốc L/C đính kèm với bản draft đã được phê duyệt và 1 liên giấy báo nợ bản gốc lưu hồ sơ L/C. + 1 bản L/C đính kèm 1 liên giấy báo nợ chuyển cho khách hàng + 1 bản draft giấy báo nợ (có đầy đủ chữ kí phê duyệt) lưu cùng bản liệt kê các bút toán. - Những L/C có giá trị lớn sẽ phải thêm một bước phê duyệt trên hệ thống INCAS cua giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền phê duyệt (phê duyệt cấp 2). 2.2.1.4 Sửa đổi L/C a) Tạo điện sửa đổi - Thanh toán viên có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa đổi của khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi nếu thấy hợp lí thì tiến hành lập điện sửa đổi L/C. - Nếu sửa đổi tăng tiền: + Trường hợp kí quĩ dưới 100% giá trị sửa đổi tăng tiền, khách hàng phải tiếp xúc với các phòng kinh doanh để làm thủ tục bổ sung hạn mức phát hành L/C (trong trường hợp hạn mức không đủ), bổ sung tiền kí quĩ và tài sản thế chấp tương ứng để bảo đảm khả năng thanh toán L/C đó. + Trường hợp kí quĩ đủ 100% giá trị sửa đổi tăng tiền, khách hàng tiếp xúc trực tiếp với bộ phận tài trợ thương mại để làm thủ tục. - Phí sửa đổi L/C phải được xác định rõ trong đơn xin sửa đổi L/C của khách hàng. - Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu và tạo điện sửa đổi L/C, kiểm tra các bút toán hạch toán, đối chiếu hồ sơ sửa đổi L/C và điện sửa đổi, thanh toán viên in bản draft của mỗi loại chứng từ và kí vào chỗ qui định trên mỗi loại chứng từ sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ sửa đổi L/C và chứng từ cho kiểm soát viên. b) Kiểm soát điện sửa đổi L/C - Kiểm soát viên kiểm soát điện sửa đổi và hồ sơ sửa đổi, kí trên bản draft và trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền kí phê duỵêt trước khi kiểm soát viên phê duyệt điện trong chương trình INCAS. - Sau khi phê duyệt trên mạng, kiểm soát viên in bản gốc và bản dành cho khách hàng đồng thời kí trên các chứng từ. Hồ sơ sửa đổi L/C sẽ được quay lại thanh toán viên để lưu trữ và chuyển cho khách hàng. - Trường hợp giá trị L/C sau khi sửa đổi có mức tương đương hoặc vượt quá quyền hạn phê duyệt trên mạng của kiểm soát viên, bức điện sẽ phải thêm một bước phê duyệt nữa của Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền. 2.2.1.5. Nhận, kiểm tra và xử lí chứng từ, thanh toán/ chấp nhận thanh toán Sau khi nhận được L/C và các sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến ngân hàng thương lượng. Ngân hàng thương lượng có trách nhiệm kiểm tra chứng từ và gửi chứng từ đến chi nhánh. Các chi nhánh có trách nhiệm nhận kiểm tra, thanh toán/ chấp nhận và giao chứng từ cho khách hàng theo qui định. 2.2.1.5.1. Trường hợp thanh toán dựa trên thư đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ a) Nhận và kiểm tra chứng từ - Sau khi nhận được bộ chứng từ, thanh toán viên phải vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ, kí và đóng dấu đơn vị mình trên Covering letter đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trong chương trình máy tính. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ từ bưu điện, chi nhánh phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ. Quá thời hạn trên chi nhánh mất quyền khiếu nại về chứng từ. - Nội dung kiểm tra bao gồm: + Số lượng của từng loại chứng từ theo qui định của L/C + Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều khoản và điều kiện của L/C. + Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ. + Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 500 của ICC. Với những bộ chứng từ có giá trị từ 100.000 USD trở lên, việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện qua 02 cán bộ (kiểm tra 02 lần độc lập với nhau). Sau khi kiểm tra xong thanh toán viên phải lập phiếu kiểm tra chứng từ (theo mẫu đính kèm) có chữ kí của 02 cán bộ kiểm tra. Sau đó toàn bộ hồ sơ L/C kèm theo bộ chứng từ và phiếu kiểm tra chứng từ được chuyển cho kiểm soát viên kiểm soát và kí xác nhận đã kiểm tra trên phiếu kiểm tra chứng từ. b) Xử lí chứng từ b1) Trường hợp không có sai sót: - Đối với L/C trả ngay: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, thanh toán viên lập điện để thanh toán theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ. Kiểm soát viên sẽ kiểm tra hồ sơ L/C, chứng từ xuất trình theo L/C, phiếu kiểm tra chứng từ… nếu chính xác chuyển cho Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền phê duyệt. Thực hiện lưu hồ sơ và gửi cho khách hàng giấy báo nợ, hoá đơn thuế VAT. ` - Đối với L/C trả chậm: Lập thông báo chứng từ đến và kết quả kiểm tra chứng từ để chuyển cho khách hàng. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, chi nhánh lập điện thông báo chấp nhận thanh toán. - Chi nhánh theo dõi trả tiền đúng hạn như đã chấp nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền cua ngân hàng gửi chứng từ. Trường hợp ngan thương lượng yêu cầu gửi trả họ hối phiếu đã được chi nhánh chấp nhận thanh toán thì gửi liên 1 của hối phiếu sau khi kí chấp nhận, yêu cầu ngân hàng thương lượng gửi trả lại hối phiếu cho chi nhánh khi đến hạn thanh toán. Liên 2 của hối phiếu được lưu lại hồ sơ L/C. - Với L/C thanh toán nhiều lần bằng vốn tự có của khách hàng thì trích một tỉ lệ kí quĩ để thanh toán tương ứng với tỉ lệ thanh toán trên trị giá của L/C, phần còn lại trích từ tài khoản tiền gửi của khách hàng hoặc tài khoản thích hợp. Trường hợp thanh toán bằng vốn vay của ngân hàng thì số tiền kí quĩ sẽ được sử dụng hết cho việc thanh toán lần đầu, phần còn lại sẽ ghi nợ tài khoản tiền vay của khách hàng hoặc tài khoản thích hợp. - Giao chứng từ cho khách hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết. b2) Trường hợp chứng từ có sai sót: Trong khoảng thời gian 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ phải lập điện thông báo sai sót chứng từ và từ chối thanh toán đồng thời lập thông báo gửi cho khách hàng để chờ chấp nhận thanh toán. Các sai sót của bộ chứng từ phải được thông báo đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không được phép thông báo bổ sung. Khoản phí thông báo từ chối thanh toán sẽ trừ vào số tiền thanh toán L/C (nếu khách hàng chấp nhận chứng từ sai sót). - Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng, khách hàng phải thông báo quyết định chấp nhận sai sót hoặc không ngay trên bản thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng và gửi lại. Nếu sau 05 ngày khách hàng không có ý kiến thì coi như khách hàng từ chối chứng từ, ngân hàng tiến hành xử lí bộ chứng từ theo chỉ dẫn của ngân hàng gửi chứng từ. 2.2.1.5.2. Thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền - Khi nhận được điện đòi tiền (trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện). Kiểm soát viên phải xác thực bức điện thông qua hội sở chính hoặc ngân hàng liên quan trong bức điện (đối với điện nhận từ SWIFT phải có khoá bảo mật). Sau đó đối chiếu nội dung bức điện với qui định của L/C. Dựa trên nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền hợp lệ và đã được xác thực lập điện thanh toán cho ngân hàng gửi điện. - Nếu chứng từ sai sót trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ chi nhánh phải gửi điện từ chối thanh toán cho ngân hàng hàng thương lượngu đồng thời liên hệ với khách hàng về những sai sót của chứng từ (trừ trường hợp người yêu cầu phát hành L/C đã lấy hàng). 2.2.1.6. Tài trợ cho L/C NK 2.2.1.6.1. Đối với L/C