Chuyên đề Một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty may Chiến Thắng

bao gồm các loại găng mùa đông và găng chơi gôn Hiện nay công ty đang tìm cho mình hướng đi mới, tập trung vào mặt hàng chủ lực. Từng bước tự đáp ứng nhu cầu về nguyên phụ liệu đầu vào bằng cách thu mua ở thị trường trong nước, đem lại lợi nhuận cao hơn gia công thuần tuý, tiến tới công tác kinh doanh mua nguyên liệu bán thành phẩm.Vấn đề hiện nay của công ty là nghiên cứ thị trường đầu ra và đầu vào hợp lý.Đảm bảo sản phẩm của công ty được thị trường chấp nhận và tiếp nhận ngày càng nhiều, có khả năng cạnh tranh với các nước xuất khẩu hàng dệt may khác C/ Địa bàn kinh doanh: Công ty may Chiến Thắng hoạt động trên phạm vi cả nước và ở nước ngoài. Trong nước các bạn hàng của công ty là các đơn vị sản xuất kinh doanh cung cấp nguyên liệu đầu vào cho công ty (ccác nhà cung ứng nội địa ), các xí nghiệp thành viên, các vệ tinh của công ty. ở nước ngoài công ty có quan hệ làm ăn với bàn hàng các nước Đông Âu và Liên Xô cũ, các nước châu á như Hàn Quốc, Thailand, Đài Loan, Hồng Kông, Nhật Bản và châu âu như Đức, Italia, Pháp C/ Phương thức sản xuất kinh doanh của công ty Hiện nay, công ty chủ yếu xuất khẩu sản phẩm theo hình thức xuất khẩu trực tiếp, dưới hai dạng: *Dạng thứ nhất: Xuất khẩu sau khi gia công xong (đây là phương thức kinh doanh chủ yếu của công ty) Công ty ký hợp đồng gia công với khách hàng nước ngoài sau đó nhận nguyên liệu phụ, tổ chức gia công và xuất hàng theo hợp đồng gia công. Tuy hình thức này mang lại lợi nhuận tháp (chỉ thu được phí gia công và chi phí bao bì, phụ liệu khác) nhưng nó giúp cho công ty làm quen với từng bước thâm nhập vào thị trường nước ngoài, làm quen với công nghệ máy móc thiết bị mới, hiện đại. *Dạng thứ hai:xuất khẩu trực tiếp dưới dạng bán FOB(mua nguyên liệu bán thành phẩm) Theo phương thức này khách hàng nước ngoài đặt hàng tại công ty. Dựa trên qui cách mẫu mã mà khách hàng đã đặt hàng, công ty tự mua nguyên phụ liệu và sản xuất, sau đó bán thành phẩm cho khách hàng nước ngoài, xuất khẩu theo dạng này đem lại hieeuj quả kinh tế cao nhất. Song do khâu tiếp thị còn hạn chế, chất lượng sản phẩm chưa cao nên xuất khẩu theo dạng này vẫn còn hạn chế và không thường xuyên, chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch của công ty. Phương hướng phát triển trong những năm tới: Công ty sẽ từng bước cố gắng để nâng cao tỷ trọng kim ngạhc xuất khẩu theo hình thức bán với giá FOB trong tổng kim ngạch xuất khẩu của mình. *Ngoài phương thức sản xuất kinh doanh nói trên, công ty còn có một soó hoạt động kinh doanh khác như bán thành phẩm cho thị trường trong nước, sản xuất theo hiệp định của nhà nước, uỷ thác, bán thành phẩm trực tiếp cho bạn hàng...Tuy nhiên các hoạt động này chiếm tỷ trọng nhỏ. Mô hình gia công của công ty may ChiếnThắng Người mua Khách hàng gia công ở nước ngoài Công ty may Chiến Thắng Các nhà cung ứng vật tư nội địa Thị trường nội địa II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY MAY CHIẾN THẮNG. Giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty may Chiến Thắng. Bảng 3: Giá trị gia công của công ty may Chiến Thắng qua các năm. ( Nguồn: Báo cáo xuất khẩu của công ty may Chiến Thắng.) N 1997 N 1998 N 1999 N 2000 N 2001 Giá trị gia công (triệu USD) 3.495156 4.0942000 4.532304 3.822923 4.077976 Qua phân tích ta thấy giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty may Chiến Thắng luôn ổn định và đạt kim ngạch xuất khẩu trên dưới 4 triệu USD một năm. Trong năm 1997 giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty đạt giá trị thấp nhất do cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ trong khu vực. Cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ này đã ảnh hưởng nặng nề đến nền kinh tế trong khu vực, nền kinh tế phát triển chậm lại thậm chí tốc độ phát triển kinh tế của một số nước còn mang giá trị âm, điều này đã làm cho thu nhập của người dân thấp xuống và đã kéo theo làm giảm đáng kể nhu cầu mua sắm hàng tiêu dùng của toàn bộ dân cư nói chung và nhu cầu mua sắm mặt hàng may mặc nói riêng. Điều này đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty bởi vì các khách hàng chính và có nhu cầu đặt hàng gia công thường xuyên của công ty lại đến từ các nước trong khu vực như Thái Lan, Hàn Quốc, Đài Loan… Sau cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ nền kinh tế trong khu vực có dấu hiệu phát triển do đó đã làm cho giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty liên tục tăng lên và đên năm 1999 giá trị lớn nhất với kim ngạch đạt 4532340 USD. Đến năm 2000 giá trị gia công giảm xuống chỉ đạt kim ngạch 3822923 USD do nền kinh tế phát triển mang tính chu kỳ và sự cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường thế giới. Đến năm 2001 giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty bắt đầu tăng lên và đạt giá trị kim ngạch 4077976 USD, đây thực sự là điều đáng mừng đối với công ty. Với sự phát triển này, dự đoán rằng năm 2002 giá trị gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty sẽ đạt kim ngạch trên 4.3 triệu USD, do tình hình kinh tế trên thế giới có dấu hiệu phát triển và yếu tố rất quan trọng là một số nước có ngành công nghiệp dệt may phát triển như : Indonêxia, Philipin, Ấn Độ, Pakixtan… có tình hình chính trị không ổn định nên khách hàng đặt gia công sẽ chuyển dần các đơn đặt hàng sang các thị trường khác trong đó có Việt Nam. Giá trị gia công của công ty luôn luôn lớn hơn rất nhiều so với giá trị xuất khẩu trực tiếp. Do khâu tiếp thị còn kém mặt khác công ty chưa có một phòng marketing với trang thiết bị hiện đại nên việc quảng bá sản phẩm chưa được hiệu quả dẫn đến việc xuất khẩu trực tiếp còn kém và giá trị không đáng kể. 2. Mặt hàng gia công. Qua số liệu về mặt hàng gia công của công ty ta thấy mặt hàng áo Jacket luôn đạt số lượng lớn và trị giá gia công cao, đây là sản phẩm may gia công chính của công ty. Trong năm 1997, số lượng sản phẩm ấo Jacket may gia công đạt giá trị lớn nhất với 805632 chiếc nhưng giá trị kim ngạch chỉ đạt 632979 USD đạt giá trị thấp nhất trong những năm gần đây. trong những năm tiếp theo số lượng áo Jacket may gia công của công ty có giảm xuống nhưng giá trị kim ngạch lại taưng nên. trong ba năm 1998, 1999, 2000 đạt giá trị kim ngạch cao nhất đến năm 2001 cả số lượng sản phẩm và kim ngạch giảm xuống do tình hình kinh tế của các nước bạn hàng có dấu hiệu phát triển chậm lại thất nghiệp gia tăng dẫn đến làm giảm nhu cầu mua sắm của người dân. Bảng 4 : Một số sản phẩm chính may gia công của Công ty may Chiến Thắng Đơn vị :chiếc Tên sản phẩm 1997 1998 1999 2000 2001 Áo Jacket 805635 576228 531634 532632 491266 Áo S¬ mi 17479 1411781 122270 49813 Quần 23537 13945 30228 Khăn tay 1451900 1590940 2284085 22674465 25224844 Bộ QA mưa 1321497 1273 QA thể thao 8804 47660 49543 2900 Áo v¸y 186175 196325 187232 88678 Quần đùi 3000 38845 233246 85958 Áo ngñ 7264 Nguồn: Báo cáo xuất khẩu công ty may Chiến Thắng Sản phẩm may gia công có giá trị lớn thứ hai là áo váy với giá trị gia công luôn ổn định đạt kim nghạch trên dưới 300 nghìn USD một năm, đây là mặt hàng mà thị trương gia công chủ yếu là Đài Loan. Trong năm 2001 do tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động đặc biệt là hai trung tâm kinh tế lớn là Mỹ và Nhật Bản phát triển chậm lại và có dấu hiệu suy thoái kéo theo một số nước nền kinh tế dựa vào sự xuất khẩu sang thị trường này cũng phát triển chậm lại đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong năm 2001 công ty không ký được một hợp đồng nào về gia công hai mặt hàng là áo váy và áo Sơmi. Mặt hàng gia công có giá trị kim ngạch lớn tiếp theo là áo Sơmi và khăn tay. Mặt hàng khăn tay gia công xuất khẩu được sản xuất tại cơ sở 114 Nguyễn Lương Bằng đây là một trong ba cơ sở có hoạt động sản xuất kinh doanh chính của công ty. Các mặt hàng chính tiếp theo gồm: quần, quần đùi, quần áo thể thao, quần áo mưa, áo ngủ… có giá trị gia công không lớn và không ổn định qua các năm. 3. Thị trường và khách hàng gia công. Trong những năm qua, thị trường may gia công của công ty chủ yếu là thị trường EU, đây là thị trường rất quan trọng và chiếm tỷ trọng rất lớn. EU là thị trường may gia công chủ yếu mặt hàng áo Jacket, áo Sơmi, đây là ha mặt hàng có giá trị gia công cao. Thị trường Đông Á là thị trường lớn thứ hai của công ty, đây là thị trường truyền thống và có các khách hàng trung gian chỉ định họ giao sản phẩm tới các khách hàng ở thị trường EU. Bảng 5: Thị trường may gia công của công ty may Chiến Thắng (Nguồn : Báo cáo xuất khẩu của công ty may Chiến Thắng.) Thị trường 1997 1998 1999 2000 2001 Đức 1365183 1171127 1358617 1227493 1123068 Anh 225720 572096 354118 155897 139755 Hà Lan 382924 232465 115391 132278 193840 Tây Ban Nha 105626 114697 548802 329506 138941 Thụy Điển 62908 45381 38009 32803 Pháp 40261 107878 106478 267797 633760 Đài Loan 376857 196446 172804 145130 12193 Nhật 233853 127348 423293 449335 317458 Hàn Quốc 166846 231310 162204 74856 352519 EC 140034 83499 69241 152602 Singapore 18730 6886 21191 9835 Canada 58468 167863 89404 70081 230978 Đông Âu 7560 140184 867445 71137 Í 362309 26134 Iran 45157 16819 11820 CH Sec 240502 183900 Uc 6656 38719 Nam Mỹ 5167 Thụy Sĩ 33297 Đan Mạch 5310 29643 Bỉ 5278 22422 Achentina 3601 Mêxico 14483 6509 CHLB Nga 306215 468833 Braxin 10488 Na Uy 3609 Các T.T. khác 373094 231525 232658 139283 95630 Tổng 3495156 4094200 4532304 3822923 4077976 Nguồn báo cáo xuất khẩu công ty may Chiến Thắng . Đơn vị : USD Qua bảng trên sau khi phân tích ta thấy CHLB Đức là thị trường lớn nhất của công ty, hàng năm thị trường này chiếm tới hơn một phần tư trị giá gia công của công ty. Đây là thị trường chủ lực chiếm vị trí rất quan trọng đối với hoạt động gia công xuất khẩu của công ty. Thị trường lớn và đứng vị trí quan trọng thứ hai của công ty là thị trường Nhật, cũng như thị trường CHLB Đức Nhật là thị trường có giá trị gia công lớn và luôn ổn định qua các năm. Từ năm 2000 với việc nền kinh tế Nga đang phục hồi sau khủng hoảng, mặt hàng gia công may mặc của công ty đã lấy lại được thị trường này và có mức tăng trưởng rất lớn. Từ việc bị đình đốn qua nhiều năm đến năm 2001 đã đạt giá trị tương đối lớn chiếm tỷ trọng 11,4% tổng trị giá gia công của công ty, đây là thị trường có tiềm năng lớn và tương đối dễ tính. Mặt khác công ty cũng đang gần chiếm lĩnh thị trường Pháp trong các mặt hàng gia công và giá trị gia công đã tăng lên không ngừng đến năm 2001 giá trị kim ngạch đạt 633760 USD chiếm tỷ trọng 15,5% tổng giá rtị gia công của công ty. Trong những năm gần đây công ty cũng đang thâm nhập vào thị trường Châu Mỹ, đây là thị trường có tiềm năng rất lớn và sẽ là thị trường chủ đạo sau này. Trong những năm gần đây, công ty đã thiết lập được mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều khách hàng có tiềm năng lớn. Một số khách hàng chính và có nhu cầu đặt hàng thường xuyên đối với công ty là: Bảng 6: Các khách hàng chính của công ty may Chiến Thắng. Khách hàng chính Mặt hàng gia công YOUNG SHIN áo Jacket WOOSUNG áo Jacket WOOBO áo Jacket LEISURE áo Jacket, quần AHRIM áo Jacket, quần JEANE’S áo Váy SK GLOBAL áo Jacket TOCONTAP áo Jacket, quần, bộ áo mưa ITOCHU Khăn TE FLEXCON áo Jacket Nguồn: Báo cáo xuất khẩu của công ty may Chiến Thắng. Hình thức gia công. Hiện nay hình thức gia công chủ yếu của công ty là gia công đơn thuần “ nhận nguyên vật liệu và giao lại thành phẩm”. Khi thực hiện gia công, bên đặt gia công giao đầy đủ nguyên vật liệu như vải, cúc, khoá, túi PE…cho công ty để, cũng có khi công ty phải lo nguyên vật liệu phụ và bên đặt gia công giao nguyên vật liệu chính nhưng trường hợp này là không đáng kể. Trong những năm gần đây công ty vẫn chủ trương thực hiện cả hai hình thức : Gia công đơn thuần và gia công theo phương thức mua đứt bán đoạn (FOB). Mặc dù gia công đơn thuần là hoạt động gia công còn mang nhiều điểm hạn chế nhưng nó vẫn rất cần thiết đối với công ty trong giai đoạn hiện nay. Điều này thể hiện rõ qua bảng dưới đây: Bảng 7: Hình thức gia công hàng may mặc ở công ty may Chiến Thắng. Đơn vị : USD Hình thức gia công 1997 1998 1999 2000 2001 Gia công đơn thuần 3487596 3808541 4532304 3315989 3597323 FOB 7560 285659 506934 480653 Tổng 3495156 4094200 4532304 3822923 4077976 Tỷ trọng 99.78 93.02 86.74 88.21 Nguồn: Báo cáo xuất khẩu công ty may Chiến Thắng. Qua bảng trên ta có thể khẳng định được vai trò và vị trí của gia công đơn thuần tại công ty may Chiến Thắng. Năm 1997 kim ngạch đạt được từ gia công đơn thuần chiếm tới 99.78% trị giá gia công nhưng đến năm 2001 tỷ trọng giảm xuống chỉ còn 88.21%. Tuy tỷ trọng của phương thức gia công đơn thuần có giảm xuống nhưng nó vẫn chiếm tỷ lệ rất lớn trong trị gía gia công của công ty. Điều này giúp chúng ta có thể khẳng định rằng trong tương lai gần thì gia công đơn thuần vẫn là hoạt động chủ yếu của công ty. 5. Các hoạt động khác như tìm kiếm hợp đồng và thực hiện hợp đồng. 5.1. Hoạt động tìm kiếm hợp đồng. 1. Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam. Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam là một tổ chức phi Chính phủ, đại diện cho các doanh nghiệp thuộc mọi thầnh phần kinh tế và các hiệp hội kinh doanh ở Việt Nam nhằm mục đích bảo vệ vầ hỗ trợ các doanh nghiệp thúc đẩy các quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học công nghệ giữa Việt Nam và các nươchính sách trên thế giới. Các hoạt động bao gồm: chắp mối và giới thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tư vấn cho doanh nghiệp, tổ chức nghiên cứu và khảo sát thị trường, hội chợ, hội thảo, quảng cáo và các hoạt động xúc tiến khác. Công ty may Chiến Thắng thông qua phòng thương mại và công nghệ Việt Nam giới thiệu cho các bạn hàng nước ngoài, và giúp bắt các mối giao dịch với họ để xem xét và ký kết các hợp đồng. 2. Bộ thương mại. Bộ Thương mại là một cơ quan của Nhà nước có chức năng điều phối các hoạt động thương mại giữa trong và ngoài nước. Bô Thương mại thông qua các tham tán thương mại ở nước ngoài nghiên cứu tìm hiểu thị trường, tạo dịch các mối giao dịch, kết hợp giữa khách hàng và công ty. 3. Tổng công ty dệt may Việt Nam (VINATEX). Tổng công ty dệt may Việt Nam có chức năng điều phối hoạt động sản xuất của các công ty thành viên sao cho tương đối phù hợp với nhu cầu của thị trường. Các khách hàng mới và ở các thị trường mới thương thông qua VINATEX để tìm hiểu các đối tác làm ăn và cũng thông qua VINATEX các công ty thành viên nắm bắt được các giao dịch mới. 4.Bộ công nghiệp. 5. Các khách hàng quen biết. Hiện nay công ty đã tạo dựng được một số khách hàng có nhu cầu đặt gia công thường xuyên với khối lượng lớn như: LEISURE(Thái Lan), YOUNG SHIN, SUKYONG, HADONG, UNICORE (Hàn Quốc), ITOCHU, MATAICHI (Nhật Bản), AMATEXA (Anh), JEANNES(Đài Loan), FLEXCON (Đức). Thông qua các khách hàng này họ vừa có nhu cầu đặt gia công thường xuyên họ vừa giới thiệu các khách hàng mới cho công ty. 6. Thông qua thăm quan hội trợ triển lãm công ty có thể giới thiệu sản phẩm của công ty cho khách hàng, nếu khách hàng có nhu cầu và cảm thấy chất lượng sản phẩm đảm bảo thì họ có thể ký kết các hợp đồng với công ty. Đây lầ một hình thức thâm nhập thị trường rất có hiệu quả, nó giúp cho việc xúc tiến thương mại và quảng bá thương hiệu sản phẩm một cách nhanh chóng 5.2 Quy trình thực hiện hợp đồng gia công. 5.2.1 Nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch. Khi tiến hành một thương vụ làm ăn nào đó, đầu tiên phải nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch cho thị trường đó. Nghiên cứu thị trường giúp cho công ty nắm vững được các thông tin cần thiết về thị trường đó. Việc nghiên cứu thị trường sẽ cho thấy thị trường đó là phi hạn ngạch hay có hạn ngạch. Nếu lầ thị trường có hạn ngạch thì công ty phải xin bộ thương mại cấp hạn ngạch. Nếu hạn ngạch không đủ thì công ty có thể thực hiện xuất khẩu uỷ thác qua một công ty khác. Khi nghiên cứu thị trường phải nắm được dung lượng thị trường, điều kiện cạnh tranh, thị hiếu, kiểu dáng sản phẩm. Công ty cúng phải nghiên cứu từng loại sản phẩm mà công ty sản xuất, nguyên phụ liệu sản xuất và chi phí định mức cho một sản phẩm để tránh bị đối tác ép giá khi ký hợp đồng. 5.2.2. Nghiên cứu và lựa chọn đối tác. Nghiên cứu đối tác lầ nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định đáng tin cậy và hợp pháp. nghiên cứu đối tác cũng là nghiên cứu bạn hàng trên các mặt : thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng tài chính lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu và lựa chon đối tác cũng sẽ giúp cho công ty có những phương thức kinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro. Ví dụ như đối với các khách hàng mới chưa có uy tín thì công ty phải áp dụng phương thức thanh toán an toàn bằng thư tín đụng không hủy ngang. Các phương thức giao dịch. Công ty sử dụng cả hai phương thức giao dịch là phương thức gián tiếp (thông qua các phương tiện thông tin liên lạc như thư, telephone, fax, Email…) và phương thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi(tổ chức các cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng). Đơn đặt hàng Đây là đề nghị của phía nước ngoài với công ty về thuê gia công với các điều kiện ghi trong đó. Đối với hàng gia công may mặc đơn đặt hàng thường gồm hai phần. Các điều khoản chủ yếu: bao gồm các điều khoản về tên hàng, khối lượng, phí gia công, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói… Mộu vẽ phác thảo và các chỉ số: đây là bản phác thảo về mẫu hàng kèm với các số đo chi tiết để sản xuất ra sản phẩm. Ví dụ các số đo của áo như: ngang vạt, ngang ngực, độ rộng… Đàm phán và ký kết hợp đồng. Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phía đối tác nước ngoài, công ty sẽ nghiên cứu xem có thể chấp nhận được không, những điều kiện nào chấp nhận được vầ những điều kiện nào cần thương lượng để điều chỉnh lại. Hai bên xác nhận những điều kiện đã thoả thuận bằng việc ký vào bản hợp đồng. Hợp đồng gia công bao gồm các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận. Sau đây là các điều khoản chủ yếu của các điều khoản chủ yếu của hợp đồng gia công hàng may mặc: Số lượng và ngày giao hàng. Tên và giá gia công từng sản phẩm. Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu. Điều khoản về giao hàng. Ví dụ: giao thành phẩm tại Hải Phòng hoặc Nội Bài theo điều kiện FOB HAI PHONG PORT OR HA NOI AIRPORT. Điều khoản thanh toán: Hai bên sẽ thanh toán theo điều kiện chuyển tiền hoặc có thể bằng thư tín dụng (L/C). Trách nhiệm của các bên. 5.2.3. Xem xét và ký kêt hợp đồng gia công. a. Mục đích, phạm vi áp dụng. ­ Mục đích. Xem xét hợp đồng nhằm đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được xác định rõ ràng, đầy đủ, xác nhận khả năng đáp ứng của công ty thoả mãn yêu cầu khách hàng và mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty. ­ Phạm vi áp dụng. Xem xét hợp đồng áp dụng cho các hợp đồng gia công xuất khẩu, hợp đồng gia công lẻ và hợp đồng FOB, việc xem xét hợp đồng được tiến hành tại phong xuất nhập khẩu(đối với hợp đồng gia công), phòng kinh doanh tiếp thị(đối với hợp đồng FOB) và các đơn vị liên quan (nếu cần). b. Nội dung. Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính từ khâu tiếp xúc với khách hàng đến khi kết thúc hợp đồng. ­ Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chịu trách nhiệm ghi nhận yêu cầu của khách hàngở dạng phi văn bản(qua trao đổi điện thoại hay trao đổi trực tiếp) và dùng phiếu ghinhận yêu cầu của khách hàng(biểu mẫu 03/1), phiếu này được đánh số để theo dõi. Còn trong trường hợp khách hàng gửi yêu cầu bằng văn bản(qua fax, email, telex) thì dùng chính văn bản đó như một phiếu ghi nhậnn yêu cầu khách hàng bằng cách đánh số thứ tự trên văn bản và lưu vào file. Mọi thông tin do lãnh đạo công ty hay lãnh đạo phòng thu nhận liên quan đến yêu cầu của khách hàng đều được thông tin lại cho cán bộ mặt hàng để ghi vào phiếu, hoặc chuyển yêu cầu khách hàng(dạng văn bản) cho cán bộ mặt hàng tiếp nhận và lưu vào file. Trong những trường hợp cần thiết trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chuyển bản sao của phiếu ghi nhận tới các đơn vị liên quan để tham gia xem xét. Cán bộ mặt hàng sẽ ký tên vào phiếu ghi nhận được lập và phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. ­. Xem xét, tính toán khả năng đáp ứng của công ty. Phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét các nội dung của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng theo các vấn đề khi xem xét như sau: - Xác định tên hàng, số lượng và chủng loại sản phẩm. - Đơn giá và trị giá sản phẩm. - Thị trường cung ứng, tiêu thụ. Thời hạn giao nguyên phụ liệu, điều kiện giao nhận, bản quyền nhãn mác hàng hoá (của bên đặt gia công) và thời hạn giao hàng. - Chứng từ giao nhận nguyên phụ liệu và hàng hoá gồm: B/L,P/L,INV,E/L,C/O (nếu có). - Sản xuất mẫu đối: + Khách giao tài liệu kỹ thuật và /hoặc mẫu sản xuất. +Khả năng đáp ứng của nhà cung ứng. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của nhà cung ứng(nếu có) và các điều kiện về kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật xác định và sản xuất mẫu đối. Điều kiện và thời hạn thanh toán. Vấn đề giải quyết tranh chấp: điều kiện phát sinh hướng giải quyết tranh chấp theo luật và hội đồng trọng tài cụ thể. Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau và nêu rõ thời gian hiệu lực của hợp đồng. Sau khi phụ trách phòng xem xét xong các mục cần xem xét của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu'' xem xét hợp đồng" hoặc biểu mẫu" xem xét phụ lục của hợp đồng" (biểu mẫu 03/3 ), trưởng phòng xuất nhập khẩu ký vào các loại phiếu này và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Với những khách hàng có yêu cầu báo giá thì phòng xuất nhập khẩu phải chuyển tiếp sang bước chào hàng- báo giá, ngược lại, công ty có thể đi thẳng đến bước soạn thảo và ký kết hợp đồng. ­. Chào hàng, báo giá. Để chào hàng, báo giá cho khách hàng, cán bộ mặt hàng dùng phiếu chào hàng báo giá(biểu mẫu 03/7). Cơ sở để lập phiếu chào hàng báo là căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, khả năng đáp ứng của công ty, mức giá chung theo qui định hiện hành của công ty, mẫu hiện vật,… sau đó phiếu được phụ trách phòng ký và chuyển tổng giám đốc phê duyệt. Sau khi nhận được phiếu chào hàng báo giá khách hàng có thể có hai loại quyết định: Chấp nhận báo giá: lúc này cán bộ mặt hàng chuyển sang bước soạn thảo hợp đồng. Chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: lúc này cán bộ mặt hàng và phụ trách phòng xuất nhập khẩu xem xét khả năng đáp ứng của công ty lập lại phiếu chào hàng, báo giá hoặc báo cáo lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt huỷ bỏ yêu cầu đặt hàng. ­. Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng. Việc soạn htảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng được cán bộ mặt hàng soạn thảo trên cơ sở các chi tiết đã được hai bên thống nhất. Nếu khách hàng soạn thảo hợp đồng thì cán bộ mặt hàng phải kiểm tra lại nội dung những điều khoản mà hai bbên đã thống nhất, nếu không chấp nhận thì phải thoả thuận lại với khách hàng và xem xét lại. Hợp đồng , phụ lục của hợp đồng sau khi đã được soạn thảo phải được phụ trách phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại ký tên và trình lên tổng giám đốc. Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký kết hợp đồng, trường hợp tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký kết hợp đồng không nhất trí với nội dung hợp đồng thì cán bộ mặt hàng lại khả năng đáp ứng của công ty và soạn thảo nội dung cho phù hợp cho đến khi hợp tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ra quyết định cuối cùng(ký kết hoặc huỷ bỏ hợp đồng). ­. Theo dõi. Sau khi hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng được ký kết, cán bộ mặt hàng phải mở sổ theo dõi hợp đồng(biểu mẫu 03/4). Cán bộ mặt hàng lưu một bản gốc, một bản gốc khác gửi cho cán bộ làm thủ tục hải quan đồng thời sao gửi sao gửi cho lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất. ­. Sửa đổi, bổ sung. Sau thời điểm hai bên ký kết hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng nếu bất kỳ từ phía nào có những yêu cầu phát sinh không phù hợp hoặc trái ngược với các nội dung đã ký thì xuất hiện nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, có hai trường hợp xảy ra: +. Trường hợp chấp nhận: công ty hoặc khách hàng có những yêu cầu sửa đổi bổ sung mà được bên đối tác chấp nhận thì người cán bộ mặt hàng phải thu thập ghi chép các yêu cầu đó(của công ty hoặc của khách hàng) vào phiếu yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" có chữ ký của phụ trách phòng xuất nhập khẩu trình lãnh đạo công ty duyệt, sau khi hai bên thoả thuận các yêu cầu đó htì cán bộ mặt hàng soạn thảo nội dun g văn bản sửa đổi bổ sung trình hai bên ký kết. Sau đó vào sổ hteo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi các bộ phận có liên quan như lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất và vào biểu mẫu 03/6. +. Trường hợp chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: cán bộ mặt hàng phải chuẩn bị lại nội dung phiếu" yêu cầu sửa đổi,bổ sung hợp đồng+ phụ lục hợp đồng" trình lãnh đạo công ty ký và soạn thảo văn bản cho đến khi có quyết định cuối cùng(ký kết hay huỷ bỏ). Nếu văn bản được ký kết thì cán bộ mặt hàng phải vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi các bộ