Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội

sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là nhật ký sổ cái. Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Nhật ký sổ cái. Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - sổ cái được thực hiện theo sơ đồ số 16. Sơ đồ 16: Hạch toán vật liệu theo hình thức Nhật ký -Sổ cái Nhật ký - sổ cái Sổ quĩ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Chứng từ gốc PNK, PXK, BBKN VL Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết 3. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ này là mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi sổ kế toán.Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình từ thời gian được thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế được thực hiện trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ là do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các chứng từ gốc đính kèm phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái. - Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ được khái quát qua số 17. Sơ đồ 17: Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ cái TK 152,151,331... Sổ quĩ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng TH chi tiết Báo cáo tài chính và báo cáo N-X-T vật liệu Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với ngời bán Bảng cân đối số phát sinh 4. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ: Đặc điểm cơ bản của hình thức sổ này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (Thực tế tổ chức sổ nhật ký - chứng từ theo bên có và tổ chức phân tích chi tiết theo vế nợ của tài khoản đối ứng). Các sổ sách chủ yếu của hình thức ghi sổ này là: Nhật ký chứng từ. Bảng kê. Sổ cái. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - chứng từ được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 18: Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký -chứng từ NK - CT 1,2,5,6,7. Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính PNK, PXK, Bảng phân bổ vật liệu, CCDC Bảng kê Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với người bán... Sổ cái TK 152 Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội. I. Một số nét khái quát về xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. 1.Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội. 1.1. Sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp. Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội trước là xí nghiệp dịch vụ Hà Nội là đơn vị sản xuất và kinh doanh trực thuộc Công ty hoá chất Mỏ thuộc Tổng Công ty Than Việt Nam được thành lập căn cứ quyết định số 908 TVN/TCNS ngày 8 tháng 6 năm 1995 của Tổng Giấm đốc Công ty Than Việt Nam và căn cứ quyết điịnh số 35 HCM/TCNS ngày 15 tháng 4 năm 1995 của Giám đốc công ty HCM về phân cấp quản lý các xí nghiệp thành viên trong công ty cùng với các đề nghị của ban xây dựng nghiệp vụ phòng phân xưởng xí nghiệp, trưởng phòng tài chính, hành chính xí nghiệp. Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội là đơn vị trực thuộc Công ty hoá chất Mỏ chuyên sản xuất các vật liệu cung ứng làm nguyên liệu phụ kiện để sản xuất các vật liệu nổ cung cấp cho các đơn vị tốt chức được phép sử dụng vật liệu nổ để khai thác, chế tạo sản xuất như ngành khai thác than, khai thác thuỷ sản, địa chất.... Xí nghiệp được nhận vốn và kim khí do công ty hoá chất Mỏ cấp phát để tự sản xuất và kinh doanh, do đó nhiệm vụ của xí nghiệp là bảo toàn vốn công ty giao, đồng thời phát huy vốn trong sản xuất kinh doanh. Phấn đấu lấy thu bù chi có lãi. Cụ thể là xí nghiệp có chức năng sản xuất dây điện nối kíp điện và các dây điện dân dụng sản xuất bao bì hoá chất mỏ. Sản xuất các mặt hàng may mặc các loại, bao gồm may bảo hộ lao động, trang bị bảo hộ lao động khác, may hàng xuất khẩu. Làm dịch vụ vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng trong công ty, trong ngành than và các ngành khác. Tổ chức cung ứng các sản phẩm do xí nghiệp sản xuất đến tận nơi tiêu thụ, thực hiện các dịch vụ khách sạn, dịch vụ du lịch lữ hành đưa đón công nhân viên chức ngành than tham quan du lịch trong cả nước. Từ khi thành lập đến nay, Xí nghiệp thường xuyên tổ chức đào tạo tại chỗ, gửi đào tạo để cán bộ có đủ năng lực trình độ thực hiện nhiệm vụ trước mắt và lâu dài đạt tiêu chuẩn quốc gia của công ty, tổng công ty đặt ra. Bên cạnh hoạt động giáo dục, đào tạo bồi dưỡng tay nghề của cán bộ công nhân viên chức, xí nghiệp cũng rất quan tâm, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của người lao động và ngày càng được cải thiện không ngừng, biểu hiện của quy chế trả lương của xí nghiệp đối với các bộ công nhân viên chức công bằng thoả đáng tạo sự phấn khởi cho người lao động. 1.2 Đặc điểm và tình hình sản xuất kinh doanh. Trong những năm gần đây, Xí nghiệp luôn phấn đấu thực hiện tốt các chính sách chiến lược sản xuất để đạt được các mục tiêu mà Công ty Hoá chất mỏ đề ra: đó là bảo toán và phát triển vốn, lấy thu bù chi, phấn đấu có lãi để cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên chức trong Xí nghiệp, đồng thời Xí nghiệp cũng luôn luôn quan tâm đến đầu tư vào công nghệ sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm phục vụ cho ngành Than và các ngành công nghiệp của cả nước góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá của Việt Nam. Các sản phẩm do Xí nghiệp sản xuất ra là các vật liệu, phụ kiện như kíp đồng, dây dẫn... để chế tạo ra vật liệu nổ, ống gió lò sử dụng trong hầm mỏ, bảo hộ lao động cho công nhân viên ngành Than. Xí nghiệp luôn đạt vượt mức kế hoạch sản xuất đề ra. Điều này được thể hiện qua một số các chỉ tiêu của Xí nghiệp trong những năm gần đây, như sau: Biểu số 2: Các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Tổng tài sản(VND) Nguồn vốn chủ sở hữu(VND) Doanh thu thuần(VND) Nộp NSNN(VND) Lợi nhuận trước thuế(VND) Số lao động(người) Thu nhập BQ đầu người(VND/người) 5.796.159.719 287.859.107 20.133.001.811 226.673.381 79 1.200.000 6.640.122.482 40.243.100 21.923.837.250 329.681.464 414.522.465 95 1.450.000 Các chỉ tiêu trên phần nào cho thấy Xí nghiệp đang sản xuất kinh doanh có hiệu quả và thực hiện tốt các kế hoạch đề ra. 2. Tổ chức bộ máy quản lý. 2.1. Ban giám đốc Xí nghiệp và các phòng ban Bộ máy Xí nghiệp gồm: - Giám đốc - Phó giám đốc - 1 Kế toán trưởng * Các phòng ban giúp việc gồm: - Phòng kỹ thuật KH và chỉ huy sản xuất: có một trưởng phòng, 2 phó phòng, 2 cán bộ theo dõi KTSX và an toàn... - Phòng KT-TC - Thống kê: có 1 kế toán trưởng kiêm trưởng phòng, 1 phó phòng và 2 nhân viên kế toán - Phòng tổ chức hành chính gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và ... cán bộ * Các đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ gồm: - Phòng kinh doanh dịch vụ: có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và ... nhân viên - Phân xưởng sản xuất dây điện và phụ kiện: có 1 quản đốc, 1 phó quản đốc và 10 công nhân - Phân xưởng sản xuất bao bì: có 1 quản đốc. * Các tổ sản xuất gồm: Tổ bảo vệ chuyên trách có 1 tổ trưởng, và các nhân viên, do phòng TC-HC chỉ đạo nghiệp vụ. Tổ cắt may và hoàn thiện sản phẩm có 1 tổ trưởng, và các công nhân viên. Tổ may: gồm có 2 tổ, mỗi tổ có 1 tổ trưởng, và do phân xưởng may quản lý - Tổ sản xuất dây điện và phụ kiện: có 1 tổ trưởng, thuộc phân xưởng sản xuất dây điện quản lý - Tổ là gấp đóng gói: 1 tổ trưởng và các công nhân - Tổ sản xuất bao bì: có 1 tổ trưởng, thuộc phân xưởng bao bì Bộ máy tổ chức xí nghiệp được khái quát qua sơ đồ số 2.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban 2.2.1. Phòng KT-KH và chỉ huy sản xuất Chức năng Quản lý, chỉ đạo các công tác kế toán, tiến bộ kỹ thuật, công tác cơ điện của xí nghiệp. - Quản lý và chỉ đạo công tác kế hoạch hoá của xí nghiệp - Công tác xây dựng, sửa chữa các vật kiến trúc và công tác đầu tư sản xuất theo hướng CNH-HĐH - Công tác điều hành và chỉ huy sản xuất hàng ngày - Đảm bảo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục trong xí nghiệp - Quản lý chất lượng sản phẩm b. Nhiệm vụ - Lập kế hoạch tháng,quý, năm về sản xuất kinh doanh - Báo cáo phân tích, những hoạt động sản xuất kinh doanh, năm kế hoạch của xí nghiệp. Làm cơ sở xin công nhận hoàn thành kế hoạch năm, có trách nhiệm phân tích, cân đối xin điều chỉnh kế hoạch năm vào những thời gian cần thiết. - Quản lý KT an toàn phòng cháy nổ và công tác sáng kiến cải tiến và tiến bộ KT - Lập kế hoạch xây dựng sửa chữa lớn, đầu tư phát triển sản xuất và triển khai thực hiện khi được xí nghiệp, Công ty duyệt, đồng thời chủ trì các phòng liên quan xét duyệt và nghiệm thu. - Tập hợp điều độ công tác tuần, phát các mệnh lệnh sản xuất kèm theo các chỉ tiêu vật tư cho các phân xưởng sản xuất. - Phối hợp với các phòng thực hiện những nhiệm vụ có liên quan và quản lý chất lượng sản phẩm, định mức tiêu hao vật tư. - Đăng ký chất lượng sản phẩm - Nghiên cứu trình giám đốc ban hành các quy trình sản xuất, quy trình vận hành thiết bị - Làm uỷ viên GĐ giá xí nghiệp, thường trực HĐ định mức vật tư. - Những nhiệm vụ phát sinh do giám đốc chỉ định. 2.2.2. Phòng kế toán tài chính thống kê Chức năng Phòng kế toán tài chính thống kê là một bộ phận nhiệm vụ có chức năng tham mưu giúp giám đốc xí nghiệp về: - Công tác thống kê - Công tác kế toán - Công tác tài chính, vật giá Tạo vốn và đảm bảo sử dụng các nguồn vốn vào các hoạt động của xí nghiệp theo chủ trương của Công ty để mang lại hiệu quả kinh tế cao. Phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của từng phân xưởng, đơn vị kinh doanh trong toàn xí nghiệp - Thực hiện đúng pháp lệnh thống kê, kế toán tài chính Nhà nước ban hành Nhiệm vụ: Ghi chép phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản vật tư tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kính phí trong đơn vị. - Lập kế hoạch thu chi tài chính của xí nghiệp và kế hoạch tổng hợp thu chi tháng, quý, năm Mối quan hệ với các phòng ban khác: Với phòng kinh doanh dịch vụ: - Giải quyết vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất - Thảo luận chất lượng sản phẩm, mẫu mã, kiểu dáng -Nhập sản phẩm vào kho *Với phòng tổ chức hành chính: - Tính công theo định mức được duyệt trên số lượng sản phẩm giao nộp - Cùng phòng tổ chức hành chính báo cáo giám đốc với những mặt hàng chưa xây dựng định mức và những công việc phát sinh khác để tính thêm công bổ xung - Đảm bảo các chế độ chính sách với người lao động 2.2.3. Phòng tổ chức hành chính a. Chức năng - Là bộ phận giúp việc giám đốc xí nghiệp về: Công tác tổ chức sản xuất Công tác cán bộ Công tác tiền lương và chế độ chính sách khác Công tác đào tạo và bồi dưỡng CBCNV và người lao động Côn tác định mức lao động Công tác y tế Công tác hành chính xí nghiệp là đầu mối dự thảo phát hành, lưu trữ các văn bản của xí nghiệp, đúng thể chế, pháp chế hành chính của Nhà nước Nhiệm vụ Giúp giám đốc tham mưu. 1. Nghiên cứu các phương án tổ chức sản xuất đề nghị thành lập và giải thể các phòng, phân xưởng, tổ sản xuất, lựa chọn và đề nghị cán bộ giữ các chức danh trong xí nghiệp. 2. Giải quyết các vấn đề nhân sự, tuyển dụng HĐLĐ, điều động lao động, cho thôi việc, nâng lương, nâng bậc, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết chế độ về hưu, mất sức đảm bảo chế độ chính sách đối với người lao động theo luật lao động. 3. Giải quyết những vấn đề phạm vi hành chính đối với địa phương và cấp trên, cơ quan lao động thương binh xã hội, BHYT... Chuẩn bị điều kiện phục vụ những buổi đón tiếp, tiếp khách, tọa đàm, đàm phán, các hội nghị xí nghiệp 4. Quản lý con dấu xí nghiệp, dấu các chức danh giám đốc, phó giám đốc, trưởng, phó phòng, quản đốc. Thực hiện nhiệm vụ hành chính văn thư lưu trữ, thừa lệnh giám đốc ký giấy giới thiệu, công tác đi đường, giấy phép đối với CBCNV từ cấp trưởng, phó phòng, quản đốc do giám đốc ký. Ký các thủ tục bố trí điều hành xe đi công tác, phục vụ tiếp khách 5. Uỷ viên thường trực công tác thanh tra bảo vệ, chỉ đạo tổ bảo vệ chuyên trách thực hiện đúng nội quy bảo vệ của xí nghiệp 6. Thực hiện công tác tiền lương, chế độ tiền lương, tiền thưởng với người lao động, xác định định mức đơn giá tiền lương, phương án trả lương, thưởng. 7. Công tác quản trị hành chính: hoàn thiện các thủ tục giấy tờ như khắc dấu, đăng ký hộ khẩu, quản lý điện nước, điện thoại, thiết bị làm việc văn phòng, tạp vụ, y tế, cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng, phân xưởng theo đề nghị được duyệt 8. Công tác đào tạo: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh gắn với đào tạo loại bậc thợ hàng năm, kế hoạch đào tạo và kinh phí đào tạo. 9. Công tác y tế, chính sách xã hội, đảm bảo công tác y tế theo chế độ BHYT, làm thủ tục chế độ BHXH, chế độ sơ cấp cứu tại cơ quan, chế độ kiểm tra vệ sinh môi trường theo thông tư  08. 10. Làm uỷ viên HĐ lương thường trực HĐ định mức lao động. 2.2.4. Phòng kinh doanh dịch vụ. Chức năng Là bộ phận trực tiếp khai thác mở rộng bạn hàng kinh doanh dịch vụ của xí nghiệp 1. Tiếp thị và dự báo tình hình thị trường 2. Khai thác nhu cầu tiêu thụ hàng hoá 3. Mua vật tư phục vụ sản xuất trong xí nghiệp và mua bán vật tư thiết bị phục vụ kinh doanh 4. Lên phương án kinh doanh có lãi, đàm phán, để giám đốc ký HĐ kinh tế, đúng luật pháp và quy chế của tổng Công ty và Công ty Hoá chất mỏ quy định. b. Nhiệm vụ 1. Tiếp thị và xác định thị trường, mặt hàng giá cả đồng thời mua bán các loại vật tư phục vụ sản xuất theo kế hoạch đã được duyệt 2. Tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của xí nghiệp sản xuất phục vụ đa dạng hoá khâu cung ứng vật tư thiết bị với các bạn hàng cần mua và cần bán Duy trì tốt các bạn hàng truyền thống và phát triển bạn hàng mới. Trên cơ sở tính toán thoả thuận, lên phương án khả năng thực hiện đàm phán để giám đốc ký kết HĐ kinh tế 3. Đảm bảo nguồn hàng may liên tục cả năm nhằm phát huy hết công suất thiết bị 4. Tổ chức in chữ và các biểu tượng trên sản phẩm may 5. Nghiên cứu để tiến đến sử dụng hết các ngành nghề theo giấy phép kinh doanh đã đăng ký 6, Phối hợp cùng phòng kỹ thuật kế hoạch, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm sản xuất của xí nghiệp đồng thời chịu trách nhiệm về chất lượng uy tín các mặt hàng dịch vụ cung ứng 7. Lập phương án thực thi và phân công cán bộ đảm nhiệm theo vùng, theo HĐ đã ký. 8. Sau một dịch vụ xong, hoàn tất thủ tục, quyết toán thu hồi vốn ký dài hạn. 9. Quản lý hồ sơ xí nghiệp 10. Là uỷ viên HĐ giá. II.2.5. Phân xưởng sản xuất dây điện a. Chức năng 1. Quản lý nhân lực Trên cơ sở thực tế nhân lực được xí nghiệp bố trí, phân xưởng quản lý theo đúng thể lệ chế độ hiện hành của Nhà nước và nội quy kỷ luật sản xuất Công ty Hoá chất Mỏ, xí nghiệp đề ra thì xí nghiệp phải nắm chắc trình độ, năng lực thực tế của từng CBCN để bố trí sử dụng có hiệu quả cao. Đồng thời có kế hoạch báo cáo xí nghiệp đào tạo, đề bạt cán bộ, nâng bậc lương, bậc thợ hàng năm đúng chế độ Nhà nước quy định 2. Quản lý thiết bị: Thường xuyên kiểm tra thiết bị máy móc đã được trang bị không để mất mát tài sản không để hỏng do thiếu trách nhiệm, vận hành không đúng quy trình. Thực hiện kiểm tra thiết bị trước khi máy hoạt động và kiểm tra máy sau mỗi ca làm việc. Kịp thời phát hiện sự cố của máy làm rõ nguyên nhân, trách nhiệm, có phương án trình giám đốc duyệt cho phép sửa chữa, khi đó mới sửa chữa. 3. Quản lý vật tư, sản phẩm, phế liệu. * Vật tư : tuyệt đối không để mất mát vật tư dùng cho sản xuất, nhận vật tư đủ số lượng, đảm bảo chất lượng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, đúng kế hoạch sản xuất mà phân xưởng đã trình giám đốc duyệt, (nhận vật tư đúng theo từng lệnh xuất kho của xí nghiệp) * Sản phẩm: sản phẩm làm ra được cuộn theo quy định c=500m, 1c=1000m v.v.. có nhãn thành phẩm và bao gói. Chất lượng dây đảm bảo tiêu chuẩn quy định xí nghiệp đã đăng ký chất lượng. sản phẩm chưa nhập kho xí nghiệp, được xếp đặt gọn gàng đảm bảo kỹ thuật, mỹ thuật, không để mất mát sản phẩm. * Phế liệu: Trên cơ sở định mức vật tư và sản phẩm trong sản xuất, phế liệu được bảo quản đủ, không để rơi vãi, thất thoát, hàng tháng có cân đối để xác định trọng lượng và tỷ lệ hao hụt giúp cho việc quyết toán vật tư sản phẩm hàng tháng, có biên bản đề nghị xí nghiệp xử lý dứt điểm. b. Nhiệm vụ - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của xí nghiệp (lệnh sản xuất) giám đốc xí nghiệp giao. - Căn cứ vào chỉ tiêu kỹ thuật sản phẩm đã được giám đốc xí nghiệp duyệt - Căn cứ vào quy trình kỹ thuật an toàn sản xuất Công ty hoá chất mỏ ban hành. Phân xưởng có nhiệm vụ cụ thể như sau: 1. Tổ chức sản xuất và bố trí nhân lực phù hợp để đảm bảo phát huy năng suất và an toàn cho người lao động. 2. Căn cứ vào kế hoạch của xí nghiệp giao, có kế hoạch đề nghị xí nghiệp cấp vật tư theo tháng, quý, năm (kèm theo bản quy cách, chất lượng tiêu chuẩn kỹ thuật, đồng, nhựa, băng nilon, nhãn sản phẩm, bậc hàn, hàn the... và nhu cầu trang bị, phục vụ quản lý và sản xuất) 3. Bố trí nhân lực tiếp nguồn vật tư kịp yêu cầu sản xuất và vật tư đúng chỉ tiêu kinh tế phân xưởng đề nghị 4. Sản xuất: trước khi sản xuất, kiểm tra toàn bộ thiết bị máy móc và dụng cụ phục vụ sản xuất, trang bị BHLĐ... an toàn mới cho sản xuất. Phát hiện kịp thời thiết bị sự cố, có biện pháp xử lý, trường hợp thiết bị hư hỏng nặng cần thay thế, sửa chữa phải báo cáo giám đốc duyệt mới được sửa chữa. 5. Sản phẩm sản xuất ra phải đảm bảo đúng chỉ tiêu kỹ thuật, mỹ thuật 6. Giao nộp sản phẩm nhập kho xí nghiệp đúng thời gian yêu cầu của xí nghiệp. 7. Quản lý lưu trữ các tài liệu pháp lý, kỹ thuật... lệnh xuất vật tư, lệnh nhập sản phẩm, lệnh nhập phế liệu để có căn cứ quyết toán vật tư sản phẩm và tính công lao động hàng tháng 8. Bơm nước và sửa chữa điện nước trong khu vực cơ quan c. Biên chế tổ chức hiện nay - Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của phân xưởng đã nêu trên, biên chế như sau: 1 Quản đốc 1 Phó quản đốc 1 tổ trưởng sản xuất trực tiếp sản xuất 7 công nhân trực tiếp sản xuất 1 công nhân bơm nước và sửa chữa điện Tổng cộng: 11 người (số lượng nhân lực tăng, giảm theo kế hoạch sản xuất đã định mức) - Nêu nhiệm vụ sản xuất được giao thêm , đầu tư thêm thiết bị thì cần bổ sung thêm nhân lực theo nhiệm vụ. d. Mối quan hệ công tác *Với phòng KTKH và CHSX - Hàng tháng quyết toán vật tư, sản phẩm, phế liệu với phòng KTKH và CHSX - Lên các kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị - Xác định các việc phụ trợ ngoài nhiệm vụ sản xuất chính trình giám đốc duyệt * Với phòng tổ chức hành chính Hàng tháng phân xưởng xuất trình lệnh, nhập kho sản phẩm trên cơ sở đó để phòng tổ chức hành chính tính công theo định mức được duyệt. Với những công phát sinh khác theo lệnh sản xuất, phân xưởng cùng phòng tổ chức hành chính đề xuất để giám đốc duyệt Đề xuất với phòng TCHC về công tác đào tạo, nâng bậc lương, bậc thợ, đề bạt nhân sự... của phân xưởng theo chế độ hàng năm và các chế độ khác lâu dài (kể cả chế độ y tế)... 2.2.6. Phân xưởng may Chức năng Quản lý và tổ chức sản xuất. - May mặc quần áo bảo hộ lao động, may đồng phục -May ống gió lò và các sản phẩm vải bạt - May các sản phẩm về may. Nhiệm vụ, quyền hạn Quản lý tài sản và lao động được giám đốc xí nghiệp giao - Tổ chức sản xuất may quần áo BHLĐ, theo kế hoạch của xí nghiệp đảm bảo chất lượng, thời gian. - May ống gió là và các sản phẩm vải bạt - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi giám đốc điều động - Lập kế hoạch mua thêm thiết bị, sửa chữa thiết bị hàng năm. c. Mối quan hệ công tác * Với phòng KTKH và CHSX - Thực hiện các lệnh sản xuất của giám đốc thông qua phòng KTKH và CHSX - Quyết toán vật tư, nhiên liệu và sản phẩm giao nộp - Lên kế hoạch sửa chữa thiết bị. - Điều phối công việc khác nếu có * Với phòng kinh doanh dịch vụ. - Giải quyết vật tư, nhiên liệu phục vụ sản xuất hàng may - Thảo luận chất lượng sản phẩm, mẫu mã, kiểu dáng của hợp đồng. - Nhập sản phẩm may vào kho * Với phòng tổ chức hành chính - Căn cứ vào sản phẩm nhập kho để tính công theo định mức được duyệt - Với những việc cha có định mức, phân xưởng cùng phòng tổ chức hành chính báo cáo để giám đốc duyệt chấm công bổ sung - Đảm bảo các chính sách, khen thưởng, nâng lương với người lao động và các chế độ cấp phát văn phòng phẩm. 2.2.7. Phân xưởng bao bì Chức năng Quản lý và tổ chức sản xuất bao bì thuốc nổ, theo kế hoạch của xí nghiệp Nhiệm vụ Phân xưởng bao bì triển khai thực hiện nhiệm vụ sản xuất của xí nghiệp hàng tháng, quý, năm trên 2 mặt hàng chính (bao PP và PE) - Sản xuất các loại hàng bao bì thuốc nổ phục vụ nhu cầu trong Công ty - Sản xuất các mặt hàng bao bì khác theo đơn đặt hàng Mối quan hệ công tác: * Với phòng KTKH và CHSX Thực hiện các lệnh sản xuất của giám đốc thông qua phòng KTKH và CHSX Sơ đồ 19 : Bộ máy tổ chức xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà Nội. Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật chỉ huy- kế hoạch sản xuất Phòng kế toán tài chính thống kê Phòng kinh doanh dịch vụ Bộ phận SX PX Điện PX May PX Bao bì Các tổ SX 3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư - Hà nội. 3.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến : kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Sơ đồ20 :Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toán thanh toán, công nợ phải trả Kế toán vật tư, hàng hoá kiêm thủ quỹ Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm Kế toán trưởng (kế toán TSCĐ, nguồn vốn) 3.2.Chức năng nhiệm vụ. Kế toán trưởng: đồng thời là kế toán TSCĐ và quản lý nguồn vốn của Xí nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là : tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh; điều hành kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán , tài chính của đơn vị thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của nhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng như  lĩnh vực tài chính của Xí nghiệp. Kế toán tổng hợp: chức năng nhiệm vụ cơ bản của kế toán tổng hợp: thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành của công tyvà ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất. Đồng thời còn thực hiện kế toán chi phí giá thành, ghi sổ kế toán chi phí , giá thành; tính giá thành sản phẩm. Kế toán các phần hành (TSCĐ, thành phẩm; NVL, CCDC; tiền lương , BHXH, y tế , kinh phí; thanh toán) : có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu ( trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo : ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động... Các kế toán phần hành đều liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung. ở xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội, kế toán nguyên vật liệu đồng thời là thủ quỹ, quản lý việc thu chi tiền mặt của Xí nghiệp. 3.3. Tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp. 3.3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ. Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật tư Hà nội là một đơn vị trực thuộc Công ty Hoá chất mỏ, nhận vốn cấp phát ban đầu của Công ty nhưng tự hạch toán độc lập, cân đối thu chi rồi nộp báo cáo kế toán tổng hợp lên cho đơn vị cấp trên theo nguyên tắc lãi phải nộp, lỗ Công ty bù, do vậy hệ thống chứng từ cũng có đặc điểm chung của chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán mà Xí nghiệp sử dụng gồm các loại sau: Về chứng từ thu chi tiền mặt: Giấy đề nghị tạm ứng. Phiếu chi Phiếu thu. Giấy thanh toán tạm ứng Lệnh chi... Về chứng từ ngân hàng: Giấy báo nợ. Giấy báo có. Hoá đơn bán hàng. Về vật tư: Lệnh xuất vật tư. Phiếu đề nghị vật tư. Phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho. 3.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản. Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh tại Xí nghiệp và trên cơ sở các nguyên tắc chung của kế toán Việt nam, Xí nghiệp sử dụng hệ tống các tài khoản sau: Tài khoản loại 1: 111, 112, 128, 129, 131, 133, 136, 141, 142, 152, 153, 154, 155, 156, 157. Tài khoản loại 2: 211, 213, 214, 221 (2212), 228, 229. Tài khoản loại 3: 311, 331, 333, 334, 336, 338, 341. Tài khoản loại 4: 411, 421, 414, 415, 431, 441, 461, 466. Tài khoản loại 5: 511, 512, 531, 532. Tài khoản loại 6: 621, 622, 627, 641, 642. Tài khoản loại 7: 711, 721. Tài khoản loại 8: 811, 821.