Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt

cao, Công ty đã sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán nguyên vật liệu. 2.2.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt 2.2.1.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho: * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Khi nhận được hoá đơn GTGT của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do người bán gửi đến, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập. Trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh doanh cũng lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên: Một liên: Lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc tại Bộ phận sản xuất Một liên: Giao cho người giao hàng để làm thủ tục thanh toán Một liên: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán NVL Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho và ký, đồng thời ghi thẻ kho. Định kỳ 1 tuần 1 lần thủ kho chuyển Phiếu nhập kho về cho kế toán NVL. Kế toán NVL thực hiện kiểm tra phiếu nhập kho do thủ kho chuyển liên và ghi sổ chi tiết NVL. Giá NVL nhập kho được ghi theo giá thực tế. Chứng từ nhập kho NVL được bảo quản lưu trữ tại phòng kế toán từ theo qui định của Bộ Tài Chính. Ví dụ: Ngày 23/12/2007, Công ty TNHH Tâm Hồn Việt mua vải thêu của Công ty TNHH Việt Á, Hoá đơn GTGT số 55574 Khi hàng được chuyển đến kho, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập. Biểu 2.1: HÓA ĐƠN Mẫu số: 01/ GTKT-3LL Giá trị gia tăng GR/2007B Liên 2: Giao khách hàng 55574 Ngày 23 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán: Công ty TNHH Việt Á. Địa chỉ: 29 Ngõ 203- Trường Chinh - Hà Nội.. Điện thoại: 04.599 8566 Mã số thuế: 0101632955 Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Tâm Hồn Việt. Địa chỉ: Số 105 S1-ngõ 165-Thái Hà-Láng Hạ - Đống Đa-Hà Nội................ Điện thoại: 04.514 7003 Mã số thuế: 0101425725 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Vải thêu IQF cấp 1 Vải thêu TR Vải thêu ren cấp 1 Kg Kg Kg 13.507 1.527 16.815 23.182 30.455 36.123 313.119.274 46.504.785 607.408.245 Cộng tiền hàng: 967.032.304 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 96.703.230 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.063.735.534 Số tiền viết bằng chữ: Một tỉ không trăm sáu mươi ba triệu bẩy trăm ba mươi lăm nghìn năm trăm ba mươi tư nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số 03-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Số: 59 Đơn vị: Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Căn cứ hoá đơn số: 55574 ngày 23/12/2007 của Công ty TNHH Việt Á Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Hoàng Văn Khởi Ông: Mai Quang Hiệp Ông: Bùi Đức Vinh KTTH KCS Thủ Kho Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư ĐVT Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 Vải thêu IQF Vải thêu TR Vải thêu ren cấp 1 Kg Kg Kg Toàn bộ 13.507 1.527 16.815 13.507 1.527 16.815 13.507 1.527 16.815 0 0 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Đạt tiêu chuẩn nhập kho. Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Trên cơ sở Hoá đơn và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, lập Phiếu nhập kho Biểu 2.3: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Số: 134 Nợ: 152 Có: 3311-VA Đơn vị bán: Công ty TNHH Việt Á Chứng từ số: 55574 Ngày 23 tháng 2 năm2005 Biên bản kiểm nghiệm số 59 Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Nhập vào kho: Vải thêu STT Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) Ghi chú Theo chứng từ Theo thực nhập 1 2 3 Vải thêu IQF cấp 1 Vải thêu TR Vải thêu ren cấp 1 Kg Kg Kg 13.507 1.527 16.815 13.507 1.527 16.815 23.182 30.455 36.123 313.119.274 46.504.785 607.408.245 Cộng tiền hàng 967.032.304 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): Chín trăm sáu mươi bảy triệu không trăm ba hai nghìn ba trăm linh tư đồng. Ngày 25 tháng12 năm2007 Thủ kho Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên, đóng dấu) * Nguyên vật liệu nhập kho do gia công chế biến Trường hợp này Phiếu nhập kho cũng tương tự như nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. Nhưng cột đơn giá là ghi theo đơn giá của hợp đồng đã thoả thuận giữa Công ty và khách hàng. * Phế liệu thu hồi nhập kho. Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Ví dụ: Ngày 28/12/2007, Công ty phải nhập lại kho một số vải thêu kém chất lượng không sử dụng được: Phiếu nhập kho. Biểu 2.4: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28 tháng 12 năm 2007 Nợ: 152 Số 54 Có: 154 Tên đơn vị sản xuất: Phân xưởng thêu ren Nhập tại kho: Vải thêu STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng thực nhập Ghi chú Kg Kiện 1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 1100 28 Việt Á 2 Vải thêu F1 - 252 61 Phụ trách kinh doanh Thủ kho Người giao Phụ trách đơn vị giao (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 2.2.1.2. Chứng từ và thủ tục xuất kho: * Đối với vật liệu xuất cho sản xuất: Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, các Nhà máy, các bộ phận, đơn vị sẽ trực tiếp làm phiếu xin lĩnh vật tư và gửi lên phòng kinh doanh. Xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng kinh doanh Một liên giao cho người lĩnh NVL mang xuống kho để lĩnh NVL Một liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho Trên các phiếu này phòng kinh doanh chỉ ghi số lượng xuất kho, cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi. Ví dụ: Ngày 28/12/2007, Phân xưởng thêu máy làm đơn xin lĩnh vải thêu IQF để phục vụ cho sản xuất. Sau xét thấy nhu cầu đó là hợp lý phòng Kinh doanh lập Phiếu xuất kho. Biểu 2.5: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 12 năm 2007 Số: 215/VT Bộ phận sử dụng: Phân xưởng thêu máy Lí do xuất kho: Phục vụ sản xuất Xuất tại kho: Vải thêu STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Mã vật tư Số lượng Đơn giá Ghi chú Yêu cầu Thực xuất A B D 1 2 3 4 1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 01IQF 655 Đủ 23 083 2 Vải thêu IQF cấp 2 Kg 02IQF 2833 Đủ 19 239 Phụ trách đơn vị sử dụng Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho (Đã ký, họ tên) (Đã ký, họ tên) (Đã ký, họ tên) (Đã ký) 2.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Do áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu . Việc hạch toán tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt diễn ra như sau: * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính xác của các chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập thực xuất lên thẻ kho. Do vậy, thẻ kho sẽ được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán. Chẳng hạn Thẻ kho vật tư –Vải thêu IQF cấp 1 Định kỳ sau 1 tuần thủ kho có nhiệm vụ chuyển hoá đơn chứng từ lên phòng kế toán. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ và có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được các chứng từ này. Biểu 2.6: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Kho: KVT- Kho vải thêu Vật tư: 01IQF - Vải thêu IQF cấp 1 Đvt: KG Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Khách hàng Diễn giải SL nhập (Kg) SL xuất (Kg) SL tồn kho (Kg) Ngày Số … … 25/12 PN 08/12 Cty TNHH Việt Á Nhập mua vải thêu 13.507 145 183 … … … 26/12 HĐ 6409 Cty cổ phần Vân Trường Bán vải thêu 8 100 143 190 … … … 28/12 PN 12/12 Phân xưởng thêu máy 1 Nhập lại kho từ SX 1 100 143 290 …. … … 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 655 154 087 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 1 Xuất vải thêu 28 333 153 432 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 34 946 118 486 31/12 PX 05/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 3 562 114 924 Tổng cộng 46 211 63 584 Người lập biểu (Kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). Đối với vật liệu mua ngoài căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho kế toán vào số liệu trong phân hệ kế toán “ Mua hàng / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập mua hàng ”. Khi nhập một Hoá đơn mua hàng chương trình sẽ tự sinh ra Phiếu nhập kho. Còn Phiếu nhập kho của vật liệu nhập lại từ sản xuất (Phế liệu thu hồi) thì kế toán sẽ cập nhật số liệu trên phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập kho”. Khi lên báo cáo chương trình sẽ tự động nhặt số liệu ở cả phân hệ “ Kế toán mua hàng” và “ kế toán hàng tồn kho”. Theo cơ chế xử l‎ý tự động của phần mềm kế toán máy các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL được kế toán NVL của công ty cập nhật khi có nghiệp vụ phát sinh và tất cả các dữ liệu đó được quản l‎ý bằng phần mềm. Dữ liệu sau khi được cập nhật này sẽ được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin. Từ tệp tin này phần mềm kế toán sẽ thực hiện chuyển sổ vào các “tệp sổ cái”. Định kỳ vào cuối kỳ kế toán, phần mềm sẽ sử l‎ý “tệp sổ cái” này để lên BCTC. Kế toán NVL sẽ in các sổ cần thiết từ các file đã được hình thành và quản l‎ý bởi phần mềm. Một số sổ chi tiết không được thiết kế sẵn trong phần mềm, kế toán NVL sẽ tự tổng hợp sổ chi tiết đó với sự trợ giúp của phần mềm Excel. Việc quản lý NVL được thực hiện bởi phân hệ kế toán Hàng tồn kho nhưng luôn có mối liên hệ về mặt giữ liệu giữa phân hệ kế toán này với các phân hệ kế toán khác có liên quan đến hàng tồn kho như phân hệ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, phân hệ kế toán tổng hợp… Sau đó, số liệu sẽ tự động được đưa vào Sổ chi tiết vật liệu , Bảng kê phiếu nhập, Bảng tổng hợp nhập, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO BẰNG FAST ACCOUTING 2006 PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CHUYỂN SỐ LIỆU SANG PHÂN HỆ KHÁC BÁO CÁO (các sổ KT chi tiết và tổng hợp) SỐ LIỆU TỪ PHÂN HỆ KHÁC CHUYỂN SANG CHỨNG TỪ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.... Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả .... - Kế toán tổng hợp - Kế toán chi phí và giá thành Báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, sổ chi tiết vật tổng hợp NXT Biểu 2.7: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 15211: Nguyên vật liệu chính-Vải thêu Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 3 749 805 347 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …  25/12 PN 8/12 Cty TNHH Việt Á  Nhập vải 33111 967.032.304  26/12 HĐ6409 Cty CF Việt Trường Bán vải 63211 114 455 698 …  28/12 PN12/12 Phân xưởng thêu máy 1 Nhập lại vải 15411 28 806 800 … 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 18 461 830 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 1 Xuất vải 62111 798 593 938 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 984 987 956 31/12 PX05/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 100 398 532 Tổng phát sinh nợ: 3 724 018 386 Tổng phát sinh có: 4 245 155 022 Số dư nợ cuối kỳ: 3 228 668 700 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.8: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Từ ngày: 15/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Ngày Số … 25/12 PN 8/12 Cty TNHH Việt Á KVT Nhập vải thêu IQF cấp 1 13 507 23.182 313.119.274 Vải thêu TR 1 527 30.455 46.504.785 Vải thêu ren cấp 1 16 815 36.123 607.408.245 Cộng 967.032.304 … 31/12 PN 12/12 Phân xưởng thêu máy 1 – PXA1 KVT Nhập vải thêu IQF cấp 1  1100  23 188  25 506 800 Vải thêu F1 252 16 004 4 033 008 Cộng 29 539 808 … Tổng cộng: 4 235 694 451 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 2.9: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP từ ngày 15/12/2007 đến ngày 31/12/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá trị(đồng) … 2 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 kg 452 432 2 724 018 386 … 11 01TR Vải thêu TR cấp 1 kg 1 527 46.504.785 … 17 013 Vải thêu F1 kg 59 868 987 313 936 18 014 Chỉ F1 kg 19 698 181 931 813 Tổng 4 235 694 451 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với vật liệu xuất kho, Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (Bán NVL) kế toán NVL cập nhật số liệu trong phân hệ “ Kế toán bán hàng”. Còn Phiếu xuất kho nội bộ như xuất cho sản xuất, xuất chuyển kho thì cập nhật trong phân hệ “ Kế toán vật tư tồn kho / Phiếu xuất kho”. Sau đó, chương trình phần mềm sẽ tự đưa số liệu vào Sổ chi tiết vật liệu , Bảng kê phiếu xuất, Bảng tổng hợp xuất và Bảng kê lũy kế nhập xuất tồn. Biểu 2.10: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Từ ngày: 15/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số …  26/12 HĐ 6409 Công ty CF Việt Trường KVT Bán vải thêu 8 100 114 455 698 Cộng 8 100 114 455 698  … … 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 KVT 655 28 186 18 461 830 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 1 28 333 28 186 798 593 938 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 34 946 28 186 984 987 956 Cộng 1 802 043 724 31/12 PX 05/12 Phân xưởng thêu máy 2 3 562 28 186 100 398 532 Cộng 100 398 532 Tổng cộng: 1851725 8 612 927 325 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 2.11: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP XUẤT KHO Từ ngày 15/12/2007 đến ngày 31/12/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Thành tiền … 4 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 Kg 40 283 1 245 155 222 … 11 01TR Vải thêu TR cấp 1 Kg 1 266 17 917 698 12 01F1 Vải thêu F1 Kg 254 1 865 228 Tổng 8 612 927 325 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu ( ký, họ tªn ) Biểu 2.12: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ LŨY KẾ NHẬP XUẤT TỒN Tháng 12 năm 2007 Danh điểm Tên vật tư Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày 01 đến ngày 15 Từ ngày 16 đến ngày 31 Cộng nhập Từ ngày 01 đến ngày 15 Từ ngày 16 đến ngày 31 Cộng xuất 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 84 066 435 562 452 432 887 994 242 221 640 283 882 504 89 556 02IQF Vải thêu IQF cấp 2 61 060 235 596 200 125 435 721 223 336 253 144 476 480 20 301 … 01TR Vải thêu TR cấp 1 2 280 11 225 1 527 12 752 10 200 1 266 11466 3 556 01F1 Vải thêu F1 266 33 580 59 868 93 448 80 560 254 80 814 12 900 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.13: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ SỐ DƯ Năm: 2007 Kho: Vải thêu STT Tên vật tư ĐVT Định mức dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 … Tồn kho cuối tháng 12 SL TT SL TT SL TT 1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 35 556 66 532 1 875 270 952 34 661 976 954 946 2 524 507 276 2 Vải thêu IQF cấp 2 Kg 23 569 16 235 295 249 710 24 561 442 098 010 20 301 369 193 986 … … 13 Vải thêu TR cấp 1 Kg 4 000 6 855 89 115 000 5 326 69 238 327 3 556 64 548 512 14 Vải thêu F1 Kg 7 523 12 331 246 620 000 8 100 170 100 569 12 900 270 418 926 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Việc công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Định kỳ 6 tháng hoặc vào một thời điểm nào đó theo yêu cầu của trưởng phòng kế toán, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, số liệu trên Bảng kê chi tiết các chứng từ xuất vật liệu và Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu được đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Các Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, Bảng kế số 3, Bảng phân bổ số 2...được in theo tháng. 2.3.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Là một doanh nghiệp sản xuất, khối lượng vật liệu lớn, đa dạng về chủng loại, biến động thường xuyên tuy nhiên dụng của phần mềm kế toán máy cho phép Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tăng, giảm nguyên vât liệu. Theo phương pháp này có thể theo dõi chặt chẽ, chính xác tình hình tăng, giảm nguyên vât liệu. Mọi sự biến động của nguyên vât liệu chính, vật liệu phu, phụ tùng thay thế.. đều đựoc phản ánh trên TK 152 “Nguyên vật liệu”. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 1, cấp 3, cấp 4 để theo dõi theo từng loại, từng nhóm vật liệu. + TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 15211: Vải thêu TK 15212 : Chỉ thêu + TK 1522: Vật liệu phụ 15221: Hóa chất, VLXD, VLP TK 15222: Phế liệu +TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng sữa chữa + TK 1527: Phế liệu - Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627… - Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường và NKCT số 6 2.3.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Cùng với hạch toán chi tiết nhập vât liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì, qua đây kế toán có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu nhập kho của Công ty được cung cấp chủ yếu từ các nguồn sau: v Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài thanh toán bằng tiền mặt Nghiệp vụ này ít xảy ra, phần lớn nó chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại vât liệu rẻ, ít, của nhà cung cấp mới hoặc thanh toán chi phí thu mua nguyên vật liệu. Định kỳ, khi nhận được các chứng từ liên quan, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT cập nhật số liệu vào phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả / Cập nhật số liệu / Hóa đơn mua hàng”, đồng thời kế toán tiền mặt cũng căn cứ vào Phiếu chi để vào số liệu trên phân hệ kế toán “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay / Cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt”. Từ đó số liệu sẽ tự động được đưa lên NKCT số 1, sau đó là Sổ cái TK 152. Cuối kỳ, Số tổng cộng trên NKCT số 1 chính là phần ghi Nợ TK152 / Có TK 111 trên Bảng kê số 3 và Sổ Cái TK 152. Ví dụ: Ngày 19/12/2007 Công ty mua Vải thêu của Công ty TNHH Vinh Long HĐ 29279 thanh toán ngay bằng tiền mặt số tiền là 628 426 527đồng và 62 842 653 đồng thuế GTGT Biểu 2.14: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111- Tiền mặt Tháng 12 năm 2007 STT Ngày … 1331 141 15211 15212 … Cộng có TK 111 1 01/12 131.970 20.200.000 167.470.262 2 02/12 50.000.000 280.731.184 … 32.025.682 43 19/12 62.842.653 628.426.527 691.269.180 … Tổng cộng 17.371.878 437.234.000 628.426.527 52.225.682 17.474.515.481 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Mua vật liêu bằng tiền gửi Ngân hàng. Khi mua vật liệu bằng tiền gửi Ngân hàng. Kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu chứng từ mua hàng hoá nhập kho, Kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Nợ của Ngân hàng (Hoặc uỷ nhiệm chi) và Hoá đơn GTGT để cập nhập số liệu vào các phần hành liên quan “ Kế toán tiền măt, tiền gửi, tiền vay / Cập nhật số liệu / Giấy báo nợ của Ngân hàng”. Số liệu sẽ được đưa lên NKCT số 2 và vào sổ Cái TK 152. Cuối kỳ, khoá sổ NKCT số 2, số liệu tổng cộng chính là phần ghi Nợ TK 152/Có TK 112 trên Bảng kê số 3 VD: Trong tháng 12/2007 tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt không phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền gửi Ngân hàng chỉ phát sinh nghiệp vụ thanh toán chi phí thu mua nguyên vât liệu bằng tiền gửi Ngân hàng. Biểu 2.15: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2007 STT Chứng từ Diễn giải 1411 152111 152112 Số hiệu NT ... ... Cộng có TK 112 A B C D 5 6 7 01/12 138 908 000 138 908 000 12/12 16 403 091 23 556 955 14/12 110 914 269 2 448 557 698 … 18/12 46 207 102 123 565 894 … 22/12 17 319 000 45 456 212 … 24/.2 1 143 272 12 258 557 .. 31/12 169 539 789  354 555 023 Cộng 63 526 102 436 908 422 1 225 556 017 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Trường hợp mua vật liệu chưa thanh toán. Để hạch toán nghiệp vụ này, Công ty phải sử dụng Sổ chi tết TK 331 và Nhật ký chứng từ số 5. Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua nguyên vật liệu của người bán để vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Sổ chi tiết TK 331) trên phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu / Hoá đơn mua hàng”. Số liệu từ đây sẽ được đưa vào Sổ chi tiết TK331 và NKCT số 5 Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở hàng tháng. Mỗi nhà cung cấp được mở riêng một sổ. Nhật ký chứng từ số 5 cũng được mở theo từng tháng, để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ đối với tất cả các nhà cung cấp NVL, mỗi dòng trên NKCT số 5 theo dõi một nhà cung cấp. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5, số liệu tổng cộng được đưa lên Bảng kê số 3 (Phần ghi Nợ TK 152/ Có TK 331) Ví dụ: Ngày 23/12/2007 Công ty mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Việt Á HĐ GTGT số 55574 được đưa vào Sổ chi tiết TK 331 và NKCT số 5  Biểu 2.16: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 3311- Phải trả cho người bán HN Khách hàng: Cty TNHH Việt Á (CT 041) Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Đơn vị tính: VNĐ Số dư có đầu kỳ: 324 051 515 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có  02/12 PN 09 Nhập Vải thêu 152111 238 336 074  02