Chuyên đề Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của giao kết và thực hiên hợp đồng mua bán hàng hoá tại công ty TNHH Tấn Cường

ã được hình thành từ một xưởng sản xuất bao bì ra đời đầu năm 1990. Từ khi hoạt động sản xuất với tư cách là một công ty trách nhiệm hữu hạn, Tấn Cường đã có những bước tiến vững chắc. Công ty TNHH Tấn Cường có trụ sở chính tại nhà E5 tập thể Kim Giang – Thanh Xuân – Hà Nội. Hoạt động theo giấy chứng nhận ĐKKD số 0102000103 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 20 tháng 03 năm 2000 ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất và in bao bì các loại. Xưởng sản xuất của công ty đóng tại thôn Kiều Mai – Phú Diễn - Từ Liêm – Hà Nội với diện tích trên 5000m2, tiếp giáp với đường Cầu Diễn. Từ một xưởng sản xuất ban đầu thì đến nay 90% sản phẩm của công ty đã được sản xuất trên dây chuyền máy móc đồng bộ. Với sự yêu cầu mở rộng cả về qui mô lẫn chất lượng của sản phẩm và cùng với sự phát triển của công ty, đến tháng 8 năm 2006 Công ty TNHH Tấn Cường đã chuyển trụ sở chính và xưởng sản xuất tới cụm công nghiệp Quốc Oai, thị trấn Quốc Oai, huyện Quốc Oai, tỉnh Hà Tây. Tại đây công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0302001626 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Tây cấp. Với diện tích là 12.000m2, cơ sở vật chất, kỹ thuật máy móc đã được trang bị mới Công ty TNHH luôn luôn đặt ra phương châm: “hướng tới chất lượng cao của sản phẩm và dịch vụ là phương châm của Tấn Cường”. Chất lượng cao của sản phẩm được công ty xây dựng dựa trên đòi hỏi chất lượng bao bì tốt, mẫu mã đẹp theo yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó sản phẩm bao bì của Tấn Cường luôn đáp ứng theo yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng trong thiết kế mẫu. Công ty luôn khẳng định để có chất lượng cao thì việc quản lý sản xuất phải bài bản. Đây chính là một trong những lợi thế so sánh của Tấn Cường so với các đơn vị khách cùng ngành vì đội ngũ cán bộ của công ty đều là những người có trình độ được đào tạo tại các trường đại học kinh tế, kỹ thuật…về tổ chức quản lý đứng đầu là Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản lý chung về hoạt động của công ty. Các phòng ban giúp việc gồm có: phòng tổ chức – hành chính, phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng kinh doanh. Về khâu sản xuất, giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc và năm quản đốc, từng xưởng được chia thành các tổ sản xuất theo tính chất các công việc khác nhau. Song song với việc quản lý tốt sản xuất Tấn Cường luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống kiểm tra chất lượng ở tất cả các khâu sản xuất, từ đầu vào đến đầu ra đều phải được kiểm tra gắt gao. Các chỉ tiêu chất lượng được cụ thể hoá bằng hệ thống các bảng biểu. Đối với hàng hoá sản xuất ra nhưng kém chất lượng công ty kiên quyết không giao hàng. Cán bộ nhân viên công ty luôn nêu cao khẩu hiệu: “Hàng không tốt không ra khỏi xưởng”. Với cơ cấu tổ chức chặt chẽ, đồng bộ và phương châm kinh doanh như trên công ty Tấn Cường hiện nay đã được sự tín nhiệm của rất nhiều khách hàng khác nhau không chỉ giới hạn trong phạm vi miền Bắc mà còn được mở rộng vào miền Trung và miền Nam. Với uy tín đã được xây dựng trên sự tín nhiệm của khách hàng, hiện nay Công ty là nhà sản xuất bao bì chính lâu dài cho công ty sữa Vinamilk Hà Nội, công ty dầu thực vật Cái Lân (Quảng Ninh), Công ty Chaichareon Việt – Thái (Quảng Trị), công ty Côcacola Hà Nội…Tuy sản lượng được đặt hàng là rất lớn nhưng cán bộ nhân viên trong công ty luôn sản xuất và giao hàng đúng hẹn. Bên cạnh đó danh sách khách hàng của công ty còn được mở rộng trên tất cả các lĩnh vực khác nhau với ngành nghề kinh doanh khác nhau như công ty nhựa Hàng Không chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa các loại phục vụ trong ngành Hàng không thuộc Tổng cục Hàng không Việt Nam…là thành viên trong hội doanh nghiệp trẻ công ty TNHH Tấn Cường luôn mong muốn góp một phần mình vào sự phát triển chung của đất ưnớc. Trong kinh doanh Tấn Cường luôn hoạt động với tinh thần: sự phát triển của khách hàng chính là sự phát triển của Tấn Cường. 2.Các thông tin cơ bản về Công ty * Hình thức. - Công ty TNHH Tấn Cường là một công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên là hai công ty. - Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty. - Phần góp vốn của công ty của các thành viên chỉ được chuyển nhượng theo qui định tại Điều 19 điều lệ công ty. - Công ty TNHH không được phát hành cổ phiếu. - Công ty TNHH có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận ĐKKD. - Thành viên công ty có thể là tổ chức, cá nhân nhưng tổng số không vượt quá 50 thành viên. * Ngành nghề kinh doanh. - Sản xuất giấy, bao bì giấy các loại. - Sản xuất các sản phẩm nhựa - Buôn bán lương thực, thực phẩm, hàng công nghệ phẩm. - Bán buôn tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất giấy, bao bì giấy và các sản phẩm nhựa). - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. - In bao bì các loại. * Thành viên: Công ty được thành lập bởi tám thành viên sau: Công ty được thành lập bởi tám thành viên sau: Bảng số 1: Các thành viên góp vốn vào Công ty STT Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú Số, ngày, nơi cấp CMTND Số vốn góp(đ) 1 Nguyễn Vũ Băng 27/B2 - Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội số011133362 cấp ngày 02/02/2001, nơi cấp công an Hà Nội 4.200.347.000 2 Vũ Thị Hảo 27/B2 - Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội Số 010270016 cấp ngày 27/11/1995, do CA Hà Nội cấp 2.241.921.000 3 Đặng Hữu Đạo Thôn Dẫn Tự, Tân Cương, Vĩnh Tường,Vĩnh Phúc Số 130751196, cấp ngày 13/06/1980 do CA Vĩnh Phú cấp 526.308.000 4 Nguyễn Nam Tuấn Phường Quang Trung, thị xã Uông Bí, Quảng ninh Số 100483171, cấp ngày 26/02/2001, do CA Quảng Ninh cấp 321.148.000 5 Dương Việt Anh Thôn Đáp Cầu, thị xã Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh số 125149016, cấp ngày 29/06/2001 do CA Bắc Ninh cấp 135.193.000 6 Phạm Thanh Hải Thôn Hoà Lạc, xã Tân Cương, Vĩnh Tường,Vĩnh Phúc Số 135087665, cấp ngày 22/03/2000, do A Vĩnh Phú cấp 50.057.000 7 Bùi Ngọc Vinh Số 27, ngõ 2 Hàm Long, Hà Nội Số 01104021, cấp ngày 01/03/2001 do CA Hà Nội cấp 200.000.000 8 Đỗ Đình Tư Số 48, Trần Quốc Toản, Hà Nội Số 011914006 cấp ngày 24/10/1995, do CA Hà Nội cấp 550.000.000 * Sổ đăng ký thành viên Công ty phải lập sổ đăng ký thành viên ngay sau khi đăng ký kinh doanh. Sổ đăng ký thành viên phải có các nội dung chủ yếu sau đây: (a) Tên, trụ sở của công ty: (b) Tên, địa chỉ,chữ ký của thành viên hoặc của người đại diện theo pháp luật của thành viên. (c) Giá trị vốn góp tại thời điểm góp vốn và phần vốn góp của từng thành viên; thời điểm góp vốn; loại tài sản góp vốn,số lượng, giá trị của từng loại tài sản góp vốn. (d) Sổ và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên. Sổ đăng ký thành viên được lưu giữ tại trụ sở chính của Công ty hoặc nơi khác, nhưng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh và tất cả thành viên biết. * Quyền và Nghĩa vụ của thành viên Thành viên công ty có quyền: (a) Được chia lợi nhuận sau khi Công ty đã nộp thuế và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của Pháp Luật tương ứng với phần góp vốn vào công ty. (b) Tham dự họp Hội đồng thành viên, tham gia thảo luận, kiến nghị, biểu quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng Thành viên. (c) Có số phiếu biểu quyết tương ứng với phần vốn góp. (d) Xem sổ đăng ký thành viên, sổ kế toán,báo cáo tài chính hàng năm, các tài liệu khác của Công ty và nhận bản trích lục hoặc bản sao các tài liệu này (e) Được ưu tiên góp thêm vốn vào Công ty tăng vốn điều lệ; được chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn góp. (f) Khởi kiện Giám đốc tại toàn án khi Giám đốc không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình gây thiệt hạiđến lợi ích của thành viên đó. (g)Các quyền khác quy định tại luật doanh nghiệp và điều lệ này. (h) Thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu trên 40% vốn điều lệ có quyền yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền. Và có nghĩa vụ. (a) Góp đủ, đúng hạn số vốn đã cam kết và chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào Công ty. (b) Tuân thủ Điều lệ công ty. (c) Chấp hành quyết định của Hội đồng thành viên. (d) Thực hiện các nghĩa vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp và điều lệ này. 3.Tư cách pháp lý của Công ty. - Công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận ĐKKD. - Công ty có con dấu riêng. - Tên công ty viết bằng tiếng Việt. Công ty TNHH Tấn Cường Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài TAN CUONG COMPANY LIMITED Tên công ty viết tắt: TCCO., LTD. - Địa chỉ trụ sở chính. Cụm công nghiệp Quốc Oai, thị trấn Quốc Oai, huyện Quốc Oai, tỉnh Hà Tây. Điện thoại: 034.942884 Fax: 034.942879 - Vốn điều lệ: 8.224.974.000 - Người đại diện theo pháp luật của công ty. Chức danh: Chủ tịch Hội đồng thành viên Họ và tên: Nguyễn Vũ Băng Nam Sinh ngành: 01/08/1965 Dân tộc: Kinh, Quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân số: 011133362 Ngày cấp: 22/3/2006 Nơi cấp: Công an TP Hà Nội Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Số 27B2 Cát Linh - Phường Cát Linh - Quận Đống Đa – TP Hà Nội. Chỗ ở hiện tại: Số 58 Kim Mã Thượng - phường Cống Vị - quận Ba Đình- Hà Nội. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Giám Đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phó Giám đốc sản xuất Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Hoạch Phòng Vận tải, Vật tư. Phòng Sản Xuất Phòng Kỹ thuật PhòngHành chính 4.Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Trong 3 năm trở lại đây từ năm 2004-2006 công ty sản xuất kinh doanh luôn có lãi, năm 2004 lợi nhuận sau thuế của công ty là 150 triệu, năm 2005 là 200 triệu và năm 2006 theo ước tính là khoảng 270 triệu. Ta thấy rằng lợi nhuận sau thuế của công ty liên tục tăng qua các năm, cho thấy công ty có bước phát triển rất nhanh, vững chắc. Cùng với trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ công nhân viên cộng với sức trẻ của ban lãnh đạo, công ty luôn luôn có những giải pháp và ý tưởng mới trong sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho công ty phát triển sản xuất, mở rộng qui mô và tăng thị phần trên thị trường. Bảng số sau đây thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm 2005. Bảng số 2: Kết quả HĐKD năm 2005 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2005 Chỉ tiêu Mã số Kỳ trước Kỳ này Luỹ kế 1 2 3 4 5 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 0 25.829.017.368 25.829.017.368 Trong đó: doanh thu hàng hoá xuất khẩu 02 0 - Các khoản giảm trừ (04+05+06+07) 03 0 + Chiết khấu thương mại 04 0 + Hàng bán bị trả lại 05 0 + Giảm giá hàng bán 06 0 + thuế doanh thu,thuế xuất khẩu phải nộp 07 0 1. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01-03) 10 0 25.829.017.368 25.829.017.368 2. Giá vốn hàng bán 11 0 24.390.518.041 24.390.518.041 3. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20= 10-11) 20 0 1.438.499.327 1.438.499.327 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 0 23.900.832. 23.900.832. 5. Chi phí tài chính 22 0 0 0 Trong đó: Lãi vay phải trả 23 0 6. Chi phí bán hàng 24 0 671.203.628 671.203.628 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 0 538.855.470 538.855.470 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh (30= 20+(21-22)- (24+25) 30 0 252.341.061 252.341.061 9. Thu nhập khác 31 0 0 0 10. Chi phí khác 32 0 0 0 11. Lợi nhuận khác (40= 31-32) 40 0 15.496.650 15.496.650 12. Tổng lợi nhuận trước thuế (50= 30+40) 50 0 267.837.711 267.837.711 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 0 74.994.559 74.994.559 14. Lợi nhuận sau thuế (60= 50-51) 60 0 192.843.152 192.843.152 (Nguồn: Phòng tài chính - kế toán) II. THỰC TIỄN GIAO KẾT HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY. 1. Tổng quan về các khách hàng tiến hành giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty trong những năm gần đây. Với sự năng động và sáng tạo của ban lãnh đạo Công ty, với tài năng của các cán bộ kinh doanh, Công ty đã có được số lượng khách hàng tương đối lớn. Có thể chia ra hai loại khách hàng chủ yếu của Công ty 1.1. Các khách hàng mua bán bao bì Carton - Công ty Cổ phần sữa Vinamilk Hà Nội - Công ty Dầu thực vật Cái Lân (Quảng Ninh) - Công ty TNHH Chaicharean Việt - Thái (Quảng Trị) - Công ty Cocacola Hà Nội - Công ty Cổ phần Công nghệ Việt - Mỹ - Công ty Chế biến Kinh doanh Lương thực - Thực phẩm Hà nội - Công ty 22 Bộ quốc phòng - Công ty Cổ phần sữa Việt Nam - Công ty Cổ phần chế biến Lương thực thực phẩm Đông Nam Á; Công ty Cổ phần Bibica (Hà nội) - Công ty TNHH Anh Đào; Công ty TNHH Dịch vụ và XNK Thái Dương - Công ty TNHH Anh Tú - Công ty TNHH Rượu, Nước giải khát Tây Đô - Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lavaco Trên đây là các khách hàng chính và lâu dài của Công ty trong những năm gần đây trong việc tiêu thụ các sản phẩm bao bì Carton của Công ty, theo các đơn đặt hàng của từng Công ty Ngoài ra các khách hàng mua bán bao bì Carton của Công ty là một số cá nhân dưới hình thức hợp đồng bằng miệng và dựa trên sự tín nhiệm của các bên. Khách hàng của Công ty có cơ cấu khá đa dạng và lớn về số lượng. 1.2. Các khách hàng cung cấp giấy - Công ty Giấy Việt Trì - Công ty Cổ phần Giấy Sông Lam - Công ty Cổ phần Giấy Phong Châu - Công ty Cổ phần Giấy Nam Á - Công ty Cổ phần Giấy Văn Năng Để sản phẩm của Công ty đạt chất lượng tốt thì khâu chọn nhà cung cấp NVL Giấy thô luôn được cán bộ Công ty chú trọng. Với sự uy tín cũng như sự tin tưởng lẫn nhau thì các Công ty trên luôn là nhà cung cấp nguyên vật liệu chính cho Công ty. Việc giao kết hợp đồng được thực hiện mỗi giai đoạn một lần (thường là 1 năm) sau đó là dưới hình thức các đơn đặt hàng. Công ty TNHH Tấn Cường là một doanh nghiệp trẻ, đang nỗ lực hết mình để vươn lên, tạo thế mạnh trên thị trường bao bì Việt nam nói riêng và trên thị trường thế giới nói chung. Do đó việc giữ gìn những mối quan hệ sẵn có với khách hàng và mở rộng các khách hàng mới luôn được ban lãnh đạo của Công ty thực hiện bởi sự tận tình, chu đáo trong các dịch vụ, bởi chất lượng hàng hoá và giá cả cạnh tranh. 2. Căn cứ giao kết HĐMBHH tại Công ty Khi tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá, các đơn vị kinh tế phải căn cứ vào những quy định của pháp luật, những yêu cầu khách quan và khả năng chủ quan để xác lập mối quan hệ kinh tế một cách hợp pháp, có đây đủ điều kiện để thực hiện nhằm mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực cho đơn vị mình và cho xã hội. Đối với các đơn vị kinh tế nói chung, Công ty TNHH Tấn Cường nói riêng ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá vừa là cơ sở để xây dựng kế hoạch vừa là công cụ để thực hiện kế hoạch của mình. Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hiệu quả trong việc xây dựng nội dung của hợp đồng. Hợp đồng mua bán hàng hoá của Công ty được ký kết dựa trên những căn cứ sau: Căn cứ pháp lý (trước ngày 01/01/2006) - Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 29/9/1989 do Hội đồng Nhà nước ban hành. - Nghị định số 17 - HĐBT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trường quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế. Sau khi có Luật Thương Mại 2005 thì căn cứ pháp lý của Hợp đồng là: - Luật Thương Mại 2005 - Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Thương mại năm 2005. 3. Chủ thể của Hợp đồng mua bán hàng hoá Theo quy định của pháp luật, mỗi bên tham gia quan hệ hợp đồng mua bán hàng hoá chỉ cần cử một người đại diện ký kết hợp đồng, (Người này có thể là đại diện hợp pháp của pháp nhân hoặc người đứng tên đăng ký kinh doanh hoặc là người do những người trên uỷ quyền). Thực hiện theo quy định này thì thẩm quyền ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá ở Công ty TNHH Tấn Cường có hai loại: - Đại diện đương nhiên ký kết: đó là Giám đốc Công ty, đây là người đứng đầu Công ty theo quyết định thành lập và Luật Thương mại năm 2005. Đại diện theo uỷ quyền: đó là Phó Giám đốc kinh doanh của Công ty. Trường hợp này xảy ra khi giám đốc Công ty vắng mặt đi công tác, khi đó Giám đốc sẽ viết giấy uỷ quyền cho Phó Giám đốc kinh doanh (điều này được ghi rõ trong điều lệ của Công ty. Đó chính là hình thức uỷ quyền thường xuyên). Tuy nhiên, trường hợp này xảy rả không nhiều và thường áp dụng đối với những hợp đồng có giá trị không lớn và đối với những khách hàng nhỏ lẻ. Với tư tưởng tôn trọng bạn hàng và tạo uy tín của Công ty, Giám đốc Công ty thường xuyên thay mặt Công ty tham gia ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá. 4. Nội dung của hợp đồng mua bán hàng hoá Nội dung hợp đồng mua bán hàng hoá tại Công ty bao gồm những nội dung cơ bản về: - Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng; tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, mã số thuế; họ tên người đại diện, chức vụ. - Điều khoản đối tượng của hợp đồng: + Đối với hợp đồng bán hàng hoá của Công ty thì đối tượng của hợp đồng là các loại bao bì carton phục vụ nhu cầu của khách hàng. + Với hợp đồng mua hàng của Công ty thì hàng hoá chủ yếu là các loại giấy thô làm nguyên liệu cho sản xuất bao bì carton. - Điều khoản khối lượng: thường được tính bằng chiếc và lô - Điều khoản chất lượng: Tiêu chuẩn chất lượng mà Công ty và bạn hàng ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá thường căn cứ là theo như chất lượng mẫu mã khảo sát ban đầu. - Điều khoản giá cả: Trong hợp đồng mua b hàng hoá của Công ty có ghi rõ giá mặt hàng (chưa có VAT và đã có VAT cộng với tiền vận chuyển, bốc dỡ), tổng giá thanh toán bằng số và bằng chữ. - Điều khoản địa điểm, thời gian giao nhận và phương tiện vận chuyển hàng hoá: Địa điểm, thời gian giao hàng thay đổi theo mỗi hợp đồng, tuỳ thuộc vào tính chất của hàng hoá và điều kiện cụ thể của các bên ký kết hợp đồng, nhưng thông thường thì bên bán phải giao hàng tại kho bãi của bên mua vào một thời gian cụ thể do các bên thảo thuận. Phương tiện vận chuyển thường là ôtô do bộ phận bán hàng của bên bán thuê, chi phí do bên bán chịu. - Điều khoản phương thức thanh toán: Công ty và bạn hàng thường thoả thuận thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản và áp dụng một trong các phương thức thanh toán như: + Thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng sau lần nhận hàng đầu tiên + Thanh toán một phần để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng, sau khi hàng hoá được giao nhận xong toàn bộ sẽ thanh toán nốt phần giá trị còn lại vào một ngày cụ thể được ấn định trong hợp đồng. + Hoặc thanh toán sau mỗi lần nhận hàng theo đúng giá trị số hàng mà mình nhận được. - Điều khoản cam kết chung: Các bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng. Và nếu có vướng mắc xảy ra, các bên phải gặp nhau để bàn bạc tìm ra hướng giải quyết, không được tự ý bỏ hợp đồng. Trong một số hợp đồng mua bán hàng hoá, các bên còn quy định về cơ quan giải quyết tranh chấp trong trường hợp các bên không tự hoà giải được tranh chấp xảy ra.Thông thường điều khoản này các bên thống nhất là chọn Trọng tài kinh tế là cơ quan giải quyết tranh chấp hoặc là tòa án kinh tế các cấp. - Và các thoả thuận khác Đối với một số hợp đồng các bên còn bổ sung thêm bản phụ lục hợp đồng để chi tiết và cụ thể hoá nhưng điều khoản của bản hợp đồng chính hoặc để bổ sung thêm khối lượng hàng muốn mua. Những điều khoản này không trái với những quy định trong hợp đồng chính. 5. Hình thức, trình tự ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá. 5.1. Hình thức hợp đồng Công ty TNHH Tấn Cường có đối tác khá đa dạng. Các đối tác này bao gồm pháp nhân, cá nhân có đăng ký kinh doanh hoặc các tổ chức xã hội. Sự đa dạng về đối tức như vậy, buộc những hợp đồng mua bán hàng hoá cũng phải đa dạng về hình thức ký kết cho phù hợp với điều kiện thực tế. Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế quy định có hai hình thức ký kết: ký kết bằng văn bản và ký bằng tài liệu giao dịch. Luật Thương mại 2005 thì có các hình thức kí kết được quy đinh rộng hơn: có thể là đồng bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể, nhưng việc lựa chọn hình thức ký kết nào là tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Đối với Công ty TNHH Tấn Cường do điều kiện gặp gỡ, trao đổi giữa Công ty và bạn hàng là thuận lợi nên từ trước tới nay, Công ty thường sử dụng hình thức ký kết là ký bằng văn bản và ký trực tiếp. Đó là hình thức hai bên gặp gỡ trực tiếp với nhau và cùng ký vào văn bản hợp đồng. Hình thức này gồm nhiều loại hình hợp đồng khác nhau như: hợp đồng mua bán hàng hoá mẫu, hợp đồng mua bán hàng hoá được soạn thảo riêng lẻ.. Hợp đồng mua bán hàng hoá mẫu và hợp đồng mua bán hàng hoá soạn thảo riêng lẻ được áp dụng cho mối quan hệ đối với các khách hàng có giá trị đặt mua lớn. Nội dung của các loại hợp đồng này phức tạp thể hiện ở sự chi tiết nội dung các điều khoản. Trước khi hợp đồng này được ký kết nó phải trải qua một quá trình đàm phán giữa cán bộ Công ty với khách hàng… Ngoài ra, Công ty cũng sử dụng “Phiếu báo giá”, “Đơn chào hàng”, “Đơn đặt hàng”… -một hình thức của tài liệu giao dịch. Nhưng những tài liệu giao dịch này không có chức năng thiết lập nên hợp đồng mà nó chỉ có tác dụng giúp khách hàng có thêm thông tin về hàng hoá của Công ty. Nếu khách hàng thấy chủng loại và giá cả hàng hoá phù hợp với nhu cầu của mình thì có thể liên lạc bằng điện thoại, hoặc gặp trực tiếp để hẹn ngày đến ký hợp đồng. Nói chung dù ký kết theo đúng thủ tục trực tiếp hay gián tiếp thì Công ty vẫn tuân theo quy định của pháp luật về thủ tục thời điểm hình thành hợp đồng và hình thức hợp đồng luôn thể hiện dưới dạng một văn bản, dấu hiệu xác nhận sự chấp nhận hợp đồng của Công ty là chữ ký của Giám đốc hoặc người đại diện theo uỷ quyền kèm theo dấu tư cách pháp nhân của Công ty. 5.2. Trình tự ký kết hợp đồng. Để hợp đồng mua bán hàng hoá có hiệu lực, việc giao kết hợp đồng phải được tiến hành trên nguyên tắc: tự nguyện, cùng có lợi, bình đẳng về quyền và nghĩa vụ, trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và không trái pháp luật. Trước khi ký kết bất kỳ một văn bản hợp đồng nào, hai bên cũng phải tiến hành đàm phán để đi đến việc thống nhất ý chí thể hiện qua các điều khoản trong hợp đồng. Tiến hành thương lượng, đàm phán là giai đoạn khó khăn, phức tạp nhưng rất quan trọng. Sở dĩ như vậy, bởi vì sự thành công trong đàm phán có nghĩa doanh nghiệp đã giữ được bạn hàng và mang lại lợi ích trong kinh doanh. Trong công tác tiêu thụ sản phẩm, Công ty là người chủ sở hữu hàng hoá, được quyền chủ động trong việc phá giá. Nói như vậy, không có nghĩa là Công ty có thể ra một giá bất kỳ theo hướng chủ quan của mình mà phải căn cứ vào thị trường, khách hàng…Trong thực tế, việc tìm hiểu thị trường và nhu cầu của khách hàng được giao cho các phòng nghiệp vụ: Phòng kinh doanh, Phòng kế hoạch. Công việc này được tiến hành thường xuyên tạo cho doanh nghiệp có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. * Về hình thức đàm phán Công ty TNHH Tấn Cường sử dụng hai hình thức đàm phán: đàm phán trực tiếp và đàm phán qua điện thoại. + Đàm phán trực tiếp là việc hai bên gặp gỡ trực tiếp để trao đổi về mọi điều kiện buôn bán, trong đó khách hàng có thể đến Công ty để đưa ra các điều kiện của mình hoặc Công ty chủ động tới gặp khách hàng đưa cho họ đơn giá về sản phẩm mà họ đang có nhu cầu. + Đàm phán qua điện thoại, đó là việc hai bên trao đổi thông qua điện thoại, fax. Hình thức này cũng có hai trường hợp: Khách hàng chủ động gọi điện tới Công ty yêu cầu Công ty cung cấp đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc Công ty chủ động gửi tới khách hàng đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm của mình. Ngoài ra các còn sử dụng điện thoại để đề cập tới tất cả các vấn đề mà các bên quan tâm. Tuy nhiên hình thức đàm phán qua điện thoại thường được Công ty sử dụng trong giai đoạn đầu khi các bên muốn tìm hiểu những thông tin cần thiết mà chưa chính thức giao kết hợp đồng. Sở dĩ như vậy là do hình thức này có những hạn chế về tính bảo mật,các bên khó có thể trao đổi hết những băn khoăn, vướng mắc của mình khi tham gia qua hệ mua bán, đồng thời thông tin các bên đưa ra cũng không đủ để có thể thiết lập nên hợp đồng. Chính vì vậy, Công ty thường tiến hành đàm phán trực tiếp với bạn hàng. Đàm phán qua điện thoại chủ yếu được thực hiện trong những trường hợp giá trị hợp đồng không cao, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá không phức tạp, khi đó sẽ giảm được chi phí đi lại giữa các bên. * Về các bước đàm phán + Đề nghị hợp đồng: Đây là việc thể hiện rõ ý định xác lập quan hệ hợp đồng. Trong đề nghị hợp đồng, các bên nêu rõ nội dung: - Tên hàng - Quy cách phẩm chất - Số lượng - Điều kiện cơ sở giao hàng - Giá cả - Thời hạn giao hàng - Điều kiện thanh toán + Chấp nhận đề nghị hợp đồng: Là giai đoạn có sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện trong đề nghị hợp đồng mà các bên đưa ra. Giai đoạn này được tiến hành như sau: - Nếu các nội dung trong đề nghị hợp đồng được các bên chấp nhận mà không có vướng mắc gì xảy ra, các bên giao hẹn với nhau ngày tháng ký kết hợp đồng. - Nếu các bên có vướng mắc trong giai đoạn hoàn giá của đề nghị hợp đồng thì các cán bộ có nghĩa vụ đàm phán của Công ty sẽ trình lên Giám đốc quyết định. Đây là bước quan trọng cuối cùng của đàm phán, khi đó Giám đốc sẽ quyết định chấp nhận hay không nội dung đề nghị hợp đồng của bạn hàng, nhiều khi những quyết định này không theo những dự kiến ban đầu nhưng nó vẫn mang lại lợi ích cho Công ty thì sẽ được Giám đốc chấp nhận. Khi đó các bên sẽ giao hẹn ngày, tháng ký kết hợp đồng. Dưới đây là 2 mẫu hợp đồng mà Công ty giao kết trong năm2007. Mẫu 1: Hợp đồng mua bán bai bì carton. THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CÔN