Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty lắp máy điện nước - LICOGI

- Chuyên môn hoá quá mức tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các cán bộ quản lý. - Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung. - Đổ trách nhiệm cho nhau khi vấn đề mục tiêu chung không đạt được. I.1.6.2.3 Mô hình tổ chức Giám đốc Nghiên cứu thị trường Trưởng phòng nhân sự Trợ lý giám đốc Trợ lý giám đ Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc tài chính Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc Marketing Lập KH Marketing Quảng cáo Quản lý bán hàng Bán hàng Lập KH sản xuất Thiết kế Kỹ thuật điện Kỹ thuật cơ khí Kiểm tra chấtlượng Lập KH tài chính Quản lý kỹ thuật Ngân quỹ Kế toán chung Kế toán chi phí Thống kê và xử lý số liệu Dụng cụ Phân xưởng 1 phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức theo chức năng I.1.6.3 Mô hình tổ chức ma trận Mô hình tổ chức Ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau. Tổng giám đốc Phó TGĐ Marketing Phó TGĐ Kỹ thuật Phó TGĐ Tài chính Phó TGĐ Sản xuất TP thiết kế TP cơ khí TP thuỷ lực TP điện Chủ nhiệm đề án B Chủ nhiệm đề án C Chủ nhiệm đề án A Hình 1.5: Mô hình tổ chức theo ma trận trong kỹ thuật I.1.6.3.1 Mô hình tổ chức theo ma trận có những ưu điểm sau: Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng. Tập trung nguồn lực và khâu xung yếu. Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia. Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường. I.1.6.3.2 Nhược điểm của mô hình Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến không thống nhất mệnh lệnh. Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp. Cơ cấu phức tạp và không bền vững. Có thể gây tốn kém. Ngoài hai mô hình tổ chức trên còn có các mô hình tổ chức khác như: Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm; mô hình tổ chức sản phảm theo địa dư; Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng; Mô hình tổ chức bộ phận theo đơi vị chiến lược; mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình; mô hình tổ chức bộ phận theo các dịch vụ hỗ trợ. Tuy nhiên, không có một cách nào tốt nhất để xây dựng tổ chức. Mỗi mô hình đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh khác nhau để lựa chọn mô hình phù hợp. Các yếu tố này bao gồm các loại công việc phải làmm cách thức tiến hành công việc, những người tham gia thực hiện công việc, công nghệ được sử dụng, đối tượng phục vụ, phạm vi phục vụ và các yếu tố bên trong và bên ngoài khác. I.2 HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC I.2.1 VAI TRÒ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức là phương tiện truyền đạt các kế hoạch quản lý và là công cụ để thực hiện các kế hoạch của tổ chức. Mỗi tổ chức đều có một cơ cấu tổ chức nhất định được xây dựng dựa trên các nguồn lực, mục tiêu của tổ chức,… Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động cùng với sự thay đổi môi trường bên trong cũng như bên ngoài của tổ chức. Làm cho cơ cấu tổ chức cũ bộc lộ nhiều hạn chế. Cần thiết phải hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức để có thể thực hiện các mục tiêu trong thời gian dài. I.2.2 QUY TRÌNH XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được xây dựng theo các bước sau: I.2.2.1 Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát Trong bước này cần phải trả lời được các câu hỏi sau: 1. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được phân chia thành các nhiệm vụ đơn giản đến mức nào? 2. Sử dụng mô hình nào để hợp nhóm công việc thành các công việc thành các bộ phận cơ cấu? Hay kết hợp những mô hình nào với nhau? 3. Sử dụng mô hình nào để phân chia quyền hạn trong tổ chức? 4. Lựa chọn tầm quản lý là bao nhiêu? 5. Thẩm quyền ra quyết định nằm ở đâu? 6. Sử dụng cơ chế phối hợp nào? I.2.2.2 Chuyên môn hoá công việc Kết quả của giai đoạn này là danh mục các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực hiện các mục tiêu chiến lược. quá trình chuyên môn hoá công việc được thực hiện theo sơ đồ sau: Phân tích các mục tiêu Phân tích chức năng hoạt động Phân tích công việc Sơ đồ quá trình chuyên môn hoá Để thực hiện quá trình chuyên môn hoá cần trả lời những câu hỏi sau: 1. Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động mang tính độc lập tương đối nào? Các chức năng đó có quan hệ như thế nào? 2. Mỗi chức năng bao gồm những nhiệm vụ nào? Các nhiệm vụ đó có mối quan hệ với nhau như thế nào? 3. Để thực hiện nhiệm vụ cần tiến hành những công việc nào? Các công việc đó có quan hệ với nhau như thế nào? 4. Mỗi công việc được tiến hành ở đâu? 5. Thời gian tiến hành mỗi công việc trong chu kỳ hoạt động? 6. Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc? I.2.2.3 Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu Trên cơ sở của các quyết định mang tính nguyên tắc về tiêu chí hợp nhóm các hoạt động, các mối quan hệ quyền hạn, tầm quản lý và mức độ phân quyền trong giai đoạn này cần tiến hành những công việc cơ bản sau: 1. Bộ phận hoá công việc. Hợp nhóm các công việc có mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận. Xác định số người cần thiết cho từng bộ phận. 2. Hình thành cấp bậc quản lý. Các cấp quản lý trung gian được hình thành căn cứ vào quyết định về tầm quản lý và tiêu chí hợp nhóm các bộ phận. 3. Giao quyền hạn. xác định ai có quyền quyết định cho ai và sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức? 4. Phối hợp. Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động của các bộ phận và cơ chế giám sát kết quả của sự phối hợp đó. Cụ thể hoá các công cụ phối hợp sẽ được sử dụng. I.2.2.4 Thể chế hoá cơ cấu tổ chức Cho dù cơ cấu tổ chức được xây dựng có tốt đến đâu cũng cần được thể chế hoá một cách rõ ràng để mọi người có thể hiểu và làm cho nó trở nên có hiệu lực. Các công cụ như sơ đồ tổ chức, mô tả vị trí công tác và sơ đồ giao quyền quyết định thường được sử dụng để thực hiện các mục tiêu trên. Đây lừ bước công bố cơ cấu tổ chức cho mọi người biết và nắm rõ. PHẦN II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC II.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC II.1.1 Lịch sử hình thành Tên doanh nghiệp : Công ty lắp máy điện nước Tên giao dịch quốc tế: WATER ELECTRICAL SYSTEM AND MACHINERY INSTALLATION COMPANY Tên viết tắt tiếng Anh: WEMICO Trụ sở chính : 471 - Đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại : 04 - 8540429 - 8540428 Fax : 04 - 8546434 Email : Wemico@hn.vnn.vn Công ty lắp máy - điện nước (WEMICO) là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) được thành lập theo quyết định số 308/BXD- TC ngày 18 tháng 03 năm 1996 của bộ trưởng bộ Xây dựng trên cơ sở sắp xếp, tổ chức lại xí nghiệp lắp máy điện nước thuộc công ty xây dựng số 18 và trạm xe máy 382 thuộc liên hiệp các xí nghiệp thi công cơ giới và được đổi tên theo quyết định số 474/BXD-TCLD ngày 23 tháng 07 năm 1997 của bộ trưởng bộ xây dựng. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty sau khi thành lập là “thi công nền móng, thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi, thuỷ điện, bưu điện, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, các công trình đường dây, trạm biến áp; sản xuất kinh doanh thiết bị phụ tùng, vật tư xe máy, vật liệu xây dựng…” Được dựa trên nền tảng, cơ sở xí nghiệp, trạm xe máy sát nhập. (Theo tư liệu từ phòng tổ chức hành chính Công ty lắp máy điện nước). II.1.2 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty lắp máy điện nước II.1.2.1 Gia công chế tạo Công ty lắp máy điện nước có xưởng gia công cơ khí chuyên sản xuất cốppha định hình chất lượng cao, dây chuyền sơn tĩnh điện, xưởng sản xuất kết cấu thép, thang máng, giá cáp, ống thông gió, tủ điện,… Công ty đầu tư lắp đặt dây chuyền công nghệ hiện đại để sản xuất cốppha định hình, giàn giáo theo công nghệ tiên tiến của Mỹ, sản xuất côppha tấm lớn theo yêu cầu từng công trình cần đổ bê tông không trát. Đến năm 2005 công ty đã đầu tư xưởng chế tạo thiết bị phi tiêu chuẩn và kết cấu thép có công suất 5.000tấn/năm với các thiết bị hiện đại, tiên tiến đáp ứng được mọi yêu cầu về sản xuất thiết bị phi tiêu chuẩn và kết cấu thép cho các công trình dân dụng và công nghiệp. Sản xuất các loại kết cấu thép cho nhà công nghiệp và dân dụng với mọi khẩu độ theo yêu cầu của khách hàng. Các sản phẩm, các chi tiết cơ khí phức tạp được sản xuất, gia công theo thiết kế và trên các thiết bị có độ chính xác cao đạt yêu cầu chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật của công trình. II.1.2.2 Thi công xây lắp Công ty lắp máy điện nước chuyên nhận thầu thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, cụ thể có năng lực: Thi công các công trình đường dây, trạm biến thế đến 220KV. Chế tạo, lắp dựng các thiết bị thuộc hệ thống thuỷ công trình cho các nhà máy thuỷ điện, lắp đạt thiết bị, băng tải, hệ thống đường ống công nghệ cho các nhà máy thủy điện, nhiệt điện, nhà máy sản xuất công nghiệp. Thi công hệ thống đường ống áp lực, cấp nước, thoát nước, thi công lắp đặt hệ thống ống dẫn dầu, khí ga,… Lắp dựng khung nhà thép, lắp dựng dầm cần trục, các giàn mái không gian Cung cấp và lắp đặt các thiết bị và hệ thống thiết bị theo các chuyên ngành: Điện, Nước, Điều hoà thông gió, cấp nhiệt, Bưu chính viễn thông, báo cháy, cứu hoả, hệ thống điện nhẹ, hệ thống quản lý toà nhà (BMS) theo tiêu chuẩn kỹ thuật tiên tiến. Chế tạo và lắp đặt thiết bị phi tiêu chuẩn, kết cấu thép cho các công trình dân dụng, công nghiệp và các sản phẩm cơ khí, sơn kết cấu kim loại theo công nghệ cao. Lắp đặt điều chỉnh máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ đồng bộ. Hàn kết cấu kim loại đen và mầu với phương pháp kiểm tra mối hàn theo công nghệ tiên tiến. Thi công đổ bê tông tại chỗ, đúc sẵn các khu nhà cao tầng, nhà máy công nghiệp bể chứa, hầm ngầm bằng máy móc thiết bị tiên tiến. Đào đắp và vận chuyển: 8 -10 Triệu m3đất đá/năm bằng máy móc, thiết bị thi công đạt tiêu chuẩn quốc tế. Thi công nền móng, xây lắp các công trình với phương pháp và các thiết bị thi công hiện đại tiên tiến. Thi công công trình kỹ thuật, hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, bến cảng khắp mọi miền đất nước. II.1.3 Vị trí của công ty trên thị trường Công ty lắp máy điện nước là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI). Được thành lập theo quyết định số 308/BXD -TC ngày 18 tháng 03 năm 1996 của Bộ Trưởng Bộ Xây Dựng. Sau 12 năm phát triển và trưởng thành, giờ đây Công ty lắp máy điện nước đã là một trong những công ty lớn hoạt động trong lĩnh vực lắp máy và xây lắp điện nước cho các công trình. Nhận được nhiều ý kiến khen ngợi về chất lượng cũng như tiến độ và yêu cầu kỹ thuật của công nghệ. Được các chủ đầu tư trong và ngoài nước đánh giá cao. Công ty lắp máy điện nước với đội ngũ trên 500 cán bộ, bao gồm kỹ sư, kỹ thuật viên, công nhân có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm trong thi công và đều đã qua các trường lớp đào tạo dài hạn cộng với số vốn kinh doanh khoảng 70 tỷ đồng. Có thể nói, Công ty lắp máy điện nước là một trong những công ty lớn hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, thi công nền móng các công trình dân dụng, khu công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, các công trình đường dây, trạm biến thế… Đủ khả năng thực hiện các công trình lớn, trọng điểm của đất nước, đòi hỏi vốn và kinh nghiệm cao. (Tư liệu tổng hợp từ Công ty lắp máy điện nước). II.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Những năm gần đây Công ty lắp máy điện nước luôn có kết quả kinh doanh tương đối khả quan. Doanh thu tăng liên tục, thu nhập của người lao động cũng vì thế mà được cải thiện đáng kể, dưới đây là tình hình tài chính của công ty từ năm 2004 đến năm 2006.(Tư liệu do phòng TC - KT cung cấp). Số liệu chung về tài chính trong những năm gần đây đơn vị: triệu đồng Nội dung Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng số tài sản có 78.691 56.899 66.046 70.245 2. Tài sản có lưu động 64.922 42.712 49.652 51.213 3. Tổng tài sản có lưu động 78.691 57.568 67.506 67.962 4. Tài sản nợ lưu động 62.226 48.595 69.644 65.683 5. Giá trị ròng 50 85 80 82 6. Vốn luân chuyển 64.922 66.562 66.653 68.268 7. Doanh thu 69 70.539 75.724 80.462 Hình 2.1: Biểu đồ doanh thu II.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY II.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ty công ty lắp máy điện nước ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Công ty lắp máy điện nước) GIÁM ĐỐC `CÔNG TY CÁC PHÓ GĐ CÔNG TY PHÒNG TC - KT PHÒNG TC - HC PHÒNG KH - ĐT PHÒNG KT - KT PHÒNG THỊ TRƯỜNG PHÒNG CG - VT Xưởng cơ khí Đội thi công lắp máy I Đội thi công lắp máy II Các đội thi công lắp máy khác Đội cẩu chuyển Đội hàn Ban quản lý ISO Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức công ty II.2.1.1 Ưu điểm của cơ cấu Mô hình tổ chức của Công ty là mô hình trực tuyến chức năng do vậy Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất nó đảm bảo hoạt động của Công ty là thồng nhất từ trên xuống dưới. Các phó Giám đốc được phân công quản lý một số phòng nhất định theo chức năng do vậy việc ra quyết định quản lý tương đối thống nhất không bị chồng chéo. Các phó Giám đốc trực tiếp giao trách nhiệm cho các trưởng phòng và họ bố trí nhân viên theo từng lĩnh vực cụ thể, do vậy khả năng làm việc theo từng lĩnh vực của nhân viên là rất tốt. II.2.1.2 Nhược điểm của cơ cấu Qua thời gian thực tập ở cơ quan Công ty em thấy cơ cấu của cơ quan Công ty khá kồng kềnh, ngoài ra còn tồn tại một số hạn chế sau: Các phó Giám đốc quản lý riêng từng bộ phận chức năng nên sự phối hợp giữa các phòng ban trong cùng tuyến khá chặt chẽ, dễ dàng nhưng liên hệ giữa các phòng ban khác tuyến thì khó khăn. Sự phối hợp giữa các phòng ban trong cơ quan thiếu chặt chẽ. Một số phòng ban có chức năng khá tương đồng và không nhất thiết phải tách ra. Vì vậy ta có thể gộp lại để làm gọn bộ máy cơ cấu hơn. II.2.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. II.2.2.1 Ban Giám Đốc Giám đốc công ty Giám đốc công ty : Đỗ văn hùng Chuyên ngành : Kỹ sư máy xây dựng - ĐH Xây Dựng - Hà Nội. Số năm kinh nghiệm : 21 năm Trách nhiệm - Điều hành chung chỉ đạo, lãnh đạo toàn diện các hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm trước nhà nước, tổng công ty về mọi mặt hoạt động và kết quả kinh doanh, đầu tư xây dựng của Công ty lắp máy điện nước theo dung quy định hiện hành của pháp luật, hướng dẫn của tổng công ty. Quyền hạn Giám đốc Công ty lắp máy điện nước là người lãnh đạo cao nhất, có quyền quyết định về mọi mặt hoạt động của Công ty. Chủ trì các buổi làm việc thuộc các lĩnh vực chủ trương về hợp tác, về các dự án liên doanh, liên kết hoặc đầu tư vốn. Chủ trì các buổi họp bàn tập thể với các phó Giám đốc, nghiên cứu và tham khảo các ý kiến tham gia của các Phó Giám đốc. Phó Giám Đốc kỹ thuật Họ và tên : Trịnh Đức Hải Chuyên nghành : Kỹ sư cấp thoát nước - Đại Học Bách Khoa – KIEP Số năm kinh nghiệm : 25 năm Trách nhiệm Điều hành công tác quản lý kỹ thuật và quản lý đầu tư phát triển các dự án khác theo quy định phân công công việc trong ban Giám Đốc. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về trách nhiệm được giao. Trực tiếp giúp cho Giám Đốc công ty trong lĩnh vực công tác kỹ thuật. Quyền hạn Được phép ban hành các văn bản đôn đốc kiểm tra các phòng Công ty, các đơn vị trong toàn Công ty thực hiện. Được chỉ đạo, điều hành trong phạm vi quyền hạn. Được trực tiếp chỉ đạo đàm phán và hiệp thương với các đối tác hợp tác, các dự án liên doanh, liên kết đầu tư. Được thay mặt Giám đốc Công ty Chủ động điều hành công tác quản lý kĩ thuật và các công tác khác được phân giao. Sự chủ động của Phó Giám đốc kĩ thuật phải nằm trong phạm vi kế hoạch, các quy định và các chủ trương đã có của tập thể lãnh đạo hoặc của Giám đốc. Được kí các văn bản có liên quan. Phó giám đốc xây dựng Họ và tên : Nguyễn văn Sơn Chuyên ngành : Kỹ sư cơ khí - ĐH Bách Khoa - Hà Nội Số năm kinh nghiệm : 30 Năm Trách nhiệm Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, Tổng Giám đốc Công ty và pháp luật Nhà nước về phần công việc và những lĩnh vực đã được Giám đốc phân giao. Trực tiếp điều hành công tác chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, phê duyệt đề cương, dự toán cuả việc khảo sát lập báo cáo đầu tư, báo cáo nghiên cứu kỹ thuật, cho các dự án đầu tư theo các dự án đầu tư phân cấp. Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực công tác xây dựng cơ bản. Quyền hạn Được thay mặt Giám đốc Công ty trong việc chủ động điều hành công tác xây dựng cơ bản và các công tác khác được phân giao. Được phép ban hành các văn bản đôn đốc kiểm tra các phòng Công ty, các đơn vị trong toàn Công ty thực hiện, hoàn thành nhiệm vụ được Giám đốc Công ty phân công, đảm bảo thi hành đúng đắn và có hiệu quả các chế độ quản lý của Nhà nước, của Công ty lắp máy điện nước . Được ký các văn bản có liên quan thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc công ty, pháp luật Nhà Nước về các văn bản ký phát hành. Được phép chỉ đạo, điều hành từng phần việc của Phó Giám đốc khác do Giám đốc Công ty phân công khi phó Giám đốc đó đi vắng dài ngày Phó Giám Đốc Kinh Doanh Họ và tên : Nguyễn Văn Yên Chuyên ngành : Cử nhân kinh tế - ĐH Tài Chính Kế Toán Số năm kinh nghiệm : 30 năm Trách nhiệm Điều hành công tác quản lý tài sản, vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác đổi mới và phát triển doanh nghiệp cuả Công ty. Trực tiếp phụ trách khối văn phòng cơ quan Công ty. Phụ trách công tác quân sự cơ quan. Điều hành công tác nhần thầu các công trình. Điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trước Gám đốc Công ty, Tổng Công ty và pháp luật Nhà Nước trước những công việc thuộc trách nhiệm cuả mình. Quyền hạn Được thay mặt Giám đốc chủ động điều hành, chỉ đạo, quản lý lĩnh vực kinh doanh. Được phép ban hành các văn bản đôn đốc kiểm tra thực hiện những nhiệm vụ được Giám đốc Công ty phân công, đảm bảo thi hành đúng đắn và có hiệu quả các chế độ quản lý của Nhà Nước, của Tổng Công ty. Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh điện năng. Được kí các văn bản có liên quan thuộc lĩnh vực kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, pháp luật Nhà Nước về các văn bản ký phát hành. Được trực tiếp làm việc, chỉ đạo công tác đàm phán và hiệp thương với các đối tác, các dự án liên doanh, liên kết hoặc đầu tư vốn vào các doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật, báo cáo Giám đốc Công ty về kết quả làm việc. Được phép chỉ đạo, điều hành từng phần việc của Phó Giám đốc khác do Giám đốc Công ty phân công khi Phó Giám đốc đó đi vắng. Cơ cấu ban Giám đốc cũng như sự phân công quyền hạn, trách nhiệm giữa các chức danh nhìn chung đã khá phù hợp, rõ ràng. Trình độ chuyên môn và trình độ chính trị của ban Giám đốc tưong đối cao. Tuy nhiên cần trang bị thêm kiến thức về tin học để giúp cho các thành viên trong ban Giám đốc sử dụng công nghệ thông tin thành thạo nhằm nâng cao hiệu quả công việc quản lý. II.2.2.2 Phân tích chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban chủ chốt. Phòng Tài Chính - Kế Toán Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty lắp máy điện nước có 5 người trong đó có 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên. Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho Giám đốc công tác kế toán tài chính, hạch toán toàn công ty, quản lý tài chính kế toán cơ quan Công ty. (Theo phòng tổ chức hành chính). Kế toán trưởng Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kế toán Phòng Tài Chính - Kế Toán có 5 người trong đó có 1 kế viên cao cấp giữ chức vụ kế toán trưởng, còn lại là các kế toán viên và chuyên viên chính. Trình độ của kế toán trưởng là đại học với 20 năm kinh nghiệm, trong 4 kế toán viên có 2 người có trình độ đại học và 2 người có trình độ cao đẳng tốt nghiệp chuyên ngành tài chính kế toán. Truởng Phòng Tài Chính - Kế Toán có trình độ tiếng Anh B, nắm vững luật kế toán, hiểu rõ đặc điểm hạch toán, tổ chức sản xuất, nguyên tắc hạch toán của công ty. Xét về cơ cấu: Số lượng nhân viên trong Phòng Tài Chính - Kế Toán là Không nhiều so với quy mô của cơ quan Công ty. Tính trung bình mỗi chức danh có hơn một người đảm nhận trong khi căn cứ vào chuyên môn, nghiệp vụ của mỗi người và yêu cầu công việc thì mỗi chức danh chỉ cần 1 người nắm giữ. Như vậy, cơ cấu phòng ban của Công ty được giảm nhẹ dẫn đến bộ máy cơ cấu toàn Công ty cũng trở lên tinh gọn hơn. Xét về trình độ cán bộ, nhân viên phòng Tài Chính - Kế Toán: Trình độ tương ứng với yêu cầu công việc. năng lực và kinh nghiệm của mỗi nhân viên đều có đủ để đảm bảo hoàn thành công việc được giao. Mặt khác, một đặc điểm trong cơ cấu của cơ quan Công ty là phòng tài chính kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc Công ty. Sự sắp xếp này vô cùng hợp lý, nó làm cho các quyết định quản lý về nguồn lực tài chính trở lên rõ ràng, hợp lý do luôn có sự trao đổi thông tin giữa nhà lãnh đạo tổ chức và nhà quản lý tài chính cuả tổ chức. Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật có chức năng thực hiện các công việc nghiên cứu, phân tích và đề xuất với công ty những vấn đề về kỹ thuật của công ty, báo cáo dự toán của công ty trong ngắn hạn, và thương thảo các hợp đồng của công ty. (nguồn: Phòng tổ chức hành chính). Trưởng phòng Phó Phòng Chuyên viên kế hoạch Cán sự đánh giá, dự toán Chuyên viên kỹ thuật Văn thư Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức phòng Kinh Tế Kỹ Thuật Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật công ty có 08 người trong đó bao gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, và 06 cán bộ làm việc trong các chuyên môn khác nhau. Trưởng phòng Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật là Ông Phạm Quý Thành đã có 30 năm kinh nghiệm trong nghề, Ông đã tốt nghiệp Đại Học Xây Dựng Hà Nội. Trưởng Phòng có nhiệm vụ quản lý mọi công việc trong phòng ban của mình và báo cáo với ban lãnh đạo công ty về kế hoạch hoạt động, các vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động, và kết quả hoạt động của phòng ban. Phó phòng Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật cũng đã tôt nghiệp Đại Học Xây Dựng Hà Nội và đã có 25 năm kinh nghiệm. Phó phòng có trách nhiệm giúp cho trưởng phòng quản lý các hoạt động của Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật. Chuyên Viên Kế Hoạch là một cử nhân Kinh Tế có trách nhiệm lập các kế hoạch hoạt động cho công ty, Thực hiện soạn thảo các hợp đồng của công ty và dự toán công tác hoạt động của công ty. Trong Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật có 03 chuyên viên kỹ thuật đã tốt nghiệp đại học các chuyên ngành tương ứng phụ trách kỹ thuật trong phòng cũng như trong công ty. Văn thư của Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật có trách nhiệm lưu trữ các tài liệu liên quan đến phòng ban của mình: Các hợp đồng, các chứng từ, sổ sách trong phòng. Xét về cơ cấu thì Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật có cơ cấu tương đối hợp lý, phân công công việc. Tuy nhiên, phòng thực hiện các chức năng như Kinh Tế và Kỹ Thuật có nội dung khác nhau, nhiều khi không hề có liên quan với nhau nhiều dẫn đến không hiệu quả nếu xét theo tầm quản lý công ty. Phòng Tổ Chức Hành Chính Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức hành chính là nghiên cứu, tham mưu cho ban lãnh đạo công ty các hình thức tổ chức cơ cấu công ty cho phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty trong từng thời điểm nhất định. Trưởng phòng của phòng tổ chức hành chính là Ông Mai Văn Bảo, đã tốt nghiệp Đại Học Giao Thông Vận Tải và đã có 20 năm kinh nghiệm. phó phòng cũng đã tôt nghiệp đai học và đã có 05 năm kinh nghiệm. Ngoài ra phòng tổ chức hành chính còn có 01 văn thư và 03 lái xe. Trong Công ty lắp máy điện nước, phòng tổ chức hành chính không phải là một trong các phòng ban lớn mạnh, mà chỉ là một phòng nhỏ. Chỉ có tác dụng nghiên cứu, thay đổi cơ cẩu tổ chức trong những trường hợp cần thiết, và rất ít khi hoạt động. Xét về cơ cấu thì phòng tổ chức hành chính có cơ cấu nhỏ nhất trong công ty với 05 người, tuy nhiên không hợp lý khi trưởng phòng tổ chức hành chính lại là một người tốt nghiệp Đại Học Giao Thông Vận Tải mà không phải là một người đúng chuyên ngành tổ chức hay quản lý. Có thể nói phòng Tố Chức Hành Chính trong Công ty lắp máy điện nước lập ra thì thừa mà bỏ đi thì thiếu và đó là vấn đề lớn hiện nay ở công ty. Phòng Cơ Giới Vật Tư Nhiệm vụ của Phòng Cơ Giới Vật Tư đó là tổ chức thu mua trang thiết bị, vật tư đầu vào cho công ty, phục vụ công tác thi công xây lắp của công ty. Tìm kiếm những nguồn cung cấp vật tư chất lượng, ổn định và giá thành thấp… Phòng Cơ Giới Vật Tư có cơ cấu khá đơn giản: Chỉ gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 01 nhân viên. Trưởng phòng là Ông Trần Ngọc Sửu đã tốt nghiệp Đại Học Xây Dựng Hà Nội và đã có 25 năm kinh nghiệm. I.3 PHÂN TÍCH MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức. ngược lại, cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố thuộc về môi trường bên trong cũng như bên ngoài của tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo từng trường hợp. Có những yếu tố cơ bản là: Chiến lược phát triển của tổ chức; Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức; Công nghệ; Đặc điểm về sản phẩm; Đặc điểm về nguồn nhân lực; Môi trường… Công ty lắp máy điện nước cũng là một tổ chức cũng tuân theo quy luật như thế. II.3.1 Chiến lược phát triển của công ty Chiến lược phát triển là kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với mỗi tổ chức, quyết định đến tương lai của công ty. còn cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ thúc đẩy quá trình thực hiện chiến lược, ngược lại nế