Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần Á Đông

hẩu và tiêu thụ nội địa - Để đảm bảo việc làm ổn định cho người lao động công ty sử dụng bình quân khoảng 300 người với thu nhập bình quân khoảng 1.200.000đ/tháng 2.1.2.2. Nhiệm vụ: - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng và thực hiện các phương án sản xuất có hiệu quả. - Quản lý đội ngũ cán bộ, thực hiện phân phối thu nhập hợp lý, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. - Thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Các phòng ban và cán bộ lao động có nhiệm vụ xây dựng các biện pháp an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, an ninh quốc phòng… 2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Á Đông: 2.1.3.1 Loại hình kinh doanh và các loại hàng hóa. * Loại hình kinh doanh là Công ty cổ phần. * Các loại sản phẩm, hàng hóa chủ yếu là các loại bàn ghế như: bàn tròn, bàn vuông, bàn ô van, ghế băng, ghế xếp, ghế Rio …, các loại đồ gỗ xuất khẩu. 2.1.3.2. Vốn kinh doanh của công ty: Vốn tự có và vốn vay bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. 2.1.3.3. Thị trường đầu vào và đầu ra của công ty: - Thị trường đầu vào: Là công ty chuyên chế biến gỗ để xuất khẩu và phục vụ thị trường nội địa nên thị trường đầu vào của công ty chủ yếu là thu mua gỗ xẻ của các đại lý chuyên bán gỗ, các công ty bán gỗ hay là nhập gỗ từ Malaixia,.. - Thị trường đầu ra bao gồm: xuất khẩu sang các nước như Mỹ, Singapo, Italia, Thái Lan,… và tiêu thụ nội địa. Bên cạnh đó công ty luôn cố gắng tìm kiếm thị trường mới, khách hàng mới để tạo ra nguồn hàng ngày càng phong phú và đa dạng. 2.1.3.4. Đặc điểm nguồn lao động công ty: Tính đến tháng 1/ 2011công ty cổ phần Á Đông có 300 lao động trong đó: - Lao động gián tiếp: +15 người gồm nhân viên ở các phòng, ban. +31 người bao gồm nhân viên phân xưởng như quản đốc phân xưởng, tổ trưởng tổ sản xuất - Lao động trực tiếp: hơn 200 người là các công nhân trực tiếp chế tạo ra sản phẩm. 2.1.3.5. Đặc điểm về tài sản cố định của công ty Công ty được các thành viên góp vốn và sáng lập giao quản lý và sử dụng diện tích đất đai là 20.000 m2 .Trong đó: Nhà xưởng chế biến với diện tích 1974 m2 Nhà xưởng lắp ráp thành phẩm 3948 m2 Nhà xưởng cho bộ phận hoàn thiện 136 m2 Kho nguyên liệu 4947 m2 Kho thành phẩm: 1316 m2 Lò sấy gỗ(800m3/lô): 8 Lò Lò luộc gỗ( 10m3/lô ): 5 Lò Hệ thống sơn 5 Hệ thống Hệ thống hút bụi 3 Hệ thống 2.1.4. Đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức quản lý tại công ty cổ phần Á Đông 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 2.1.4.1.1. Quy trình công nghệ sản xuất: Để tạo ra sản phẩm, công ty tổ chức sản xuất theo một dây chuyền liên tục quá trình sản xuất sản phẩm của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau. Xẻ (CD) Luộc sấy Kho NL gỗ xẻ Chà nhám Phun màu Bao bì đóng gói Nhập kho Lắp ráp Xuất bán Nguyên liệu gỗ tròn Tạo phôi-định hình Gia công- tinh chế Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất Giải thích sơ đồ : - Nguyên liệu gỗ tròn: được mua về từ các nhà cung cấp hoặc nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài - Xẻ (CD): Căn cứ vào lệnh xuất gỗ tròn của phòng kế hoạch. Bộ phận CD tiến hành xẻ theo quy cách đã thông báo - Luộc- Sấy: nguyên liệu gỗ sau khi xẻ được đưa vào luộc, sấy để cho gỗ cứng, tạo thêm độ bền chắc và tránh mối mọt - Kho nguyên liệu gỗ xẻ: Sau khi được sấy, luộc sẽ chuyển vào kho. - Ra phôi: Nhận nguyên liệu gỗ xẻ từ kho sau đó cắt định hình theo quy cách của kỹ thuật. - Gia công, lắp,ráp, chà nhám, phun màu, nhúng dầu, đóng gói tạo ra các chi tiết và thành phẩm theo hình dáng mẫu, theo đúng tiêu chuẩn chất lượng - Nhập kho: sau khi hoàn thành các công đoạn, tiến hành kiểm tra lại mặt hàng đã đạt tiêu chuẩn chưa để nhập kho. - Xuất bán: Sản phẩm kiểm nghiệm nhập kho khi bán được xuất từ kho Quản đốc phân xưởng Tổ SX 1 Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX4 Xẻ (CD) Luộc Sấy Ra phôi(sơ chế ) Gia công (tinh chế) Lắp ráp Phun màu, nhúng dầu Làm nguội 2.4.1.2 Tổ chức sản xuất của công ty: Đóng gói, bao bì Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty Tổ chức sản xuất của công ty là hệ thống các biện pháp kết hợp một cách hợp lý về không gian, thời gian và các yếu tố sản xuất theo mối quan hệ sản xuất. Xuất phát từ quy trình công nghệ sản xuất và quy mô sản xuất của công ty cổ phần Á Đông, cơ cấu tổ chức được thực hiện như sau: Tại phân xưởng sản xuất đứng đầu là quản đốc phân xưởng; Là người có nhiệm vụ chỉ đạo chung cho toàn phân xưởng sản xuất. Trong phân xưởng có nhiều người khác nhau, mỗi tổ thực hiện một bước công việc. Đứng đầu mỗi tổ là các tổ trưởng có nghiệm vụ vừa tham gia sản xuất vừa kiểm tra đôn đốc công nhân trong tổ mình thực hiện tốt công việc dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. 2.4.2. Đặc điểm tổ chức quản lý: Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: Phó GĐ Phòng kế toán Phòng kế hoạch-kỹ thuật Phòng tổ chức-hành chính Phân xưởng SX Giám đốc Sơ đồ 2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty cổ phần Á Đông được tổ chức theo kiểu trực tuyến kết hợp chức năng, một mặt giúp cho Ban giám đốc toàn quyền quyết định, mặt khác có thể phát huy chuyên môn của từng phòng ban, bộ phận và giúp cho phòng ban, bộ phận liên hệ chặt chẽ với nhau trong suốt quá trình hoạt động. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: - Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước pháp luật. Giám đốc có quyền quyết định mọi chủ trương, biện pháp để thực hiện nhiệm vụ và làm chủ tài khoản, theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Phó GĐ: Là người giúp giám đốc điều hành công việc trong công ty - Phòng kế hoạch- kỹ thuật: + Phân tích đánh giá việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. + Lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giao hàng. + Thiết kế và quản lý quy trình công nghệ. + Thiết kế mặt hàng mới, tăng số lượng các mặt hàng. + Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch. + Tìm kiếm thị trường mới, tăng số lượng đơn đặt hàng. + Thiết kế và xem xét các quy trình sản xuất mẫu mã sản phẩm, sửa chữa, quản lý thiết bị máy móc. - Phòng kế toán: + Thực hiện công tác hạch toán kinh tế tài chính của công ty theo đúng quy định của Nhà nước. + Phân tích lập kế hoạch tài vụ, kế hoạch chi phí, theo dõi doanh thu chi phí. + Thực hiện đầy đủ kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho việc quản lý vốn có hiệu quả, tiết kiệm chi phí. + Phối hợp với phòng kế hoạch – kỹ thuật để xây dựng giá bán hợp lý + Hỗ trợ đắc lực cho giám đốc trong việc cập nhật thông tin tài chính của công ty một cách chính xác. - Phòng tổ chức- hành chính: Chuyên quản lý và tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, điều động nhân sự cho các phòng ban, các bộ phận sản xuất của công ty, kiểm tra, kiểm soát nhân sự tại các phòng ban. - Phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là quản đốc phân xưởng, là người có nhiệm vụ chỉ đạo chung cho toàn phân xưởng sản xuất thông qua tổ trưởng, tổ phó. 2.5. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty cổ phần Á Đông 2.5.1. Mô hình tổ chức kế toán tại công ty: Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Toàn bộ công việc là tập hợp chứng từ, lập báo cáo kế toán, kiểm tra đối chiếu sổ sách đều tập trung xử lý tại phòng kế toán Tại phân xưởng sản xuất đứng đầu là quản đốc phân xưởng; Là người có nhiệm vụ chỉ đạo chung cho toàn phân xưởng sản xuất. Trong phân xưởng có nhiều người khác nhau, mỗi tổ thực hiện một bước công việc. Đứng đầu mỗi tổ là các tổ trưởng có nghiệm vụ vừa tham gia sản xuất vừa kiểm tra đôn đốc công nhân trong tổ mình thực hiện tốt công việc dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. 2.5.2. Bộ máy kế toán của công ty: Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua mô hình sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt- TP tiêu thụ Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán tiền lương Thủ quỹ Sơ đồ 2.4. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung giải quyết ở phòng kế toán của công ty. Từ việc xử lý chứng từ, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính.Các thành viên trong phòng kế toán thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: - Kế toán trưởng:Trợ giúp giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo phân công thực hiện công tác kế toán ,tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán trong công ty một cách hợp lý, khoa học, kiểm ta sử dụng và giữ gìn vật tư, tiền vốn, hướng dẫn các kế toán viên hạch toán đầy đủ chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ hàng ngày, tổ chức bảo quản và lưu trữ các tài liệu kế toán. - Kế toán tổng hợp :Trợ giúp kế toán trưởng trong phần hành kế toán tổng hợp, ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về nhập ,xuất tiêu thụ thành phẩm, về vốn, quỹ của công ty, hạch toán chi phí phát sinh tại công ty như: chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, chi phí quản lý …lập chứng từ, sổ sách thuộc phần mình phụ trách, kiểm tra lại các sổ sách, chứng từ các kế toán viên thực hiện. - Kế toán tiền mặt, thành phẩm tiêu thụ : + Hàng ngày ghi chép, phản ánh và theo dõi trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt vào sổ kế toán tiền mặt, lập hoá đơn để làm cơ sở cho thủ quỹ chi tiền. + Cuối tháng đối chiếu số dư tồn quỹ với thủ quỹ, đảm bảo thu chi tài chính của công ty có hiệu quả, làm thủ tục thanh toán chuyển tiền theo yêu cầu của đơn vị tổ chức ghi chép. + Phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất thành phẩm; hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, kho và các phòng ban thực hiện ghi chép các chứng từ ban đầu về nhập, xuất kho thành phẩm theo đúng phương pháp, chế độ quy định. Cuối kỳ lập báo cáo về tình hình tiêu thụ thành phẩm. - Kế toán vật tư và TSCĐ: Kế toán kiểm tra, đánh giá, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên liệu vật liệu, đồng thời phản ánh giá trị công cụ dụng cụ trong đơn vị đang dùng kiểm tra chặt chẽ về số lượng chất lượng từng loại công cụ, dụng cụ. Xác định giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm TSCĐ, tính toán phân bổ khấu hao TSCĐ theo đúng đối tượng sử dụng - Kế toán tiền lương: Tính toán và phân bổ tiền lương, hàng tháng phải tính lương cho công nhân sản xuất và toàn thể các bộ công nhân viên trong công ty để chuyển qua kế toán thanh toán viết phiếu chi đúng thời gian quy định - Thủ quỹ: Tổ chức ghi chép, phản ánh và theo dõi tình hình thu chi tiền mặt của công ty, tiến hành trả lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên của công ty, trên cơ sở có chứng từ thanh toán tiến hành kiểm tra quỹ tiền mặt, lập báo cáo về tiền mặt. 2.5.3. Hình thức kế toán mà công ty áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để thực hiện công tác kế toán. Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.5. Sơ đồ hình thức kế toán của công ty Trình tự ghi sổ: (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập Bảng Cân Đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. 2.5.4. Một số nội dung chính sách kế toán mà công ty áp dụng: * Một số nguyên tắc kế toán vận dụng trong kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty: - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc ( bao gồm chi phí thu mua và các khoản chi phí liên quan trực tiếp phát sinh) * Kỳ kế toán: Kỳ kế toán theo quý * Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 và căn cứ mỗi quý lập báo cáo một lần. * Phương pháp tính thuế: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp hạch toán: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp tính giá xuất kho:Tính giá theo phương pháp nhập trước – xuất trước. 2.2. Công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần Á Đông: 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại công ty cổ phần Á Đông: 2.2.1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu: Công ty cổ phần Á Đông là đơn vị chuyên kinh doanh đồ gỗ xuất khẩu và tiêu thụ nội địa. Công ty thường xuất khẩu theo yêu cầu của các đơn đặt hàng. Vì vậy, xuất phát từ sự đa dạng hoá sản phẩm cho nên NVL đưa vào sản xuất cũng rất da dạng phong phú với nhiều kích cỡ, chủng loại, quy cách. NVL công ty sử dụng chủ yếu là gỗ chò, keo, dầu, giấy nhám, bao bì … Ngoài ra, còn có các loại vật tư khác như: ổ bi, dây curoa, bao tay…và các vật tư phụ liệu khác. Trong quá trình sản xuất, NVL sẽ tiêu hao toàn bộ, biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Đồng thời, giá trị NVL được chuyển dịch hết một lần vào chi phí sản xuất sản phẩm. NVL trong công ty cổ phần Á Đông bao gồm: a) Nguyên vật liệu chính: Là những NVL trực tiếp tham gia vào sản xuất, là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Gỗ là NVL chiếm tỷ trọng rất lớn trong sản phẩm của công ty. Gỗ với nhiều chủng loại, đa dạng và phong phú như: xoan đào,chò , dầu, cối, bạch đàn, cao sát, xoay, đổi, tràm… b) Nguyên vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào sản xuất cũng cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Loại này có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất sản phẩm như làm thay đổi hình dáng, màu sắc, hương vị… của sản phẩm như: keo, giấy nhám, thùng giấy, bột chống ẩm, băng keo trong… c)Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể soắn, lỏng như dầu, than… d) Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, bộ phận rời được dùng để thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, thiết bị máy móc khi chúng bị hỏng như dây curoa, vòng bi, túi lọc bụi, rơle, xăm lốp… 2.2.1.2. Đặc điểm và phân loại công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty nhưng không hội đủ tiêu chuẩn để trở thành TSCĐ. Công cụ dụng cụ có rát nhiều loại, nhiều thứ, có loại nằm trong kho có loại đang dùng, loại đang dùng nằm rai rác hầu hết các bộ phận sản xuất đến các phòng ban. Cụ thể, ở phân xưởng có các công cụ dụng cụ như: lưỡi cưa, bào, dao, đục, kéo mũi khoan, búa, bao bì đựng sản phẩm…Ở văn phòng có các CCDC như quạt, máy vi tính, maý photo, máy in, bàn, ghế làm việc … và một số CCDC khác. 2.2.2. Đánh giá NVL, CCDC nhập - xuất kho a. Đánh giá NVL, CCDC nhập kho. NVL do công ty tự sản xuất: khi NVL, CCDC do công ty sản xuất thì giá nhập kho của NVL,CCDC là toàn bộ chi phí cho quá trình sản xuất NVL đó NVL mua ngoài: Khi NVL, CCDC của công ty mua ngoài về nhập kho thì kế sử dụng phương pháp đánh giá NVL, CCDC nhập kho theo giá thực tế trên cơ sở thước đo tiền tệ và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Trường hợp mua ngoài. Công thức sử dụng: Giá thực tế = Giá trị trên hóa đơn + Chi phí vận chuyển, NVL nhập kho (chưa có thuế GTGT) bốc dỡ, công tác phí Ví dụ: Theo hoá đơn số 0093811 ngày 10 tháng 03 năm 2010 của công ty cổ phần Á Đông mua của công ty Việt Đan 100m3 gỗ Bạch đàn với giá 2.090.909 đ/m3, chi phí vận chuyển bốc dỡ 17.000.000đ. Như vậy, đơn giá của một m3 gỗ là: 2.262.909 đ/m3 Giá thực tế của 100m3 gỗ Bạch đàn nhập kho là: 100 x 2.260.909 = 226.090.900 đ/m3 - Trường hợp tự sản xuất tự chế. Công thức sử dụng: Giá thực tế nhập kho = Tổng chi phí bỏ ra cho quá trình sản xuất. - Trường hợp được cấp, biếu tặng .Công thức sử dụng: + = Giá thực tế Giá đơn vị cấp, Chi phí vận chuyển Nhập kho biếu tặng thông báo nhập kho b. Đánh giá NLVL,CCDC xuất kho. Công ty đánh giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Theo phương pháp này, lô vật liệu nào nhập kho trước thì được xuất ra để sử dụng trước. Khi nào xuất hết số vật liệu nhập vào trước thì xuất đến số vật liệu nhập kho tiếp. Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Ví dụ: Đầu tháng, lượng gỗ tròn tồn kho đầu kỳ: 25 m3, đơn giá 2.600.000 đồng/tấn. Ngày 05/02, nhập kho 20 m3 gỗ tròn , đơn giá 2.509.000 đồng/m3. Tới ngày 07/02, xuất kho 30 m3 cho sản xuất sản phẩm. Khi đó ta có trị giá nguyên vật liệu xuất kho: Giá trị NVL xuất = 25 x 2.600.000 + 5 x 2.509.000 = 77.545.000 đồng. NVL gỗ tròn tồn cuối kỳ là: 15 m3 , Đơn giá: 2.509.000 đồng/m3 - Phương pháp phân bổ một kỳ hoạch toán thì toàn bộ giá trị CCDC xuất dùng được tính hết cho đối tượng sử dụng CCDC đó. - Phương pháp phân bố nhiều kỳ hoạch toán. Công thức sử dụng. = - Giá trị CCDC Giá trị phế liệu Mức phân bổ giá trị CCDC xuất hàng ước thu xuất dùng trong kỳ Số kỳ dự kiến phân bổ 2.2.3. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty liên quan đến việc nhập – xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều phải lập được các chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về NVL, CCDC được nhà nước ban hành, đông thời đảm bảo được những thủ tục đã được quy định. 2.2.3.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Do đặc điểm NVL, CCDC của công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần NVL, CCDC công ty cử cán bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng. Khi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chuyển về kho, công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng NVL, CCDC, số lượng, quy cách, đơn giá NVL, CCDC, nguồn mua. Tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư gồm: Phòng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật tư sẽ lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản: Một bản giao cho phòng kế hoạch để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trường hợp NVL, CCDC không đúng quy cách, kém phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bảngiao cho phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với NVL, CCDC đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, đồng thời lập phiếu nhập kho NVL, CCDC. Phiêú nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký + Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thể kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán. + Một liên giao cho phòng kế hoạch sản xuất vật tư giữ và lưu lại. + Một liên do người mua gửi cùng vời hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (do bên bán lập) và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. 2.2.3.1. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yếu đượcc xuất cho các phân xưởng chế tạo sản phẩm, để quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật tư, thủ tục xuất kho của công ty được tiến hành như sau: Căn cứ vào kế hoạch sản xuấtđược duyệt và định mức vật tư cho từng sản phẩm. khi có nhu cầu về vật tư, quản đốc phân xưởng lập phiếu đề nghị cấp vật tư thông qua phòng kế hoạch kỹ thuật và được phó gám đốc phụ thách sản xuất duyệt sau đó mag xuống thủ kho lĩnh vật tư. Phiếu đề nghị cấp vật tư được lập thành 2 liên: 1 liên gốc,1 liên thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho sau đó vào thẻ kho. Từ 10 đến 15 ngày thủ kho gửi lại giấy đề nghị cấp vật tư cho kế toán vào sổ chi tiết NVL, CCDC. Cuối tháng đối chiếu lượng nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC giữa thủ kho và kế toán vật tư 2.2.3. Hạch toán chi tiết tình hình nhập xuất nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại công ty cổ phần Á Đông: Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL, CCDC là đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL, CCDC cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức kế toán chi tiết NVL, CCDC. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác NVL, CCDC nói chung và kế toán chi tiết NVL, CCDC nói riêng, trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập , xuất, tồn NVL, CCDC. Nhằm tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần Á Đông.Công ty đã áp dụng phương pháp “Thẻ song song”. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu nhập kho hiu xut kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu. Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu. Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 2.6. Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song: 2.2.3.1. Hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép, theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật liệu, mở chi tiết cho từng thứ, từng loại vật liệu. Hằng ngày, sau khi nhận được phiếu nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho về chỉ tiêu số lượng thực nhập, số lượng thực xuất. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số liệu trên thẻ kho với số liệu tồn thực tế. Khi nhận được chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và cùng với kế toán vật liệu lập biên bản giao nhận chứng từ. Sau đó, thủ kho mới tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, tính số tồn kho để ghi vào cột số dư của thẻ kho. Định kỳ 5 ngày, thủ kho phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng loại NVL giao cho kế toán để ghi sổ. 2.2.3.2. Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu theo từng loại NVL, CCDC để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi giá và tính thành tiền để ghi sổ chi tiết NVL. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết NVL,CCDC và đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Nếu có chênh lệch thì phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh cho khớp đúng. Sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. 2.2.3.3. Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán chi tiết tại công ty. Chứng từ kế toán: Hóa đơn thuế GTGT Biên bản nghiệm thu vật tư, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho, Sổ sách kế toán: Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn vật tư . 2.2.3.4. Căn cứ và phương pháp lập: - Hoá đơn giá trị gia tăng ( GTGT): do bên bán giao, khi hàng về, công ty căn cứ vào hoá đơn này để lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư: căn cứ vào hoá đơn và NVL, CCDC đã đến kho công ty tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo quy cách, phẩm chất trước khi nhập kho và chuyển lên phòng kế toán làm phiếu nhập kho, cũng làm căn cứ để thanh toán chi trả tiền hàng thnág cho khách hàng về số hàng mà công ty đã mua, biên bản này được lập thành 2 bản: + Một bản lưu tại kho + Một bản chuyển cho phòng kế toán - Phiếu nhập kho:Kế toán căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm, và số thực tế NVL, CCDC đã xuất kho để tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: + Liên 1: lưu ở bộ phận lập phiếu + Liên 2: giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán. - Phiếu đề nghị cấp vật tư: Để dảm bảo cho quá trình sản xuất, bộ phận kế hoạch phụ trách tiến độ sản xuất viết phiếu đề nghị cấp vật tư. Phiếu này được giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho phòng kế toán . Sau khi giấy đề nghị được duyệt, phòng kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ như đã đề nghị. - Phiếu xuất kho: Căn cứ giấy đề nghị cấp NVL, CCDC ữa được duyệt. Sau khi xem xét chứng từ hợp lệ kế toán tiến hành lập phiếu xuất. Phiếu này được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu + Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán đee ghi sổ kế toán. + Liên 3: Giao cho bộ phận sử dụng 2.2.3.5.Quy trình luân chuyển chứng từ. Trong quá trình sản xuất NVL, CCDC là yếu tố rất cần thiết nhưng sự biến động của chúng trong quá trình nhập – xuất rất phức tạp và dễ bị thất thoát nên công ty đã xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ nhập – xuất một cách chặt chẽ các vật tư nhập – xuất phải thông qua các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo chế độ củ