Chuyên đề Một số vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ Phần Thương Mại Xây Dựng Vận Tải Hưng Phát

theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111, 112, 141, 331, 311 TK 152 TK 621 (9)Xuất vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm (1a) Nhập kho vật liệu mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ TK 133 (10) Xuất vật liệu phục vụ QLSX, QLDN hoặc dùng vào XDCB TK 151 TK 627, 641,642,241 (1b) Thuế NK tính vào giá trị VLNK TK 133 (11) Xuất vật liệu thuê ngoài gia công tự chế biến (2) Nhập kho VL đang đi đường kỳ trước (hàng đi đường kỳ trước nhập về) TK 154 (3) Nhập kho vật liệu do tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công (12) Xuất vật liệu TK 154 TK 632 (8a) Kiểm kê đánh giá tăng (8b) Kiểm kê đánh giá chênh lệch giảm TK 412 (4) Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần bằng vật liệu TK 411 TK 128,222 TK 128,222 (13) Xuất vật liệu góp vốn liên doanh (5) Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu (14) Vật liệu di chuyển nội bộ ở đơn vị giao (6) Vật liệu di chuyển nội bộ ở đơn vị nhận TK 336 TK 136 (15) Vật liệu thiếu trong kiểm kê (7) Vật liệu thừa trong kiểm kê TK 338(3381) TK 138 (1381) 3.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp mà kế toán không theo dõi thường xuyên sự biến động của các loại vật liệu trên tài khoản hàng tồn kho. Giá trị các loại vật liệu hàng hoá được xác định trên cơ sở số lượng kiểm kê cuối kỳ, kế toán sử dụng công thức cân đối để tính trị giá hàng tồn kho. = + - 3.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng +TK 152 nguyên vật liệu +TK 151- Hàng mua đang đi đường +TK 611 - Mua hàng + TK 331 - Phải trả người bán + TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ + TK 111- Tiền mặt + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng + TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627 - Chi phí sản xuất chung + TK 155 - Thành phẩm + TK 002 - Vật tư hàng hoá giữ hộ, nhận gia công. Và một số TK liên quan khác. 3.2.2. Trình tự kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện khái quát sơ đồ sau: (Sơ đồ 2) Sơ đồ 2: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Đầu kỳ Cuối kỳ TK 151, 152 TK 611 TK 151,152 Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn (đang đi đường) đầu kỳ) Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn (đang đi đường) cuối kỳ Mua vật liệu trả tiền ngay Chiết khấu hàng mua được hưởng giảm giá TK 111,112,141 TK 151,152 TK 133 TK621,627,642 Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh, VLXD Số tiền đã thanh toán Mua VL chưa trả tiền hoặc mua bằng tiền vay TK 331,311 Xuất vật liệu bán TK 632 Thuế NK tính vào giá trị vật liệu nhập khẩu TK 333 TK 154 Vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần cấp phát bằng vật liệu TK 411 TK 154 TK 138,111 Vật liệu thiếu hụt mất mát Vật liệu tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến nhập kho Chênh lệch giảm giá về đánh giá lại nguyên vật liệu Chênh lệch tăng về đánh giá lại nguyên vật liệu TK 412 TK 412 Sơ đồ 5: 4. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu Ngoài các sổ chi tiết dùng để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu như thẻ kho, Sổ chi tiết nguyên vật liệu thì trong phần thực hành kế toán nguyên vật liệu còn liên quan đến một số sổ chi tiết khác cho dù doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kế toán nào. Và đây là một số hình thức kế toán mà các doanh nghiệp phải lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau đây: - Hình thức kế toán: "Nhật ký chứng từ" - Hình thức kế toán: "Nhật ký chung" - Hình thức kế toán: "Nhật ký sổ cái" - Hình thức kế toán: "Chứng từ ghi sổ" IV.TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 1. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Khâu quan trọng hàng đầu của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là khâu chào hàng, giới thiệu khái quát chung về mẫu mã, chất lượng của sản phẩm, tìm nhà đầu tư để ký hợp đồng. Vì sản phẩm xây lắp là đơn chiếc không sản xuất đại trà mà chỉ làm theo đơn đặt hàng, khi sản phẩm hoàn thành thì cũng không có sự giảm giá nên đòi hỏi khâu ký hợp đồng phải chính xác phải có sự thoả thuận giữa hai bên thì mới đi vào sản xuất sản phẩm . Việc lập dự toán chi phí và giá thành sản phẩm theo từng hạng mục công trình hay giai đoạn của hạng mục công trình là rât khó đòi hỏi phải có sự tính toán chính xác từng chi tiết nhỏ để tập hợp toàn bộ chi phí cho từng công tình cụ thể. Việc tính chi phí sai sẽ làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp vì chi phí ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm dẫn đến ảnh hưởng tới doanh thu của doanh nghiệp dẫn đến ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp . Công thức: Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí Vậy giá cả của công trình được xác định trước khi sản phẩm ra đời ngay khi tiến hành đấu thầu xây dựng , sản phẩm sản xuất ra phải theo đúng đơn đặt hàng giá cuối cùng của công trình sẽ là giá thoả thuận giữa các bên khi ký hợp đồng. 2. Tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. * Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần TMXD Vận Tải Hưng Phát Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán NVL Kế toán công nợ Kế toán quỹ - Tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung rất quan trọng của tổ chức công tác kế toán. Bộ máy kế toán được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin để thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin và các hoạt động của dây chuyền sản xuất thông tin kế toán để thoả mãn nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng thông tin. - Sản xuất thông tin kế toán cũng bao gồm các khâu công việc khác nhau. Ở mỗi khâu công việc được bố trí những cán bộ nhân viên kế toán cùng các phương tiện phù hợp đảm bảo cho hoạt động sản xuất thông tin có hiệu quả tạo ra sản phẩm hữu ích. - Bộ máy kế toán của công ty gồm: Một phòng kế toán chung của công ty, các nhân viên kế toán phụ trách các phần hành kế toán như: kế toán tiền lương, kế toán nguyên vật liệu , kế toán công nợ và kế toán công quỹ. Bộ phận kế toán tổng hợp,… ở các xí nghiệp, đội sản xuất có các nhân viên kinh tế. Nhiệm vụ là hướng dẫn hạch toán ban đầu, kiểm tra các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính của xí nghiệp, đội. Định kỳ, hàng tuần, tháng gửi kịp thời các chứng từ đã thu nhận và kiểm tra. Căn cứ vào các chứng từ này phòng kế toán công ty hạch toán kế toán. Phần việc của từng nhân viên trong phòng kế toán như sau: - Kế toán trưởng: + Giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kế toán trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành. + Tổ chức bộ máy kế toán đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính kế toán trong công ty. Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán Nhà nước, của Bộ xây dựng và của Tổng công ty. + Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn. + Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. + Tổ chức kiểm tra kế toán, + Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. + Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính kế toán. - Kế toán tổng hợp: + Theo dõi công tác thu vốn các công trình do công ty thi công. + Lập báo cáo định kỳ về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợp toàn công ty. - Kế toán công nợ: + Theo dõi thanh toán với ngân sách, thanh toán nội bộ, thanh toán với cung cấp và các khoản phải thu của khách hàng. + Theo dõi công tác thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, các đội xây dựng trực thuộc công ty. + Tính toán các khoản phải thu của các đội xây dựng và xí nghiệp xây dựng trực thuộc. + Tham gia báo cáo kế toán và quyết toán tài chính. + Lập phiếu thu chi. - Kế toán vật tư và kế toán tiền lương: + Có nhiệm vụ báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng tháng. II. Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại Công ty Cổ Phần TMXD Vận Tải Hưng Phát 1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần TMXD Hưng Phát Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò tính năng lý hoá riêng. Muốn tổ chức quản lý tốt và hạch toán chính xác nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ thì kế toán phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ một cách khoa học hợp lý. Tại Công ty Cổ Phần TMXD Hưng Phát cũng tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu. Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 để phản ánh từng loại vật liệu mà công ty đã xây dựng mỗi thứ một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu - công cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các lai vật liệu sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Trong Công ty Cổ Phần TMXD Hưng phát kế toán chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà được coi là chung là nguyên vật liệu chính: “là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản”. Nó bao gồm hầu hết các vật liệu mà công ty sử dụng như: Xi măng, sắt thép, gạch ngói, vôi ve, đá, gỗ…Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm khác nhau ví dụ: Xi măng trắng, xi măng PCB40, xi măng PCB30, thép f 6A1, thép f 10A1, thép f 20A2. - Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như : xăng, dầu, than. - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loaị máy móc: máy cẩu, phụ tùng thay thế của xe ô tô: Săm lốp ô tô… - Phế liệu thu hồi: gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa và các vỏ bao xi măng. Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi Công ty bảo quản vật liệu trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng công trình vì vậy các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ôxy hoá nguyên vật liệu các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc là khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa tới chân công trình. Công ty xác định mức dự chữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển, bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định về các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho. Đối với công cụ dụng cụ cũng được chia thành: - Công cụ dụng cụ: Dàn giáo, cuốc xẻng, xô… - Bao bì luân chuyển: Vỏ bao xi măng - Đồ dùng cho thuê: Các loại máy mọc phục vụ thi công… Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty Cổ Phần TMXD Hưng Phát nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số nguyên vật liệu được các xí nghiệp trực thuộc công ty sản xuất như: Bê tông, cửa sổ và các loại cấu kiện vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng. Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài được đánh giá như sau: - Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. - Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển. - Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Đối với việc nhập xuất nguyên vật liệu ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế của vật liệu nhập, xuất kho được tính theo giá thực tế. Đó là cách đánh giá đối với nguyên vật liệu nhập kho còn đối với nguyên vật liệu mua về và xuất thẳng cho sản xuất thì gía thực tế vật liệu được tính theo phương pháp đích danh. 2. Hình thức sổ kế toán sử dụng. Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới ra ngày 01/10/1994 trên máy vi tính theo hình thức kế toán Nhật ký chung và sử dụng gần hết Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Niên độ kế toán được công ty áp dụng từ 31/12 năm nay đến 01/01 năm sau và kỳ kế toán của Công ty Cổ phần TMXD Vận Tải Hưng Phát làm theo một năm 4 quý. 2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh tăng cường và huy động vốn, đào tạo và tuyển dụng nhiều cán bộ trẻ có tay nghề cao, tăng cường đầu tư chiều sâu, trang bị máy móc, thiết bị hiện đại và phù hợp. Hiện nay, Công ty đang SXKD trên các lĩnh vực chủ yếu sau đây: + Thi công xây lắp. + Sản xuất VLXD. + Tư vấn xây dựng. Phạm vi hoạt động của Công ty trong từng lĩnh vực cụ thể sau đây: (2) Lĩnh vực XSVLXD: + Sản xuất gạch xây dựng các loại theo công nghệ lò Tuynel. + Khai thác và chế biến đá xây dựng các loại bằng thiết bị đồng bộ. + Sản xuất bê tông thương phẩm. + Sản xuất cấu kiện kê tông đúc sẵn. (3) Lĩnh vực tư vấn thiết kế xây dựng: Thiết kế các công trình thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản, tư vấn giám sát, kiểm nghiệm chất lượng vật liệu và chất lượng các sản phẩm xây dựng. Công ty có quy mô và địa bàn hoạt động rộng, các công trình thi công ở nhiều địa điểm khác nhau cho nên việc tổ chức lực lượng thi công thành các xí nghiệp, các đội là rất hợp lý. Mỗi xí ngiệp, mỗi đội phụ trách thi công một công trình và tổ chức thành các tổ có phân công nhiệm vụ cụ thể. Giám đốc xí nghiệp hay đội trưởng phụ trách các đội chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về việc quản lý và tiến độ chất lượng công trình. Mọi công việc kế toán lập các chứng từ ban đầu và các báo cáo kế toán gửi về Công ty lập báo cáo chung toàn Công ty. Hiện nay chủ yếu Công ty thực hiện phương thức giao khoán sản phẩm xây dựng cho các xí nghiệp, các đội. - Về an toàn và bảo hiểm lao động: Các xí nghiệp và các đội có trách nhiệm thực hiện các quy định về an toàn và bảo hiểm lao động theo chế độ Nhà nước ban hành. Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, Công ty áp dụng hình thức sổ " Chứng từ ghi sổ " Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản mới từ ngày 1/1/2001 và sử dụng gần hết 74 tài khoản do Bộ tài chính ban hành. Niên độ kế toán của Công ty từ 1/1 đến 31/12 hàng năm, kỳ kế toán là 1 năm 4 quý Sơ đồ 5: Hình thức ghi sổ của Công ty "Chứng từ ghi sổ" Hàng ngày Định kỳ Chứng từ gốc ĐC, kiểm tra Cuối tháng Cuối tháng Cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Định kỳ Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối phát sinh tài khoản kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Định kỳ Định kỳ Định kỳ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc B. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty. Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu. Tại các doanh nghiệp xây lắp, vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khối lượng lớn, vật liệu có nhiều loại khác nhau, rất phong phú, đa dạng. Ví dụ xi măng gồm xi măng trắng, xi măng đen; thép gồm f 12, f 10, f 8...; gạch có gạch lát, gạch đặc, gạch lỗ...nhựa đường… chúng được sử dụng với khối lượng lớn nhỏ khác nhau và được mua với nhiều hình thức khác nhau, có loại mua ở đại lý, cửa hàng như xi măng, sắt, thép, gạch, có loại mua ở như vôi, sỏi, cát... cho nên việc bảo quản gặp khó khăn, dễ hao hụt mất mát ảnh hưởng đến việc tính giá. 2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu của Công ty bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ có nội dung và công dụng khác nhau. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dung kinh tế vai trò của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như: nhựa đường, đá các loại, xi măng, cát vàng, cát đen… - Nguyên vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động nó không cấu thành nên thực thể của công trình nhưng nó có tác dụng tăng chất lượng của công trình và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm các loại: phụ gia, bê tông, gỗ, sơn, đất đèn… - Nhiên liệu: Bao gồm xăng, Dầu Diezen, dầu phụ… dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển chuyên chở nguyên vật liệu hoặc chở cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị như các loại vòng bi, bánh răng… Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã phân loại một cách khoa học, tuy nhiên Công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu nên việc phân loại chỉ được thể hiện trên sổ chi tiết vật liệu. 3. Tổ chức chứng từ 3.1. Khi thu mua và nhập kho nguyên vật liệu Do đặc điểm của công tác XDCB nên vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu, số lượng và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các đơn vị cung cấp gần với công trình và đã được thoả thuận trước, tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tình trạng có biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị thua lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thường do các đội tự mua trừ nhựa đường là do Công ty ký hợp đồng và trực tiếp đi mua cấp cho từng công trình. Những hợp đồng mua bán vật liệu do đội ký trực tiếp với người cung cấp thì phải có giấy xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về việc mua bán. Giá của vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế trên hoá đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển vì trong hợp đồng mua bán thường thoả thuận là vật liệu phải được cung cấp tại chân công trình). Trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ không cộng vào giá của vật liệu. Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau: - Khi vật liệu về đến chân công trình trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu ghi số lượng thực nhập và "Bản kê nhận hàng" (Biểu 1) có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của bên cung cấp là một tháng, thống kê đội cùng với người cung cấp lập "Biên bản nghiệm thu khối lượng (Biểu 2) có xác nhận của bên giao và bên nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê đội sẽ báo cho phòng Kế hoạch đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp. Thủ kho không được tự ý nhập vật liệu như trên nếu chưa có ý kiến của phòng kế hoạch. Phòng Kế hoạch căn cứ vào "Bản kê nhận hàng" "Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện" đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào "Hoá đơn GTGT" để làm thủ tục nhập vật tư "Phiếu nhập kho" (Biểu 3), phiếu nhập kho được lập thành 03 liên. - Liên 1: Lưu ở phòng Kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho phòng Kế toán để ghi sổ. - Liên 3: Cán bộ cung tiêu giữ (người đi mua vật tư) kèm theo hoá đơn thanh toán. 3.2. Khi xuất kho vật tư Công ty Cổ phần TMXD Hưng Phát là một đơn vị XDCB nên vật liệu của Công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các công trình. Giá của vật liệu xuất kho được xác định theo "Giá thực tế đích danh" nhận mặt hàng thi công công trình nào mới mua vật liệu dự trữ cho công trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp này tương đối hợp lý và dễ làm. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành như (Biểu 04). Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng đội, từng công trình phòng kế hoạch có trách nhiệm cung cấp cho các đội theo yêu cầu tiến độ thi công. Phòng Kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho cho công trình theo yêu cầu. Vật liệu được định sẵn cho từng công trình cho nên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật liệu theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất vật tư thông thường. Phòng Kế hoạch căn cứ vào từng bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật liệu của các đội công trình. Các trường hợp xuất vật liệu điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên. - Liên 1: Lưu ở phòng Kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho kế toán để ghi sổ - Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ theo dõi từng bộ phận sử dụng. Công Ty Cổ phần TMXD Vận Tải Hưng Phát PHIẾU NHẬP KHO SỐ 41 Mẫu số2 - VT Ngày 14/09/2010 Định khoản: Nợ TK 152 Có TK 331 Người bán: anh Thuỷ Số chứng từ:… Ngày…tháng…năm2010 Biên bản kiểm kê số:…… Ngày…tháng…năm2010 Nhập vào kho đội 3 Công ty FUTABA Đơn vị tính: đồng Danh điểm vt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo CT Thực nhập 1 2 3 4 5 6 Đá 4*6 Đá 2*4 Đá1*2 Đá 0*5 Đá Thải Bột Đá …........... m3 m3 m3 m3 m 3 m3 1.971.0 292.0 598.0 7.5 187..2 32.0 70.909 70.909 70.909 54.545 34.545 209.909 139.761.639 20.706.428 42.403.582 409.087 6.466.824 6.5090880 Cộng: 216.437.440 Số tiền viết bằng chữ: hai trăm mười sáu triệu bốn trăm ba bẩy nghìn bốn trăm bốn nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng KE-01-N Ngày03/09/2010 N0: 034-009 Đơn vị bán hàng: Công ty Quang Vinh Điạ chỉ: 244 –Tôn Đức Thắng - HP Số TK:…………. Điện thoại:……….. Mã số Họ tên người mua hàng: Phạm Huy Thuỷ Đơn vị: Cụng ty Cổ Phần TMXD Hưng Phát Địa chỉ : Thủy Nguyên - Hải Phòng Số TK:……. Hình thức thanh toán: TM Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3) = (1) * (2) 1 2 3 4 5 6 Đá 4*6 Đá 2*4 Đá 1*2 Đá 0*5 Đá Thải Bột Đá m3 m3 m3 m3 m 3 m3 1.971.0 292.0 598.0 7.5 187..2 32.0 70.909 70.909 70.909 54.545 34.545 209.909 139.761.639 20.706.428 42.403.582 409.087 6.466.824 6.5090880 Cộng: 216.437.440 Thuế suất GTGT( 10 %) Tiền thuế GTGT 21.643.744 Tổng cộng tiền thanh toán 238.081.184 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba tám triệu không trăm tám mốt nghìn một trăm tám mươi tư nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ví dụ: Ngày 24 tháng 06 năm 2010: Công ty cổ phần TMXD Vận tải Hưng Phát mua xi măng của công ty Quang Vinh đã thanh toán bằng tiền mặt Định khoản: Nợ TK 152: 2.358.500 Nợ TK 133.1: 235.850 Có TK 111: 2.594.350 Công ty Cổ Phần TMXD Hưng Phát PHIẾU NHẬP KHO SỐ 48 Mẫu số2 - VT Ngày 24/06/2010 Định khoản: Nợ TK 152 Có TK 331 Người bán: anh Thuỷ Số chứng từ:… Ngày…tháng…năm 2010 Biên bản kiểm kê số:…… Ngày…tháng…năm 2010 Nhập vào kho đội 3 Công ty FUTABA Đơn vị tính: đồng Danh điểm vt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo CT Thực nhập 01 Ximăng .............. tấn 25.5 25.5 90.2 2.358.500 Cộng: 2.358.500 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu ba trăm năm tám nghàn năm trăm ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Nghiệp vụ phát sinh trên có những ảnh hưởng sau đến các khoản mục trên báo cáo tài chính: khi công ty mua nguyên vật liệu về nhập kho thì làm cho nguyên vật liệu tăng tài khoản 152 ảnh hưởng đến giá xuất của nguyên vật liệu Ngoài ra tài khoản thuế đầu ra phải nộp 133 tăng dẫn tới khoản nộp nhà nước cũng tăng theo - Công ty trả bằng tiền mặt thì tài khoản 111 giảm các khoản tương đương tiền cũng giảm. Nếu chưa thanh toán thì tài khoản phải trả người bán 331 tăng, nợ phải trả cũng tăng lên HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01-GTKT- 3LL Liên 2: giao cho khách hàng KE-01-N Ngày13/09/2010 N0: 034-012 Đơn vị bán hàng: Công ty Quang Vinh Điạ chỉ: 244 –Tôn Đức Thắng - HP Số TK:…………. Điện thoại:……….. Mã số Họ tên người mua hàng: Phạm Huy Thuỷ Đơn vị: Công ty Cổ Phần TMXD Hưng Phát Địa chỉ: Thủy Nguyên - Hải Phòng S