Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH TNT – Vietrans Express World wide

giới cần kĩ thuật nghiệp vụ cao theo kịp với xu thế giao nhận hàng hóa của thế giới. Mặt khác muốn phát triển thị trường tốt thì các doanh nghiệp lại phải có cơ sở vật chất kĩ thuật tương đối tốt cùng với hệ thống kho tàng bến bãi, phương tiện vận chuyển chuyên dụng để kinh doanh. Với quy mô đầu tư lớn như vậy thi ít có doanh nghiệp có đủ khả năng đầu tư. Do vậy sự phát triển của thị trường phụ thuộc rất lớn vào sự đầu tư của nhà nước về hệ thống cơ sơ vật chất như cảng biển, cảng hàng không, nâng cấp các kho tàng bến bãi cùng nhiều ưu đãi để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của thị trường. Sự phát triển thị trường con phải chịu sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các doanh nghiệp lớn trên thế giới cùng cung cấp dịch vụ. Đó hầu hết là các doanh nghiệp lớn hoạt động lâu đời và có rất nhiều kinh nghiệm trong giao nhận hàng hóa quốc tế, bên cạnh là họ có đội ngũ thực hiện giao nhận rất chuyên nghiệp. Điều này sẽ tạo nhiều khó khăn cho doanh nghiệp đi sau muốn phát triển thị trường dịch vụ này. 5.1.7. Môi trường văn hóa – xã hội: Trong buôn bán quốc tế luôn tồn tại các tập quán khác nhau ở các khu vực khác nhau. Châu Mĩ sẽ có phong tục và tập quán buôn bán khác Châu Phi, khác với Trung đông, và khác với Châu á. Đó chính là các quy định bất thành văn của các thương nhân nhưng chúng có ảnh hưởng không nhỏ tới việc buôn bán và trao đổi hàng hoá và sự phát triển của thị trường giao nhận hàng hóa. Mặc dù hiện nay các quy định buôn bán quốc tế được tổ chức thành các quy định trong INCOTERMS nhưng tập quán buôn bán vẫn là một phần của trong các quy định buôn bán quốc tế. Và nó sẽ có những ảnh hưởng tích cực nếu các doanh nghiệp hiểu và có những điều chỉnh để phát triển thị trường, ngược lại nếu các doanh nghiệp thiếu hiểu biết hoặc tìm hiểu chưa sâu thì sẽ gặp phải những khó khăn trong việc phát triển thị trường. Trên thế giới tồn tại nhiều nền văn hóa khác nhau, với mỗi nền văn hoá có những ngôn ngữ phong tục khác nhau, cách thức sinh hoạt cũng sẽ khác nhau. Khi một doanh nghiệp giao nhận hàng hóa muốn kinh doanh như mở đại lí, chi nhánh thì phải tính đến yếu tố văn hoá của nước sở tại, thái độ của người dân địa phương đối với hoạt động của doanh nghiệp, bên cạnh đó là các tập quán sinh hoạt của họ cùng thiện cảm của họ về quốc gia có doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa. Như vậy ảnh hưởng đến sự phát triển của thị trường có nhiều nhân tố : kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa xã hội, mỗi nhân tố có những ảnh hưởng ơ mức độ khác nhau nhưng khi phát triển thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa thì các doanh nghiệp cần phân tích các nhân tố này để có những chiến lược cùng các biện pháp để có thể phát triển thị trường mang lại hiệu quả cao nhất. 5.2. Các nhân tố chủ quan: 5.2.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế: Hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế đòi hỏi người kinh doanh nó phải có khối lượng cơ sở vật chất nhất định để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khắt khe của khách hàng, đó là hệ thống kho bãi chứa hàng, lượng đầu xe vận chuyển và các loại xe chuyên dụng, trang bị các phương tiện thông tin liên lạc hiện đại để liên lạc như hệ thống máy tính kết nối Internet, các phương tiện viễn thông quốc tế, các phương tiện dùng trong quản lý. Chỉ có đủ điều kiện về phương tiện giao nhận vận tải, các thiết bị thông tin hiện đại, mới có thể cạnh tranh thắng lợi trên thị trường đáp ứng yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ như ngày nay. 5.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp: Tình trạng tổ chức bộ máy của doanh nghiệp nếu gọn nhẹ, đơn giản, phù hợp với đặc điểm kinh tế - kỹ thuật, năng lực quản lý của các nhà quản trị và với quy mô doanh nghiệp và sự phối hợp giữa các phòng ban chặt chẽ thì hoạt động của doanh nghiệp đó sẽ có hiệu quả cao hơn nhiều so với doanh nghiệp có tình trạng cơ cấu tổ chức lỏng lẻo, không phù hợp với các yêu cầu của bộ máy quản trị doanh nghiệp. 5.2.3. Nguồn vốn: Ngoài sử dụng nguồn vốn để nâng cấp trang thiết bị cơ sở vật chất, kỹ thuật cho doanh nghiệp hoạt động trong giao nhận hàng hoá quốc tế, còn phải dùng trong quá trình thực hiện các dịch vụ như ứng trước tiền thuê tàu, tiền làm thủ tục hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu. Nếu không có vốn hoặc vốn không đủ sẽ gây rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh. 5.2.4. Trình độ đội ngũ nhân viên: Yếu tố này tác động rất lơn đến hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế. Đó là do hoạt động này đòi hỏi các cán bộ phải có trình độ cao về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, am hiểu pháp luật, có kiến thức sâu rộng và có sự nhạy bén. Khách hàng chỉ uỷ thác giao nhận toàn quyền cho công ty khi họ thấy khi họ thấy sự tin tưởng vào hoạt động của công ty. Mà điều này phụ thuộc rất lớn vào trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân viên của doanh nghiệp. 5.2.5. Thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp trên toàn thị trường: Uy tín, danh tiếng hay thương hiệu của doanh nghiệp ngày nay là một trong những nhân tố then chốt đối với sự sống còn của doanh nghiệp. Chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp có uy tín lớn và đã gây dựng được thương hiệu trên thị trường sẽ dễ dàng dành được khách hàng đón nhận và lựa chọn hơn những dịch vụ của doanh nghiệp chưa có thương hiệu. Thương hiệu của doanh nghiệp cũng giống như một sự đảm bảo của doanh nghiệp với khách hàng vào tạo ra một ưu thế nhất định của dịch vụ với dịch vụ của doanh nghiệp khác. Nhất là đối với doanh nghiệp tham gia vào mở rộng thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế thì thương hiệu của doanh nghiệp sẽ kiến cho doanh nghiệp dễ tạo được lòng tin và ưa chộng hơn trong lòng khach hàng. CHƯƠNG II : THỰC TRANG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TNT-VIETRANS 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập từ năm 1995, TNT-Vietrans là công ty liên doanh giữa tập đoàn TNT Post Group – Hà Lan và Công ty giao nhận kho vận ngoại thương (Vietrans) trực thuộc Bộ Công Thương Việt Nam. TNT-Vietrans là công ty liên doanh đầu tiên tại thị trường Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chuyển phát nhanh và kho vận hậu cần. Với đội ngũ hơn 350 nhân viên chuyên nghiệp, TNT-Vietrans hiện đang hoạt động tại 3 sân bay cửa ngõ quốc tế ( Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng ) với 18 văn phòng, chi nhánh trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Lịch sử hình thành và phát triển của TNT - Vietrans: Hình 1: Cơ cấu vốn pháp định của công ty TNT - VIETRANS: 60% vốn 40 % vốn Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Liên doanh TNT – Vietrans : Năm 1990, TNT ký hợp đồng đại lý với Vietrans Ngày 17/01/1995, công ty liên doanh TNT - Vietrans Express Worldwide được cấp giấy phép thành lập Tháng 02/1997, trụ sở chính tại Hà Nội chính thức đi vào hoạt động là trung tâm trung chuyển hàng chính, nhận hàng từ các đại lý, chi nhánh trên toàn Miền Bắc (từ Quảng Bình trở ra phía Bắc) và tháng 6/1997, chi nhánh Sài Gòn (TP. HCM) chính thức đi vào hoạt động. Từ năm 1998 - đến nay, TNT – Vietrans mở thêm các chi nhánh ở Hải Dương, Hải Phòng,Việt Trì, Nam Định, Đồng Nai, Vũng Tàu, Bình Dương, Cần Thơ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Cà Mau. Ngoài ra, công ty còn ký các hợp đồng đại lý với Vietrans để mở rộng dịch vụ tại các tỉnh thành lớn khác nhằm đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi, được khách hàng tin tưởng và sử dụng các dịch vụ của công ty. Từ những thành công đó, TNT- Vietrans đã đạt được rất nhiều giải thưởng và chứng chỉ trong nước và quốc tế như: chứng chỉ ISO 9002 phiên bản 1994, phiên bản 2000, giải thưởng “ Best Practice in Quality & Innovation” của Tập đoàn TPG, vòng chung kết giải thưởng TPG Master, chứng chỉ “Investors in people”, giải thưởng Rồng Vàng – phong cách kinh doanh, chứng chỉ TAPA ... và mới đây nhất vào tháng 7/2007, TNT-Vietrans được nhận chứng chỉ SA8000 về tiêu chuẩn quản lý trách nhiệm xã hội đối với người lao động và chứng chỉ ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường. Điều đó thể hiện cam kết phát triển bền vững của TNT-Vietrans và khẳng định vị trí của TNT-Vietrans là một trong những công ty chuyển phát nhanh hàng đầu trong nước được xã hội công nhận. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ TNT-Vietrans mang sứ mạng chung của cả tập đoàn TNT trên toàn thế giới là trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh nhanh nhất, đáng tin cậy nhất. Mục tiêu của công ty là đáp ứng những mong đợi của khách hàng trong việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa, chứng từ trên toàn thế giới. Công ty mang lại giá trị cho khách hàng bằng việc cung cấp những giải pháp đáng tin cậy nhất, hiệu quả nhất trong lĩnh vực phân phối và kho vận hậu cần. TNT-Vietrans dẫn đầu thị trường nhờ lòng tự hào trong mỗi cá nhân cán bộ công nhân viên, tạo nên giá trị cho các cổ đông và chia sẻ trách nhiệm với cộng đồng thế giới. Với triết lý kinh doanh: “Hãy mang đến nhiều hơn”, TNT-Vietrans đặt cho mình 7 chuẩn mực: Hướng đến sự hài lòng của khách hàng mọi lúc Sẵn sàng đối đầu với thử thách và nâng cao chất lượng Nhiệt huyết trong từng nhân viên Tinh thần đồng đội Luôn luôn thân thiện Lợi nhuận bền vững là thước đo của thành công Chúng tôi lao động vì một thế giới tương lai 1.3. Cơ cấu tổ chức Hình 2: Cơ cấu tổ chức TNT - VIETRANS: Tổng giám đốc Phòng Kinh doanh và tiếp thị Phòng Hệ thống thông tin Phòng Điều vận Phòng Nhân sự Phòng Dịch vụ khách hàng Phòng Taì chính – Kế toán Tổ Giao nhận Tổ kho hàng Tổ Sõn bay Nguồn: Công ty TNT- Vietrans 1.4. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Ở Việt Nam, TNT cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh và kho vận. Chuyển phát nhanh - Express Kho vận hậu cần - Logistics Dịch vụ chuyển phát nhanh được chia làm hai nhánh, bao gồm nhóm sản phẩm cốt lõi và các dịch vụ đặc biệt: Nhóm sản phẩm cốt lõi gồm có: chuyển phát nhanh đảm bảo giao hàng trước 9:00 sáng; trước 12:00 trưa; chuyển phát nhanh toàn cầu và dịch vụ chuyển phát nhanh tiết kiệm. Các dịch vụ đặc biệt của TNT- Express bao gồm: dịch vụ chuyển phát hàng đúng thời gian yêu cầu (Time Critical Service); dịch vụ bảo quản hàng hoá đặc biệt (Special Handling Service); dịch vụ Storapart và phân phối (Storapart & Distribution Service); dịch vụ thuê ngoài (outsourced Service). Nói một cách ngắn gọn, TNT sẽ cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh với bất kỳ loại hàng nào – bất kể kích thước hay đặc điểm tự nhiên, yêu cầu bảo quản gắt gao hay thuộc nhóm hàng nguy hiểm, tới bất kỳ địa điểm nào trên toàn cầu cũng như với bất kỳ mức độ khẩn cấp nào. Dịch vụ đặc biệt của TNT được thiết kế với mục tiêu phục vụ tốt nhất cho khách hàng Việt Nam với nhu cầu ngày càng tăng về những dịch vụ chất lượng cao. Hiện tại, TNT cũng là hãng chuyển phát nhanh duy nhất cung cấp những dịch vụ đặc biệt này trên thị trường.   Về dịch vụ kho vận, TNT Logistics là chuyên gia hàng đầu thế giới trong lĩnh vực thiết kế, lắp đặt và vận hành những giải pháp kho vận ở quy mô quốc gia, khu vực và toàn cầu. Trong những năm vừa qua, TNT Vietrans đã cung cấp cho khách hàng những giải pháp vận chuyển với chất lượng hoàn hảo và độ tin cậy cao dựa, vào kinh nghiệm quốc tế của tập đoàn trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, thư tín và kho vận. Đóng góp vào thành công của TNT chính là việc tập trung cho chính sách đào tạo và xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với môi trường làm việc tốt nhất. 2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty 2.1. Quy trình nhận hàng của tổ Giao nhận ( PUD – Pick up and delivery ) 2.1.1. Chức năng của tổ Giao nhận Nhận hàng gửi từ khách hàng, bàn giao cho bộ phận Kho hàng làm thủ tục xuất khẩu. Giao hàng đến tay khách hàng và cập nhật kết quả giao hàng vào hệ thống của TNT. 2.1.2. Phạm vi hoạt động của tổ Giao nhận ( TNT Hà Nội ) Các quận nội thành Hà Nội : Hoàn Kiếm Hai Bà Trưng Hoàng Mai Đống Đa Thanh Xuân Cầu Giấy Ba Đình Tây Hồ Long Biên Các huyện ngoại thành Hà Nội: Huyện Thanh Trì Huyện Từ Liêm Huyện Gia Lâm Huyện Đông Anh Huyện Sóc Sơn Các vùng lân cận: Khu công nghiệp Tiên Sơn- Bắc Ninh Thị xã Hà Đông- Tỉnh Hà Tây Một phần huyện Hoài Đức- Tỉnh Hà Tây Thị trấn Phúc Yên- Huyện Mê Linh- Tỉnh Vĩnh Phúc Thành phố Hải Dương - thành phố Hải Phòng : 2.1.3. Sơ đồ và các bước tiến hành nhận hàng xuất từ khách hàng của tổ Giao nhận Hình 3: Sơ đồ nhận hàng của tổ PUD ( 4 ) Khách hàng Nhân viên giao nhận ( 1 ) ( 3 ) ( 5 ) ( 2 ) Dịch vụ khách hàng Điều phối viên tổ PUD Tổ kho Nguồn: Công ty TNT- Vietrans Khi nhận được điện thoại, fax của khách hàng yêu cầu đến nhận hàng gửi đi, nhân viên phòng Dịch vụ khách hàng (CS - Custumer Service) sẽ nhập vào Booking System những thông tin chi tiết sau: Tên và địa chỉ công ty là khách hàng. Tên người đại diện khách hàng liên lạc và số điện thoại Giờ gọi nhận hàng/giờ hàng sẵn sàng để nhận/giờ công ty đóng cửa Loại hình dịch vụ : Global Express, WEF, E.E, hàng nặng, cồng kềnh... Chủng loại hàng hoá: tài liệu, hàng mẫu, hàng nguy hiểm .... Nơi đến (thành phố, quốc gia). Số kiện, số cân, kích thước của lô hàng (nếu có) Loại dịch vụ khách hàng yêu cầu (người nhận trả cước - Charge Forward, phát hàng theo thời gian khách hàng yêu cầu - Priority, bảo hiểm hàng hóa - Insurance...) Hướng dẫn, chỉ định đặc biệt, hình thức thanh toán. Sau khi nhận được yêu cầu nhận hàng từ bộ phận CS thông qua màn hình hệ thống Booking System, điều phối viên giao nhận có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo các thông tin nhận hàng đầy đủ và chính xác. Nếu thông tin nhận hàng không đầy đủ, sai hoặc thiếu, điều phối viên lập tức yêu cầu nhân viên CS bổ sung kịp thời trước khi báo thông tin cho nhân viên giao nhận. Điều phối viên dùng điện thoại thông báo cho nhân viên giao nhận ở khu vực liên quan. Khi nhân viên giao nhận trả lời đã nhận được thông tin, điều phối viên giao nhận sẽ ghi chú thời gian và tên nhân viên giao nhận ấy vào hệ thống trên màn hình. Nhân viên giao nhận phải cập nhật đầy đủ toàn bộ những thông tin về yêu cầu nhận hàng vào Phiếu nhận hàng của mình và phải đến nhận hàng ngay theo Hướng dẫn Nhận hàng. Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận phải báo ngay thời gian hoàn thành việc nhận hàng cho điều phối viên. Điều phối viên điền vào ô thích hợp trên màn hình thời điểm đã nhận hàng và kiểm tra xem những yêu cầu nhận hàng đã được thực hiện hết chưa trước khi nhân viên giao nhận hoàn tất công việc, quay trở về văn phòng hoặc đến địa điểm nhận hàng tiếp theo. Trong mọi trường hợp không nhận được hàng vì bất cứ lý do gì, nhân viên giao nhận phải lập tức thông báo về cho điều phối viên. Trường hợp nhân viên giao nhận không gọi về, báo cáo việc đã nhận hàng trong vòng 45 phút sau khi nhận được yêu cầu nhận hàng, điều phối viên sẽ chủ động liên lạc với nhân viên giao nhận ấy để kiểm tra việc nhận lô hàng. Nhân viên giao nhận phải trả lời điện thoại của điều phối viên ngay lập tức khi nhận được tín hiệu trong vòng 5 hồi chuông. Nếu sau 30', nhân viên giao nhận không nhận được thông tin qua máy điện thoại thì phải dùng điện thoại di động hoặc tìm cách để liên hệ với văn phòng. Trước khi quay về văn phòng, nhân viên giao nhận phải liên lạc với điều phối viên giao nhận để xác nhận và đảm bảo mọi yêu cầu nhận hàng đã được thực hiện hết. 2.2. Quy trình thực hiện hàng xuất tại tổ Kho hàng ( Warehouse ) 2.2.1. Chức năng của tổ Kho hàng Đảm bảo hàng hoá xuất khẩu được gửi đi theo đúng lịch trình và được thông quan theo đúng quy định của hải quan các nước bằng việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu và hồ sơ cho hàng xuất khẩu. Xử lý hàng nhập khẩu gửi đến các khu vực nằm ngoài vùng kiểm soát của bộ phận giao nhận Hà Nội. Hàng chuyển phát nhanh (Express) tại công ty TNT được chia thành 2 loại: Hàng tài liệu (Document - DOX) và Hàng mẫu (Sample - XPS) - Hàng DOX là những tài liệu đã giao dịch được gửi từ tổ chức, cá nhân trong nước cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài như: hợp đồng, chứng từ, sổ sách.... Hàng DOX không có hoá đơn thương mại, không phải chịu thuế xuất nhập khẩu. Trong một số trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của nước đến thì hàng DOX có trọng lượng vượt một mức nhất định vẫn phải lập hoá đơn. - Hàng XPS là những vật phẩm, hàng hoá thường được các cá nhân, công ty, tổ chức trong nước gửi ra nước ngoài để giới thiệu, làm quà tặng, hàng nhập hỏng, xuất trả, không nhập lại.... Hàng này có hoá đơn (thương mại hoặc chiếu lệ), thường có giá trị thấp, hàng này phải chịu thuế xuất nhập khẩu. 2.2.2. Các bước thực hiện hàng xuất tại tổ Kho hàng Hình 4. Quy trình làm hàng của tổ Warehouse PUD/Đại lý/Chi nhánh Kiểm tra hàng và hồ sơ Đóng gói và In nhóm hàng hóa Các bộ phận Kinh doanh, Dịch vụ khách hàng Hàng chưa xuất được (Unsend) Phân luồng tuyến và tách hồ sơ hàng Chuẩn bị hồ sơ Hải quan và Hàng không Tổ Sân bay Tiếp nhận Chưa đủ điều kiện xuất Chuyển thông tin Bàn giao OK OK Trả lại hàng cho khách Không đáp ứng được yêu cầu Nguồn: Công ty TNT- Vietrans 2.2.3. Nhận hàng từ tổ PUD ( tổ Giao nhận) Sau khi nhận hàng từ tổ PUD, nhân viên tổ Kho hàng sẽ kiểm tra các thông tin sau đây: Kiểm tra hàng Kiểm tra hàng là chứng từ (DOX) hay hàng mẫu (XPS), số lượng mỗi loại, gửi đi quốc tế hay nội địa? Số TNT Consignment note (HAWB) đã đươc ghi đầy đủ trên các lô hàng chưa? Kiểm tra lại kích thước trọng, lượng của lô hàng, xem có đúng như khách hàng kê khai? Có vượt quá quy định đối với hàng chuyển phát nhanh không? Các lô hàng nội địa nhiều kiện được dán nhãn Multiple piece chưa? Trên connote đã thể hiện rõ loại hình dịch vụ chưa? Nhãn dịch vụ (Charge Forward, Economy, Non Express, Priority) đã được dán đầy đủ và đúng yêu cầu chưa? Kiểm tra việc đóng gói hàng hoá, các lô hàng dễ vỡ như sành sứ, thủy tinh được yêu cầu đóng thùng gỗ hay chưa? Đối với những lô hàng bị nghi ngờ là hàng nguy hiểm, vàng bạc, đá quý, tiền séc hay kê khai không chính xác, nhân viên tổ Kho hàng phải mở ra để kiểm tra lại. Các lô hàng của khách được tổ PUD thông báo là Unknown Shipper đã được dán nhãn chưa? Thông báo cho người phụ trách ca về những lô hàng được dán nhãn Unknown Shipper cũng như các lô hàng bị nghi ngờ, cần kiểm tra kỹ như: personal effect (hành lý cá nhân), hàng của khách hàng không thường xuyên, hàng của đại lý, khách sạn, nhà riêng. Kiểm tra hồ sơ hàng Kiểm tra Invoice của hàng XPS. Các chi tiết trên connote, invoice đã được thể hiện đầy đủ, theo đúng yêu cầu? Hàng hóa chất, dạng lỏng, dạng bột đã có công văn cam kết về nội dung hàng xuất, data sheet gửi kèm hay chưa ? Hàng Personal effect (hành lý cá nhân) có Packinglist, Passport chưa ? Hàng CF (người nhận trả tiền) có Letter of Guaranty (thư bảo đảm trả tiền) chưa ? Thư đó có chữ ký và đóng dấu tròn kèm theo chưa? Sau khi kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với thực hàng, nhân viên tổ Kho hàng sẽ ký nhận từng lô hàng theo Pickup sheet (biên bản bàn giao hàng) mà tổ Giao nhận cung cấp, ghi rõ ngày giờ nhận. Ngay sau khi nhận bàn giao hàng từ nhân viên tổ PUD, nhân viên tổ Kho hàng phải thực hiện việc nhập code "hàng bàn giao tại văn phòng" (ký hiệu là DH) cho tất cả các lô hàng. Tiếp đó, nhân viên tổ Kho hàng truyền những thông tin nhận hàng đó lên hệ thống toàn cầu của TNT. Hàng bị giữ lại ( Unsend ) Không phải tất cả những lô hàng nhận về tổ Kho hàng đều được xuất đi ngay theo các chuyến mà trong nhiều trường hợp, hàng sẽ bị giữ lại. Những lô hàng đó gọi là hàng Unsend. Nhân viên chất lượng dịch vụ của tổ Kho hàng có trách nhiệm ghi lại những hàng đó vào sổ Unsendable Logbook và lý do hàng bị để lại. Các lý do có thể là: - Hàng cần đóng gói hoặc cân lại trọng lượng. Khách hàng yêu cầu công ty thông báo trọng lượng trước khi xuất hàng, hàng cần liên hệ dịch vụ xuất (hàng chưa xác nhận dịch vụ) - Hàng cần liên hệ thanh toán (C/F...) - Hàng mẫu XPS nhưng được khai là chứng từ DOX - Khách hàng yêu cầu giữ lại hàng (để xuất đi chuyến sau, để bổ sung hàng hoặc lấy lại hàng) - Hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện (cần giấy phép xuất khẩu) - Hàng cần kiểm duyệt văn hoá, hàng cần hun trùng, hàng cần làm thủ tục khoáng sản - Hàng tạm xuất tái nhập hoặc tạm nhập tái xuất cần xin ý kiến hải quan - Hàng xuất cần phải có Giấy cam kết nội dung hàng xuất, hàng cần kiểm tra lại về thành phần (hàng nguy hiểm, hoá chất...) - Hàng yêu cầu thêm Invoice gốc, Packing List - Địa chỉ người nhận không đầy đủ, địa chỉ P.O box thiếu contact name nhất là với ngân hàng của Mỹ. - Hàng không tìm được dest code của người nhận - Hàng được gửi đến khu vực TNT không cung cấp dịch vụ. Tuỳ theo các lý do hàng bị để lại mà nhân viên tổ Kho hàng sẽ thông báo cho bộ phận Dịch vụ khách hàng và bộ phận Sale xử lý để lô hàng có thể gửi đi được một cách nhanh chóng. Những hàng cần kiểm dịch, hun trùng, kiểm duyệt văn hoá, hàng tạm xuất tái nhập, hàng tạm nhập tái xuất... thì nhân viên kho hàng phải chủ động giải quyết. 2.2.4. Đóng gói và in nhãn hàng hoá Những hàng có đủ điều kiện xuất sẽ được đóng gói và in nhãn hàng hoá. Đối với những kiện hàng mà tổ PUD mang về, chưa kịp đóng gói hay khách mới chỉ đóng gói sơ sài, không đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển thì sẽ được nhân viên chuyên trách tổ Warehouse đóng gói lại. - Đối với những lô hàng dễ vỡ hay dễ bị va đập, sẽ được dán thêm nhãn “hàng hoá dễ vỡ” - Đối với những kiện hàng có khối lượng lớn, trên 30 kg thì phải được dán nhãn “hàng hoá nặng” - Những hàng hoá nguy hiểm, dạng dung dịch, chất bột như mẫu bệnh phẩm, nước hoa, dầu nhớt...thì phải dán nhãn “hàng hoá nguy hiểm” - Class 9 của tổ chức IATA. Hàng hoá sau khi được đóng gói, sẽ được tra mã Zip code của các vùng hay thành phố nơi đến. Nhãn Laroses cần chứa đầy đủ các thông tin về lô hàng như: số vận đơn TNT, loại hình dịch vụ, tổng số kiện, ngày gửi hàng, mã vạch, mã Zipcode của nơi gửi hàng, mã Zipcode của nơi đến, tên thành phố đên tên nước đến. Nhãn Laroses sau khi được in ra, cần được dán lên lô hàng ở những chỗ dễ nhìn, dễ đọc, không được làm nhăn nhãn. 2.2.5. Thực hiện phân hàng theo tuyến phù hợp Hàng xuất tại Công ty TNT_Vietrans thường không được gửi trực tiếp tới nước người nhận hàng mà được gửi qua những trạm trung chuyển lớn (gọi là những HUB). Từ những HUB này, hàng mới được phân phối, đưa đi các nước. Các HUB lớn là: HKG - Hongkong: phân phối hàng gửi đi Trung Quốc, Hồng Kông, Ma Cao, Mông Cổ, Phillipine, Bắc Triều Tiên, Singapore, các nước Châu Mỹ, Châu Phi, Châu Đại Dương. SIN - Singapore: phân phối hàng gửi đi Singapore, Brunei, Ấn Độ, Indonesia, Malaysia, Madives, Pakistan, Srilanka, các nước Châu Mỹ, Châu Phi, Châu Đại Dương. CDG - Charles de Gaulle, Paris, Pháp : phân phối hàng gửi đi thẳng Pháp và một số nước Châu Phi LGG - Liege, Bỉ: phân phối hàng gửi đi Châu Âu, không phải Pháp Ngoài ra, hàng đi đến một số nước như Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Thái Lan, hàng đi qua BKK Gateway (Lào, Campuchia, Bangladesh, Myanma, Nepal, Brutan) sẽ được đi qua hub SGN (thành phố Hồ Chí Minh). Việc chia hàng đi theo những luồng, tuyến trên sẽ giảm chi phí vận chuyển, rút ngắn thời gian làm hàng, nâng cao hiệu quả kinh tế và tránh thất lạc hàng. BẢNG 5. PHÂN LUỒNG TUYẾN HÀNG QUỐC TẾ T2 T3 T4 T5 T6 T7 HÀNG ĐI CHÂU ÂU VÀ CÁC NƯỚC THUỘC PHÁP + PU trước 16h AF171 VN535 AF171 VN535 AF171 VN535-CN + PU sau 16h VN535-T3 AF171-T4 VN535-T5 AF171-T6 SQ175-T7 AF171-T2 HÀNG ĐI CHÂU Á Hàng đi Nhật + PU trước 12h VN225 VN225 VN225 JL752-T5 OZ 734 VN792 + PU từ 12h đến 16h VN741-T3 VN741-T4 JL752-T5 JL752-T5 OZ 734 VN792 + PU sau 16h VN741-T3 VN741-T4 JL752-T5 OZ 734-T6 VN217-T7 VN225-T2 Hàng đi Thái Lan, Đài Loan + PU trước 16h VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 + PU sau 16h VN741-T3 VN741-T4 VN741-T5 VN741-T6 VN217-T7 VN792-T2 Hàng đi Lào, Campuchia, Bangladesh, Myanma, Nepal, Brutan + PU trước 16h VN741-T3 VN741-T4 VN741-T5 VN741-T6 VN217-T7 VN792-T7 + PU sau 16h VN741-T3 VN741-T4 VN741-T5 VN741-T6 VN217-T7 VN217-T2 Hàng đi Korea + PU trước 12h VN225 VN225 VN225 VN225 VN225 VN792 + PU sau 12h VN741-T3 VN741-T4 VN741-T5 VN741-T6 VN741-T7 SQ175-T2 Hàng đi HKG, China, Macao, Mông Cổ, Bắc Triều Tiên, Phillipin VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 Hàng đi India, Pakistan, Malaysia. Brunei, Mandives, Srilanka + PU trước 16h SQ175-T3 SQ175-T4 SQ175-T5 SQ175-T6 SQ175-T7 SQ175-CN + PU sau 16h SQ175-T3 SQ175-T4 SQ175-T5 SQ175-T6 SQ175-T7 SQ175-T2 Hàng đi các nước châu Á khác + PU trước 16h VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 SQ175-CN + PU sau 16h SQ175-T3 SQ175-T4 SQ175-T5 SQ175-T6 SQ175-T7 SQ175-T2 HÀNG ĐI CHÂU MỸ + CHÂU PHI + CHÂU ĐẠI DƯƠNG + PU trước 16h VN792 VN792 VN792 VN792 VN792 SQ175-CN + PU sau 16h SQ175-T3 SQ175-T4 SQ175-T5 SQ175-T6 SQ175-T7 SQ175-T2 Nguồn: Công ty TNT- Vietrans 2.2.6. Tách hồ sơ hàng Hồ sơ mỗi lô hàng mẫu XPS xuất thường chỉ gồm 1 vận đơn TNT (có 5 liên) và 1 hoá đơn bản gốc (kể cả hoá đơn chiếu lệ). Hàng không đồng nhất cần có thêm bảng kê chi tiết. Tuy nhiên, một số mặt hàng đặc biệt như: hàng dạng dung dich , dạng bột, hàng mẫu bệnh phẩm không lây nhiễm,.. cần phải có thêm Công văn cam kết hàng xuất của người gửi hàng. Mỗi vận đơn TNT (còn gọi là connote) gồm có 5 liên, nhân viên tổ Kho hàng sẽ copy thêm 1 bản và sử dụng như sau: Liên 1 – Sender Copy – dành cho người gửi. Liên này đ