Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm

Vật liệu sử dụng tại công ty đa dạng về chủng loại và được thu mua từ rất nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Thủ tục thu mua và nhập kho vật liệu được tiến hành tại công ty như sau:

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, định mức vật tư kĩ thuật và tiến độ giao hàng cho khách, bộ phận mua hàng thuộc phòng kinh doanh lập giấy đề nghị mua vật tư và trình giám đóc duyệt. Sau khi được duyệt, phòng kinh doanh cử cán bộ mua hàng đi khảo sát giá để quyết định lựa chọn nhà cung cấp, kí kết mua hàng hoặc lấy giấy báo giá rồi làm thủ tục xin mua vật tư . Nếu mua vật tư với số lượng lớn thì phòng kinh doanh làm hợp đồng mua bán vật tư theo phương thức mua tại cửa kho, người bán sẽ chở vật tư đến cửa kho của công ty và giao hàng theo hợp đồng đã kí kết giữa hai bên. nếu mua vật tư với số lượng nhỏ, cán bộ mua vật tư làm thủ tục tạm ứng tiền đi mua vật tư và sau khi vật tư đã đựoc kiểm nhậnvà nhập kho thì làm thủ tục thanh toán theo quy định. Khi bộ phận mua hàng thực hiện xong việc mua vật liệu, vật liệu về đến kho thì căn cứ trên hoá đơn của người bán hoắc hợp đồng mua bán làm cơ sở, ban kiểm nghiệm vật tư của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm (đối với những vật liệu quan trọng) trước khi nhập kho. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liêu thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách, phẩm chất như trên hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng, ban kiểm nghiệm phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết để có biện pháp xử lý kịp thời.

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư ( nếu có) phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật tư (3 liên - đặt giấy than viết 1 lần). Phụ trách phòng kinh doanh kí tên và chuyển cả 3 liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật tư . căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng kí vào từng liên. Trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phong kinh doanh biết.

Phiếu nhập kho sau khi đã có đủ chữ kí của người phụ trách phòng kinh doanh, nguời giao hàng, người nhận hàng, thủ kho giao cho người giao hàng một liên kèm theo hoá đơn bán hàng để lảm thủ tục thanh toán, 1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ, 1 liên còn lại cùng với biên bản thừa ( thiếu) vật liệu ( nếu có) gửi về phòng kinh doanh.

Ở phòng kinh doanh, sau khi nhận được phiếu nhập kho chuyển lên, thống kê vật tư sẽ vào thẻ kho theo số lượng thực nhập. Cuối tháng cùng so sánh với thẻ kho của thủ kho và kế toán vật liệu để kiểm tra cho từng loại vật liệu.