Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển phương thức thanh toán tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Nội

2 -60.04831291 B. Nghiệp vụ cho vay 3459.374 3823.014 3790.552 -0.849120615 1. Cho vay ngắn hạn 2527.792 2994.203 3055.307 2.040743396 2.Cho vay trung hạn 291.013 257.372 323.094 25.53580032 3. Cho vay dài hạn 502.907 504.429 409.776 -18.76438508 4. Cho vay theo KHNN 64.294 14.485 2.375 -83.60372799 5. Khoanh, chờ xử lý 10.257 8.375 6.234 -25.5641791 6. ODA 63.113 52.525 43.348 -17.47168015 (Nguồn báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh chi nhánh Hà nội từ 2005-2007) 2.1.2.2 Công tác tín dụng Công tác tín dụng là một hoạt động nghiệp vụ chủ yếu tại BIDV chi nhánh Hà nội. Với mục đích là cấp tín dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp ngoài quốc doanh, chi nhánh đã xây dựng nên các cơ chế, chính sách phù hợp để có thể hỗ trợ tốt cho khách hàng cũng như không ngừng tăng cường hỗ trợ phát triển khách hàng. Với nỗ lực không ngừng của mình năm 2007 Chi nhánh đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Tính đến năm 2007 chi nhánh đã có hơn 200 khách hàng là doanh nghiệp quan hệ vay vốn thường xuyên, trong đó chủ yếu là doanh nghiệp ngoài quốc doanh chiếm đến 95%. Tỷ lệ này năm 2006 là 96%, năm 2005 là 89%. Doanh số cho vay cả năm 2007 đạt 3790.552 tỷ đồng giảm 0,85% so với 2006 trong đó doanh số cho vay ngắn hạn đạt 3055,307 tỷ VND tăng 2,04% so với năm trước. Cho vay trung hạn đạt 323,904 tỷ VND tăng 25,5% so với 2005. Cho vay dài hạn là 409,774 tỷ VND giảm 8,12%. Cơ cấu cho vay của ngân hàng thiên về cho vay ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn 81,5%, cho vay trưng và dài hạn chỉ chiếm có 19,4% tổng dư nợ. Cho thấy ngân hàng đã chú trọng bảo đảm an toàn vốn (kế hoạch được giao là 31%). Tỷ lệ nợ xấu, nợ quá hạn khoanh chờ xử lý duy trì ơ mức 0.17% (kế hoạch được NHĐT&PTVN giao là 1%) Tỷ trọng dư nợ cho vay ngoài quốc doanh chiếm 98% và ngân hàng đảm bảo rằng tất cả các khoản cho vay đều có tài sản đảm bảo. Đây là một kết quả tương đối khả quan và đáng được ghi nhận. Với kết quả trên cho thấy, ngân hàng đac có sự chọn lọc và phân loại khách hàng vay, để đảm bảo mục tiêu an toàn vốn cho hệ thống. Tăng tỷ trọng cho vay ngắn và trung hạn, giảm tỷ lệ cho vay dài hạn. Trong tình hình kinh tế diễn biến phức tạp như nước ta hiện nay thì đó là điều nên làm và hết sức cần thiết vì lợi ích lâu dài của ngân hàng. Hơn nữa, nguyên nhân của sự giảm NV cho vay có thể là do ngân hàng đang tập trung nhiều hơn vào việc cung cấp các dịch vụ của ngân hàng, hoạt động tạo doanh thu lớn cho ngân hầng mà lại an toàn tránh được rủi ro mất vốn. 2.1.2.3 Công tác dịch vụ Là chi nhánh NHTM quốc doanh với định hướng hoạt động là phục vụ thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, với nét đặc thù là hoạt động theo mô hình bán lẻ kiểu mẫu, chi nhánh Hà nội luôn chú trọng đến việc phát triển dịch vụ. Bên cạnh đó, chi nhánh cũng luôn đi đầu trong việc tiển khai các dịch vụ mới như: Thu đổi các loại ngoại tệ, thu mua sec du lịch, thanh toán thẻ tín dụng quốc tế, chi trả kiều hối… Tính đến năm 2007, thu dịch vụ có nhiều chuyển biến tích cực, thu dịch vụ ròng đạt 12.145 tỷ VND tăng 20% so với năm 2006, tăng 47% so với năm 2005, đạt 118% so với kế hoạch năm 2007.Một số hoạt động có mức tăng trưởng cao như thu phí bảo lãnh tăng 34% , thanh toán quốc tế tăng 20% so với 2006. BẢNG THU DỊCH VỤ CỦA BIDV HÀ NỘI Nội dung 2005 2006 2007 Tổng thu dịch vụ ròng 8269 10113 12145 A. bảo lãnh 1870 2230 2980 1. Bảo lãnh trong nước 1670 2010 2370 2.Bảo lãnh nước ngoài 200 220 610 B. Thanh toán quốc tế 4480 5440 6560 C. Thu phí và kinh doanh ngoại tệ 1919 2443 2605 (Theo nguồn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHĐT&PT Hà nội) Kết quả hoạt động dịch vụ góp phần chuyển dịch cơ cấu doanh thu của chi nhánh, tỷ trọng thu dịch vụ ròng tổng chênh lệch thu chi mức 19.6%. Trong năm 2007, Chi nhánh Hà nội tiếp tục đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ ngân hàng bán lẻ. Bên cạnh đó, chi nhánh cũng đã đa năng động dạng hóa các hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng như dịch vụ trả lương tự động, dịch vụ thu hộ cho các đại lý, dịch vụ tài khoản Smart@ccount, dịch vụ Homebanking…Các dịch vụ này vừa góp phần đa dạng hóa hoạt động thanh toán, tăng thu phí thanh toán trong nước vừa là dịch vụ bổ trợ tài khoản hữu ích để thu hút khách hàng. Đây cũng là chi nhánh đầu tiên trong toàn hệ thống triển khai thử nghiệm và triển khai đại trà các sản phẩm mới gắn liền với công nghệ hiện đại và cung cấp nhiều tiện ích phục vụ khách hàng, hoàn thành việc thanh toán thẻ VISA qua hệ thống ATM, mở rộng thêm hẹ thống ATM, và triển khai kí kết hợp đồng lắp đặt các điểm chấp nhận thẻ POS, dịch vụ chuyển tiền nhanh Western Union với doanh số chi trả trên 215 nghìn USD thu phí khoảng 45 triệu đồng. Trong các hoạt động dịch vụ của chi nhánh nổi lên hơn cả là các dịch vụ sau: Công tác Thanh toán quốc tế Hoạt động Thanh toán quốc tế là một hoạt động then chốt trong các hoạt động dịch vụ của ngân hàng, nó xuất hiện từ rất lâu, cùng với tuổi đời của Chi nhánh. Doanh số Thanh toán quốc tế của BIDV Hà nội STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 1 Doanh số TTQT(tỷ đồng) 4480 5440 6560 2 Doanh số TTXNK(tỷ đồng) 97 103 115 (Theo nguồn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHĐT&PT Hà nội) BIỂU ĐỒ DOANH SỐ THANH TOÁN QUỐC TẾ Doanh số TTQT năm 2007 đạt 6065 tỷ VND tăng 20% so với năm 2006, đóng góp hơn 40% vào tổng thu dịch vụ ròng của chi nhánh. Tổng số khách hàng của hoạt động TTQT lên tới hơn 80 khách hàng. Hiện nay chi nhánh đã triển khai mở rộng hoạt động TTQT ra 2 phòng giao dịch là Phòng giao dịch 10 và 6 (trước đây thì chỉ có hội sở của chi nhánh ở số 4 Lê thánh Tông thực hiện hoạt động này). Việc này làm cho doanh số TTQT không những tăng cả về giá trị mà cả về mặt số lượng khách hàng đến giao dịch. Hoạt động TTQT tại chi nhánh bên cạnh việc phục vụ thanh toán xuất nhập khẩu còn có các nghiệp vụ thanh toán khác như: Thanh toán sec du lịch, thương mại, dịch vụ chuyển tiền... Có thể nói hoạt động TTQT đã đóng góp không nhỏ vào sự thành công và phát triển của Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà nội. Trong thanh toán quốc tế của ngân hàng sử dụng các phương thức như: Chuyển tiền, Nhờ thu, Tín dụng chứng từ. Ta đi sâu xem xét tình hình sử dụng các phương thúc này trong năm qua cho thấy: TÌNHHÌNHSỬDỤNGCÁCPHƯƠNGTHỨCTHANHTOÁNQUỐCTẾNĂM 2007 Nội dung Kim ngạch Tỷ trọng 1. Doanh số thanh toán hàng nhập 3,129,368 100 Chuyển tiền 197150.184 6.3 Nhờ thu 25034.944 0.8 Tín dụng chứng từ 2,907,183 92.9 2. Doanh số thanh toán hàng xuất 3,430,632 100 Chuyển tiền 2058379.2 60 Nhờ thu 617513.76 18 Tín dụng chứng từ 754,739 22 (Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo TTQT từ BIDV Hà Nội) Nhận xét: Trong thanh toán hàng nhập: Ta thấy doanh thu từ thanh toán TDCT chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng doanh thu từ TTQT, chiếm tới 92,9%. Điều này phản ánh sự cẩn trọng của các doanh nghiệp nước ngoài trong kinh doanh XNK với Việt Nam. Khi doanh nghiệp VN nhập hàng từ nước ngoài, phía nước ngoài thường yêu cầu doanh nghiệp VN mở L/C đểđảm bảo an toàn trong thanh toán và ràng buộc trách nhiệm thanh toán của NH. Trong khi đó, ở các nước Châu Âu, đặc biệt là thị trường EU, chất lượng sản phẩm ở thị trường này là cao và tương đối ổn định, độ tin cậy trong kinh doanh giữa các bạn hàng là rất lớn nên các nước này thường sử dụng phương thức chuyển tiền trong thanh toán để tiết kiệm chi phí. Trong thanh toán hàng xuất, phương thức chiếm tỉ trọng lớn nhất lại là phương thức chuyển tiền, chiếm tới 60%. Sở dĩ có hiện tượng này là do các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp mới bước vào thương trường quốc tế, vì muốn bán được hàng sẵn sàng chấp nhận yêu cầu do phía nước ngoài đưa ra tức là thanh toán bằng D/A hoặc bằng chuyển tiền sau khi giao hàng. Ngoài ra, có một số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu lâu đời với những khách hàng có uy tín nên đã chuyển sang phương thức chuyển tiền hoặc nhờ thu thay vì phương thức thanh toán L/C để tiết kiệm chi phí. Hoạt động kinh doanh ngoại tệ Hoạt động kinh doanh ngoại tệ của chi nhánh cuãng có những bước phát triển. Doanh số mua bán ngoại tệ của chi nhánh năm 2007 đạt khoảng 207,5 triệu USD, tăng khoảng 15% so với cùng kì năm ngoái đảm bảo cung ứng đủ nguồn ngoại tệ cho khách hàng. Hoạt động kinh doanh ngoại tệ tăng là do tăng trưởng của hoạt động TTQT tại chi nhánh. Công tác đầu tư và phục vụ TTCK Có thể nói hoạt động đầu tư và hoạt động ngân hàng phục vụ TTCK là một hoạt động nổi bật góp phần lớn vào kết quả hoạt động kinh doanh đầu năm 2007. Từ năm 2006 với vai trò là ngân hàng chỉ định thanh toán chứng khoán, chi nhánh đã thực hiện phân, chi trả tiền đặt cọc tại Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà nội. Ngoài ra chi nhánh cũng thực hiện thành công công tác thanh toán bù trừ tiền mua bán chứng khoán tại sàn giao dịch thứ cấp cho trung tâm giao dịch chứng khoán với doanh số thanh toán bù trừ đạt khoảng 10000 tỷ VND Ngoài ra chi nhánh cũng đã thực hiện kí kết hợp đồng cho vay hỗ trợ thanh toán đối với toàn bộ thành viên lưu kí với doanh số cho vay đạt khoảng 150 tỷ VND thu lãi gần 100 triệu đồng. 2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CHI NHÁNH HÀ NỘI. 2.2.1 Kết quả hoạt động thanh toán L/C XNK tại ngân hàng ĐT&PTVN Chi nhánh Hà Nội Trong những năm gần đây thì hoạt động thanh toán quôc tế nói chung và hoạt động thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ nói riêng đã và dang có xu hướng trở thành hoạt động chủ yếu chủa ngân hàng ĐT&PT Hà nội. Kể từ khi đi vào hoạt động, nghiệp vụ này ngày càng phát triển qua các năm, năm sau có doanh số cao hơn năm trước. Đã trải qua 45 năm tồn tại và phát triển, ngân hàng là một trong những ngân hàng có uy tín, nhưng về lĩnh vực này thì mới được quan tâm trong những năm gần đây, trước kia NH ĐT&PT chỉ chú trọng cho các hạng mục, công trình nhằm phục vụ cho sự phát triển quôc gia. Khi nền kinh tế hội nhập, hoạt động mua bán giữa các nước phát triển nghiệp vụ này từ đó mới được chú trọng. Chưa phải là nghiệp vụ truyền thống, kinh nghiệm chưa có nhiều, ngân hàng cũng đã phải đối mặt với rất nhiều khó khăn thách thức, nhất là trong tình hình cạnh tranh gay gắt giữa các ngân hàng hiện nay chẳng hạn như ngân hàng Ngoại thương – một ngân hàng có truyền thống cũng như uy tín trong lĩnh vực này từ nhiều năm trước. Nhưng nhờ sự nỗ lực học hỏi,làm việc, dần dần ngân hàng cũng đã tự khẳng định mình trên thương trường, doanh thu từ TTQT liên tục tăng cao. DOANH SỐ THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI BIDV HÀ NỘI Năm Số món Giá trị thanh toán (nghìn USD) % tăng giảm so với năm trước 2005 980 150,918.4 2006 1532 306,324.08 103% 2007 1897 451,348.72 47,34% BIỂU ĐỒ DOANH SỐ THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI BIDV HÀ NỘI Theo tài liệu ta thấy, doanh số thanh toán hàng hóa XNK theo phương thức TDCT tại BIDV Hà nội có những biến đọng rất khả quan. Năm 2005 doanh số mới là 150,918.4 nghìn USD thì đến năm 2006 con số này là 306,324.08 USD tăng 103% so với năm 2005. Đến năm tôc dộ tăng trưởng có giảm xuống một chút nhưng vẫn tăng, con số này là 451,348,72 nghìn USD tăng 47,3%. Nguyên nhân có thể là do trong năm qua tình hình thế giới có nhiều biến động ảnh hưởng xấu đến tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa trong nước. Đặc biệt, song song với sự tăng lên của doanh số, lại là sự tăng lên về số lượng gói thanh toán và giá trị gói thanh toán. Năm 2005 giá trị trung bình một gói thanh toán là 154 nghìn USD thì sang năm 2006 con số này là 200 nghìn USD, và năm 2007 giá trị của nó là 238 nghìn USD. Mặc dù so với các ngân hàng khác thì giá trị thanh toán trung bình của một L/C tại chi nhánh là chưa cao tuy nhiên nó cũng cho thấy một sự nỗ lực rất lớn của cán bộ TTV nói riêng và toàn bộ chi nhánh nói chung. Đồng thời càng khẳng định uy tín của BIDV Hà nội với khách hàng. Cơ cấu thanh toán TDCT tại BIDV Hà Nội CƠ CẤU THANH TOÁN XNK BẰNG PHƯƠNG THÚC TDCT TẠI BIDV HÀ NỘI STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 L/C NK đã phát hành số món 644 1176 1785 số tiền (ngàn USD) 123365.12 285630.8 458230.2 2 L/C NK thanh toán số món 808 1456 2103 số tiền (ngàn USD) 105136.44 293162.6 501905.3 3 L/C XK thông báo số món 52 120 180 số tiền (ngàn USD) 3267.04 9707.32 1603.92 4 L/C xuất khẩu thanh toán (chiết khấu) số món 124 156 173 Số tiền (ngàn USD) 5781.92 13161.48 19347.47 (Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo TTQT từ BIDV Hà Nội) Thanh toán hàng hóa XNK bằng phương thức tín dụng chúng từ tại BIDV Hà nội bao gồm các nghiệp vụ chủ yếu: Phát hành L/C nhập khẩu, Thanh toán các L/C nhập khẩu, thông báo L/C nhập khẩu và thanh toán L/C xuất khẩu. Theo số liệu trong báo cáo hoạt động thanh toán quốc tế của BIDV Hà Thành từ năm 2005 đến năm 2007 cho thấy, phát hành L/C tăng đều cả về doanh số và số món. Năm 2005, số món L/C phát hành là 644 món tương ứng với doanh số 123,365.12 ngàn USD; năm 2006 là 1171 món tương ứng với doanh số 285,630.84 ngàn USD vàđến năm 2007, 1785 món phát hành L/C tương ứng với doanh số là 458,2430.2 ngàn USD. Như vậy, cho tới năm 2007, về số món phát hành L/C đã tăng gấp hơn 3 lần so với năm 2005 và doanh số năm 2007 cũng tăng gấp 3,5 lần. Điều này cho thấy BIDV Hà Thành đã thực hiện tốt công tác phát hành L/C, ngoại trừ một số trường hợp do nguyên nhân từ phía nhà nhập khẩu, còn lại hầu như L/C luôn được phát hành đúng thời hạn. Không chỉ làm tốt công tác phát hành L/C, nhân viên TTQT của Chi nhánh luôn quan tâm tới việc tư vấn cho khách hàng của mình sao cho L/C đảm bảo được quyền lợi cho chính khách hàng. Vì vậy, số món L/C bị trả lại hoặc sửa đổi rất ít, chỉ chiếm khoảng trên dưới 5% với nguyên nhân chính là do sự thay đổi hợp đồng thương mại. Doanh số và số món thông báo L/C vào năm 2005 là 52 mon nhưng đến 2006 lại tăng mạnh. Năm 2006, số món thông báo L/C tăng hơn 2 lần so với năm 2005 và doanh số thông báo L/C năm 2007 là 180 món với tổng giá trị là 1630,92 ngàn USD. Chất lượng công tác thông báo L/C nhìn chung được đánh giá là tốt vì từ 2005 đến 2007, BIDV Hà Nội không thông báo nhầm hay sửa đổi bất cứ một L/C giả nào. Cóđược điều này là do ngay khi nhận được L/C của do NH nước ngoài chuyển đến, NH thực hiện đúng các quy trình thông báo kiểm tra tính hợp lệ của L/C trước khi thông báo cho nhà XK. Cũng như vậy, với hoạt động thanh toán L/C nhập khẩu, ta cũng thấy sự phát triển vượt bậc. Năm 2005 số L/C mà ngân hàng thanh toán chỉ là 808 món với giá trị là 105136,44 ngàn USD thì năm 2006 con số này là 1456 món với tổng giá trị là 293162,6 ngàn USD Trong guồng quay hoạt động này L/C xuất khẩu thanh toán (chiết khấu) cũng có sự tăng trưởng nhanh cả về số lượng và giá trị thanh toán. Năm 2005 ngân hang mới thanh toán 124 món với giá trị là 5781,92 ngàn USD thì đến năm 2007 là 173 món với giá trị là 19347,47 ngàn USD. Về mặt khách hàng và phạm vi hoạt động của BIDV Hà nội trong thanh toán TDCT: Qua nghiên cứu và tìm hiểu thì khách hàng sử dụng dịch vụ TTQT theo phương thức TDCT của chi nhánh chủ yếu là các doanh nghiệp kinh doanh XNK vừa và nhỏ đóng trên địa bàn thành phố với các mặt hàng XNK chủ yếu là các máy móc thiết bị chuyên dùng trong ngành giao thông vận tải, giáo dục đào tạo, các nguyên vật liệu dùng cho hột đọng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế, nhu cầu sử dụng dịch vụ thanh toán TDCT tại BIDV Hà nội chủ yếu vẫn là sử dụng loại L/C không hủy ngang hoặc L/C không hủy ngang có xác nhận còn các loại hình khác như L/C tuần hoàn, L/C giáp lưng, L/C đối ứng…vẫn chưa được áp dụng. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do nhu cầu đặc điểm kinh doanh của khách hàng chưa cần thiết hoặc chưa phù hợp để sử dụng các hình thức đặc biệt mang tính kĩ thuật nghiệp vụ phức tạp tại ngân hàng. Nói tóm lại, BIDV Hà nội đang đáp ứng ngày càng tôt hơn nhu cầu phát sinh của khách hàng trong thanh toán quốc tế. 2.2.2 Quy trình phát hành thư tín dụng (Bao gồm các nội dung : Mở L/C, Sửa đổi L/C, Hủy L/C) Bước/ Cán bộ thực hiện Thao tác 1/ TTV Tiếp nhận hồ sơ từ phòng Tín dụng. Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ Đóng dấu ‘ ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng kí giao dịch vào hệ thống TF-SIBS 2/TTV Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch (HD-01-01). Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng…thì thông báo tới khách hàng, Phòng tín dụng để chỉnh sửa/bổ sung. Kiểm tra hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng: Nếu hạn mức đã được thiết lập, chuyển bước 2.2 Nếu hạn mức chưa được thiết lập hoặc còn thiếu : thông báo Phòng tín dụng để thiết lập hoặc bổ sung hạn mức. 2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành thư tín dụng. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu; Đối với các L/C có điều khoản đặc biệt, cần lưu ý nội dung của điện L/C khi phát hành (HD-01-02) 3/KSV Kiểm tra nội dung hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. Từ chối nếu không chấp nhận và phải ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà TTV đã in và chuyển hồ sơ lại cho TTV để chỉnh sửa/bổ sung. In chứng từ: + điện mở L/C 3 bản: 1 bản gốc, 1 bản cho khách hàng, 1 bản cho Phòng tín dụng. + giấy báo nợ (3 bản): 1 bản gốc nộp kế toán G/L, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu. Chuyển bộ hồ sơ đã duyệt tới TTV. 4/TTV 1.Chuyển chứng từ: - cho khách hàng: 1 bản dánh cho khách hàng có đóng dấu Issued và 1 giấy báo nợ - bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ 2. Lưu hồ sơ: - Hồ sơ đề nghị phát hành thư tín dụng của khách hàng - Giấy phê duyệt nguồn thanh toán để phát hành thư tín dụng - Giấy báo nợ thư tín dụng - Các giấy tờ có liên quan Ghi chú: Trường hợp phát hành thư tín dụng bằng thư: Trình giám đốc ký, đóng dấu và gửi thu tín dụng tới NHTB. 5/TTV Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã phát hành Lưu điện/thư xác nhận của NHTB (nếu có) 6/TTV Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu hủy thư tín dụng trong các trường hợp sau: Thư tín dụng còn số dư nhưng đã hết hạn (trên 1 tháng) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng. Thư tín dụng còn hiệu lực nhưng được các bên liên quan (người đề nghị mở L/C, người thụ hưởng L/C, NHTB, NHXN) đồng ý hủy. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu Thư tín dụng sẽ được tự động đóng bởi chương trình TF-SIBS trong các trường hợp sau: Thư tín dụng hết số dư Sau 3 tháng kể từ ngày hết hiệu lực. 7/KSV Kiểm tra lại hồ hơ mà TTV đã nhập 8a/KSV Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc hủy thư tín dụng và dữ liệu mà TTV đã nhập. In chứng từ: Thông báo hủy thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu. Giấy báo nợ (phí hủy L/C nếu có): 1 bản gốc, 1 bản lưu, 1 bản dành cho khách hàng. 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 8b/KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc hủy thư tín dụng và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. Ghi lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà TTV đã in và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 9/TTV Chuyển chứng từ: Tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo hủy L/C và giấy báo nợ (nếu có) Tới kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có) 2. Lưu hồ sơ thư tín dụng dã hủy và các giấy tờ liên quan Ghi chú: Quy trình sửa đổi thư tín dụng được thực hiện như sau: Sửa đổi tăng tiền, sửa đổi các điều khoản làm thay đổi bản chất lô hàng NK (trong trường hợp thanh toán bằng nguồn vốn vay ngân hàng), các sửa đổi các cam kết trong L/C: áp dụng quy trình phát hành thư tín dụng. Sửa đổi khác: áp dụng quy trình phát hành thư tín dụng nhưng bỏ qua bước kiểm tra nguồn vốn thanh toán và bước phê duyệt phát hành thư tín dụng của Giám đốc chi nhánh. Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) Bước/ Cán bộ thực hiện Thao tác 1.TTV Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ: Kiểm tra số lượng chứng từ với số lượng chứng từ trên giấy đòi tiền (coversheet) của ngâng hàng gửi chứng từ, nếu có sai lệch phải thông báo với ngân hàng gửi ngay. Đóng dấu ‘ ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận Đăng kí giao dịch vào chương trình TF-SIBS * Lưu ý:Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện hoặc chỉ ra ngân hàng hoàn trả thực hiện theo hướng dẫn. 2/TTV KIểm tra chứng từ với L/C đã phát hành để xác định tình trạng bộ chứng từ. chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo bộ chứng từ về cho khách hàng. Trường hợp khách hàng trước đây đã được kí phát hành bảo lãnh nhận hàng/ kí hậu vận đơn theo bộ chứng từ này thì thực hiện bước 7a Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng đã gửi chứng từ và lập thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng. * Trường hợp bất đồng của bộ chứng từ theo L/C đã được mở bằng vốn vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản chất lô hàng, phòng TTQT thông báo nội dung bất đồng cho phòng Tín dụng (BM-11) 3/KSV Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV và hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. Phê duyệt nếu chấp nhận và in chứng từ: Trường hợp bộ chứng từ phù hợp: thông báo bộ chứng từ về :(3 bản) 1bản chuyển khách hàng, 1 bản gốc, 1 bản lưu. Trường hợp chứng từ có bất đồng +thông báo bất đồng 1 bản gốc, 1 bản lưu + điện thông báo bất đồng bộ chứng từ : 1 bản gốc Sau đó chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 2. Từ chôi giao dịch nếu không chấp nhận. Ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo bản nháp mà TTV đã in và chuyển lại hồ sơ cho TTV để chỉnh sửa/bổ sung. 4/TTV Fax bản thông báo bộ chứng từ về hoặc thông báo bộ chứng từ có bất đồng tới khách hàng. Chuyển phòng Tín dụng 1 bản thông báo bộ chứng từ về Theo dõi giao dịch đã thực hiện. Nhắc nhở khách hàng chuẩn bị tiền để thanh toán bộ chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến về bộ chứng từ có bất đồng. 5/TTV Phân loại phản hồi từ khách hàng. Đối với chứng từ phù hợp: + Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 6a. + Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo phòng tín dụng và chuyển bước 6c.(BM-07) Đối với bộ chứng từ có bất đồng: +Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận tín dụng không phản đối đồng thời đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 6a. + Nếu khách hàng không chấp nhận bất đồng hoặc khách hàng chấp nhận nhưng bộ phận tín dụng không đồng ý thì chuyển bước 6b 6a/TTV Kí hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng chưa kí hậu vận đơn. Sử dụng điện TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng immediate settlement). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. Chuyển chứng từ tới KSV 6b/TTV Sử dụng điện TF-SIBS để lập điện thông báo cho ngân hàng gửi chứng từ về việc khách hàng đã từ chối bộ chứng từ có bất đồng, yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu và chuyển cho KSV 6c/TTV Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng tín dụng, TTV Sử dụng điện TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng Pending settlement) (BM-08). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu và chuyển cho KSV 7/KSV Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập 7a/KSV Phê duyệt gaio dịch nếu chấp nhận In chứng từ: Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ: + 3 bản giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản giành cho khách hàng, 1 bản lưu. + 2 bản điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu + 1 bản gốc điện thông báo thanh toán (nếu có) Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán: + 4 bản giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt buộc: : 1 bản gốc, 1 bản giành cho khách hàng, 2 bản lưu. + điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu Trường hợp khách hàng từ chối bất đồng: +1 bản lưu điện thông báo khách hàng từ chối bất đồng 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV 8b/KSV Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận.Ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà TTV đã in và chuyển lại hồ sơ cho TTV để chỉnh sửa/bổ sung. 9/TTV Phân loại giao dịch cần hoàn tất Bước 6a chuyển bước 10a Bước 6b chuyển bước 10b Bước 6c chuyển bước 10c 10a/TTV Photo chứng từ mỗi loại một bản Trả chứng từ cho khách hàng, bao gồm cả vận đơn đã được kí hậu. Chuyển chứng từ: Cho khách hàng 1 bản giấy báo nợ Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc điện thanh toán Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Bộ chứng từ nói trên (bao gồm cả coversheet) giấy báo nợ, điện thanh toán Các giấy tờ khách có liên quan 10b/TTV Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ. Xử lý phản hồi từ phía ngân hàng gửi chứng từ: Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn…thì thông báo cho khách hàng biết và chờ chỉ dẫn của khách hàng, chuyển thực hiện bước 5. Nếu Ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế bổ sung thì thực hiện bước 2 Nếu Ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ: lập điện đòi phí gửi chứng từ và xử lý giao dịch. Sau khi nhận được phí thì lập coversheet để gửi lại bộc chứng từ gốc theo chỉ dẫn. Nếu sau 1 thời gian nhất định không nhận được phản hồi từ ngân hàng gửi chứng từ thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: Bộ chứng từu đã photo nói trê