Chuyên đề Một số giải pháp nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty Xây dựng số 3 Hà Nội

dụng cụ xây dựng : -Dàn giáo thép, cây chống, cốp pha, tôn định hình tổ hợp Hoà Phát 850 m. -Tổ chức cung ứng vạt tư: Bám sát tiến độ thi công để cung ứng vật tư kịp thời đúng chủng loại đảm bảo chất lượng. Xi măng: Hợp đồng với nhà máy máy xi măng Nghi Sơn, Bút Sơn. Thép: Hợp đồng với nhà máy thép, liên doanh thép Việt Hàn chở về công trình. Gạch: Hợp đồng với nhà máy gạch Đại La chơ về sử dụng xây dựng công trình. Các loại vật tư khác: Cát vàng, đá dăm, các đen, gỗ tổng hợp đồng với các đại lý bến bãi cung ứng cho công trình. -Tổ chức vận chuyển vật tư: Vận chuyển vật tư bằng các loạ ôtô tải trọng tải >5 tấn .Dàn giáo, cốt chống, cốt pha định hình, thiết bị cấp điện, nước cho thi công lấy ở kho của nhà thầu. 1.5 Quản lý chi phí. Cùng với các công tác quản lý về chất lượng, thời gian… công tác quản lý chi phí đóng vai trò hết sức quan trọng đặc biệt là đối với công ty (các dự án do công ty đầu tư và tổ chức đều sử dụng vốn tự có, vốn vay, vốn huy động), nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển. Bởi vậy, bên cạnh việc đảm bảo thực hiện đúng các quy định của nhà nước, đảm bảo quyền lợi của các tổ chức tư vấn và đơn vị thi công xây lắp đồng thời phải có phương pháp quản lý chi phí sao cho có hiệu quả nhất. Để quản lý chi phí, công ty tiến hành quản lý theo các phương thức như: quản lý theo giai đoạn của quá trình đầu tư, quản lý theo hạng mục công trình. 1.5.1 Sơ đồ công tác quản lý chi phí của công ty: Biểu 5- sơ đồ quản lý chi phí dự án tại công ty Phòng tài chính- kế toán Phòng kế hoạch tổng hợp (áp giá) Cán bộ kỹ thuật (nghiệm thu, xem xét khối lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật) Tư vấn giám sát (Nghiệm thu) Đơn vị thi công +Bộ phận quản lý kỹ thật và chất lượng xây lắp kiểm soát về mặt khối lượng thực hiện và đơn giá theo quy định của nhà nước đồng thời cũng kiểm soát khối lượng phat sinh hợp lý. +Phòng tài chính –kế toán thực hiện kiểm soát tất cả các hoá đơn đầu vào và các thủ tục khác để thực hiện việc thanh toán, quyết toán. *Phương thức tạm ứng, thanh quyết toán. Trước hết, để làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện công tác xây lắp và thanh quyết toán quản lý chi phí, chủ đầu tư sẽ ký kết hợp đồng đối với các đợn thi công. Như vậy phương thức tạm ứng, thanh toán sẽ được thoả thuận trong hợp đồng kinh tế. +Thông thường nếu công trình có giá trị lớn, từng hạng mục sẽ được ứng trước 30% ngay sau khi ký kết hợp đồng. Khi đơn vị thi công hoàn thành công trình xây lắp và được nghiệm thu (căn cứ vào hồ sơ hoàn công và quyết toán) từng hạng mục, chủ đầu tư sẽ tạm ứng tiếp 40%giá trị đã thực hiện của hạng mục, phần còn lại chờ các cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán và lấy giá trị phê quyệt là căn cứ thanh toán. Mặt khác, trước khi triển khai xây lắp, đơn vị thi công được nghiên cứu hồ sơ thiết kế và lập biện pháp thi công, dự toán thi công nhằm phát hiện những chi tiết công tác mà trong hồ sơ thiết kế chưa đề cập tới hoặc chưa phù hợp với thực tế. Dựa vào đó kiểm soát được những phát sinh cùng với chủ đầu tư thống nhát giá trị quyết toán sau này. +Đối với công trình có giá trị nhỏ, đơn vị thi công thực hiện hoàn tất công tác xây lắp sau đó lập hồ sơ hoàn công và quyết toán trình chủ đầu tư phê duyệt thẩm định và thanh toán. 1.5.2 Quản lý chi phí heo hạng mục công trình: Để dự toán chi phí được thực hiện một cách chính xác nhất, dự án được chia thành các hạng mục nhỏ .Sau đó tuỳ vào tính chất của từng hạng mục sẽ tiến hành tính toán chi phí đúng theo định mức nhà nước ban hành. Như vậy, tổng dự toán bao gồm chi phí của tất cả các hạng mục thuộc công trình đó. Có thể miêu tả được điều này qua bản chi phí từng hạng mục của dự án nhà chung cư khu đô thị Sài Đồng nh ư sau: Biểu6: Chi phí từng hạng mục của dự án nhà chung cư khu đô thị mới Sài Đồng TT Tên hạng mục Dự toán (đồng) Thực hiện (đồng) Tỉ lệ TH/DT (%) A Chi phí chuyển nhượng hạ tầng trên đất 19884000000 19884000000 100 B Chi phí xây lắp 93070674326 96901168659 108.9 1 Phần ngầm 34389952779 35385064715 106.9 2 Phần kết cấu 25031734593 26322508400 108.6 3 Phần kiến trúc 10618272437 20493826077 109.1 4 Phần nước 2305044204 2522772667 116.7 5 Phần điện 2725670313 376996800 116.56 C Phần thiết bị 3563937500 4237397750 88 1 Máy phát điện 5415000000 6415000000 100 2 Thang máy 4520400000 4454775000 95.68 3 Thông tin liên lac, vô tuyến điện 820380000 975329900 60.5 4 Chi phí PCCC 357657500 432657325 211 D Chi phí khác 7410940637 7448981169 101.115 1 Lập dự án khả thi 227520769 254471831 121.13 2 Chi phí khoan khảo sát địa chất 507595000 504700000 99 3 Chi phí thẩm định BCNCKT 62586596 64017609 111.37 4 Chi phí pa nô quảng cáo 16500000 18150000 110. 5 Chi phí khởi công 70000000 71000000 102 6 Chi phí đo đạc 40000000 48000000 96 7 Chi phí thí nghiệm 900000000 915000000 101.875 8 Thiết kế phí 983265376 982392999 101 9 Thẩm định thiết kế kỹ thuật 52677497 52677497 100 10 Thẩm định tổng dự toán 29426359 30426359 101 11 Tư vấn giám sát thi công xây dựng 314816732 324307615 102.3 12 Tư vấn giám sát lắp đặt thiết bị 12366920 12737038 93.27 13 Chi phí ban quản lý dự án 1170092088 1108585363 90.4 14 Chi phí bảo hiểm CT 1135605339 1124954388 92.14 15 Lập hồ sơ hoàn công và nghiệm thu bàn giao 188326538 189239300 101 16 Thẩm định và duyệt quyết toán 236141424 23321170 92.14 17 Kiểm định đánh giá chất lượng 1297000000 1300000000 101 E Dự phòng phí 9899803149 8830494333 78.170 Qua bảng trên ta thấy rằng chi phí cho xây lắp chiếm một tỷ lệ lớn nhất trong tổng vốn đầu tư. Trong quá trình thực hiện các chi phí xây lắp và chi phí cho thiết bị máy móc có sự thay đổi lớn. Cụ thể: chi phí xây lắp tăng cao, đó là do sự thay đổi chính sách của nhà nước. Tại thời điểm lập dự toán và thời điểm thực hiện sử dụng các văn bản khác nhau như: Thời điểm lập dự toán sử dụng các văn bản: -Đơn giá XDCB24/1999/QĐ-UB -Định mức 1242/1999/QĐ-UB Thông báo 735/TBVL-LS 2001 Thông tư 09/2000/TT-BXD -Thông tư 03/2001/TT-BXD Thời điểm thực hiện sử dụng các văn bản: -Đơn giá XDCB24/1999/QĐ-UB -Định mức 1242/1999/QĐ-UB -Thông báo 01/02/TBVL-LS 2002 -Thông tư 09/2000/TT-BXD -Thông tư 04/2002/TT-BXD Vì vậy, có sự thay đổi một số chi tiết sau : Thông tư 03/2001 Thông tư 04/2002 (Mức lương tối thiểu: 180000đ/tháng 210000đ/tháng) -Hệ số chi phí nhân công: 1.46 1.89 -Hệ số chi phí máy TC: 1.07 1.12 -Hệ số chi phí khảo sát XD: 1.00 1.13 TB735/2001 TB 02/2002 -Xi măng pc300/kg 681 724 -Gạch chỉ /viên: 555 581 -Gạch 2 lỗ/viên: 330 335 -Cát vàng/m3: 42000 41270 -Sơn nội thất/kg: 11129 12500 -Sơn ngoại thất/kg: 40752 45000 -Thép hình TN/kg: 3950 4381 -Thép trònTN/kg: 3950 4381 -Thép gai TN/kg: 4060 4324 -Dây điện T.P/m: 1.00 1.05 -ống Vinapipe/m: 1.00 1.14 Chi phí mua máy móc thiết bị giảm do chính sách xuất nhập khẩu, thuế suất thay đổi Còn các hạng mục khác được chi phí hợp lý nên không có sự thay đổi lớn trong quá trình thực hiện so với dự toán. 1.5.3 Quản lý chi phí theo giai đoạn đầu tư. Trong ba giai đoạn đầu tư thì rõ ràng chi phí cho giai đoạn thực hiện đầu tư là rất lớn. Chính vì vậy, quản lý chi phí theo giai đoạn đầu tư giúp công ty có biện pháp phân bổ vốn hợp lý và có phương pháp quản lý riêng đối với từng giai đoạn đầu tư. Biểu 6: Chi phí theo các giai đoạn đầu tư của dự án khu đ ô th ị S ài Đ ồng STT Giai đoạn Dự toán (đồng) Thực hiện (đồng) Tỷ lệ TH/DT (%) 1 Chuẩn bị đầu tư: Lập dự án khả thi , chi phí khoan khảo sát, chi phí thẩm định... 5464202365 891339440 16 2 Thực hiện đầu tư: xây lắp, máy móc thiết bị, chi phí khác 228156069849 237720518559 104,2 3 Kết thúc đầu tư: lập hồ sơ hoàn công, nghiệm thu bàn giao, thẩm định và phê duyệt QT.. 65379727786 60388142001 92,37 Như vậy thấy rằng chi phí của tất cả cá giai đoạn của quá trình đầu tư đều tăng đặc biệt là ở giai đoạn thực hiện đầu tư. Điều này xảy ra không phải là do công ty sử dụng nguồn vốn không đúng mục đích, phân bổ không hợp lý mà lý do chính là sự khác nhau về thời điểm lập dự toán so với thời điểm thi công đã có sự biến đổi lớn trong chính sách của nhà nước. Đây là một thực tế, mà tự công ty khong thể lường trước được đòi hỏi phải có sự tham gia của các cơ quan hữu quan của nhà nước . 1.6 Quản lý rủi ro Quản lý rủi ro dự án là quá trình cho phép phân tích và quản lý các rủi ro liên quan đến dự án. Nếu làm tốt việc này thì sẽ đảm bảo được sự thành công của dự án. Rủi ro trong dự án đầu tư là các yếu tố bất lợi phụ thuộc vào hoàn cảnh. Nói một cách khác khi yếu tố không chắc chắn cộng với các yếu tố bất lợi, rủi ro sẽ xảy ra. *Quy trình để thực hiện quản lý rủi ro: +Xác định mục tiêu: Làm rõ mục tiêu cần phải quản lý rủi ro là gì. +Xác định các rủi ro, bước này bao gồm: -Miêu tả các rủi ro. -Xác định các yếu tố liên quan. _Dự báo ảnh hưởng của rủi ro. -Dự báo các khả năng xảy ra của rủi ro. +Lượng hoá các rủi ro: Phân tích chất lượng và số lượng rủi ro nhằm xác định các nguyên nhân và các hệ số rủi ro chính. Thônh thường, trong quản lý dự án của công ty thường gặp phải một số rủi ro sau: +Rủi ro về chậm vốn và thiếu vốn. +Rủi ro về chế độ, qui định của nhà nước. +Rủi ro do thời tiết. +Rủi ro do thiết kế kỹ thuật và nghiên cứu khả thi chưa kỹ. +Rủi ro do lập kế hoạch chưa sát với thực tế. Hơn nữa, tại công ty quá trình quản lý rủi ro được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý dự án: -Giai đoạn nghiên cứu khả thi: ở giai đoạn này quản lý và phân tích rủi ro sẽ đưa ra các điều chỉnh, thay đổi để giảm rủi ro, đồng thời giảm chi phí cho dự án. Nó cũng góp phần quyết định chọn lựa các phương án khác nhau của dự án. -Giai đoạn phê duyệt dự án: Quản lý và phân tích rủi ro giúp cho cấp có thẩm quyền quýet định đầu tư xem xét tình trạng rủi ro liên quan đến dự án và kiểm tra các phương án phòng tránh rủi ro. Nếu đã tiến hành phân tích số lượng thì chr đầu tư có thể biết được cơ hội đạt được mục tiêu của dự án. -Giai đoạn thi công công trình: Quản lý rủi ro giúp cho nhà thầu xác định được các rủi ro, lập ra kế hoạch dự phòng hoặc kiểm tra tình trạng rủi ro của họ, từ đó có thể cân nhắc để chuyển giao rủi ro cho các công ty bảo hiểm hoặc cân nhắc để phân bố rủi ro trong các hợp đồng. Ngoài ra, một yếu tố không kém phần quan trọng nữa là quản lý rủi ro sẽ giúp các nhà thầu lập được dự toán chi phí dự phòng rủi ro một cách chính xác, cả về tiền vốn (chi phí) thời gian, chất lượng công trình. Dự án chung cư khu đ ô th ị S ài Đ ồng trong quá trình thực hiện đã gặp một số rủi ro : +Rủi ro về lập BCKT chưa sát +Rủi ro về trượt giá. +Rủi ro về quá trình nhập khẩu máy móc kéo dài +Huy động vốn chậm +Thời tiết +Cung cấp nguyên vật liệu chậm 1.7 Quản lý các lĩnh vực khác 1.7.1 Quản lý hợp đồng Đó là bao gồm các công tác soạn thảo hợp đồng và đảm bảo buộc các bên tham gia phải thực hiện đúng theo hợp đồng đã ký kết Một số hợp đồng mà công ty thường có là: Hợp đồng lập dự án khả thi Hợp đồng tư vấn thẩm định Hợp đồng giải phóng mặt bằng Hợp đồng vay tín dụng Hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu đầu vào. Hợp đồng về các hạng mục xây dựng với các đơn vị thi công Một số hợp đồng khác… Trong quá trình quản lý hợp đồng, cả hai bên đều thoả thuận để di đến cam kết mà hai bên đều có thể chấp nhận được. Đồng thời, công ty sử dụng lực lượng tư vấn tiến hành giám sát, kiểm tra sự thực hiện của bên đối tác đảm bảo họ thực hiện đúng hợp đồng tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu. Nếu bên kia vi phạm hợp đồng công ty có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng, ngược lại công ty tiến hành giao nhận và thanh toán hợp đồng theo như thoả thuận của hai bên. Bảng 7 Dự án nhà chung cư có các hợp đồng chính sau tt Hợp đồng Đối tác Vi phạm Hợp đồng tư vấn lập BCNCKT và thiết kế Viện kiến trúc Nhiệt Đới không Hợp đồng vay vốn Quỹ dầu tư phát triển nhà Hà Nội không Hợp đồng mua xi măng Nhà máy xi măng Nghi Sơn, Bút Sơn chậm Hợp đồng mua gạch Nhà máy gạch Đại La không Hợp đồng mua thép Liên doanh thép Việt Hàn chậm Hợp đồng tực hiện xây lắp Đơn vị thi công số 1và 9 không Hợp đồng tư vấn giám sát Công ty tư vấn công nghệ thiết bị và kiểm định xây dựng không Hợp đông tư vấn thẩm định Công ty tư vấnxây dựng dân dụng Việt Nam-BXD không Với các hợp đồng này, căn cứ vào từng đặc điểm riêng biệt và yêu cầu về đặc tính kỹ thuật mà chủ đầu tư đặt ra những điều kiện rằng buộc đối tác trên cơ sở pháp luật cho phép và có lợi cho chủ đầu tư. Nếu đối tác vi phạm thì sẽ phải phạt từ 2%-5% giá trị hợp đồng. Song trong thực tếđã xảy ra tình trạng đầu tư trong khu vực diễn biến nhanh nên các đối tác cung cấp nguyên vật liêụ chậm nhưng không áp dụng phạt (bởi vì nguyên nhân có mang tính khách quan) mà áp dụng hình thức chậm thanh toán với thời hạn không xác định nhằm thúc đẩy việc cung cấp được đầy đủ, kịp thời 1.7.2 Quản lý về thông tin Thông tin đống vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và đối với việc quản lý dự án nó càng trở lên cần thiết hơn lúc nào hết, có thể nói thông tin quyết định đến sự thành bại của dự. Bởi một khi thông tin được truyền đi không chính xác và kịp thời sẽ dẫn đến các vấn đề phát sinh không được giải quyết ổn thoả gây lên tình trạng chậm trễ về tiến độ cũng như sản phẩm làm ra không đạt yêu cầu kỹ thuật đã được thiết kế phê duyệt Đối với các dự án được thực hiện ở công ty, quản lý thông tin thường quan tâm đến các đầu mối chuyển thông tin đảm bảo cho thông tin chính xác và truyền đi kịp thời bằng cách: Một mặt, ban quản lý dự án của công ty trực tiếp theo dõi công tác thực hiện dự án của đơn vị thi công sau định kỳ hàng tuần sẽ thực hiện báo cáo tình hình thực hiện dự án cho phòng ban cấp trên (cụ thể là phòng kế hoạch tổng hợp), mặt khác đơn vị thi công cũng có thể trực tiếp báo cáo phản ánh các sự cố phát sinh trong quá trình thi công cho ban quản lý dự án hoặc cho phòng có chức năng giải quyết để từ đó các cấp có thẩm quyền nắm được thông tin và có quyết định phản hồi. 2. Đánh giá chung về công tác quản lý dự án đầu tư. 2.1 Một số kết quả đạt được trong quản lý dự án Công ty được nhận huân chương lao đông hạng II kết quả của công tác quản lý dự án được thể hiện cụ thể qua các công tác sau: - Lập kế hoạch tổng quan: công tác lập kế hoạch tổng quan chi tiết đã giúp cho công ty quản lý tốt từng dự án, các hạng mục trong dự án. Bởi khi lập kế hoạch đã phát hiện các yếu tố có thể phát sinh ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến việc thực hiện dự án từ đó đưa ra phương án điều chỉnh dự án kịp thời mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh. -Công tác quản lý chất lượng: + Hệ thống và phương pháp quản lý ngày càng được bổ sung và rút kinh nghiệm qua quá trình quản lý thực tế và áp dụng những tiến bộ quản lý khoa học. Đặc biệt từng cán bộ kỹ thuật hiểu được trách nhiệm của mình phải hoàn thành tốt công việc trong phạm vi được phân cấp quản lý. + Sản phẩm của đơn vị tư vấn ngày càng có chiều hướng được đầu tư theo chiều sâu, được chuyên môn hoá cao, hàm lượng chất sám, sức lực, mang tính công nghệ và hoạt động đúng theo năng lực thực sự có, làm tốt công tác giám sát tác giả và đưa ra ý kiến đóng góp cho dự án để cùng các chủ thể khác thực hiện dự án đạt chất lượng + Thực hiện nghiêm túc theo quy trình quản lý chất lượng do nhà nước ban hành, áp dụng những phương thức sản xuất hiện đại, sử dụng vật liệu mới do đó mà công trình đạt chất lượng cao được các ban ngành công nhận ngày càng tăng + Nhóm tư vấn giám sát của công ty thường xuyên có mặt tại hiện trường, vừa công tác vừa học hỏi kinh nghiệm của các đơn vị tư vấn giám sát có trình độ chuyên môn chuyên sâu ngay tại trên công trường - Công tác quản lý chi phí: + Có các phương pháp huy động vốn hiệu quả và hợp lý. + Chi phí được xây dựng xác lập một cách khoa học, có căn cứ dựa trên bản định đơn giá của nhà nước + Việc phân chia dự án thành các hạng mục nhỏ tương đối hợp lý dễ dàng tính được chi phí cho từng hạng mục với độ chính xác cao Kết quả của công tác quản lý trên làm cho hầu hết các dự án có mức chi phí được duyệt kết toán không vượt quá mức đầu tư hoặc tổng đầu tư dự toán được duyệt trừ những dự án mà yếu tố khách quan thay đổi ảnh hưởng tới mà tự công ty không thể quản lý được như: sự thay đổi quy chế, chính sách của nhà nước -Công tác quản lý thời gian: + Để hoàn thành tốt tiến độ đặt ra trong dự án xây dựng là một điều hết sức khó khăn và phức tạp. Tuy nhiên rất nhiều dự án của công ty ngày càng đạt được tiến độ kế hoạch đã đề ra. Điều này thể hiện công tác lập kế hoạch về thời gian thực hiện dự án ngày càng khoa học hợp lý và chặt chẽ + Có sự kết hợp chặt chẽ và phân công phù hợp các công việc cho từng chủ thể tham gia dự án, như vậyviệc thực hiện dự án được khoa học do đó rút ngắn được thời gian thực hiện - Công tác quản lý hợp đồng: Các hợp đồng kinh tế ký kết giữa các bên có nội dung khá chặt chẽ, có cơ sở pháp lý để giàng buộc bắt các bên phải chấp hành nghiêm túc đúng các điều khoản trong hợp đồng. Các biên bản nghiệm thu bàn giao sản phẩm, thanhlý hợp động được thực hiện đúng quy trình, quy định - Quản lý nguồn lực: + Thường xuyên được bổ sung và đào tạo do vậy lực lượng nguồn nhân lực ngày càng có trình độ kỹ thuật cao + Máy móc thiết bị luôn được kiểm tra định kỳ và được quan tâm đầu tư mua mới phục vụ cho việc thực hiện dự án + Dự đoán được sự thay đổi được của các yếu tố đầu vào từ đó có sự tích trữ đúng mức cho từng dự án 2.2 -Một số tồn tại trong công tác quản lý dự án Mô hình tổ chức của ccông ty nói chung và cơ cấu tổ chức của dự án nói riêng không còn phù hợp với sự phát triển của công ty hiện nay. Với cơ cấu tổ chức đang thực hiện có 3 đặc điểm tồn tại sau: + Một bộ phận cán bộ phải đảm nhiêm nhiều chức năng khác nhau do vậy không có điều kiện chuyên sâu vào một lĩnh vực cụ thể + Mối quan hệ giữa các bộ phận chưa được trực tiếp mà phải đi theo đường vòng + Các cán bộ của ban quản lý phần lớn là các cán bộ kỹ thuật chuyên ngành nên khi tham gia vào công tác quản lý không tránh khỏi hạn chế thiếu sót * Công tác lập kế hoạch tổng quan chưa được chú trọng chủ yếu phụ thuộc vào tổ chức tư vấn lập nên. Vì vậy trong quá trình thực hiện có sự thay đôỉ lớn về thời gian và vốn đầu tư * Công tác quản lý chất lượng tuy đã đạt được một số thành tựu giúp tạo ra một số uy tín của công ty trên thị trường song hiện nay vẫn còn tồn tại một số bất cập cần được giải quyết + Công tác tư vấn: - Các tổ chức tư vấn hiện nay ở nước ta vẫn chưa phát triển để đạt đến trình độ đáp ứng được yêu cầu chung, hầu hết ở các tổ chức tư vấn, cán bộ tư vấn là những người còn rất trẻ (có khi mới ra trường) nên thiếu kinh nghiệm trong công việc, vì vậy việc lập báo cáo khả thi, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công còn nhiều thiếu sót làm cho trong quá trình thi công phát sinh ra nhiều sự cố công việc không có trong thiết kế đòi hỏi phải nghiên cứu tìm tòi lại - Việc lựa chọn các tổ chức tư vấn không được tìm hiểu kỹ lưỡng nhiều nhà tư vấn không được lựa chọn thiếu tính thực tiễn hoặc không đủ năng lực thẩm định + Công tác thi công chất lượng một số công trình chưa được cao nguyên nhân là do: -Nhiều công trình có kỹ thuật phức tạp đòi hỏi phải có phương thức thực hiện tiên tiến cùng với việc sử dụng máy móc hiện đại. Song do điều kiện của công ty chưa thể trang bị được vì vậy vẫn phải thi công theo phương pháp cũ làm cho chất lượng công trình đạt tiêu chuẩn không cao và gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện - Đa số lực lượng kỹ sư, công nhân xây dựng chưa được đào tạo đúng mức, không tương xứng với công việc phải làm, không được trang bị vê kiến thức để hiểu về công trình. Đặc biệt là lực lượng công nhân lao động trực tiếp tại các đơn vị xây lắp là lao động mang tính chất thời vụ do vậy chất lượng sản phẩm không được cao, trong quá trình thi công còn có hiện tượng làm ẩu không đúng với bản vẽ thi công. - Lựa chọn các nhà cung cấp nguyên vật liệu thiếu độ tin cậy, hơn nữa trong quá trình thực hiện xử dụng nguyên vật liệu không đúng như quy định, vẫn xảy ra hiện tượng bớt xén nguyên vật liệu - Công tác giám sát thi công, giám sát tác giả chưa diễn ra sâu sát mang tính chất hình thức là chủ yếu. + Giám sát nghiệm thu sản phẩm Công tác giám sát nghiệm thu không được tiến hành theo một quy trình cụ thể, việc thực hiện mang tính chất hình thức, hời hợt tạo điều kiện cho các đơn vị thi công qua mặt. Nguyên nhân nổi bật là do lực lượng tư vấn giám sát chưa được chuyên môn hoá, chưa đủ trình độ để giám sát * Về công tác quản lý thời gian: Thực tế thường cho thấy tiến độ thời gian bao giờ cũng kéo dài hơn việc lập kế hoạch đã đặt ra ngay khi hình thành dự án. Hiện tượng chẫm trễ này xảy ra do rất nhiều nguyên nhân, có thể liệt kê một số nguyên nhân chính: - Khi lập kế hoạch chỉ chú ý đến khối lượng công việc, tính chất công việc mà chưa bám sát vào năng lực về nhân sự, nguyên vật liệu...có đủ điều kiện để hoàn thành dự án trong khoảng thời gian đó không. - Vốn huy động không kịp với sự đòi hỏi của tiến độ do đó vừa thi công vừa phải đợi sự phân bổ vốn, làm cho tiến độ chậm lại. - công tác giải phóng mặt bằng có thể nói ảnh hưởng lớn nhất đến sự chẫm chễ của dự án. Thường thì do công tác giải phóng mặt bằng ảnh hưởng đến lợi ích của nhiều người cho nen nó diễn ra rất chậm chạp, mặt khác khi thực hiện công tác giải phóng mặt bằng đền bù thiếu sự phối hợp của chính quyền điạ phương - Sử dụng thi công phương tiện máy móc hiện đại lạc hậu, sự phân chia công việc cho từng đối tượng không rõ ràng khoa học. ` - Thiếu phương án dự trữ nguyên vật liệu, vật tư đề phòng khi khan hiếm - Do yếu tố thời tiết, phụ thuộc vào mùa vụ, tập quán địa phương - Do sự cố kinh tế, chính trị, văn hoá như khủng hoảng kinh tế - Do sự thay đổi về cơ chế chính sách của nhà nước * Về quản lý chi phí Như ta thấy rằng vốn sử dụng cho dự án hầu hết là vốn huy động hoặc vốn vay cho nên chủ đầu tư thường thiếu chủ động trong phân bổ vốn theo tiến trình của dự án. Dẫn đến dự án kéo dài gây lãng phí nguồn lực, lại làm mất cơ hội đầu tư. Ngoài ra sự lãng phí vốn còn kể đến dự toán còn sơ sài chưa đi sâu vào chi tiết, chưa phòng ngừa được hết sự thay đổi có thể sẽ xảy ra. Việc giám sát và thanh quyết toán thực hiện còn nhiều vướng mắc và chậm chạp Cuối cùng trong quá trình thực hiện thường xuất hiện hiện tượng tăng chi phí do một số nguyên nhân: + Sự biến đổi giá của đầu vào + Chế độ chính sách nhà nước thay đổi (thay đổi tiền lương, chi phí tư vấn..) + Trong quá trình thi công có những hạngmục mới phát sinh cần phải thực hiện nhằm đảm bảo yêu cầu chất lượng * Quản lý rủi ro- hợp đồng- thông tin Rủi ro xảy ra trong xây dựng là khá nhiều song việc xác định, định lượng và đề ra phương pháp để phòng tránh khắc phục còn thiếu và lúng túng khi rủi ro xảy ra Công tác soạn thảo hợp đồng còn sơ sài chưa xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên do vậy gây khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng Như trên đã nói mô hình tổ chức không phù hợp bởi vậy thông tin đến và đi thiếu tính kịp thời, thiếu tính chính xác dẫn đến việc xử lý chậm trễ thậm chí sai lệch thông tin. Chương II: M ột s ố gi ải ph áp nh ằm n âng cao hi ệu qu ả c ông t ác qu ản l ý d ự án đ ầu t ư t ại c ông ty x ây d ựng s ố 3 H à N ội I-Phương hướng hoàn thiện công tác quản lý các dự án . 1. Phương hướng phát triển công ty. Căn cứ vào đường lối xây dựng phát triển của Tổng công ty và căn cứ vào điều kiện hoàn cảnh cụ thể phải tập trung xây dựng công ty theo những tiêu chính sau: Thứ nhất: Phải xây dựng công ty có năng lực sản xuất phù hợp với yêu cầu thị trường, có khả năng quản lý, tổ chức thực hiện các dự án các khu đô thị lớn. Có khả năng nhận thầu các công trình có quy mô lớn, có kỹ thuật phức tạp. Công ty có khả năng chuyên doanh và đa doanh, tự chủ được kế hoạch sản xuất kinh doanh theo kế hoạch mục tiêu vạch ra và chịu trách nhiệm về những quy định sản xuất kinh doanh theo kế hoạch mục tiêu vạch ra và chịu trách nhiệm về những quyết định sản xuất kinh doanh của mình. Thứ 2:Công ty phải xây dựng các cơ cấu cơ bản, các cơ cấu này tạo thành bộ khung vững chắc cho sự tồn tại và phát triển công ty: Cơ cấu tổ chức cán bộ quản lý quản trị kinh doanh, vai trò của người lãnh đạo quản lý là nhân tố quyết định trong việc xây dựng công nghệ quản lý tạo ra lợi thế vô hình thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. Cơ cấu quản lý cán bộ, công nhân kỹ thuật, phải xây dựng chính sách Thu hút bồi dưỡng, đào tạo cán bộ kỹ thật, công nhân lành nghề phù hợp với yêu cầu của ản xuất trong cơ chế thị trường. Tạo ra được nguồn vốn dồi dào để sẵn sàng chủ động trong hoạt động sản xuất king doanh. Tăng cường đầu tư chiều sâu, áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến mang lại sản lượng kinh doanh tăng lên hàng năm biểu hiện bằng tổng doanh thu tăng, chi phí sản xuất giảm... Tạo ra sản phẩm ngày càng hoàn thiện. Trong mỗi sản phẩm bao hàm lượng chất xám cao, khả năng cạnh tranh lớn. Thứ 3: phải xây dựng công ty ở mọi khâu, mọi cấp, mọi đơn vị phải là một tập thể cánbộ công nhân viên đoàn kết, thống nhất và mạnh lớn: Đó là một tập thể có trình độ, nhận thức được sự đúng sai,