Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty In Hàng Không

nhượng bán Nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ 111,112,131: Số tiền thực thu. Có 721: Thu nhập bất thường. Có 3331: Thuế GTGT được khấu trừ. - Trường hợp doanh nghiệp đã nhập kho nhưng do kém chất lượng và đang trong thời hạn bảo hành thì doanh nghiệp phải làm thủ tục xuất kho số Nguyên vật liệu để trả lại cho người bán. Căn cứ vào giá hoá đơn của số Nguyên vật liệu này, kế toán ghi: Nợ 111,112,331: Giá thanh toán. Có 152: Giá thực tế. Có 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua (hồi khấu, giảm giá...) thì kế toán ghi giảm giá Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ: Nợ 111,112 Có 152 2.4. Hạch toán kết quả kiểm kê cho Nguyên vật liệu Định kỳ hoăc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê kho Nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách và xác định số thừa, thiếu: - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện Nguyên vật liệu thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý(nếu có) kế toán ghi: Nợ 1381: Chờ xử lý. Nợ 111,112,1388,334: Yêu cầu bồi thường. Nợ 642: Thiếu trong định mức. Có 152: Giá thực tế của Nguyên vật liệu thiếu. - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện Nguyên vật liệu thừa so với sổ sách, doanh nghiệp phải xác định số Nguyên vật liệu thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác. Nếu Nguyên vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ 152: Trị giá Nguyên vật liệu thừa. Có 721: Trị giá Nguyên vật liệu thừa. Nếu Nguyên vật liệu thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi vào bên Nợ TK 002. Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì cần thông báo cho bên bán. Căn cứ vào hoá đơn lập bổ sung nhận từ người bán, kế toán ghi: Nợ 152 Có 338 sơ đồ hạch toán tổnG hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 111,112,141... TK 152 TK621,627,641... Giá mua chi phí Giá trị NVL xuất kho mua NVL nhập kho sử dụng trong doanh nghiệp TK 151 TK154 Hàng mua Hàng đi đường NVL xuất thuê đang đi đường về nhập kho ngoài gia công TK133 TK128,222 Thuế GTGT đầu vào TK 411 Xuất NVL để góp vốn liên doanh Nhận vốn góp liên doanh TK411 TK 128,222 TK 411 Nhận laị vốn góp liên doanh Xuất NVL trả lại vốn góp liên doanh TK 154 Nguyên vật liệu TK 138,642 tự chế nhập kho Nguyên vật liệu TK 338,721 thiếu khi kiểm kê Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 111,112,331 TK 133 Giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán 3. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK - Đầu kỳ hạch toán, kế toán tiến hành kết chuyển Nguyên vật liệu tồn kho và Nguyên vật liệu đang đi đường: Nợ 611: Kết chuyển Nguyên vật liệu. Có 152: Kết chuyển Nguyên vật liệu. - Trong kỳ mua Nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ 611: Trị giá NVL mua ngoài về nhập kho. Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào. Có 111,112: Trả bằng tiền. Có 331: Chưa thanh toán. Phản ánh giảm giá được hưởng hoặc trả lại Nguyên vật liệu cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ 111,112: Giá thanh toán. Có 133: Giảm thuế GTGT được khấu trừ. Có 611: - Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê Nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường, kế toán tính giá và ghi: Nợ 151,152 Có 611 Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của Nguyên vật liệu đã sử dụng trong kỳ và ghi: Nợ 621,627,641,642 Có 611 Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 151,152 TK 611 TK151,152 Kết chuyển NVL Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK 111,112,311,331... TK 111,112,331 Trị giá NVL mua Giảm giá hàng mua vào trong kỳ hoặc trả lại cho người bán TK 133 TK 133 TK 621,641,642 Trị giá NVL sử dụng trong kỳ Phần II Thực trạng về công tác tổ chức kế toán nhập, xuất và bảo quản Nguyên vật liệu tại công ty in hàng không. I. Đặc điểm, tình hình chung của công ty in hàng không: Đơn vị thực tập: Công ty In Hàng không. Tên giao dịch quốc tế: AVITATION PRINTING COMPANY Trụ sở chính: Sân bay Gia Lâm – Hà Nội. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty in Hàng không: Công ty in Hàng không là một doanh nghiệp nhà Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, tự củ tài chính, có tư cách pháp nhân. Công ty là một doanh nghiệp in tổng hợp của ngành hàng không dân dụng Nguyên vật liệu và chịu sự quản lý của Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Tiền thân của công ty In Hàng không là xưởng In Hàng không thuộc binh đoàn 919 ( Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam ) được thành lập theo quyết định 472/ QP ngày 19/3/1985 của Bộ trưởng Bộ quốc phòng với nhiệm vụ in báo, tập san và các chứng từ sổ sách của ngành Hàng không. Ngày 01/4/1985 xưởng In Hàng không chính thức đi vào hoạt động theo quyết định số 205/TCHK của Tổng cục trưởng Tổng Cục Hàng không dân dụng Việt Nam . Đến tháng 3/1992 đổi thành xí nghiệp In Hàng không. Ngày 14/9/1994 Bộ trưởng Bộ GTVT ký quyết định số 1481/QĐ/TCCB - LĐ thành lập doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi công ty In Hàng không với tên giao dịch quốc tế Aviation Priting Company viết tắt IHK. Từ một đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ, sau 20 năm xây dựng công ty In Hàng không đã có cơ ngơi bề thế trên mặt bằng có diện tích 4000 m2 tại sân bay Gia Lâm - Hà Nội. Công ty đã đầu tư hàng chục tỷ đồng xây dựng 2.500 m2 nhà xưởng và công trình phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phúc lợi, trong đó có 3 nhà tầng với tổng diện tích 2.000 m2. Công ty đã có chi nhánh phía Nam tại 126 đường Hồng Hà - Phường 2 – Q.Tân Bình - TP.Hồ Chí Minh, thành lập xưởng giấy trên diện tích mặt bằng 2000m2 chuyên sản xuất các mặt hàng về giấy cho ngành Hàng không và tiêu dùng xã hội. Công ty còn mở rộng thêm chi nhánh ở miền Trung. Về công nghệ, từ 3 máy in Typo ban đầu do Trung Quốc chế tạo, được sự giúp đỡ của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Cục Hàng không dân dụng Việt Nam, Bộ văn hoá thông tin và các cơ quan ban hành trung ương, đến nay công ty đã xây dựng được 5 phân xưởng sản xuất hoàn thiện, đồng bộ. Đặc biệt, công ty đã tạo lập được dây chuyền in OFFSET khép kín, gồm 7 máy in OFFSET hiện đại do CH. Liên bang Đức, CH. Pháp chế tạo; 2 dây chuyền in FLEXO hiện đại do Mỹ và Đài Loan chế tạo, đồng bộ dây chuyền hoàn thiện sản phẩm, 3 dây truyền gia công và sản xuất giấy. Từ chỗ chỉ in được các ấn phẩm đơn giản như hoá đơn, chứng từ và từ tin Hàng không, đến nay công ty đã đảm nhận được tất cả các sản phẩm cao cấp phục vụ cho ngành Hàng không bao gồm vé máy bay, sản xuất các sản phẩm bao bì, nhãn mác bằng PP, PE, OPP, màng xốp... Các loại giấy hộp, khăn giấy thơm, giấy vệ sinh các loại phục vụ cho ngành dịch vụ Hàng không và xã hội. Hiện nay, công ty đã có hàng trăm bạn hàng thường xuyên ở khắp mọi niền đất nước và đã in sản phẩm cho nước bạn Lào, Nhật Bản. Những năm 1986 – 1987 mỗi năm công ty chỉ sản xuất trên 40 triệu trang in. Sau khi chuyển đổi tù công nghệ TYPO sang in OFFSET, với thiết bị đồng bộ đã đưa công xuất từ 40 triệu trang in lên đến 1740,70 triệu trang in, mỗi năm tăng từ 15% - 20% đã in được thể gắn băng từ và các ấn phẩm cao cấp khác của ngành Hàng không, các sản phẩm đa dạng về mẫu mã, phong phú về chủng loại đã đáp ứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng và được khách hàng tín nhiệm. Năm 1990 doanh thu của công ty chỉ có 850 triệu đồng nhưng đến năm 2004 đã tăng lên 57 tỷ đồng và dự tính đến năm 2005 doanh thu còn tăng lên nữa. Về đội ngũ cán bộ, công nhân viên, từ 23 cán bộ, công nhân viên đến nay công ty đã có 280 cán bộ công nhân viên trong đó số cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ đại học và trên đại học được đào tạo chuyên ngành in trong nước và quốc tế chiếm 45%; số công nhân kỹ thuật chuyên ngành từ bậ 2 đến bậc 7 chiếm 75% và 100% công nhân kỹ thuật có trình độ trung học trở lên được đào tạo ngắn hạn và dài hạn chuyên ngành in. Để đáp ứng nhu cầu trước mắt,cũng như lâu dài đối với công ty, ngoài thiết bị sẵn có công ty không ngừng đổi mới công nghệ, đã đàu tư thêm 15 tỷ đồng để hiện đại hoá dây truyền in FLEXO và dây truyền này đã đi vào hoạt đoọng từ tháng 8 năm 2001. Công ty tiếp tục đầu tư hơn 17 tỷ đồngcho dây truyền in OFFSET 4 màu và đầu tư mở rộng dây truyền sản xuất giấy nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường của ngành về chất lượng và sản lượng, đáp ứng một phần thị trường ngoài ngành ở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh và các thị trường khác trong nước. Khi nền kinh tế chuyển sang kinh tế thị trường, công ty đã có những thời kỳ khó khăn về vốn, thị trường... song với sự đầu tư đúng hướng có hiệu quả, sự nỗ lực, năng động của ban lãnh đạo cũng như nhân viên công ty đã phát triển ổn định, mở rộng mối quan hệ kinh tế với bên ngoài, tận dụng một cách tối đa công suất máy móc hiện có, tạo nguồn in ổn định, một mặt đáp ứng nhu cầu thị trường, mặt khác đảm bảo việc làm cho cán bộ công nhân viên, đem lại nguồn thu nhập cho người lao động, đạt được múc doanh thu tăng từ 15% - 20% đồng thời khẳng định vị trí của mình trên thị trường ấn phẩm tham gia cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp bạn. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.1. Chức năng Công ty in Hàng không là một doanh nghiệp Nhà nước giữ vai trò quan trọng trong ngành Hàng không dân dụng Việt Nam. 2.2. Nhiệm vụ Công ty In Hàng không có những nhiệm vụ chủ yếu sau: - In vé máy bay và các ấn phẩm tem nhãn, sách báo trong và ngoài ngành Hàng không. - In các loại thẻ, vé có gắn sẵn băng từ, vỏ bao thuốc lá, các loại thẻ hành lý, thẻ lên máy bay và các loại văn hoá phẩm, chứng từ và các loại thông tin giải trí trên máy bay. - In các loại giấy tờ, biểu mẫu quản lý kinh tế và các biểu mẫu khác. - In các loại bao bì bằng nhựa OPP, PE, OPE, bao bì bằng giấy. - Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành in. - Sản xuất các mặt hàng về giấy (giấy khăn thơm, giấy tập, giấy hộp, giấy vệ sinh cao cấp...). 3. Tổ chức mạng lưới hoạt động của công ty Trụ sở hoạt động chính của công ty In Hàng không là tại sân bay Gia Lâm – Hà Nội. Ngoài ra, công ty còn có thêm 2 chi nhánh: một chi nhánh ở phía Nam và một chi nhánh ở miền Trung. Công ty In Hàng không Chi nhánh phía Nam Chi nhánh miền Trung - Chi nhánh phía Nam (126 Hồng Hà - Phường 2 - Q.Tân Bình – TP. Hồ Chí Minh: sản xuất và gia công chế biến các sản phẩm giấy cung cấp cho thị trường phía Nam. - Chi nhánh miền Trung (sân bay quốc tế Đà Nẵng): in lưới, cung cấp và khai thác nguồn khách hàng tại miền Trung. Giữa công ty In Hàng không và các chi nhánh có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phối hợp hoạt động nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao và phục vụ đắc lực cho ngành dịch vụ hàng không của cả trong và ngoài nước. 4. Tình hình về vốn của công ty Tại công ty, trong bất cứ một khoảng thời gian nào, vốn cũng đều được vận động liên tục qua các giai đoạn khác nhau: Giai đoạn cung cấp, giai đoạn sản xuất, giai đoạn tiêu thu. Qua mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biến đổi cả về hình thái biểu hiện lẫn quy mô. 5. Tổ chức bộ máy và dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty In Hàng không: Để bắt nhịp cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường. Công ty đã xác dịnh mục tiêu chính để phát triển là đầu tư mạnh vào hệ thống dây truyền công nghệ in và công nghệ hoàn thiện sản phẩm, hệ thống này phải đòng bộ và hiện đại thì mới có khả năng cạnh tranh trên trị trường ngành in và khẳng định vị trí của công ty trên thị trường. Để làm được điều đó đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ thị trường, cán bộ kỹ thuật, công nhân tay nghề bậc cao thường xuyên được đào tạo ở các lớp do ngành in tổ chức. 5.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty In Hàng không Hiện nay, tổng số cán bộ, công nhân viên của công ty là 280 người. Công ty chức bộ máy theo mô hình trực tuyến, bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu là giám đốc công ty có quyền lực cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước, với tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty và trong sản xuất kinh doanh. Hỗ trợ cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện theo mô hình dưới đây: Giám đốc Hai (2) P. Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng TCHC KHSX TCKT KD QLCL PX PX PX PX PX Offset Flexo Sách Chế bản Giấy Bảng phân công trách nhiệm của tổ chức trực thuộc: STT Tổ chức Trách nhiệm 1 Phòng tổ chức hành chính Thư ký, quản trị tổ chức, quản trị nhân lực quản trị đầu tư, quản trị hành chính. Trách nhiệm được cụ thể từng cá nhân, có trường hợp kiêm nhiệm theo chức trách giám đốc phê duyệt. 2 Phòng Kế hoạch sản xuất Xây dựng kế hoạch sản xuất, marketing, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Chuẩn bị thủ tục ký hợp đồng in, gia công thành phẩm, điều hành sản xuất qua phiếu giao việc tới các phân xưởng 3 Phòng Tài chính Kế toán Xây dựng kế hoạch tài chính, chuẩn bị nguồn vốn theo dõi thanh toán, thống kê và kinhdoanh vốn nhàn dỗi, kiểm soát chi phí, thanh toán lương cho công nhân và giám sát hợp đồng. Kế toán thống kê theo pháp lệnh kế toán và quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp. 4 Phòng Kinh doanh Khai thác, cung ứng vật tư, Nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất. Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành in, giảm thiểu dự trữ tồn kho, quản lý kho vật tư, bán thành phẩm. 5 Phòng Quản lý Chất lượng Duy trì hệ thống chất lượng, kiểm tra, kiểm soát sản phẩm đầu ra, đầu vào nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng 6 Phân xưởng Offset Tổ chức in đảm bảo thời gian giao hàng đạtchất lượng theo phiếu sản xuất và mẫu, phối hợp chặt chẽ với khâu chế bản, gia công thành phẩm 7 Phân xưởng Flexo Sản xuất, in, gia công sản phẩm, bao bì bằng công nghệ Flexo. 8 Phân xưởng Chế bản Tạo mẫu, sắp chữ, chế bản phim và chuẩn bị khuôn in (khuôn in bằng bản kẽm và bản flexo) Kiểm soát mẫu maket do khách hàng cung cấp. 9 Phân xưởng Sách Chuẩn bị giấy in và gia công, kiểm tra, đóng gói thành phẩm. 10 Phân xưởng Giấy Sản xuất và gia công các loại giấy cung cấp cho ngành Hàng không và thị trường phía Bắc. 5.2. Dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm Công ty In Hàng không là doanh nghiệp hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng công ty Hàng Không Việt Nam. Là doanh nghiệp in duy nhất trong ngành nên quy trình sản xuất mang tính chất riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh đặc thù trong ngành hàng hoá. Quy trình sản xuất, kinh doanh khép kín, đồng bộ phù hợp với cơ sở in công nghiệp, in chứng từ chuyên ngành. Quá trình tập hợp các nguồn lực để biến đổi đầu vào thành đầu ra của công ty In Hàng không được trình bày như trong hình vẽ dưới đây: Người Đầu vào Quá trình Đầu ra Khách hàng cung cấp NVL SP,DV PX chế bản Phòng kế hoạch PX offset PX flexo PX sách PX giấy Phòng kinh doanh Khách hàng Nhân lực Thiết bị Phương pháp Phòng tài chính Kiểm tra 6. Tổ chức công tác kế toán của công ty In Hàng không 6.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máy phù hợp với yêu cấu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán. Công ty In Hàng không tổ chức bộ máy kế toán tập trung theo hình thức kiêm nhiệm. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trộn vẹn ở phòng kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo và kiểm tra kế toán, tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo kịp thời của giám đốc công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của doanh nghiệp. Hình thức này thuận tiện trong phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán trong việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin, mọi vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của công ty đều tập trung giải quyết ở phòng kế toán. 6.2. Hình thức kế toán áp dụng và các sổ kế toán tại công ty In Hàng không Hiện nay, công ty In Hàng không đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Căn cứ vào tình hình quản lý thực tế của công ty, hình thức kế toán mà công ty đã áp dụng là Nhật ký – Sổ cái với các sổ: - Sổ chi tiết: sổ chi tiết Nguyên vật liệu, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với khách hàng, sổ theo dõi công nợ... - Sổ tổng hợp: sổ cái tài khoản 152, 331, 621... Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Chứng từ gốc Hoá đơn Phiếu nhập, xuất kho Sổ nhật ký Sổ chi tiết Quỹ vật tư, hàng hoá Nhật ký – Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp vật tư, hàng hoá Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu kiểm tra. 6.3. Bộ máy kế toán của công ty In Hàng không Công ty In Hàng không có địa bàn hoạt động tập trung tại một địa điểm. Để phù hợp với tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cũng như đặc điểm của kế toán, công ty tổ chức kế toán theo bộ máy kế toán tập trung. Bộ máy kế toán gồm 6 nhân viên với những chức năng và nhiệm vụ khác nhau đó là: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính – kế toán: là người bao quát toàn bộ công tác kế toán của công ty, quyết định mọi việc trong phòng kế toán, tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về tài chính của công ty, có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính. - Kế toán tổng hợp kiêm phó trưởng phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ tổng hợp, làm thuế, cân đối sổ sách giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, điều hành công việc theo sự uỷ nhiệm của kế toán trưởng. - Kế toán Nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu đồng thời theo dõi sự tăng giảm TSCĐ, công cụ, dụng cụ. - Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, thanh toán các khoản chi phí phát sinh, xây dựng cơ bản, thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản tài chính phát sinh trong kỳ. - Kế toán tiêu thụ, xuất nhập khẩu: xuất hoá đơn bán hàng, theo dõi xuất nhập khẩu, theo dõi các khoản tiền chuyển qua tài khoản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong khâu tài chính ngân hàng. - Thủ quỹ: thực hiện các quan hệ kinh tế với ngân hàng, rút tiền mặt về quỹ đảm bảo cho sản xuất và sinh hoạt được bình thường, theo dõi thu, chi tiền mặt. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng tài chính – kế toán) Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán Kế toán Thủ ( kiêm p. trưởng phòng nguyên thanh tiêu thụ quỹ tài chính – kế toán ) vật liệu toán XNK 7. Khái quát chung về Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty In Hàng không Nguyên liệu, vật liệu là một phần quan trọng trong vốn lưu động và vốn thường xuyên của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu chính chiếm 17,61% trong tổng tài sản lưu động và đàu tư ngắn hạn năm 2003 và 32,61% năm 2004. Nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất ở công ty In Hàng không chủ yếu là các loại Nguyên vật liệu phục vụ cho ngành như in các loại vé máy bay, chứng từ, nhãn hàng hoá, bao bì, sách tạp chí và các ấn phẩm khác. Do đặc điểm như vậy nên Nguyên vật liệu ở công ty In Hàng không được chia thành các loại cho phù hợp với yêu cầu sản xuất và quản lý Nguyên vật liệu hiện nay. - Nguyên vật liệu chính: gồm + Giấy: gồm có trên 20 loại giấy với các khổ và kích cỡ khác nhau như: Giấy Tân Mai 70g/m2 khổ 84x123 Giấy Đài Loan 70g/m2 khổ 84x123 Giấy Cutchet 250g/m2 khổ 79x109 + Mực in: có nhiều loại với nhiều màu khác nhau như: mực Mỹ, mực xanh pha, mực in flexo... + Kẽm: có nhiều loại khổ với các kích cỡ khác nhau như: Kẽm tái sinh khổ 52x40 cm. Kẽm Gto khổ 52x40 cm. Kẽm Nhật Bản khổ 61x72 cm. - Nguyên vật liệu phụ: gồm băng dính hai mặt, hạt keo vào bìa, dây kim tuyến, dây buộc... - Nhiên liệu: than đá, xăng, dầu hoả... - Phế liệu: giấy bị xước, lõi giấy, giấy bỏ, bìa các loại, các tờ bị in hỏng... Để phục vụ cho việc hạch toán Nguyên vật liệu kế toán tiến hành phân loại Nguyên vật liệu qua việc đăng ký trên máy vi tính và được tổ chức theo từng kho gồm: - Mực các loại. - Giấy các loại. - Kẽm các loại. - Màng các loại. - Vật tư khác. 8. Đánh giá Nguyên vật liệu tại công ty In Hàng không Đánh giá Nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của Nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Về nguyên tắc Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc TSLĐ nên phải được đánh giá theo giá của vật tư mua sắm, gia công chế biến. Tức là giá trị của vật tư phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế. Song do đặc điểm của Nguyên vật liệu được sử dụng trong việc in ấn các sản phẩm có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác kế toán Nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của Nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán Nguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. 8.1. Tính giá Nguyên vật liệu nhập kho Hiện nay, công ty chưa có đội xe chuyên chở nên chi phí vận chuyển của công ty chủ yếu do bên bán chi ra, chi phí này tính luôn vào giá mua (ghi trên hoá đơn) hoặc có khi chi phí vận chuyển do công ty thuê ngoài cũng được tính vào giá mua. Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Các khoản NVL = ghi trên + nhập khẩu + thu mua - giảm giá nhập kho hoá đơn (nếu có) thực tế được hưởng Các khoản chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên mua chịu, chi phí bảo quản kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, hao hụt trong định mức, công tác phí của người đi mua. Trường hợp Nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua ghi trên hoá đơn và các khoản giảm giá (nếu có) là giá chưa có thuế GTGT. 8.2. Tính giá Nguyên vật liệu xuất kho Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, giá tri Nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào thời điểm cuối kỳ, vật liệu nhập trong tháng vẫn được tính theo giá thực tế. + Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL Giá thực tế tồn kho đầu tháng nhập kho trong tháng + bình quân = gia quyền Số lượng NVL Số lượng NVL tồn kho đầu tháng nhập kho trong tháng Trị giá vốn Số lượng Đơn giá thực tế của = NVL x bình quân NVL xuất kho xuất kho gia quyền Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, tính giá Nguyên vật liệu xuất sử dụng trong tháng tương đối chính xác. Tuy nhiên lại có nhược điểm là công việc tính toán thường dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung của công ty. Ví dụ: Có tài liệu về giấy Đài Loan (84x123) tháng 01/2005 của công ty như sau: (Đơn vị tính: VNĐ) Tồn kho: 1000 kg. Giá thực tế 16.000 đ/kg. Ngày 05/01 nhập kho 2000 kg. Giá mua là 15.875 đ/kg, chi phí vận chuyển là 250.000 đ. Ngày 15/01 xuất kho 1200 kg để sản xuất. Cuối tháng 31/01 kế toán tính giá thực tế giấy Đài Loan xuất kho là: Giá đơn vị (1000kg x 16.000 đ/kg) + [(2000kg x 15.875đ/kg) +250.000] bình quân = cả kỳ dự trữ 1000 kg + 2000 kg = 16.000 (đ/kg) Trị giá vốn thực tế NVL = 1200 kg x 16.000 đ/ kg = 19.200.000 (đ) xuất dùng II. Thực trạng công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản Nguyên vật liệu tại công ty In Hàng không 1. Công tác quản lý Nguyên vật liệu tại công ty Do đặc thù của ngành in, nguyên vật liệu chính của công ty sử dụng là giấy, mực in, bản kẽm. Trong mỗi loại đó lại bao gồm nhiều loại khác nhau nên việc quản lý cũng phải phù hợp với từng đối tượng. Đối với các loại giấy được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, giá cả...cả ở khâu nhập và xuất kho sao cho vừa đảm bảo chất lượng yêu cầu, tiết kiệm được chi phí, khâu vận chuyển cũng phải được chú trọng để có thể hạn chế tối đa hao hụt không đáng có. Việc bảo quản giấy nói riêng và bảo quản nguyên vật liệu của công ty nói chung cũng là một vấn đề vô cùng quan trọng. Kho tàng phải được trang bị các phương tiện cần thiết để đảm bảo cho giấy không bị ẩm mốc, nhàu nát, hư hỏng làm kém phẩm chất. Đối với các loại mực, kẽm cũng được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, luôn đảm bảo cho chất lượng của các sản phẩm in, phát hiện kịp thời mức độ và nguyên nhân thừa thiếu và có biện pháp hữu hiệu nhất để xử lý kịp thời. Đối với các nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu và phế liệu, việc quản lý số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại cũng luôn được chính xác, đầy đủ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cũng như sử dụng. Công ty luôn xác định được mức dự trữ hợp lý nhất đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn nhưng cũng không tích trữ quá nhiều làm giảm giá trị sử dụng của chúng. Cụ thể mức dự trữ đầu 01/ 2005 là: - Giấy: 2000 kg. - Mực in: 1000 hộp. - Kẽm: 1500 tấm. Khi xuất dùng luôn được phản ánh chính xác số lượng, giá trị, tính số Nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu luôn được phân bổ cho các đối tượng sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Bên cạnh đó, kế toán thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm Nguyên vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết Nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định và theo dõi sự biến động của Nguyên vật liệu. Kết hợp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu Nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản