Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hiệu quả hoạt động tạo nguồn, và thu mua về mặt hàng thực phẩm tươi sống tại Hợp tác xã thương mại dịch vụ Thuận Thành

n thất tạm thời về mặt giá cả hàng hóa, các dịch vụ bổ sung…vv để có thể giữ chân được khách hàng, đồng thời HTX cũng sáng tạo ra các rảo cản để khiến khách hàng phải trung thành với mình. Về mặt hàng thực phẩm tươi sống, do các tập đoàn bán lẻ này không thiếu tiền, thiếu vốn, lại có quan hệ với các nhà cung ứng chất lượng, và được hưởng những ưu đãi khi mua nên sự khác biệt về hàng của họ và hàng tươi sống tại HTX là rất rõ rệt về cả giá cả cũng như danh mục hàng hóa, trước tình hình này, công tác tạo nguồn và mua hàng thực phẩm tươi sống tại HTX đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý đang là vấn đề gây trăn trở lớn cho phòng kế toán tổng hợp Bảng 2.5 : Các đối thủ cạnh tranh cùng mặt hàng thực phẩm tươi sống tác động đến hoạt động của HTX trên địa bàn Thừa Thiên Huế Đối thủ cạnh tranh Khối lượng và danh mục hàng tươi sống Mức độ ảnh hưởng Siêu thị Big C Lớn Mạnh Siêu thị Coo.mart Trung bình Vừa Các chợ địa phương Lớn Mạnh Những người bán lẻ Trung bình Vừa ( Nguồn : Ban quản lý HTX ) Mặt khác, các quan hệ cung cầu giữa HTX và khách hàng đã quyết định đến giá cả hàng hóa cần mua, quy mô và tính ổn định của hàng hóa, năm 2004, tại Huế chỉ có duy nhất một mình HTX là độc quyền kinh doanh siêu thị thì đến nay, tại Huế đã có thêm 3 siêu thị mới do các đối tác trong nước cũng như của nước ngoài thành lập ra là : Siêu thị Xanh, Big C, Coo.mart, điều đó làm cho thị phần của HTX bị chia nhỏ, áp lực cạnh tranh và nhu cầu thị trường ngày càng gia tăng Trong quá trình kinh doanh của mình, HTX đã đặt nhiều mối quan hệ với nhiều doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh thương mại trên khắp cả nước, đặc thù kinh doanh của HTX là bán sỉ và bán lẻ nhưng chủ yếu là bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng, vì thế khách hàng của HTX được phân thành : -Khách hàng nội bộ: bao gồm những chi nhánh, căng tin trực thuộc HTX, cán bộ trong HTX… -Khách hàng bên ngoài gồm có + Khách hàng mua hàng hóa để tiêu dùng: các hộ gia đình, các tập thể trong và ngoài tỉnh, họ mua hàng hóa qua các cửa hàng hoặc các trung gian phục vụ cho tiêu dùng, khách du lịch. + Khách hàng là các trung gian phân phối, các nhà bán buôn, bán lẻ mua hàng của HTX với khối lượng lớn để bán cho người tiêu dùng nhằm mục dích kiếm lời từ việc chênh lệch giá Phương thức mua và giá cả HTX đã huy động được nguồn hàng để bảo đảm tốt về số lượng, chất lượng phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình qua các hình thức mua hàng như Mua qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán Mua qua trung gian phân phối Mua trực tiếp tại nơi sản xuất Hiện nay, HTX đã và đang triển khai quan hệ với các nhà cung ứng (nguồn cung ứng) khác nhau về hàng hóa và dịch vụ như các loại hàng hóa, sức lao động, dịch vụ quảng cáo, dịch vụ vận chuyển tài chính. Bởi vì HTX nhận thấy đó là yếu tố đầu vào hết sức quan trọng, mà vấn đề tạo nguồn trong lĩnh vực tìm nguồn cung ứng được ưu tiên hàng đầu Trên cơ sở căn cứ vào chi phí sản xuất kinh doanh làm yếu tố then chốt và tình hình cạnh tranh trên thị trường, các nguồn cung ứng, HTX đã ban hành các chính sách giá (cho cả mua lẫn bán) hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác mua hàng, đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định, kịp thời và chất lượng cao cho HTX, và cũng đã đạt hiệu quả cao trong kinh doanh Nhân tố vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật Nhờ có nguồn vốn chủ sở hữu khá lớn và thêm vào đó, HTX có nguồn huy động vốn khác như : vay ngân hàng, từ các đơn vị nguồn hàng như : mua hàng trả chậm, nhận bán hàng ủy thác, ký gửi, đại lý, từ nhận tiền đặt cọc của khách hàng, nhận mua hộ, hay từ các đơn vị tài trợ khác…vv , HTX đã tạo ra cho mình một lợi thế khá vững chắc để kinh doanh, và bên cạnh đó nhờ vào các chính sách, mục tiêu và năng lực sử dụng vốn đã làm cho đồng vốn của HTX quay nhanh, từ đó giúp cho HTX tồn tại và phát triển lớn mạnh không ngừng HTX đã và đang ngày cảng đổi mới cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tối ưu, nhiều may móc, thiết bị chuyên dụng được HTX mua về như hệ thống máy lạnh, điều hòa không khí, bảo quản, cân đo hàng hóa, hệ thống camera chống trộm, hệ thống cảnh báo và phòng chống cháy nổ và các phương tiện vận tải giúp đưa hàng hóa đến tận tay khánh hàng…vv Nhân tố cơ chế, chính sách Thời kỳ mới thành lập, HTX đã phải chật vật với chính sách chuyển đổi cơ cấu kinh tế của nhà nước, có lúc tưởng chừng như không tồn tại được, nhưng với ý chí và nghị lực vượt khó, tập thể ban lãnh đạo đã từng bước dìu dắt HTX qua cơn khó khăn, khủng hoảng. Năm 1998, HTX lại phải chuyển đổi theo loại HTX tại nghị định 15 CP với những điều kiện ràng buộc, HTX đã không được hưởng những khuyến khích như : được giao dịch, được vay vốn và miễn thuế…vv Đầu năm 2009, theo cam kết của WTO, nhà nước ta phải mở cửa thị trường bán lẻ, điều này đã làm cho các tập đoàn nước ngoài xâm nhập vào Việt Nam, cạnh tranh trực tiếp với HTX HTX luôn lo lắng sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh mới trong tương lai, HTX dự đoán sắp tới sẽ có các tập đoàn bán lẻ nước ngoài sẽ ồ ạt tiến vào Việt Nam và thao túng thị trường, đồng thời ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động tạo nguồn và mua hàng của HTX. HTX đang tạo ra những rào cản xâm nhập ngành như : mở rộng quy mô, phát triển thương hiệu, quan hệ công chúng, xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đào tạo nhân viên, phát triển dịch vụ, thu hút khách hàng bằng cách chính sách marketing hợp lý…vv , vì những đối thủ tiềm tàng này tuy xuất hiện sau nhưng thường có nguồn vốn lớn,có kinh nghiệm, khi họ đã xuất hiện thì họ sẽ cạnh tranh với HTX trên ba mặt chủ yếu sau Giành giật thị trường tiêu thụ sản phẩm bằng nhiều thủ đoạn khác nhau Tranh mua nguồn nguyên, nhiên liệu của HTX bằng những chính sách mềm dẻo hơn Lôi kéo lực lượng lao động có trình độ và tay nghề cao bằng các chính sách hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, HTX vẫn được nhà nước và chính quyền địa phương còn quan tâm giúp đỡ gián tiếp để có thể cạnh tranh tồn tại. Điều này, cho thấy nhà nước vẫn rất coi trọng sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp Việt Nam Các yếu tố thuộc lĩnh vực chính trị và luật pháp của cơ chế chính sách nhà nước chi phối mạnh mẽ sự hình thành cơ hội thương mại và khả năng thực hiện mục tiêu của HTX, sự ổn định của môi trường chính trị đã được xác định là một trong những tiền đề quan trọng cho HĐKD của HTX. Sự thay đổi điều kiện chính trị có thể ảnh hưởng có lợi cho HTX, cũng có thể gây kìm hãm sự phát triển của HTX. Hệ thống pháp luật hoàn thiện, không thiên vị là một trong những điều kiện tiền đề ngoài kinh tế của kinh doanh, mức độ hoàn thiện, sự thay đổi và thực thi pháp luật trong nền kinh tế có ảnh hưởng lớn đến việc hoạch định và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh của HTX. Vì vậy, để thành công trong kinh doanh, HTX đã luôn phải nghiên cứu, phân tích, dự báo sự thay đổi, xu hướng vận động nó trong quá trình kinh doanh của mình Trong tình hình hiện nay, với chính sách mở cửa nền kinh tế của chính phủ, HTX đã gặp không ít khó khăn khi phải “đơn thân độc mã” chống chọi với các tập đoàn bán lẻ hùng hậu của nước ngoài Một số nhân tố khác Môi trường kinh tế Các yếu tố kinh tế ảnh hưởng to lớn đến kết quả cũng như hiệu quả kinh doanh của HTX , các yếu tố này thường phải kể đến là tốc độ tăng trưởng GDP, lãi suất, tỷ lệ lạm phát, tỷ giá hối đoái, các chính sách tài chính, cơ cấu kinh tế… Mặc dù nền kinh tế đã có sự tăng trưởng đáng kể nhưng tình hình kiểm soát, điều hành kinh tế ở tầm vĩ mô đang là một vấn đề nan giải khi mà năm 2008 tăng trưởng GDP chỉ 6,7%, lạm phát lên đến 22,3%- đây là kịch bản bi quan nhất trong ba kịch bản dự báo về viễn cảnh kinh tế Việt Nam 2008 mới được viện nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương (CIEM) đưa ra trong báo cáo kinh tế Việt Nam 2007 mới được công bố ngày 8/5 tại Hà Nội. Kết quả dự báo cũng cho thấy lạm phát tiếp tục đứng ở mức cao và cao hơn so với năm 2007 và nhập siêu còn lớn, chưa thể khắc phục trong ngắn hạn. Vì thế, các chuyên gia CIEM cho rằng, các mục tiêu tăng trưởng GDP và lạm phát năm 2008 cần được xem xét lại…Vì các yếu tố này đều ảnh hưởng đến thu nhập,đời sống và công ăn việc làm của người lao động. HTX TM DV Thuận Thành cũng không tránh khỏi những tác động tiêu cực do ảnh hưởng của môi trường kinh tế gây ra trong thời gian qua, gây tổn thất không những cho công tác hoạt động kinh doanh nói chung mà còn cho cả công tác tạo nguồn mua hàng nói riêng cụ thể là vào năm 1997, tại Thái Lan, cuộc khủng hoảng tài chính lan rộng sang các nước Đông Nam Á, trong đó có Việt Nam, HTX đã phải chung tay gánh chịu những hậu quả do nó gây ra cùng với bao doanh nghiệp khác trong cả nước, và đến năm 2007, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới xảy ra ở Mỹ, đã làm cho khách hàng của HTX thắt chặt chi tiêu, sức mua giảm sút dẫn đến các mặt hàng của HTX bị ứ đọng, thậm chí có những mặt hàng buộc HTX phải thanh lý Môi trường tự nhiên Điều kiện tự nhiên là yếu tố được HTX quan tâm từ khi bắt đầu hoạt động và trong quá trình tồn tại và phát triển HTX. Do điều kiện thời tiết cực kỳ khắc nghiệt của khí trời Thừa Thiên, nắng thì nắng chói chăng, mưa thì dầm dề thối cả đất, do đó những sự biến động của tự nhiên như nắng, mưa, bão, lụt, hạn hán, dịch bệnh…Như chúng ta đã biết, trận lũ lịch sử năm 1999, xảy ra tại Huế đã gây không ít tang tốc, tổn hại cho biết bao nhiêu người, và HTX cũng đã phải gánh chịu một tổn thất cực kỳ lớn, hệ thống cơ sở vật chất bị tàn phá nghiêm trọng, đến nỗi không thể hoạt động lại bình thường, về hàng hóa thì sau những ngày thiên tai, gió bão, đã không còn nguyên vẹn như trước, thậm chí đã có những hàng hóa không cánh mà bay, ngoài ra còn những tổn thất về chi phí cơ hội trong những ngày phải gián đoạn kinh doanh Rồi những năm vừa qua, khi bắt đầu bùng phát dịch cúm gia cầm H5N1, thì số lượng tiêu thụ gia cầm của HTX giảm rõ rệt, việc không dự đoán được những rủi ro này đã gây không ít khó khăn trong việc mua hàng về dự trữ của HTX, dẫn đến lượng hàng mua quá nhiều, HTX không thể bán hết số lượng gia cầm, đành phải tiêu hủy…Tiếp theo đó, là dịch lở mồm, long móng xảy ra ở gia súc đã làm khách hàng quay lưng với khối lượng hàng thực phẩm heo, bò của HTX vì thế, việc nắm bắt thông tin và chủ động phòng ngừa thiên tai, dịch bệnh được HTX đặc biệt coi trọng, do đó những năm vừa qua, số lượng hàng hóa thất thu giảm rõ rệt, đã phần nào cho thấy hiệu quả phòng tránh của HTX Môi trường văn hóa, xã hội Yếu tố văn hóa-xã hội là yếu tố có ảnh hưởng sâu sắc và rộng rãi nhất đến nhu cầu và hành vi của con người, trong cả lĩnh vực sản xuất và tiêu dùng cá nhân. Sau những năm thực hiện đổi mới, nền kinh tế nước ta đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ, mức sống của người dân đang được cải thiện nâng dần lên và ngày càng nảy sinh nhiều nhu cầu mới. Bên cạnh đó, tốc độ tăng dân số và mật độ dân số ở nước ta hiện nay còn cao so với các nước trong khu vực. Tuổi thọ bình quân gia tăng, trong khi đó chỗ ở chật hẹp làm tốc độ tách hộ ngày càng tăng, tốc độ đô thị hóa càng mạnh. Sự thay đổi về cơ cấu dân số cũng như sự phát triển về trình độ văn hóa của người dân cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn sản phẩm cho tiêu dung. Các thói quen tiêu dùng có sự thay đổi theo chiều hướng hiện đại hơn và yêu cầu cao hơn đối với chất lượng hàng hóa cũng như dịch vụ đi kèm. Nhận thức được điều đó, HTX đã không ngừng nghiên cứu tìm hiểu các phong tục tập quán, văn hóa cộng đồng, dân cư, để đề ra những mục tiêu, chính sách phù hợp nhằm giúp kinh doanh đạt hiệu quả cao và tạo được nguồn hàng đáp ứng tốt nhu cầu thị trường. Đặc biệt, với nếp sinh hoạt của người dân xứ Huế, HTX nhận thấy rằng, khối lượng hàng tươi sống sẽ được mua nhiều hơn vào các dịp lễ Tết cổ truyền dân tộc, các dịp lễ hội, ma chay, cưới hỏi, kỵ, giỗ ông, bà, tổ tiên vì thế vào trước những đợt này số lượng hàng tươi sống được HTX mua về lớn hơn ngày thường để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cao của người dân Môi trường khoa học công nghệ Yếu tố khoa học công nghệ là yếu tố mang đầy kịch tính nhất, có ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp đến HĐKD của HTX. Trong thời đại khoa học công nghệ mới phát triển như vũ bão, mỗi công nghệ mới phát sinh sẽ hủy diệt công nghệ trước đó không nhiều thì ít. Đây là yếu tố hủy diệt mang tính sáng tạo của công nghệ mới. Việc chế tạo ra các sản phẩm mới, chất lượng cao, giá thành hạ, theo đời sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm và bán hàng. Tại HTX, việc cung ứng các sản phẩm mới, tiên tiến phù hợp với xu thế và chiều hướng tiêu dùng ngày càng được áp dụng phổ biến.Việc ứng dụng những tiến bộ mới của khoa học công nghệ này trong HĐKD đã thay đổi nhanh chóng phương thức và cung cách phục vụ khách hàng như giao nhận, thanh toán, mua bán, đặt hàng, kiểm tra, kiểm kê…tại HTX HTX đã ứng dụng một số công nghệ hiện đại vào việc kinh doanh như : phần mềm giúp cân, đo, kiểm kê hàng thực phẩm tươi sống, phần mềm giúp cho hoạt động bán hàng của HTX được tốt hơn, hệ thống phòng ngừa và chống trộm cắp như : camera theo dõi thường xuyên 24/24, mã vạch, dây khóa, móc khóa, cửa phát hiện trộm…vv 2.2.2.Thực trạng công tác tạo nguồn và mua hàng Thực phẩm tươi sống tại HTX 2.2.2.1.Công tác hoạch định và nghiệp vụ tạo nguồn hàng 2.2.2.1.1.Hoạch định thu mua Trong những năm qua, HTX đạt được những thành công trong việc nắm bắt và xử lý thị trường. Hầu hết thực phẩm đưa về đều được bán hết trong ngày, khối lượng và chủng loại ngày càng được mở rộng. HTX đã có nhiều cố gắng trong việc liên hệ, phối hợp với các đơn vị nguồn hàng để đảm bảo có được sự ổn định về giá cả và chất lượng. Việc hoạch định thị trường không chỉ là trách nhiệm của phòng kinh doanh. Dựa trên sự tham khảo ý kiến của các nhân viên, các mối quan hệ làm ăn truyền thống, điều tra nguyện vọng của người tiêu dùng…HTX đã liên lạc với cơ quan kiểm dịch và tìm đến các đơn vị cung ứng theo sự giới thiệu của họ. Công tác nghiên cứu thị trường đầu vào và đầu ra chỉ dựa trên cơ sở quan sát quá trình tiêu thụ, nghĩa là thực phẩm được người tiêu dùng đón nhận thì mới tiếp tục đặt hàng, dự đoán số lượng. Mặt khác, do dự báo nhu cầu thị trường dựa trên cảm tính, do đó việc nắm bắt nhu cầu tiêu dùng thực phẩm tươi sống thiếu chính xác về khối lượng và chủng loại dẫn đến sự thiếu hụt, hoặc ứ động, gây nên nhiều tổn thất. Tuy nhiên, sự thiếu hụt hay ứ đọng hàng hóa đã được ban lãnh đạo có các biện pháp khắc phục đúng đắn, giảm thiểu được nhiều tổn thất gây nên, cụ thể như Đối với những hàng thực phẩm khi mua về không tiêu thụ hết, có nguy cơ hết hạn, hay người tiêu dùng thờ ơ . HTX đã nhanh chóng chia sẻ rủi ro bằng cách đem những thực phẩm tươi sống này đi vào chế biến tạo thành những thức ăn vừa ngon vừa bổ, đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách hàng tại các khu vực căn tin do HTX kinh doanh . Với hoàn cảnh như vậy, HTX không những đáp ứng được các chỉ tiêu đề ra, giúp quay nhanh đồng vốn kinh doanh mà còn tạo được ấn tượng tốt đẹp với người tiêu dùng. Đối với trường hợp khan hiếm hàng, HTX nhanh chóng liên hệ với những mối làm ăn lâu năm, lấy uy tín làm nền tảng, thương lượng với đối tác và các nhà cung ứng trên địa bàn, để nhanh chóng có hàng để bán, và để cạnh tranh với các đối thủ khác nhằm giữ chân khách hàng 2.2.2.1.2.Nghiệp vụ tạo nguồn hàng của HTX KDTM là khâu trung gian giữa một bên là sản xuất, phân phối, một bên là tiêu dùng. KDTM cung ứng những vật tư hàng hóa cần thiết cho sản xuất một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng, chính xác với quy mô ngày càng mở rộng. Để thỏa mãn được tất cả các nhu cầu thị trường và tìm kiếm được lợi nhuận thì HTX phải tìm được thị trường, hiểu được khách hàng muốn gì, cần gì, ở đâu, lúc nào, giá bao nhiêu…Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, HTX không chỉ nghiên cứu thị trường tiêu thụ mà còn phải làm tốt khâu tạo nguồn và mua hàng đảm bảo cho mình các nguồn hàng ổn định, lâu dài,uy tín và chất lượng mà trong đó trước hết là xác định đúng loại hàng hóa và lĩnh vực kinh doanh của mình 2.2.2.2.Quy trình tạo nguồn và thu mua 1.Ngiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng 2.Tìm nhà cung ứng tối ưu nhất 3.Ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa 4.Các biện pháp hỗ trợ hai phía để đưa hàng về kho Sơ đồ 2.6 : Quy trình tạo nguồn và thu mua hàng thực phẩm tươi sống Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng là công việc đầu tiên và hết sức quan trọng đối với bộ phận tạo nguồn và mua hàng ở HTX. Yêu cầu của bộ phận tạo nguồn và mua hàng là phải nắm được hàng sẽ tạo và mua về nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nào đó, khối lượng, chất lượng hàng hóa mà khách hàng cần, thời gian địa điểm cần hàng, tính tiên tiến mặt hàng và xu hướng của khách hàng đối với mặt hàng mà HTX kinh doanh HTX TM DV Thuận Thành là một đơn vị kinh doanh thương mại, đối tượng là hàng hóa tiêu dùng, để vừa thỏa mãn tốt nhu cầu của khách hàng vừa mang lại lợi ích cho HTX tức là vừa bán được hàng thì việc chú trọng đến nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng là điều cần thiết. Trong những năm qua, HTX luôn chú trọng đến việc nghiên cứu thị trường để lựa chọn các mặt hàng kinh doanh nói chung và các mặt hàng thực phẩm tươi sống nói riêng thông qua việc cử cán bộ nhân viên kinh doanh đi khảo sát thực tế khách hàng, tình hình tiêu thụ của các đối thủ cạnh tranh cũng như của mình để nắm được số lượng người và đơn vị tiêu dùng, thu nhập, sở thích, lối sống của họ…vv Nghiên cứu thị trường nguồn hàng và lựa chọn bạn hàng Để nguồn hàng luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời cho HĐKD của HTX thì HTX phải có mối quan hệ lâu dài với những đơn vị nguồn hàng có uy tín, đảm bảo về số lượng, chất lượng hàng hóa. DNTM kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng. Việc lựa chọn một hay nhều nhà cung ứng đều có những ưu, nhược nhất định vì vậy HTX đã xem xét và nghiên cứu kĩ trước khi lựa chọn nhà cung ứng. Hiện nay, riêng về mặt hàng thực phẩm tươi sống, HTX đã cân nhắc và chọn được 1 số nhà cung ứng như sau Bảng 2.7 : Các nhà cung ứng thực phẩm tươi sống của HTX TM DV Thuận Thành Mặt hàng Chủng loại Nhà cung ứng Thịt Bò, heo, gà, vịt,…vv Lò mổ phường Xuân Phú, trước đây là lò mổ đông lạnh Sông Hương Rau Muống, dền, cần cua, khoai…vv DNTN Hóa Châu, xã Quảng Thành, huyện Quảng Điền, Tỉnh Thừa Thiên Huế, trước đây có tên là Kim Thành Củ Quả Hành, tỏi, bầu, mướp, cà rốt, cà chua, củ cải, khoai tây, bí đao, sulơ, bí đỏ, ớt, chanh, thơm.v.v.. Chợ Đông Ba-Huế, 1 phần nhập từ Đà Lạt Trái cây Táo, nhãn, ổi, xoài, đào, lê, cam, bưởi, sari, cóc, dâu…vv 1 phần lấy từ Đà Lạt, 1 phần lấy từ các tiểu thương chợ Đông Ba Cá, tôm Cá ngừ, quả, trê, rô, Tôm sú, phèn…vv Các hộ chăn nuôi trên địa bàn ( Nguồn : Phòng kế toán HTX TM DV Thuận Thành ) Ta thấy rằng việc HTX lựa chọn các nhà cung ứng như trên là khá hợp lý, riêng về mặt hàng thịt, lò mổ phường Xuân Phú là lò mổ có uy tín nhất ở Huế, được người tiêu dùng yên tâm, chất lượng thịt được bảo đảm, hơn thế nữa, lò mổ có vị trí rất thuận lợi cho việc dễ dàng vận chuyển đến HTX và các đơn vị thành viên, còn về mặt hàng rau, việc HTX chọn DNTN Hóa Châu sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều trong chi phí thu mua, do giá mua rẻ hơn so với mua ở các đơn vị khác, chất lượng rau thì đã được cơ quan chức năng địa phương kiểm định là an toàn vệ sinh thực phẩm, bên cạnh đó, HTX nên chú ý hơn nữa về hàng Củ, Quả, Trái cây, do HTX lấy hàng đa phần từ chợ Đông Ba nên chi phí mua sẽ có phần cao hơn so với mua trực tiếp tại nơi sản xuất, mua hàng tại chợ tuy có thuận tiện trong đi lại, vận chuyển hàng được nhanh về HTX nhưng sự an toàn thực phẩm, và độ tươi ngon về mặt hàng này không được bảo đảm, trong tương lai HTX nên tìm nguồn cung ứng tốt hơn (nếu có thể), cuối cùng là mặt hàng Tôm, Cá, HTX đã rất sáng suốt khi chọn mua trực tiếp tại các hộ chăn nuôi trên địa bàn tỉnh, việc làm này, giúp HTX có nguồn cung ứng ổn định trong tương tai và được hưởng những ưu đãi trong việc mua hàng trực tiếp Thiết lập quan hệ kinh tế bằng hợp đồng thương mại với các nhà cung ứng Để có nguồn hàng ổn định và đảm bảo nhà cung ứng không gây áp lực sau này, HTX sau khi khảo sát giá cả, chất lượng, nguồn hàng đã nhanh chóng ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng này chính là cam kết của HTX và nhà cung ứng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hóa, trong hợp đồng mua bán hàng hóa gồm có những điều khoản về tên hàng, quy cách, ký mã hiệu, nhãn hiệu, số lượng, giá cả, phẩm chất, thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bao gói, bốc dở...v.v. Các biện pháp chuẩn bị để tạo điều kiện mua, bán, vận chuyển, giao nhận, phân phối hàng, thực hiện hợp đồng đảm bảo yêu cầu đề ra Phương tiện vận chuyển Để có hàng mua được đưa về HTX đúng về số lượng, chất lượng và thời gian cần hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của HTX trong việc chuẩn bị tốt công tác vận chuyển phục vụ tốt công tác thu mua và bán hàng. Hơn nữa, lại là HTX kinh doanh rất nhiều mặt hàng và khối lượng hàng hóa lưu thông hàng năm khá lớn, cộng với phương châm phục vụ tận nơi, cho nên việc lựa chọn hình thức nào, phương tiện vận chuyển nào để đưa hàng về HTX đảm bảo chất lượng hàng hóa cũng như chi phí vận chuyển hợp lý là vấn đề đặt ra.. Trong những năm qua, HTX luôn chú trọng đến việc trang bị phương tiện vận chuyển, phục vụ cho công tác thu mua được tốt hơn. Hàng tươi sống của HTX chủ yếu vận chuyển bằng đường bộ nên HTX đã sử dụng loại phương tiện vận chuyển chủ yếu là ô tô Bảng 2.8 : phương tiện vận chuyển thực phẩm tươi sống của HTX Phương tiện vận chuyển Trọng tải Số xe Xe Ô tô Huynh Dai 3 tấn 1 Xe Ô tô IDA 2.5 tấn 2 ( Nguồn: phòng kế toán HTX TM DV Thuận Thành ) Hệ thống kho hàng tươi sống của HTX Kho hàng với nghĩa đơn giản nhất là những công trình kiến trúc dùng để chứa đựng, bảo quản hàng hóa trong 1 thời gian nhất định, kho hàng là điền kiện tất yếu để thực hiện dự trữ hàng hóa ở bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào, nó bao gồm các nhà xưởng, bãi chứa hàng hóa. Tùy thuộc vào mức độ và điều kiện hoạt động của từng doanh nghiệp mà quy mô kiến trúc, kết cấu và sức chứa khác nhau. Kho hàng đứng trên giác độ kinh tế- xã hội được xem như một đơn vị kinh tế, một bộ phận cấu thành của quá trình tái sản xuất xã hội. Trong cơ chế thị trường, kho hàng ở các doanh nghiệp có rất nhiều chức năng như : chức năng nhập, xuất, sản xuất, kiểm tra và bên cạnh đó còn có những nhiệm vụ sau: Thực hiện việc dự trữ và bảo quản tốt các loại hàng hóa ở trong kho Tổ chức tốt quá trình giao nhận hàng hóa chính xác, kịp thời, đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu thị trường, nắm vững được số lượng hàng hóa trong kho Bảng 2.9 : Danh mục các kho hàng bảo quản thực phẩm tươi sống của HTX Thứ tự Tên siêu thị Địa điểm kho 1 Siêu thị I 92 Đinh Tiên Hoàng 2 Huế Thành 25 Bà Triệu 3 Đại học Y Bệnh Viện ĐH Y Huế 4 Thuận An Thuận An (Nguồn : HTX TM DV Thuận Thành ) Tùy theo chức năng nhiệm vụ, hay loại hình xây dựng, hệ thống mà kho được phân ra làm nhiều loại khác nhau, tuy nhiên ứng với mặt hàng thực phẩm tươi sống, đa phần liên quan đến việc cần dự trữ và bảo quản tốt nên các kho này được HTX xem như là kho dự trữ. Ta thấy rằng sự bố trí mạng lưới kho hàng tại HTX như vậy là rất hợp lý, vì do hàng thực phẩm tươi sống được khách hàng tận mắt xem xét, lựa chọn, và nếu đồng ý thì khách hàng hoàn toàn có thể mua trực tiếp tại cơ sở bán mà không cần phải thông qua một cơ sở nào khác, điều đó cho thấy HTX đã rất tinh tế khi bố trí việc sắp xếp hàng tươi sống trong kho ngay tại địa điểm bán hàng. Tuy nhiên, trong tương lai sắp tới, HTX cũng nên đầu tư nhiều hơn nữa cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tốt mặt hàng này. 2.2.3.Tổ chức công tác tạo nguồn mua hàng thực phẩm tươi sống Về bộ phận lãnh đạo tại HTX Việc quyết định những đơn hàng lớn, những hợp đồng mua các mặt hàng chủ yếu, quan trọng, có giá trị lớn thường do kế toán trưởng quyết định dưới sự ủy quyền của giám đốc phụ trách kinh doanh. Phòng kế hoạch kinh doanh của HTX, bộ phận chức năng tạo nguồn và mua hàng vừa là tổ chuyên môn hoạch định chiến lược và kế hoạch mua hàng, vừa là bộ phận nghiệp vụ thực thi và chỉ đạo tác nghiệp các hoạt động tạo nguồn và mua hàng của HTX Tổ chức mạng lưới mua hàng Tổ chức mạng lưới thu mua phù hợp với đặc điểm kinh doanh nguồn hàng và điều kiện vận tải là vấn đề hết sức quan trọng để nguồn hàng được kịp thời, đúng số lượng, chất lượng và thời gian giao nhận hàng đáp ứng cho kinh doanh tránh sự tăng giá của các đơn vị cung ứng, lãng phí chi phí lưu thông, cũng như gặp khó khăn trong việc mua hàng do cạnh tranh trong thu mua, vì lẽ đó, HTX đã có các chính sách phù hợp, có phương thức mua hàng cụ thể đối với từng loại hàng, từng đơn vị cung ứng và trong từng thời điểm. Trong thời gian vừa qua, HTX đã tiến hành thu mua các mặt hàng thực phẩm tươi sống qua 3 hình thức Thu mua trực tiếp tại nơi sản xuất Mua hàng gián tiếp qua trung gian phân phối. Mua qua đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa Với phương thức mua hàng trực tiếp tại nơi sản xuất, HTX có những thuận lợi về mặt số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa, đồng thời có các khả năng