Chuyên đề Một số giải pháp Marketing nhằm hoàn thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống kênh phân phối tại Công ty xi măng Hoàng Mai

uận tiện nhưng với hình thức phân phối này đang còn gây cho khách hàng rất nhiều bất tiện nhất là đối với các khách hàng ở các tỉnh xa. Do trong thời điểm hiện nay, năng lực sản xuất của Công ty vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường vì vậy mà tổng đại lý, nhà phân phối vẫn còn hạn chế, tuy nhiên sản phẩm của Công ty vẫn được phân phối rộng khắp trên các đoạn thị trường trong toàn quốc. Công ty quy định đối với các thành viên kênh nếu mức sản lượng tiêu thụ vượt quá chỉ tiêu đề ra thì họ sẽ được hưởng % hoa hồng / tổng số doanh số bán ra, còn nếu không hoàn thành chỉ tiêu thì họ sẽ cắt giảm các nguồn tài trợ thậm chí có thể bị sa thải khỏi thành viên kênh. Hằng năm Công ty xi măng Hoàng Mai tổ chức hội nghị khách hàng cho các nhà phân phối và các đại lý cấp hai để đánh giá công tác tiêu thụ sản phẩm xi măng Hoàng Mai và bàn phương pháp kinh doanh trong thời gian tới nhằm phục vụ tốt nhất các dịch vụ hậu mãi đối với khách hàng. Mặt khác Công ty còn triển khai nhiều chương trình khuyến mãi trợ cấp, cũng như làm quà tặng cho các thành viên kênh ví dụ như : sổ, bút, mũ, quần áo, biển hiệu v.v…để hỗ trợ cho các nhà phân phối cũng như các đậi lý cấp 2 trong công tác tiêu thụ sản phẩm. d. Xúc tiến khuếch trương * Quảng cáo Công ty quyết định thực hiện chiến lược quảng cáo trên các phương tiện truyền thông khác nhau như: truyền hình, tuần báo, đặc san, truyền thanh, pano… ít được các công ty khác chú tâm sử dụng. Công ty đã sử dụng nhiều phương tiện truyền thông khác nhau nhằm hướng tới nhiều đối tượng khán thính giả trong cả nước thậm chí là cả quốc tế, sở dĩ Công ty phân tán thông điệp trên các phương tiện truyền thông khác nhau là vì muốn cho phần đông các khán thính giả lĩnh hội được tất cả những thông điệp mà Công ty muốn truyền tải, tuy nhiên điều này lại rất bất lợi cho Công ty bởi chi phí để truyền tải thông điệp là cao hơn so với việc tập trung vào một vài phương tiện truyền thông nhất định nào đấy. Mặt khác, khi thiết kế hay lựa chọn những điểm nhấn để truyền tải, khuếch trương nếu không khoa học thì sẽ gây cho khách hàng sự nhàm chán, thậm chí gây ra sự phản cảm cho họ khiến cho thông điệp muốn truyền tải sẽ không có hiệu quả. Ngân sách mà Công ty dùng cho quảng cáo trong những năm gần đây ước chừng khoảng 75-80 triệu/năm. Đây là con số chưa phải là nhiều, vì vậy mà trong thời gian tới Công ty nên đầu tư nhiều hơn nữa tất cả các nguồn lực cho hoạt động quảng cáo nhằm tạo ra sự biết đến cũng như là sự nhận thức sâu sắc hơn nữa sản phẩm của Công ty trong tâm trí khách hàng, vì đây là một trong những lợi thế để tạo ra năng lực cạnh tranh cho sản phẩm của Công ty. Mặt khác, Công ty còn thực hiện các chiến dịch quảng cáo trên website: đây chính là website chính thức của Công ty, tuy nhiên nội dung trang web còn nghèo nàn, thông tin chưa được đầy đủ. * Khuyến mại Công ty chủ động và linh hoạt trong việc thay đổi, điều chỉnh các mức giá bán khác nhau cũng như có các chính sách khuyến mại đối với từng đối tượng khách hàng khác nhau trên các đoạn thị trường khác nhau. Các nhà phân phối có thể được hưởng chính sách khuyến mại của Công ty dưới các hình thức khác nhau. Mức khuyến mại được chia làm hai phần: - Phần khuyến mại “cứng” ( khoảng 50% mức khuyến mại): Nhà phân phối được hưởng vào cuối tháng căn cứ vào sản lượng tiêu thụ thực tế. - Phần khuyến mại “mềm” ( phần còn lại ): Nhà phân phối được hưởng khi hai bên quyết toán sản lượng tiêu thụ trong tháng. + Nếu sản lượng tiệu thụ đạt và vượt mức hai bên đã thỏa thuận, Nhà phân phối sẽ được hưởng 100% mức khuyến mại còn lại. + Nếu sản lượng tiêu thụ đạt 70% mức hai bên đã thỏa thuận trở lên, Nhà phân phối sẽ được hưởng phần khuyến mại còn lại bằng tỷ lệ sản lượng tiêu thụ. + Nếu sản lượng tiêu thụ dưới 70% mức hai bên đã thỏa thuận, thì Nhà phân phối không được hưởng phần khuyến mại còn lại này. Nhìn chung ngân sách cho các hoạt động khuyến mại còn hạn chế, công ty chưa phối hợp được khuyến mại với các công cụ khác trong hệ thống xúc tiến khuyến mại, việc hoạch định và quản lý đánh giá chương trình khuyến mại cũng không đuợc Công ty chú trọng. * Marketing trực tiếp Hiện nay thư điện tử là một phương tiện thuận lợi giúp Công ty tiếp cận và kiểm soát được khách hàng của mình. Công ty có thể chào hàng đến các khách hàng mục tiêu một cách dễ dàng hơn với chi phí rất thấp. Hộp thư điện tử “ sales@ximanghoangmai.com.vn ” do Công ty lập ra mỗi ngày có khoảng từ 10 đến 15 đơn thư đặt hàng, thư hỏi hàng từ phía khách hàng của mình. Thông qua đó, Công ty nắm bắt được những yêu cầu của khách hàng về chất lượng, số lượng vè kiểu dáng của sản phẩm, đây cũng chính là hình thức phổ biến nhất của marketing trực tiếp thông qua mạng Internet. Marketing bằng điện thoại cũng được Công ty lên kế hoạch sử dụng trong quá trình Marketing trực tiếp, sau khi quảng cáo khiến cho khách hàng biết đến sản phẩm của Công ty và kích thích sự tìm hiểu sản phẩm, Công ty lập tức gửi thư đến những người muốn tìm hiểu thêm và sau đó Công ty sẽ gọi điện thoại để tìm kiếm việc đặt hàng. 2.2 Thực trạng về tổ chức kênh phân phối của Công ty Chúng ta đều biết rằng, các quyết định về kênh phân phối đều là những quyết định có vai trò hết sức quan trọng bởi nó cho phép Công ty có thể có được những lợi thế cạnh tranh trong dài hạn mà các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường không dễ gì bắt chước được trong ngắn hạn. Với điều kiện phát triển như vũ bão của thông tin, công nghệ và các quy trình sản xuất như hiện nay thì các đối thủ cạnh tranh có thể bắt chước được sản phẩm nhưng để xây dựng được một kênh phân phối vững chắc để tạo ra được lợi thế cạnh tranh trong dài hạn thì đó là cả một quá trình, cần phải có thời gian, nguồn lực và tất cả các mối quan hệ lâu dài mà các công ty cần phải có được. Thực chất, những quyết định về kênh phân phối là nhằm tạo ra một dây chuyền để đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng, trong đó có được sự lựa chọn các thành viên kênh là các trung gian như: nhà phân phối, đại lý cấp 1, đại lý cấp 2…đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa, xét về mặt thời gian và không gian. Chính vì thế, Công ty xi măng Hoàng Mai đã hết sức coi trọng trong việc thiết lập, tổ chức hệ thống kênh phân phối nhằm tạo ra cho mình có được một lợi thế cạnh tranh trong dài hạn. 2.2.1. Cấu trúc kênh của Công ty Công ty Tổng Đại lý Đại lý Bán Lẻ Nhà phân phối dự án Người tiêu dùng 2.2.2. Đặc điểm về quy mô, số lượng các Đại lý Do thực tế hiện nay, nhu cầu thị trường về xi măng ngày một tăng cao. Mặt khác, sản phẩm của Công ty ngày càng được người tiêu dùng tín nhiệm, hơn nữa để tạo ra được lợi thế cạnh tranh trong dài hạn một cách có hiệu quả nhất Công ty xi măng Hoàng Mai đã không ngừng cải thiện, nâng cao chất lượng trong việc quản lý và điều hành hệ thống kênh. Trong đó việc mở rộng quy mô hệ thống kênh là điều mà Công ty luôn chú trọng, điều này được thể hiện thông qua số lượng các Đại lý ngày càng tăng lên trong những năm gần đây. Việc mở rộng quy mô nhằm mục đích là tạo ra được sự sẵn có của sản phẩm, giúp cho sản phẩm có thể len lõi vào các ngõ ngách của từng đoạn thị trường, điều này sẽ đáp ứng được sự sẵn có cho người tiêu dùng trên cả phương diện không gian và thời gian. Sau đây là số lượng các Đại lý tại khu vực thị trường miền Bắc, miền Trung và miền Nam của Công ty từ năm 2004 đến 2007 Năm 2004 2005 2006 2007 miền Bắc 38 26 26 24 miền Trung 30 43 45 48 miền Nam 35 37 46 46 Tổng Đai lý 103 106 117 118 (Nguồn: Phòng Tiêu Thụ) Nhận xét Qua bảng trên có thể thấy được rằng: Đối với khu vực thị trường miền Bắc: Số lượng các Đại lý của Công ty ở khu vực thị trường này có xu hướng giảm xuống. Điều này cũng dễ hiểu, vì đây là khu vực thị trường tiềm năng với nhiều công trình trọng điểm đang được thi công, hơn nữa đây cũng là khu vực thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh, từ đó đã làm cho thị phần của Công ty bị thu hẹp. Với điều kiện thực tế đó, các chính sách mà Công ty đưa ra thể hiện được sự mềm dẻo, tự chủ và linh hoạt trong việc định các mức giá bán và các chế độ đãi ngộ cho các Đại lý của mình nhằm thích ứng với sự biến động và phức tạp của thị trường. Về mức giá: Mức giá bán của sản phẩm cho các trung gian trong kênh tại khu vực thị trường này là thấp hơn so với các khu vực thị trương miền Trung và miền Nam, cụ thể là: - 680000đ/tấn cho các Đại lý - 700000đ/tấn cho các Nhà bán lẻ Mặt khác, các chỉ tiêu đặt ra tại khu vực thị trường này cũng không cao hơn so với 2 khu vực thị trường còn lại. Nếu các Đại lý hoàn thành mức chỉ tiêu đề ra thì họ sẽ được hưởng mức chiết khấu là 30%/ tổng sản lượng bán ra. Không những thế Công ty cũng đặc biệt chú trọng, quan tâm hơn trong việc thực hiện các chính sách động viên, khuyến khích cho các trung gian hơn so với các khu vực thị trường khác. Đối với khu vực thị trường miền Trung Đây là khu vực thị trường ít nhà máy sản xuất xi măng, hơn nữa mức độ cạnh tranh cũng ‘‘dễ chịu’’hơn nên các chỉ tiêu và chính sách mà Công ty đưa ra khá khắt khe hơn. Mức giá bán sản phẩm cho các Đại lý là cao hơn so với khu vực thị trường miền Bắc 750000đ/tấn, nếu hoàn thành mức chỉ tiêu đề ra thì các Đại lý chỉ được hưởng mức chiết khấu là 20%/tổng sản lượng bán ra. Đối với khu vực thị trường miền Nam Đây là khu vực thị trường có nhiều công trình trọng điểm đang trong giai đoạn thi công, nhu cầu về xi măng lớn, hơn nữa uy tín và vị thế của Công ty trên thị trường là khá cao vì vậy sản phẩm của Công ty được tiêu thụ khá nhiều qua các năm gần đây. Các chính sách trong kênh cũng không có sự thay đổi đáng kể so với hai khu vực thị trường trên. Tuy nhiên mức giá bán sản phẩm cho các Đại lý là cao hơn; 800000đ/tấn. Các chính sách động viên khuyến khích của Công ty cũng có giảm, Công ty ít chú trọng trong việc quan tâm tới các Đại lý hơn so với hai khu vực thị trường trên. 2.2.3. Đặc điểm và phương thức lựa chọn các thành viên kênh của Công ty Từ đặc điểm của cấu trúc hệ thống kênh phân phối của Công ty mà Công ty xi măng Hoàng Mai đã tìm ra cho mình phương thức lựa chọn các thành viên kênh cụ thể, khác nhau. Công ty đã có các chế độ, chính sách quản lý cũng như có thứ tự ưu tiên đối với từng thành viên kênh vì vậy điều kiện để lựa chọn mỗi thành viên kênh là khác nhau đồng thời trách nhiệm cũng như là quyền hạn của mỗi thành viên kênh cũng hoàn toàn là khác nhau. Các trung gian của Công ty có thể là các tổ chức, các doanh nghiệp hoặc cũng có thể là các cá nhân, miễn rằng họ đủ các tiêu chuẩn là các thành viên kênh của Công ty . Các trung gian của Công ty có quy mô lớn nhỏ khác nhau, điều này còn tùy thuộc vào từng khu vực thị trường, cũng như năng lực của từng trung gian về mặt: - Tài chính - Khả năng tiêu thụ sản phẩm - Xây dựng các mối quan hệ - Các nguồn lực khác Một tổ chức, doanh nghiệp hoặc là các cá nhân để có thể trở thành một trong những thành viên kênh của mạng lưới kênh phân phối Công ty xi măng Hoàng Mai thì về cơ bản nó phải thỏa mãn ít nhất là các điều kiện chung sau: - Có năng lực về mặt tài chính - Có giấy phép đăng ký kinh doanh - Có gian hàng ổn định trong khu vực thị trường đó - Có năng lực trong tiêu thụ sản phẩm của Công ty Như vậy Công ty xi măng Hoàng Mai đã không hạn chế số cấp độ trung gian (chiều dài kênh phân phối) và số trung gian trong mỗi cấp độ (chiều rộng kênh phân phối) trong mạng lưới kênh tiêu thụ của mình. Khi họ đã có đủ điều kiện thỏa mãn mà Công ty đã đề ra thì Công ty sẽ ký hợp đồng với các trung gian và các bên sẽ đi đến thỏa thuận những điều kiện như đã nêu rõ trong bản hợp đồng, qua đây Công ty cũng sẽ giới thiệu, nêu rõ các quyền lợi được hưởng và nghĩa vụ phải thực hiện đồng thời cũng truyền đạt thêm các bài học kinh nghiệm cũng như những thành công được đúc rút ra từ các trung gian khác của Công ty. Nói chung là công tác tuyển chọn các trung gian cho mạng lưới kênh phân phối của Công ty vẫn còn khá đơn giản và chưa thật sự khắt khe, vẫn còn thụ động trong công tác tuyển chọn do đó mà hiệu quả hoạt động của kênh cũng chưa thật tốt, biểu hiện như: các trung gian thường kết hợp việc bán buôn và bán lẻ, kinh doanh tổng hợp các mặt hàng với nhau do đó mà mức độ chuyên môn hóa của các trung gian vẫn chưa cao, chưa thật sự là các trung gian chuyên nghiệp như Công ty vẫn mong muốn. Để đạt hiệu quả cao hơn nữa trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm và điều quan trọng hơn là tạo ra được lợi thế cạnh tranh trong dài hạn, trong 3 năm trở lại đây Công ty xi măng Hoàng Mai đã đưa ra một số tiêu chí cụ thể đối với từng cấp độ trung gian như sau: a. Đối với tổng kho (Nhà phân phối): * Tiêu chí để trở thành Nhà phân phối của Công ty: - Có năng lực về mặt tài chính - Có khả năng tiếp thị tốt - Có các mối quan hệ, đặc biệt là phải tâm huyết với Công ty - Có một mạng lưới bán hàng phát triển rộng rãi và có khả năng tiêu thụ số lượng lớn sản phẩm của Công ty. * Trách nhiệm của Nhà phân phối - Chịu trách nhiệm pháp lý về tiền hàng, thực hiện đúng thời gian thanh toán mà hai bên đã thống nhất với nhau. - Bố trí chỗ nghĩ ngơi, nơi làm việc, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ của Công ty, phối hợp làm công tác thị trường. - Phối hợp với Công ty trong công tác xúc tiến, quảng cáo và tham gia hội chợ, triển lãm v.v… - Xúc tiến việc quảng cáo và giới thiệu sản phẩm tại khu vực thị trường do Nhà phân phối chịu trách nhiệm. - Định kỳ hàng tháng, quý, năm, có báo cáo tình hình bán hàng, tình hình thị trường và sản phẩm cạnh tranh. * Quyền lợi của Nhà phân phối. - Được độc quyền phân phối sản phẩm trong khu vực thị trường mà Nhà phân phối đảm nhiệm. - Gía bán ra tự Nhà phân phối quyết định, giá mua theo thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng. - Được hỗ trợ chi phí để thực hiện các công tác thị trường, hội chợ, quảng cáo (phải có chiến lược, kế hoạch và được Công ty xi măng Hoàng Mai xem xét qua trước khi thực hiện). - Được Công ty hỗ trợ về mặt tài chính cũng như là các điều kiện khác để mở một vài gian hàng giới thiệu sản phẩm tại khu vực thị trường, khu vực thuận tiện cho việc quảng cáo, xúc tiến giới thiệu và bán sản phẩm cho thị trường. - Được hỗ trợ các khoản chi phí để mở thị trường tại khu vực: các tư liệu về quảng cáo, một số lượng hàng hóa để giới thiệu sản phẩm. - Được thanh toán chậm một lượng hàng lớn (tương đương với một xe tải khoảng 600 bao) sau một tháng cho đến khi nhận tiếp lượng hàng nữa thì mới trả dứt điểm cho Công ty. b. Đối với Đại lý * Tiêu chí để được trở thành Đại lý của Công ty: - Phải đăng ký địa điểm Đại lý tại một vị trí nhất định nào đó trên một khu vưc thị trường xác định. - Thỏa thuận rõ các chủng loại hàng hóa và đơn giá bán: + Về giá bán: Theo giá bán buôn của Công ty ở từng thời điểm lấy hàng của Công ty xi măng Hoàng Mai. + Về số lượng: Do Đại lý yêu cầu sau đó Công ty quyết định theo khả năng kinh doanh của Đại lý và yêu cầu của thị trường. - Có giấy phép đăng ký kinh doanh - Có thủ tục xin làm Đại lý và bản hợp đồng đã ký - Có một không gian bán hàng với đầy đủ các điều kiện kinh doanh như: + Có đầy đủ quầy hàng và các tranh thiết bị bán hàng như: xe chở hàng, kệ để hàng v.v… + Có vị trí thuận lợi cho công tác bán hàng, không gần các địa điểm như: trường học, bệnh viện, v.v… + Diện tích gian hàng và kho chứa phải dự trữ được tối đa sản phẩm của Công ty quy định. * Quyền hạn và trách nhiệm của Đại lý: - Nếu những nguyên tắc cơ bản trong hợp đồng đại lý bị vi phạm thì hai bên sẽ chấm dứt hợp đồng và bên vi phạm phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra do chấm dứt hợp đồng đại lý. - Hai bên cam kết sẽ thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản trong hợp đồng, cùng bàn bạc để tháo gỡ những khó khăn chung và cải tiến công tác đại lý. - Đại lý được thanh toán với công ty theo nguyên tắc: lấy lô hàng sau , thanh toán dứt điểm lô hàng trước. Trong thời gian chậm trả, hàng tháng đại lý phải thanh toán số tiền hàng đã tiêu thụ trong tháng đó (thời gian chậm trả không quá 30 ngày kể từ ngày nhận hàng). - Cước phí vận chuyển do thoả thuận giữa công ty và đại lý về địa điểm giao hàng quyết định. Công ty chỉ tiến hành thủ tục giao dịch về hàng hoá của đại lý tại địa điểm đăng ký đại lý. - Khi nhận hàng đại lý phải kiểm tra và khẳng định số lượng-chất lượng theo hoá đơn bán hàng của công ty. Sau khi nhận hàng, đại lý phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về lô hàng đó. - Hình thức thanh toán: tiền mặt, ngân phiếu hoặc chuyển khoản. - Đại lý có trách nhiệm thường xuyên thông tin bằng văn bản cho công ty về tình hình bán hàng, nhu cầu của thị trường và đề xuất các biện pháp thúc đẩy tiêu thụ để hai bên đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường vào ngày cuối hàng tháng. - Giao hàng tại kho của công ty hoặc kho của đại lý. c. Đối với Nhà bán lẻ Như chúng ta đã biết rằng, vai trò của người bán lẻ trong các kênh phân phối có liên quan đến đến quy mô và loại hình bán lẻ bao gồm: phát hiện nhu cầu của khách hàng, tìm và bán những hàng hóa ở thời gian, địa điểm và theo cách thức mà các khách hàng này mong muốn. Hơn nữa, họ tạo ra các hỗn hợp hàng hóa phù hợp ở thời gian mà khách hàng sẵn sàng mua. Đối với Công ty xi măng Hoàng Mai, khi một người muốn trở thành người bán lẻ của Công ty thì chỉ cần tới Công ty mua hàng và nhiệm vụ của họ là bán hàng cho người tiêu dùng cuối cùng. Việc lựa chọn người bán lẻ mà Công ty đã sử dụng theo cách thức lựa chọn “càng nhiều càng tốt” nhằm tăng lượng người bán lẻ giúp cho Công ty thu thập tin tức nhanh chóng về khách hàng tiêu dùng cuối cùng thông qua các trung gian này. Tuy nhiên, một thực tế cho thấy có những người bán lẻ của Công ty đã có gắng tối đa làm tất cả các công việc phân phối thích hợp với họ, song cũng có người bán lẻ lại làm ít nhất các công việc này. Một số người bán lẻ chọn chiến lược cung cấp các dịch vụ phân phối ở mức bán lẻ nhiều nhất. Ngược lại, một số người bán lẻ lại bán giá thấp với mức độ cung cấp dịch vụ bán lẻ thấp nhất. Họ bán các hỗn hợp (nhóm) hàng hóa không dự định trước, không có dịch vụ cá nhân, thường phải xếp hàng dài để trả tiền. Ở mức trung bình là các nhà bán lẻ quản lý dự trữ cận thận ở các cửa hàng của họ để đảm bảo cho khách hàng luôn luôn tìm thấy những mặt hàng họ cần. Họ chỉ quan tâm đến lợi nhuận của họ mà ít khi để ý đến mục tiêu của Công ty. Vì vậy điều mà Công ty luôn mong muốn ở người bán lẻ, đó là họ cần phải hoàn thành được vai trò và nhiệm vụ cụ thể như sau: - Cung cấp việc bán hàng cá nhân, quảng cáo và trưng bày để bán các sản phẩm của Công ty. - Phát hiện nhu cầu tiêu dùng và truyền những thông tin này trở lại qua kênh. - Đưa ra sự hỗ trợ về con người và vật chất để người sản xuất để Công ty và Tổng kho có thể có nhiều điểm tiếp xúc với khách hàng gần với vị trí sinh sống của họ. - Phân chia số lượng lớn hàng hóa thành nhiều lượng nhỏ phù hợp với nhu cầu tiêu dùng, qua đó tiết kiệm cho Công ty (bằng việc chấp nhận khối lượng vận chuyển lớn tương ứng) và tạo thuận lợi cho người tiêu dùng. - Thực hiện dữ trữ tồn kho để Công ty có thể có dự trữ tồn kho rộng lớn sản phẩm của họ ở chi phí thấp và có thể cho phép người tiêu dùng tiếp xúc tiện lợi nhất với sản phẩm của Công ty và Tổng kho. d. Các Tổ chức bổ trợ * Các tổ chức vận tải Công ty xi măng Hoàng Mai đã lựa chọn cho mình tổ chức vận tải, đó là một nhóm gồm có đội xe tải, tàu, thuyền chuyên dụng để vận chuyển sản phẩm từ Công ty tới các trung gian của kênh, qua đó Công ty cũng bố trí người làm nhiệm vụ điều động vận tải mỗi khi xuất hàng cho các trung gian. Việc lựa chọn các tổ chức vận tải cũng không có gì đặc biệt, chỉ cần ký hợp đồng với Công ty và sau đó là họ chỉ thực hiện các công việc mà họ đảm nhiệm trong bản hợp đồng. * Các tổ chức tài chính Công ty xi măng Hoàng Mai đã hợp tác với ngân hàng Đầu Tư và phát triển- Việt Nam, chi nhánh Bắc Nghệ An, qua đây Ngân hàng sẽ hỗ trợ cho các thành viên kênh về vốn để hoạt động cũng như là giúp họ thực hiện quá trình thanh toán được dễ dàng. 2.2.4. Thực trạng về quản lý các dòng chảy trong kênh Một vấn đề rất quan trọng trong mạng lưới kênh phân phối đó là các dòng chảy trong kênh, vì hệ thống kênh hoạt động thông qua các dòng chảy, hệ thống kênh hoạt động có hiệu quả khi tất cả các dòng chảy trong kênh hoạt động thông suốt. Các dòng chảy là “ sợi dây ” kết nối mọi ràng buộc giữa các thành viên kênh và các tổ chức khác lại với nhau thông qua việc phân phối sản phẩm và dịch vụ. Nhận thức được vấn đề đó Công ty xi măng Hoàng Mai đã hiểu được tầm quan trọng của các dòng chảy, do vậy mà Công ty đã có các chính sách để quản lý các dòng chảy sao cho mạng lưới hoạt động của kênh đạt hiệu quả cao nhất. Sau đây là một số dòng chảy mà Công ty xi măng Hoàng Mai đã đánh giá cao đối với mạng lưới hoạt động kênh của Công ty: Dòng vận động của sản phẩm về mặt vật chất: Điều này được thể hiện thông qua sự di chuyển của sản phẩm từ Công ty tới các trung gian trong mạng lưới kênh tới người tiêu dùng cuối cùng, qua các phương tiện vận tải và hệ thống kho tàng. Công ty đã quản lý về mặt thời gian, không gian đối với từng cấp độ trung gian cụ thể nhằm mục đích là sản phẩm của Công ty sau khi được sản xuất ra sẽ đáp ứng kịp thời cho khách hàng. -Dòng đàm phán: Được thể hiện qua việc trao đổi thông tin, thương lượng, đàm phán giữa Công ty xi măng Hoàng Mai với các cấp độ trung gian còn lại trong kênh như Tổng kho, đại lý, người bán lẻ và người tiêu dùng cuối cùng thông qua các bản hợp đồng, giấy tờ công văn, tờ trình và một số giấy tờ cam kết hợp tác quan trọng khác nhằm mục đích là phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền lợi của các thành viên với nhau. Như vậy việc vận chuyển hàng hóa theo số lượng, chủng loại, đặc tính, các mối quan hệ hợp tác sẽ được thực hiện thông qua dòng đàm phán, qua đây chúng ta thấy rằng việc quản lý dòng đàm phán của Công ty cũng được Công ty đánh giá cao. - Dòng đặt hàng: Để thực hiện tốt hoạt động phân phối hằng ngày, Công ty xi măng Hoàng Mai đã thiết lập và xây dựng quy trình thu thập, tập hợp, giải quyết các đơn đặt hàng tối ưu. Bởi Công ty cho rằng đây chính là cơ sở để quản lý hoạt động hằng ngày của tất cả các dòng chảy trong kênh. Khi các khách hàng cẩn mua hàng thì họ chỉ việc gửi fax đến cho Công ty để từ đó Công ty sẽ biết được số lượng sản phẩm, chủng loại, cũng như thời gian mà khách hàng mong muốn. - Dòng thanh toán: Là dòng vận chuyển tiền tệ và các hóa đơn, chứng từ từ người tiêu dùng cuối cùng ngược trở lại Nhà bán lẻ rồi đến Đại lý sau đó qua Tổng kho cho tới Công ty. Công ty quản lý dòng này cũng khá chặt chẽ điều này được thể hiện qua: mọi khách hàng trước khi nhận mua hàng của Công ty thì phải thanh toán tiền hàng trước sau đó Công ty mới giao hàng sau, còn nếu như khách hàng mà chưa có tiền mặt thì ít nhất là phải có Ngân hàng hoặc là một người khác có năng lực tài chính sẽ bảo lãnh cho đén khi đủ tiền hàng thì thôi. Trước khi nhận hàng thì khách hàng phải chuyển tiền hàng cho Công ty thông qua việc chuyển vào mã số tài khoản “710A- 0009 Tại ngân hàng Công Thương Bắc Nghệ An”của Công ty. - Dòng tài chính: Được thể hiện qua việc Công ty và một số thành viên khác trong kênh (nhất là các công ty có tiềm lực tài chính) đã trợ giúp và tài trợ về mặt tài chính cho các thành viên có quy mô nhỏ, các thành viên đang trong giai đoạn khó khăn về nguồn vốn. Cụ thể như sau: Hằng năm Công ty xi măng Hoàng Mai đã cử các cán bộ đi đến các thành viên kênh của mình để lắng nghe về ý kiến của họ, chủ yếu là xem họ có những vướng mắc gì về mặt tài chính hay không, nếu họ có khó khăn thì Công ty sẽ hỗ trợ một phần, có thể là: phương tiện xe chở hàng, tiền bạc … 2.2.5. Thực trạng về sự phối hợp giữa Công ty với các trung gian Các thành viên trong hệ thống kênh phân phối ngày càng trở nên hết sức quan trọng, bởi họ là những mắt xích không thể thiếu được trong mạng lưới kênh của Công ty, họ không chỉ là đối tác của Công ty mà còn là khách hàng của Công ty, họ sẽ đại diện cho nhu cầu và mong muốn của người tiêu dùng cuối cùng trước khi trước khi đại diẹn cho Công ty để bán hàng vì vậy để cho mạng lưới kênh hoạt động có hiệu quả hơn thì Công ty xi măng Hoàng Mai đã có các hoạt động nhằm động viên, khuyến khích họ có trách nhiệm hơn trong công việc, biểu hiện cụ thể như sau: Công ty xi măng Hoàng Mai đã tiến hành trợ giúp trực tiếp đối với các đại lý - người bán lẻ lấy số lượng hàng lớn bằng cách cung cấp các biển quảng cáo cho các cửa hàng. Ngoài ra công ty luôn tạo điều kiện tốt nhất cho các đại lý - người bán lẻ trong việc vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hoá. Công ty luôn liên hệ với các khách hàng của công ty để kịp thời động viên khuyến khích các thành viên đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm. Đối với các Nhà phân phối, Công ty phối hợp cùng Nhà phân phối lập 1 cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại khu vực của Nhà phân phối, hai bên cùng chịu trách nhiệm bỏ ra chi phí cho cửa hàng (chi phí trang trí cửa hàng, quầy tủ, bàn ghế, biển hiệu,..), tiến hành làm công tác thị trường cùng Nhà phân phối (rải hàng cùng các cơ sở phân phối, kết hợp tham gia các hội chợ khu vực nhà phân phối). Công ty cũng định ra mức khoán cho Nhà phân phối mỗi tháng (định mức mỗi tháng là 700 bao xi măng và nếu bán vượt định mức đó sẽ được thưởng 5% trên tổng doanh thu). Ngoài ra, Công ty cũng ổn định mức giá cho Nhà phân phối (mức giá =