Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại chi nhánh ngân hàng công thương Hoàn Kiếm

đơn giản hoá thủ tục gửi tiền. Do vậy số dư tiền gửi mỗi năm một tăng, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh của toàn chi nhánh. Kết quả huy động vốn được thể hiện trong bảng sau: Bảng 2.1. Tình hình huy động vốn tại NHCT Hoàn Kiếm Đơn vị: triệu đồng Năm Nội dung 2005 2006 2007 So sánh 2006/2005 So sánh 200/2006 Tổng nguồn vốn huy động 2.761.000 3.212.700 3.261.000 116,36% 101,5% + Tiền gửi doanh nghiệp 1.826.000 2.259.000 2.276.000 123,31% 100,75% + Tiền gửi dân cư 935.000 953.700 985.000 102% 103,28% (Nguồn: Báo cáo tổng kết năm 2005, 2006, 2007 Chi nhánh NHCT Hoàn Kiếm) Từ bảng trên thấy tổng nguồn vốn huy động tại NHCT Hoàn Kiếm tăng qua các năm. Tính đến cuối năm 2007, tổng nguồn vốn huy động cả nội tệ và ngoại tệ qui ra đồng Việt Nam là 3.261.000 triệu đồng, tăng so với cùng kỳ năm 2006 là 48.300 triệu đồng với tốc độ tăng trưởng 1,5%. Tổng nguồn vốn huy động năm 2007 tăng nhưng tăng chậm hơn rất nhiều so với năm 2006 (tốc độ tăng trưởng 16,36%) cho thấy thực tế các NHTM đang cạnh tranh gay gắt, Việt Nam đang gia nhập WTO, điều này đòi hỏi một sự nỗ lực rất lớn của tập thể NHCT Hoàn Kiếm. 2.1.3.2 Tình hình cho vay và đầu tư Để tồn tại và phát triển, các NHTM sau khi huy động vốn sẽ tiến hành cho vay, đầu tư số vốn huy động nhằm hai mục đích chủ yếu là trang trải chi phí huy động và có lợi nhuận. Hoạt động đầu tư và tín dụng không chỉ có ý nghĩa với NHTM mà còn có vai trò quan trọng với nền kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng ấy, NHCT Hoàn Kiếm đã nỗ lực mở rộng qui mô cho vay, từng bước nâng cao chất lượng tín dụng, giảm thiểu rủi roKết quả cụ thể như sau: Bảng 2.2 Tình hình cho vay qua các năm Đơn vị: triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng dư nợ cho vay 1.100.000 1.070.000 1.100.000 Chênh lệch so với năm trước - -30.000 +30.000 Mức tăng trưởng - 97,27% 102,80% (Nguồn: Báo cáo tổng kết năm 2005, 2006, 2007 Chi nhánh NHCT Hoàn Kiếm) Như vậy, tổng dư nợ cho vay năm 2007 tăng so với năm 2006 là 30.000 triệu đồng đạt tốc độ tăng 2,8%. Đồng thời trong năm không phát sinh nợ quá hạn mới. Vốn tín dụng được đầu tư an toàn hiệu quả cho các ngành kinh tế trọng điểm, quan trọng như: Than, Điện, Giao Thông Vận Tải, Xây dựng, lắp máyĐến nay số lượng doanh nghiệp có quan hệ vay vốn tại chi nhánh tương đối lớn, đó là các TCT và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, có uy tín, khả năng tài chính lành mạnh, hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. 2.1.3.4 Kết quả tài chính Lợi nhuận năm 2005 đạt 68 tỷ đồng, năm 2006 đạt 61 tỷ đồng giảm so với năm 2005 là 7 tỷ đồng song năm 2007 lợi nhuận đạt 65 tỷ đồng tăng so với năm 2006 là 4 tỷ nhưng vẫn giảm so với năm 2005. Như vậy năm 2005 tốc độ tăng trưởng doanh thu rất cao nhưng đến năm 2006 lại chững lại và giảm đi một phần. Nguyên nhân là do khả năng cho vay chưa cao và do yếu tố khách quan bên ngoài tác động. Những tồn tại này phần nào đã được NH khắc phục trong năm 2007. 2.2 Thực trạng công tác kế toán ch vay tại NHCT Hoàn Kiếm 2.2.1 Cơ sở pháp lý Nghiệp vụ kế toán tài chính tại NHCT Hoàn Kiếm được tổ chức thực hiện theo qui định QĐ 70/1999/QĐ-NHCT 10 ngày 01/03/1999. Công văn số 2562/CV- NHCT 10 ngày 12/08/2002 qui định về “Qui trình và phương pháp kế toán cho vay”. Công văn số 2563/CV-NHCT 10 ngày 12/08/2002 qui định về “Nghiệp vụ kế toán trong chương trình quản lý tín dụng thuộc hệ thông NHCT Việt Nam”. Hai công văn 2562 và 2563 còn được sửa đổi, bổ sung một số điểm tại công văn 1316/CV-NHCT 10 ngày 28/04/2003. Ngoài ra còn rất nhiều văn bản hướng dẫn đầy đủ và chi tiết hơn về công tác kế toán cho vay. Không thể không nhắc đến một quyết định mới đây nhất của NHCT, một bước đi góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình hiện đại hoá NH. Đó là quyết định số 312/QĐ-NHCT 10 về việc “Ban hành hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán NHCT- NICAS” ngày 23/03/2005. 2.2.2 Qui trình hoạch toán kế toán cho vay Kế toán giai đoạn phát tiền vay Tại NHCT Hoàn Kiếm, qui trình hạch toán kế toán cho vay cũng được thực hiện theo đúng qui định, có thể khái quát qua sơ đồ sau: Cán bộ tín dụng Cán bộ kế toán Vào sổ theo dõi Thu lãi Thu nợ Chuyển nợ quá hạn 1 2 3 4 5 Cán bộ tín dụng chuyển chứng từ cho kế toán, kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của bộ chứng từ. Kế toán căn cứ vào bộ chứng từ và tuỳ theo từng trường hợp cụ thể để hạch toán. Kế toán và sổ theo dõi ngày đến kỳ thu nợ. Hàng tháng kế toán tính và thu lãi. Trường hợp nợ đến hạn mà đơn vị không có tiền trả nợ thì kế toán chuyển nợ quá hạn và nhập lãi chưa thu. Khi nhận được hồ sơ tín dụng do bộ phận tín dụng chuyển sang thì kế toán phải thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và các yếu tố ghi trên hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ. Sau đó kế toán hướng dẫn người vay lập giấy nhận tiền vay thích hợp, giấy lĩnh tiền, uỷ nhiệm chi. Sau khi các chứng từ thanh toán đã được kiểm soát lại, bảo đảm hợp lệ hợp pháp, kế toán căn cứ vào số tiền trên chứng từ để hạch toán vào tài khoản đã được mở chi tiết cho khách hàng. Nợ: Tài khoản cho vay. Có: Tài khoản thích hợp (tiền mặt, tiền gửi đơn vị thụ hưởng hay TK giữa các Ngân hàng). Nếu đơn vị vay vốn đảm bảo cho khoản vay của mình bằng tài sản hoặc được bảo lãnh thì kế toán hạch toán: Nhập TK 994 “Tài sản thế chấp cầm cố của khách hàng”. Hoặc nhập TK 93 “Các cam kết bảo lãnh”. Căn cứ để kế toán hạch toán ngoại bảng là phiếu nhập kho và tài khoản ngoại bảng được mở chi tiết cho từng khách hàng. Kế toán cho vay phải theo dõi và ghi chép trên HĐTD đầy đủ các yếu tố khi phát tiền vay như: Ngày, tháng, năm vay; Số tiền vay; Ngày trả nợ; Lãi suất và ký tên trên HĐTD; Lấy chữ ký nhận tiền của khách hàng vay vốn. Sau đó kế toán giao một liên HĐTD kiêm khế ước vay tiền cho khách hàng. Các hồ sơ bản gốc như: Giấy đề nghị vay vốn, giấy nhận nợ, HĐTD và các giấy tờ khác có liên quan cũng phải được lưu tại bộ phận kế toán để tiện cho việc theo dõi khoản nợ. Trường hợp khách hàng nhận nợ tiền vay nhiều lần một HĐTD, kể từ lần giải ngân thứ hai trở đi, trước khi lập chứng từ giải ngân các đợt không được vượt quá số tiền cho vay đã ký trên HĐTD. Do tổ chức và hạch toán kế toán được ban lãnh đạo quan tâm, trưởng phó phòng kế toán là những người có năng lực và trình độ kinh nghiệm nên các nghiệp vụ phát sinh được kế toán cho vay phản ánh, hạch toán chính xác đầy đủ kịp thời đúng chế độ, không có sai lầm làm tổn thất xảy ra. Điều này đã góp phần to lớn vào kết quả tăng trưởng của chi nhánh. Kế toán cho vay đã góp phần quan trọng trong hạch toán theo dõi kết cấu khối lượng dư nợ theo thời gian và theo thành phân kinh tế. Sau đây là các số liệu minh họa: Bảng 2.3 Kết cấu dư nợ cho vay theo thời hạn cho vay và theo thành phần kinh tế Đơn vị: triệu đồng Năm Nội dung 2005 2006 2007 So sánh 2006/2005 So sánh 2007/2006 1. Theo thời hạn cho vay: 1.100.000 1.070.000 1.110.000 + Ngắn hạn 200.000 220.000 410.000 110% 186,36% + Trung và dài hạn 900.000 850.000 690.000 94,45% 81,17% 2. Theo thành phần: 1.100.000 1.070.000 1.110.000 + DNNN 880.000 778.000 800.000 88,4% 102,82% + DN Ngoài quốc doanh 220.000 292.000 300.000 132,72% 102,74% (Nguồn: Báo cáo tổng kết năm 2005, 2006, 2007 Chi nhánh NHCT Hoàn Kiếm) Về cơ cấu tổng dư nợ cho vay theo thời gian: Phần lớn vốn tín dụng của chi nhánh được dùng để cho vay trung và dài hạn. Tỷ lê dư nợ cho vay trung và dài hạn năm 2005 là 81,2% trên tổng dư nợ, năm 2006 là 79,45% và năm 2007 là 62,72%. Tỷ lệ dư nợ cho vay trung dài hạn trên tổng dư nợ năm 2005, 2006 và 2007 là vượt giới hạn do NHNN và NHCT Việt Nam qui định. Nguyên nhân là NHCT Hoàn Kiếm trong ba năm qua đã giải ngân cho một số khách hàng lớn là các TCT với các dự án lớn như TCT Điện lực, TCT Than Việt Nam, TCT Đường sông miền Bắc. Tỷ lệ dư nợ trung dài hạn như vậy là khá cao, sẽ gây khó khăn cho NH trong vấn đề thanh khoản. Với quyết định 453 của NHNN thì tỷ lệ này không đáp ứng được tỷ lệ an toàn theo qui định mặc dù khách hàng cho vay là khách hàng truyền thống. Thực tế cho thấy NH đã có những điều chỉnh để khắc phục tình trạng này. Tỷ lệ dư nợ cho vay ngắn hạn năm 2006 so với năm 2005 đạt 110%,năm 2007 so với năm 2006 đạt 186,36%. Trong khi tỷ lệ dư nợ cho vay trung dài hạn năm 2006 so với năm 2005 là 94,45%, năm 2007 so với năm 2006 là 81,17%. Như vậy đã có dấu hiệu giảm dần qua các năm. Cơ cấu dư nợ đã thay đổi theo hướng tích cực. Điều này tạo điều kiện giúp NH chủ động trong vấn đề thanh khoản. Về cơ cấu tổng dư nợ cho vay theo thành phần kinh tế: Do đặc điểm kinh tế xã hội trên địa bàn quận Hoàn Kiếm là nơi có nhiều DNNN, hơn nữa thế mạnh cho vay của NHCT Hoàn Kiếm là đối với khách hàng là các doanh nghiệp lớn. Do vậy tỷ lệ dư nợ DNNN chiếm 80% năm 2005 và 72,72% năm 2006 trên tổng dư nợ. Tỷ lệ tuy đã giảm song vẫn còn khá cao so với định hướng của Ban lãnh đạo NHCT Việt Nam cụ thể như sau: Biểu đồ kết cấu dư nợ cho vay theo thành phần kinh tế Đơn vị: Tỷ đồng Qua số liệu trên ta thấy, NHCT Hoàn Kiếm đã quan tâm khai thác tiềm năng cho vay từ các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, cụ thể năm 2006 tăng 32,72% so với năm 2005, năm 2007 tăng 2,74% so với năm 2006. Như vậy, NH đã chưa quan tâm đúng mức tới tiềm năng cho vay từ các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, mức tăng này không ổn định sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Ngân hàng trong khi với cơ chế mở cửa nền kinh tế như bây giờ, nhiều doanh nghiệp ngoài quốc doanh đã hoàn toàn chứng tỏ được năng lực kinh doanh của mình. Qua đây thấy rằng NHCT Hoàn Kiếm cần tăng cường mở rộng cho vay các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh hơn nữa. Kế toán giai đoạn thu nợ, thu lãi: Định kỳ hạn trả nợ: Định kỳ hạn nợ là công tác nghiệp vụ của các bộ tín dụng nhưng lại liên quan đến việc thanh toán lãi của khách hàng nên kế toán cho vay cũng cần phải tìm hiểu lại để kiểm tra lại chính xác. Việc định kỳ hạn nợ chính là qui định thời hạn trả nợ của từng món vay, trong đó việc thu lãi được tiến hành từng tháng (thu nợ gốc, lãi riêng). Với việc định kỳ hạn nợ và thu lãi như vậy, nếu đảm bảo được tính ổn định thì thu nhập của NH cũng được ổn định bởi phần lớn doanh thu- thu nhập của NH là thu lãi từ cho vay. Đối với khách hàng có vòng quay vốn nhanh, nếu định kỳ hạn nợ dài hơn thời gian của vòng quay vốn lưu động, họ có thể quay vòng vốn vào mục đích khác, điều đó dễ dẫn đến việc không trả được nợ đúng hạn và xa hơn có thể xảy ra rủi ro tín dụng. Hơn nữa do không có sự theo dõi sát sao của Ngân hàng nên đến kỳ hạn trả nợ mà không trả nợ thì NH lại gia hạn nợ hoặc chuyển nợ quá hạn và như vậy khả năng nợ chưa thu hồi cao. Đối với những khách hàng là doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ thì việc định kỳ hạn nợ phải chính xác, nếu không khả năng thu hồi được nợ sẽ rất khó khăn. Việc định kỳ hạn nợ trong những doanh nghiệp sản xuất không chỉ căn cứ vào thời kỳ sản xuất mà còn phải căn cứ vào các nguồn thu khác có thể trả nợ. Hay như việc thu lãi từng tháng đối với khoản vay nhỏ không hợp lý vì nó làm tăng thêm công việc cho kế toán và tăng chi phí của việc theo dõi, thu nợ. Cho nên, việc định kỳ hạn nợ thích hợp, chính xác là rất quan trọng, điều này làm giảm các khoản lãi chưa thu, làm giảm công việc cho kế toán. Hạch toán thu nợ: Mọi khế ước vay của khách hàng đều được mã hoá và quản lý bằng hệ thống máy tính nên việc tính lãi được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Theo qui định hiện hành, việc tính lãi cho một khế ước vay tại NHCT Hoàn Kiếm thường được tính vào ngày 26 hàng tháng, dù khế ước nào đó vẫn chưa đủ một tháng, thậm chí 3 hoặc 5 ngày. Hàng tháng, vào những ngày cuối tháng, kế toán cho vay tiến hành in các phiếu tính lãi của khách hàng. Việc thu lãi hàng tháng được qui định một ngày cụ thể ghi trên giấy nhận nợ, còn nợ gốc chỉ khi đến hạn mới thu. Điều này giúp Ngân hàng có thu nhập ổn định hàng tháng vì phần lớn thu nhập của Ngân hàng là thu từ lãi cho vay. Khi đến ngày trả lãi, kế toán căn cứ vào số dư nợ trên tài khoản tiền vay để tính và thu lãi. Cách tính lãi đối với khoản vay ngắn hạn của NHCT Hoàn Kiếm hiện nay được áp dụng theo phương pháp tính lãi theo phương pháp tích số, tức là: Số tiền lãi = (Tổng tích số dư nợ cả tháng của tài khoản vay * lãi suất tháng)/ 30 ngày Khi khách hàng trả lãi cho NH, căn cứ vào chứng từ thu lãi kế toán hạch toán vào TK thu lãi cho vay. Đối với các chứng từ thu lãi, người kiểm soát phải kiểm tra các yếu tố tính lãi như: Mức lãi suất, số tiền, thời gian, tính chuẩn xác, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ thu lãi được lập ra. Trên chứng từ thu lãi phải có đầy đủ chữ ký của trưởng phòng kế toán và Giám đốc Ngân hàng. Căn cứ vào chứng từ thu lãi, kế toán hạch toán: Nợ: TK Tiền mặt, TK Tiền gửi của khách hàng. Có: TK Thu lãi cho vay (nếu thu lãi theo định kỳ hàng tháng) hoặc TK Lãi cộng dồn dự thu thích hợp. Đối với những khoản lãi đến hạn trả thanh toán cho NH, khi hết ngày làm việc kế toán sẽ tiến hành hạch toán số lãi phải thu trong tháng này vào TK “Lãi cộng dồn dự thu”. Nợ: TK Lãi cộng dồn dự thu. Có: TK Thu lãi cho vay. Như vậy, thông qua TK “ Lãi cộng dồn dự thu”, mặc dù khách hàng chưa thực sự trả tiền cho Ngân hàng khi đến hạn nhưng NH vẫn xác định được thu nhập từ lãi cho vay trong tháng của NH mình là bao nhiêu. Sau 70 ngày quá hạn thanh toán, kế toán viên phải lập phiếu chuyển khoản để ghi giảm thu số tiền đã hạch toán vào TK thu lãi, đồng thời mở TK “Lãi phải thu chưa thu được” để theo dõi và thu hồi. Khi khách hàng có tiền trả, kế toán xuất TK ngoại bảng theo dõi lãi phải thu chưa thu được, đồng thời hạch toán nội bảng, ghi: Nợ: TK Thích hợp. Có: TK Thu lãi cho vay. Kế toán giai đoạn thu nợ gốc: Việc thu nợ có thể thực hiện vào ngày cuối cùng của thời hạn nợ hoặc ngày cụ thể của từng kỳ hạn nợ. Thông thường trước kỳ hạn trả nợ, kế toán cho vay căn cứ vào kỳ hạn trả nợ trên HĐTD, lập giấy báo nợ đến hạn gửi cho bộ phận tín dụng để đôn đốc thu hồi nợ trước 10 ngày. Khi đến hạn người vay phải có trách nhiệm trả nợ cho NH. Trường hợp đặc biệt cần phải thu nợ, thu lãi trước hạn qui định trong HĐTD (theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền), kế toán cho vay lập phiếu chuyển khoản trích tiền từ TK tiền gửi của khách hàng để thu lãi, thu nợ. Trường hợp khách hàng vay trả nợ bằng tiền mặt, khi đó đơn vị lập phiếu nộp tiền mặt. Khi đó kế toán hạch toán: Nợ: TK Tiền mặt thích hợp. Có: TK Cho vay. Khi khách hàng trả hết nợ, lãi hoặc khi nhận được yêu cầu của khách hàng đã được giám đốc đơn vị phê duyệt, kế toán lập 3 liên phiếu xuất kho tài sản thế chấp, cầm cố sau đó chuyển cho bộ phận kho quĩ để làm thủ tục xuất kho (xuất TK 994 “ Tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng”). Đối với trường hợp khách hàng thanh toán cho những khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi, căn cứ vào chứng từ thu nợ kế toán hạch toán: Nợ: TK Tiền gửi của khách hàng hoặc TK thích hợp. Có: TK Tiền vay quá hạn của khách hàng. Kế toán giai đoạn gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn: Theo qui định về cho vay đối với khách hàng của NHCT Hoàn Kiếm, việc thu nợ cho vay được thực hiện theo thoả thuận ghi trên HĐTD. Khi đến kỳ hạn trả nợ, nếu khách hàng không được trả nợ đúng hạn và không được điều chỉnh kỳ hạn nợ hoặc không được gia hạn nợ thì số nợ đến hạn phải chuyển sang nợ quá hạn. Khách hàng phải chịu lãi suất nợ quá hạn đối với số tiền phải trả. Trường hợp nợ đến hạn nhưng khách hàng không trả được nợ do nguyên nhân khách quan: thiên tai, giá cả biến động không có lợi cho tiêu thụ sản phẩm và các nguyên nhân bất khả kháng khác, khách hàng phải có giấy đề nghị gia hạn nợ gửi đến NH trước ngày hết hạn để NH xem xét, giải quyết. Thời gian gia hạn nợ đối với nợ vay ngắn hạn tối đa bằng thời gian cho vay đã thoả thuận hoặc bằng một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng không quá 12 tháng. Việc gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn được thực hiện ở NHCT Hoàn Kiếm như sau: Gia hạn nợ: Nhận được thông báo gia hạn nợ đã được Giám đốc NH phê duyệt, kế toán cho vay xử lý: Đóng dấu khắc sẵn (hoặc ghi chú dòng) “Gia hạn nợ- kỳ” ở phần trên cùng mặt trước HĐTD để thuận tiện trong việc theo dõi những hợp đồng đã được gia hạn nợ. Điều chỉnh thời hạn, số tiền đã được gia hạn nợ, ngày tháng năm cho gia hạn nợ trên phụ lục hướng dẫn và dữ liệu trong máy tính theo đúng thông báo gia hạn nợ được phê duyệt. Chuyển nợ quá hạn: Truờng hợp đến hạn trả nợ (ngày cuối cùng của kỳ hạn trả nợ được phân kỳ trong HĐTD hoặc ngày trả nợ cuối cùng của HĐTD), nếu khách hàng vay vốn không trả nợ, không được gia hạn nợ, hết thời gian giao dịch với khách hàng, kế toán cho vay lập chứng từ hạch toán chuyển sang TK nợ quá hạn gửi cho cán bộ tín dụng để thông báo cho khách hàng. Khi chuyển sang nợ quá hạn, KT cho vay lập phiếu chuyển khoản để hạch toán vào các TK quá hạn tương ứng với thời gian quá hạn. Kế toán hạch toán: Nợ: TK Nợ quá hạn của khách hàng. Có: TK Cho vay trong hạn hoặc đã được gia hạn nợ. Đồng thời việc chuyển nợ quá hạn, kế toán cho vay phải ghi chép các yếu tố và ghi rõ trạng thái chuyển nợ quá hạn ở phụ lục HĐTD, chuyển khế ước hoặc HĐTD sang tập nợ quá hạn để tiện theo dõi. Theo điều 11 khoản 1 qui định số 652/ 2001/ QĐ- NHNN trước đây qui định “ Thời điểm chuyển nợ quá hạn: Tính từ ngày tiếp theo ngay sau ngày đến kỳ hạn trả nợ (nếu không được gia hạn nợ hoặc không được điều chỉnh kỳ hạn nợ) ghi trên HĐTD”. Nhưng từ năm 2004 đã có công văn mới của Ban Giám đốc trình lên NHNN và đã được phê duyệt. Theo đó NHCT Hoàn Kiếm đã chuyển nợ quá hạn ngay trong ngày đến hạn mà khách hàng không đến trả nợ (chuyển nợ quá hạn vào cuối ngày làm việc). Điều này cũng có lý do của nó giả sử rằng một khách hàng vay từ 05/01/2004 đến 15/07/2004, đến hết ngày 15/07/2004 khách hàng không đến trả nợ- khi đó, theo qui định sáng ngày 16/07/2004 NH sẽ chuyển sang nợ quá hạn. Nhưng nếu trong ngày 16/07/2004 khách hàng đến trả nợ thì khách hàng không phải chịu lãi suất nợ quá hạn cho ngày 16/07/2004. Tuy nhiên, thực tế khoản nợ đó đã quá hạn một ngày. Vì vậy, nếu NH chuyển nợ quá hạn vào cuối ngày 15/07/2004 thì phù hợp hơn. 2.2.3 Lưu giữ và quản lý hồ sơ Tại NHCT Hoàn Kiếm gửi công tác lưu giữ chứng từ và tổ chức tuơng đối hợp lý. HĐTD được đăng ký vào sổ theo dõi để thuận tiện cho việc theo dõi kỳ hạn thu nợ, tính vào thu lãi. HĐTD và giấy nhận nợ được sắp xếp theo kỳ hạn nợ. Chứng từ phát tiền vay (uỷ nhịêm chi, giấy lĩnh tiền mặt) được đóng vào tập nhật ký chứng từ theo qui định. Việc sắp xếp này thuận tiện cho việc theo dõi của kế toán, nhất là khi khách hàng đến trả nợ, trả lãi hay khi NH có nhu cầu xem hồ sơ kế toán viên sẽ tìm được nhanh chóng. Đối với khế ước đến hạn và những khế ước lãi đã trả đến ngày nào, kế toán tổ chức bằng cách theo dõi: vào đầu tháng, kế toán lọc ra các khế ước đến hạn trong tháng và liệt kê danh sách các khách hàng đã trả lãi đến ngày nào trong tháng. Như vậy, từ ngày trong tháng, kế toán chỉ cần xem bảng danh sách là biết ngay được khách hàng nào đến hạn và đã trả ngày nào. Việc theo dõi như vậy sẽ tránh được sự sơ xuất, nhầm lẫn không đáng có. Sau khi thu nợ, thu lãi xong kế toán đóng toàn bộ giấy nhận nợ và HĐTD kèm chứng từ nộp tiền để lưu vào nhật ký chứng từ đồng thời ghi xuất HĐTD ra khỏi sổ đăng ký theo dõi. Đối với tài sản thế chấp, cầm cố thì được sắp xếp theo thứ tự tài khoản từ nhỏ đến lớn đối với khách hàng và sắp xếp theo từng loại tài sản để lưu giữ cẩn thận trong kho. 2.2.4 Trích lập và xử lý rủi ro Trong hoạt động NH, để phòng ngừa những tổn thất về các khoản rủi ro tín dụng (RRTD) hay nói khác đi là các khoản nợ phải thu khó đòi làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và có thể làm cho NH thương mại phá sản từ đó đổ vỡ cả hệ thống NH- các NH thương mại phải ghi vào chi phí trong niên độ kế toán để trích lập quĩ dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. Kế toán chích lập dự phòng rủi ro. Theo qui định tại quyết định 493- QĐ/ NHNN và quyết định số 003/ QĐ- HĐQT- NHCT Việt Nam về việc phân loại tài sản Có, trích lập sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro trong hoạt động tín dụng của NH, thì việc xác lập quĩ dự phòng các khoản phải thu khó đòi trong hệ thống NHCT được thống nhất theo tỷ lệ như sau: Các khoản nợ vay trong hạn và đã được gia hạn: tỷ lệ trích là 0% Các khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày:tỷ lệ trích là 5% Các khoản nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày: tỷ lệ trích là 20% Các khoản nợ quá hạn từ 181 đến 360 ngày: tỷ lệ trích là 50% Các khoản nợ quá hạn trên 360 ngày: tỷ lệ trích là 100% Cơ sở trích lập và báo cáo định giá phân loại tài sản Có thời điểm 31/12/2004 để trích lập cho niên độ kế toán hiện hành. Thực tế, tại chi nhánh NHCT Hoàn Kiếm việc trích lập dự phòng RRTD các năm 2005- 2007 không nhiều, cụ thể năm 2007 NHCT Hoàn Kiếm được NHCT Việt Nam thông báo trích lập 1,2 tỷ đồng, chi nhánh đã trích 900 triệu. Nhưng do kết quả kinh doanh đảm bảo chất lượng nên tháng 12/ 2007 NHCT Việt Nam đã hoàn trả khoản dự phòng RRTD mà chi nhánh đã trích. Nhận được chứng từ báo nợ từ NHCT Việt Nam, kế toán hạch toán vào TK “Chi phí dự phòng” như sau: Nợ: TK Chi dự phòng nợ phảI thu khó đòi Có: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch/ Số tiền theo chứng từ. Sử dụng dự phòng rủi ro Khi có rủi ro phát sinh, cán bộ tín dụng thiết lập hồ sơ xin xử lý rủi ro (XLRR) theo qui định tại qui chế XLRR hiện hành tại chi nhánh. Nếu khách hàng hội đủ các điều kiện thì Hội đồng XLRR của chi nhánh trình về NHCT Viêt Nam, khi có quyết định XLRR của NHCT Việt Nam gửi về kế toán cho vay hạch toán: Nợ: TK Điều chỉnh vốn trong kế hoạch Có: TK Thích hợp (TK cho vay hoặc TK khác)/ số tiền do NHCT chuyển Đồng thời hạch toán nhập TK ngoại bảng: 9710.01.xxx “Nợ tổn thất đang trong thời gian theo dõi thu hồi”. Hạch toán hoàn dự phòng: Nhận được tiền chuyển đến từ NHCT Việt Nam, kế toán hạch toán như sau: Nợ: TK “Điều chuyển vốn trong kế hoạch” Có: TK “Chi phí dự phòng”/ Số tiền hoàn dự phòng. Hạch toán thu hồi nợ đã xử lý rủi ro: Nếu khách hàng có nguồn trả nợ cho NH, kế toán hạch toán: Nợ: TK Thích hợp (TK Tiền mặt hoặc TK Tiền gửi khách hàng) Có: TK Thu nhập bất thường Đồng thời hạch toán xuất TK ngoại bảng 9710.01.xxx 2.3 Đánh giá chung về thực trạng công tác kế toán cho vay tại NHCT Hoàn Kiếm 2.3.1 Kết quả đạt được và nguyên nhân Những kết quả chung: Ngay từ đầu năm Ban lãnh đạo chi nhánh đã chỉ đạo hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ kinh doanh của năm 2007. Trên cơ sở định hướng phát triển của NHCT Việt Nam và chương trình phát triển kinh tế xã hội của thành phố Hà Nội, Ban lãnh đạo điều hành các phòng chức năng phối kết hợp thực hiện tốt kế hoạch đã xây dựng, đáp ứng và phục vụ có hiệu quả nhu cầu của khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế. Từng bước đổi mới hoạt động NH, trọng tâm là chính sách khách hàng mở rộng mạng lưới, các điểm giao dịch đa dạng các sản phẩm và dịch vụ, cải tiến lề lối tác phong làm việc của cán bộ, chú trọng xây dựng cơ quan văn hoá Kết quả NHCT Hoàn Kiếm đã giữ được các khách hàng cũ và thêm khách hàng mới đến giao dịch mở TK và vay vốn. Chất lượng các nghiệp vụ được nâng cao, năm 2007 không có phát sinh nợ quá hạn, công tác kế toán, điện toán luôn được đảm bảo chính xác kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý xã hội. Công tác tiền tệ ngân quĩ đảm bảo an toàn, không nhầm lẫn giữa tiền gửi và tiền các loại. Kết quả cụ thể trong công tác kế toán cho vay: Bố trí đội ngũ cán bộ tín dụng và kế toán cho vay: Do nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động tín dụng cũng như hoạt động về kế toán cho vay. Nên Ban lãnh đạo chi nhánh đã bố trí, sắp xếp những cán bộ có đủ trình độ, năng lực và phẩm chất đạo đức tốt đảm nhiệm việc làm công tác tín dụng và công tác kế toán cho vay. Thực tế tại NHCT Hoàn Kiếm những cán bộ được bố trí làm công tác tín dụng và công tác kế toán cho vay đều có trình độ đại học, một số có trình độ trung cấp nhưng đang trong quá trình đại học tại chức ở những năm cuối. Những cán bộ này đều có nhiều năm kinh nghiệm và có phẩm chất đạo đức tốt. Mặc dù khối lượng khách hàng và dư nợ tín dụng tăng rất cao so với các năm trước nhưng đội ngũ cán bộ kế toán cho vay của Chi nhánh NHCT Hoàn Kiếm đã thực hiện công việc trôi chảy, giải phóng khách hàng nhanh không để xảy ra sai sót, nhầm lẫn, đảm bảo an toàn tài sản của NH và của khách hàng. Nghiệp vụ tín dụng, nghiệp vụ kế toán tại NHCT Hoàn Kiếm đều được thực hiện hoàn chỉnh các cơ chế, qui chế tín dụng và các chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian qua, được sự quan tâm của Ban lãnh đạo cũng như sự cố gắng của cán bộ phòng kế toán trong công tác kế toán nói chung và kế toán cho vay nói riêng, ở NHCT Hoàn Kiếm đã đạt được những kết quả khả quan. Bằng phương pháp giao dịch mới, tức là khách hàng chỉ giao dịch với một đầu mối, nhờ đó phòng kế toán đã rút ngắn được thời gian giao dịch và khắc phục được những phiền hà trước đây, tạo niềm tin cho khách hàng khi đến giao dịch với NH. Các giao dịch cho vay cũng như việc theo dõi các TK cho vay, thu nợ thu lãi được kế toán xử lý tức thời trên máy, đem lại hiệu quả cao cho công việc. 2.3.2 Những tồn tại trong công tác cho vay và nguyên nhân 2.3.2.1 Kết quả đạt được Về hệ thống sổ sách chứng từ: Việc bảo quản, lưu giữ chứng từ chưa thật tốt. Các hồ sơ chứng từ trong ngày chưa xử lý xong thường để trên bàn làm việc. Điều này không đảm bảo đúng nguyên