Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát vốn bằng tiền tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng

ợi, thủy điện nhỏ, đường dây và trạm biến áp đến 35 KW. - Nạo vét bốc đắp mặt bằng công trình, đào đắp nền móng công trình. - Lắp đặt các thiết bị cơ điện nước, gia công lắp đặt kết cấu kim loại và cấu kiện bêtông đúc sẵn. - Hoàn thiện xây dựng trang trí nội thất và tạo kiến trúc cảnh quan công trình. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG Tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc thiết kế Ban kiểm soát Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế hoạch thị trường Phòng Kế toán tài chính Phòng quản lý kỹ thuật Phó Giám đốc thiết kế Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số 1 Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số 2 Xí nghiệp tư vấn thiết kế số 1 Xí nghiệp tư vấn thiết kế số 2 CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Quảng Ngãi CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Quảng Trị CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Hà Nội CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại TP HCM Trung tâm Thí nghiệm và Ứng dụng Kỹ thuật xây dựng Đội xây dựng và trang trí nội thất SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY Chú thích: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng b, 1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban * Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. * Ban kiểm soát: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo.Thẩm định Báo cáo tài chính hàng năm của Công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan tới quản lý. * Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc Công ty có quyền ủy nhiệm cho các Phó giám đốc hoặc người khác thay mặt mình giải quyết một số công việc của Công ty và chịu trách nhiệm pháp lý về việc ủy quyền, ủy nhiệm của mình. * Phó giám đốc thiết kế: tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh theo các lĩnh vực được phân công, được Giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc khi vắng mặt. Trực tiếp quản lý công tác thiết kế của Công ty cũng như của các Xí nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý Xí nghiệp tư vấn thiết kế 1, Xí nghiệp tư vấn thiết kế 2, Trung tâm thí nghiệm và ứng dụng kỹ thuật xây dựng, Chi nhánh xây dựng Quảng Trị, Chi nhánh đầu tư và xây dựng Hà Nội. * Phó giám đốc xây lắp: Tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh theo lĩnh vực được phân công, được Giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc khi vắng mặt. Trực tiếp quản lý công tác thi công của Công ty cũng như của các Xí nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý các công trình của Công ty cũng như của các Xí nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý Xí nghiệp tư vấn đầu tư và xây dựng số 1, Xí nghiệp tư vấn đầu tư và xây dựng số 2, chi nhánh tư vấn đầu tư và xây dựng Quảng Ngãi, đội trang xây dựng và trang trí nội thất. * Phòng tổ chức hành chính: giúp Giám đốc quản lý cán bộ công nhân viên, thực hiện công tác quản lý hồ sơ, các chế đọ chính sách: BHYT, BHXH… Tổ chức bố trí cán bộ được nhịp nhàng, đều đặn, theo dõi quản lý tiền lương, tính toán, lựa chọn các hình thức trả lương nhằm thúc đẩy sản xuất. * Phòng kế hoạch thị trường: Điều tra nghiên cứu thị trường, bám sát thị trường, nắm bắt và xử lý thông tin, đề xuất với lãnh đạo các phương án để đấu thầu các công trình xây dựng. Cùng với các phòng ban chức năng xây dựng quy chế, mức giao khoán xây lắp các đơn vị nội bộ, các công trình sản phẩm công nghiệp, vật liệu xây dựng đầy đủ, kịp thời để đảm bảo tiến độ thi công công trình. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế hoạch định kỳ, giúp chủ đầu tư thực hiện các mặt hợp lý của dự án theo quy chế của Nhà nước. * Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho công tác trong quản lý tài chính của Công ty, tổng hợp công tác kế toán, tổ chức hạch toán kế toán từ Công ty đến từng đơn vị trực thuộc. Phát hiện và đề ra các biện pháp xử lý các sai phạm gây thiệt hại tài sản cho Công ty và các đơn vị trực thuộc. Tổ chức ghi chép một cách chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ tài sản, tiền vốn doanh nghiệp, thực hiện hạch toán đúng quy định của Nhà nước, của cấp trên và pháp lệnh kế toán thống kê ban hành. * Phòng quản lý kỹ thuật: quản lý công tác kỹ thuật, kiểm tra xác minh khối lượng sản phẩm trong tư vấn thiết kế và thi công xây lắp hoàn thành. Phối hợp với các đơn vị trực thuộc lập các biện pháp tổ chức thi công hoặc nghiệm thu công trình. Nghiên cứu áp dụng các kỹ thuật mới, cải tiến máy móc thiết bị thi công nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả sử dụng kinh tế, tổ chức hoạt động phát minh sáng kiến, cải tiến kỹ thuật công trình chất lượng cao. * Đối với các đơn vị trực thuộc (xí nghiệp và chi nhánh): Các xí nghiệp và chi nhánh có bộ máy quản lý sản xuất, có Giám đốc, Phó giám đốc và một số bộ phận chức năng như: kỹ thuật, kế hoạch, kế toán…Có con dấu và tài khoản được mở tại ngân hàng theo quy định phân cấp của Công ty. Xí nghiệp và chi nhánh là đơn vị kinh tế hạch toán phụ thuộc vốn kinh doanh do Công ty cấp, vốn vay của các tín dụng được Công ty bảo lãnh với mức dư nợ theo quy định và được Giám đốc Công ty ủy quyền cho Giám đốc xí nghiệp vay vốn để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. * Đội công trình: cũng là đội xây dựng nhưng không được tổ chức ổn định, lúc nào có công trình thì thành lập đội thi công, khi thi công xong sẽ giải tán đội, chịu quản lý trực tiếp của Công ty. 2. Tổ chức sản xuất 1.1 Sơ đồ quy trình sản xuất SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT CÔNG TY XN Tư vấn và xây dựng số I XN Tư vấn thiết kế số I XN Tư vấn thiết kế số II CN Cty CP TV ĐT và XD tại Quảng Ngãi CN Cty CP TV ĐT và XD tại Quảng Trị CN Cty CP TV ĐT và XD tại Hà Nội CN Cty CP TV ĐT và XD tại TP HCM XN Tư vấn và xây dựng số II Trung tâm Thí nghiệm và Ứng dụng KTXD ĐỘI XÂY DỰNG VÀ TRANG TRÍ NỘI THẤT Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 1.2. Chức năng và nhiệm vụ * Hai Xí nghiệp tư vấn thiết kế số I và II đóng tại Đà Nẵng: thiết kế các bản vẽ, kết cấu công trình, tính toán sử dụng các vật liệu sao cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm, nâng cao chất lượng công trình. * Trung tâm thí nghiệm và ứng dụng kỹ thuật xây dựng đóng tại Đà Nẵng làm nhiệm vụ đưa các công trình đã thiết kế và thí nghiệm ứng dụng khoa học kỹ thuật. * Hai Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số I và II: đưa các công trình đã được thiết kế tại và thí nghiệm vào xây dựng. * Bốn chi nhánh Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng tại TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, Quảng Ngãi, Quảng Trị làm nhiệm vụ thiết kế và xây dựng các công trình. * Đội xây dựng và trang trí nội thất đóng tại Đà Nẵng: xây dựng các công trình và trang trí nội ngoại thất sau khi công trình đã hoàn thành. IV. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG Tổ chức bộ máy kế toán 1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Kế toán các phần hành đóng góp ý kiến cùng Kế toán trưởng giải quyết công việc một cách có hiệu quả nhất. Kế toán trưởng Phó phòng Kế Toán kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán & tiền lương Kế toán ngân hàng Kế toán vật tư công nợ Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Phụ trách Kế toán Đội SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán xí nghiệp Chú thích: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán * Kế toán trưởng: Điều hành chung mọi hoạt động của phòng kế toán, kiểm tra giám sát tình hình thực hiện công tác kế toán của các nhân viên, chịu trách nhiệm trước Công ty về toàn bộ công tác tổ chức và hoạt động của bộ phận kế toán trong toàn Công ty. * Phó phòng kế toán kiêm kê toán tổng hợp: Giúp Kế toán trưởng trong công tác hạch toán, được Kế toán trưởng ủy nhiệm giải quyết các công việc khi vắng mặt. Lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện công tác kiểm kê, kiểm tra tài chính, kiểm tra tình hình chấp hành chế độ kế toán hàng năm. Lập báo cáo tình hình theo dõi tình hình thi công thanh toán từng công trình, xác định doanh thu, giá vốn từng công trình. Đồng thời, tổng hợp ghi chép vào sổ sách của Công ty, tổng hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán theo định kỳ. Đề xuất biện pháp xử lý về tình hình tài chính của các đơn vị thông qua các báo cáo quyết toán của các đơn vị. * Kế toán thanh toán và tiền lương: Kiểm tra chứng từ gốc, lập các chứng từ phát sinh có liên quan đến tiền mặt. Đôn đốc việc thanh toán tiền tạm ứng và thanh toán lương cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty. * Kế toán vật tư công nợ: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, theo dõi tình hình đối chiếu công nợ khách hàng, nợ người bán, nợ nội bộ, tạm ứng các nhân và ứng vốn thi công. * Kế toán TSCĐ: Theo dõi phản ánh tình hình biến động TSCĐ tại Công ty, theo dõi trên thực tế tình hình sử dụng TSCĐ và tình hình khấu hao tài sản theo đúng quy định hạch toán về TSCĐ do Nhà nước ban hành. Kê khai thuế hàng tháng, báo cáo quyết toán thuế. * Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ ghi rõ các hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao nội bộ, tình hình thực hiện giá trị, khối lượng từng đơn vị và toàn Công ty, giao dịch và thu nhận chứng từ tiền gửi, tiền vay ngân hàng, nhận kế hoạch vốn thi công, lập giải trình vay vốn gửi đến ngân hàng nhanh chóng, kịp thời đảm bảo tiến độ thi công. Nhận chứng từ vay vốn và đi vay vốn, đối chiếu sổ sách với ngân hàng và trích lãi các khoản nợ tại ngân hàng. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi các phiếu thu chi do kế toán chuyển sang, theo dõi tình hình tăng giảm các loại quỹ tiền mặt, ngân phiếu và các chứng từ các giá trị như tiền, tiền quỹ tại Công ty. * Kế toán phụ trách đội: Theo dõi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trình, xem xét sự hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, hạch toán tổng hợp và gửi các chứng từ hồ sơ báo cáo về Công ty để thanh toán với Công ty. * Kế toán xí nghiệp: ghi chép, theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại xí nghiệp, xem xét sự hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, tiến hành hạch toán tổng hợp và gửi chứng từ, hồ sơ của mình về Công ty để thanh toán với Công ty. 2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty Sơ đồ hạch toán Căn cứ vào những đặc điểm về quy mô sản xuất kinh doanh và số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, đây là hình thức thuận lợi cho việc áp dụng hình thức kế toán tại Công ty. Quy trình hạch toán được thể hiện như sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ quỹ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo Cáo Tài Chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Diễn giải: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ quỹ. Định kỳ vào cuối tháng tổng hợp sổ quỹ, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái. - Cuối quý hoặc cuối năm, công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Số cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Hiện nay, Công ty đã đưa vào sử dụng phần mềm kế toán nên công việc của phòng kế toán được tiến hành nhanh chóng thuận tiện hơn. Kế toán mỗi phần hành chỉ cần nhập chứng từ gốc, chương trình phần mềm sẽ xử lý thông tin kế toán theo lập trình sẵn. Tổ chức chứng từ kế toán Hiện nay Công ty đang tổ chức vận dụng đầy đủ các chứng từ kế toán bắt buộc theo Quyết định số 1864/QĐ-BTC ban hành ngày 16/12/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn, chứng từ nội bộ đặc thù để thuận tiện cho quá trình hạch toán như phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề nghị xuất vật tư…tùy theo bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà bộ chứng từ làm căn cứ ghi sổ của Công ty có thể là chứng từ mệnh lệnh, chứng từ cơ sở, chứng từ thực hiện. - Chứng từ mệnh lệnh: Lệnh chi tiền. - Chứng từ cơ sở: Hóa đơn GTGT, biên bàn giao nhận làm cơ sở cho phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Chứng từ thực hiện: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Nhìn chung, các chứng từ tại Công ty đã đầy đủ và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG Hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị có quan hệ mật thiết và thường xuyên với vốn bằng tiền, có tiền Công ty sẽ mua nhiên liệu, nguyên liệu, trả lương công nhân…tiếp tục quá trình tái sản xuất mở rộng của mình nhưng KSNB vốn bằng tiền chưa được quan tâm đúng mức. Nhìn chung, thực trạng KSNB vốn bằng tiền tại Công ty được đánh giá như sau: Môi trường kiểm soát Hệ thống KSNB chính là một mặt không thể tách rời của hệ thống quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể xây dựng một hệ thống KSNB tốt nếu hệ thống quản lý có vấn đề, chẳng hạn như vấn đề nhân sự và quan hệ giữa các bộ phận. Do đó, cơ chế, phong cách quản lý, điều hành của ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng nhất, nó đảm bảo cho mọi hoạt động, mọi công việc được hoạt động đúng hướng và đúng chủ đích. Đặc thù về quản lý Những cán bộ quản lý thuộc ban lãnh đạo cấp cao của Công ty là những người có năng lực, trình độ và tư cách quản lý được Tổng Giám đốc Tổng Công ty Miền Trung chọn lựa để đảm nhận cương vị lãnh đạo, chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Họ đều có quan điểm kinh doanh lành mạnh, trung thực, chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch và cũng táo bạo, mạnh dạn trong việc đưa ra các quyết định chiến lược nên khả năng các rủi ro của Công ty là rất lớn. Trong quá trình điều hành luôn tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên cấp dưới nhằm cố gắng thiết kế những thủ tục cụ thể làm cho môi trường kiểm soát luôn lành mạnh. Đặc biệt, vốn bằng tiền là một khoản mục có mức rủi ro cao nên quản lý vốn bằng tiền là một trong những hoạt động quan trọng của nhà quản lý về mặt hiện thời. Công ty đã đưa ra được nhiều biện pháp tối ưu để làm tăng khả năng sẵn có của tiền, điều chỉnh luồng tiền để tối thiểu hóa nhu cầu vay ngoài và cuối cùng là đầu tư tiền dư thừa để tối đa hóa các khoản thu thêm. Chính sách nhân sự Công ty luôn có sự phân chia trách nhiệm đúng người, đúng việc để hạn chế những rủi ro có thể. Đồng thời, công tác tuyển dụng nhân sự cũng rất quan trọng vì phải lựa chọn những người có đạo đức nghề nghiệp, năng động, sáng tạo. Bên cạnh đó, chính sách nhân sự luôn được ban lãnh đạo Công ty quan tâm, chế độ kỷ luật khen thưởng luôn tồn tại song song và phân định đúng người, đúng việc. Hằng năm, Công ty đều có kế hoạch đề bạt, bãi nhiệm và tổ chức. tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các chương trình đào tạo, các lớp huấn luyện…Động viên, quan tâm các cán bộ công nhân viên có hoàn cảnh đặc biệt. Công tác lập kế hoạch thu, chi Công tác lập kế hoạch vốn bằng tiền là một công cụ rất hữu hiệu để cho nhà quản lý có thể hiểu được tổng thể chương trình về Tài sản vốn. Bản kế hoạch có thể ước tính tổng chi phí của các dự án vốn với số vốn cần thiết trong từng tháng, từng quý. Vì vậy, việc lập và thực hiện kế hoạch phải được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc và đây là một công cụ kiểm soát hữu hiệu đối với vốn bằng tiền. Song tại Công ty, công tác lập dự toán đối với vốn bằng tiền vẫn chưa được thực hiện. Các yếu tố bên ngoài Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Miền Trung, đóng trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng chịu sự quản lý của các cơ quan chức năng đóng trên địa bàn thành phố. Việc kiểm tra giám sát của Tổng Công ty, các cơ quan chức năng: sở tài chính, chi cục thuế…đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy chấp hành đầy đủ về chứng từ, các thủ tục trong quá trình hoạt động cả đầu vào lẫn đầu ra, tăng cường quản lý, chống thất thoát tài sản đặc biệt là tiền. KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN Vốn bằng tiền ở Công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ tại quỹ, tiền gửi ngân hàng. Yêu cầu quản lý bao gồm: * Những quy chế kiểm soát: Kiểm soát vật chất và kiểm soát việc ghi sổ nhằm tránh những sai sót và gian lận. Điều này được thể hiện qua các khâu: - Quy trình lập và lưu chuyển chứng từ: + Các chứng từ thể hiện đầy đủ các yếu tố cơ bản như tên chứng từ, ngày tháng năm, họ tên người có liên quan… + Quy trình lưu chuyển qua các phòng ban phải thực sự gọn nhẹ nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu việc kiểm tra chéo việc thực hiện. - Hệ thống tài khoản: Đối với tài khoản 111, 112 đơn vị chi tiết theo từng ngân hàng, tính chất là đồng Việt Nam hay ngoại tệ. Để thuận tiện cho việc theo dõi đầy đủ các bước đi thủ tục kiểm soát sẽ được trình bày cụ thể đối với những nghiệp vụ chính liên quan tới vốn bằng tiền dưới dạng lưu đồ, theo đó trình tự lưu chuyển kiểm soát được mô tả theo chiều từ trái sang phải và các bước công việc được miêu tả theo chiều từ trên xuống dưới như cách mà kiểm toán viên thường sử dụng. Một số ký hiệu thường dùng: Chức năng xử lý. Ví dụ: Lập hóa đơn, phiếu thu. Chứng từ tài liệu: các loại chứng từ chứng minh kèm theo Hồ sơ lưu trữ: lưu trữ tất cả các chứng từ tài liệu Thông tin đầu ra hoặc đầu vào. Quyết định: khi quyết định cần phải đưa ra các phương án lựa chọn khác nhau. Chú thích: giải thích hay chú dẫn về một vấn đề. Đường dẫn nghiệp vụ. 1. Kiểm soát đối với tiền mặt Phân chia trách nhiệm Công việc và trách nhiệm phân công có sự tách biệt giữa: Thủ trưởng đơn vị: chức năng phê duyệt. Kế toán trưởng: chức năng phê duyệt, giám sát. Kế toán thanh toán: ghi sổ kế toán về tài sản tiền của đơn vị. Thủ quỹ: chức năng giữ tiền mặt tại quỹ của đơn vị. Tại văn phòng Công ty, phòng Thủ quỹ được bố trí tách biệt khỏi phòng kế toán, có trang bị két đựng tiền, máy đếm tiền, máy tính và bàn bero có kính ngăn cách, một hệ thống cửa kéo có khóa bảo đảm an toàn để bảo vệ tài sản tiền được tốt. Kiểm soát đối với thu tiền mặt Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng là doanh nghiệp xây lắp không tham gia kinh doanh nên nguồn thu chủ yếu của Công ty là từ dịch vụ tư vấn và thiết kế, từ việc xây dựng các công trình. Vì vậy, chủ yếu khách hàng thanh toán cho Công ty thông qua tài khoản ở ngân hàng nên thu tiền mặt tại Công ty chỉ là những khoản thanh toán nhỏ như: rút tiền gửi ngân hàng nộp quỹ, thu tiền từ các dịch vụ tư vấn thiết kế, thu tiền thanh lý tài sản cố định, vay ngân hàng, thu khác: thu tiền hoàn ứng nhân viên đi công tác… Tại Công ty, thông thường những khoản thu nhỏ thì Giám đốc uỷ quyền cho Kế toán trưởng ký duyệt, chỉ có những khoản thu lớn mới phải qua Giám đốc ký duyệt. Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền mặt. Người nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán liên quan Kế toán T.hợp Đề nghị nộp tiền Nộp tiền Kiểm tra và lập phiếu thu Các chứng từ có liên quan Phiếu thu và các chứng từ kèm theo Ký duyệt Phiếu thu Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu Ghi vào sổ quỹ 3 Vào sổ theo dõi tiền mặt Nhập dữ liệu vào máy Ghi vào sổ chi tiết 1 2 Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền tức là lúc người nộp tiền nộp tiền có kèm các chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khi đó kế toán thanh toán sẽ kiểm tra các chứng từ chứng minh để lập phiếu thu. * Đối với nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nộp quỹ tiền mặt: Chứng từ chứng minh là giấy lĩnh tiền mặt phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, chủ tài khoản, người lĩnh tiền và các chữ ký của ngân hàng. * Đối với nghiệp vụ thu tiền từ các dịch vụ tư vấn và thiết kế: Chứng từ chứng minh là các hồ sơ bản vẽ, hóa đơn GTGT. Hồ sơ bản vẽ do phòng thiết kế cung cấp. Hóa đơn GTGT phải có đầy đủ 3 chữ ký: khách hàng, kế toán thanh toán và thủ trưởng đơn vị. * Đối với nghiệp vụ thu tiền từ các chi nhánh: Chỉ cần có giấy đề nghị nộp tiền của chi nhánh thì kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu. Sau khi kiểm tra xong kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu. Phiếu thu gồm có 3 liên (Liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: nội bộ). Trên phiếu thu phải có đầy đủ 3 chữ ký: + Người lập phiếu: trách nhiệm của kế toán thanh toán trong việc lập phiếu thu . + Kế toán trưởng: thể hiện sự kiểm tra lại đối với phiếu thu đã được lập. + Thủ quỹ: trách nhiệm ghi đúng số tiền ghi trên phiếu thu sau khi đã được ký duyệt. Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu thu, số phiếu thu phải đánh số liên tục trong một kỳ kế toán để kiểm tra cùng với các chứng từ đi kèm và ngăn ngừa việc bỏ ngắt quãng một số phiếu thu. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu, ghi rõ họ tên và địa chỉ người nộp tiền, dòng “lý do nộp” ghi rõ nội dung thu tiền. Dòng “số tiền” ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ nộp quỹ. Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. (Mẫu Phiếu thu : Phụ lục I). Sau khi Thủ quỹ đã nhận đủ tiền và xác nhận để vào sổ quỹ, đồng thời kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết tiền mặt. Sau đó chuyển cho các kế toán có liên quan (đối với thu nợ của khách hàng thì chuyển cho kế toán công nợ…) để vào sổ chi tiết, cuối cùng kế toán tổng hợp sẽ tập hợp chứng từ để nhập máy. Máy sẽ tự động ghi vào các sổ tương ứng: sổ nhật ký chung, sổ thẻ kế toán chi tiết…. Tuy nhiên, nếu kỹ năng của kế toán chưa thành thạo thì chắc chắn sai phạm nghiêm trọng sẽ xảy ra, ảnh hưởng tới sự đánh giá toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Công việc nhập máy chỉ được kế toán tổng hợp thực hiện theo định kỳ từ 7 ngày hoặc 10 ngày. Thủ quỹ sẽ lưu lại các phiếu thu đó. Kiểm soát đối với chi tiền mặt Đối với doanh nghiệp xây lắp, bên cạnh việc hoạch định chiến lược, định hướng đúng đắn để thực hiện tốt các kế hoạch đề ra thì công tác quản lý luôn tồn tại song song. Trong vấn đề đó nổi cộm là thực hiện các khoản chi như thế nào vừa tiết kiệm, vừa mang lại một kết quả và hiệu quả như mang muốn. Mặt khác, khoản mục tiền là dễ dẫn tới gian lận đối với dòng tiền đi. Vì vậy cần phải có các thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý kiểm soát được các gian lận và thực hiện tốt mong muốn trên. Nghiệp vụ chi tiền chủ yếu ở đơn vị bao gồm: chi trả nợ nhà cung cấp nguyên vật liệu với số lượng ít, chi cho cán bộ công nhân viên tạm ứng, chi trả lương, chi lặt vặt khác. Mẫu Phiếu chi tại Công ty (Phụ lục II) Thủ tục chi tiền mặt được thực hiện áp dụng tương tự nhau cho các nghiệp vụ chi trả lương, chi mua nguyên vật liệu, chi tạm ứng… Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc chi tiền, người nhận tiền gửi giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ hợp lệ để Giám đốc phê duyệt. Các chứng từ chứng minh gồm: + Đối với nghiệp vụ chi thanh toán lương: bảng tổng hợp thanh toán lương. + Đối với nghiệp vụ chi tiền trả tiền nguyên vật liệu với số lượng ít phải có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu nhập kho. Sau khi các chứng từ chứng minh được Giám đốc duyệt chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra phê duyệt thì lập lệnh chi được chuyển đến kế toán thanh toán làm căn cứ để lập phiếu chi. Nội dung và cách lập phiếu chi tương tự như phiếu thu chỉ khác là sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận được bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên. Phiếu chi được lập thành 3 liên: một liên được lưu tại kế toán thanh toán, một liên chuyển cho Thủ quỹ, một liên cuối người đề nghị thanh toán lưu. Sau khi phiếu chi được xét duyệt và chi tiền thì kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết tiền mặt và chuyển cho các kế toán liên quan. Sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán tổng hợp sẽ nhập vào máy, máy sẽ tự động ghi vào các sổ tương ứng: sổ nhật ký chung, sổ chi tiết liên quan…Khi kế toán tổng hợp nhập xong chuyển cho kế toán thanh toán lưu. 2. Kiểm soát đối với tiền gửi ngân hàng 2.1. Phân chia trách nhiệm Công việc và trách nhiệm có sự tách biệt giữa các cá nhân như sau: - Giám đốc: là chủ tài khoản của Công ty, xét duyệt các khoản chi tại ngân hàng. - Kế toán trưởng: xét duyệt các khoản chi ngân hàng trước khi trình duyệt ở Giám đốc như: ủy nhiệm chi, rút tiền ngân hàng nhập quỹ… - Kế toán ngân hàng : lập ủy nhiệm chi, theo dõi sổ sách, trực tiếp giao dịch với ngân hàng. 2.2. Kiểm soát đối với thu tiền gửi ngân hàng Thu tiền thông qua chuyển khoản chủ yếu được thực hiện đối với quyết toán công trình với các chi nhánh, thu tiền khách hàng. Phương thức thanh toán chủ yếu là chuyển khoản thông thường. Lưu đồ thực hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng: Lập giấy báo có Các chứng từ liên quan do ngân hàng khác chuyển đến Nhận giấy báo có Các chứng từ liên quan do ngân hàng chuyển đến Kiểm tra, đối chiếu chứng từ Vào sổ tiền gửi ngân hàng Chuyển cho các kế toán liên quan Vào các sổ chi tiết Nhập dữ liệu vào máy 2 1 Nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng khác chuyển trả Ngân hàng của Công ty Kế toán ngân hàng Kế toán liên quan Kế toá